Acrobat Professional - globalplanet.wikispaces.comProfessional+8.pdf · CAMP OS DE TEXTO ......

Acrobat Professional

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ÍNDICE

1. CARACTERÍSTICAS DE ACROBAT ............................................................................ 1 CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PDF ................................................................ 2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE ACROBAT ............................................................. 2 USO Y PERSONALIZACIÓN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS ............................... 4 HERRAMIENTAS OCULTAS ........................................................................................ 4 PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS ......................................................... 4 LOS PANELES DE NAVEGACIÓN ................................................................................ 5 EL PANEL DE DOCUMENTO ....................................................................................... 6 AMPLIAR Y REDUCIR LA VISTA DE UN DOCUMENTO ................................................ 6 ZOOM ........................................................................................................................ 6 MODO DE PRESENTACIÓN DE LAS PÁGINAS ............................................................ 7 ROTACIÓN DE PÁGINAS ............................................................................................ 8 2. CREACIÓN DE DOCUMENTOS PDF ......................................................................... 9 ARCHIVOS COMPATIBLES CON PDF ........................................................................ 15 3. NAVEGACIÓN POR DOCUMENTOS PDF ............................................................... 16 DESPLAZAMIENTO POR LAS PÁGINAS .................................................................... 16 NAVEGACIÓN CON LOS PANELES DE NAVEGACIÓN ............................................... 16 MARCADORES ......................................................................................................... 17 PÁGINAS .................................................................................................................. 18 CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE PÁGINAS ................................................................. 19 SELECCIONAR MINIATURAS .................................................................................... 19 MOVER UNA MINIATURA(S) DE UNA POSICIÓN A OTRA ........................................ 19 CREAR UNA COPIA DE UNA MINIATURA(S) ............................................................ 19 ELIMINAR UNA MINIATURA(S) ............................................................................... 19 IMPRIMIR UNA PÁGINA(S) CON LA HERRAMIENTA DE MINIATURAS ...................................................................................................... 19 DESPLAZAMIENTO CON PÁGINAS ........................................................................... 20 MODIFICAR EL ORDEN DE LAS PÁGINAS ................................................................. 20 INSERTAR Y ELIMINAR PÁGINAS ............................................................................. 20 REEMPLAZAR Y EXTRAER PÁGINAS ......................................................................... 21 RECORTAR PÁGINAS ............................................................................................... 22 ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA ........................................................................... 23 AÑADIR FONDOS ..................................................................................................... 25 AÑADIR MARCAS DE AGUA ..................................................................................... 25 VÍNCULOS O ENLACES ............................................................................................. 26 CREACIÓN Y EDICIÓN DE VÍNCULOS WEB .............................................................. 27 ARTÍCULOS .............................................................................................................. 28 DEFINICIÓN DE ARTÍCULOS ..................................................................................... 28 DESPLAZAMIENTO CON ARTÍCULOS ....................................................................... 29 EDICIÓN Y ELIMINACIÓN DE ARTÍCULOS ................................................................ 30 MOVER O CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN CUADRO DE ARTÍCULO .......................... 30 DESTINOS ................................................................................................................ 30


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CREAR Y NOMBRAR UN DESTINO ........................................................................... 30 DESPLAZAMIENTO CON DESTINOS ......................................................................... 31 MOSTRAR Y ORDENAR LA LISTA DE DESTINOS ....................................................... 31 ELIMINAR UN DESTINO ........................................................................................... 31 4. TRABAJAR CON DOCUMENTOS PDF .................................................................... 32 EDITAR TEXTO ......................................................................................................... 32 INSERTAR CARACTERES ESPECIALES ....................................................................... 32 CAMBIAR ATRIBUTOS DE TEXTO ............................................................................. 32 RETOCAR OBJETO ................................................................................................... 33 DESPLAZAR Y ELIMINAR OBJETOS .......................................................................... 33 CAMBIAR LAS PROPIEDADES DE OBJETO................................................................ 34 EDITAR IMÁGENES .................................................................................................. 34 COPIA DE TEXTO Y GRÁFICOS DE ARCHIVOS PDF A OTRAS APLICACIONES .......................................................................................... 34 COPIAR TODO EL TEXTO DE UN ARCHIVO PDF CON EL COMANDO GUARDAR COMO .................................................................... 35 CREAR UN ARCHIVO DE IMAGEN PARA CADA PÁGINA DE UN ARCHIVO PDF ....................................................................... 35 EXTRAER GRÁFICOS DE UN ARCHIVO PDF CON EL COMANDO EXPORTAR ....................................................................................... 36 COPIA DE TEXTO A OTRAS APLICACIONES CON LA HERRAMIENTA SELECCIONAR .................................................................... 36 CAMBIAR LA NUMERACIÓN DE PÁGINAS ............................................................... 36 COMPARACIÓN DE DOS DOCUMENTOS PDF .......................................................... 37 INSERTAR VÍDEOS Y SONIDO .................................................................................. 38 5. BÚSQUEDA Y ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN .......................................... 41 BÚSQUEDAS RÁPIDAS ............................................................................................. 41 BÚSQUEDA AVANZADA........................................................................................... 41 ÍNDICES ................................................................................................................... 42 CREAR UN ÍNDICE .................................................................................................... 43 BÚSQUEDA EN ÍNDICES........................................................................................... 44 ORGANIZER ............................................................................................................. 44 CREAR COLECCIONES .............................................................................................. 45 6. SEGURIDAD Y FIRMA DIGITAL ............................................................................. 46 PROTECCIÓN DE UN DOCUMENTO CONCONTRASEÑA .......................................... 46 DESPROTEGER UN DOCUMENTO ........................................................................... 48 PROTECCIÓN CON CERTIFICADO ............................................................................ 48 ID DIGITALES ........................................................................................................... 51 CREAR UN ID DIGITAL ............................................................................................. 52 ENVIAR A OTROS NUESTRO CERTIFICADO .............................................................. 52 OBTENER CERTIFICADOS DE OTROS USUARIOS ..................................................... 53 ELIMINAR UN ID DIGITAL ........................................................................................ 53 NORMATIVAS DE SEGURIDAD ................................................................................ 53


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CREAR UNA NORMATIVA DE SEGURIDAD .............................................................. 54 FIRMA DIGITAL ........................................................................................................ 56 AGREGAR UNA FIRMA DIGITAL ............................................................................... 56 VER LA FIRMA DE UN DOCUMENTO ....................................................................... 58 BORRAR UNA FIRMA ............................................................................................... 58 CREAR EL ASPECTO DE LA FIRMA............................................................................ 58 DIGITALIZAR UNA FIRMA O IMAGEN ...................................................................... 59 7. FORMULARIOS (I) ............................................................................................... 60 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 60 CREACIÓN DE FORMULARIOS ................................................................................. 60 CREAR UN FORMULARIO A PARTIR DE UN DOCUMENTO EXISTENTE O DESDE LA APLICACIÓN DE ACROBAT ................... 61 CAMPOS DE TEXTO ................................................................................................. 62 CUADROS COMBINADOS Y LISTAS .......................................................................... 64 BOTONES DE OPCIÓN Y CASILLAS DE VERIFICACIÓN .............................................. 66 BOTONES DE ENVÍO DE FORMULARIO ................................................................... 67 CONFIGURAR LA ACCIÓN DE ENVIAR FORMULARIO .............................................. 69 DISTRIBUIR FORMULARIOS ..................................................................................... 70 DISTRIBUIR FORMULARIOS POR CORREO ELECTRÓNICO ....................................... 70 EXPORTAR E IMPORTAR DATOS DE FORMULARIO ................................................. 74 OTRAS OPCIONES DE ENVÍO DE FORMULARIO ...................................................... 75 CREAR MÚLTIPLES CAMPOS ................................................................................... 75 8. FORMULARIOS (II) .............................................................................................. 76 CREACIÓN DE FORMULARIOS CON ADOBE LIVECYCLE DESIGNER .................................................................................. 76 CREAR UN FORMULARIO CON LIVECYCLE DESIGNER DESDE ACROBAT ..................................................................................................... 77 CREAR UN FORMULARIO CON LA APLICACIÓN DE ADOBE LIVECYCLE DESIGNER .................................................. 79 CREAR UN FORMULARIO A PARTIR DE UNA HOJA VACÍA ...................................... 80 INTERFAZ DE LIVECYCLE DESIGNER ........................................................................ 81 LA VENTANA BIBLIOTECA ........................................................................................ 82 DISEÑO DE UN FORMULARIO ................................................................................. 82 INSERTAR CAMPOS DE FORMULARIO .................................................................... 84 CAMPOS DE TEXTO ................................................................................................. 85 OTROS CAMPOS DE FORMULARIO ......................................................................... 86 BOTONES DE RADIO Y CASILLAS DE VERIFICACIÓN ................................................ 86 LISTA DESPLEGABLE Y CUADROS DE LISTA ............................................................. 87 CAMPOS DE CONTRASEÑA ..................................................................................... 87 ELEMENTOS PERSONALIZADOS .............................................................................. 87 CÓDIGOS DE BARRAS .............................................................................................. 88 BOTONES DE ENVÍO ................................................................................................ 89 PUBLICAR EL FORMULARIO .................................................................................... 89 PLANTILLAS DE FORMULARIOS ............................................................................... 90


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9. COMENTARIOS Y REVISIÓN ................................................................................ 91 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 91 INSERTAR NOTAS .................................................................................................... 91 COMENTARIOS SOBRE EDICIONES DE TEXTO ......................................................... 93 EDICIONES SOBRE TEXTO SELECCIONADO ............................................................. 93 SELLOS ..................................................................................................................... 95 MARCAS DE DIBUJO ................................................................................................ 96 ADJUNTAR ARCHIVOS Y SONIDOS .......................................................................... 97 ADJUNTAR ARCHIVOS ............................................................................................. 97 GRABAR NOTAS DE SONIDO ................................................................................... 98 MOSTRAR COMENTARIOS ...................................................................................... 98 PANEL DE COMENTARIOS ....................................................................................... 98 FILTRAR COMENTARIOS .......................................................................................... 99 RESUMIR COMENTARIOS ...................................................................................... 100 REVISIÓN DE DOCUMENTOS PDF ......................................................................... 101 APLICAR CENSURAS AL DOCUMENTO .................................................................. 104 10. OPTIMIZACIÓN DE DOCUMENTOS PDF .............................................................. 105 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 105 OPTIMIZAR EL TAMAÑO DEL ARCHIVO ................................................................ 105 OPCIONES DE ACCESIBILIDAD ............................................................................... 106 COMPROBACIÓN DE LA ACCESIBILIDAD DE UN DOCUMENTO ............................ 107 ETIQUETAR UN DOCUMENTO PDF ....................................................................... 107 LECTURA DE UN DOCUMENTO PDF ACCESIBLE .................................................... 108 PREFERENCIAS DE LECTURA ................................................................................. 108 AÑADIR TEXTO ALTERNATIVO A LAS IMÁGENES .................................................. 109 11. MULTIMEDIA ..................................................................................................... 110 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 110 VISUALIZAR UN DOCUMENTO PDF COMO PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS ..................................................................... 110 AÑADIR CONTROLES VISUALES DE NAVEGACIÓN ................................................ 110 TRANSICIONES ...................................................................................................... 111 INSERTAR BOTONES PERSONALIZADOS ................................................................ 112 ANIMACIONES MULTIMEDIA ................................................................................ 115 12. PDF MAKER. LA IMPRESORA PDF ....................................................................... 119 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 119 PDF MAKER ........................................................................................................... 119 PDF MAKER EN OUTLOOK ..................................................................................... 119 CONFIGURACIÓN DE PDF ...................................................................................... 120 ALMACENAMIENTO AUTOMÁTICO ...................................................................... 121 OPCIONES DE SEGURIDAD .................................................................................... 122 LA IMPRESORA PDF ............................................................................................... 123


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1. CARACTERÍSTICAS DE ACROBAT

Acrobat es el nombre de una de las aplicaciones de Adobe cuya finalidad es la lectura, creación, edición y uso compartido de documentos PDF (Portable Format Document). La versión de Acrobat Professional permite además, crear formularios en los documentos PDF, distribuirlos entre los distintos usuarios y recoger sus resultados. También se pueden crear documentos de formularios PDF en blanco a partir de una aplicación que incorpora Acrobat llamada Adobe Lyfecicle Designer .

Entre otras ventajas, tanto la versión Standard como Professional permiten:

• Crear documentos PDF nuevos a partir de una hoja en blanco (a partir de cero), y la edición de contenido con herramientas de inserción de texto básicas.

• Combinar varios documentos en formato PDF en un solo paquete del que se podrán extraer más tarde los archivos que lo componen tal y como estaban originalmente.

• La barra de herramientas se puede personalizar mostrando solamente los objetos que se deseen.

Adobe Acrobat es una aplicación para el intercambio de documentos en un formato

universal que se emplea para distribuir documentos creados en cualquier plataforma, con cualquier sistema operativo y con cualquier aplicación, siendo uno de los estándares más populares para publicar documentos en Internet.

Los documentos PDF mantienen el formato original de la aplicación en la que fueron creados (gráficos, fuentes, colores, etc..) y son distribuidos no sólo en la web, sino en CD-ROM, en intranets o para su impresión (formato idóneo para la impresión de archivos en la industria de las artes gráficas). Pueden incluir idiomas que utilicen alfabetos distintos del occidental como el japonés compartiendo una misma página.

Acrobat dispone de varias opciones para generar documentos PDF a partir de varias

fuentes y seguidamente poder modificarlos y mejorar su contenido, son las siguientes:

• Distiller: convierte archivos Postscript a archivos PDF de modo automático. • PDF Maker: extensión de Acrobat que se instala en los programas de Microsoft

Office para convertir cualquier documento de Office al formato PDF a través de la ficha (menú) llamada Acrobat (ver figura 1-1) que incluye entre otros botones; Convertir a PDF y Convertir a PDF y enviar por correo electrónico.

• Acrobat Professional: La herramienta principal para generar documentos PDF desde cualquier archivo compatible (archivos de texto, MS. Office, imágenes, páginas Web) y después realizar cambios, generar formularios, comentarios, etc..

• Impresora PDF: El programa instala una impresora virtual llamada Adobe PDF. Si queremos crear un documento PDF , se puede utilizar el comando Imprimir de cualquier aplicación para crear un archivo PDF.

Figura 1-1


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CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PDF - Permiten insertar enlaces dentro de un documento PDF a otras páginas, documentos,

archivos o páginas Web. - Insertar clips de imagen y sonido. - Los textos e imágenes de un documento PDF se pueden extraer en diferentes formatos

para emplearlos en otros programas. - Se puede proteger un documento PDF contra copia, impresión o visualización a los

usuarios que no dispongan de una contraseña o acreditación mediante una firma digital.

- Insertar comentarios , notas o marcas que se pueden compartir y revisar por varios usuarios a través del correo electrónico o un servidor de Internet.

- Certificar la autoría de un documento o sus revisiones mediante una firma digital. - Incluir formularios para que el lector los rellene y devuelva posteriormente su

información a través de una red local o Internet.

Nota: Acrobat Reader es una aplicación gratuita (descarga en www.adobe.es) que no permite generar documentos PDF ni modificar su contenido aunque sí utilizar las herramientas de navegación por el documento que emplea Acrobat Professional o Standard. Acrobat Reader se instala además en el explorador de Internet para facilitar la descarga de documentos PDF en una página Web.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE ACROBAT

Cuando ejecutamos la aplicación de Acrobat vemos inicialmente una ventana llamada

Procedimientos iniciales (ver figura 1-2) que permite acceder directamente a las opciones más comunes. Se puede desactivar esta presentación para futuras sesiones marcando la casilla No mostrar al iniciar.

Figura 1-2


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El área de trabajo de Acrobat se distribuye entre los siguientes elementos:

• La barra de menús: contiene los distintos comandos para ejecutar las distintas acciones del programa. Para activar o desactivar la barra de menús pulsar la tecla de función F9.

• Las barras de herramientas: proporcionan botones para los comandos más

utilizados.

Archivo

Seleccionar Ampliar y Reducir

Navegación de página

Presentación de página Buscar Tareas

Edición avanzada

Barras de herramientas

Panel de documento

Panel de navegación

Menús


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El nombre que reciben las distintas barras de herramientas se puede leer si acercamos el

puntero del ratón al separador (barra vertical) que se encuentra a la izquierda de las mismas. Asimismo si desplazamos el puntero a cada uno de los botones de las barras de herramientas, obtendremos una ayuda o guía que describe su uso.

Para activar o desactivar las barras de herramientas ir al menú Ver>Barras de herramientas

y elegir la barra deseada. Las barras de herramientas se pueden ocultar pulsando la tecla de función F8.

• El panel de documento: visualiza el contenido de los archivos PDF.

• El panel de navegación: facilita las herramientas para desplazarse entre las distintas partes de un mismo documento, dentro del panel de navegación se encuentran las fichas de navegación, como son:

Los marcadores

Páginas

Comentarios Archivos adjuntos

Capas Firmas

Información

Destinos

Orden

Artículos

Árbol modelo

USO Y PERSONALIZACIÓN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS Además de un acceso rápido a las opciones más utilizadas, las barras de herramientas

pueden incluir botones múltiples, cambiar su posición o incluso ser personalizadas. HERRAMIENTAS OCULTAS Algunos botones de las barras aparecen con una flecha, al hacer clic despliegan una serie

de herramientas adicionales que estaban ocultas. En algunas ocasiones cuando se selecciona una de la lista, pasa a ocupar el botón de la barra

PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS Para mostrar u ocultar las barras de herramientas ir al menú Ver>Barras de herramientas y

activar o desactivar la que se desee.


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Si necesitamos precisar qué comandos o botones queremos que aparezcan para cada

barra de herramientas, seleccionar menú Ver>Barras de herramientas>Más herramientas…, se mostrarán las diferentes barras de herramientas de la aplicación para que el usuario marque o desmarque la que precise (ver figura 1-3)

También se pueden mostrar u ocultar barra de herramientas haciendo clic con el botón

derecho del ratón sobre alguna de ellas y seleccionar en el menú contextual la barra de que desee.

Figura 1-3 Para mover las barras de herramientas,

arrastrar el separador para ubicarlas en otra posición o convertirla en una barra flotante, en ese caso veremos la barra de título que describe la misma.

LOS PANELES DE NAVEGACIÓN Las fichas del panel de navegación (página, marcadores, firmas, etc…) se pueden disponer

integradas lateralmente o en forma de ventanas flotantes en el espacio de trabajo al igual que las barras de herramientas.

• Para mostrar/ocultar el panel de navegación completo, utilizar el botón

Mostrar/Ocultar situado en la barra de herramientas. • Para seleccionar una de las fichas del panel hacer clic en el icono correspondiente

dentro del panel de navegación. • Si queremos convertir una ficha del panel en ventana flotante, arrastrar su icono

hacia fuera, si queremos devolverla a su posición original en el panel de navegación, arrastrar su etiqueta hacia el panel. Para cerrar la ventana hacer clic en la cruz de la esquina superior derecha.


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• Cada una de las fichas del panel de navegación dispone de su propio menú de opciones, basta con hacer clic en la ficha con el botón derecho del ratón para ver el menú contextual con las distintas opciones.

EL PANEL DE DOCUMENTO El panel de documento puede mostrar una página completa de un documento PDF, parte

de la misma o varias páginas dependiendo del nivel e ampliación con el que visualicemos las páginas.

AMPLIAR Y REDUCIR LA VISTA DE UN DOCUMENTO

En la barra de herramientas Seleccionar y Ampliar /Reducir , seleccionar y hacer clic

en el área a ampliar o bien el botón . Si queremos delimitar un área concreta, pulsar en el botón y arrastrar para definir un

rectángulo.

Para reducir la vista del documento pulsar el botón . Otros atajos para ampliar o reducir utilizando el ratón o el teclado:

• Si hemos seleccionado la herramienta Ampliar , pulsar la tecla de <<Cntrl>> para convertir en la herramienta Reducir.

• Para seleccionar temporalmente la herramienta Ampliar/Reducir actual, mantener pulsadas las teclas <<Cntrl>> y la barra espaciadora.

• Si pulsamos los botones de ampliar o reducir y la tecla <<Mayúscula>>, al arrastrar hacia arriba o hacia abajo, se aumenta o reduce respectivamente la visualización.

• Si pulsamos la ficha Páginas en el panel de navegación para ver las miniaturas de nuestro documento, veremos un rectángulo en color rojo que es el área acotada de ampliación. Para aumentar o reducir el área, arrastrar con el ratón uno de los vértices del rectángulo.

ZOOM

Para ampliar o reducir la visualización del documento pulsar los botones y o el

triángulo desplegable para indicar un porcentaje de ampliación. El botón Tamaño real (menú Ver>Ampliación/Reducción, muestra todas las opciones de

tamaño) , muestra el documento al 100% aproximadamente el tamaño de la página impresa.

El botón Ajustar a página , hace que toda la página sea visible en la ventana.

El botón Ajustar ancho , muestra el documento de forma que ocupa la totalidad de la pantalla a lo ancho (115%).


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La opción Ajustar visible (menú Ver>Ampliación/Reducción), ajusta la vista de la página

para que los gráficos y el texto ocupen todo el ancho de la ventana. MODO DE PRESENTACIÓN DE LAS PÁGINAS Para visualizar los modos de presentación, seleccionar la barra de herramientas de

Presentación de página, las opciones son:

Una sola página: muestra una página cada vez.

Continua: muestra varias páginas

Continua páginas opuestas: presenta las páginas por pares (como un libro abierto).

Páginas opuestas: muestra las páginas de dos en dos.

Pantalla completa: muestra las páginas del documento ocupando la totalidad de la pantalla y de modo secuencial como si fuese una presentación (menú Ver>Modo pantalla completa). Para desplazarse por las páginas hacer clic con el ratón o pulsar la tecla <<Intro>>. Para salir de la opción pantalla completa pulsar la tecla <<Esc>>.

Al crear un documento PDF se puede especificar que la vista sea por defecto en pantalla

completa, de ese modo se pueden crear presentaciones con avance automático de páginas y transiciones, para ello:

1. Menú Archivo>Propiedades> pestaña Vista inicial, activar la casilla Abrir en modo

Pantalla completa dentro de las opciones de ventana, pulsar el botón Aceptar. 2. Personalizar las opciones en el modo pantalla completa, para ello ir al menú

Edición>Preferencias y seleccionar la categoría Pantalla completa (ver figura 1-4) Figura 1-4


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3. Activar las opciones deseadas, entre otras:

• Avanzar cada: permite el avance automático de página para el intervalo

indicado. • Clic para avanzar una página o clic con el botón derecho para retroceder. • Ir al principio tras última página. • Salir con la tecla <Esc>. • Aspecto de la pantalla para el color de fondo • Cursor del ratón: si está activo , el cursor se muestra en pantalla.

ROTACIÓN DE PÁGINAS Para girar las páginas tenemos varias opciones. Hacer clic en los botones Rotar vista hacia

la derecha o Rotar vista hacia la izquierda de la barra de herramientas de presentación de página.


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2. CREACIÓN DE DOCUMENTOS PDF

Acrobat permite abrir, leer (navegar a través de documentos PDF) y crear documentos

como son:

• Documentos existentes creados en otras aplicaciones • A través de una impresora virtual • Crear documentos en blanco a partir de cero • Combinar varios archivos en uno solo o en un conjunto de archivos PDF

independientes (paquete). • Convertir todo un sitio Web en un documento de varias páginas. • Convertir imágenes automáticamente.

Para crear nuevos documentos PDF a partir de uno o varios archivos PDF o de otras

aplicaciones, pulsar el botón , o en el menú Archivo>Crear PDF, veremos todas las opciones de creación PDF (ver figura 2-1).

Figura 2-1

1) DE ARCHIVO: crea un documento PDF de cualquier archivo compatible (office,

imágenes, archivos de texto, etc..),para ello, indicar la unidad y/o carpeta que contiene el archivo. Si queremos seleccionar varios ficheros, hacer clic en el primero y manteniendo la tecla de <<Control>> pulsada hacer clic en el resto de archivos. El resultado será un único documento PDF.

2) DE VARIOS ARCHIVOS: para combinar distintos archivos con formato compatible a PDF (ver figura 2-2).

Combinar o realizar uno o los siguientes pasos: • Pulsar el icono Agregar archivos e indicar los ficheros deseados de la unidad

correspondiente (archivos compatibles con PDF). • Si queremos agregar una carpeta con todos sus archivos y subcarpetas, pulsar

el icono Agregar carpetas…. • El icono Reutilizar archivos, permite convertir archivos utilizados en alguna

ocasión o recientemente, para agregarlos, pulsar el botón Agregar archivos. • El icono Agregar archivos abiertos, convierte los archivos que tengamos

abiertos o aquellos que seleccionemos, para ello, utilizar la tecla de <Control>.


