A/CI -8 INFORME FINAL DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL · 2008 y conforme al plan operativo y...

INFORME FINAL DE AUDITORÍA ESPECIAL

Código: FO – VF – 36

Versión: 8

Fecha de Elaboración: 23-01-2014

Fecha de Revisión: 20-10-2016

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INFORME FINAL DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL

INSTITUCION EDUCATIVA LA ADIELA VIGENCIA 2018

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA Armenia, Noviembre de 2019



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INSTITUCION EDUCATIVA LA ADÍELA

Contralor Municipal: JAMES MEDINA URREA Directora de Vigilancia Fiscal: VIVIANA ANDREA VARGAS BERMUDEZ y Control de Resultados Responsable de la Entidad Auditada: RAFAEL ANTONIO PERILLA REYES Rector

Equipo auditor: MARCELA PÉREZ DUQUE

Contadora Pública Titulada (Esp) Profesional Universitario Líder de Auditoría

LEIDY JOHANNA GÓMEZ GÓMEZ

Programa de Contaduría Pública Universidad del Quindío

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA Armenia, Noviembre de 2019



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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1.1. FACTOR GESTIÓN PRESUPUESTAL

6

1.1.1 Aprobación

7

1.1.2 Modificación

9

1.1.3 Ejecución

14

2.1 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

30

4. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS 32

4.1 TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

32

4.2 CONTROL AL CONTROL DE LA CONTRATACIÓN 32

1. COMPONENTE CONTROL FINANCIERO

6

1.1.4 Descripción de Hallazgos 26

2. OTRAS ACTUACIONES

30

2.2 SEGUIMIENTO A DENUNCIAS Y/O DERECHOS DE PETICIÓN 31

3. BENEFICIOS DE CONTROL 31



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Armenia, Noviembre 14 de 2019 Doctor: RAFAEL ANTONIO PERILLA REYES Rector Institución Educativa La Adíela La Ciudad Asunto: Informe Final de Auditoría Modalidad Especial al Componente

Financiero - Factor Gestión Presupuestal. Cordial saludo, La Contraloría Municipal de Armenia con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Especial en la Institución Educativa Cámara Junior, a través de la evaluación de los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y Valoración de Costos Ambientales con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados a 31 de diciembre de 2018, la comprobación de que las operaciones se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la entidad el contenido de la información suministrada por la Institución Educativa y analizada por la Contraloría Municipal de Armenia, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe que contenga el concepto sobre el factor a evaluar, además del estado del avance mediante el seguimiento al plan de mejoramiento, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales. El informe contiene la evaluación de los aspectos: Control Financiero en la cual se evaluó la Gestión Presupuestal de la vigencia fiscal 2018, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, deberán ser corregidos por el punto de control, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control; es preciso señalar que el alcance



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de auditoría contenía la evaluación al Plan de Mejoramiento, procedimiento que no se llevó a cabo toda vez que desde la fase de planeación se evidenció que en 2018 la Institución Educativa no poseía acciones de mejoramiento a ejecutar. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Armenia, compatibles con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo adelantado por los auditores, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión realizada por la entidad. En este sentido, se tiene que se adelantó un proceso auditor y a continuación se comunican las situaciones que fueron detectadas, que se materializaron en hallazgos, junto con los conceptos relacionados con la calificación de los factores presupuestal y plan de mejoramiento; sobre los hallazgos la entidad deberá suscribir acciones de mejoramiento de conformidad con la Resolución 154 de 2013 emitida por esta Contraloría. Atentamente; Equipo Auditor MARCELA PÉREZ DUQUE Contadora Pública Titulada (Esp) Profesional Universitario LEIDY JOHANNA GÓMEZ GOMEZ Programa de Contaduría Pública Universidad del Quindío



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1. COMPONENTE CONTROL FINANCIERO

1.1. FACTOR GESTIÓN PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, se conceptúa que la Gestión Presupuestal es EFICIENTE; como consecuencia de la calificación de 83,3 puntos sobre 100 posibles, con base en el siguiente resultado:

Cuadro No. 1 GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Evaluación presupuestal 83,3

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83,3

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El resultado se obtuvo como consecuencia de la evaluación realizada a la Gestión presupuestal en lo concerniente a la aprobación, modificación y ejecución del presupuesto, confrontada con la información allegada por la Institución Educativa a través del aplicativo SIA y la información complementaria a la rendición, radicada en forma Magnética en la Contraloría Municipal de Armenia; y la validación de los formatos seleccionados en la muestra de auditoría, frente a los documentos que reposan en forma física en la Institución Educativa, mismos que fueron examinados por el equipo auditor durante visita fiscal de auditoría.

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1.1.1 Aprobación De conformidad con Decreto 111 de enero 15 de 1996; mismo que compila las normas de la leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995, que conforman el estatuto orgánico del presupuesto, en el cual decreta que solo la ley orgánica del presupuesto, su reglamento, las disposiciones legales que ésta expresamente autorice, además de lo señalado en la Constitución, son las únicas que podrán regular la programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto, así como la capacidad de contratación y la definición del gasto público social. Por otro lado, el Decreto 4791 de 2008, en su artículo 2°, define los fondos de servicios educativos como “cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo

de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos

estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de

funcionamiento e inversión distintos a los de personal”.

Teniendo en cuenta lo anterior, se revisó el Presupuesto de Ingresos y Gastos Vigencia Fiscal 2018 aprobado para la Institución Educativa La Adíela , donde se evidenció que cumpliendo con lo establecido en el artículo 6º del decreto 4791 de 2008 y conforme al plan operativo y proyecto educativo institucional, el punto de control estableció antes del inicio de la vigencia fiscal 2018 el proyecto de presupuesto y sus correspondientes modificaciones para su correspondiente aprobación; la cual se realizó mediante Acuerdo del Consejo Directivo No. 10 del 7 de Diciembre de 2017, donde refleja la aprobación del Presupuesto de Ingresos y gastos para la Vigencia auditada, ahora bien, se evidenció la discriminación de los rubros aprobados para el Presupuesto de Ingresos y Gastos. En el Artículo 1 del Acuerdo No. 1 de Diciembre de 2017 se fijó el Presupuesto General de Ingresos y recursos de capital de la Institución Educativa para la Vigencia 2018, por la suma de $218.500.000; así mismo, en el segundo artículo se fijó el Presupuesto de Gastos de funcionamiento y Gasto de Inversión por la suma de $ 218.500.000. En lo concerniente al presupuesto de ingresos, el decreto 4791 de 2008 en el artículo 8º dice que este presupuesto contiene la totalidad de los ingresos que recibe el establecimiento educativo a través del Fondo de Servicios Educativos sujetos o no a destinación específica; estos se clasifican en ingresos operacionales, transferencias de recursos públicos, y recursos de capital.



