ACTA 1 - SDIS · Web view2019/12/26 · Establecer procedimientos orientados a gestionar de manera...

TAB

LA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO..............................................................................................................................3

2 GLOSARIO.............................................................................................................................3

3 ALCANCE...............................................................................................................................5

3.1 SERVICIOS Y PROCESOS CRÍTICOS..........................................................................5

3.1.1 Servicios sociales priorizados...................................................................................5

3.1.2 Procesos críticos......................................................................................................6

3.2 INSTALACIONES CRÍTICAS..........................................................................................7

3.3 ESCENARIOS GENERALES DE INTERRUPCIÓN........................................................7

3.4 EXCLUSIONES...............................................................................................................7

4 ACTIVACIÓN DEL PLAN........................................................................................................8

5 EQUIPOS DE RESPUESTA...................................................................................................8

5.1 OBJETIVO DEL EQUIPO DE RESPUESTA EN CONTINUIDAD Y CRISIS...................9

5.2 INTEGRANTES DEL EQUIPO DE RESPUESTA EN CONTINUIDAD Y CRISIS...........9

5.3 RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DE RESPUESTA EN CONTINUIDAD Y CRISIS10

5.4 OBJETIVO DE LOS EQUIPOS DE RECUPERACIÓN..................................................16

5.4.1 Equipos de recuperación del servicio en unidades operativas priorizadas............16

5.4.2 Equipos de recuperación de los procesos de nivel central en sedes alternas.......16

5.4.3 Equipo de recuperación tecnológica.......................................................................16

6 RUTA GENERAL DE RESPUESTA A INCIDENTES DE INTERRUPCIÓN /EMERGENCIA16

El siguiente gráfico resume los pasos anteriores:........................................................................18

7 FLUJO DE NOTIFICACIÓN Y ACTIVACIÓN........................................................................19

7.1 ARBOL DE LLAMADAS.................................................................................................19

7.2 DIRECTORIO DE CONTACTOS...................................................................................19

7.3 PREMISAS DE LA RESPUESTA EN CRISIS...............................................................19

7.4 COMUNICACIONES EN CRISIS...................................................................................20

7.5 SALA DE CRISIS...........................................................................................................20

8 PROCEDIMIENTOS DE RECUPERACIÓN.........................................................................20

8.1 CIERRE DE UNIDADES OPERATIVAS PRIORIZADAS..............................................20

PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO

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8.1.1 Lineamientos generales de continuidad del servicio..............................................20

8.1.2 Procedimientos de recuperación y retorno a normalidad.......................................21

8.2 NO DISPONIBILIDAD DE LA SEDE CENTRAL (SEDE ADMINISTRATIVA)...............21


8.2.2 Procedimientos de recuperación de los procesos críticos de nivel central............22

8.2.3 Procedimientos de retorno a normalidad................................................................24

8.3 DAÑO DEL CENTRO DE CÓMPUTO Y APLICACIONES CRÍTICAS..........................25


8.3.2 Procedimientos de recuperación tecnológica y retorno a normalidad....................25

8.4 IMPOSIBILIDAD DE CONTRATAR EL TALENTO HUMANO.......................................26


9 INTEGRACIÓN CON LA RESPUESTA A EMERGENCIAS.................................................27

9.1 Eventos que pueden generar una interrupción del servicio...........................................27

9.2 Equipos de respuesta interna........................................................................................28

9.3 Equipos de respuesta externa.......................................................................................29

10 DETALLE DE LAS TABLAS MENCIONADAS..................................................................29

10.1 TABLA 1. LISTA DE LOS PROCESOS CRÍTICOS DE NIVEL CENTRAL Y SUS RESPONSABLES.....................................................................................................................29

10.2 TABLA 2. INFORMACIÓN DE LAS SEDES ALTERNAS SELECCIONADAS..............30

10.3 TABLA 3. RELACIÓN DE CARGOS CRÍTICOS POR PROCESO DE NIVEL CENTRAL31

10.4 TABLA 4. REUBICACIÓN EN SEDES ALTERNAS DE CARGOS CRÍTICOS DE NIVEL CENTRAL.................................................................................................................................36

10.5 TABLA 5. ORDEN Y TIEMPOS DE RECUPERACIÓN DE LAS ACTIVIDADES CRÍTICAS DE LOS PROCESOS DE NIVEL CENTRAL..........................................................42

11 ADMINISTRACIÓN DEL PLAN.........................................................................................43

12 APROBACIÓN DEL DOCUMENTO..................................................................................44



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1O

BJETIVO

Establecer procedimientos orientados a gestionar de manera organizada y estructurada incidentes de interrupción y/o situaciones de desastre que hayan afectado a la Secretaría Distrital de Integración Social para recuperar, en el menor tiempo posible, la ejecución de los procesos críticos y la prestación de los servicios sociales priorizados y continuar cumpliendo sus objetivos estratégicos y su misionalidad.

2 GLOSARIO

Análisis del impacto al negocio1: Proceso del análisis de actividades y el efecto que una interrupción del negocio podría tener sobre ellas.

Continuidad de Negocio2: Capacidad de la organización para continuar con la entrega de productos o servicios a los niveles predefinidos aceptables después de un incidente de interrupción.

Crisis empresarial3: Una situación inherentemente anormal, insostenible y compleja, que representa una amenaza a los objetivos estratégicos, reputación o existencia de una organización.

