ACL | Implementación de la gestión documental

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Consultoría e Ingeniería TI Desarrollo, Mantención y Soporte Procesamiento Microinformática Gestión Documental

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C o n s u l t o r í a e I n g e n i e r í a T ID e s a r r o l l o , M a n t e n c i ó n y S o p o r t e P r o c e s a m i e n t o M i c r o i n f o r m á t i c a

Gestión Documental

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Temario

• Introducción

• Análisis de los requerimientos de los procesos

• Gestión documental

• Herramientas de GD

• Comparativo de herramientas de GD

• Metodología AHP

• Conclusiones

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Introducción

“Ningún proyecto es aprobado sin que tenga una real justificación de negocios”

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Gestión documental

Por qué es importante la gestión documental?

Reduce costos a través de la eficiencia.

Mejora la capacidad de respuesta y flexibilidad de la organización.

Mantiene ventajas competitivas.

-Gartner Bussiness Executive Survey 2009 (UK & USA)

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Objetivos

Mejorar la productividad:

Disponer de un repositorio que concentre las distintas experiencias de ACL

Mejorar la creación de propuestas y desarrollo, mediante la reutilización de la información.

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Objetivos

Reducir costos:

Eliminando la impresión de documentos internos de ACL.

Asociados a tareas poco automatizadas.

Reutilizando y no reinventando la información.

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Método para el levantamiento de requerimientos

El levantamiento de los requerimientos se llevo a cabo mediante dos etapas:

• Un estudio de toda la información documentada de los procesos de ACL, considerando los procedimientos e instructivos.

• Entrevistas no estructuradas con los dueños de procesos, con el fin de tener una mejor noción de como funcionan los distintos procesos y que problemas se pudiesen solucionar con una herramienta de GD.

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Mapa de procesos

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Requerimientos de procesos

Proceso de Administración

Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso

Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación

Proceso Administración

Requerimientos generales

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Requerimientos de procesos

Proceso de Calidad

Se requiere un metodo de trazabilidad

Se requiere optimizar algunas tareas del proceso

Se requiere el uso de workflows

Se requiere un repositorio de documentos

Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación

Proceso Calidad

Requerimientos generales

Se requiere una herramienta con un motor de busqueda que contenga OCR

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Requerimientos de procesos

Proceso Soporte y CAC

Se requiere un metodo de trazabilidad

Requerimientos generales

Proceso Soporte y CAC

Se requieren notificaciones ante la llegada de nuevos documentos al sistema

Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación

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Requerimientos de procesos

Proceso de Contabilidad

Proceso Contabilidad

Requerimientos generales

Se requiere el uso de "backups"

Se requiere optimizar algunas tareas del proceso

Se requiere un metodo de trazabilidad

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Requerimientos de procesos

Proceso de RRHH

Proceso RRHH

Requerimientos generales

Se necesita un motor de busqueda que permita un acceso expedito a la documentación

Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso

Se requiere optimizar algunas tareas del proceso

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Requerimientos de procesos

Procesos de negocios

Se requiere la funcionalidad de generar "backups"

Se requiere el uso de workflows

Se requiere un repositorio de documentos

Integración con otras herramientas de gestión

Procesos de Negocio

Se requiere un metodo de trazabilidad

Requerimientos generales

Necesidad de contar con acceso externo a la documentación de ACL

Se requiere contar con una total disponibilidad de los documentos de ACL

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Requerimientos generales de ACL

3.-

4.-

5.-

6.-

7.-

12.-

8.-

9.-

10.-

11.-

Se requiere contar con una total disponibilidad de los documentos de ACL

Necesidad de contar con acceso externo a la documentación de ACL

Se requieren notificaciones ante la llegada de nuevos documentos al sistema

Se requiere optimizar algunas tareas del proceso

Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación

Se requiere un metodo de trazabilidad

Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso

Se requiere una herramienta con un motor de busqueda que contenga OCR

Se requiere el uso de workflows

Se requiere un repositorio de documentos

Integración con otras herramientas de gestión

Se requiere la funcionalidad de generar "backups"

2.-

Requerimientos de ACL

1.-

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Ejemplo: Pago de impuestos

ITO 0502-F01Calculo de impuestosmensual

NotificaciónGerencia General Notificación

SII

• Los correos entrantes podrían generar notificaciones, y ser Almacenados dentro de la base de datos.

• El ITO 0502-F01 se almacena de forma física en una carpeta del departamento de contabilidad.

• Este documento podría ser digitalizado y almacenado en un repositorio, ahorrando costos de impresión y tiempos de búsqueda.