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Conforme al artículo 4º del Acuerdo de consejo Directivo No. 10 el Presupuesto General de la Institución Educativa la Adíela guardará concordancia con los contenidos del Plan de Desarrollo Institucional, del Plan Financiero y el Plan Operativo Anual de Inversión y regirá para la vigencia fiscal de enero 1° a 31 de diciembre de 2018. La distribución del presupuesto de ingresos se dio de la siguiente manera:

Cuadro No. 2

Distribución Presupuesto de Ingresos y Recursos de capital

Vigencia Fiscal 2018

Cifras en Pesos Colombianos

RUBRO

VALOR

Ingresos no tributarios aprobados 4.700.000

Transferencias y aportes aprobados 177.100.000

Recursos de capital aprobados: 36.700.000

TOTAL $ 218.500.000

Elaboró: Equipo auditor Fuente: Acuerdo de Consejo Directivo No. 010 de 2017

El rubro al cual se le fijo el mayor presupuesto fue el de transferencias y aportes aprobados con $ 177.100.000 de los cuales $ 160.000.000 correspondían a transferencias nacionales, seguido de los recursos de capital aprobados con $ 36.700.000, de los cuales $ 36.000.000 le pertenecen a otros recursos de capital.

En cuanto al presupuesto de gastos o apropiaciones que menciona el Artículo 9 del decreto 4791 de 2008, se observa que este documento contiene la totalidad de los gastos, las apropiaciones o erogaciones que requiere el establecimiento educativo estatal para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional demande, diferentes de los gastos de personal; de otro lado el artículo advierte que el presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos y las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones máximas de gasto. La distribución del presupuesto de gastos fue de la siguiente manera:



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Cuadro No. 3 Distribución Presupuesto de Gastos de Funcionamiento y Gastos de Inversión -Vigencia

Fiscal 2018


RUBRO VALOR

Gastos de personal aprobados $ 10.000.000

Gastos generales aprobados $ 177.000.000

Inversión proyectos $ 31.500.000

TOTAL GASTOS $ 218.500.000

Elaboró: Equipo auditor Fuente: Acuerdo de Consejo Directivo No. 010 de 2017

En la distribución de gastos el rubro con mayor presupuesto fue el de gastos generales aprobados que se cuantificaron en $177.000.000, de los cuales $ 97.000.000 correspondían a Mantenimiento, seguido el rubro de proyectos con 31.500.000 fijados, en este último la mayor representación corresponde a Competencias Académicas (bilingüismo, lectoescritura, matemáticas, pruebas saber) con una asignación de $10.000.000; ahora bien, con relación a los Gastos de Personal Aprobados de 10.000.000, $ 8.000.000 correspondían a Honorarios.

En conclusión, el Ente de Control entregó una calificación de 2 puntos sobre 2 puntos posibles al acápite de Aprobación en la Evaluación de la Gestión Presupuestal. 1.1.2 Modificación De conformidad con el Decreto 4791 de 2008, en su Articulo No. 5 el Consejo Directivo de la Institución Educativa la Adíela es el encargado de analizar, introducir ajustes, aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el Rector; ahora bien este órgano también tiene la función aprobar las adiciones al Presupuesto así como los traslados presupuestales que afecten al mismo; en ese orden de ideas, la I.E. La Adíela realizó modificaciones al presupuesto de ingresos y egresos vigencia fiscal 2018 y las distribuyó en el respectivo PAC.

El presupuesto de la Institución Educativa La Adíela presento (8) modificaciones al Presupuesto de Ingresos y Gastos Vigencia Fiscal 2018; estos ajustes relacionan adiciones, reducciones y traslados. Los actos administrativos en los



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que se soportan legalmente se presentan como acuerdos, los cuales incluyen la fecha de realización, nombre de la cuenta, valor y concepto; tal como se relaciona en el siguiente cuadro:

Cuadro No. 4 Modificaciones al Presupuesto Institución Educativa La Adíela

Vigencia 2018


CONCEPTO FECHA CONCEPTO VALOR

ACUERDO 001 25/01/2018 Reducción al presupuesto de ingresos y egresos.

1.206.255

ACUERDO 003 31/05/2018 Adición al presupuesto de ingresos y egresos

6.325.000

ACUERDO 004 14/06/2018 Reducción al presupuesto de ingresos y egresos

39.712.314

ACUERDO 005 25/06/2018 Traslado al presupuesto de egresos

400.000


11.000.000

ACUERDO 007 16/08/2018 Reducción al presupuesto de ingresos y egresos

6.000.000

ACUERDO 008 19/09/2018 Adición al presupuesto de ingresos y egresos

15.490.000


1.048.000

TOTAL MODIFICACIONES $ 81.181.569

Elaboró: Equipo Auditor Fuente: Acuerdos modificatorios IE La Adíela, Vigencia Fiscal 2018.

Evaluación de los Actos Administrativos – Modificación del Presupuesto

Una vez revisados los acuerdos modificatorios y la rendición de cuenta se evidenció que realizaron las siguientes modificaciones:

Acuerdo No. 001 de 25 de enero 2018, se realizó una reducción al presupuesto de ingresos por la suma de 1.206.255, disminuyendo el rubro de recursos y balance; así mismo, se redujo el presupuesto de egresos, afectando el rubro mantenimiento. Luego de revisar la información



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reportada en el aplicativo SIA, se observó que la reducción se presentó el 10 de enero 2018, presentándose en una fecha anterior a la del acuerdo, lo que se justifica según lo observado en el acuerdo No. 10 de diciembre 7 de 2017, artículo 15 que dice: “el rector estará facultado durante la vigencia

fiscal para efectuar todos los traslados adiciones, disminuciones al presupuesto

General de la Institución mediante resolución con posterior informe al consejo

directivo”.

Acuerdo No. 002 de enero 25 de 2018, se autorizó la contratación de un Contador Público Titulado, autorizando la partida presupuestal para la vigencia 2018, en el presupuesto de Egresos, rubro honorario por valor correspondiente a la contratación $ 4.200.000; si bien este Acto Administrativo no modificó el Presupuesto de la entidad, el Ente de Control lo consideró en la fase de ejecución de la Auditoría.

Acuerdo No. 003 de 31 de mayo de 2018, se efectuó una adición en el presupuesto de Ingresos y egresos por valor de $6.325.000, acreciendo dicho valor al rubro de transferencias municipales y en el presupuesto de egresos afectando el rubro de Mantenimiento por $6.325.000.

Acuerdo No. 004 de junio 14 de 2018, se efectuó una reducción en el presupuesto de ingresos y egresos, comprometiendo el rubro transferencias nacionales por $ 39.712.314 y reduciendo el presupuesto de egresos en el rubro de mantenimiento por el mismo valor.

Acuerdo No. 005 de julio 25 de 2018, se acordó realizar un traslado al presupuesto de egresos, trasladando del rubro de remuneración de servicios técnicos al rubro de honorarios por valor de 400.000.

Acuerdo No. 006 de agosto 01 de 2018 , se realizó traslado al presupuesto de egresos por valor de $11.000.000, de los rubros Actividades Científicas Deportivas y Culturales, Inscripciones y Participaciones y Material Pedagógico y Didáctico se traslada a los rubros de servicios públicos y compra de bienes y equipo, así:



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Cuadro No. 5

Detalle del Acuerdo No. 006 de 2018


RUBRO CRÉDITO CONTRACRÉDITO

Servicios públicos. 2.500.000

Compra de bienes y equipo. 8.500.000

Actividades científicas deportivas y culturales. 5.000.000

Inscripciones y participaciones. 1.000.000

Material pedagógico y didáctico. 5.000.000

Elaboró: Equipo Auditor Fuente: acuerdo Nº006 de agosto 01 de 2018.