Ejercicio4: Proceso para entrenar, evaluar, practicar y mejorar el desempeño en una organización.Nota 1: Los ejercicios pueden ser usados para: validar políticas, planes, procedimientos, entrenamiento, equipos y acuerdos interorganizacionales; clarificar y entrenar personal en roles y responsabilidades; mejorar la coordinación y la comunicación dentro de la organización; identificar faltantes en recursos; mejorar el desempeño individual; e identificar oportunidades para la mejora, así como actuar como una oportunidad controlada para practicar la improvisaciónNota 2: Una prueba es un tipo de ejercicio único y particular, el cual incorpora una expectativa de poder aprobar o fallar frente a las metas u objetivos del ejercicio planeado.

Gestión de la continuidad de negocio5: Proceso de gestión integral que identifica las amenazas potenciales para la organización y los impactos que dichas amenazas podrían causar a las operaciones del negocio en caso de materializarse, las cuales proporcionan un marco para la construcción de la resiliencia de la organización con la capacidad de una respuesta efectiva que salvaguarde los intereses de sus partes interesadas clave, su reputación, marca y las actividades que crean valor.

Incidente6: Situación que puede ser, o puede llevar a una disrupción, pérdida, emergencia o crisis.

1 ISO 223012 ISO 22301/ NTC 5722 3 PAS 2004 ISO 223015 ISO 223016 Ibidem



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Plan de continuidad de negocio7: Procedimientos documentados que guían a las organizaciones para responder, recuperar, reanudar y restaurar a un nivel predefinido de operación debido a la interrupción.Nota: Típicamente, esto incluye los recursos, servicios y actividades necesarios para garantizar la continuidad de las funciones críticas del negocio.

Plan de Recuperación de Desastres (DRP): Es la estrategia que se sigue para restablecer los servicios de tecnología (red, servidores, hardware y software) después de haber sufrido una afectación por un incidente o catástrofe de cualquier tipo, el cual atente contra la continuidad del negocio.

Plan de Continuidad Operativa (Contingencia operativa)8:Conjunto de actividades definidas y documentadas cuyo propósito es recuperar un único proceso interrumpido y retornarlo a la normalidad una vez superada la causa de su interrupción.

Recuperación9: La organización debe tener procedimientos documentados para restaurar y retornar a las actividades de negocio, de las medidas temporales adoptadas para soportar las necesidades normales del negocio después del incidente.

Recursos10: Todos los activos, recursos humanos, conocimientos, información tecnología (incluida las instalaciones y equipos), locales y suministros e información (ya sean o no electrónicos) que una organización tiene que tener disponibles para su uso, cuando sea necesario, con el fin de operar y cumplir con su objetivo.

Riesgo11: Efecto de la incertidumbre en la consecución de los objetivos.

Tiempo objetivo de recuperación - RTO12: Período de tiempo después de un incidente en el que:- El producto o servicio debe ser reanudado, o- La actividad debe reanudarse, o- Los recursos deben ser recuperadosNota: Para los productos, servicios y actividades, el tiempo objetivo de recuperación debe ser menor que el tiempo que tomaría para los efectos adversos que pudieran surgir como consecuencia de no proporcionar un producto/servicio o la realización de una actividad para convertirse en inaceptable.

Tiempo máximo de pérdida de información - RPO13: Punto en el cual la información usada por una actividad debe ser restaurada para permitir la reanudación de la operación.Nota: También puede ser referida como pérdida máxima de datos

7 Ibidem8 Adaptado para la Secretaría Distrital de Integración Social9 Tomado del numeral 8.4.5 de la norma NTC 5722. 10 ISO 2230111 ISO3100012 NTC 572213 NTC 5722



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3 ALCANCE

El presente considera lineamientos y/o procedimientos de recuperación generales para los siguientes servicios, procesos e instalaciones donde funcionan los servicios que presta la Secretaría Distrital De Integración Social de presentarse los escenarios de interrupción aquí descritos.

3.1 SERVICIOS Y PROCESOS CRÍTICOS

3.1.1 Servicios sociales priorizados

Nombre del Servicio Alcance del servicio

Centros Proteger

Niños, niñas y adolescentes en edades comprendidas entre los 0 a 9 años 11 meses y hermanos con edad hasta 10 años 11 meses cuyos derechos se encuentran inobservados, amenazados o vulnerados.

Centro RenacerNiños, niñas y adolescentes con discapacidad cognitiva o múltiple, menores de 18 años, con medida de protección por la Defensoría de Familia y que no se encuentren en condición de habitabilidad en calle.

Centros de protección Social (CPS)

Personas mayores de 60 años sin redes de apoyo que requiere atención institucional

Integrarte interno

Personas mayores de 18 años con discapacidad intelectual, o psicosocial, o física que requiera de apoyos extensos a generalizados, o múltiple.

Centro de atención alta dependencia

Personas de 29 años en adelante que por su situación de habitabilidad en calle, presentan deterioro funcional, físico, mental o cognitivo.

Jardines diurnos Niños y niñas menores de 4 años.

Jardines nocturnos

Niños y niñas desde los 3 meses hasta los 5 años con padres y madres vinculados laboralmente en horarios nocturnos o condiciones de alto riesgo social.

Centros Crecer Niños, niñas y adolescentes con discapacidad cognitiva, no psicosocial, entre los 6 y 18 años.

Centros AmarNiños, Niñas y Adolescentes mayores de 6 años y menores de 18 años en riesgo social o en situación de trabajo infantil y cuyos acudientes habiten en Bogotá.

Comisarías de Familia

Personas víctimas y agresores atendidos por violencia intrafamiliar o que requieran orientación y atención por conflicto familiar.

Comedores Personas mayores de 4 años en inseguridad alimentaria severa o moderada que habiten en Bogotá

Canastas Hogares con inseguridad alimentaria severa o moderada que habiten en Bogotá y sus zonas rurales en condición de vulnerabilidad

Bonos Hogares con inseguridad alimentaria severa o moderada que habiten en Bogotá y sus zonas rurales en condición de vulnerabilidad

Apoyos económicos

Personas mayores de 54 años en el caso de mujeres y personas transexuales y mayores de 59 años en el caso de los hombres.