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Ejemplo: Carpeta de proyectos

ProcesoComercial

Lista de chequeo de cotizaciones

ProcesoDesarrollo Informe de pruebas

de programa

ProcesoDelivery

Indicadores cierre de proyecto

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Herramientas de gestión documental

• Definición

• Funcionalidades básicas

• Funcionalidades avanzadas

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Método de búsqueda de las herramientas

El medio de búsqueda de herramientas de gestión documental se baso en dos tareas:

• Investigación a través de foros especializados, partners consultores y búsqueda dentro del mercado de gestores documentales.

Luego de llevar a cabo esta tarea se determinó que las soluciones a comparar serían Alfresco, Nuxeo, Docflow y VCGLOCK.

• Revisión de tutoriales, webinars y especificaciones técnicas de las herramientas de gestión documental.

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AlfrescoBeneficios• La herramienta otorga mucha movilidad al negocio.

• Es intuitiva y fácil de usar.

• Esta orientada al entorno web.

• El programa business trial permite evaluar si realmente es lo que se necesita en la organización.

Riesgos• Tiempos de implementación variables.

• Información de “fixes” se da a conocer a la comunidad Business primero.

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NuxeoBeneficios• La comunidad que utiliza la herramienta es activa y va

creciendo

• La herramienta tiene el mas alto nivel de integración con otras herramientas empresariales.

• Es fácil de usar e intuitiva.

Riesgos• El servicio soporte y el uso de la nube consideran un pago

sustancial.

• Tiempos de implementación variables.

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Docflow

Beneficios• La mantención de la herramienta puede ser a costo 0.

• La empresa es local.

Riesgos• Aun no se desarrolla la firma digital.

• No se tiene certeza si se puede integrar con una herramienta BPM.

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VCGLock

Beneficios• La herramienta permite automatizar todas las tareas

• Posee un poderoso motor de búsqueda

• Es una herramienta a medida

Riesgos• Presenta costos considerables

• No se puede integrar con otras herramientas de gestión

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Tabla Comparativa

Se determino que los criterios de comparación de las herramientas de gestión documental serían:

• Precio

• Requerimientos de HW/SW

• Inserción en el mercado nacional

• Interfaz de usuario

• Compatibilidad

• Soporte técnico

• Tiempos de implementación

• Nivel de la solución

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Tabla Comparativa

Mantenimiento

$1.302.552 50 dolares mensuales

(5 usuarios) mas 9 dolares por usuario adicional, precio para 25 usuarios por un año

Nuxeo support$5.688.000

licencia anual

24% de valor de la licencia ANUAL

$1.764.720

0

Servicio nube 0Nuxeo Cloud service 350Gb

$687.300 al año 0 0

Total $ 1.302.552 $ 6.375.300 $ 9.118.000 $ 1.415.646

Licencia 0 0

Nuxeo VCGLock DocflowCriterio

$7.353.000 = 430 U.F - 25% descuento

Costos de instalacion y capacitacion $1.415.646

Condiciones de pagoPagos mensuales de

$108.546

pago unico anual con fecha de inicio a convenir con 30 dias de

marcha blanca- -

Subcriterio Alfresco

Costos

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Tabla Comparativa

Procesador Sobre 2,5 GHzIntel core 2, equivalente o

superior2 GHz o superior Intel core 2, equivalente o superior

Memoria 2 Gb 2 Gb 2Gb 2 GbPerifericos No No No No

Procesador del Servidor2x Server CPU ó un

DualCoreIntel core 2, equivalente o

superior4 nucleos (2,5 GHz) Intel core 2, equivalente o superior

Memoria del Servidor1024Mb Ram libres para la

JVM2 Gb 8Gb 2 Gb

SOLinux

MicrosoftMax OS

LinuxMicrosoft

Windows 2008 SP1 o 2008 R2 SP1

LinuxMicrosoft

BD

OracleMicrosoft SQL

PostgresSqlMySql

H2PostgreSQL

MySQLOracle

Microsoft SQL

SQL server 2008 estandar ó superior 64 bit

OracleMicrosoft SQL

PostgresSqlMySql

DocflowCriterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock

Requerimientos de HW/SW

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Tabla Comparativa

Criterio Subcriterio Alfresco

Inserción en el mercado nacional

Empresas

RSALAN

BhpBillitonAngloamerican

CodelcoClaroD&SEntel

SantanderBanco de Chile

Davis s.aCorpbanca

Cuprum

Indeterminado

Nuxeo VCGLock Docflow

Alrededor de 85 clientes nacionales

Armada de ChileServicio nacional de pesca

Escuela Militar Bernardo O`HigginsCorporación del Poder JudicialFundación para la Innovación