Acuerdo Nº 007 de 16 de agosto 2018, Se efectuó una reducción al presupuesto de ingresos y egresos por valor de $6.000.000, disminuyendo del ingreso el rubro de otros recursos de capital y del presupuesto de egresos el rubro Mantenimiento.

Acuerdo Nº 008 de 19 septiembre de 2018, Se efectuó una adición al presupuesto de Ingresos y Egresos por valor de $15.490.000, afectando en los ingresos el rubro de transferencias municipales y en los egresos el rubro de mantenimiento por $13.490.000 y remuneración servicios técnicos por $ 2.000.000.

Acuerdo Nº 009 de 23 de noviembre 2018, Se realizó traslado al presupuesto de egresos por $ 1.048.000, transponiendo del rubro de seguros generales al rubro de actividades científicas deportivas y culturales la suma de $ 1.048.000. Al revisar la Información suministrada en la rendición de cuentas de la vigencia fiscal 2018 se observó que el traslado se realizó el 19 de noviembre 2018, la cual presenta discrepancia con la fecha del acuerdo; no obstante, esta situación está justificada por el Acuerdo 10 de diciembre 7 de 2017, en el artículo 15 dice: “el rector estará

facultado durante la vigencia fiscal para efectuar todos los traslados adiciones,

disminuciones al presupuesto General de la Institución mediante resolución con

posterior informe al consejo directivo”.



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Una vez evaluadas las modificaciones al Presupuesto de Ingresos y Gastos Vigencia Fiscal 2018, se presentan los rubros en su importe inicial y posterior a las modificaciones autorizadas por el Consejo Directivo de la Institución Educativa.

Cuadro No. 6

Detalle del Acuerdo No. 006 de 2018


RUBRO

PRESUPUESTO INCIIAL

ADICION

ES

REDUCCION

ES

CONTRACREDITO

CREDITO

PRESUPUESTO FINAL

INGRESOS

Recursos y balance 30.000.000 1.206.255 28.793.745

Transferencias Municipales

17.000.000

21.815.000

38.815.000

transferencias Nacionales

160.000.000

39.712.314

120.287.686

Otros recursos de capital

6.000.000

6.000.000

-

EGRESOS

Mantenimiento

97.000.000

19.815.000 46.918.569

69.896.431

Remuneración de Servicios Técnicos

2.000.000

2.000.000 400.000

3.600.000

Honorarios 8.000.000 400.000

8.400.000

Actividades científicas deportivas y culturales.

10.000.000

5.000.000 1.048.000

6.048.000

Inscripciones y participaciones.

2.000.000

1.000.000

1.000.000

Material pedagógico y didáctico.

8.000.000

5.000.000

3.000.000

Servicios públicos.

8.000.000 2.500.000

10.500.000

Compra de bienes y equipo.

18.000.000

8.500.000 26.500.000

seguros generales

2.000.000 1.048.000

952.000

Elaboró: Equipo auditor Fuente: Acuerdos Modificatorios Vigencia Fiscal 2018



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De tal manera, conforme a los acuerdos mencionados de la vigencia fiscal 2018, se efectuaron reducciones y adiciones y traslados al presupuesto de ingresos y egresos cumpliendo con la normatividad vigente, los cuales se distribuyeron en el respectivo PAC; se revisó en el expediente No. 35 exportado de la página SIA Contraloría, los formatos 8A y 8B Modificaciones al presupuesto de ingresos y egresos, el cual detalla adiciones por un total de $ 21.815.000, total de reducciones por $ 46.918.569 y traslados por $ 12.448000; de esta manera el presupuesto definitivo para la Institución Educativa la Adíela en materia de ingresos y recursos de capital fue de $ 193.396.431, y el presupuesto de gastos e inversiones ascendió a $ 193.396.431.

Finalmente, el Ente de Control calificó la Modificación al Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Institución Educativa La Adíela, con 2 puntos sobre 2 puntos posibles. 1.1.3 Ejecución El Decreto 4791 de 2008, establece que “la administración y ejecución de los recursos

de los establecimientos educativos estatales, es autónoma. Los ingresos del Fondo de

Servicios Educativos son recursos propios de carácter público sometidos al control de las

autoridades administrativas y fiscales de los órdenes nacional y territorial”. Cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente, la Institución Educativa la Adíela presentó el informe de ejecución presupuestal para la vigencia Fiscal 2018.

Evaluación y Medición del Cumplimiento de los Grandes Agregados Presupuestales del Ingreso y el Gasto para la Vigencia Fiscal 2018

Ejecución de Ingresos En el siguiente cuadro se observa el presupuesto definitivo de ingresos y Recursos de Capital y el comportamiento de su ejecución.



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Cuadro No. 7 Medición del Cumplimiento de los Grandes Agregados Presupuestales

Presupuesto de Ingresos Vigencia 2018 Cifras en Pesos Colombianos

código contable

Denominación numeral rentístico Presupuesto

Definitivo Presupuesto

ejecutado PE/PD%

PONDERACION

2 INGRESOS 193.396.431 189.405.362 97,94% 100,00

0203 INGRESOS NO TRIBUTARIOS APROBADOS (DB) 4.700.000 1.184.000 25,19% 0,63

020342 Venta de servicios educativos - - 0,0% 0,00

02034209 Educación formal Básica secundaria - - 0,0% 0,00

02034250 Certificados y constancias 400.000 227.000 56,75% 0,12

02034255 Derechos de grado - - 0,0% 0,00

020352 Venta de otros servicios - - 0,0% 0,00

02035201 Arrendamiento tienda escolar 3.500.000 957.000 27,34% 0,51

020390 Otros ingresos no tributarios - - 0,00

02039001 Otros ingresos no tributarios 500.000 - 0,0% 0,00

02039002 Indemnizaciones 300.000 - 0,0% 0,00

0204 TRANSFERENCIAS Y APORTES APROBADOS (DB) 159.202.686 159.102.686 99,94% 84,00

020402 Sistema General de Participación para Educación - - 0,0% 0,00

02040201 Transferencias Municipales 38.815.000 38.815.000 100,0% 20,49

02040202 Transferencias Departamentales 100.000 - 0,0% 0,00

02040203 Transferencias Nacionales 120.287.686 120.287.686 100,0% 63,51

0207 RECURSOS DE CAPITAL APROBADOS (DB) 29.493.745 29.118.676 98,73% 15,37

020714 Donaciones - - 0,0% 0,00

02071401 Donaciones 200.000 - 0,0% 0,00

020790 Otros recursos de capital - - 0,0% 0,00

02079001 Otros recursos de capital - - 0,0% 0,00

02079002 Otros Recursos Del Balance 28.793.745 28.793.745 100,0% 15,20

02079003 Rendimientos Financieros 500.000 324.931 64,99% 0,17

Fuente: Ejecución de Ingresos I.E. La Adíela Elaboro: Equipo Auditor.