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Figura 2-2

- Una vez que se ha completado la lista de archivos elegidos para combinar, en la misma ventana de Combinar archivos es posible cambiar el orden en que aparecerán en el documento combinado. Para ello, seleccionar el archivo deseado y pulsar los botones Subir, Bajar o Quitar (para eliminar el archivo).

- En la parte inferior de la ventana elegir el tipo de documento PDF que se va a generar -

dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al documento- en cuanto a calidad y tamaño. Tres opciones:

• Tamaño de archivo más pequeño, ideal para enviar por e-mail, ya que optimiza el tiempo de envío y conserva la calidad.

• Tamaño de archivo predeterminado, opción predeterminada. • Tamaño de archivo más grande, opción recomendada para impresión digital

de alta calidad Podemos utilizar conjuntamente y repetidamente las distintas opciones del cuadro de diálogo Combinar archivos. - Pulsar el botón Siguiente para llevar a cabo la combinación de archivos. En el siguiente

cuadro de diálogo (ver figura 2-3) indicar:

A. Combinar los archivos en un solo archivo PDF O bien

B. Ensamblar los archivos en un paquete PDF para crear archivos PDF independientes.

- Por último, pulsar el botón Crear. La ventana muestra una barra de progreso de

conversión a PDF de los archivos combinados. Una vez finalizada la combinación es posible tener una vista previa del documento PDF resultante, pulsar el botón Guardar para confirmar la combinación y asignar un nombre al archivo PDF y la unidad donde lo almacenaremos.


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Combinar archivos en un solo PDF permite agrupar los archivos seleccionados en un único

documento PDF, con numeración de páginas secuencial. Esta opción es la más recomendable Ensamblar archivos en un paquete PDF, genera un documento PDF por cada archivo de la

lista y crea un documento llamado paquete PDF, cuya extensión es PDF, pero que no une los archivos en forma de páginas de un único documento, si no que solo los empaqueta de manera similar a como se empaquetan los archivos comprimidos .zip o .rar.

Durante el proceso de combinación, es posible ir hacia atrás para ajustar algún detalle

introducido previamente. En algunas ocasiones, como se aprecia en la figura 2-4, el programa nos muestra una advertencia sobre el contenido de algunos archivos que no son compatibles, en ese caso podemos cancelar el asistente o eliminar los archivos conflictivos.

Figura 2-3 3) DESDE PÁGINA WEB: permite descargar páginas Web convirtiéndolas en documentos

PDF dinámicos. Esta opción se puede configurar para limitar el número de páginas que se descarga a partir del URL, o si se convierten también los enlaces que estén disponibles en esa página. Acrobat permite convertir dinámicamente todas las páginas HTML de un sitio Web en un solo documento PDF de una o varias páginas. Un sitio Web se compone de una serie de páginas HTML relacionadas con enlaces, que contienen objetos multimedia, e imágenes.


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Para crear un PDF a partir de página Web, seguir los siguientes pasos: 1).-Hacer clic en el botón Crear PDF y seleccionar Desde página Web… 2).-Veremos el cuadro de diálogo Crear PDF desde página Web (ver figura2-4). 3).- Insertar la siguiente información:

• URL: dirección del sitio Web o página concreta • Cargar solo: indicar el nivel (cada nivel incluye enlaces vinculados

con el nivel anterior). • Cargar todo el sitio: convierte todo un sitio Web con todas las

páginas y sus enlaces (todos los niveles). • Permanecer en la misma ruta: No se descargan páginas que se

hallen fuera de la ruta. • Permanecer en el mismo servidor: Las páginas convertidas estarán

en el mismo dominio o servidor. 4).- Pulsar el botón crear para comenzar la descarga.

Figura 2-4 Consideraciones generales de las descargas de un sitio Web Cuando Acrobat convierte un sitio Web a páginas de un documento PDF hay que indicar

que tamaño fijo se desea para esas páginas y cómo ajustar el contenido HTML a ese formato. Por ello antes de pulsar el botón Crear para efectuar la descarga de un sitio es preciso activar el botón Configuración…

Al pulsar el botón Configuración veremos el cuadro de diálogo Configuración de conversión

de página Web (ver figura 2-5) Figura 2-5


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En la solapa Presentación de página es preciso definir el tamaño de hoja de cada página

del PDF, así como los márgenes y orientación. Marcar la casilla Ajustar contenido al ancho de la página.

Navegación en un documento PDF de página Web Los hipervínculos de la página Web descargada conservan sus enlaces respectivos. Al hacer clic en alguno de estos enlaces se puede elegir entre visualizar el destino en el

navegador o como documento PDF dentro de Acrobat. Por defecto los destinos de los enlaces se muestran en una ventana del navegador pero se

puede hacer clic con el botón derecho del ratón para seleccionar del menú contextual:

• Abrir vínculo Web en explorador, opción predeterminada para visualizarlo en el navegador correspondiente.

• Anexar a documento, convierte la página del enlace a PDF, para ubicarla al final del documento actual.

• Abrir vínculo Web como nuevo documento, convierte la página del enlace a un nuevo documento PDF independiente

4) CREAR UN DOCUMENTO DESDE CERO: permite empezar un PDF a partir de una primera página en blanco. Se utiliza normalmente para realizar portadas de documentos combinados o para generar documentos rápidamente sin tener que recurrir a un procesador de textos.

Para crear un documento en blanco:

1. Seleccionar menú Archivo> Crear PDF>Desde una página en blanco. 2. Veremos una página en blanco además de la barra de herramientas de Nuevo

documento. 3. Escribir el texto deseado utilizando las herramientas para dar formato al

documento. Para Guardar, menú Archivo>Guardar como… y asignar un nombre y unidad de disco.


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5) CREAR UN DOCUMENTO PDF A PARTIR DE UN ESCÁNER: Acrobat permite digitalizar un documento directamente a formato PDF. También es posible convertir a PDF una imagen BMP,JPEG,TIFF, etc.. previamente obtenida mediante un escáner. Si el documento generado tuviese texto, éste puede ser reconocido como tal con la técnica OCR. Pasos para obtener un documento PDF a partir del escáner:

a) Hacer clic en la barra de herramientas de tareas en el botón CrearPDF>Desde el

escáner… b) En el cuadro de diálogo Digitalización de Acrobat (ver figura 2-6) configurar los

siguientes apartados:

Figura 2-6 Entrada

• Escáner ; seleccionar un dispositivo de entrada en la lista desplegable. • Caras; seleccionar si deseamos escanear a ambos lados o sólo los frontales. • Modo de color y resolución; elegir el modo de color y si queremos que Acrobat

reconozca el texto digitalizado, seleccionar una resolución alta (superior a 300 dpi).

Salida • Seleccionar si el destino del documento digitalizado será un documento PDF

nuevo o por el contrario formará parte de una página anexada a otro documento.


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Reconocimiento de texto y metadatos

• Las opciones Hacer susceptible de búsquedas y Hacer accesible permiten que el documento sea reconocido por la técnica OCR (se tratará más adelante en esta sección) que buscará identificar la imagen de los textos y convertirlos como tal.

c) Hacer clic en el botón Digitalizar para iniciar el proceso. d) Una vez digitalizado el documento, éste se muestra en la aplicación de Acrobat. En

caso de que se haya activado el reconocimiento de texto OCR, el aspecto del documento como PDF es el mismo que el original en papel, pero el texto que contiene es sensible a las búsquedas, pudiendo ser copiado y pegado en otras aplicaciones como texto.

Comentario sobre Reconocimiento OCR

Es posible ejecutar el motor de reconocimiento de texto OCR (independientemente de

que el documento se haya obtenido mediante escáner) para separar una imagen que contiene texto. Si la imagen tiene suficiente resolución, las imágenes del texto pueden ser convertidas a texto reconocible o a texto real.

Realizar los siguientes pasos una vez creado el documento PDF a partir de la imagen con

texto: 1. Seleccionar en el menú Documento>Reconocimiento de texto OCR>Reconocer

texto usando OCR… 2. En el cuadro de diálogo Reconocer texto, hacer clic sobre el botón Editar…

para cambiar la configuración del idioma del texto a reconocer, y en el desplegable Estilo de salida PDF, cómo se quiere reconocer el texto:

• Imagen para búsquedas: que preserva la imagen del texto pero que reconoce su significado a la hora de buscar texto en el documento.

• Gráficos y texto con formato: que realmente convierte las imágenes del texto en objetos de texto de PDF con la tipografía más adecuada.

3. Pulsar Aceptar para finalizar. Si el texto tiene la resolución suficiente, éste podrá ser seleccionado con la herramienta de selección de texto y objetos de Acrobat, y se puede copiar y pegar en otra aplicación.

ARCHIVOS COMPATIBLES CON PDF Los tipos de archivos que Acrobat puede transformar en PDF son los siguientes:

• Archivos de Microsoft Office • Archivos de AutoCAD (extensión .dxf o .dwg) • Archivos de imágenes con formato BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF • Archivos de HTML • Archivos PostScript (extensión .ps o .eps) • Archivos de texto (.txt), o texto enriquecido (.rtf), • Documentos de Adobe InDesign (.indd)


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3. NAVEGACIÓN POR DOCUMENTOS PDF

Podemos desplazarnos por documentos PDF de página en página o utilizando estructuras de navegación.

DESPLAZAMIENTO POR LAS PÁGINAS

Para desplazarnos por la página emplear alguno de estos procedimientos:

• Utilizar la mano para desplazarse por una página cuando la vista esté ampliada. Hacer clic y arrastrar en la dirección deseada.

• Para desplazarnos línea a línea, utilizar la tecla del cursor abajo, para retroceder una línea o el cursor arriba para retroceder una línea.

• Para avanzar de página en página: pulsar las teclas de <<AvPág.>> o <<Intro>> para retroceder de página en página utilizar <<RePág>>.

• La barra de desplazamiento vertical nos permite avanzar o retroceder a la página deseada.

• Menú Ver>Ir a>página siguiente o página anterior • Par ir a una página determinada, escribir el nº de página en la barra de

herramientas de navegación de página o las flechas para avanzar de página en página.

• Pulsar las teclas Inicio (botón ) o Fin(botón )para ir a la primera o la última página respectivamente.

NAVEGACIÓN CON LOS PANELES DE NAVEGACIÓN

Para facilitar el desplazamiento a posiciones concretas de los documentos PDF Acrobat nos

proporciona diversas estructuras: Los marcadores de página constituyen una tabla de contenido visual y suelen representar

los capítulos, las secciones y demás elementos de organización de un documento. Las páginas son pequeñas presentaciones preliminares o miniaturas de las páginas de un

documento, Podemos utilizarlas para cambiar las páginas, cambiar la presentación o para ir a otras páginas. Un cuadro de vista en la miniatura indica el área de la página que se muestra actualmente en el panel del documento.


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Los vínculos llevan a determinadas ubicaciones que fija normalmente el autor. Estas ubicaciones pueden estar en el documento actual, en otros archivos o en sitios Web suelen acceder a un título de sección.

Los artículos guían al usuario por un documento. Un artículo suele empezar en una página

y continuar en otra, al igual que los artículos de los periódicos. Cuando se lee un artículo Acrobat lo amplía o lo reduce para que la parte actual del mismo ocupe toda la pantalla.

Los destinos son vínculos que nos llevan a ubicaciones definidas por un usuario, estos

vínculos están asociados a otros documentos

MARCADORES

Un marcador es una referencia o punto exacto de lectura de un documento, basta con hacer un clic en la palabra para ir directamente a su referencia en un glosario, se trata de una tabla de contenido del documento. Se utilizan para crear secciones o capítulos.

Para crear un marcador en un documento: 1. Abrir el panel de navegación de Marcadores (ver

figura 2-1) 2. Navegar por el documento hasta el punto al cual

debe dirigirse el marcador (inicio de un capítulo o párrafo).

3. En el panel de navegación de marcadores, hacer clic

sobre el icono de Nuevo Marcador . 4. En el cuadro de texto Sin título, escribir el nombre

para el nuevo marcador y pulsar la tecla <<Intro>>. Repetir los pasos -2- al -3- para crear otros marcadores.

Otras opciones para crear un marcador: 1. Ir a la página que contiene el nuevo

marcador(ampliar su tamaño, visualización, etc..)

2. Pulsar el botón Seleccionar texto y resaltar el texto que será el nuevo marcador.

• Pulsar en el botón Nuevo marcador para que se cree automáticamente.

O bien • Con el botón derecho del ratón (menú

contextual) seleccionar el comando Agregar marcador.

Figura 2-1


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Para desplazarnos a un marcador:

1. Abrir el panel de navegación de Marcadores. 2. Hacer clic en el marcador correspondiente.

Para eliminar un marcador:

1. Abrir el panel de navegación de Marcadores.

2. Seleccionar el marcador a eliminar y pulsar el botón Eliminar marcadores o la tecla <<Supr>>.

Para cambiar el nombre de un marcador:

3. Abrir el panel de navegación de Marcadores. 4. Hacer doble clic en el marcador a renombrar y sobreescribir el nuevo nombre y

pulsar la tecla <<Intro>>,o bien, con el botón derecho del ratón seleccionar Cambiar nombre.

Los marcadores se pueden anidar de forma jerárquica(por ejemplo, los temas de los

capítulos, los títulos de los capítulos, las secciones, etc..), para contraer u ocultar los distintos

niveles al hacer clic en el signo - , y una vez contraídos, se pueden expandir para mostrar los

distintos niveles pulsando en el signo +. Para crear marcadores anidados (unos dentro de otros):

1. Crear marcadores. 2. Hacer clic en uno de los marcadores creados y arrastrarlo dentro del panel de

marcadores hasta situarlo por encima o por debajo de otro marcador existente (ver figura2-1).

Redireccionar o cambiar el destino de un marcador

1. Abrir el panel de navegación de Marcadores. 2. Seleccionar un marcador y navegar por el documento hasta el nuevo destino.

3. Hacer clic en el panel de navegación de marcadores en Opciones y seleccionar el comando Asignar destino a marcador.

4. Confirmar los cambios.

PÁGINAS (Miniaturas) Son miniaturas en color de todas las páginas del documento a un

tamaño que se puede variar.


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CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE PÁGINAS

Las miniaturas utilizan espacio de archivo extra (aprox. 3 kb. cada una),se crean

dinámicamente al hacer clic en la ficha de la paleta Páginas, en documentos grandes las miniaturas pueden tardar varios segundos en dibujarse. Podemos incrustar las miniaturas en un documento para que no necesiten redibujarse cada vez que se abre la paleta. Más tarde podremos desincrustarlas si es necesario, para ello:

1. Abrir el panel de navegación de Páginas 2. Con el botón derecho del ratón sobre una miniatura (menú contextual), seleccionar el

comando Incrustar todas las miniaturas de página, o bien Quitar miniaturas de páginas incrustadas para desincrustar las páginas.

SELECCIONAR MINIATURAS -Hacer un clic en la primera Miniatura y el resto igual que en el explorador de Windows haciendo uso de la tecla de <Control >. -Si se trata de un rango de Miniaturas seguidas, hacer un clic en la primera y antes de seleccionar la última pulsar la tecla de empezar mayúscula.

MOVER UNA MINIATURA(S) DE UNA POSICIÓN A OTRA -Seleccionar la Miniatura o miniaturas (con la tecla de Control y hacer clic) a mover -Arrastrar a la nueva posición, veremos un cursor que nos indica donde se ubicará

CREAR UNA COPIA DE UNA MINIATURA(S) -Seleccionar la miniatura o miniaturas -Pulsar la tecla de Control (veremos una mano con un símbolo positivo) y arrastrar a la nueva posición

ELIMINAR UNA MINIATURA(S) -Seleccionar la miniatura(s) y pulsar la tecla de <Supr>o botón derecho Eliminar página

IMPRIMIR UNA PÁGINA(S) CON LA HERRAMIENTA DE MINIATURAS -Seleccionar la miniatura(s) y con el botón derecho seleccionar en el menú emergente

Imprimir páginas....o pulsar el botón


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DESPLAZAMIENTO CON PÁGINAS

1. Abrir en el panel de navegación la paleta páginas

2. Veremos las distintas miniaturas de las páginas

(ver figura 2-2). Hacer clic en la página deseada. 3. Si la página actual está ampliada, en la miniatura

aparece un recuadro rojo que representa el área visible, podemos movernos dentro de la página arrastrando el recuadro de la miniatura, basta con colocar el cursor sobre el borde para que adopte la forma de una mano.

4. Es posible a partir de ese recuadro rojo variar el nivel de ampliación del área visible, para ello, hacer clic sobre la esquina inferior derecha del recuadro y arrastrar el cursor para variar el tamaño.

MODIFICAR EL ORDEN DE LAS PÁGINAS

Cuando se combina un archivo PDF a partir de otros archivos, es posible que el orden de las páginas de dichos archivos no corresponda con el orden de aparición, en esos casos, para ordenar el orden de aparición de las páginas:

1- Pulsar en el panel de página para visualizar las

miniaturas. 2- Seleccionar la página que queremos cambiar de

orden y arrastrar a la nueva posición, posteriormente soltar el botón.

Figura 2-2

INSERTAR Y ELIMINAR PÁGINAS Si queremos agregar páginas de otro documento PDF al final de nuestro documento, antes

de una página determinada o al final de todo el documento. Para insertar páginas:

1. En el panel de página, seleccionar la página donde se va a insertar el contenido con el botón derecho del ratón, y elegir el comando Insertar páginas…, o bien menú Documento>Insertar páginas.

2. Indicar la unidad que contiene el archivo(s) con las páginas a insertar (no importa que el archivo no esté convertido a PDF).

3. Indicar en qué posición queremos ubicar la(s) página(s).


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Para eliminar páginas:

• En el panel de página, seleccionar la(s) página(s) que deseamos eliminar y con el

botón derecho del ratón, elegir el comando Eliminar páginas…, o bien, menú Documento>Eliminar páginas.

Siempre que realicemos modificaciones en cualquier documento PDF, es conveniente

guardar los cambios, para ello, ir al menú Archivo y seleccionar el comando Guardar o Guardar como.

REEMPLAZAR Y EXTRAER PÁGINAS Reemplazar sustituye unas páginas por otras y Extraer permite crear nuevos documentos a

partir de algunas páginas de un PDF existente (muy útil si nos interesa editar versiones reducidas de un documento grande). Se podría extraer por ejemplo una tabla de contenidos de un libro electrónico para enviarla por email o publicarla en un sitio Web.

Reemplazar páginas

1. Seleccionar las páginas que deseamos reemplazar, haciendo clic en las miniaturas de página.

2. Hacer clic sobre una de las páginas seleccionadas con el botón derecho del ratón y seleccionar Reemplazar páginas, o bien en el menú Documento>Reemplazar páginas…

3. Seleccionar el archivo que reemplazará las páginas seleccionadas (puede ser un archivo PDF o cualquiera compatible). Sólo se puede seleccionar un único archivo.

Figura 2-3

4. En el cuadro de diálogo Reemplazar páginas configurar en el apartado Original la página(s) que van a ser reemplazadas del documento actual PDF. En el apartado Sustitutorio indicar la página(s) del documento seleccionado que van a reemplazar las páginas del documento original (ver figura 2-3). El número de páginas a sustituir del documento original ha de coincidir con el número de páginas del nuevo documento.


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Extraer páginas Es lo más parecido a la acción de arrancar páginas de un libro y dejarlas aparte. A menudo se descargan documentos PDF desde Internet de los cuales se desea extraer

una página o varias y archivarlas en nuestro equipo. Las páginas que se extraen de un documento pasan a formar parte de un nuevo documento PDF.

Pasos:

1. Seleccionar las páginas que queremos reemplazar, haciendo clic sobre las miniaturas en el panel de navegación de páginas.

2. Hacer clic en una de las páginas con el botó derecho del ratón y elegir Extraer páginas..., o bien, menú Documento>Extraer páginas...

3. En el cuadro de diálogo Extraer páginas (ver figura 2-4), indicar el rango de páginas a extraer (que figurarán en los apartados De: y A:). Si queremos eliminar las páginas extraídas del documento, activar la casilla Eliminar páginas tras la extracción. No se pierden porque éstas pasan a formar parte del documento nuevo con las páginas extraídas. Podemos hacer que cada página extraída se convierta en un nuevo documento PDF. En caso contrario, sólo se creará un nuevo documento con todas las páginas extraídas. Pulsar posteriormente Aceptar, para finalizar la extracción.

Figura 2-4 Una vez extraídas las páginas es conveniente guardarlas en el menú Archivo>Guardar

como... para almacenar las páginas con otro nombre de archivo.

RECORTAR PÁGINAS Recortar una página nos permite reducir su tamaño descartando el contenido que quede

fuera. A veces nos interesa salvar una porción de página de un PDF para añadirla a un nuevo documento a modo de compendio. Para ello hay que recortar parte de una página de un PDF y posteriormente utilizar la herramienta de extraer páginas para combinar dicho recorte en el PDF que mostrará el compendio. Esta herramienta tiene muchas aplicaciones en el mundo de la pre-impresión.

1. Ir a la página que queremos recortar

2. En la barra de herramientas de Edición Avanzada, seleccionar Recortar


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3. Crear un marco de selección con el cursor en forma de cruz sobre el área a

recortar (una vez dibujado se aprecia como un rectángulo de bordes negros). Si se hace clic sobre el interior de dicho cuadro, el cursor cambia a una apariencia de flecha negra y si se hace clic y se arrastra el cursor sobre el área de recorte, se puede desplazar por la página. Si se arrastran cada una de las esquinas del área de recorte, se cambia el tamaño.

4. Una vez definido el área de recorte, hacer doble clic sobre el área interior de dicho recorte. Veremos el cuadro de diálogo de Recortar página (ver figura 2-5), con las opciones disponibles, pulsar Aceptar.

Figura 2-5

Si queremos devolver la apariencia (márgenes) que tenía la página antes de recortar, seleccionar Recortar y pulsar el botón Establecer en cero.

ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Si hemos creado un documento a partir de distintos archivos (documento combinado), es

conveniente añadir encabezados y pies de página que ayuden en su lectura.

1. Seleccionar menú Documento>Encabezado y pie de página>Agregar...


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2. En el cuadro de diálogo Añadir encabezado y pie de página (ver figura 2-6), configurar:

• Fuente: indicar el tipo de letra, estilo y tamaño • Margen: dentro de los márgenes se colocará el texto de los encabezados y

pies de página. • Textos: insertar un texto, nº de página o fecha alineado a la izquierda,

centro o a la derecha para el encabezado y/o pie de página. Podemos aplicar un formato de número o fecha haciendo clic en el enlace Formato de número de página y de fecha.

• Previsualizar: muestra una vista previa de cada página del documento. Para indicar a qué páginas se les aplica el encabezado o pie de página hacer clic en el enlace Opciones de rango de páginas.

Figura 2-6 Para eliminar o modificar el encabezado o pie de página:

• Para eliminar, en el menú Documento>Encabezado y pie de página>Quitar...


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• Para cambiar el encabezado o pie de página por otro, seleccionar menú

Documento>Encabezado y pie de página>Actualizar..., veremos el cuadro de diálogo de la figura 2-6, para editar el encabezado de nuevo.

AÑADIR FONDOS Permite insertar un fondo de color o un logotipo a las páginas (o un rango de ellas). Seleccionar menú Documento>Fondo>agregar/Reemplazar. En el cuadro de diálogo que

aparece, ajustar:

• Origen: seleccionar un color de fondo distinto a las páginas o bien, un archivo de imagen con el botón Examinar...

• Aspecto: indicar si queremos que ocupe todo el ancho de la página y la rotación. En el apartado Opacidad es posible darle un grado de transparencia a la imagen de fondo.

• Posición: insertar una distancia vertical u horizontal respecto de la página. Para modificar o quitar un fondo ya existente proceder de forma idéntica a como se hacía con los encabezados y pies de página, seleccionando las opciones Actualizar o Quitar. AÑADIR MARCAS DE AGUA Se trata de imágenes o texto personalizado que se sitúa por delante o detrás del contenido

en una o varias páginas del documento. La finalidad es la de proteger un contenido contra falsificaciones (ver figura 2-7)

Figura 2-7


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Para insertar una marca de agua:

1. Menú Documento>Marca de agua>Agregar… 2. En el cuadro de diálogo Agregar marca de agua configurar :

• Origen: escribir el texto o seleccionar una archivo de imagen pulsando el botón Examinar..

• Aspecto: definir la opacidad y la inclinación (rotación), además de la ubicación (detrás de la página o encima de la página).