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3.1.2 Procesos críticos

Tipo de proceso ProcesoCantidad de actividades críticas por proceso identificadas en el

BIA

Estratégico Planeación estratégica 1Comunicación estratégica 3

Misional Prestación de los servicios sociales para la inclusión social

11

Soporte

Gestión de talento humano 4Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico

5

Gestión contractual 2Gestión financiera 8Gestión de infraestructura física 2Gestión logística 9

Los anteriores procesos se encuentran alineados al siguiente mapa de procesos aprobado por la Entidad:

Ilustración 1. Mapa de procesos SDIS

3.2 INSTALACIONES CRÍTICAS

Sede Central (Edificio San Martín Torre sur), Casa Rosada y 592 unidades operativas donde funcionan los servicios relacionados en la siguiente tabla:



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Nombre del Servicio Cantidad de unidades operativas priorizadas14

Operadas por la SDIS (propias)

Operadas por terceros

Centros Proteger 6 6 0Centro Renacer 1 1 0Centros de protección Social (CPS) 18 2 16Integrarte interno 14 0 14Centro de atención alta dependencia 1 0 1Jardines diurnos 352 264 88Jardines nocturnos 12 12 0Centros Crecer 17 17 0Centros Amar 13 13 0Comisarías de Familia 34 34 0Comedores 124 0 124Totales 592 349 243

3.3 ESCENARIOS GENERALES DE INTERRUPCIÓN

El alcance del presente plan contempla los siguientes escenarios generales de interrupción de los servicios sociales:

Cierre de unidades operativas No disponibilidad de la Sede Central Daño del centro de cómputo y aplicaciones críticas Imposibilidad de firmar contratos de prestación de servicios para la operación crítica

3.4 EXCLUSIONES

El presente plan no considera dentro del alcance los siguientes temas:

- Desabastecimiento alimentario en la Ciudad de Bogotá: este escenario puede generar interrupción en la prestación de los servicios sociales, no obstante, no hace parte del alcance desarrollado en el presente plan. De presentarse, se deberán seguir las acciones que defina el Plan Maestro de Seguridad Alimentaria liderado por la Secretaría Distrital de Planeación de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

4 ACTIVACIÓN DEL PLAN

La activación del presente plan dependerá del cumplimiento de uno o más de los siguientes criterios:

CRITERIO ¿CUMPLE?SI / NO

¿Es una emergencia a nivel Distrital que ha afectado los servicios de la Entidad y que implica la activación de un Centro de operaciones de emergencia (COE) e

14 Cifras actualizadas al 30 de marzo de 2019



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CRITERIO ¿CUMPLE?SI / NO

instancias de respuesta superiores?¿La sede administrativa de nivel central se encuentra gravemente afectada por el incidente o la emergencia y/o las condiciones de seguridad de la instalación y/o del entorno representan un peligro para la vida y la integridad de las personas y por tanto no es viable realizar las actividades habituales?¿Hay uno o más procesos críticos interrumpidos a causa del incidente o emergencia para el(los) cual(es) se desconoce el tiempo de solución de la situación (interrupción indefinida) o se ha estimado un tiempo de solución que supera el tiempo de interrupción tolerable (interrupción prolongada que supera el RTO identificado)?¿Hay una o varias unidades operativas priorizadas fuera de servicio y se desconoce el tiempo de solución de la situación (interrupción indefinida) o se ha estimado un tiempo de solución que supera el tiempo de interrupción tolerable para la(s) unidad(es) operativa(s) (interrupción prolongada que supera el RTO identificado)?¿Hay uno o varios proveedores identificados como críticos cuyos contratos/convenios han finalizado o están próximos a finalizar y no se cuenta con un nuevo contrato/convenio que habilite a este proveedor o a otro a seguir entregando los bienes o servicios relacionados con el contrato? ¿Se tiene más del 50% de los contratos de prestación de servicios (personal contratista) finalizados o próximos a finalizar y no se cuenta con nuevos contratos o no es viable avanzar en los procesos de contratación y por tanto no se cuenta con el recurso humano suficiente para atender la operación habitual?Se presenta daño total o parcial del centro de cómputo y están fuera de servicio las aplicaciones o servicios tecnológicos críticos y se desconoce el tiempo de solución de la situación (interrupción indefinida) o se ha estimado un tiempo de solución que supera el tiempo de interrupción tolerable de los procesos que son soportados por dichas aplicaciones (interrupción prolongada que supera el RTO identificado)

5 EQUIPOS DE RESPUESTA

La respuesta ante una situación de emergencia o incidente que interrumpa la operación normal de los procesos o la prestación habitual de los servicios sociales priorizados requiere de equipos que puedan atender los siguientes tres elementos fundamentales en la respuesta:

La toma de decisiones estratégicas La ejecución de actividades tácticas y operativas La gestión oportuna y adecuada de las comunicaciones.

Además de considerar los anteriores elementos para la definición de los equipos que participan en la respuesta, la Secretaría Distrital de Integración Social por ser una Entidad de carácter público del Distrito Capital deberá tener en cuenta lo establecido en la Estrategia Institucional de Respuesta a Emergencias – EIR y asegurar una adecuada articulación entre los equipos de respuesta interna que aseguren el bienestar de los servidores de la entidad, la continuidad en la prestación de los servicios sociales ligados a su misionalidad y los servicios de respuesta a emergencias en el Distrito que sean de su responsabilidad acorde con lo establecido en el Marco de Actuación de la Estrategia Distrital para la Respuesta a Emergencias.