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De conformidad con la ejecución de Ingresos de la I.E La Adíela Vigencia 2018; el presupuesto definitivo de la entidad ascendió a $ 193.396.431, mismo que se ejecutó en un 97,94% con un recaudo de $ 189.405.362. Las partidas de mayor ejecución en el Presupuesto corresponden a transferencias y aportes que alcanzaron una ejecución del 99.94%, con una ponderación en la ejecución total de ingresos del 84%; ahora bien, en lo referido a los Ingresos No Tributarios se observa una baja ejecución del presupuesto por cuanto esta alcanzó el 25,19%; las partidas que mayor ejecución alcanzaron durante la Vigencia Fiscal 2018 fueron Certificados y Constancias con un 56,75%, y Arrendamiento Tienda Escolar con 27,34% respectivamente; ahora bien, esta Contraloría alerta por la débil ejecución de ingresos evidenciada en especial en los recursos propios, situación comprobada en la ejecución de partidas inicialmente presupuestadas que tuvieron 0% de ejecución tales como: otros ingresos no tributarios e indemnizaciones; de otro lado, el Ente de Control presenta advertencia frente al rubro de recursos propio con denominación rentística “Arrendamiento Tienda Escolar” que presentó ejecución del 27,34%; en este sentido se presentó observación de carácter administrativo que podrá ser consultada al final del presente documento.

Ejecución de Gastos

En el siguiente cuadro se observa el presupuesto definitivo de Gastos de Funcionamiento y Gasto de Inversión y el comportamiento de su ejecución.

Cuadro No. 8 Medición del Cumplimiento de los Grandes Agregados Presupuestales

Presupuesto de Gastos e Inversiones Vigencia 2018


Código Contable

Denominación Numeral Rentístico

Presupuesto Definitivo

Presupuesto ejecutado

PE/PD% Ponderaci

ón

2 GASTOS 193.396.431 139.164.811 71,96% 100,00

03 PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 12.000.000 9.800.000 81,67% 7,04

0320 GASTOS DE PERSONAL APROBADOS (CR) 0,00

03200801 Honorarios 8.400.000 8.400.000 100,00% 6,04

03201001 Remuneración servicios técnicos 3.600.000 1.400.000 38,89% 1,01



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0321 GASTOS GENERALES APROBADOS (CR) 149.896.431 122.499.361 81,72% 88,02

03210401 Compra de bienes y equipo 26.500.000 25.389.997 95,81% 18,24

03210601 Materiales y suministros 16.000.000 15.448.927 96,56% 11,10

03210701 Mantenimiento 69.896.431 54.958.395 78,63% 39,49

03210901 Impresos y publicaciones 10.000.000 6.688.611 66,89% 4,81

03211001 Servicios públicos 10.500.000 9.644.787 91,86% 6,93

03211101 Seguros generales 952.000 952.000 100,00% 0,68

03211301 Viáticos y Gastos de viaje con educandos 5.000.000 3.445.000 68,90% 2,48

03212401 Gastos Financieros 1.000.000 98.644 9,86% 0,07

03219001 Actividades científicas deportivas y culturales 6.048.000 5.873.000 97,11% 4,22

03219002 Inscripción y participaciones 1.000.000 - 0,00% 0,00

03219006 Material Pedagógico y Didáctico 3.000.000 - 0,00% 0,00

053690 PROYECTOS 31.500.000 6.865.450 21,80% 4,93

05369001

Democracia, Convivencia, Ciudadanía y Seg. Vial, Mesa por la Paz 3.000.000 176.200 5,87% 0,13

05369002 Tiempo Libre Recreación y Deportes. Y Artes y Cultura 3.000.000 2.332.200 77,74% 1,68

05369003 Escuela de Padres y Hogares de paz una vida con propósito 3.000.000 500.000 16,67% 0,36

05369004 Ambiental y de gestión del riesgo PRAE-PEGER 3.500.000 1.674.900 47,85% 1,20

05369005

Competencias académicas (Bilingüismo, Lectoescritura, Matemáticas, Pruebas Saber y Pruebas)

10.000.000 980.950 9,81% 0,70

05369006 Educación Sexual 3.000.000 652.200 21,74% 0,47

05369007 Competencias Laborales 3.000.000 400.000 13,33% 0,29

05369015 Quindianidad y Paisaje Cultural Cafetero. Diversidad e Inclusión 3.000.000 149.000 4,97% 0,11

Fuente: Ejecución de Gastos I.E. La Adíela Elaboró: Equipo Auditor

Para la Vigencia Fiscal 2018 La I.E La Adíela presentó presupuesto definitivo de gastos e inversiones por valor de $193.396.431 estos recursos se comprometieron en $139.164.811 es decir el 71,96%, De la ejecución presupuestal de gastos e inversiones, se evidencia que el grupo con mayor compromiso fue el de GASTOS GENERALES que para la vigencia 2018 ascendió a $149.896.431 lo que en términos porcentuales significó el 88,02% de las erogaciones totales; el segundo grupo con mayor realización



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correspondió a GASTOS DE FUNCIONAMIENTO cuyos compromisos se cuantificaron en $9.800.000, que representaron el 7,04% del total de los gastos realizados por el Punto de Control para la Vigencia Fiscal 2018. Durante la Ejecución al Presupuesto de Gastos e Inversiones Vigencia Fiscal 2018 se estableció incertidumbre frente al porcentaje de ejecución del Presupuesto de Gastos de la Institución Educativa La Adíela, por considerar que en términos generales se avizora una mediana ejecución; esto por cuanto el total ejecutado alcanzó el 71,96% lo que en términos absolutos significó ejecución de gasto de $ 139.164.811 faltando por ejecutar $54.231.620; en este sentido se formuló cuestionamiento dirigido al señor Rector a través de visita de auditoría que consta en Acta de Visita Formato FO-VF-33 de Octubre 21 de 2019; a lo que el señor Rector precisó “ que aunque el presupuesto se estructura con un PAC de

doceavas partes, es necesario dejar algunos recursos para los primeros meses del año

escolar siguiente, toda vez que tanto el ministerio de educación como el ente territorial se

demoran en hacer las transferencias a la institución educativa. Tal es la situación que en

ocasiones los giros de transferencias llegan finalizando el primer trimestre y hasta en el

segundo semestre” Para esto sustenta que en el año fiscal 2018, las transferencias del

Ministerio de Educación Nacional (MEN) ocurrieron en la fecha 27 de Abril de 2018 y las

de la Secretaría de Educación Municipal de Armenia el 19 de Septiembre de 2018”; tal aseveración no es de recibo para esta Contraloría toda vez que el recibo tardío de las transferencias del orden nacional y las transferencias municipales no pueden ser excusa para trasgredir el principio de anualidad; no obstante es alarmante que en la praxis el Rector de la Institución Educativa deba anticipares al recibido tardío de recursos para el funcionamiento de la Institución Educativa y provisione los recursos que estime pertinentes para no alterar la normalidad académica durante la siguiente vigencia escolar; en ese sentido se exhorta al ordenador del gasto a exponer esta situación ante la Secretaría de Educación Municipal para sumar esfuerzos en la Gestión y Transferencia temprana de recursos a las Instituciones Educativas; se reitera que esta práctica no se armoniza con el principio de anualidad de que habla el Decreto 111 de 1996 Artículo 14:

(…)

ARTICULO 14. ANUALIDAD. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de

diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos

con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de

apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción (Ley 38/89, artículo

10).