• Posición: para posicionar la marca de agua dentro del papel. 3. Podemos reutilizar una configuración determinada de una marca de agua activando

el botón Guardar configuración, introducir un nombre y Aceptar.

VÍNCULOS O ENLACES Los enlaces permiten la navegación en el documento actual, en otros archivos o en sitios

Web. Existen varios métodos para crear vínculos o enlaces en un documento PDF:

A. Con la herramienta Enlace de la barra de herramientas de Edición avanzada. B. Seleccionando el elemento de enlace con la herramienta Selección de texto e

imágenes y activando el comando crear vínculo del menú contextual.

Con la herramienta enlace

1. Desplazarse por el documento hasta el punto en el que se encuentre el elemento que será interactivo (texto, imagen, etc.)

2. Hacer clic en la herramienta Enlace de la barra de herramientas de Edición Avanzada.

3. Con el cursor en forma de cruz, dibujar un área dentro del documento que será interactiva.

4. Aparece el cuadro de diálogo Crear vínculo (ver figura 2-8)

Figura 2-8


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5. Definir los siguientes parámetros:

• Tipo de vínculo: definir el aspecto gráfico del vínculo (rectángulo visible o invisible), el estilo de línea y el color.

• Estilo de resaltado: mientras se hace clic en el vínculo, éste puede aparecer resaltado con algún efecto visual.

• Vincular acción: seleccionar si queremos ir a una página concreta, abrir un archivo, abrir una página Web o bien vínculo personalizado.

6. Hacer clic en el botón Siguiente. 7. Si hemos seleccionado Ir a vista de página, veremos un mensaje de advertencia que

indica que podemos navegar por el documento hasta localizar el destino deseado, una vez hallado hacer clic en el botón Establecer vínculo.

8. Si seleccionamos la herramienta Mano para movernos por el documento, el vínculo será interactivo y el cursor toma la forma de un dedo al pasar encima. Hacer clic para saltar hasta la página de destino.

9. Si hemos creado un vínculo a un archivo, nos pedirá la unidad y/o carpeta que contiene el fichero. En el caso de una página Web, introducir la dirección URL o copiarla del navegador correspondiente.

10. Para modificar o eliminar un vínculo:

• Seleccionar el botón Enlace y hacer doble clic sobre el vínculo. En la pestaña Aspecto, cambiar las opciones deseadas, y en la pestaña Acciones, seleccionar la acción anterior y pulsar el botón Editar o Eliminar, posteriormente pulsar el botón Agregar… e identificar la acción deseada.

• También se puede eliminar o modificar pulsando en el botón Enlace y posteriormente con el botón derecho del ratón elegir el comando Propiedades… o el comando Edición>Eliminar o la tecla <Supr>.

Con la herramienta Selección de texto e imágenes

1. Seleccionar el texto 2. Con el botón derecho del ratón, elegir el comando Crear vínculo. 3. Definir el tipo de vínculo (pasos -4- a -9- del apartado anterior).

CREACIÓN Y EDICIÓN DE VÍNCULOS WEB

Acrobat permite abrir un sitio de la WWW del mismo modo que abrimos un documento PDF. Cuando hacemos clic en un vínculo Web incrustado en un documento PDF, la página Web vinculada se abre en un explorador Web (si seleccionamos con el botón derecho la opción Abrir vínculo web en Explorador). Sin embargo, si el documento PDF se ha creado descargando páginas Web, al hacer clic en un vínculo la página de destino puede agregarse al documento PDF.


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1. Seleccionar la herramienta Enlace y crear un rectángulo de vínculo. 2. Seleccionar el tipo Rectángulo visible o Rectángulo invisible. Si seleccionamos visible,

definir el aspecto del rectángulo de vínculo. 3. Elegir una opción para el resaltado del vínculo cuando esté seleccionado. 4. Elegir Vínculo Web como tipo de acción y hacer clic en el botón Editar URL 5. Introducir el URL en la forma http://direcciónURL 6. Pulsar botón Aceptar para confirmar el URL .

7. Hacer clic en la herramienta Mano . La herramienta en forma de mano cambia a un dedo índice con un w pequeña cuando está sobre el vínculo. Podemos elegir con el botón derecho del ratón si deseamos anexar el vínculo dentro del documento actual, en un nuevo documento o simplemente abrirlo en un explorador Web.

8. Para editar un vínculo, seleccionar la herramienta vínculo y hacer doble clic en el vínculo a modificar.

9. Introducir los cambios (nuevo URL por ejemplo) y Aceptar.

ARTÍCULOS La función de artículos de Acrobat permite guiar al lector por el material presentado en

varias columnas y en series de páginas, de modo análogo a cómo se organiza el texto en una revista o periódico. Podemos utilizar la herramienta Artículo para crear una serie de rectángulos vinculados que conectan las diversas partes de la pieza y siguen el flujo de texto. Se pueden generar automáticamente hilos de artículos de un archivo de presentación de página al convertirlo a PDF.

Para visualizar los Artículos, seleccionar en el panel de navegación con el botón derecho del

ratón

La paleta Artículos se abre y muestra la estructura de los segmentos del artículo, si no hemos creado segmentos del artículo, la paleta estará vacía.

DEFINICIÓN DE ARTÍCULOS

Un artículo se especifica definiendo una serie de cuadros alrededor del contenido en el orden en el que se leerá. La ruta de acceso de navegación definida para un artículo se denomina hilo del artículo. La herramienta Artículo se utiliza para crear un hilo que conecte los distintos cuadros donde se encuentra el contenido del artículo, unificándolos en un flujo de texto continuo.

http://direccinurl/


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Para definir un artículo:

1. En la barra de herramientas Edición Avanzada, seleccionar la herramienta Artículo El puntero toma la forma de una cruz en la ventana del documento.

2. Arrastrar un marco para definir el primer cuadro del artículo y soltar el botón del ratón

al terminar. Un cuadro de artículo aparece en torno al texto y el puntero cambia al puntero de artículo.

3. Cada cuadro de artículo creado tiene una etiqueta. La etiqueta consta del número del

artículo en el documento PDF y su secuencia dentro del artículo. Por ejemplo, el primer cuadro del primer artículo definido en un documento se etiquetaría 1-1, el segundo cuadro 1-2, etc. Los cuadros del segundo artículo del mismo documento se etiquetarían 2-1,2-2,2-3,etc.

4. Ir a la siguiente parte del documento que queramos incluir en el artículo y dibujar un

marco alrededor del texto. Repetir este paso hasta que hayamos definido todo el artículo. Para mover o cambiar el tamaño de un cuadro de artículo, primero debemos terminar el artículo.

5. Para terminar el artículo, pulsar <Intro>

6. En el cuadro de diálogo Propiedades del artículo (ver figura 2-9), introducir el título,

asunto, autor y palabras clave para describir el artículo y , a continuación hacer clic en Aceptar.

Figura 2-9 DESPLAZAMIENTO CON ARTÍCULOS

1. Abrir el panel de artículos (menú Ver>Paneles de navegación>Artículos) 2. Hacer doble clic en el icono del artículo para empezar a leer el hilo desde el

principio. 3. Seleccionar la herramienta Mano, veremos el cursor con una mano que incluye

una flecha hacia abajo, hacer clic sobre él para desplazarse a la parte siguiente. 4. Para volver a la parte anterior del artículo pulsar las teclas <Mayúscula> e <Intro>. 5. Para ir al principio del artículo, pulsar tecla <Control> y hacer clic. 6. Para salir del artículo pulsar las teclas <Mayúscula> y <Control> mientras hacemos

clic con el ratón.


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Nota: Cuando finalizamos de leer un artículo, en el panel de navegación el icono de flecha

del artículo se sustituye por el icono original de la herramienta artículo EDICIÓN Y ELIMINACIÓN DE ARTÍCULOS Para eliminar un artículo o cuadro de artículo:

1. Seleccionar en el panel de navegación el icono Artículo para mostrar todos los artículos.

2. Para eliminar todo el artículo, seleccionarlo en la paleta Artículos y pulsar la tecla de <Supr>

3. Para eliminar sólo un cuadro de un articulo, seleccionar el cuadro en el documento. En el menú contextual, elegir Eliminar. En el cuadro de diálogo Adobe Acrobat, seleccionar Cuadro. Si seleccionamos Artículo, se elimina todo el artículo.

4. Los restantes artículos o cuadros de artículo se vuelven a renumerar automáticamente.

MOVER O CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN CUADRO DE ARTÍCULO

1. Seleccionar la herramienta Artículo , elegir el cuadro de artículo que deseamos mover o cambiar de tamaño.

2. Para mover, arrastrarlo a la nueva ubicación. 3. Para cambiar el tamaño del cuadro, arrastrar uno de los puntos de las esquinas hasta

obtener el tamaño deseado.

DESTINOS

Los destinos definen rutas de acceso de navegación en un grupo de documentos PDF. Los

destinos funcionan de forma similar a los marcadores, pero se encuentran en su propia ventana y se pueden ordenar. La vinculación con un destino es la opción recomendada al vincular documentos entre ellos porque, a diferencia de los vínculos con una página, los vínculos con un destino no resultan afectados al agregar o eliminar páginas en el documento de destino. En el panel de navegación (menú Ver>Paneles de navegación>Destinos) seleccionar Destinos

CREAR Y NOMBRAR UN DESTINO Pasos: 1. En el panel de navegación, habilitar la paleta Destinos (menú Ver>Paneles de

navegación>Destinos). Pulsar el botón Crear nuevo destino.

2. Poner un nombre al destino y pulsar la tecla <Intro>


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3. Navegar hasta el documento deseado, ampliando la vista, etc.

4. Volver a seleccionar el nombre con el botón derecho y activar la opción Asignar

destino. DESPLAZAMIENTO CON DESTINOS 1. Abrir el panel de Destinos (menú Ver>Paneles de navegación>Destinos) 2. Hacer doble clic en la paleta de Destinos en el destino deseado o con el botón derecho

del ratón sobre el destino que queramos seleccionar la opción Ir a destino. MOSTRAR Y ORDENAR LA LISTA DE DESTINOS 1. Seleccionar menú Ver>Paneles de navegación>Destinos.

2. Hacer clic en la barra Nombre, en la parte superior de la paleta Destinos para ordenar

alfabéticamente los nombres de destino, o bien hacer clic en la barra Página en la parte superior de la paleta Destinos para ordenar los destinos por número de página.

ELIMINAR UN DESTINO

1. Seleccionar menú Ver>Paneles de navegación>Destinos, de esta manera visualizamos todos los destinos

2. Seleccionar el nombre del destino (si son varios con la tecla <Control> y clic) y en la

paleta de Destinos hacer clic en el icono Eliminar o pulsar la tecla <Supr>


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4. TRABAJAR CON DOCUMENTOS PDF

EDITAR TEXTO Cuando creamos un documento PDF, se incrustan las tipografías necesarias para visualizar

correctamente el documento. Esto posibilita que los usuarios que empleen Acrobat Reader puedan ver los textos en sus tipografías correctas aunque no las tengan instaladas en su sistema.

Para editar el texto de un párrafo en un documento PDF:

1. Hacer clic en la herramienta Editar texto en la barra de herramientas de Edición Avanzada.

2. Hacer clic con el cursor sobre el párrafo que deseemos cambiar. 3. En la esquina inferior derecha aparece el mensaje Cargando fuentes del documento (o

del sistema), posteriormente aparece un cursor de edición parpadeante justo en la posición en la que se hizo clic, ya podemos escribir el nuevo texto.

INSERTAR CARACTERES ESPECIALES Para insertar caracteres especiales que no se encuentran presentes en el teclado:

Hacer clic con el botón secundario del ratón para mostrar el menú contextual con las opciones:

• Salto de línea: el texto continua en la siguiente línea • Guión virtual: fuerza una separación por sílabas en ese punto. • Espacio de no separación: inserta un espacio que no se puede romper por

un salto de línea, permitiendo agrupar dos palabras juntas durante todo el texto.

• Guión largo: tipo especial de guión que sirve para realizar incisos.

CAMBIAR ATRIBUTOS DE TEXTO

Además de cambiar el contenido de texto se puede cambiar la tipografía, el color, tamaño, estilo, etc.), para ello:

1. Seleccionar la herramienta Editar texto en la barra de herramientas de Edición Avanzada.

2. Realizar una selección de texto que deseemos cambiar. 3. Con el botón secundario, en el menú contextual, seleccionar la opción Propiedades… 4. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de retocar (ver figura 4-1)en el apartado

Texto. 5. Cambiar los atributos fuente, tamaño de la fuente, espacio entre caracteres (espacio

entre letra y letra), espacio entre palabras, escala horizontal, casillas incrustar y subconjunto, relleno y trazo (colores del texto), ancho de trazo (grosor).

6. Una vez finalizado hacer clic en Aceptar. Para dejar de editar el texto, hacer clic en la herramienta de Selección o en la herramienta Mano.


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Figura 4-1

RETOCAR OBJETO Podemos retocar objetos de cualquier tipo, desplazarlos, moverlos a otra posición, y

copiarlos en otra aplicación entre otras opciones. Si son imágenes se pueden editar (Photoshop) o cambiar la imagen por otra existente.

DESPLAZAR Y ELIMINAR OBJETOS

1. En la barra de herramientas de Edición Avanzada hacer clic en la herramienta

Retocar objeto . 2. Hacer clic en el objeto a retocar. Si se trata de una fotografía aparece con un color

de fondo. Si se trata de un texto queda enmarcada la caja de texto que lo contiene. En caso de un dibujo vectorial queda encuadrada la porción de dibujo seleccionada.

3. Situar el cursor en el interior del objeto seleccionado y posteriormente arrastrar el objeto a otra posición.

4. Si hacemos clic y arrastramos las esquinas del objeto, se cambia su tamaño. 5. Para eliminar un objeto de cualquier tipo, seleccionarlo con la herramienta de

Retocar objeto y pulsar la tecla <Supr> .


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CAMBIAR LAS PROPIEDADES DEL OBJETO Además de la posición y el tamaño, podemos cambiar otras propiedades.

1. Seleccionar la herramienta Retocar objeto y hacer clic con el botón derecho del ratón en el objeto a retocar.

2. En el menú contextual aparecen entre otras opciones: • Copiar, Cortar y Pegar: para copiar o quitar un objeto y pegarla en otra

posición del documento o en otra aplicación compatible con PDF. • Voltear horizontal/verticalmente: refleja el objeto respecto a su eje vertical

u horizontal (también para los objetos de texto). • Rotar hacia la derecha/izquierda: permite girar 90º el objeto en una

dirección u otra.

EDITAR IMÁGENES Para realizar retoques más precisos en imágenes, es preciso emplear otro software como

por ejemplo Adobe Photoshop, en ese sentido Acrobat permite ejecutar un segundo programa para editar imágenes. Para ello es necesario definir las Preferencias en Acrobat:

1. Seleccionar menú Edición>Preferencias. 2. En la lista de categorías elegir Retocar. 3. Hacer clic en el botón Seleccionar editor de imágenes (también se puede indicar el

editor de páginas/objetos ) 4. Buscar y seleccionar el archivo del programa ejecutable para trabajar con las

imágenes (en el caso de Photoshop, en la carpeta Photoshop, seleccionar Photoshop.exe), posteriormente Aceptar.

5. Una vez definida la aplicación de edición de imágenes, basta con hacer clic con el botón secundario del ratón y seleccionar Editar imagen.

COPIA DE TEXTO Y GRÁFICOS DE ARCHIVOS PDF A OTRAS APLICACIONES Utilizar el comando Guardar como para guardar todo el texto de un archivo PDF en

formato enriquecido (RTF) para importarlo a la aplicación de creación deseada. Si los archivos PDF utilizan un PDF etiquetado de Adobe, es posible extraer el texto sin perder el formato. Por ejemplo, podemos guardar páginas de tablas de un archivo PDF para importarlas a una aplicación, como Adobe FrameMaker o Microsoft Word y se conservará el formato de tablas.

También podemos utilizar el comando Guardar como para guardar todas las páginas de un

archivo PDF como formato de imagen. Utilizar el comando Exportar para exportar todas las imágenes de un archivo PDF; cada imagen se guarda en un archivo distinto.

Además, Acrobat ofrece varias herramientas para copiar y pegar pequeñas cantidades de

texto y gráficos de un archivo PDF al Portapapeles.


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También es posible pegar texto de un documento PDF en un comentario o nombre de

marcador. Pasos: -En un documento PDF seleccionar el texto o gráfico y copiarlo al portapapeles. -Una vez que el texto o gráfico se encuentre en el portapapeles, podemos iniciar la otra

aplicación y pegar el texto o gráfico en un archivo (siempre y cuando dicha aplicación admita la incrustación y vinculación de objetos, Object Linking and Embedding, OLE).

Nota : No es posible copiar o exportar texto y gráficos de cualquier archivo PDF si la configuración de seguridad del archivo no permite la copia.

COPIAR TODO EL TEXTO DE UN ARCHIVO PDF CON EL COMANDO GUARDAR COMO

1. Con el archivo PDF abierto, seleccionar menú Archivo>Guardar como

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccionar la ubicación en al que deseemos guardar el archivo, escoger Formato RTF en el menú Guardar como tipo, introducir un nombre para el archivo y pulsar Guardar.

3. Abrir el archivo RTF en la aplicación de destino.

CREAR UN ARCHIVO DE IMAGEN PARA CADA PÁGINA DE UN ARCHIVO PDF

1. Con el archivo PDF abierto, elegir menú Archivo>Guardar como

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccionar la ubicación en al que deseemos guardar el archivo, elegir el tipo de imagen en el menú Guardar como tipo, escoger el formato JPEG, PNG, TIFF o como encapsulado Postcript.

3. Si fuese necesario, hacer un clic en Configuración (se recomienda la configuración

predeterminada) y especificar las opciones necesarias.

4. Pulsar el botón Guardar.

Nota: Cada página del archivo PDF se guarda como un archivo de imagen distinto.


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EXTRAER GRÁFICOS DE UN ARCHIVO PDF CON EL COMANDO EXPORTAR

1. Seleccionar menú Archivo>Exportar>Imagen, o bien en el botón Exportar de la barra de herramientas de Tareas

2. Seleccionar el tipo de imagen: JPEG, PNG o TIFF 3. Utilizar también el botón Exportar para trasladar a otras aplicaciones como Word,

HTML, etc.

COPIA DE TEXTO A OTRAS APLICACIONES CON LA HERRAMIENTA SELECCIONAR

1. También podemos copiar y pegar fragmentos de texto y gráficos de un archivo PDF al Portapapeles, para ello pulsar en la barra de herramientas de Seleccionar y

ampliar/reducir el botón , seleccionar el texto y/o gráfico y posteriormente con el botón derecho del ratón elegir Copiar. Abrir la aplicación de destino y seleccionar Pegar

CAMBIAR LA NUMERACIÓN DE PÁGINAS

En algunos casos, puede que los números de página de un documento no coincidan con los que aparecen bajo las miniaturas y en la barra de estado. Acrobat siempre realiza la numeración con números enteros, empezando por la página 1 para la primera página del documento y así sucesivamente. (ver figura 4-2)

Acrobat permite numerar o cambiar la numeración de las páginas de los documentos de

diversas formas. Podemos especificar un estilo de numeración distinto para diferentes grupos de páginas; por ejemplo, 1,2,3 o i, ii, iii, o a, b, c. También podemos personalizar el sistema de numeración agregando un prefijo, por ejemplo, la numeración del capítulo 1 sería 1-1, 1-2, 1-3,etc..la del capítulo 2 sería 2-1,2-2,2-3, etc..

Figura 4-2


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Pasos: 1. En la paleta de Páginas del panel de navegación, seleccionar Numerar páginas… en el

menú de dicha paleta o seleccionar previamente las miniaturas y con el botón derecho del ratón escoger la opción Numerar páginas...

2. Especificar un rango de páginas (si no hemos escogido previamente las mismas) • Todas para especificar el documento completo • Seleccionadas para especificar las miniaturas seleccionadas en la paleta

Miniaturas, las miniaturas v seleccionadas deben ser contiguas. • De: A: para introducir un rango de páginas.

3. Seleccionar una de las siguientes opciones:

• Comenzar nueva sección para iniciar una nueva secuencia de numeración.

Elegir un estilo en el menú emergente e introducir un número de página de inicio para la sección. Podemos especificar también un prefijo.

• Extender la numeración utilizada en la sección anterior a las páginas seleccionadas para eliminar la numeración asignada actualmente a las páginas seleccionadas. La numeración utilizada en los grupos de páginas anteriores se ampliará para incluir las páginas seleccionadas.

COMPARACIÓN DE DOS DOCUMENTOS PDF

El comando Comparar documentos del menú Avanzadas, compara las páginas de dos documentos, buscando las diferencias más sutiles entre ellos. (ver figura 4-3). Se crea un informe en una nueva ventana que muestra visualmente las diferencias.

Figura 4-3


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Pasos para comparar dos documentos 1. Si hemos abierto un documento PDF, seleccionar menú Avanzadas>Comparar

documentos… 2. En el apartado Con(documento más reciente), pulsar el botón Seleccionar … para

seleccionar el archivo a comparar. 3. Indicar el tipo de comparación (visual o diferencias textuales), el tipo de análisis y el

color que marcará las diferencias de uno u otro documento. 4. Activar los botones informe vertical o consolidado y pulsar Aceptar. 5. El informe creado se muestra en una nueva ventana y comienza con el nombre Acr y la

extensión .TMP, para visualizarlo ir al menú Ventana y seleccionar el documento. 6. En la primera página del informe (dependerá en función del tipo de comparación)se

identifican las principales diferencias de ambos documentos, para ver página a página es preciso desplazar el documento.

Acrobat identifica las diferencias de las formas siguientes:

• Si hay diferencias en los píxeles en las dos páginas, estas diferencias específicas se resaltan en ambas páginas, por ejemplo, cuando hayamos editado o eliminado una palabra o se haya agregado un comentario, o también una marca de tabulación.

• Si no existen diferencias de píxeles pero la información PDF de las páginas es

distinta, se resaltarán totalmente las dos páginas

• Si hemos agregado una página, se empareja con una página en blanco (como ocurre en nuestro ejemplo y que veremos en la ilustración de la siguiente página). Si se ha eliminado una página, se representa con una página en blanco y se empareja con su página correspondiente en el otro documento.

• Si hemos seleccionado diferencias textuales en el apartado Tipo de comparación, Acrobat distingue los distintos tipos de fuentes colores y estilos aplicados.

INSERTAR VÍDEOS Y SONIDO Podemos incluir clips de vídeo y sonido dentro de un documento como apoyo multimedia al

contenido escrito o las imágenes, así como archivos de sonido. VÍDEO

1. En la barra de herramientas de Edición avanzada, hacer clic en la herramienta Clip

de vídeo . 2. Dibujar un área que ocupará el clip de vídeo dentro del documento. 3. En el cuadro de diálogo Agregar película, definir la compatibilidad del archivo con la

versión de Acrobat. (ver figura 4-4).


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4. En el cuadro Ubicación, pulsar el botón Examinar… para insertar el archivo de vídeo

de la unidad y/o carpeta correspondiente. Los formatos de vídeo compatibles son: Quicktime (.mov), vídeo de Windows (.avi), MPEG y Flash(.swf).

5. Activar la casilla Ajustar a proporciones del contenido para que el vídeo se importe en el documento conservando las proporciones originales.

6. Activar la casilla Incrustar contenido en el documento para que no sea necesario adjuntar el archivo de vídeo junto con el PDF y se pueda visualizar correctamente.

Figura 4-4

7. En Configuración de póster seleccionar una opción. Un póster es la imagen estática que representará al vídeo dentro del documento, teniendo en cuenta que el vídeo solo se pone en marcha al hacer clic en el mismo. La opción Recuperar póster de la película, visualiza el primer fotograma. La opción Crear póster a partir de archivo, permite usar una imagen, un PDF o cualquier otro archivo como imagen del vídeo. Pulsar Aceptar para finalizar.

La película insertada se muestra enmarcada en un cuadro rojo con unos delimitadores que

podemos arrastrar para cambiar el tamaño del marco. Para visualizar el vídeo hacer clic con la herramienta Mano.

Para modificar las propiedades del vídeo, activar la herramienta Seleccionar objetos de la barra de herramientas de Edición avanzada y con el botón secundario elegir Propiedades, o

hacer doble clic en el botón de vídeo . Para eliminar el vídeo, seleccionar el botón de vídeo, hacer clic en el fotograma y

posteriormente pulsar la tecla <Supr>.