5.1 OBJETIVO DEL EQUIPO DE RESPUESTA EN CONTINUIDAD Y CRISIS



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Tomar las decisiones estratégicas para apoyar con recursos actividades de atención y rehabilitación derivadas de incidentes o emergencias de alto impacto, mantener la continuidad en la prestación de los servicios sociales prioritarios y gestionar las comunicaciones con los grupos de interés para disminuir su incertidumbre frente a la crisis. Este equipo será la máxima autoridad para la toma de decisiones cuando se materialicen incidentes que afecten gravemente la normalidad de los procesos y servicios priorizados en la Secretaría.

5.2 INTEGRANTES DEL EQUIPO DE RESPUESTA EN CONTINUIDAD Y CRISIS

ROL PRINCIPAL (Cargo) SUPLENTE (Cargo)Presidente Subsecretario(a) Director(a)

Integrante líder de estrategia Director(a) de Gestión Corporativa

Subdirector(a) administrativo y financiero

Integrante líder de estrategia Director(a) de Análisis y Diseño Estratégico Subdirector(a)

Integrante líder de estrategia Director (a) Territorial Subdirector(a) técnico(a)Integrante líder de estrategia Director (a) Poblacional Subdirector(a) técnico(a)

Integrante líder de estrategia Director (a) de Nutrición y Abastecimiento Subdirector(a) técnico(a)

Integrante líder de comunicaciones en crisis

Jefe (a) de la Oficina Asesora de comunicaciones Pendiente definir

Integrante líder Jurídico Jefe(a) de la Oficina Asesora Jurídica Pendiente definir

Integrante líder emergencias respuesta interna

Subdirector (a) de Gestión y Desarrollo del Talento Humano Subdirector(a) técnico(a)

Integrante líder emergencias respuesta externa /Secretaría técnica

Subdirector (a) para la Identificación, Caracterización e integración

Subdirector(a) técnico(a)

Coordinador de gestión del riesgo


Profesional de gestión del riesgo

Responsable de la comisión de continuidad de negocio

Asesor(a) Continuidad de negocio

Profesional continuidad de negocio

Los siguientes cargos asistirán por llamado de su director(a) acorde al escenario que se haya materializadoIntegrante líder de Infraestructura Física

Subdirector(a) de Plantas Físicas Subdirector(a)

Integrante líder de servicios tecnológicos

Subdirector (a) de investigación e información Subdirector(a)

Integrante líder de servicios para la Infancia Subdirector (a) para la Infancia Subdirector(a)

Integrante líder de servicios para la Vejez Subdirector (a) para la Vejez Subdirector(a)

Integrante líder de servicios para la Familia Subdirector (a) para la Familia Subdirector(a)

Integrante líder de servicio de comedores

Subdirector (a) de abastecimiento Subdirector(a)

5.3 RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DE RESPUESTA EN CONTINUIDAD Y CRISIS



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PRINCIPAL RESPONSABILIDADES DURANTE LA RESPUESTASubsecretaria(o) Asistir a la Secretaria para coordinar la autorización y/o aplicación de las

estrategias y lineamientos de continuidad institucionales requeridos por la crisis.

Proponer y/o avalar nuevas estrategias y acciones de continuidad y de respuesta institucionales para afrontar la crisis.

Presidir el equipo de respuesta en continuidad y crisis de la Entidad cuando se presenten situaciones declaradas como calamidad en el Distrito Capital y que requieran la activación de la sala de crisis de la Alcaldía o en ausencia de la Secretaria de Despacho.

Presentar las decisiones de este equipo en otras instancias de manejo de crisis que se hayan activado en el Distrito Capital.

Comunicar al equipo de respuesta en continuidad y crisis las decisiones estratégicas tomadas por instancias superiores de manejo de crisis en el Distrito Capital.

Liderar y coordinar, acorde a las políticas establecidas, las relaciones interinstitucionales y con los grupos de interés asociados al despacho para encontrar apoyo y opciones de manejo de la crisis.

Director(a) de Gestión Corporativa

Direccionar la respuesta frente a la evaluación del personal afectado y la gestión de las comunicaciones a sus familias (funcionarios y contratistas)

Orientar a la Subsecretaria(o) en la activación de la estrategia del TH para que los funcionarios (personal de planta, provisionales y otras modalidades de vinculación- No contratistas) realicen las actividades mínimas para mantener la prestación de los servicios priorizados.

Aportar al equipo de respuesta en continuidad y crisis información consolidada de impactos sobre la infraestructura en nivel central y en otras sedes de la Entidad dando prioridad a las sedes donde operan los procesos y servicios priorizados.

Orientar a la Subsecretaria(o) en la activación de estrategias para operar en sitios alternos cuando no se tenga disponibilidad de la sede central.

Identificar e informar al equipo de respuesta en continuidad y crisis sobre los impactos financieros de la crisis y su repercusión en el presupuesto de la Entidad.

Direccionar la activación de los procedimientos de reclamación con las aseguradoras.

Direccionar y coordinar los servicios logísticos necesarios para el control y mitigación de los impactos y asegurar continuidad en la prestación de los servicios sociales priorizados.

Coordinar con las demás direcciones la contratación y adquisición de artículos y servicios necesarios para la atención de la situación y para la operación de los equipos de respuesta en los diferentes niveles.

Gestionar las relaciones con los grupos de interés (especialmente proveedores críticos) asociados a la dirección para asegurar su disponibilidad y cooperación.

Director(a) de Análisis y Diseño Estratégico

Coordinar las acciones tendientes a lograr la disponibilidad de información actualizada relacionada con los servicios sociales priorizados y otra información de las bases de datos que pueda ser usada para la toma de decisiones.

Medir, evaluar y dar reporte oficial de los impactos de la crisis sobre los proyectos de inversión, metas, programas y demás indicadores relacionados al PDD y a la plataforma estratégica de la Entidad.