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El equipo auditor revisó la ejecución del presupuesto conforme a lo establecido en el Decreto 111 de 1992, que en su artículo 12 establece los principios del sistema presupuestal los cuales son: la planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, inembargabilidad, la coherencia macroeconómica y la homeostasis; se exceptúa el de anualidad sobre el cual se formulará observación para la Secretaría de Educación Municipal de Armenia.

Evaluación de la Muestra

De la muestra de Rubros Presupuestales de Ingresos se evaluaron los siguientes:

2034250 Certificados y Constancias


CODIGO PRESUPUE

STAL RUBRO

PPTO INICIAL

PPTO FINAL

PPTO EJECUTA

DO

POR EJECUTA

R

% EJECUTADO

%POR EJECU

TAR

2034250 Certificados y Constancias

400.000 400.000 227.000 173.000 56,75% 43,25%

Elaboró: Equipo auditor Fuente: Ejecución de Ingresos I.E. La Adíela Armenia ESE Vigencia Fiscal 2018.

Se evidenció conforme al informe de ejecución presupuestal de la vigencia fiscal 2018 el presupuesto de ingresos, el cual mediante Acuerdo del Consejo Directivo No. 10 del 7 de diciembre 2017 fueron aprobados $400.000 para el rubro certificados y constancias, de los cuales fueron ejecutados porcentualmente el 56,25 % correspondiente a $ 227.000 quedando por ejecutar el 43,25%; el comportamiento del rubro se analizó de conformidad con la rendición de cuenta y la ejecución presupuestal de ingresos, donde se observó el auxiliar del código de ingreso presupuestal 02034250 al igual que los recibos de caja, donde los valores que ingresan a la institución por este concepto corresponden a los dineros cobrados por certificados y constancias. Al revisar los recibos de caja suministrados por la Institución que contrastados con el recaudo mensual coincidieron en su mayoría excepto por el mes de diciembre donde la ejecución fue de $17.100 pero sólo se evidenció RC 031 el cual aparece por $12.300 , estableciendo diferencia por 4,800, la cual es soportada con Nota



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de Contabilidad Nº 0013 de 14 de diciembre de 2018; esto se dio luego de que el 4 de diciembre de 2018 realizara un giro a la empresa Seguridad Bomberman- por la suma de $438.200, que incluía descuentos por valor de $39.000, para un total de $477.200, el valor cobrado por el proveedor correspondiente al contrato firmado era de $482.000, presentándose una diferencia de $4.800, que se le debían girar al proveedor, debido a un error se descontó dos veces la estampilla pro-hospital (de supervisión) cada una por valor de 2.400 que da el total de la diferencia; de acuerdo a información suministrada al equipo auditor debido al monto y el momento del año fiscal, el contador consideró conveniente y para efectos de balance incorporar este valor, por tal motivo se elaboró la nota de contabilidad; esta explicación es aceptada por el Ente de Control teniendo en cuenta la materialidad e impacto de la diferencia detectada.

2035201 Arrendamiento Tienda Escolar


CODIGO PRESUPUESTAL

RUBRO PPTO

INICIAL PPTO FINAL

PPTO EJECUT

ADO

POR EJECUTA

R

% EJECUTADO

%POR EJECUTAR

2035201 Arrendamiento tienda escolar

3.500.000 3.500.000 957.000 2.543.000 27,34%

72,66%

Elaboro: Equipo auditor. Fuente: Ejecución de Ingresos I.E. La Adíela Armenia ESE Vigencia Fiscal 2018.

En cuanto al Rubro Arrendamiento tienda escolar, de los 3.500.000 aprobados en el Acuerdo del Consejo Directivo Nº 10 de 2017, se ejecutó el 27,34% que equivale a $ 957.000 quedando un remanente de $ 2.543.000 correspondiente al 72,66 %. Se evidenció contrato de arrendamiento Nº 1 de 2018 en el cual figura como arrendatario del local ubicado en la Institución Educativa la Adíela, la señora Amparo Gallego, donde se fijó el término de duración del contrato desde el 22 de enero 2018 hasta el 30 de noviembre de 2018 por una cuantía de Cuarenta y Tres Mil Setecientos Cincuenta Pesos M/Cte.(43.750) por cada semana, siempre y cuando exista normalidad académica, los cuales pueden ser en efectivo o en especie con actividades asociadas con la institución, quedando exentos de cobro los días festivos o que haya anormalidad académica, además establece que la arrendataria puede realizar abonos mensuales, bimensuales, proporcionales o no variables en su monto, en cuanto el tiempo de servicio este acuerdo establece que será de lunes a viernes desde las 06:30 a.m. hasta las 05:30 pm. Con las



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mismas condiciones se realizó el contrato de arrendamiento Nº 2 del 2018, del local ubicado en la Institución Educativa la Adíela sede la Cecilia quien figura como arrendatario la señora Luz Stella Chacón. Una vez revisada la información presentada en el informe de ejecución de ingreso y la rendición de cuenta, se evidenció que está acorde con los recibos de cajas donde se evidencia el recaudo por dicho concepto. El recaudo se realizó de la siguiente manera:

Recibo de caja

Nº Fecha Concepto Valor

0010 09/03/2018 Arrendamiento 22 enero a 9 de Marzo 180.000

0014 13/06/2018 Arrendamiento del 14 de mayo al 14 de junio

150.000

0016 16/07/2018 Otros 50.000

0017 17/07/2018 Arrendamiento sede Adíela 100.000

0021 06/08/2018 Otros - sede Cecilia 20.000

0023 16/08/2018 Arrendamiento- sede Cecilia 20.000

0027 04/08/2018 Arrendamiento dos meses 250.000

0030 26/11/2018 Arrendamiento 187.000

TOTAL 957.000

Fuente: Recibos de caja I.E la Adíela Vigencia 2018. Elaboro: Equipo Auditor

Respecto a la ejecución porcentual del 27, 34% por este ingreso, se reviso es Estado de Situación Financiera de la Institución, donde no se observa cuenta por cobrar alguna por este concepto. De acuerdo a información recibida por el rector, explica que se debe porque sólo registran en pago recibido en dinero constante, y lo recibido en especie corresponde a entrega de refrigerios para diferentes actividades que se ejecutan en la Institución Educativa y aclara que durante el año 2018 se presentaron paros de docentes, orientados por la FECODE y su filial El SUTEQ.