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SONIDO Para agregar un sonido a un documento:

1. En la barra de herramientas de Edición avanzada hacer clic en el botón Sonido . 2. Con el cursor en forma de cruz, dibujar un área dentro del documento 3. En el cuadro e diálogo Agregar sonido, , definir la compatibilidad del archivo con la

versión de Acrobat. 4. En el cuadro Ubicación, pulsar el botón Examinar… para insertar el archivo de

sonido de la unidad y/o carpeta correspondiente. Los formatos más habituales son los de MP3, MP4, .WAV.

5. Activar la casilla Incrustar contenido en el documento para que no sea necesario adjuntar el archivo de sonido junto con el PDF y se pueda visualizar correctamente.

6. En Configuración de póster, seleccionar una opción para el póster del documento. Las opciones son: No utilizar póster o Crear póster a partir de archivo que permite usar una imagen, un PDF o cualquier otro archivo como imagen del vídeo. Pulsar Aceptar para finalizar.

Para escuchar el sonido hacer clic en el póster del mismo con la herramienta Mano. Si queremos modificar las propiedades del sonido, activar la herramienta Seleccionar

objetos de la barra de herramientas de Edición avanzada y con el botón secundario elegir

Propiedades, o hacer doble clic en el botón de vídeo . Para eliminar el sonido, seleccionar el botón de vídeo, hacer clic en el fotograma y

posteriormente pulsar la tecla <Supr>.


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5. BÚSQUEDA Y ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

BÚSQUEDAS RÁPIDAS

Acrobat dispone de herramientas de búsqueda rápida para localizar un dato entre miles de documentos. La aplicación Organizer permite crear colecciones de documentos con una misma temática.

Para búsquedas rápidas de términos en un mismo documento (incluidos los formularios),

utilizaremos la barra de herramientas Buscar (menú Ver>barras de herramientas>Buscar), que

incluye un cuadro de texto para escribir términos de búsqueda 1. Hacer clic en el cuadro de texto de la barra de

herramientas de Buscar o pulsar menú Edición>Búsqueda (simple). (ver figura 5-1).

2. La búsqueda se puede realizar en el documento actual o todos los documentos que contiene la unidad y/o carpeta que especifiquemos.

3. Escribir la palabra o el texto a localizar en el apartado ¿Qué palabra o frase desea buscar? y pulsar la tecla <Intro>.

4. Una vez localizada la palabra se mostrará la página que lo contiene. Si hubiese varias coincidencias, se

muestran los botones para saltar al siguiente término.

Figura 5-1 BÚSQUEDA AVANZADA

1. Las opciones de búsqueda avanzada en el menú Edición>Búsqueda avanzada, o bien en el desplegable de Buscar> Abrir búsqueda completa en Acrobat, nos admiten:

• Palabras completas: Busca sólo las palabras que coincidan con la que se ha introducido.

• Coinc. Mayúsculas/minúsculas: Buscará solo las palabras yal como las hayamos escrito, es decir sólo en mayúsculas o sólo en minúsculas.

• Incluir marcadores, si queremos que se incluyan los marcadores en la búsqueda

• Incluir comentarios, si queremos que se incluyan los comentarios en la búsqueda.


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Si pulsamos en el enlace Usar opciones de búsqueda avanzada (ver figura 5-1) es posible activar las siguientes opciones (ver figura 5-2):

• Mostrar resultados que contengan: se puede elegir entre las opciones Buscar palabras o frases exactas (sólo si en el documento aparece exactamente la frase), o Buscar cualquiera de las palabras (cualquier resultado que contenga una de las palabras de la frase).

• Buscar en: se puede escoger entre buscar en el PDF actual o en cualquier documento que se halle dentro de cualquiera de los destinos que se muestran, o en una unidad y/o carpeta si seleccionamos Buscar ubicación…

• Etimología: considera resultados de la búsqueda palabras cuya raíz sea la misma que la palabra del término de búsqueda.

• Incluir datos adjuntos: la búsqueda se extiende al contenido de datos adjuntos que contengan texto legible por Acrobat.

2. Si hemos indicado una carpeta o unidad donde realizar la búsqueda, podemos

añadir criterios adicionales como pueden ser la fecha de creación, título, autor, etc.

3. Una vez definidos los criterios de búsqueda pulsar el botón Buscar. Los resultados de la búsqueda aparecen agrupados por documentos donde se han encontrado coincidencias, pulsar en el signo + para desplegar todas las búsquedas en cada documento.

4. Hacer clic en cualquiera de las entradas para abrir el documento PDF donde se halla la ocurrencia. Es posible ordenarlos con el desplegable Ordenar por. Las opciones son:

• Orden de relevancia • Fecha de modificación • Nombre de archivo • Ubicación

Figura 5-2 ÍNDICES Con objeto de acelerar las búsquedas en un gran

número de documentos se precisa crear un índice. Un índice es un archivo que guarda por separado las localizaciones de cada palabra en cada documento.

Se trata de una guía que analiza los archivos PDF de

una ubicación una sola vez. La próxima vez que se realice una búsqueda en esa

misma ubicación, consultará el archivo índice en lugar de volver a analizar documento por documento cada vez.


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CREAR UN ÍNDICE

Para crear un archivo de índice, seguir los siguientes pasos:

1. Menú Avanzadas>Proceso de Documentos>índice completo de texto por catálogo. 2. En la ventana de Catálogo hacer clic en el botón Nuevo Índice. 3. En la ventana Nueva definición de índice (ver figura 5-3), escribir un nombre para el

índice en el Título del índice y una descripción (opcional). Figura 5-3

4. En el apartado Incluir estos directorios hacer clic en el botón Agregar… para seleccionar la ubicación donde se deben analizar los documentos PDF.

5. En el apartado excluir estos subdirectorios, seleccionar las carpetas que no han de ser analizadas porque no contienen documentos PDF de interés para el índice.

6. Por último hacer clic en el botón Generar. Veremos un cuadro de diálogo para guardar el archivo de índice (.pdx) en la unidad y/o carpeta deseada, pulsar el botón Guardar. El archivo PDX será utilizado posteriormente en la ventana Buscar El proceso de generación de un índice dependerá del número de documentos a analizar y la cantidad de texto de cada documento. Una vez creado el índice pulsar el botón Cerrar.

Para modificar un índice creado, seleccionar menú Avanzadas>Proceso de Documentos>índice completo de texto por catálogo, pulsar el botón Abrir índice y localizar el archivo de índice. Posteriormente agregar o quitar los directorios de búsqueda y pulsar el botón Volver a generar.


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BÚSQUEDAS EN ÍNDICES Una vez creado un índice, para buscar dentro de él, seguir estos pasos:

1. En el menú Edición>Búsqueda (avanzada), o bien en el desplegable de la barra de herramientas de Buscar>Abrir búsqueda completa de Acrobat…, seleccionar el enlace Usar opciones de búsqueda avanzadas.

2. En el desplegable Buscar en…seleccionar la opción Seleccionar índice… y hacer clic en el botón Agregar.

3. Buscar el archivo PDX del índice creado y hacer clic sobre el botón Seleccionar. Podemos desactivar los índices que se han guardado anteriormente y pulsar el botón Aceptar.

4. Por último, escribir el texto que queremos buscar en el apartado ¿Qué palabra o frase desea buscar? y pulsar el botón Buscar. las búsquedas serán más rápidas.

ORGANIZER

Es una aplicación que permite organizar documentos PDF de ubicaciones dispersas en colecciones, favoritos, etc.

Para abrir la aplicación ir al menú Archivo>Organizer>Abrir organizer. (ver figura 5-4)

Figura 5-4

Listado de documentos

Ubicaciones documentos

Vista previa


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La ventana de Organizer está dividida en tres columnas:

• Ubicaciones: en el lado izquierdo, está dividida en tres partes: o Historial.- Muestra iconos en forma de carpetas con el historial de

documentos PDF abiertos recientemente, clasificados en el tiempo. o Discos duros y favoritos.-Muestra el árbol de directorios de los distintos discos

de nuestro equipo y de ubicaciones favoritas. o Colecciones.-permite agrupar documentos en colecciones por temas.

• Listado de documentos: en el centro, muestra una lista de los documentos de cada ubicación e información sobre ellos. Se pueden seleccionar varios documentos con la tecla <Control> para obtener su vista previa

• Vista previa: al lado derecho, muestra las miniaturas de las páginas del documento seleccionado.

CREAR COLECCIONES Para crear una nueva colección que guarde una serie de documentos PDF:

1. En la aplicación de Organizer, hacer clic en el icono Nueva Colección situado en la parte inferior izquierda de la ventana.

2. Localizar en las distintas unidades de nuestro equipo los documentos PDF que deseemos añadir a la colección, en la columna listado. Se pueden seleccionar varios documentos a la vez con la tecla <Mayúscula> o la tecla <Control>.

3. Arrastrar las miniaturas de cada PDF del listado sobre el icono de nueva colección, o bien, con el botón derecho del ratón seleccionar Agregar a una colección e indicar el nombre de la colección.

Una vez creada la colección, bastará con hacer clic sobre el icono que representa la

colección para visualizar solamente aquellos documentos que pertenezcan a dicha colección. Dentro del listado de documentos, al hacer clic sobre cualquiera de ellos, en la parte

derecha se visualizan las miniaturas con las páginas de los documentos, si hacemos doble clic sobre cada una de estas páginas se abrirá la página del documento seleccionado.

En la parte inferior de la vista previa podemos ampliar o reducir el zoom de visualización. Otras tareas que permite Organizer son:

• Combinar archivos: seleccionar varios documentos desde el listado de documentos (en el centro), y hacer clic sobre el botón Combianar archivos para iniciar el proceso de combinación.

• Imprimir: seleccionar uno o varios documentos del listado y hacer clic en el botón Imprimir.

• Correo electrónico: seleccionar uno o varios documentos del listado y hacer clic sobre el botón de Correo electrónico para crear automáticamente un nuevo mensaje de correo .


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6. SEGURIDAD Y FIRMA DIGITAL

A veces se hace preciso controlar la seguridad de los contenidos de los documentos, de tal

manera que se impida su visualización, modificación o impresión, o bien certificar quién es el autor de un documento o de un comentario a un documento revisado.

La aplicación de Acrobat dispone de herramientas para proteger un documento para que

solamente pueda ser modificado si se conoce una contraseña o se posee una firma digital que demuestre la identidad del receptor del documento.

PROTECCIÓN DE UN DOCUMENTO CON CONTRASEÑA

1. En la barra de herramientas de Tarea hacer clic en el icono y en el menú emergente, seleccionar Mostrar propiedades de seguridad (ver figura 6-1), o bien en el menú Archivo>Propiedades…

Figura 6-1

PROTEGER CON CONTRASEÑA

• Contraseña de apertura del documento

• Permiso con contraseña para cambiar configuración del documento

PROTEGER CON CERTIFICADO • ID digital


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2. Dentro del cuadro de diálogo Propiedades del documento vemos el resumen de las

restricciones del documento, con un listado de todo lo que está permitido. 3. En el desplegable Sistema de seguridad, seleccionar Seguridad mediante contraseña. 4. En el cuadro de diálogo Seguridad mediante contraseña (ver figura 6-2), configurar los

parámetros: • Compatibilidad: seleccionar la versión de Acrobat (es aconsejable la versión

más reciente) • Solicitar una contraseña para abrir el documento: marcar la casilla para

proteger la apertura del documento, se activará el cuadro de texto que solicita la contraseña para abrir el documento.

• Permisos: marcar la casilla Restringir la edición e impresión del documento si deseamos que sea necesaria una contraseña para modificar el PDF, posteriormente en el cuadro de texto Cambiar contraseña de permiso escribir una contraseña (distinta de la de apertura). Se pueden insertar ambas contraseñas o una de ellas.

Figura 6-2

Impresión permitida: podemos optar por no permitir la impresión del documento, permitir a baja resolución o a toda la resolución posible.

Cambios permitidos: indicar qué cambios podrá realizar el usuario que pueda desbloquear el documento porque conozca la contraseña. Estos cambios son:

o Ninguno: no se pueden realizar cambios. o Inserción, rotación o eliminación de páginas. o Rellenado de campos de formulario y firma de campos

de firma existentes. o Comentarios, rellenado de campos de formulario y

firma de campos de firma existentes. o Todo menos extraer páginas.


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o Activar copiar texto, imágenes y otros contenidos: si se

activa esta casilla, será posible que los usuarios puedan copiar textos e imágenes del PDF y colocarlos en otras aplicaciones. Desactivar esta casilla(opción recomendada) si no deseamos que los usuarios puedan extraer fácilmente los contenidos de nuestro documento PDF.

5. Para finalizar pulsar Aceptar. Se pedirá confirmar las contraseñas por seguridad, volver a pulsar Aceptar.

Para que los cambios tengan efecto, es preciso guardarlos cambios. DESPROTEGER UN DOCUMENTO Para desproteger un documento del cual se conoce la contraseña de apertura. Seguir uno

de estos pasos: 1. En la barra de herramientas de Tareas, seleccionar Proteger>Quitar seguridad… 2. Escribir la contraseña de permisos y Aceptar, al finalizar el trabajo en nuestro

documento es preciso guardar los cambios. O bien

1. Menú Archivo>Propiedades…, en el apartado Sistema de seguridad, elegir Sin seguridad.

2. Escribir la contraseña y Aceptar, al finalizar el trabajo en nuestro documento es preciso guardar los cambios.

PROTECCIÓN CON CERTIFICADO

Otra forma de proteger un documento consiste en codificarlo para que solamente algunas

identidades que se acrediten como tal mediante el uso de certificados. Un certificado es un archivo que identifica de manera única a un usuario y que se emplea para encriptar el contenido de un documento.

Para proteger un documento PDF mediante certificado, seguir los siguientes pasos:

1. En la barra de herramientas de Tareas, hacer clic en el botón Proteger y seleccionar Mostrar propiedades de seguridad…, o bien en el menú Achivo>Propiedades…

2. En el desplegable Sistema de seguridad, elegir Seguridad mediante certificado. Veremos el cuadro de diálogo Configuración de seguridad mediante certificado. (ver figura 6-3)


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Figura 6-3

3. En el primer paso del asistente hacer clic en el botón Siguiente para aceptar la configuración por defecto.

4. En el siguiente paso del asistente seleccionar los destinatarios con certificado de identidad que podrán ver o modificar el documento (ver figura 6-4). Para ello en la parte derecha de la ventana disponemos de botones que facilitan la localización como son: Buscar..: busca usuarios certificados en los directorios de confianza. Examinar…: para seleccionar los archivos de certificado digital. Los

certificados de usuario son ficheros que se pueden intercambiar. De este modo si deseamos enviar un documento para que solamente un usuario en concreto lo pueda leer, necesitaremos que dicho usuario nos envíe previamente el archivo con su certificado de usuario.

Observación: Si ya tenemos creado un ID digital (ver Crear un ID digital) o disponemos de

los archivos de certificado digital de otros usuarios, se muestran en una ventana para seleccionar los que deseemos.

5. Una vez añadidos los destinatarios certificados para el documento, hacer clic en el

botón Permisos…, para establecer restricciones de edición habituales. Activar la casilla Restringir la impresión y edición del documento.

6. Hacer clic en el botón Siguiente y veremos un resumen de la normativa de seguridad aplicada al documento. Por último pulsar Finalizar.


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Al igual que la protección con contraseña, los cambios en la configuración de seguridad se

aplican cuando se guarda el documento. Cuando se quiera volver a abrir dicho documento Acrobat mostrará la ventana Autenticación de ID digital con los detalles del certificado que es preciso poseer para poder abrir el documento (cada certificado digital va acompañado de una contraseña personal e intransferible para que funcione), para ello es preciso crear un ID digital.

Figura 6-4


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ID DIGITALES Un ID digital es similar a un pasaporte, demuestra la identidad del usuario a las personas e

instituciones con las que se comunica electrónicamente. Un ID digital incluye nuestro nombre y dirección de correo electrónico, el nombre de la empresa que emitió el ID digital, un número de serie y una fecha de caducidad.

Los ID digitales incluyen una clave privada que sólo el usuario debe conocer y una clave

pública (certificado público) para que la comparta. La clave pública bloquea o codifica los datos; la clave privada desbloquea o decodifica dichos datos. Cuando se firman documentos PDF, se utiliza la clave privada para aplicar la firma digital. El certificado que contiene la clave pública y otra información identificativa se distribuye a aquellos que necesitan validar nuestra firma, verificar nuestra identidad o codificar información para nosotros. Sólo la clave privada puede desbloquear información codificada con el certificado.

Para firmar, certificar y aplicar codificación con certificado a documentos PDF, se necesita

un ID digital. Podemos obtener un ID digital de otro proveedor o crear un ID digital con firma personal

(ver Crear un ID digital). Los ID digitales con firma personal pueden resultar adecuados en muchas situaciones. Sin embargo, para demostrar nuestra identidad en la mayoría de las transacciones comerciales podemos necesitar un ID digital de un proveedor externo de confianza, llamado Autoridad de certificados. Puesto que la autoridad de certificados tiene la responsabilidad de verificar nuestra identidad ante otras personas, es conveniente elegir una en la que confíen las principales empresas que realizan negocios a través de Internet.

Se pueden tener varios ID digitales para distintos fines, sobre todo si se firman documentos

con diferentes funciones o utilizando métodos de certificación distintos. Los ID digitales suelen estar protegidos mediante contraseña y se pueden almacenar en un equipo en el formato de archivo PKCS#12, en una tarjeta inteligente o un distintivo de hardware, en el almacén de certificados de Windows o en un servidor de firmas (para los ID de itinerancia). Acrobat incluye un controlador de firmas predeterminado que puede acceder a los ID digitales de cualquiera de las ubicaciones.

Debemos registrar el ID digital de Acrobat si queremos que esté disponible para sus uso.


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CREAR UN ID DIGITAL Cuando se crea un ID digital (similar a un pasaporte o DNI) con firma personal, el archivo

resultante almacena una clave privada codificada, que se utiliza para firmar o decodificar documentos y una clave pública contenida en un certificado, que se utiliza para validar firmas y codificar documentos.

Pasos del asistente para crear un Id digital:

1. Menú Avanzadas>Configuración de seguridad…

2. ID digitales> Agregar ID 3. Seleccionar Crear un ID digital con firma personal para su uso en Acrobat y pulsar

Siguiente. 4. Especificar dónde deseamos almacenar el ID digital (seleccionar Nuevo archivo de

ID digitales PKCS#2) y pulsar Siguiente. 5. Escribir un nombre, una dirección de correo electrónico y otra información

personal para el ID digital. Al certificar o firmar un documento, el nombre aparece en el panel Firmas (panel de navegación) y en el campo de firma.

6. En el apartado Usar ID digital para, elegir si deseamos utilizar el ID digital para firmas, codificación de datos o ambas opciones y pulsar Siguiente.

7. Especificar un nombre y una ubicación para el archivo ID digital, además escribir una contraseña y posteriormente repetir la misma contraseña. Cerrar la ventana al finalizar.

El archivo resultante se guarda en la carpeta Security. Es aconsejable crear una copia de

seguridad del archivo de ID digital. ENVIAR A OTROS NUESTRO CERTIFICADO

1. Menú Avanzadas>Configuración de seguridad 2. Seleccionar ID digitales 3. Verificar que la información de nuestro certificado es correcta, seleccionar el ID

digital que queramos compartir, y a continuación hacer clic en el botón Detalles de

certificado , hacer clic en Aceptar para regresar al cuadro de diálogo Configuración de seguridad.

4. Seleccionar el ID digital y hacer clic en el botón Exportar . 5. Realizar una de las siguientes operaciones:

• Seleccionar Enviar los datos por correo electrónico a alguien y hacer clic Siguiente para enviar el certificado como archivo FDF a otro usuario. Escribir la dirección de correo electrónico hacer clic en el botón de Correo electrónico y Enviar el mensaje de correo con el certificado adjunto.

• Seleccionar Guardar los datos en una archivo y a continuación hacer clic en Siguiente. Elegir un tipo de archivo del menú, especificar el nombre y ubicación del archivo y hacer clic en Guardar. De este modo podremos enviar por correo electrónico el archivo que contiene nuestro certificado en otro momento.


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OBTENER CERTIFICADOS DE OTROS USUARIOS Los certificados que recibimos de otros usuarios se conservan en una lista de identidades

de confianza (similar a una libreta de direcciones) que almacena certificados. Permite validar las firmas de estos usuarios en los documentos recibidos.

Pasos:

1. En el menú Avanzadas>Administrar identidades de confianza. 2. Solicitar contacto. 3. Escribir nuestro nombre, dirección de correo electrónico e información de

contacto. 4. Para que otros usuarios puedan agregar su certificado a la lista de identidades de

confianza, seleccionar Incluir mis certificados. 5. Especificar si deseamos enviar por correo electrónico la solicitud o guardarla como

archivo para enviarla por este medio en otro momento y hacer clic en Siguiente. 6. Seleccionar el archivo de ID digital que deseamos utilizar y hacer clic en Seleccionar. 7. Realizar una de las siguientes operaciones:

• Si aparece el cuadro de diálogo Redactar correo electrónico, escribir el email de la persona a la que deseamos pedir un certificado y hacer clic en Correo electrónico. Enviar el mensaje de correo que aparece con el certificado adjunto en la aplicación de correo predeterminada.

• Si aparece el cuadro de diálogo Exportar datos como, especificar un

nombre y una ubicación para el archivo, hacer clic en Guardar y Aceptar.

ELIMINAR UN ID DIGITAL

1. Menú Avanzadas>Configuración de seguridad. 2. Seleccionar ID digitales y a continuación elegir el ID a eliminar.

3. Hacer clic en el botón y Aceptar.

NORMATIVAS DE SEGURIDAD Debido a que hay varias formas de proteger un documento, así como de administrar

permisos, es posible almacenar un perfil específico de seguridad para poder ser reutilizado en el futuro. Acrobat lo denomina Normativas de seguridad.

1. En la barra de herramientas de Tareas hacer clic en el botón Proteger y seleccionar

Administrar normativas de seguridad. Veremos la ventana de administrar normativas de seguridad (ver figura 6-5)


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Figura 6-5

2. Dentro de la ventana vemos dos directivas básicas, Codificación de certificado y Codificación de contraseña. Para aplicar una normativa de seguridad, hacer clic sobre su respectiva entrada en el listado de normativas y seleccionar el botón Aplicar al documento. Posteriormente se abrirá el correspondiente cuadro de diálogo de aplicación de seguridad mediante certificado.

CREAR UNA NORMATIVA DE SEGURIDAD Si hemos abierto la ventana de Administrar normativas de seguridad (barra de

herramientas de Tareas> Proteger) :

1. Pulsar el botón Nuevo . 2. Se abre el asistente para configurar una nueva normativa (ver figura 6-6) con las

siguientes pasos: • Seleccionar tipo de seguridad: seleccionar la opción de cómo proteger el

documento: mediante contraseña o mediante certificado. • En el segundo paso escribir un nombre para la normativa y una descripción

opcional. • En el tercer paso definir los criterios de seguridad específicos para el tipo

de seguridad. • En el último paso se muestra un resumen de la normativa. Hacer clic en

Finalizar.


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Una vez creada la normativa de seguridad, es posible gestionarla a partir de los botones de

la ventana Administrar normativa de seguridad, como son:

, permite crear una nueva normativa a partir de una ya seleccionada en la lista.

: cambia cualquier característica de la normativa seleccionada en la lista.

: borra la normativa seleccionada de la lista.

: convierte la normativa seleccionada en favorita. Las normativas favoritas aparecen listadas directamente en el menú de opciones que aparece al hacer clic en el botón Proteger.

Figura 6-6


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FIRMA DIGITAL Acrobat permite firmar un documento digitalmente. Si disponemos de una firma digital que

acredite nuestra identidad con validez legal, un documento PDF puede guardarse con esa certificación, acompañada de un motivo de firma. Esto permite acreditar autorías de documentos, revisiones, etc.

La firma puede ser gráfica, con la forma de un sello o campo y en la misma figurará la fecha

y hora de realización, o bien, nuestra propia rúbrica digitalizada con un escáner. AGREGAR UNA FIRMA DIGITAL Existen dos formas de certificar un documento con firma digital: - Firma visible - Firma invisible

Para firmar con una firma visible:

1. En la barra de herramientas de Tareas, hacer clic en la herramienta 2. Seleccionar Colocar firma o Certificar con firma visible (en este caso antes de iniciar

el proceso de colocar la firma aparece un mensaje de advertencia en el que se puede obtener un certificado digital de un proveedor de Adobe). Hacer clic en Aceptar.