Coordinar junto con la Dirección de Gestión Corporativa las modificaciones



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PRINCIPAL RESPONSABILIDADES DURANTE LA RESPUESTAal presupuesto de inversión para asegurar la disponibilidad de recursos financieros para la atención de la respuesta a la crisis.

Aportar al equipo de respuesta en continuidad y crisis información consolidada de impactos en los sistemas de información y en la información almacenada en las plataformas tecnológicas.

Activar la estrategia de continuidad tecnológica ante un escenario que incluya el daño del centro de cómputo y de las aplicaciones críticas.

Evaluar y proponer posibles cambios, ajustes o reestructuraciones y nuevos planes de nivel estratégico necesarios para afrontar y superar la crisis.


Coordinar, junto con las áreas de comunicaciones y apoyo logístico, el alistamiento y la disposición de puntos de información (físicos o virtuales) que faciliten la entrega de información a los grupos de interés.

Director (a) Territorial

Comunicar el impacto actual de la crisis sobre las comunidades y demás Aportar al equipo de respuesta en continuidad y crisis información consolidada de impactos en el servicio ante escenarios que impliquen la interrupción de múltiples unidades operativas que presten servicios priorizados (jardines, comisarías de familia, centros crecer, centros amar y los CDC donde éstos se ubiquen).

Comunicar el impacto actual de la crisis sobre las comunidades y demás grupos de interés relacionados con los servicios que hayan sido afectados en el territorio.

Gestionar con entidades y organismos de gobierno distrital y/o local o con terceros acuerdos de ayuda mutua que permitan controlar y minimizar los impactos para los servicios sociales priorizados.

Orientar a la Subsecretaria en la ordenación de los recursos en el territorio acorde a las necesidades derivadas de los impactos y a las estrategias institucionales autorizadas.

Autorizar las estrategias y asegurar, a través de las subdirecciones locales, que se activan los planes de continuidad definidos para las unidades operativas afectadas.


Director (a) Poblacional

Aportar al equipo de respuesta en continuidad y crisis información consolidada de impactos en el servicio ante escenarios que impliquen la interrupción de múltiples unidades operativas que presten servicios priorizados (Centro Renacer, Centros Proteger, Centros de protección Social, Centro Integrarte interno y Centro de alta dependencia funcional)

Orientar y dirigir la definición y aplicación de lineamientos de respuesta a la crisis que den cumplimiento a las políticas públicas y atiendan las necesidades locales y particulares de los grupos poblacionales más vulnerables que hayan sido afectados.

Orientar con el apoyo de los subdirectores técnicos al comité sobre la ordenación de los recursos para asegurar la continuidad de los servicios priorizados que se encuentran a cargo de la Dirección Poblacional acorde a las necesidades derivadas de los impactos y a las estrategias institucionales autorizadas.

Autorizar las estrategias y asegurar, a través de los subdirectores técnicos



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Fecha: Memo I2019053249 - 26/12/2019

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PRINCIPAL RESPONSABILIDADES DURANTE LA RESPUESTAcon sus equipos técnicos y locales para activar los planes de continuidad definidos para las unidades operativas afectadas.

Gestionar a través de las subdirecciones técnicas las relaciones con los grupos de interés (especialmente proveedores y operadores de servicios críticos) asociados a la dirección para asegurar su disponibilidad y cooperación.

Director (a) de Nutrición y Abastecimiento

Aportar al equipo de respuesta en continuidad y crisis información consolidada de impactos en el servicio de abastecimiento de alimentos a las unidades operativas priorizadas, el cierre del servicio de comedores y/o la suspensión prolongada (mayor a 30 días) de los servicios de canasta, bonos y otros apoyos alimentarios y sociales.

Orientar y dirigir la definición y aplicación de estrategias y lineamientos de respuesta a la crisis que permitan mantener la continuidad de: la consecución, la distribución, el almacenamiento, la conservación y entrega de paquetes alimentarios básicos y/o de los insumos necesarios para generarlos; a fin de asegurar y cubrir las necesidades mínimas de nutrición de los grupos poblacionales afectados y especialmente aquellos en situación de mayor vulnerabilidad.

Gestionar con las Entidades y Organismos del Gobierno Distrital y/o Local o con terceros acuerdos que permitan controlar y minimizar los impactos ocasionados por eventos que generen desabastecimiento de alimentos para los servicios sociales priorizados.

Orientar a la Subsecretaria en la ordenación de los recursos para asegurar las necesidades nutricionales de los servicios priorizados acorde a los impactos de la crisis y a las estrategias institucionales autorizadas.

Gestionar las relaciones con los grupos de interés (especialmente proveedores y operadores de servicios críticos) asociados a la dirección para asegurar su disponibilidad y cooperación.

Jefe (a) de la Oficina Asesora de comunicaciones

Identificar y sugerir la necesidad de comunicación interna y externa. Realizar monitoreo constante en los medios masivos de comunicación:

escritos, orales, visuales, redes sociales, etc. Determinar las estrategias de comunicación más adecuadas de acuerdo con

la posición identificada en cada grupo de interés y gestionar sus expectativas para lograr su apoyo.

Coordinar, con el área de logística, la conformación de sitios específicos para la atención organizada de medios de comunicación.

Asegurar la preparación del(los) vocero(s) y de los mensajes a emitir procurando el cumplimiento de la política comunicativa e informativa de la Entidad y la preservación de su identidad e imagen corporativa.

Jefe(a) de la Oficina Asesora Jurídica

Dar soporte jurídico durante la toma de decisiones del equipo de respuesta en continuidad y crisis buscando que se atiendan las premisas de la respuesta con el mejor uso de los recursos tanto para el control de los impactos de la crisis como para el aseguramiento de la continuidad de los servicios.