AgrariaPro Chile

I Municipalidad de ZapallarI Municipalidad de Peñalolen

ASMAR

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Tabla Comparativa

¿Es amigable?si, tiene similitud con el explorador de windows

si, tiene similitud con el explorador de windows

Si, usa la intefaz grafica de sharepoint

Si, tiene similitud con un navegador (explorer, mozilla, chrome)

Criterios de seguridad Controles de acceso Controles de acceso Controles de acceso Controles de acceso

Nuxeo VCGLock Docflow

Interfaz de usuario

Posibilidad de cambio de apariencia del programa

Criterio Subcriterio Alfresco

Si NoSI No

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Tabla Comparativa

Ms Office Si Si Si Si

Otros

Si, alfresco cuenta con una serie de conectores que lo

hacen compatible con varías herramientas (Bonita Soft)

Si, Nuxeo cuenta con una serie de conectores que lo hacen

compatible con varías herramientas ( Bonita soft)

No No

Permite trabajar con distintos formatos de

documentos?Office, Pdf, Imágenes

si, Archivos, Notas, Carpetas e Imagen

Si, Office, AutoCAD, PdfSi, se puede adjuntar cualquier tipo

de archivo

Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo DocflowVCGLock

Compatibilidad

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Tabla Comparativa

Instalación Archivo Archivo Tecnico en la empresa Tecnico en la empresaPosventa 9:00 am a 5:00 pm, Online si, pagado Si, horario de oficina si, horario de oficina

Existencia de grupos de usuarios

Si, pero existe un desface con los reportes entregados a los usuarios ENTERPRISE

Si SI (Sharepoint) NoSoporte tecnico

Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Docflow

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Tabla Comparativa

Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Docflow

Tiempos de implementación

Implementación del Software

Indeterminados Indeterminados2 Semanas, dependiendo

del workflow de documentos

5 Dias a contar de la instalación de los servidores

Capacitación Indeterminados Indeterminados 2 Dias 20 horas lectivas, se realizan 2

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Tabla Comparativa

Motor de busqueda x x x x

Trazabilidad x x x x

Digitalización - - x x

Acceso externo x x x x

OCR - - x o

Flujos de trabajo x x x x

Repositorio x x x x

DocflowCriterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock

Nivel de solución

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Metodología AHP

La metodología AHP fue desarrollada por Thomas L. Saaty como una herramienta para resolver problemas complejos de criterios múltiples.

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Metodología AHP

El desarrollo de la metodología se inicia con el establecimiento de prioridades de los criterios de decisión

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Metodología AHP

Matriz pareada de criterios y de alternativas en función de los criterios

Se debe realizar una matriz cuadrada de comparación entre todos los criterios, estableciendo las distintas preferencias entre ellos y luego una matriz de la ponderación de las alternativas en función de cada criterio identificado.

Sintetización

La sintetización es una metodología para poder calcular la ponderación real de los distintos criterios o las distintas alternativas en función a un criterio determinado.

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Metodología AHP

Relación de consistencia

La relación de consistencia es un método de revisión para probar que la ponderación de los criterios se realizo de manera informada y consiente.

Evaluación de las alternativas

En este paso se obtiene como resultado la valoración de cada solución respecto a todos los criterios identificados en el problema, mediante la resolución de:

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Metodología AHP

El método

• Determinar la importancia relativa de los criterios y sub criterios

• Determinar la ponderación de cada subcriterio con respecto al criterio anterior

• Determinar la relación de consistencia de los criterios

• Desarrollar la matriz de valores de las alternativas

• Determinar las evaluaciones totales de las alternativas

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Árbol de decisión

Requerimientode hardware

Inserción enel mercado nacional

Tiempo de

implementación

Interfaz de

usuario

Soportetécnico

Compatibilidad

GestorDocumental

CostosNivel de solución

VCGLockDocflowNuxeoAlfresco

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Tabla de criterios

Nivel de solución

Requerimientos de hardware

Compatibilidad Soporte técnico AmigableTiempos de

implementacionPrecio

inserecion en el mercado nacional

Nivel de solución 1,00 0,20 0,33 0,33 0,25 0,50 0,25 0,20

Requerimientos de hardware

5,00 1,00 5,00 4,00 4,00 5,00 1,00 1,00

Compatibilidad 3,00 0,20 1,00 5,00 1,00 5,00 0,20 0,50

Soporte técnico 3,00 0,25 0,20 1,00 0,20 2,00 0,20 0,25

Interfaz de usuario 4,00 0,25 1,00 5,00 1,00 5,00 0,20 1,00

Tiempos de implementacion

2,00 0,20 0,20 0,50 0,20 1,00 0,20 0,33

Precio 4,00 1,00 5,00 5,00 5,00 5,00 1,00 5,00

Inserción en el mercado nacional

5,00 1,00 2,00 4,00 1,00 3,00 0,20 1,00

Criterios de decisión

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Ponderación relativa de los criterios