3. Dibujar el área de la firma. 4. Veremos la ventana Firmar documento (ver figura 6-7), en la que es posible

seleccionar del desplegable ID digital, un identificador digital (ID) de los que estén disponibles en el sistema (ver Crear un ID digital).

Figura 6-7


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En la parte inferior aparece una vista previa del aspecto de cómo quedará la firma en el documento. Si hacemos clic en la vista previa, obtendremos todos los detalles del certificado seleccionado. En el cuadro Contraseña, escribir la contraseña relacionada con ese certificado digital. 5. Hacer clic en el botón Firmar. 6. Veremos la ventana de Guardar como, para almacenar una copia del documento

PDF certificado, asignar un nombre a la copia y pulsar Guardar. La firma podría tener este aspecto:


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VER LA FIRMA DE UN DOCUMENTO PDF Cuando abrimos un documento firmado en Acrobat o Acrobat Reader es posible ver los

datos de la firma aunque no esté visible dentro de las páginas del documento. Para ello:

1. Hacer clic en el panel de navegación en la paleta de Firmas 2. Aparece toda la información referente a la identidad que ha firmado digitalmente

el documento.

BORRAR UNA FIRMA Para borrar una firma seguir uno de estos pasos:

• En el panel de navegación, si tenemos a la vista la paleta de firmas, seleccionar la firma deseada y con el botón derecho del ratón elegir Borrar firma.

• Hacer clic con el botón derecho del ratón en la firma y seleccionar Borrar firma.

CREAR EL ASPECTO DE LA FIRMA Podemos digitalizar una firma o una imagen mediante un escáner y guardarla como un

archivo de imagen para insertarla posteriormente como firma en un documento PDF. Para ello:

1. En el menú Edición>Preferencias>Seguridad 2. Pulsar el botón Nuevo 3. En el cuadro de diálogo Configurar aspecto de la firma, escribir un Título para el

aspecto de la firma. Cuando se firma un documento, el aspecto de la firma se selecciona por el título, de modo que es aconsejable un título breve.

4. En el apartado Configurar gráfico, elegir la opción Gráfico importado, pulsar seguidamente el botón Archivo…, seleccionar la imagen con el botón Examinar… en Tipo indicar *.JPEG o *.PDF. Pulsar Aceptar para salir .

5. Cuando vayamos a firmar seleccionar : • En el apartado ID digital , un ID de la lista • En el apartado Contraseña, la contraseña para el ID seleccionado • En el apartado Aspecto, el título para el aspecto de la firma (paso -3-) • Introducir los cambios permitidos y pulsar Firmar.


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DIGITALIZAR UNA FIRMA O IMAGEN

1. Menú Documento>Digitalizar a PDF… 2. Indicar el tipo de escáner, las caras, color y resolución. 3. En el apartado Salida, si queremos que se muestre en un nuevo documento( si

vamos a incorporarlo a una firma, se recomienda en un nuevo documento) o anexar al documento actual.

4. Pulsar el botón Digitalizar… 5. Una vez digitalizado la rúbrica o imagen en un nuevo documento, guardarlo con un

nombre en una unidad de disco. 6. Repetir los pasos -1- al -5- de la sección Crear el aspecto de la firma, pero en el

paso -4- seleccionar como tipo *.PDF.


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7. FORMULARIOS (I) INTRODUCCIÓN Adobe Acrobat facilita la creación, cumplimentación y envío de formularios electrónicos en

formato PDF. Podemos diseñar y crear un formulario completamente nuevo, o bien convertir a PDF los ya existentes en papel y formato electrónico y posteriormente agregar campos de formulario PDF.

Crear un formulario PDF a partir de un formulario ya existente permite mantener la

identidad y marca corporativa de la empresa, a la vez que ahorramos el esfuerzo de volver a crear el mismo formulario.

Pueden crearse formularios con cuadros de texto, botones, casillas de verificación, cuadros

combinados, cuadros de lista, botones de radio y campos de firmas. Y si se dispone de los componentes hardware y software adecuados, pueden remitirse los formularios a través de Internet y recopilarse en una base de datos, como si estuviéramos utilizando formularios en HTML.

La versión Professional de Acrobat incluye una aplicación llamada Adobe Lifecycle Designer

para generar documentos PDF de formularios desde cero con herramientas de diseño y maquetación que permiten elaborar complejos formularios y definir su tratamiento y envío de datos a través de asistentes.

En este capítulo que se ha denominado FORMULARIOS (I) trabajaremos con las

herramientas básicas de creación de formularios, en el próximo capítulo –FORMULARIOS(II)- veremos el tratamiento de los formularios con la aplicación Adobe Lifecycle Designer

CREACIÓN DE FORMULARIOS Para crear un formulario se puede partir de:

• Un documento PDF con contenido pero sin campos de formulario • Un documento que contenga un formulario y posteriormente sea escaneado a PDF • Un documento en blanco (partir de cero) • Aplicación Lifecycle Designer

Si disponemos de Lifecycle Designer se puede comenzar seleccionando en el menú

Formularios>Crear nuevo formulario, que mostrará un asistente (ver figura 7-1) para personalizar nuestros formularios con las siguientes opciones:


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Seleccionar una plantilla: se abre Lifecycle Designer y muestra una lista de plantillas de formularios según actividades, solicitudes, etc.. Empezar con un documento electrónico: se selecciona un documento existente compatible con la conversión de PDF (MS Word por ejemplo). Importar datos de una hoja de cálculo: se parte de una hoja de cálculo (Excel, Lotus, etc.) y se utilizan las celdas en blanco como campos de formulario. Digitalizar papel: se parte de un formulario en papel que se escanea y convierte a PDF. También es posible partir de un documento PDF creado a partir de otra aplicación (p.ej. Word), en el cual se hayan previsto espacios para los campos de formulario. Acrobat identifica esos espacios y colocará automáticamente campos de formulario en ellos.

Figura 7-1

CREAR UN FORMULARIO A PARTIR DE UN DOCUMENTO EXISTENTE (WORD O DOCUMENTO ESCANEADO) O DESDE LA APLICACIÓN de ACROBAT 1. Crear un documento:

• En Word, dejando los espacios en blanco que ocuparán los campos y convertirlo a PDF.

• Escanear un documento en blanco (menú Documento>Digitalizar a PDF…) en el que posteriormente se insertarán las etiquetas(enunciados) y los campos del formulario.

• A partir de una hoja en blanco y emplear las herramientas de edición básicas de la barra de herramientas de Nuevo documento (menú Ver>Barras de herramientas>Más herramientas>Nuevo documento) y con ellas crear las etiquetas (enunciados) del formulario, dejando los espacios vacíos para posteriormente colocar los distintos elementos del formulario.


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2. Seleccionar la barra de herramientas de Formulario, en el menú Ver>Barras de herramientas>Formularios. Veremos la barra de herramientas de formulario con los objetos principales para diseñar los campos (ver figura 7-2). Mantener abierta esta barra.

Figura 7-2

3. Trabajar con los distintos objetos del formulario que se describen en la siguiente

sección para crear el formulario.

CAMPOS DE TEXTO Un campo de texto permite introducir texto libre (nombre, apellido, tfno., etc..) o un texto

de varias líneas (comentarios u observaciones), pudiendo combinar caracteres alfabéticos y numéricos. Para crear un campo de texto:

1. Si tenemos abierta la barra de herramientas de formulario hacer clic en el botón 2. Dibujar un recuadro 3. Al finalizar la creación del cuadro de texto aparece el cuadro de diálogo Propiedades

del campo de texto (ver figura 7-3) para definir las características de apariencia del campo.

En el apartado General definir:

• Nombre: cada campo del formulario se identifica con un nombre propio único para poder procesar la información.

• Consejo de herramientas: para visualizar una guía-ayuda aclarando qué debe introducirse en el campo.

• Campo de formulario: un campo puede ser visible, oculto, visible pero imprimible u oculto pero imprimible.

• Sólo lectura: al activar esta casilla, se muestra la información en la casilla pero el usuario no puede acceder al mismo para editarlo.

• Obligatorio: al activar esta casilla, un formulario no podrá ser enviado a no ser que haya introducido información en ese campo.


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Figura 7-3 En el apartado Aspecto, configurar:

• Color de borde y de relleno: definir los colores del contorno del campo y de fondo respectivamente, así como el grosor y estilo de línea.

• Tamaño de fuente: tamaño del texto que se insertará dentro del campo. • Fuente: tipografía del texto. • Color del texto: color para el texto del campo.

En el apartado Opciones, configurar:

• Alineación: alineación dentro del campo. • Valor predeterminado: texto que aparece por defecto en el campo • Multilínea: al activar la casilla permite escribir el texto en varias líneas. • Desplazarse texto largo: si el texto del campo es más largo que su anchura, el

texto sobrante que queda atrás se desplaza hacia la izquierda. • Permitir formato de texto enriquecido: se permite introducir texto en negrita

o cursiva en el campo. • Límite de caracteres: al activar la casilla, limita la longitud del texto a un

número de caracteres.

En el apartado Formato, se define en qué formato aparecerá el texto que el usuario introduce y valida en un campo de texto, se ajusta en el desplegable Seleccionar categoría de formato, con las siguientes opciones:

• Numérica: el texto que se introduce en el campo se considera un número.

Seleccionar esta opción por si necesitamos insertar un cálculo en el formulario. Al activar este formato se muestran las opciones numéricas:

Número de decimales Estilo de separador Símbolo monetario


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• Porcentaje: símbolo de porcentaje. • Fecha: para insertar fechas. Indicar el formato de fecha en Opciones de fecha. • Hora: para insertar horas, minutos y segundos. Indicar el formato de hora en

Opciones de hora. • Especial: permite seleccionar formatos comunes, como códigos postales o

números de la seguridad social.

Al finalizar la definición para cualquiera de estos apartados, pulsar Cerrar. - El campo de texto aparece en forma de un recuadro rojo con el nombre que se le dio

en el centro.

- La posición y el tamaño se pueden modificar con la herramienta Selección (barra de herramientas de Edición Avanzada).

- Si queremos modificar alguna propiedad hacer doble clic sobre el campo deseado para ver de nuevo el cuadro de diálogo Propiedades del campo.

- Si queremos borrar cualquier campo, hacer clic en el campo y pulsar la tecla <Supr>. - Para introducir el texto dentro del campo, hacer clic dentro del mismo con la

herramienta Mano o pulsar el botón de la barra de herramientas de formulario para ver una vista previa.

- Se puede copiar y pegar campos de formulario a lo largo de un documento (normalmente si son del mismo tipo), basta hacer clic en el campo y seleccionar en el menú contextual Edición>Copiar y en el destino Edición>Pegar. Posteriormente y dado que el campo pegado pasará a tener el mismo nombre, hacer doble clic en el campo para modificar entre otras la propiedad Nombre. También se puede copiar un campo seleccionándolo y con la tecla de <Control> presionada, arrastrar hasta la nueva posición.

CUADROS COMBINADOS Y LISTAS En lugar de un texto libre, el valor del campo ha de elegirse de una serie de valores

predefinidos. Si se visualizan todos estos valores se trata de una lista, si aparecen en un desplegable se trata de un cuadro combinado.

Para insertar un cuadro combinado o una lista de valores:

1. En la barra de herramientas de formulario, hacer clic en Cuadro combinado o

Lista 2. Dibujar un recuadro para el cuadro combinado o lista 3. Una vez creado el área de la lista o cuadro combinado, veremos el cuadro de

diálogo Propiedades del cuadro combinad (ver figura 7-4) o Propiedades de la lista(ver figura 7-5). Los apartados de que consta dicho cuadro de diálogo son idénticos a los del campo de texto con excepción del apartado Opciones.


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4. Tanto en el cuadro combinado como en la lista es preciso ajustar en la solapa Opciones, los parámetros:

• Elemento: escribir el texto que aparecerá visible en cada entrada de cuadro combinado o lista.

• Valor de exportación (opcional): cada elemento del cuadro combinado o lista ha de tener un valor asignado. Cuando un formulario se envía, se emplea el nombre dado al campo como variable y sus valor asignado será el texto que se escriba en valor de exportación.

• Después de introducir cada elemento y su valor de exportación, pulsar el botón Agregar para añadir cada elemento a la lista de elementos. Repetir esta acción por cada nuevo elemento. Los botones Arriba o Abajo cambian el orden de aparición de los elementos introducidos.

• La opción Permitir al usuario introducir texto personalizado en un cuadro combinado para agregar un elemento al campo cuando introduzcamos los datos.

• La opción Selección múltiple en las listas, permite al usuario seleccionar más de un elemento de la lista haciendo uso de las teclas <Mayúscula> o <Control>

• La opción Ordenar elementos: ordena la lista por orden alfabético. 5. Hacer clic en Aceptar. Una vez insertado el cuadro combinado o la lista, es posible

abrirlo para seleccionar las opciones con la herramienta Mano . Para modificar

un cuadro combinado o lista, seleccionar la herramienta Selección y hacer doble clic sobre el cuadro combinado o lista

Figura 7-4


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Figura 7-5

BOTONES DE OPCIÓN Y CASILLAS DE VERIFICACIÓN Los botones de opción permiten al usuario elegir entre una serie de opciones, hacer clic en

un botón de opción se excluye el resto de opciones. Si queremos seleccionar múltiples opciones, se emplean las casillas de verificación. Para insertar un botón de opción:

En la barra de herramientas de formulario, hacer clic en Botón de opción o de Casilla

de verificación . Dibujar un recuadro para el área del botón o casilla de verificación. En el cuadro de diálogo que aparece después de crear el área, seleccionar la pestaña

Opciones (ver figura 7-6)y definir las siguientes opciones: • Estilo: Tanto en los botones de opción como las casillas de verificación, se puede

elegir un diseño entre los disponibles. • Valor de exportación: al igual que con las listas, el valor que se envía cuando el

botón o casilla están activados es el que escribimos en esta área. Para que los botones de opción se comporten de forma mutuamente excluyente (al seleccionar una opción se desmarque automáticamente la otra), es preciso que el nombre de todos los botones sea el mismo. Las casillas de verificación permiten ser marcadas de forma simultánea.


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Figura 7-6

BOTONES DE ENVÍO DE FORMULARIO Una vez que se ha rellenado un formulario y cumplimentados los campos, se puede

imprimir y enviar por correo o fax, o bien de forma telemática.

Acrobat dispone de la herramienta Botón dentro de la barra de herramientas de Formularios. A estos botones se les puede asignar la acción de enviar el formulario a un servidor o cualquiera otra acción, como borrar los campos de un formulario (acción de Restablecer).

Para añadir un botón a un formulario:

1. Hacer clic en la herramienta Botón de la barra de herramientas de Formularios. 2. Dibujar un área que delimite el tamaño del botón 3. En el cuadro de diálogo Propiedades del botón(ver figura 7-7), seleccionar la solapa

Opciones y configurar las siguientes opciones: • Diseño: elegir entre Sólo rótulo, texto que describe el botón y que se

escribe en el apartado Rótulo o Sólo icono, el botón será una imagen que podremos insertar al pulsar Seleccionar icono…. . El botón Avanzadas, configura la posición del icono dentro del rectángulo definido para el botón así como ajustar el tamaño de la imagen a dicho recuadro. El resto de opciones son combinación de ambas.

• Si hemos seleccionado Rótulo sobre icono, en el apartado Icono y rótulo, escribir el texto en Rótulo y hacer clic en el Seleccionar icono… para elegir una imagen para representar el botón.


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Figura 7-7

4. Además de definir un aspecto a los botones, es preciso asignarles una acción. En este apartado se configura la interactividad específica de dicho campo pudiendo asociarse a comportamientos distintos en cada campo. Para ello, pulsar en la solapa Acciones (ver figura 7-8) y asociar una acción al botón de formulario:

• En el apartado Agregar una acción, hacer clic en el desplegable Seleccionar desencadenador para definir el comportamiento del botón. Hay varias opciones para el ratón, por ejemplo la opción Ratón soltado significa hacer clic sobre el botón. Ratón dentro significa situar el cursor por encima del botón.

• En el apartado Seleccionar Acción, elegir una acción del desplegable, entre otras tenemos: Abrir un archivo: abre un archivo PDF especificado. Abrir un vínculo Web: abre una ventana del navegador con el

contenido UTL especificado. Enviar un formulario: envía los datos rellenos del formulario a la

dirección URL especificado o correo electrónico. Ir a la vista de página: navega en el documento PDF hasta el punto

definido con el nivel de zoom indicado. Mostrar u ocultar un campo Restablecer un formulario: elimina los datos contenidos en todos los

campos del formulario.

5. Una vez elegida la acción, hacer clic sobre el botón Agregar… y pulsar Cerrar para salir del cuadro de diálogo Propiedades del botón.

Para un mismo elemento de formulario se puede configurar más de una acción o

comportamiento, En la parte inferior del cuadro de diálogo existen unos botones que permiten editar o eliminar una acción. Para ver cómo quedará el formulario de cara al usuario y su

interactividad, pulsar el botón en la barra de herramientas de formulario.

Para volver al modo edición, pulsar el botón


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Figura 7-8 CONFIGURAR LA ACCIÓN DE ENVIAR FORMULARIO Si hemos seleccionado en la pestaña Acciones la acción Enviar un formulario, se abre una

nueva ventana donde se pueden configurar los siguientes parámetros:

• Indique una URL para este vínculo: escribir el URL del servidor de destino para los datos del formulario o la dirección de correo electrónico con la sintaxis: mailto:dirección de correo.

• Formato de exportación: Formato FDF (si va a ser procesado por Acrobat o servidor de Acrobat), HTML (si va a ser procesado por un servidor Web convencional)) XFDF o PDF (se incluye todo el documento).

• Selección de campo: es posible enviar los datos de todos los campos o solamente algunos. Si hacemos clic en Sólo, se activa el botón Seleccionar Campos para marcar aquellos campos que sean necesarios.

mailto:direccin


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DISTRIBUIR FORMULARIOS Una vez creado el formulario habrá que distribuirlo entre los usuarios que lo han de rellenar

y posteriormente recopilar los datos introducidos por éstos y guardarlos para personalizar el documento del formulario con los datos.

Hay varias formas de distribuir el formulario y recopilar sus resultados.

• Se puede enviar el documento PDF por correo electrónico para que los usuarios rellenen los campos editables y devuelvan el mismo documento relleno de vuelta.

• También es posible guardar solamente la información introducida en el formulario en lugar del PDF modificado. Acrobat permite posteriormente recibir documentos PDF con formularios rellenos y visualizarlos de una sola vez.

• Se puede importar también los archivos de datos de un formulario y mostrarlos sobre los campos del PDF original.

En cualquier caso, es posible visualizar el documento personalizado con los datos que los

usuarios introdujeron y guardar copias del mismo o imprimirlo. DISTRIBUIR FORMULARIOS POR CORREO ELECTRÓNICO

1. En el formulario tiene que haber un botón con la acción asociada de Enviar formulario a una dirección de correo electrónico. Para ello en la dirección URL de destino tenemos que escribir mailto: seguido de la dirección de correo electrónico de recepción de los formularios rellenos.

2. Hacer clic en el botón de la barra de herramientas de formularios. 3. Es posible que Acrobat nos pida almacenar los cambios en el documento. Veremos

la ventana Opciones de distribución del formulario con dos opciones: • Enviar ahora por correo electrónico • Guardar y enviar más adelante. En este caso Acrobat generará un PDF que

servirá de contenedor de los datos de formulario que se reciban de respuesta, así como el PDF con el formulario original listo para ser adjunto en un correo y enviado cuando lo deseemos.

• Si hemos elegido la opción por defecto (Enviar ahora por correo electrónico), pulsar Aceptar y se abrirá el asistente Distribuir formulario (ver figura 7-9).

4. En el primer paso del asistente llamado Opciones de entrega (ver figura 7-

9).aparece la dirección de correo para la devolución de los formularios rellenos, es posible modificar la dirección de correo pero si es correcta pulsar el botón Siguiente.


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Figura 7-9

5. En el siguiente paso del asistente llamado Archivo de recopilación de datos (ver figura 7-10) especificar el documento PDF en donde se almacenarán los datos de formulario de los usuarios. Por defecto Acrobat propone un archivo para la misma ubicación del PDF original y con el mismo nombre con el sufijo _conjunto_de_datos. Hacer clic en el botón Siguiente.

Figura 7-10


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6. En el paso siguiente llamado Destinatarios (ver figura 7-11), escribir la dirección de

correo electrónico de los destinatarios en el cuadro de texto Multilínea. Las direcciones se pueden separar mediante punto y coma o bien con la tecla <Intro>. También es posible pulsar en la Libreta de direcciones y seleccionar las direcciones deseadas. Pulsar el botón Siguiente.

Figura 7-11

7. En el último paso (ver figura 7-12) llamado Invitación por correo electrónico, escribir el texto del Asunto y del cuerpo del mensaje que será enviado. Pulsar en el botón Hecho.

Figura 7-12


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• Se genera un correo electrónico en la bandeja de salida de nuestro cliente de

correo por defecto. • Cuando los usuarios reciben el correo con el formulario en PDF, lo abren

empleando Acrobat o Adobe Reader. En la parte superior de la ventana del documento aparece una barra de información en la cual se explica que se solicita que rellenen el formulario. Para ayudar a ello, existe en la parte derecha de dicha barra de información un botón interactivo llamado Resaltar campos. Tras rellenar los campos, el usuario puede hacer clic sobre el botón de Enviar formulario insertado en la página, o bien en el botón equivalente de la barra de información.

• Una vez que se hace clic sobre Enviar formulario, parece una ventana con opciones para decidir qué aplicación de correo será la encargada de enviar el PDF con los datos del formulario, pulsar posteriormente en Aceptar. Un correo de salida se genera conteniendo el documento PDF del formulario adjunto y relleno.

• Cuando se recibe de vuelta el correo con el formulario relleno, al abrir el documento PDF adjunto, Acrobat reconoce que se trata de un documento procedente de la distribución de un formulario y aparece el cuadro de diálogo Agregar formulario completado al conjunto de datos. Tenemos dos opciones:

Agregar a un conjunto de datos existente. Crear un nuevo conjunto de datos. Lo habitual es reunir los formularios

de respuesta en un único conjunto de datos. (ver figura 7-13) Figura 7-13

• Al hacer clic en Aceptar, aparece en la parte superior de la ventana del documento una barra de información (ver figura 7-14) en la que se listan los datos de todos los formularios recibidos. Al hacer clic en cada fila de cada entrada del formulario, en el documento PDF que recopila la información aparece en cada campo la información introducida por ese usuario, de modo que se visualiza el documento con los datos personalizados, para posteriormente guardar una copia del mismo o imprimirlo. En la barra de información se encuentran dos botones como son:


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: permite navegar por el explorador de carpetas para agregar un nuevo documento PDF recibido por correo para ser incluido dentro de la lista.

: abre el explorador de carpetas para almacenar el contenido de los resultados de los formularios en un formato estándar para el intercambio con otras aplicaciones de hoja de cálculo.

Figura 7-14

EXPORTAR E IMPORTAR DATOS DE FORMULARIOS Si los usuarios a los que se envía el formulario utilizan la versión estándar o profesional de

Acrobat, se puede exportar solamente el contenido de los campos del formulario en lugar de enviar todo el documento PDF de vuelta. Una vez rellenado el formulario es posible exportar un archivo especial en formato FDF que incluye solamente el contenido de los campos.

Pasos:

1. Menú Formularios>Administrar datos de formulario>Exportar datos. 2. Guardar el documento FDF en la ubicación deseada. 3. Enviar el archivo FDF por correo electrónico a la persona que centraliza la

recogida de datos o ubicarlo en una carpeta de red.

Barra de información


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4. La persona encargada de la recogida, con el documento PDF que contiene el formulario en blanco, seleccionará la opción Formularios>Administrador de datos de formulario>Importar datos.

5. En el explorador de carpetas, seleccionar el archivo FDF que contiene los datos que se van a importar y Aceptar. Esta opción es muy útil si el documento PDF es de gran tamaño.

OTRAS OPCIONES DE ENVÍO DE FORMULARIO Otra opción para recibir los datos es enviarlos a un servidor Web en internet en formato

HTML. Es lo mismo que enviar datos desde un formulario de una página Web estándar en HTML, ASP, PHP, etc..El destino de los datos al enviar el formulario es una URL de una página o aplicación en un servidor que maneja los datos, reenviándolos por correo, guardándolos en una base de datos, etc.