Evaluar los acuerdos contractuales/ legales que la Entidad haya establecido o deba establecer con terceros especialmente aquellos que sean críticos para la continuidad de los servicios priorizados.

Adelantar las investigaciones, estudios y análisis jurídicos sobre áreas o temas propios de la Secretaría y relativos a la respuesta ante una situación de alto impacto.

Subdirector (a) Organizar, asignar y supervisar los recursos en los equipos tácticos y



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Fecha: Memo I2019053249 - 26/12/2019

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PRINCIPAL RESPONSABILIDADES DURANTE LA RESPUESTApara la Identificación, Caracterización e integración

operativos asociados con la respuesta a emergencias externas y a los servicios en la cual la Secretaría Social es responsable acorde a la ley 1523 de 2012 y demás decretos reglamentarios asegurando articulación de la respuesta a emergencias con los procedimientos de recuperación de los servicios/procesos afectados.

Facilitar la coordinación con las Entidades de Respuesta a Emergencias Distritales (Bomberos, Policía, Defensa Civil, Cruz Roja, etc.) para procurar la atención de la población afectada.

Asegurar que se cuenta con apoyo y soporte metodológico durante las sesiones del equipo de respuesta en continuidad y crisis según la ruta de respuesta y demás procedimientos descritos en el presente plan.

Gestionar las relaciones con los grupos de interés (especialmente proveedores de servicios críticos) asociados a la subdirección para asegurar su disponibilidad y cooperación.

Subdirector (a) de Gestión y Desarrollo del Talento Humano

Organizar, asignar y supervisar los recursos en los equipos tácticos y operativos asociados con la respuesta a emergencias (en el nivel central) y asegurar que se hace lo propio en las localidades, procurando siempre la protección de la vida y la integridad de las personas.

Aportar al equipo de respuesta en continuidad y crisis información consolidada y centralizada de los impactos sobre el talento humano (funcionarios y contratistas) tanto en el nivel central como en las localidades.

Hacer seguimiento a la evolución de la situación desde el punto de vista de la seguridad humana y actualizar la información de impactos en las sesiones del equipo de respuesta en continuidad y crisis.

Asegurar la existencia y aplicación de programas de asistencia a funcionarios y sus familias en caso de que éstos hayan sido afectados por la crisis.

Contar con mecanismos que faciliten la gestión de auxilios funerarios, apoyo psicosocial y otras asistencias a los funcionarios o a sus familias según afectaciones.

Gestionar las relaciones con los grupos de interés (especialmente proveedores de servicios críticos) asociados a la subdirección para asegurar su disponibilidad y cooperación.


Coordinar las actividades operativas asociadas con la respuesta a emergencias externas y a los servicios en la cual la Secretaría Social es responsable acorde a la ley 1523 de 2012 y demás decretos reglamentarios asegurando articulación de la respuesta a emergencias con los procedimientos de recuperación de los servicios/procesos afectados.

Responsable de la comisión de Continuidad de negocio

Dar soporte metodológico durante las sesiones del equipo de respuesta en continuidad y crisis asegurando que se realizan las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos de cada sesión según ruta de respuesta y demás procedimientos

Asegurar que se convocan a sesiones de seguimiento a los compromisos definidos durante las sesiones de toma de decisiones y las que se definan para mejorar la respuesta dada por el equipo.

Cargos por llamado acorde al escenario que se haya materializadoSubdirector(a) de Plantas Físicas

Realizar la evaluación de los daños en la infraestructura causados por el incidente o emergencia y de los riesgos asociados a su estado.

Emitir concepto sobre la necesidad de evacuar o de no retornar a la sede



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Fecha: Memo I2019053249 - 26/12/2019

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PRINCIPAL RESPONSABILIDADES DURANTE LA RESPUESTAafectada por el incidente o emergencia.

Aportar al equipo de respuesta en continuidad y crisis información consolidada y centralizada de los impactos sobre la infraestructura tanto en el nivel central como en las localidades (predios propios o arrendados).

Hacer seguimiento a la evolución de la situación desde el punto de vista de infraestructura física y actualizar la información de impactos en las sesiones del equipo de respuesta en continuidad y crisis.

Establecer las necesidades de rehabilitación y reconstrucción de las sedes afectadas y los tiempos estimados de restauración.

Gestionar las relaciones con los grupos de interés (especialmente proveedores de servicios críticos) asociados a la Subdirección para asegurar su disponibilidad y cooperación.

Subdirector(a) para la infancia

Organizar, asignar y supervisar los recursos en los equipos tácticos y operativos asociados con la respuesta para mantener la continuidad de los servicios para la infancia de las unidades operativas priorizadas.

Coordinar y asegurar que durante la respuesta a la crisis se apliquen de manera razonable y consistente los lineamientos técnicos acorde a la política de infancia.

Aportar al equipo de respuesta en continuidad y crisis información consolidada y centralizada de los impactos sobre las unidades operativas priorizadas.


Hacer seguimiento a la evolución de la situación sobre el servicio relativo a la infancia y adolescencia.

Subdirector(a) para la vejez

Organizar, asignar y supervisar los recursos en los equipos tácticos y operativos asociados con la respuesta para mantener la continuidad de los servicios para la infancia de las unidades operativas priorizadas.

Coordinar y asegurar que durante la respuesta a la crisis se apliquen de manera razonable y consistente los lineamientos técnicos acorde a la política de vejez.



Hacer seguimiento a la evolución de la situación sobre el servicio relativo a la vejez.