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2039002 Indemnizaciones Cifras en Pesos Colombianos

CODIGO PRESUPUESTAL

RUBRO PPTO

INICIAL PPTO FINAL

PPTO EJECUT

ADO

POR EJECUT

AR

% EJECUT

ADO

%POR EJECUT

AR

2039002 Indemnizaciones

300.000 300.000 0 300.000 0% 100%


En relación con el Rubro de Indemnizaciones se fijó el presupuesto por medio del Acuerdo de Consejo Directivo Nº 10 de Diciembre 2017, el cual fueron aprobados $ 300.000 que no se ejecutaron en la vigencia fiscal 2018; el Ente de Control estableció que el cálculo de este rubro se hace a eventuales daños a bienes que realicen los estudiantes y que la Institución Educativa mediante proceso interno procedería a cobrar; durante la Vigencia 2018 no se presentó ninguna situación al respecto, por lo cual no fue ejecutado, siendo esto evidenciado en el auxiliar de la cuenta y reflejado en el estado de resultados. 2040201 Transferencias Municipales


CODIGO

PRESUPUEST

AL

RUBRO PPTO INICIAL PPTO FINAL

EJECUTADO

POR EJECUTAR

% EJECUTADO

%POR EJECUTAR

2040201

Transferencias Municipales

17.000.000 38.815.00

0 38.815.000 0

100%

0%


El Rubro Transferencias Municipales presentaba un presupuesto aprobado inicial de $17.000.000 mediante el Acuerdo de consejo Directivo Nº10 de Diciembre de 2017, al cual se le realizaron algunas modificaciones que incrementaban la partida en $21.815.000; estas adiciones se dieron a través de los acuerdos No. 003 de 31 de mayo de 2018 (en el cual se adicionó 6.325.000 a este rubro) y acuerdo No. 008 de 19 septiembre de 2018 (por medio del cual se adicionó 15.490.000), posterior a los ajustes descritos el presupuesto final de transferencias municipales se estableció en $38.815.000, siendo este ejecutado en su totalidad.



Versión: 8



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Se evidenció en el auxiliar de bancos el recaudo mencionado el cual está conforme a la rendición de la cuenta y el informe de ejecución de Ingresos Vigencia Fiscal 2018.

De la muestra de Rubros Presupuestales de Gastos se evaluaron los siguientes:

32201001 Remuneración Servicios Técnicos


CODIGO PPTAL

RUBRO PPTO

INICIAL PPTO FINAL

EJECUTADO

POR EJECUTA

R

% EJECUTAD

O

POR EJECUTAR %

32201001 Remuneración Servicios Técnicos

2.000.000 3.600.000 1.400.000 2.200.000 38,89

% 61,11%

Elaboró: Equipo auditor Fuente: Ejecución de Gastos I.E. La Adíela Armenia ESE Vigencia Fiscal 2018.

De acuerdo con la ejecución de gastos se revisaron los rubros seleccionados en la muestra de auditoria, entre las cuentas a destacar se encuentra el Rubro Remuneración Servicios Técnicos al cual fue aprobado un presupuesto inicial por $ 2.000.000 mediante Decreto de Consejo Directivo Nº 10 de Diciembre 2017, mismo que presentó algunas modificaciones, entre ellas una adición de $2.000.000 mediante el acuerdo No. 008 de 19 septiembre de 2018 y un traslado al rubro de honoraros por $400.000 que disminuyó el presupuesto mediante acuerdo Nº 005 de julio 25 de 2018, cuyo presupuesto final fue de 3.600.000 siendo ejecutado el 38,89% y presentando un saldo por ejecutar de $ 2.200.000 equivalente al 61,11%.

Se evidenció en comprobante de egreso No. 0084 del mes de diciembre de 2018 que refleja el gasto por mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos de cómputo de las oficinas de la Institución Educativa La Adíela, al cual se le aplicaron las deducciones y retenciones correspondientes.



Versión: 8



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3211301 Viáticos y Gastos de viaje con Educandos


CODIGO

PPTAL

RUBRO PPTO

INICIAL PPTO FINAL

EJECUTADO

POR EJECUTA

R

% EJECUTADO

POR EJECUTAR

%

3211301

Viáticos y Gastos de viaje con Educandos

5.000.000 5.000.000 3.445.000 1.555.000 68,90%

31,10%

Elaboró: Equipo auditor Fuente: Ejecución de Gastos I.E. La Adíela Armenia ESE Vigencia Fiscal 2018.

En cuanto al rubro Viáticos y Gastos de viaje con Educandos, este tuvo un presupuesto aprobado de $5.000.000 que se dio mediante Acuerdo de Consejo Directo Nº10 de Diciembre de 2017, este rubro fue ejecutado en un 68,90% correspondiente a $ 3.445.000, quedando un remanente de $1.555.000, equivalente al 31,10%.

Se verifico en el auxiliar de bancos de la institución Educativa, las transferencias correspondientes por el total ejecutado que presenta el informe de ejecución de Gastos para la vigencia fiscal 2018, se observó que en comprobante de egreso No. 0083 y 0039 se realizó el gasto por prestación del servicio de transporte a los educandos y estudiantes para las diferentes actividades de tipo pedagógico que se realizaron en representación de la Institución Educativa, a los cuales se les aplicó su correspondiente descuento por retenciones.

3211101 Seguros Generales


CODIGO

PPTAL RUBRO

PPTO INICIAL

PPTO FINAL

EJECUTADO

POR EJECUTA

R

% EJECUTADO

POR EJECUTAR

%

3211101 Seguros Generales

2.000.000 952.000 952.000 0 100

% 0%

Elaboro: Equipo auditor Fuente: Ejecución de Gastos I.E. La Adíela Armenia ESE Vigencia Fiscal 2018.



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El rubro de Seguros Generales presentó un presupuesto inicial de $2.000.000 aprobado mediante Acuerdo de Consejo Directivo Nº 10 de Diciembre de 2017, al cual se le hizo una modificación por medio del acuerdo No. 009 de 23 de noviembre 2018, en el cual se trasladó de este presupuesto $1.048.000 para el rubro de Actividades científicas deportivas y culturales, quedando con un presupuesto final de 952.000 y siendo ejecutado en su totalidad. Una vez revisado el movimiento del rubro se evidenció que este se ejecutó de acuerdo a lo reportado en el informe de ejecución de Gastos de la Institución Educativa, en el mes de octubre de 2018 por motivo de póliza global de manejo sector oficial renovación, según Comprobante de Egreso No. 0056, el cual refleja su correspondiente descuento por retención. Además se observó en el auxiliar de bancos la transferencia realizada en la fecha reportada.

3219002 Inscripciones y Participaciones


CODIGO

PPTAL RUBRO

PPTO INICIAL

PPTO FINAL

EJECUTADO

POR EJECUTA

R

% EJECUTADO

POR EJECUTAR

%

3219002

Inscripciones y Participaciones

2.000.000 1.000.000 0 1.000.000 0% 100%

Elaboró: Equipo Auditor Fuente: Ejecución de Gastos I.E. La Adíela Armenia ESE Vigencia Fiscal 2018.

El Rubro Inscripciones y Participaciones presentaba un presupuesto inicial de $2.000.000 aprobado mediante Acuerdo de Consejo Directivo Nº 10 de Diciembre de 2017, al cual se le realizó una modificación por medio del acuerdo No. 006 de agosto 01 de 2018, realizando un traslado de $1.000.000 a otro rubro, quedando con un presupuesto final de $1.000.000, mismo que no fue ejecutado, por lo tanto esta cuenta nunca tuvo disponibilidades, registros presupuestales ni pagos, siendo esto reflejado en el estado de resultados de la Institución.