CREAR MÚLTIPLES CAMPOS Cuando un formulario consta de muchos campos similares existe la posibilidad de crear

múltiples copias de un mismo campo siguiendo un patrón espacial fijo. Si por ejemplo tenemos creado un campo de texto y necesitamos tener otros idénticos,

seguir estos pasos:

1. Hacer clic con el botón secundario en la herramienta Selección de la barra de herramientas de Edición avanzada.

2. En el menú contextual elegir Colocar varios campos… 3. En el cuadro de diálogo (ver figura 7-9)configurar los siguientes parámetros:

• Número de campos: escribir el número de copias en los cuadros de texto Copiar los campos seleccionados hacia abajo o Copiar los campos seleccionados lateralmente.

• En Tamaño general, en los campos Cambiar ancho o Cambiar alto introducir el tamaño que ocuparán los campos duplicados.

• En Posición general, hacer clic en los botones izquierda, arriba, abajo y derecha para mover todos los campos duplicados.

4. Hacer clic en Aceptar.


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8. FORMULARIOS (II) CREACIÓN DE FORMULARIOS CON ADOBE LIVECYCLE DESIGNER Adobe Acrobat incorpora una aplicación llamada LiveCycle Designer cuya función es ayudar

en la creación y diseño de formularios PDF y distribuirlos electrónicamente de manera sencilla. LiveCycle permite comenzar con un documento vacío y disponer de herramientas para la

creación de elementos de maquetación como textos, imágenes, elementos multimedia, etc. así como una amplia variedad de campos de formulario.

Las funciones básicas de LiveCycle designer, son: 1. Editar un formulario a partir de un documento nuevo en blanco, sin necesidad de

crearlo anteriormente o en otra aplicación. 2. Crear formularios PDF a partir de plantillas predefinidas. 3. Distribuir los documentos resultantes a través del correo electrónico, o bien de un

flujo de trabajo basado en PDF, FDF, o bases de datos online, incluyendo el formato XML.

4. Generar formularios dinámicos, conectando los campos de dichos formularios con sus respectivos en una base de datos de forma que parte o toda la información no tenga que ser introducida por el usuario.

Para crear un nuevo formulario PDF desde cero con LiveCycle Designer se puede empezar:

• Desde Acrobat: Menú Formularios>Crear nuevo formulario… • Desde la aplicación de LiveCycle Designer: Abrir el programa

(Inicio>Programas>Adobe LiveCycle Designer) y ejecutar Nuevo formulario. (ver figura 8-1)

Figura 8-1


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CREAR UN FORMULARIO CON LIVECYCLE DESIGNER DESDE ACROBAT

1. Seleccionar en el menú Formularios>Crear nuevo formulario… 2. Se inicia el asistente con la ventana Crear un nuevo formulario, (ver figura 8-2)

seleccionar una de estas opciones: • Seleccionar una plantilla: si deseamos utilizar una de las plantillas

disponibles en LiveCycle Designer. • Empezar con un documento electrónico: si ya disponemos de un

documento PDF existente en el cual colocaremos los campos. • Importar datos de una hoja de cálculo: si queremos basar el formulario en

una hoja de cálculo existente, copiando sus celdas en campos del PDF en LiveCycle Designer.

• Digitalizar papel: si el diseño del formulario está en papel, podemos digitalizarlo utilizando un escáner y convertirlo a PDF donde se podrán colocar los campos de formulario en los espacios dejados en blanco. Para escanear y convertir a PDF, realizar una de las siguientes acciones:

- Crear PDF>Desde el escáner… - Menú Documento>Digitalizar a PDF…

Figura 8-2

3. Si hemos seleccionado la opción Seleccionar una plantilla hacer clic en el botón Continuar. Pulsar nuevamente en el siguiente paso el botón Continuar. Veremos el asistente de LiveCycle Designer con los procedimientos para crear un formulario basado en una plantilla. (ver figura 8-3).

4. Seleccionar una categoría y un tipo de plantilla de la lista y pulsar el botón Siguiente.

5. Introducir los datos relativos a la empresa u otros. Para configurar el resto de contenidos, pulsar el botón Siguiente. Indicar si queremos una imagen que represente el logotipo de la empresa y toda la información que precisemos para cumplimentar el formulario seleccionado pulsando en cada paso el botón Siguiente.


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Figura 8-3

6. En el apartado Configuración de devolución del documento, (ver figura 8-4)marcar la casilla Agregar un botón de correo electrónico para recibir la respuesta del formulario y opcionalmente la casilla Agregar un botón para Imprimir si deseamos que los usuarios puedan imprimir el formulario para poder enviarlo una vez rellenado por correo electrónico o fax. Por último pulsar en el botón Finalizar.

Figura 8-4


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Designer crea un nuevo formulario sin título basado en la plantilla con la información

facilitada (ver figura 8-5)

Figura 8-5

CREAR UN FORMULARIO CON LA APLICACIÓN DE ADOBE LIVECYCLE DESIGNER

1. Seleccionar en el menú Inicio>Programas> 2. En el cuadro de diálogo de presentación, seleccionar Nuevo formulario. Si no

vemos el asistente, seleccionar en el menú Archivo>Nuevo… 3. Se inicia el Asistente de nuevo formulario (ver figura 8-6), con los diferentes pasos.

Las opciones de Procedimientos iniciales nos permiten: • Utilizar un formulario en blanco: en el que insertaremos los campos y

otros elementos • Basado en una plantilla: permite seleccionar un tipo de formulario de la

lista. • Basado en una hoja de cálculo • Importar un documento PDF: inserta de la unidad y/o carpeta un archivo

PDF para ser utilizado como formulario. • Importar un documento de Word: inserta de la unidad y/o carpeta un

archivo de Word para ser utilizado como formulario. 4. Seleccionar la opción deseada y seguir los pasos del asistente pulsando en el botón

Siguiente.


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Figura 8-6 CREAR UN FORMULARIO A PARTIR DE UNA HOJA VACÍA Existen varias opciones para crear un formulario a partir de un nuevo documento en

blanco:

• Seleccionar Basado en una plantilla y en Seleccionar una categoría, elegir Vacío e indicar el tamaño del papel.

• Utilizar un formulario en blanco: indicar el tamaño del papel y el número de páginas, agregar los botones de correo y de impresión y pulsar Finalizar.

• Una vez iniciado LiveCycle Designer, hacer clic en el icono Nuevo documento para crear directamente un documento nuevo a partir de una hoja en blanco del tamaño predeterminado.


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INTERFAZ DE LIVECYCLE DESIGNER Es una aplicación que permite diseñar y crear documentos desde cero. El área de trabajo se

compone de una ventana llamada Editor de presentaciones (ver figura 8-7) con una serie de paneles que contienen las herramientas para editar formularios.

Figura 8-7 Dentro del editor de presentaciones se puede visualizar el documento del formulario PDF

en sus distintas formas: la Vista diseño y la Vista previa de PDF. Por defecto se trabaja en la vista diseño pudiendo conmutar con la vista previa para ver el resultado tal y como se vería en Acrobat o Adobe Reader. También es posible guardar el documento desde LiveCycle Designer como PDF y verlo desde Acrobat o Adobe Reader.

Nota: Un documento PDF creado en LiveCycle Designer se puede visualizar en Acrobat, pero

no seguir editándolo en esa aplicación, aunque sí viceversa. Es posible empezar a diseñar un formulario desde Acrobat y acabarlo en LiveCycle Designer.

Para visualizar los diferentes paneles de herramientas de LiveCycle Designer, seleccionar en

el menú Ventana las diferentes opciones. Se van mostrando las ventanas integradas en paneles laterales que aparecen a la izquierda o derecha del Editor de presentaciones. Para mover las ventanas, hacer clic en la barra de título y arrastrar a otra posición.


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LA VENTANA BIBLIOTECA Entre otras ventanas se destaca la de Biblioteca (ver figura 8-8) porque contiene las

herramientas principales para el desarrollo de formularios. Dentro de esta se encuentran fraccionadas otras categorías.

Para activar la ventana de Biblioteca:

• Menú Ventana>Biblioteca Otras ventanas de uso frecuente:

• Ayudas para dibujar: muestra las guías, reglas y otros elementos principales de maquetación del documento.

• Objeto: muestra las opciones de configuración de cualquier objeto seleccionado en la vista diseño.

• Fuente y Párrafo: permite ajustar las características de los textos estáticos y campos de texto del formulario.

• Biblioteca: muestra todos los objetos de formulario interactivo que se pueden añadir al documento, clasificados en categorías.

Figura 8-8 DISEÑO DE UN FORMULARIO

A. PREPARAR EL DISEÑO

Antes de añadir elementos al documento en blanco es necesario preparar el diseño, reservando los espacios que ocuparán los campos, para ello seleccionar en el menú Ventana>Ayudas para dibujar y configurar:

• Mostrar cuadrícula y Forzar a la cuadrícula: para que os campos de un formulario queden alineados directamente al ser insertados.

• Mostrar guías: hacer clic en los botones + o – en definiciones de guía para ajustar la distancia de la guías horizontal o vertical respecto al origen.

• Regla horizontal y vertical..


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B. AÑADIR TEXTOS ESTÁTICOS

Para añadir texto estático (títulos, encabezados, etc.), seguir estos pasos:

1. Seleccionar menú Ventana>Biblioteca

2. Localizar y seleccionar en la biblioteca el icono 3. Dibujar un área rectangular con el cursor (caja de texto estático). Hacer clic

sobre la palabra Texto que se encuentra dentro del cuadro y escribir el texto personalizado.

4. Hacer clic sobre los puntos de control del cuadro y cambiar su tamaño arrastrando.

5. Hacer clic sobre el borde del campo y arrastrar el cursor para mover la posición del texto por la página.

6. Para aplicar un formato al texto, utilizar los controles situados en la parte superior de la ventana de LiveCycle, para hacerlo en detalle, seleccionar menú Ventana>Fuente y Párrafo:

C. AÑADIR GRÁFICOS

Para insertar un dibujo o fotograma realizado en otra aplicación de diseño gráfico dentro de un formulario, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar menú Ventana>Biblioteca

2. Localizar y seleccionar el objeto Imagen en la biblioteca 3. Dibujar el área que ocupará la imagen con el cursor. 4. Abrir la ventana de Objeto (menú Ventana>Objeto) y definir en el campo

URL el lugar donde se encuentra la imagen pulsando en el botón de la

carpeta . Los formatos reconocidos son EPS, GIF, JPG, BMP o PNG. 5. En el desplegable Tamaño, elegir una de las acciones de ajuste de la imagen

(opción recomendada Escalar imagen para ajustar rectángulo). 6. En el desplegable Presencia, elegir las opciones de visibilidad de la imagen.

Es posible cambiar la escala de la imagen arrastrando los puntos de control (igual que con las cajas de texto)


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7. Además de gráficos se pueden añadir herramientas de dibujo básicas como líneas, rectángulos, círculos, etc. que se encuentran en la lista de objetos estándar dentro de la ventana Biblioteca.

INSERTAR CAMPOS DE FORMULARIO

Una vez diseñada la página se precisa ir añadiendo los diferentes elementos del formulario,

para ello:

1. Elegir un tipo de objeto desde la ventana Biblioteca. 2. Hacer clic en la posición adecuada dentro de la página y dibujar el área para

insertar el objeto. 3. Desde la ventana de Objeto, ajustar las propiedades. 4. Pare eliminar un campo y su etiqueta, seleccionarlo haciendo clic en él y pulsar la

tecla <Supr>

Texto estático

Campo de texto

Imagen


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CAMPOS DE TEXTO Los principales elementos de un formulario son los campos de texto. Existen diferentes

campos de texto, dependiendo del contenido (numéricos, contraseña, etc.). Para insertar un campo de texto genérico, seguir estos pasos:

1. En la ventana Biblioteca (menú Ventana>Biblioteca) hacer clic en el icono Campo de

texto. 2. Dibujar un recuadro en la página para el campo de texto. 3. Escribir la etiqueta asociada a dicho campo, para ello seleccionar el rótulo “Campo

de texto” y sobreescribir el nombre de la etiqueta (ver figura 8-9), hacer clic en el cuadro “Campo Texto1” y asignar un nombre al campo. Seleccionar los puntos de control y arrastrar para cambiar el tamaño del objeto. Seleccionar el cuadro del objeto (el puntero del ratón toma la forma de cuatro flechas)y arrastrar para cambiar su ubicación. También se pueden llevar a cabo estas y otras acciones en la en las distintas pestañas de la ventana Objeto. Pestaña Campo

• En el apartado Rótulo, escribir la etiqueta para el campo. • En el desplegable Aspecto, elegir el aspecto gráfico del campo. • Para limitar la entrada a un número de caracteres, activar la casilla Limitar

longitud y escribir el número total de caracteres en el cuadro Max. carac. • La casilla Permitir líneas múltiples, convierte un campo de texto en un

campo de texto con varias líneas para introducir comentarios o sugerencias.

• En el desplegable Mostrar patrón, elegir un patrón para los datos a introducir, combinando letras y números. Las letras se representan por la letra A y los números con el carácter 9, para cualquier otro texto literal, escribirlo entre comillas con la ayuda del desplegable Editar patrón.

Figura 8-9

Pestaña Valor

• Configurar las opciones de obligatoriedad de rellenar el campo. En el desplegable Tipo, elegir cómo ha de comportarse el campo, si ha de ser opcional, recomendado u obligatorio.


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• Si hemos seleccionado recomendado u obligatorio se activa el cuadro de

texto Mensaje si está vacío, donde se puede escribir el mensaje emergente que aparecerá si el usuario intenta enviar el formulario sin que esté relleno. En Patrón de validación, elegir nuevamente un patrón válido para el campo y el mensaje alternativo en caso de que no se cumpla dicho patrón.

• En el cuadro de texto Predeterminado, podemos dejar rellenado el campo con un texto por defecto.

Pestaña Enlace

• En el cuadro Nombre, escribir el nombre que servirá para identificarlo cuando se envíen los datos. Una vez configurado el campo de texto, hacer clic sobre la Vista previa de PDF para comprobar la configuración.

OTROS CAMPOS DE FORMULARIO En la ventana Biblioteca podemos insertar otros elementos o campos de formulario como

son los botones de radio, casillas de verificación, cuadros de lista, listas desplegables, botones, etc. La metodología es la misma para insertar cualquiera de estos elementos:

• Seleccionar el tipo de campo. • Definir el área que ocupará dentro de la página en la vista diseño. • Definir las características en la ventana Objeto propias de cada campo.

BOTONES DE RADIO Y CASILLAS DE VERIFICACIÓN

• Ajustar los valores de Aspecto, así como el tamaño y estilo del botón. • La leyenda o etiqueta adjunta a dicho botón o casilla se muestra en el apartado

Elemento, hacer doble clic sobre el texto por defecto y editarlo. • Para darle un valor de envío a este campo, activar la pestaña Enlace y en el caso de

los botones de radio poner el mismo Nombre a todas las opciones.


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LISTA DESPLEGABLE Y CUADRO DE LISTA En las listas desplegables, donde se muestran una serie de opciones a elegir una posible,

configurar en la ventana Objeto: En la pestaña Campo

• Rótulo o etiqueta que acompaña a la lista • Aspecto

• Para añadir elementos a la lista pulsar en el botón y editar el texto de cada una

de ellas. Para eliminar elementos de la lista, pulsar el botón . Si queremos

cambiar el orden de presentación de los elementos, pulsar los botones o si

queremos que los elementos estén ordenados, pulsar los botones • Activar la casilla Permitir la entrada de texto personalizado si deseamos que los

usuarios puedan editar la lista desplegable y escribir un valor extra. • Los cuadros de lista se crean exactamente igual que las listas desplegables pero

permiten seleccionar más de una opción. Para ello, en la pestaña Campo, activar la casilla Permitir selección múltiple.

CAMPOS DE CONTRASEÑA Son campos de texto con las opciones de configuración idénticas con la excepción de que

no se muestran los caracteres, en su lugar se visualizan asteriscos. ELEMENTOS PERSONALIZADOS Además de los campos de formulario estándar se pueden insertar una serie de elementos

de formulario basados en los estándares pero con valores predefinidos. Se encuentran en la categoría Personalizados de la ventana Biblioteca. Entre otros se destacan:

Insertan los datos de tipo personal más habituales en un formulario.

Insertar un campo de texto estándar para la dirección de correo electrónica.


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Coloca una lista desplegable con todos los países del mundo. Se pueden añadir, editar o eliminar elementos de la lista con los controles de la ventana Campo.

Inserta un campo de texto estándar conteniendo la fecha actual del sistema del usuario.

Permite insertar una fecha o seleccionarla de un calendario.

Añade un campo mixto compuesto por una etiqueta de texto y varios botones de opción, con un formato estándar de pregunta de encuesta con un enunciado y cuatro opciones de respuesta. Para personalizar cada una de las respuestas, así como el enunciado, hacer clic sobre cada uno de los elementos individuales dentro de la vista diseño.

CÓDIGOS DE BARRAS Se trata de un tipo especial de campo que sólo se puede insertar en LiveCycle Designer. Para insertar un campo de código de barras:

1. En la ventana Biblioteca, activar la opción de Código de barras 2. Seleccionar un tipo estándar de código de barras y crear un área rectangular en la

vista diseño. 3. Activar la pestaña Objeto 4. En el desplegable Ubicación, seleccionar la posición que ocupará el código

numérico respecto al de barras. 5. En la lista Propiedad/Valor, ajustar los parámetros opcionales para cada tipo de

código de barras, como la longitud de datos. 6. En la pestaña Valor, en el campo Predeterminado escribir el valor del código de

barras (permite combinaciones alfanuméricas).


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BOTONES DE ENVÍO Una vez configurado el diseño y los principales campos del formulario, se pueden añadir

diferentes tipos de botones que realicen el envío del formulario a través de correo electrónico u otros medios.

También es posible insertar botones que realicen alguna acción en concreto sin necesidad

de enviar el formulario, como por ejemplo, imprimir el documento o hacer aparecer un mesaje emergente.

Para añadir un botón al formulario:

1. En la ventana Biblioteca, hacer clic en el icono Botón de enviar correo electrónico

para insertar un botón que envíe los datos por correo electrónico y dibujar un área rectangular.

2. Activar la ventana Objeto y posteriormente la pestaña Campo. 3. Ajustar las opciones de Aspecto y Resaltado. 4. En Dirección de correo electrónico, escribir la dirección de destino para los datos del

formulario, pudiendo especificar un Asunto. Si deseamos mandar el formulario a una dirección de página o recurso dentro de internet

que procesará los datos, seleccionar el icono Botón Enviar HTTP . Los botones Imprimir formulario y Restablecer formulario, permiten imprimir el formulario

completo y relleno en la impresora por defecto del sistema y eliminar el contenido de todos los campos para ser rellenados de nuevo respectivamente.

PUBLICAR EL FORMULARIO Una vez finalizado el diseño del formulario, se hace necesario distribuirlo. Para ello se sigue

un protocolo en el que:

1. Decidir cuál será el flujo de distribución del mismo. 2. Elegir las opciones adecuadas.


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Un formulario se puede imprimir relleno desde Adobe Reader, enviado a un servidor que

procese los datos o a través de correo electrónico. Para archivar el formulario creado:

1. Seleccionar en la Vista diseño menú Archivo>Guardar como… o botón de la barra de herramientas (no se puede guardar en la Vista Previa de PDF).

2. En el desplegable Tipo, seleccionar el formato de salida para el formulario: • PDF estático si queremos publicar el formulario en formato PDF. Se abre el

Acrobat y se puede distribuir con el botón • XML para guardar el formulario en un formato de intercambio para otras

aplicaciones. 3. Seleccionar menú Archivo>Distribuir formulario…, se abre Acrobat con las opciones

Enviar por correo electrónico o Guardar y enviar más tarde. Pulsar el botón Siguiente.

4. Indicar la ubicación del archivo de recopilación de datos, para ello, seleccionar el botón Examinar … para localizar el directorio de destino para el documento PDF que servirá de repositorio para los datos devueltos por los usuarios a través del correo. Pulsar el botón Siguiente.

5. Añadir las direcciones de correo de los destinatarios del formulario y pulsar el botón Siguiente.

6. Personalizar el mensaje de invitación que figurará en el correo electrónico que será distribuido y hacer clic en el botón Hecho.

PLANTILLAS DE FORMULARIOS Se pueden crear distintas plantillas diseñadas desde cero e incorporarlas a la lista de

plantillas del programa LiveCycle Designer. Seguir los siguientes pasos:

1. Una vez realizado el diseño de la futura plantilla, seleccionar en el menú Archivo>Guardar como.. y elegir en Tipo>Plantilla de Adobe Designer. Escribir un nombre para el documento y hacer clic en el botón Guardar.

2. Seleccionar menú Herramientas>Administrador de plantillas.

3. Activar la pestaña Otro, y hacer clic sobre el botón de opciones de la ventana (esquina superior derecha) para seleccionar la opción Agregar plantilla.

4. En el explorador de directorios, seleccionar el documento de plantilla de Designer (.tds) que deseemos añadir y hacer clic en Aceptar.

5. Por último, hacer clic en Cerrar.

Para crear un nuevo documento de formulario a partir de la plantilla, hacer clic en el desplegable adjunto al botón de Nuevo Documento en LiveCycle Designer y seleccionar la categoría Otro. Veremos un submenú con el nombre de la plantilla recién creada.


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9. COMENTARIOS Y REVISIÓN

INTRODUCCIÓN

Dentro de una organización, los documentos que se generan pasan de un departamento a otro por distintas manos para su revisión y supervisión, cada participante en este proceso ratifica o rectifica dicho documento, añadiendo comentarios o notas.

Acrobat permite que varios usuarios revisen un documento y añadan comentarios, que

estos comentarios sean respondidos, enmendados o eliminados. Existen diversas herramientas para realizar comentarios en un PDF y se encuentran

catalogadas en el menú Comentarios así como en la barra de herramientas de Comentario y Marca (menú Ver>Barras de herramientas>Comentario y marca). (ver figura 9-1)

Figura 9-1 INSERTAR NOTAS Las notas son como los Post-it que se colocan sobre un documento de papel y son la forma

más habitual de añadir comentarios. Para insertar una nota en un documento PDF: 1. Ir a la página del documento donde se quiera insertar la nota.

2. En el menú Comentarios, seleccionar , o bien en la barra de

herramientas de comentarios la opción . El cursor cambia de forma, ir a la posición deseada y hacer clic para insertar la nota.

3. Veremos un icono amarillo o globo al lado del texto Nota adhesiva con la fecha y hora actuales y el nombre de usuario del sistema. Insertar el texto de la nota. Es posible redimensionar la nota haciendo clic y arrastrando el cursor a partir de la esquina inferior derecha.

4. Para mover la nota por el documento, hacer clic en la parte superior de la nota y arrastrar a la nueva posición.

5. Para salir de la nota, hacer clic en la casilla de minimizar (esquina superior derecha) o bien, doble clic en el icono del globo. (ver figura 9-2).Una vez que se ha añadido una nota, ésta queda indicada por su icono de globo.

6. Para leer la nota, pasar el cursor de la Mano por encima de la nota, o bien hacer clic en el icono, en tal caso es posible editar el texto de la nota, eliminarlo o responder a ella.


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Si queremos ver otras opciones de la notas, hacer clic en Opciones (ver figura 9-2). Las

principales opciones de edición de una nota son:

Figura 9-2

• Definir estado: permite dar una etiqueta del estado de la nota y revisar la misma (Revisar) pudiendo establecer posibles valores de estados de revisión como Completado, Rechazado o Cancelado. Al seleccionar un estado, el contenido de la nota no varía, pero se marca con ese estado.

• Eliminar: elimina la nota adhesiva. • Responder: permite colocar un comentario de la nota adhesiva a modo de

respuesta. Esta nota queda anidada dentro de la original. Así mismo es posible añadir más respuestas al mismo comentario pero si queremos responder a una respuesta, hay que hacer clic con el botón secundario sobre la respuesta a la cual se quiere replicar y seleccionar Responder a esta respuesta.

Una vez realizado un comentario de nota, se pueden cambiar las propiedades de

apariencia. Abrir la nota y en el menú Opciones, seleccionar Propiedades..., veremos la ventana de la figura 9-3 con los siguientes parámetros:

• Solapa Aspecto: elegir el tipo de icono para la nota, el color y la opacidad. • Solapa General: introducir los campos Autor y Asunto así como el título. La casilla

Convertir propiedades en predeterminadas memoriza los ajustes para las futuras notas adhesivas.

Estas opciones de comentario también se muestran en las otras modalidades de

comentario existentes que no son la nota adhesiva y se aplican del mismo modo.


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Figura 9-3 COMENTARIOS SOBRE EDICIONES DE TEXTO Cuando se revisa un texto, es necesario ser preciso en los comentarios, es decir, un a nota

adhesiva puede no dejar muy claro cuál es la palabra que está mal, o la frase que hay que eliminar o corregir. En ese sentido Acrobat incorpora una serie de herramientas que permiten subrayar, tachar o resaltar fragmentos de texto y adjuntar comentarios de tal modo que para el editor del texto es más fácil identificar cuál es el fragmento exacto a corregir.