Subdirector(a) para la familia

Organizar, asignar y supervisar los recursos en los equipos tácticos y operativos asociados con la respuesta para mantener la continuidad de los servicios en los Centros Proteger así como los relacionados con las Comisarías de Familia (unidades operativas priorizadas)

Coordinar y asegurar que durante la respuesta a la crisis se apliquen de manera razonable y consistente los lineamientos técnicos acorde a la política aplicable a los servicios de las unidades operativas priorizadas.


Gestionar las relaciones con los grupos de interés (especialmente



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PRINCIPAL RESPONSABILIDADES DURANTE LA RESPUESTAproveedores de servicios críticos) asociados a la Subdirección para asegurar su disponibilidad y cooperación.

Hacer seguimiento a la evolución de la situación sobre los servicios de las unidades operativas priorizadas.

Subdirector(a) de investigación e información

Aplicar los planes, procedimientos y/o protocolos de recuperación ante desastres tecnológicos que sean acordes con la infraestructura y plataformas implementadas para estos fines.

Facilitar a las áreas los recursos tecnológicos que permitan un adecuado manejo de la información que se genere durante y después de la situación de crisis procurando un acceso acorde a las políticas de seguridad de la información establecidas.


Dar apoyo y soporte desde el punto de vista técnico a las áreas cuando se requiera la aplicación de procedimientos operativos alternos que involucren herramientas tecnológicas y que se apliquen para mantener la continuidad de los procesos críticos en caso de no ser viable la recuperación de los sistemas de información habituales.

Las anteriores responsabilidades están orientadas a la atención de las actividades que se generan durante la respuesta típica a una situación de crisis que haya afectado la continuidad de los servicios de la Entidad, no obstante, éstas deberán mantener alineación con las establecidas en el Decreto 607 de 2007 para los cargos directivos relacionados.5.4 OBJETIVO DE LOS EQUIPOS DE RECUPERACIÓN

Tomar las decisiones tácticas y operativas tendientes a realizar las actividades administrativas, logísticas y operativas que se requieran para mantener la prestación de los servicios sociales priorizados. Son los equipos encargado de poner en operación las decisiones estratégicas tomadas por el equipo de respuesta en continuidad y crisis.

5.4.1 Equipos de recuperación del servicio en unidades operativas priorizadas

Estos equipos serán los encargados de ejecutar los procedimientos de recuperación del servicio que se hayan establecido en los planes de continuidad operativa y/o de poner en operación los lineamientos de continuidad que se hayan definido o los que se definan acorde al nivel de impacto en el servicio y acorde al tipo de servicio que se preste en la unidad operativa afectada. Son responsables de asegurar alineación con la respuesta establecida en los planes de emergencia y contingencia (PEC) de la unidad operativa afectada.

5.4.2 Equipos de recuperación de los procesos de nivel central en sedes alternas

Estos equipos serán los encargados de ejecutar los procedimientos de reubicación, en las sedes alternas definidas, del personal crítico que opera en la sede central según lo establecido en el numeral 8.2 de este documento y de ejecutar desde dichas sedes las actividades que aseguren el menor impacto y la continuidad en la prestación de los servicios sociales priorizados.



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5.4.3E

quipo de recuperación tecnológica

Equipo encargado de ejecutar los procedimientos de recuperación que se definan en el Plan de Recuperación de Desastres (DRP - Disaster Recovery Plan por sus siglas en inglés) acorde con lo establecido en el numeral 8.3 de este documento.

El equipo de recuperación tecnológica se activará acorde al nivel de impacto del incidente o emergencia sobre el centro de cómputo, aplicaciones, servicios de telecomunicaciones y demás servicios tecnológicos. Actuará de manera articulada con los demás equipos de respuesta cuando se trate de un incidente (tecnológico) mayor, o cualquier otra emergencia o situación que cause un desastre tecnológico.

6 RUTA GENERAL DE RESPUESTA A INCIDENTES DE INTERRUPCIÓN /EMERGENCIA

No. Actividad Descripción Responsable

Paso 1

Responder y controlar incidente /emergencia

Declarar la situación de emergencia o contingencia institucional (debe ser un miembro del comité de emergencias) y activar los planes de respuesta a emergencia/atención de incidentes de interrupción del servicio.

Comité de emergencias/ Área que responde al incidente

Paso 2 Evaluar y validar impactos

Se deben solicitar y analizar los resultados de los informes de evaluación de daños en lo que tiene que ver con: A) Afectación de las personas e identificando afectación en el personal crítico que ejecuta los procesos/servicios priorizados.B) Afectación a la infraestructura y especialmente aquella donde operan los procesos/servicios priorizadosC) Afectación de la infraestructura y los servicios tecnológicos que soportan los servicios.D) Afectación de los terceros que suministran bienes o servicios críticos para el servicio.

Estos informes deben incluir el impacto actual de la emergencia/incidente, las acciones realizadas, los riesgos adicionales, el impacto adicional o potencial, el tiempo estimado para el control y/o cierre de la emergencia, las necesidades de apoyo y de recursos para controlar la situación.

A) Subdirección de Talento HumanoB) Subdirección de plantas FísicasC) Subdirección de Investigación e InformaciónD) Responsable de la supervisión del contrato/ acuerdo afectado.

¿Hay procesos o servicios interrumpidos?

Evaluar si existen procesos o servicios que se hayan tenido que interrumpir y establecer el tiempo estimado de interrupción.