Para concluir en lo referente a soportes y evidencias de la información presupuestal de ingresos y gastos se evidenció la muestra consagrada en el plan de auditoría, toda vez que en la evaluación del presupuesto de Gastos de la Institución Educativa la Adíela, se comprobó que el presupuesto se ejecutó correctamente, en el cual cada gasto cumple con los requisitos, los cuales contienen su disponibilidad presupuestal y registro presupuestal correspondiente.



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Además el informe de Ejecución de Ingresos y Gastos está acorde con los auxiliares de cada rubro y cuentan con los soportes pertinentes; no obstante a lo anterior se calificó la ejecución del presupuesto con un (1) punto de dos (2) posibles; teniendo en cuenta la observación detectada en materia de ingresos propios especialmente el relacionado con arrendamiento de cafetería que presentó observación de auditoría como se relaciona en los siguientes párrafos.

1.1.4 Descripción de Hallazgos

Hallazgo No. 1: Incertidumbre en la Ejecución del Recurso Propio Rubro Presupuestal 2035201 “Arrendamiento Tienda Escolar” (Administrativo)

Hechos – Condición Cifras en Pesos Colombianos

CODIGO PRESUPUESTAL

RUBRO PPTO INICIAL

PPTO FINAL

PPTO EJECUTADO

POR EJECUTAR

% EJECUTADO

%POR EJECUTAR

2035201 Arrendamiento tienda escolar

3.500.000 3.500.000 957.000 2.543.000 27,34%

72,66%

Elaboro: Equipo auditor. Fuente: Ejecución de Ingresos I.E. La Adíela Armenia ESE Vigencia Fiscal 2018.

Al revisar el recurso propio correspondiente al Rubro Presupuestal 2035201 “Arrendamiento Tienda Escolar”, se evidenció que el mismo presentó ejecución del 27,34% lo que en términos absolutos significa que de $3.500.000 presupuestados inicialmente se recaudaron $957.000; el equipo auditor procedió a revisar el contrato de arrendamiento No. 1 de 2018 suscrito entre la Institución Educativa la Adíela y Luz Stella Chacón donde se concertó el arrendamiento de un local ubicado en la Institución Educativa La Adíela Sede La Cecilia, en el cual se concertó duración del 22 de Enero de 2018 hasta el 30 de Noviembre de 2018, a razón de un CANNON Semanal pactado en CUARENTA Y TRES MIL SETECIENTOS CINCUENTA PESOS M/CTE ($43.750); en el mencionado contrato se concertó que el CANNON se mantendría estático siempre y cuando existiera normalidad académica, de la misma manera se estableció que la forma de pago podría ser en Efectivo o en Especie con actividades asociadas a la Institución, allí además establecía que la arrendataria podría realizar abonos mensuales, bimensuales, proporcionales o no variables al monto, en cuanto el tiempo de servicios este acuerdo establecía que sería de lunes a viernes desde



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las 06:30 A.M hasta las 05:30 P.M; ahora bien, al revisar el comportamiento del recaudo de este ingreso se evidenció que el mismo se había afectado por un valor total de NOVECIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL PESOS M/CTE ($957.000), tal como se detalla a continuación:

Recibo de caja

No. Fecha Concepto Valor

0010 09/03/2018 Arrendamiento 22 enero a 9 de Marzo 180.000

0014 13/06/2018 Arrendamiento del 14 de mayo al 14 de junio

150.000

0016 16/07/2018 Otros 50.000

0017 17/07/2018 Arrendamiento sede Adíela 100.000

0021 06/08/2018 Otros - Sede Cecilia 20.000

0023 16/08/2018 Arrendamiento- sede Cecilia 20.000

0027 04/08/2018 Arrendamiento dos meses 250.000

0030 26/11/2018 Arrendamiento 187.000

TOTAL $957.000

Fuente: Recibos de Caja I.E la Adíela Vigencia 2018. Elaboro: Equipo Auditor

Ahora bien, recordemos que el presupuesto inicial de este recurso propio se proyectó en TRES MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($3.500.000) y supuestamente su ejecución se dio en NOVECIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL PESOS M/CTE ($957.000) de esta manera se tendría que el ingreso por ejecutar sería de DOS MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y TRES MIL PESOS M/CTE ($2.543.000); importe que a su vez se configuraría en una Cuenta por Cobrar de la Institución Educativa a la Arrendataria; no obstante al revisar los Estados Financieros del Punto de Control y sus respectivas notas no se evidencia acreencia por cobrar que se relacione con el particular; en este sentido el equipo auditor direccionó cuestionamiento específico al Señor Rector de la Institución Educativa (Evidencia en Acta de Visita Formato FO-VF-33 de Octubre 21 de 2019) quien advirtió que en efecto no existía cuenta por cobrar por cuanto los $2.543.000 por ejecutar se habrían recibido a través de pago en especie con el suministro de refrigerios para actividades misionales de la Institución; esta situación es coherente con la modalidad de pago concertada en el contrato inicial, no obstante el Ente de Control advierte que los suministros recibidos en especie han de ser recepcionados, controlados y registrados en debida forma, esto es se debe tener explicación detallada de los elementos recibidos para que los Entes de Control y terceros interesados puedan ejercer las revisiones que considere.



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Es preciso señalar lo dispuesto por el Decreto 4791 de 2008 en cuanto a la contabilidad que se debe dar al interior de las Instituciones Educativas: Artículo 16. Contabilidad. Los fondos de servicios educativos estatales deben llevar

contabilidad de acuerdo con las normas vigentes expedidas por el Contador General de la

Nación.

Así mismo, preciso señalar lo dispuesto en materia de ingresos en la Resolución 533 de 2015 que compila el Marco Normativo para Entidades del Gobierno: 6.2.3. Reconocimiento de ingresos

Se reconocerán como ingresos, los incrementos en los beneficios económicos o en el

potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de

entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los

pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y que no están relacionados

con los aportes para la creación de la entidad. Para que el ingreso se pueda reconocer, la

partida debe medirse fiablemente.

Ahora bien, revisemos la responsabilidad que asiste a los Rectores en materia de Ejecución de Ingresos de que habla el Decreto 4791 de 2008: 5. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios

Educativos.

En ese orden de ideas, el Ente de Control presenta incertidumbre general sobre el rubro presupuestal 2035201 Arrendamiento Tienda Escolar por cuanto, como se detalló en párrafos anteriores, no le fue posible confirmar el comportamiento y supuesta ejecución total de los ingresos por este concepto.

Criterio El presupuesto inicial de este recurso propio se proyectó en TRES MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($3.500.000) y supuestamente su ejecución se dio en NOVECIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL PESOS M/CTE ($957.000) de esta manera se tendría que el ingreso por ejecutar sería de DOS MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y TRES MIL PESOS M/CTE ($2.543.000); importe que a su vez se configuraría en una Cuenta por Cobrar de la Institución Educativa a la Arrendataria; no obstante al revisar los Estados Financieros del Punto de Control y sus respectivas notas no se evidencia acreencia por cobrar que se



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relacione con el particular; en este sentido el equipo auditor direccionó cuestionamiento específico al Señor Rector de la Institución Educativa (Evidencia en Acta de Visita Formato FO-VF-33 de Octubre 21 de 2019) quien advirtió que en efecto no existía cuenta por cobrar por cuanto los $2.543.000 por ejecutar se habrían recibido a través de pago en especie con el suministro de refrigerios para actividades misionales de la Institución; esta situación es coherente con la modalidad de pago concertada en el contrato inicial, no obstante el Ente de Control advierte que los suministros recibidos en especie han de ser recepcionados, controlados y registrados en debida forma, se debe tener explicación detallada de los elementos recibidos para que los Entes de Control y terceros interesados puedan ejercer las revisiones que considere.