EDICIONES SOBRE TEXTO SELECCIONADO Existen dos formas de hacer comentarios sobre un texto:

A. Seleccionar primero el texto y posteriormente elegir qué tipo de comentario se realiza sobre él.

B. Elegir un tipo de comentario e ir marcando el texto a medida que se selecciona.

A. Para seleccionar un texto y posteriormente marcarlo para comentar, seguir los siguientes pasos:

1) En la barra de herramientas de Comentarios y marca, seleccionar la herramienta

, veremos una lista desplegable de herramientas, de las

cuales sólo está activa , hacer clic sobre ella para que el cursor pase a ser un cursor de selección de texto.

2) Seleccionar el texto que se desea marcar.

3) Hacer clic de nuevo en la herramienta , se muestran distintas opciones para decidir que acción ejecutar.


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Estas opciones son:

: marca el texto con una raya de tachado y al final coloca una cuña de la cual sale una nota de comentario, similar a la nota adhesiva. En este caso el texto del comentario sería el texto a reemplazar al tachado.

: marca el texto seleccionado con una marca de rotulador de color amarillo. Una vez marcado, al hacer doble clic sobre el texto con la herramienta de la mano, abre la respectiva nota emergente para añadir comentarios.

: funciona de modo análogo a resaltar texto, solo que en este caso se añade un icono de nota adhesiva al texto.

: coloca una cuña en la parte inferior de la posición donde se sitúe el cursor. Al hacer clic en esta cuña, aparece la clásica nota para escribir el comentario, que en este caso se trata de un texto añadir justamente en ese punto.

y : visualmente subraya o tacha el texto seleccionado, adjuntando una nota para comentario que indique el motivo para resaltar o eliminar dicho texto. Ventana de la herramienta ediciones de texto


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B. Resaltar el texto a medida que se va seleccionando

Tenemos tres herramientas: Resaltar, Subrayar y Tachar. Para mostrar todas las herramientas, seleccionar menú Ver>Barras de herramientas>Más herramientas.

Para trabajar con estas herramientas:

1. Seleccionar la herramienta Resaltar, Subrayar oTachar. 2. Realizar una selección de texto en el documento PDF. 3. Hacer doble clic en la herramienta de la mano para que aparezca la nota

correspondiente para insertar comentarios. 4. Para eliminar uno de estos comentarios, hacer clic con el botón secundario sobre el

texto resaltado y seleccionar el comando Eliminar.

SELLOS Otra manera de insertar comentarios, es marcarlos con sellos, esto hace que el comentario

tenga un carácter de aprobación o aceptación de la revisión. Para insertar un sello:

1. Navegar por el documento hasta la página y posición donde queramos insertar el sello.

2. Hacer clic en el desplegable de la herramienta Sello . 3. Seleccionar una categoría (Dinámico, Firma, Negocio estándar). De cada una de

estas categorías emerge una segunda con miniaturas de los diseños. Seleccionar una de estas miniaturas.

4. Rellenar cuadro de diálogo de Configuración de identidad para utilizar la información de los campos y pulsar Finalizar.

5. El cursor pasa a ser el sello semitransparente. Se puede mover dicho cursor por la pantalla para ubicar el sello y entonces hacer clic.

Una vez insertado el sello, se puede desplazar arrastrando a una nueva posición. Si

seleccionamos los delimitadores o puntos de cada esquina, podemos cambiar el tamaño, el punto central sirve para girar el sello. También se pueden cambiar las propiedades de opacidad, haciendo doble clic en el sello y seleccionando Propiedades...

Se puede personalizar un sello, para ello:

1. En el desplegable de la herramienta Sello, seleccionar Crear sello personalizado... 2. Pulsar en el botón Examinar... para escoger una imagen o cualquier archivo

compatible que deseemos utilizar como sello. 3. Asignar una categoría para el sello y poner un Nombre al sello. El sello

personalizado pasa a formar parte de la lista de categorías. También se puede insertar una imagen personalizada como sello pero sin almacenarlo en Acrobat con la opción Herramienta pegar imagen como sello del desplegable Sello (cualquier imagen situada en el portapapeles se inserta automáticamente).


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La herramienta de Sello junto con la opción de copiar y pegar imágenes, se emplea como un

método para añadir fotografías o dibujos en una maquetación existente, convirtiéndose en una herramienta de edición avanzada.

MARCAS DE DIBUJO Constituyen otro tipo de herramientas para realizar comentarios, puesto que todas ellas

llevan adjunta su nota con texto de comentario. Entre otras herramientas de dibujo están las líneas, cajas de texto, flechas, llamadas, etc.

Marcas de dibujo de la barra de herramientas Comentarios y marca

Llamadas Son cajas de texto con una flecha indicativa al punto del documento que genera el

comentario. Para insertar una llamada:

1. Hacer clic en la herramienta llamada de la barra de Comentarios y marca. 2. Arrastrar el cursor en el lugar donde irá la llamada. 3. Al soltar el botón del ratón veremos una caja donde editar un texto y una flecha

que apunta hacia el lugar donde se hizo clic la primera vez. 4. Escribir dentro de la caja de texto los comentarios. 5. Hacer clic fuera de la caja para validar el texto.

Una vez creado el comentario de llamada, es posible modificar su tamaño y posición, para

ello hacer clic sobre el mismo con la herramienta del cursor de la mano. Para desplazar el comentario de llamada, hacer clic y arrastrar.

Cuadros de texto Los cuadros de texto a diferencia de los globos no tienen fechas que apunten a ningún

lado. Para crear un comentario de cuadro de texto:

1. Hacer clic en la herramienta Cuadro de texto dentro de la barra de herramientas de Comentario y marca.

2. Dibujar un marco en el punto donde queramos insertar el comentario. 3. Escribir el texto dentro del cuadro de texto. 4. Hacer clic fuera del cuadro para validar.

Para modificar las propiedades del cuadro de texto, hacer clic en cuadro de texto con el

botón derecho del ratón y seleccionar Propiedades, en el cuadro de diálogo que aparece, modificar los detalles necesarios.


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Otras herramientas de dibujo Otras herramientas que permiten realizar comentarios son: Rectángulo, Círculo, Flecha o

Líneas, todas funcionan de modo similar, es decir, primero hay que dibujar la figura y posteriormente su apariencia y nota con comentarios.

En el caso de la herramienta lápiz o de línea, no aparece ningún texto asociado

gráficamente, solamente al pasar el cursor por encima, se muestra el texto del comentario.

ADJUNTAR ARCHIVOS Y SONIDOS Es posible adjuntar archivos de cualquier tipo junto a un PDF así como notas de sonido.

Para mostrar las herramientas Adjuntar un archivo como comentario y Grabar comentario de sonido, seleccionar en el menú Ver>Barras de herramientas>Más herramientas.

ADJUNTAR ARCHIVOS

1. Seleccionar la herramientas Adjuntar un archivo como comentario de la barra de herramientas Comentario y Marca.

2. El cursor toma la forma de clavo, hacer clic en la posición donde queramos adjuntar el archivo y seleccionar el fichero de la unidad y/o carpeta deseada.

3. En la ventana Propiedades del archivo adjunto, escoger la apariencia del icono así como el color y la opacidad. Pulsar Aceptar para validar.

El archivo se muestra en el punto elegido junto con un globo similar a las notas adhesivas.

Al colocar el puntero del ratón por encima del mismo, aparece un cuadro de texto emergente con el nombre del documento adjunto.

Si hacemos doble clic sobre el icono, se abre una ventana de confirmación como la de la

figura 9-4, para abrir el archivo adjunto, o permitir en el futuro la apertura de archivos del mismo tipo

Figura 9-4


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GRABAR NOTAS DE SONIDO Permite grabar breves notas de sonido en un PDF, para apoyar con una explicación hablada

lo que se presenta en el documento. Se requiere insertar un micrófono en el dispositivo de salida de audio del ordenador. Seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la herramienta Grabar comentario de sonido de la barra de

herramientas de Comentario y Marca. 2. Con el cursor en forma de altavoz, hacer clic sobre el punto exacto donde

queramos insertar el comentario de sonido. 3. Veremos la ventana de la Grabadora de Sonidos (ver figura 9-5). Si deseamos

grabar en ese instante un mensaje de voz, hacer clic sobre el botón de grabar (círculo rojo) y hablar por el micrófono incorporado al ordenador. Una vez finalizada la grabación, hacer clic sobre el botón de detener (cuadrado negro). Al detener la grabación dicho botón se convierte en el botón de reproducir la grabación (triángulo negro). Es posible hacer clic en este botón para escuchar lo que se acaba de grabar.

4. En caso de que queramos insertar un archivo de sonido ya existente, hacer clic sobre el botón Examinar... Los formatos de sonido admitidos son .Wav y .AIFF. pulsar en el botón aceptar para validar la grabación.

Figura 9-5

MOSTRAR COMENTARIOS Acrobat permite mostrar todos los comentarios resumidos dentro de un panel, o incluso

resumirlos a modo de informe en un PDF aparte.

PANEL DE COMENTARIOS En el panel de navegación podemos activar el Panel de Comentarios (menú Ver>Paneles de

navegación>Comentarios), para listar todos los comentarios realizados en el documento, dispuestos en el mismo orden en el que fueron colocados. El panel aparece por defecto en la parte inferior de la ventana de Acrobat (ver figura 9-6) mostrando los comentarios agrupados por página.


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Figura 9-6

Dentro del panel se puede distinguir:

• Barra de herramientas de comentario. • El contenido, con una serie de iconos que representan las páginas en las que se

introdujeron los comentarios. El signo + permite expandir los comentarios para mostrar su contenido (el signo – oculta el contenido). También disponemos de los botones Contraer todos los comentarios o Expandir todos los comentarios de todas las páginas.

• En el panel de comentarios se puede marcar en la casilla en blanco de cada comentario para insertar el símbolo de visto de tal forma que el revisor dé el visto bueno a determinados comentarios.

• Desde el panel de comentarios se puede responder a los comentarios, en lugar de hacerlo directamente desde el propio icono que representa al comentario dentro del documento, para ello:

- Localizar el comentario a responder dentro del panel y hacer clic sobre el botón Responder de la parte superior del panel de Comentarios. Aparece un comentario del tipo nota adhesiva en la parte inferior al comentario original, con un campo de texto listo para escribir la respuesta.

• Para eliminar un comentario desde el panel de Comentarios, hacer clic en el

comentario y pulsar la tecla <Supr>, o bien pulsar en el botón Eliminar comentario

FILTRAR COMENTARIOS Se pueden gestionar los diferentes comentarios de un documento PDF a través de filtros

que permiten utilizar criterios por el tipo, autor, fecha, etc., para ello seguir los siguientes pasos:

1. En el panel de comentarios, hacer clic sobre Mostrar. Veremos un listado de

opciones. 2. Para ocultar todos los comentarios del documento, seleccionar Ocultar todos los

comentarios. Para volver a mostrarlos hacer clic en la opción Mostrar todos los comentarios.

3. Pulsar de nuevo en el botón Mostrar para elegir el tipo de filtro deseado: por Tipo, Revisor, Estado o Estado marcado.


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RESUMIR COMENTARIOS Cuando hemos añadido muchos comentarios a un PDF, es preferible crear un nuevo

documento o imprimir una hoja resumen de todos los comentarios. Para imprimir una hoja con el resumen de los comentarios, hacer clic en el botón Imprimir

comentarios del panel de Comentarios y elegir entre:

- Imprimir resumen de comentarios - Crear PDF con resumen de comentarios.

En ambos casos aparece el cuadro de diálogo de Resumir opciones (ver figura 9-7)donde es

preciso configurar las siguientes opciones:

• En el apartado Elegir una presentación, elegir qué tipo de presentación tendrá el documento a imprimir o crear. Cada vez que se selecciona una opción, en la parte izquierda aparece un gráfico esquemático de la apariencia de cada presentación.

• Definir el tamaño de papel y de la fuente para el texto de os comentarios así como filtrar qué comentarios aparecerán: todos los comentarios o solamente aquellos que se muestran actualmente.

Una vez definido el aspecto del resumen, hacer clic sobre el botón Imprimir o bien Crear

resumen de comentarios de PDF. Figura 9-7


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REVISIÓN DE DOCUMENTOS PDF Cuando se genera un documento PDF, éste se envía a lo que se denomina un circuito de

revisión, consistente en una serie de participantes que abren el documento, lo revisan y añaden sus comentarios si fuese necesario.

Este circuito o flujo de trabajo, puede seguir varios caminos:

• Se puede dar el caso de que el PDF pase de unas manos a otras de manera secuencial, es decir, que el documento creado por el usuario A es enviado a un revisor B que añade sus comentarios y posteriormente éste a un tercer revisor C, que eventualmente también añade sus propios comentarios y retorna el documento al usuario A, cerrando así un primer circuito de revisión.

• Que todos los participantes en la revisión añadan sus comentarios de manera simultánea. En este caso (el documento no pasa a través de una cadena de correos electrónicos)se guarda una copia del documento en una localización de red accesible por todos los revisores, que abren el PDF, añaden sus comentarios y publican los mismos. Todos los participantes pueden ver los comentarios de todos los revisores y añadir réplicas. Finalmente, el creador del documento establece una fecha y una hora límites para añadir comentarios, los reúne todos en el PDF original y lo gestiona.

Acrobat dispone de una serie de opciones que permiten iniciar circuitos de revisión paso a paso:

(A) INICIAR UN CIRCUITO DE REVISIÓN BASADO EN CORREO ELECTRÓNICO Para compartir un documento PDF con varios participantes a través del correo electrónico,

seguir los siguientes pasos:

1. Abrir el documento a revisar. 2. Seleccionar en el menú Comentarios la opción Adjuntar para revisión `por correo

electrónico. Aparece la ventana del asistente que nos guiará en tres pasos todo el proceso a seguir.

3. El primer paso consiste en seleccionar el documento PDF a enviar para revisión. Por defecto se muestra el archivo abierto en ese momento pero se puede elegir otro pulsando el botón Examinar…, pulsar el botón Siguiente para continuar.

4. El siguiente paso consiste en invitar a los participantes a revisar el documento. Para ello, basta con añadir las direcciones de correo electrónico de cada participante en el cuadro de texto. Opcionalmente podemos pulsar la libreta de direcciones y añadir las direcciones deseadas. Si hacemos clic sobre el botón Personalizar opciones de revisión, se accede a otra ventana en al que es posible indicar a qué dirección de correo electrónico los revisores han de enviar sus comentarios, por defecto esta dirección es la del creador del documento PDF. Así mismo en esta ventana podemos activar la casilla que permite a los usuarios de Adobe Acrobat Reader realizar comentarios y poder enviarlos. Pulsar el botón Siguiente.


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5. En el último paso, aparecen dos campos de texto en los cuales se puede modificar el asunto y cuerpo del mensaje de correo electrónico que se enviará a los revisores. Por defecto Acrobat configura un mensaje estándar en el que se dan instrucciones precisas al revisor sobre cómo proceder cuando reciba el correo con el archivo PDF adjunto. Una vez editado, hacer clic sobre el botón Enviar invitación, aparece un aviso advirtiendo que se ha generado un nuevo mensaje de correo electrónico en la bandeja de salida de la aplicación de correo por defecto.

Nota: Es posible que en muchos casos ese correo no se envíe de forma automática, y haya

que abrir el programa de correo y forzar el envío de mensajes para que el correo con el documento PDF adjunto inicie el ciclo de revisión.

Cuando un usuario recibe el correo con el documento adjunto, lo abre con Acrobat Reader,

Standard o Professional, añade los comentarios que considere oportunos y hace clic en el

botón de la barra de herramientas de Comentario y marca. Al hacerlo, aparece una ventana en la que es posible indicar los destinatarios de los

comentarios que se hayan realizado. Por defecto aparece la dirección de respuesta indicada por el participante que inició la revisión.

Cuando el participante que hizo el envío recibe un correo de respuesta de parte de un

revisor con el PDF comentado, puede hacer dos cosas:

• Abrir el documento adjunto, con el PDF comentado, y seleccionar la opción del menú Comentarios>Combinar en documento maestro, para que Acrobat incorpore de forma automática los comentarios al documento PDF original. Esto evita tener que guardar réplicas del PDF original.

• Guardar el documento adjunto del correo, abrir el PDF original en Acrobat y seleccionar la opción de menú Comentarios>Importar comentarios. Se abre el selector de archivos para buscar el PDF recién guardado, seleccionarlo y Aceptar. Los comentarios se incorporan al documento original.

Al final del proceso se tiene el mismo documento con todos los comentarios aportados por

los participantes en la revisión, sin que haya que duplicar archivos. Una vez que se obtiene el documento con los comentarios acumulados, se puede finalizar el circuito de revisión y se pueden eliminar los mensajes de correo del intercambio.

(B) ENVIAR UN DOCUMENTO PDF PARA REVISIÓN COMPARTIDA En este caso se envía a un correo electrónico con un enlace a un documento PDF que está

ubicado en una carpeta compartida de red, accesible a todos los participantes en la revisión. En esta modalidad de revisión compartida existe un ordenador que hace las funciones de

servidor, donde están alojados los comentarios al documento, y el resto de participantes actúan como clientes, añadiendo comentarios de forma simultánea que van almacenándose en vivo en el servidor.


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Cuando cualquiera de los revisores está trabajando con el documento, añadiendo

comentarios, se pone en marcha en el ordenador que actúa de servidor un programa que actúa de fondo, el Adobe Synchronizer. Este programa permite que los revisores puedan ir viendo aparecer los comentarios del resto de revisores cada cierto tiempo.

El procedimiento para iniciar una revisión compartida es el siguiente:

1. Seleccionar menú Comentarios>Enviar para revisión compartida… 2. La ventana del asistente Enviar PDF para revisión compartida consta de cuatro

pasos. 3. El primer paso consiste en seleccionar una ubicación en una carpeta compartida

para los comentarios comunes al documento, en el desplegable Ubicación compartida para almacenar comentarios. Por defecto, aparece la carpeta común compartida del sistema. Para añadir una nueva localización, hacer clic en el botón Agregar nueva ubicación para abrir un selector de carpetas. En el desplegable que se encuentra más abajo, seleccionar el archivo que se quiere enviar a revisión (por defecto se muestra el documento PDF abierto pero se puede seleccionar otro en el botón Examinar…). Pulsar el botón Siguiente.

4. El siguiente paso consiste en decidir el formato de envío de la notificación. Tenemos dos opciones:

• Enviar automáticamente invitación por correo electrónico a los participantes. Existe al posibilidad de enviar el documento PDF adjunto o en caso de que esté almacenado en una ubicación de red, en el enlace al URL del mismo.

• No enviar invitación por correo electrónico. Se establece una ubicación para el documento PDF que permitirá la revisión compartida, pero no envía ningún correo electrónico en ese momento.

5. Una vez establecidas las opciones, hacer clic en el botón Siguiente. 6. El siguiente paso consiste en invitar a los revisores. Para ello existen dos cuadros de

texto, Revisores obligatorios y Revisores opcionales. Además de una casilla opcional para activar una fecha límite para añadir comentarios. Una vez añadidas las direcciones de correo de los participantes, pulsar en Siguiente.

7. Por último, se muestra una vista previa del asunto y cuerpo del mensaje de correo a enviar a todos los participantes. Pulsar en el botón Finalizar.

Un revisor puede añadir comentarios y, cuando haya finalizado, hacer clic sobre el botón

Publicar comentarios en la barra de herramientas que aparece en la parte superior del documento.


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APLICAR CENSURAS AL DOCUMENTO Acrobat incorpora una herramienta que permite en lugar de destacar una parte del

contenido del PDF para su comentario, censurarlo para que sea invisible para otros. Al igual que cuando se desclasifica una documentación para su vista pública.

Para aplicar censura a una parte de un documento:

1. En el menú Ver>Barras de herramientas>Censura

Barra de herramienta de Censura

2. Hacer clic en la herramienta Marcar para censura. Esta herramienta sirve para seleccionar un rango de texto para que posteriormente sea censurado, o en el caso de una imagen o cualquier otro objeto que no sea un texto, abrir un marco de selección que englobe dicho objeto.

3. Con el cursor, marcar los textos o áreas a censurar. Marcar dichas zonas no aplica la censura, solo selecciona qué se va a censurar o no. Para eliminar un ´rea marcada para censura, seleccionar la herramienta de la Mano y pulsar la tecla <Supr>.

4. Una vez marcadas las zonas censurables, para aplicar la censura, hay que hacer clic sobre la herramienta Aplicar censuras. Todas las áreas marcadas aparecen tachadas en negro. Esta operación no se puede deshacer (guardar el documento con otro nombre para evitar perder la información. Una vez guardado un documento censurado, es imposible rescatar el contenido censurado de él.

Es posible modificar el aspecto por defecto de las censuras. Para ello, hacer clic sobre la

herramienta Propiedades de censura.


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10. OPTIMIZACIÓN DE DOCUMENTOS PDF

INTRODUCCIÓN Cuando se genera un documento PDF a partir de cualquiera de los métodos disponibles, es

el momento de elegir a través de qué medio se va a distribuir, o a qué público irá destinado.. Se requiere optimizar dicho documento. Existen varios motivos para optimizar un documento PDF una vez creado:

• Para limitar al máximo el tamaño del archivo, por si se va a dejar en un servidor

web o FTP para que lo descarguen una gran cantidad de usuarios, o se va a distribuir por email, para evitar una elevada tasa de transferencia de información desde nuestros servidores.

• Para que el documento sea accesible a usuarios con alguna discapacidad visual. • Para hacer que el documento sea legible en el máximo número de dispositivos

posible.

OPTIMIZAR EL TAMAÑO DEL ARCHIVO Para optimizar el tamaño que ocupa en disco un documento PDF: 1. Seleccionar el menú Avanzadas>Optimizador de PDF. Veremos el cuadro de diálogo

Optimizador de PDF (ver figura 10-1) 2. Hacer clic 3. En el botón Auditar uso de espacio…., para abrir una ventana en la que aparece

desglosado, el tamaño del documento actual, según sea ocupado por imágenes, fuentes, etc. El tamaño relativo de cada parte se expresa en bytes y en porcentaje. Hacer clic en Aceptar para cerrar la ventana de auditoría del espacio del documento.

4. En la ventana Optimizador de PDF, ajustar los siguientes parámetros: • En Imágenes, se pueden comprimir las imágenes. • En Configuración de fuentes, visualizar las tipografías incrustadas en el

documento para desincrustarlas si son comunes en la mayoría de sistemas operativos.

• En Transparencia, elegir un ajuste preestablecido de acoplador de transparencias (un documento con transparencias acopladas tiene un tamaño de archivo mayor).

• En Descartar objetos, marcar las casillas correspondientes a elementos que se pueden dejar de incluir dentro del documento PDF.

• En Descartar datos de usuario, marcar la casilla Descartar todos los comentarios, formularios y contenido multimedia (para ahorra espacio)


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Figura 10-1

5. Ajustar el resto de opciones que hacen que el documento ocupe espacio en disco y

guardar dicha configuración como un perfil personalizado. Para ello, hacer clic en el botón Guardar y escribir el nombre de la nueva configuración. Desde ese momento, cada vez que se vuelva a la ventana Optimizar PDF se podrá elegir la configuración de la lista desplegable de la parte superior de la ventana.

6. Finalizados los ajustes, hacer clic sobre el botón Aceptar para aplicar los cambios. Se abre el explorador de carpetas para elegir la ubicación donde se desea guardar el archivo optimizado en tamaño.

OPCIONES DE ACCESIBILIDAD Para adaptar un documento PDF a las necesidades de usuarios con algún déficit visual, la

aplicación Adobe Reader como otros lectores del mercado están preparados para poder leer textos y convertirlos en voz. En el caso de las imágenes que pueden acompañar a un texto, se adjunta un texto alternativo a cada imagen.

Para cumplir los estándares de accesibilidad, es preciso que todos los elementos estén

etiquetados con el tipo de contenido al que pertenecen.


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COMPROBACIÓN DE LA ACCESIBILIDAD DE UN DOCUMENTO Existen dos formas de comprobar la accesibilidad de un documento: la comprobación

rápida y el informe detallado.

1. Seleccionar el menú Avanzadas>Accesibilidad>Comprobación rápida. 2. Se muestra la ventana con un mensaje sobre el estado general de accesibilidad. 3. En caso de que Acrobat no haya podido determinar un orden de lectura para el

documento, es posible que el PDF no esté etiquetado, o que el orden de lectura no esté especificado. El primer paso a seguir es comprobar el orden en las preferencias. Seleccionar el menú Edición>Preferencias y en el apartado Lectura, seleccionar Orden de lectura.