Precio 0,30

Requerimientos de hardware

0,23

Inserción en el mercado nacional

0,14

Interfaz de usuario 0,11

Compatibilidad 0,10

Soporte técnico 0,05

Tiempos de implementacion

0,04

Nivel de solución 0,03

Importancia relativa de los criterios

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Ponderación relativa de los criterios

Requerimientode hardware

Inserción enel mercado nacional

Tiempo deimplementaciónInterfaz

deusuario

Soportetécnico

Compatibilidad

GestorDocumental

CostosNivel de solución

0,03

0,23

0,100,05 0,11

0,04

0,14

0,30

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Ponderación relativa de las alternativas

Alfresco 0,52Docflow 0,32VCGLock 0,09

Nuxeo 0,07

Precio

Costos

VCGLock

Docflow

Nuxeo

Alfresco

0,32

0,07

0,52

0,09

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Ponderación relativa de las alternativas

Nuxeo 0,52Alfresco 0,21Docflow 0,20VCGLock 0,07

Requerimientos de HW/SW

Requerimientos de hardware

VCGLock

Docflow

Nuxeo

Alfresco

0,20

0,52

0,21

0,07

Page 44: ACL  | Implementación de la gestión documental

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Ponderación relativa de las alternativas

VCGLock 0,54Alfresco 0,23Docflow 0,16Nuxeo 0,08

Inserción en el mercado

Inserción en el mercado

nacional

VCGLock

Docflow

Nuxeo

Alfresco

0,16

0,08

0,23

0,54

Page 45: ACL  | Implementación de la gestión documental

Page 45

Ponderación relativa de las alternativas

Alfresco 0,35Nuxeo 0,35

Docflow 0,18VCGLock 0,13

Interfaz de usuario

Interfaz de usuario

VCGLock

Docflow

Nuxeo

Alfresco

0,18

0,35

0,35

0,13

Page 46: ACL  | Implementación de la gestión documental

Page 46

Ponderación relativa de las alternativas

Alfresco 0,41Nuxeo 0,41

Docflow 0,12VCGLock 0,07

Compatibilidad

Compatibilidad

VCGLock

Docflow

Nuxeo

Alfresco

0,12

0,41

0,41

0,07

Page 47: ACL  | Implementación de la gestión documental

Page 47

Ponderación relativa de las alternativas

VCGLock 0,57Docflow 0,27Alfresco 0,08Nuxeo 0,08

Soporte técnico

SoporteTécnico

VCGLock

Docflow

Nuxeo

Alfresco

0,27

0,08

0,08

0,57

Page 48: ACL  | Implementación de la gestión documental

Page 48

Ponderación relativa de las alternativas

Docflow 0,62VCGLock 0,21Alfresco 0,09Nuxeo 0,09

Tiempo de implementación

Tiempos de implementación

VCGLock

Docflow

Nuxeo

Alfresco

0,62

0,09

0,09

0,21

Page 49: ACL  | Implementación de la gestión documental

Page 49

Ponderación relativa de las alternativas

VCGLock 0,57Alfresco 0,18Nuxeo 0,18

Docflow 0,06

Nivel de Solución

Nivel de la solución

VCGLock

Docflow

Nuxeo

Alfresco

0,06

0,18

0,18

0,57

Page 50: ACL  | Implementación de la gestión documental

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Solución de las alternativas

Requerimientode hardware

Inserción enel mercado nacional

Tiempo de

implementación

Interfaz de

usuario

Soportetécnico

Compatibilidad

GestorDocumental

CostosNivel de solución

Alfresco

0,03 0,23 0,10 0,05 0,11 0,04 0,14 0,30

0,520,230,090,350,080,410,210,18

Page 51: ACL  | Implementación de la gestión documental

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Solución de las alternativas

Alfresco 0,33Nuxeo 0,24

Docflow 0,24VCGLock 0,19

Solución ACL

Page 52: ACL  | Implementación de la gestión documental

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¿Preguntas?…Muchas Gracias

ww.acl.clValparaíso , Pudeto 351 Oficina 16 5to piso · Fono (32) 2541100 · Fax (32) 2541107

Viña del Mar 8 norte 310, of 15 · Fono (32) 2541170 · Fax (32) 2541173Providencia-Santiago, Coyancura 2241, Oficina 112 · Fono(2) 5971710 · ax(2) 5971711

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