Causa Por qué la Institución Educativa no reconoció los Ingresos Contables y Presupuestales que se generaron en Especie, de conformidad con lo pactado en el Contrato de Arrendamiento suscrito para la Vigencia Fiscal 2018.

Efecto Incertidumbre general sobre el rubro presupuestal 2035201 Arrendamiento Tienda Escolar por cuanto, como se detalló en párrafos anteriores, no le fue posible confirmar el comportamiento y supuesta ejecución total de los ingresos por este concepto.

CONCLUSIÓN DEL ENTE DE CONTROL

La Institución Educativa La Adiela aduce que: “el valor que no se recibió fue debido a

interrupciones por actividades internas y externas, además del pago en especie como

refrigerios para las diferentes actividades realizadas por el colegio”, al respecto el Ente de Control advierte que en efecto los días en los que se produce anormalidad académica pueden ser descontadas del canon de arrendamiento, así mismo es válido el suministro de refrigerios exclusivamente para actividades de orden académico donde tengan participación los estudiantes; ahora bien, el reconocimiento de los ingresos en dinero o en especie, deben ser recepcionados, controlados y registrados en debida forma, es decir la Institución Educativa debe implementar controles y determinar estrategias que den cuenta en forma detallada e individual los ingresos recibidos, así mismo se debe observar una bitácora en la que se puedan observar los días calendario en que se produce anormalidad académica, esto en concordancia con la resolución 533 de 2015 y la Resolución



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193 de 2016 emanadas de la Contaduría General de la Nación, de otro lado es preciso retirarle al punto de control que la información pública debe poseer características de cualificación como lo son la relevancia y la representación fiel, igualmente debería poder ser comparada, contrastada y objeto de cualquier prueba para las partes interesadas ya sean entes de control, entes administrativos o la misma ciudadanía. Ahora bien, en lo referido a la relación anexa allegada por la Institución Educativa se tiene, que en tal documento únicamente se relacionan las fechas de supuesta anormalidad académica, pero no hace alusión alguna sobre el supuesto suministro que se realizó en especie; así las cosas este anexo no modificó en ningún sentido la condición planteada en la observación. En ese orden de ideas esta Contraloría mantiene incertidumbre frente a la ejecución del rubro Rubro Presupuestal 2035201 “Arrendamiento Tienda Escolar” por no haber accedido a información tangible, concreta y organizada que diera cuenta de la ejecución completa en la partida presupuestal; en consecuencia y de conformidad con la argumentación fáctica y tácita prevista anteriormente el equipo auditor considera que la observación se debe constituir como hallazgo administrativo. Demora No Justificada en las Transferencias Municipales a la Institución Educativa La Adíela por parte de Secretaría de Educación Municipal (Administrativo)

La Observación inicialmente comunicada a la Secretaría de Educación Municipal fue desvirtuada, en consecuencia no se configura hallazgo alguno al respecto.

2. OTRAS ACTUACIONES

2.1 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO En desarrollo de la Auditoría Especial a la Institución Educativa La Adíela, Vigencia Fiscal 2017 no se generaron hallazgos relacionados por parte de esta Contraloría sobre los cuales habría de suscribirse plan de mejoramiento alguno. La Vigencia Fiscal 2016 no fue evaluada por la Contraloría Municipal de Armenia, por cuanto no se ejecutó proceso auditor alguno a la Institución Educativa; en este orden de ideas no hubo lugar a evaluar la oportunidad y efectividad del Plan de Mejoramiento de la Institución Educativa La Adíela.



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2.2 SEGUIMIENTO A DENUNCIAS Y/O DERECHOS DE PETICIÓN En desarrollo del proceso auditor no se realizó seguimiento a denuncias y/o derechos de petición.

3. BENEFICIOS DE CONTROL En desarrollo del proceso auditor se generó un (1) Beneficio de Control de tipo Cualitativo. Beneficio de Control Fiscal No. 1: Evidencia Documental y Soportes que Corroboran el Recibo a Satisfacción de los Bienes y Suministros al Interior de la Institución Educativa La Adíela. (Cualitativo) Al revisar el Rubro Presupuestal 51111401 Materiales y Suministros aleatoriamente se examinó Comprobante de Egreso No. 0016 de Mayo 7 de 2018 a favor de Claudia Patricia Morales Ochoa en cuyo concepto se observó “Suministro de Útiles de Oficina para dar cumplimiento a las necesidades de los proyectos

escolares y las dependencias de acuerdo a los requerimientos establecidos para el normal

desarrollo de las actividades de la institución”; ahora bien, el comprobante de egreso únicamente contaba con Recibido a Satisfacción, Cuenta de Cobro y Certificado de disponibilidad presupuestal, ante esta situación y durante visita de auditoría la líder de auditoría solicitó al señor Rector de la Institución Educativa La Adíela relación detallada de los materiales recibidos y cancelados con el egreso; a lo que él señor Rector allegó relación de útiles elaborada a mano que daba cuenta de este suministro; ante ello, la comisión auditora explicó al representante de la Institución la importancia de poseer relación detallada de los bienes y servicios adquiridos con cargo al presupuesto oficial; posterior a la visita realizada la Institución Educativa allegó el día 23 de Octubre de 2019 relación individual elaborada en archivo tipo Excel que justificaba los útiles y materiales recibidos; así mismo se estableció compromiso inmediato para que tal situación no se volviese a presentar por lo que el Señor Rector aseguró acción inmediata de mejoramiento en ese proceso; así las cosas y teniendo en cuenta la acción de mejoramiento inmediata propuesta en razón al control y auditoría de la Contraloría Municipal, el equipo auditor determinó el avistamiento de un beneficio de control fiscal de tipo cualitativo.



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4. CONSOLIDADCION DE HALLAZGOS 4.1 TIPIFICACION DE HALLAZGOS

Cuadro No. 9

Tipificación de Observaciones

Observación Incidencia Traslado

No. NOMBRE A F Cuantía S.S Proc. Fisc.

1 Observación No. 1:

(OBSERVACIÓN PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA LA ADIELA): Incertidumbre en

la Ejecución del Recurso Propio Rubro Presupuestal 203520 “Arrendamiento Tienda Escolar” (Administrativo)

X

TOTAL 1 0 0 0 0 0 A: Administrativo F. Fiscal SS: Solicitud de sancionatorio Proc: Procuraduría Fisc.: Fiscalía

4.2 CONTROL AL CONTROL DE LA CONTRATACIÓN En desarrollo del proceso auditor no se detectaron contratos relacionados con hallazgos.

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