4. Si después de modificar las preferencias la comprobación sigue siendo negativa, es posible que el documento no esté estructurado o etiquetado. Para ello es preciso realizar un informe completo de accesibilidad.

Para generar un informe completo de Accesibilidad, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar menú Avanzadas>Accesibilidad>Comprobación completa. 2. En la ventana de Comprobación Completa, indicar qué características de

Accesibilidad se contemplarán en el informe: • En el apartado Opciones de informes y comentarios, marcar la casilla Crear

informe de accesibilidad para generar un documento en formato HTML con el informe de accesibilidad. Hacer clic sobre el botón Elegir…e indicar la carpeta donde guardaremos el documento de informe. Marcar la casilla Incluir sugerencias de reparación y la casilla Crear comentarios en el documento para añadir notas en los lugares donde se detecten carencias en la accesibilidad.

• En el apartado Rango de páginas, indicar a qué páginas se aplicará el informe de accesibilidad.

• En el apartado Opciones de comprobación, seleccionar que tipo de estándar de accesibilidad se aplicará (en el desplegable Nombre).

3. Hacer clic sobre el botón Iniciar comprobación para empezar el informe de accesibilidad.

ETIQUETAR UN DOCUMENTO PDF

El principal motivo por el cual un documento no es accesible es que no está etiquetado.

Esto significa que cada elemento que compone el PDF (imágenes, párrafos, dibujos, etc.) no tiene asociada la información conforme a qué tipo de objeto es dentro de la estructura del documento. Es posible etiquetar un documento PDF aunque no haya sido creado con Acrobat. Para ello seleccionar el menú Avanzadas>Accesibilidad>Agregar etiquetas al documento.


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Acrobat añade las etiquetas necesarias al documento y presenta en un panel lateral el

informe de reconocimiento de los objetos. Un documento etiquetado, además de ser accesible, permite que los lectores de PDF como

Adobe Reader puedan realizar reflujo de los textos. Si se visualiza un documento en pantalla pequeña o se cambia el tamaño de la ventana, el texto del documento se acomoda al nuevo tamaño de forma que fluye para mostrar los párrafos según la anchura de la ventana. Para ello, en Acrobat o Adobe Reader seleccionar menú Ver>Ampliación/Reducción>Reorganizar. Solamente los PDF etiquetados pueden reorganizar los textos.

LECTURA DE UN DOCUMENTO PDF ACCESIBLE Si un documento PDF está etiquetado y se reconoce un orden de lectura de todos sus

elementos, es posible que tanto Acrobat como Adobe Reader lea en voz alta el contenido del documento. Para leer un documento PDF:

1. Seleccionar en el menú Ver>Leer en voz alta>Activar lectura en voz alta. 2. Seleccionar una opción de lectura. Para leer solamente la página visible en ese

momento, elegir en el menú Ver>Leer en voz alta>Leer sólo esta página. Esto incluye los párrafos así como los textos alternativos de las imágenes.

3. Es posible pausar o detener la lectura seleccionando en el menú Ver>Leer en voz alta>Pausa o Detener.

4. Para desactivar la lectura, seleccionar menú Ver>Leer en voz alta>Desactivar lectura en voz alta.

PREFERENCIAS DE LECTURA

En el menú Edición seleccionar Preferencias. En la lista de categorías, hacer clic en Lectura y en el apartado Opciones de lectura en voz alta configurar los siguientes parámetros:

• Volumen: seleccionar un valor para el volumen de voz de lectura. • Usar voz predeterminada • Usar los atributos predeterminados: desmarcar esta casilla para activar los

controles de Tono y Palabras por minuto del lector. • Activar la casilla Campos de formulario para que se incluyan en la lectura los

campos de formulario.


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AÑADIR TEXTO ALTERNATIVO A LAS IMÁGENES Para añadir texto alternativo a una imagen de un documento PDF y de esta manera pueda

ser leída, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar en la barra de herramientas de Edición Avanzada, la herramienta

Retocar objeto 2. Hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la imagen deseada y en el menú

contextual elegir Propiedades. 3. En la ventana Propiedades de Retocar (ver figura 10-2) hacer clic en la solapa

Etiqueta. Dentro de esta opción configurar: • Tipo: seleccionar el tipo de objeto que es, por defecto aparece Figura • En Texto alternativo escribir el texto que Acrobat leerá cuando llegue a la

altura de la imagen en el documento. • En Idioma, seleccionar el idioma con el cual se verá leer dicha etiqueta.

4. Hacer clic en Cerrar para finalizar Figura 10-2


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11. MULTIMEDIA

INTRODUCCIÓN Acrobat ofrece una serie de herramientas para visualizar los documentos PDF como si

fuesen presentaciones de PowerPoint a pantalla completa así como añadir controles personalizados para incrustar animaciones, sonidos o vídeos.

VISUALIZAR UN DOCUMENTO PDF COMO PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS El primer paso para convertir un documento de páginas PDF en una presentación de

diapositivas es visualizarlo en pantalla completa, para ello: 1. En el menú Ver>Modo pantalla completa (<Control> + L) 2. Una vez en pantalla completa se pueden realizar las siguientes acciones:

• Pasar a la siguiente página clic con el botón del ratón o barra espaciadora. • Pasar a la página anterior clic con el botón derecho del ratón. • Salir del modo pantalla completaPulsar la tecla <Esc>

AÑADIR CONTROLES VISUALES DE NAVEGACIÓN

1. En el menú Edición seleccionar Preferencias 2. En la lista de categorías, hacer clic en Pantalla completa y ajustar entre otros los

siguientes parámetros: • En navegación de pantalla completa, desactivar la casilla Salir con la tecla

Esc, para salir utilizar en este caso las teclas <Control> + L • Activar la casilla Mostrar barra de navegación para trabajar con los

controles de navegación. En la esquina inferior se muestran tres controles visuales: uno para pasar página adelante, otro página hacia atrás y el tercero para salir del modo pantalla completa.

• En el apartado Aspecto de pantalla completa cambiar el color de fondo y la visualización del ratón.

• En Cursor del ratón, elegir una opción entre Siempre visible, Siempre oculto u Oculto tras retardo.


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TRANSICIONES Es el efecto de pasar de una página a otra en un documento PDF dándole cierta vistosidad.

Para aplicar transiciones a las páginas, seguir los siguientes pasos:

1. Ir a la página a partir de la cual deseamos la transición y seleccionar en el menú Avanzadas>Proceso de documentos>Transiciones de página…

2. En la ventana Definir transiciones (ver figura 11-1), configurar los siguientes parámetros:

• En el desplegable Transición: elegir una de las transiciones posibles o Sin transición (para desactivar la transición).

• En el desplegable Dirección, seleccionar el sentido o dirección en la cual se aplicará la transición.

• En el desplegable Velocidad, elegir la velocidad de transición. • Activar Voltear automáticamente para que la transición tenga efecto

transcurridos el número de segundos del desplegable adjunto. • En Rango de páginas indicar a qué página o páginas hay que aplicar dicho

efecto. Figura 11-1

3. Hacer clic en Aceptar para guardar los cambios.


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INSERTAR BOTONES PERSONALIZADOS Podemos insertar en nuestros documentos PDF botones extras que realicen acciones

personalizadas. Para ver con detalle los botones personalizados vamos a poner unos ejemplos. Ejemplo 1 En este ejemplo vamos a añadir un botón que lleve en la presentación multimedia a la

primera y última página respectivamente. Para ello:

1. En la primera página del documento, seleccionar el menú

Herramientas>Formularios>Herramienta Botón 2. Dibujar en el lugar donde queremos que aparezca el botón. 3. En la ventana de Propiedades del botón (ver figura 11-2) , en la pestaña Acciones,

elegir Ratón soltado. En el desplegable Seleccionar acción, seleccionar la opción Ir a la vista página.

4. Hacer clic en Agregar… 5. Cuando se cierre temporalmente la ventana de propiedades para navegar al

destino dentro del documento, seleccionar en el menú Ver>Ir a>Última página o Página…, modificar el zoom de visualización si fuese necesario.

6. Hacer clic en el botón Establecer vínculo. 7. Activar la pestaña Opciones. En el desplegable Diseño, seleccionar Sólo icono y

pulsar seguidamente Seleccionar icono… para elegir el archivo gráfico que representa al botón.

Figura 11-2


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8. Activar la pestaña General y en el campo Nombre, escribir un nombre descriptivo

para el botón. En el campo Consejo de herramientas, escribir el texto que veremos cuando se pase con el cursor por encima del botón.

9. Activar la pestaña Aspecto y hacer clic en Color de relleno para seleccionar Sin Color.

10. Hacer clic en Aceptar para validar el botón.

Para eliminar el botón, en la barra de herramientas de Edición avanzada, elegir la

herramienta Seleccionar objeto , hacer clic en el icono del botón (se muestra en color rojo) y pulsar la tecla <Supr>.

Para modificar la acción del botón:

1. Si tenemos seleccionada la herramienta Seleccionar objeto de la barra de herramientas de Edición Avanzada, hacer doble clic en el botón para mostrar las propiedades

2. Posteriormente seleccionar la acción y pulsar el botón Editar… para realizar los cambios deseados

Acrobat permite copiar y pegar botones incluyendo las acciones que tengan, para ello:

1. En la barra de herramientas de Edición avanzada, elegir la herramienta Seleccionar

objeto . 2. Hacer clic con el botón secundario del ratón sobre el botón y elegir la opción

Duplicar… 3. En la ventana emergente, indicar si queremos duplicar el mismo botón en la misma

posición en Todas las páginas o el rango indicado. Se podría por ejemplo duplicar un botón para que salte a la primera página.

Para añadir más botones en una misma página, seguir los siguientes pasos:

1. En la barra de herramientas de Edición avanzada, elegir la herramienta Seleccionar

objeto . 2. Seleccionar menú Formularios>Editar campos>Insertar varios campos… 3. Ajustar los parámetros en la ventana Crear múltiples copias de campos para

duplicar en horizontal y vertical el botón seleccionado y hacer clic en Aceptar. 4. Una vez duplicados los botones, es preciso editar sus propiedades para aplicar en

cada uno de ellos una Acción personalizada.


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5. Para editar sus propiedades, seleccionar cada uno de los botones con la

herramienta Seleccionar objeto de la barra de herramientas de Edición avanzada y hacer clic con el botón secundario para mostrar las Propiedades, y realizar los siguientes pasos:

Activar la pestaña de Acciones En la lista de Acciones, seleccionar la acción configurada anteriormente

(por ejemplo Ir a una página del documento) y hacer clic en el botón Eliminar.

Hacer clic en el botón Agregar… para añadir una nueva acción al nuevo botón y al finalizar pulsar Cerrar para validar los cambios.

Ejemplo 2 Se pueden crear efectos especiales en un documento al pasar, por ejemplo, el cursor sobre

un mapa detallado de ciudades y al apartar el cursor hacer desaparecer el mapa. Para crear este efecto, primero debemos especificar el elemento gráfico del botón que

deseamos mostrar y ocultar. A continuación, crear un segundo botón para activar la acción de Mostrar u ocultar campo.

No asignar un icono para el aspecto del segundo botón. En su lugar, asignar las acciones

que deseamos que ocurran cuando el cursor entre y salga de los límites del campo.

Pasos: Primero.- Definir un campo de imagen que se puede mostrar u ocultar

1. Seleccionar menú Herramientas>Formulario>Herramienta Botón y dibujar un cuadro para representar el área del botón de la imagen.

2. En la pestaña General, escribir un nombre en el cuadro de texto Nombre . 3. En la ficha Opciones, en el apartado Diseño, seleccionar Sólo icono, y pulsar el botón

Seleccionar icono para localizar la imagen (indicar el tipo JPEG). En el desplegable Comportamiento elegir la opción Al activar. En el apartado Estado elegir la opción No esté pulsado.

4. Hacer clic en la ficha Aspecto. Si es necesario, desactivar las opciones de Color de

relleno y Color de borde. En estilo, elegir Sólido y luego hacer clic en Aceptar.


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Segundo.- Definir las acciones que deseamos que ocurran cuando el ratón entre y salga de un campo

1. Seleccionar menú Herramientas>Formulario>Herramienta Botón y arrastrar un cuadro para representar el área de activación. Se creará un área interactiva que hará aparecer y desaparecer la imagen que hayamos definido.

2. En la pestaña General, escribir un nombre en el cuadro de texto Nombre .No asignar

ningún gráfico a este botón. En su lugar, asignar las acciones que deseemos que ocurran cuando el cursor entre y salga de los límites del campo.

3. En la ficha Opciones, en el apartado Diseño, seleccionar Sólo rótulo y escribir en el

cuadro de texto correspondiente, el nombre del rótulo. En el apartado Estado, elegir No esté pulsado

4. Hacer clic en la ficha Acciones. Elegir en el apartado Seleccionar Desencadenador

Ratón dentro y posteriormente en el apartado Seleccionar acción elegir Mostrar u ocultar campo y pulsar Agregar.

5. En la ventana Mostrar u ocultar campo, seleccionar el nombre asignado al botón para

definir el campo de imagen (paso primero) y hacer clic en Mostrar, y Aceptar . 6. Seleccionar Ratón fuera y elegir Mostrar u ocultar campo hacer clic en Agregar.

7. Seleccionar el nombre de la imagen especificada en el paso -5-, hacer clic en Ocultar,

luego en Aceptar.

8. Hacer clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades del botón.

9. Seleccionar la herramienta Mano y mover el cursor sobre el área interactiva. El campo de imagen definido aparece cuando el cursor entra en el área interactiva y desaparece cuando éste sale de la misma.

ANIMACIONES MULTIMEDIA Acrobat permite insertar CLIPS DE VÍDEO (ver capítulo 4 TRABAJAR CON DOCUMENTOS

PDF) en un documento PDF. Para insertar un clip de vídeo y controlar su reproducción, seguir los siguientes pasos:

1. Ir a la página donde insertaremos el vídeo. 2. Seleccionar en la barra de herramientas de Edición Avanzada, la herramienta

Película


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3. En la ventana Agregar película, hacer clic en el botón Examinar… para seleccionar el archivo multimedia a reproducir (los formatos compatibles son MOV,AVI,MPEG o SWF) y posteriormente pulsar Aceptar.

Figura 11-3

4. Hacer doble clic en el clip de vídeo para mostrar las propiedades o pulsar sobre el clip (si tenemos activada la herramienta Seleccionar objeto) con el botón derecho del ratón y elegir Propiedades…. Veremos el cuadro de diálogo Propiedades multimedia (ver figura 11-4)

Figura 11-4


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5. En la pestaña Acciones existe una acción configurada por defecto (abrir archivo). Es posible cambiar la acción que desencadena la reproducción del vídeo. Hacer clic sobre la entrada Ratón soltado dentro de la lista de Acciones y elegir una acción distinta de la lista Seleccionar desencadenador. Por ejemplo, se puede seleccionar Entrar en la página para hacer que el vídeo se reproduzca automáticamente al entrar en la página. Pulsar el botón Cerrar para validar los cambios. Al reproducir en pantalla completa el documento PDF éste se reproduce automáticamente.

Para crear un botón personalizado que reproduzca un clip de película, seguir los siguientes

pasos:

1. Seleccionar menú Herramientas>Formulario>Herramienta Botón 2. En la pestaña Acciones, indicar un desencadenador para el ratón y en el

desplegable Seleccionar acción, elegir Reproducir multimedia y pulsar posteriormente Agregar…

3. En la ventana Reproducir multimedia, elegir en el desplegable Operación que se realizará la acción a llevar a cabo con la película (Reproducir, Detener, Pausa o Reanudar). Esto permite programar múltiples botones para el control total de una animación incrustada en la página.

4. En la lista Anotación Asociada, seleccionar el número de página donde se encuentre el clip de película, hacer clic sobre el mismo para mostrar todos los clips que estén incrustados en la misma y hacer clic en el nombre de la película.

5. Hacer clic en Aceptar para cerrar la ventana Reproducir multimedia, y posteriormente Cerrar.

Para incrustar SONIDOS EN UN DOCUMENTO PDF y controlar su reproducción a través de las acciones del mismo sonido o a través de botones personalizados:

1. Seleccionar de la barra de herramientas de Edición Avanzada la herramienta Sonido

2. Dibujar un área. En este punto, es interesante considerar que el sonido sea un área

interactiva invisible sobre una imagen o texto. Para ello en la ventana Agregar sonido dejar activada la opción No utilizar póster. Los formatos compatibles son WAV, AIFF o MP3.

3. Hacer clic en Aceptar para insertar el sonido. Para cambiar las propiedades del sonido incrustado, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la herramienta Selección de objetos de la barra de herramientas de Edición avanzada.

2. Hacer clic sobre el objeto de clip de sonido con el botón secundario y seleccionar Propiedades en el menú contextual.

3. En la ventana Propiedades multimedia, activar la pestaña Aspecto. 4. En el apartado Borde, en el desplegable Tipo seleccionar la opción Rectángulo

invisible.


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5. Activar la pestaña Acciones. Por defecto está la acción de reproducirse bajo el desencadenador Ratón soltado. Es posible eliminar dicho comportamiento para que el sonido se reproduzca solamente al hacer clic en un botón de aspecto personalizado que se añada posteriormente. Para ello seleccionar la entrada Reproducir multimedia, dentro de la lista de acciones, y posteriormente hacer clic en el botón Eliminar.

6. Hacer clic en el botón Cerrar para validar los cambios. Para hacer que el clip de sonido se ponga en marcha automáticamente con el inicio de la

página:

1. Seleccionar en la barra de herramientas de Edición Avanzada, la herramienta Seleccionar objeto.

2. Hacer clic sobre el objeto de clip de sonido con el botón secundario y seleccionar la opción Propiedades.

3. En la pestaña Configuración, dentro del apartado Representaciones, seleccionar la opción Entrar en la página del desplegable Lista de presentaciones por evento.

4. Hacer clic en Agregar representación. Veremos el menú emergente con las opciones de representación del sonido. Hacer clic en la opción usar Usar un archivo… para abrir el explorador de carpetas y seleccionar el archivo de sonido a reproducir.

5. Hacer clic en Cerrar.


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12. PDF MAKER. LA IMPRESORA PDF

INTRODUCCIÓN Además de los procedimientos habituales, existen otras vías para generar documentos PDF.

Una de ellas es la de emplear la impresora virtual PDF que se instala cuando ejecutamos Acrobat Estándar o Professional.

Otra método es emplear las herramientas de Microsoft Office o AutoCAD conocidas como

PDF Maker PDF MAKER Con este nombre se conoce a la serie de controles que permiten generar documentos PDF y

que están integrados en algunas aplicaciones como por ejemplo Microsoft Word, Excel, Outlook o AutoCAD sin necesidad de abrir Acrobat.

PDF MAKER EN OUTLOOK Una de las aplicaciones prácticas es cómo convertir un mensaje de correo electrónico de

MS Outlook en PDF a partir de las herramientas añadidas. Realizar los siguientes pasos: 1. En cualquiera de las bandejas con mensajes de Outlook seleccionar un mensaje de

correo. 2. En la barra de herramientas de PDF Maker, hacer clic sobre el icono Crear archivo PDF

a partir de mensajes seleccionados o bien, menú Adobe PDF>Convertir a PDF>Mensajes seleccionados.

3. Indicar la unidad y/o carpeta de destino del documento PDF a generar, y pulsar Aceptar.


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CONFIGURACIÓN DE PDF Es posible indicar la configuración por defecto para los mensajes convertidos a PDF., para

ello seleccionar en el menú Adobe PDF>Cambiar configuración de conversión. En la ventana de configuración de PDF Maker (ver figura 12-1), ajustar los siguientes parámetros:

• En el desplegable Compatibilidad, seleccionar la versión PDF a crear. • En el desplegable Archivos Adjuntos, seleccionar si se quiere incluir en la

conversión a PDF cualquier documento adjunto al mensaje, que sea compatible. • Activar la casilla Ver el resultado del archivo PDF, justo después de la conversión.

Figura 12-1

• Activar la casilla Generar un paquete de Adobe PDF para que cada vez que se convierte un mensaje de correo a PDF se cree un nuevo paquete al cual añadir cualquier otro mensaje seleccionado, de forma acumulativa.

• En Presentación de página, elegir el tamaño y la orientación de las páginas del PDF resultante.

• En Márgenes introducir los valores para los márgenes de las páginas


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ALMACENAMIENTO AUTOMÁTICO Podemos archivar automáticamente mensajes de una carpeta de correo de Outlook en

formato PDF, a partir de una cierta periodicidad. De este modo, es posible ir borrando mensajes de una carpeta para liberar espacio y mantener una copia de los mismos en un archivo PDF. Realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar en Outlook el menú Adobe PDF y elegir Configurar almacenamiento automático.(ver figura 12-2)

2. En la pestaña Almacenamiento automático, configurar los siguientes parámetros: • Marcar la casilla Activar almacenamiento automático. • Activar un tipo de frecuencia, Diaria, Semanal o Mensual y una hora exacta

en el campo Ejecutar el: Figura 12-2

• Marcar la casilla Mantener registro del almacenamiento para guardar periódicamente un archivo de texto que lleve registro de las conversiones.

• Marcar la casilla Incrustar índice para agilizar la búsqueda si queremos crear un archivo de índice para localizar rápidamente un correo en formato PDF.

• En Seleccionar carpetas para el almacenamiento automático hay que hacer asociaciones entre carpetas de correo de Outlook y carpetas del sistema donde se almacenan los documentos PDF de cada mensaje de correo. Hacer clic en Agregar…, veremos entonces la ventana Convertir carpetas a PDF (ver figura 12-3).


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Marcar las casillas de las carpetas cuyo contenido deseamos que sea convertido a PDF. Marcar asimismo la casilla Convertir esta carpeta y todas las subcarpetas.

3. Pulsar en el botón Aceptar para validar los cambios. Figura 12-3

OPCIONES DE SEGURIDAD Para modificar las opciones de seguridad de los documentos PDF que se crean a partir de

los mensajes de correo:

1. En el menú Adobe PDF>Cambiar configuración de conversión>Seguridad 2. Marcar la casilla Solicitar una contraseña para abrir el documento, para proteger la

apertura de los documentos con una contraseña. 3. Marcar la casilla Restringir la edición e impresión del documento para proteger la

edición del documento. Seleccionar de los desplegables Impresión permitida y Cambios permitidos.

4. Hacer clic en Aceptar para validar los cambios.


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LA IMPRESORA PDF

Otro método para generar documentos PDF es imprimir cualquier archivo desde cualquier aplicación empleando la impresora virtual PDF que se instala en el sistema al mismo tiempo que se instala Acrobat Standard o Professional. Esta impresora interpreta la información PostScript o en bruto que se enviaría de otro modo a una impresora tradicional y la convierte en PDF.

Una vez instalada la impresora PDF n el sistema, basta con seleccionar la opción Imprimir

de cualquier aplicación para generar un PDF.

1. Seleccionar menú Archivo>Imprimir o el botón de office>Imprimir 2. En la ventana de Imprimir, pulsar en el desplegable Nombre de la impresora y elegir

Adobe PDF. 3. Hacer clic en el botón Propiedades para acceder a las opciones de Configuración de

Adobe PDF. Dentro de esta ventana de configuración, se pueden ajustar los siguientes parámetros: • En el desplegable Configuración predeterminada, seleccionar una de las

configuraciones estándar de PDF de Distiller. Desde aquí es posible editar dichas configuraciones al igual que en Distiller haciendo clic en Editar.

• En el desplegable Seguridad de PDF, elegir una opción de seguridad. • En el desplegable Tamaño de pag. De PDF, elegir un tamaño de papel, pulsar el

botón Agregar… para añadir más tamaños. • Marcar la casilla Ver resultado de Adobe PDF para abrir automáticamente el

programa por defecto de visualizar documentos PDF. • Marcar la casilla Agregar información de documento para imprimir en los

márgenes superiores e inferiores, información sobre la ruta del documento PDF así como la fecha y hora de impresión.

• Marcar la casilla Utilizar sólo fuentes de sistema. • Marcar la casilla Eliminar archivos de registro para los trabajos correctos para

borrar automáticamente los documentos .log que se crean después de procesar un nuevo documento PDF en la cola de impresión

• Marcar la casilla Preguntar si se desea reemplazar archivo PDF existente si deseamos que aparezca una advertencia en el caso de que el documento a crear ya exista y tenga que ser reemplazado.

4. Pulsar luego Aceptar.

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