Paso 3 Activar el equipo de respuesta en continuidad y crisis

Cuando haya uno o más procesos o servicios priorizados que estén interrumpidos o que tengan un riesgo inminente de interrupción se debe convocar al equipo de respuesta en continuidad y crisis para que tome decisiones frente a las acciones alternas o estrategias de continuidad

Cualquier miembro del equipo de respuesta en continuidad y crisis puede



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No. Actividad Descripción Responsable

que se deben activar.

convocar. El presidente declara el estado de Emergencia o Contingencia institucional

Paso 4

Ejecutar procedimientos de recuperación (acorde al escenario)

Acorde a la evaluación que realice el equipo de respuesta en continuidad y crisis se ejecutaran los procedimientos de recuperación del servicio que se tengan definidos y/o la ejecución de las acciones alternas orientadas a darle continuidad a los procesos/servicios afectados. En caso de no contar con procedimientos de recuperación específicos se debe procurar la recuperación de los servicios en el menor tiempo posible procurando la aplicación de los lineamientos para la respuesta.

Equipos de recuperación

Paso 5Monitorear evolución de la situación

Evaluar constantemente la evolución de la situación con el fin de establecer si las condiciones permiten retornar a la normalidad del servicio.

Comité de emergencias /Equipos de recuperación

¿Finalizó la contingencia?

Si la situación ha sido superada se deberá generar un comunicado de fin de la emergencia o Contingencia Institucional que habilite a los equipos de recuperación a finalizar las actividades alternas y proceder con las actividades de retorno a la normalidad.

Equipo de respuesta en continuidad y crisis

Paso 6

Ejecutar procedimientos de retorno a normalidad

Una vez se reciba comunicado de fin de la contingencia se iniciarán los procedimientos para retornar a la normalidad.Cuando no sea viable retornar a la normalidad se deberá proceder a formalizar la nueva forma de operación o la nueva sede de operación con el fin de definir alternativas de continuidad diferentes y actualizar el plan de continuidad y/o los procedimientos de recuperación.

Equipos de recuperación

Paso 7

Cerrar y evaluar la respuesta al incidente /emergencia

Una vez se haya superado la emergencia, se haya cerrado la contingencia y los procesos o servicios se encuentren operando con normalidad se debe convocar a sesión de análisis y evaluación de la respuesta. En esta sesión deben participar directamente los involucrados en los diferentes equipos de respuesta con el fin de identificar las mejoras al proceso de gestión de continuidad y crisis y establecer los planes de cierre de brechas.

Coordinador de continuidad y crisisIntegrantes de los equipos de respuesta



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El siguiente gráfico resume los pasos anteriores:

7 FLUJO DE NOTIFICACIÓN Y ACTIVACIÓN

7.1 ARBOL DE LLAMADAS

En el siguiente gráfico se muestra el flujo de notificación y activación entre los diferentes equipos de respuesta dados los diferentes escenarios planteados en el alcance:



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7.2D

IRECTORIO DE CONTACTOS

La información de las personas del equipo de respuesta en continuidad y crisis se encuentra en la página de la Entidad. La información de contacto del equipo de respuesta y de los equipos de recuperación estará disponible en cada dependencia y estará detallada en los planes de respuesta operativos.

7.3 PREMISAS DE LA RESPUESTA EN CRISIS

En caso de presentarse un evento de interrupción que afecte la prestación de uno o más servicios o afecte la reputación de la entidad y/o de sus servidores, se ejecutarán los planes de respuesta y de continuidad asegurando que se tienen en cuenta las siguientes líneas de actuación:

o Proteger la vida como derecho fundamental de todas las personas o Proteger los derechos fundamentales de la población que es atendida por la Entidad

dando prioridad a aquellos con mayor nivel de vulnerabilidad (criterios de priorización) o Proteger los recursos y bienes públicos y darles el mejor uso

La recuperación se realizará en el tiempo objetivo de recuperación (RTO) establecido según los análisis de impacto al negocio realizado para los servicios que presta la Entidad a sus beneficiarios. De no ser posible cumplir con estos tiempos se realizará en el menor tiempo posible acorde con los recursos y la capacidad actual de respuesta que haya desarrollado la Entidad.

7.4 COMUNICACIONES EN CRISIS

La Secretaria Distrital de Integración Social deberá atender los lineamientos para el maneo de las comunicaciones en crisis descrito en el documento Protocolo manejo de crisis (PTC-CE-001)

Adicional a lo establecido en el protocolo mencionado anteriormente, la Entidad debe establecer y mantener capacidad y disponibilidad de información pública relacionada con la situación de desastre, esta capacidad debe incluir al menos los siguientes aspectos:

Facilidad central de contacto para los medios Sistemas de manejo de información sobre el desastre y el impacto en los grupos de

interés Boletines de información con el avance y evolución de la situación Mecanismos para aclarar o ampliar la información generada Capacidad de comunicarse con población con necesidades especiales

7.5 SALA DE CRISIS

Para emergencias nivel 4 el alcalde Mayor de Bogotá y sus secretarios de despacho se ubicarán en la sala de crisis de la alcaldía Mayor. La sala de crisis de la Secretaría Distrital de Integración Social será la sala de reuniones del comité Directivo (piso 25 Edificio San Martín).



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Como sala alterna de crisis (en caso de no estar disponible la sede central) será la Sala de juntas de alguna de las sedes alternas establecidas.

8 PROCEDIMIENTOS DE RECUPERACIÓN

8.1 CIERRE DE UNIDADES OPERATIVAS PRIORIZADAS

8.1.1 Lineamientos generales de continuidad del servicio

Todas las unidades operativas priorizadas y especialmente aquellas cuya operación sea 7x24 deberán contar con: Tanque de reserva de agua Planta eléctrica Disponibilidad de paquetes alimentarios básicos Cuadro con esquema de backup del personal (todos los turnos) Sedes alternas definidas (mínimo 2 opciones) Definir y activar procedimientos para comprar alimentos preparados en sitios autorizados Definir y activar procedimientos para la reubicación de los beneficiarios para los cuales se

requiera el manejo de equipos y necesidades especiales para la atención durante y después del traslado.

Definir y aplicar las cláusulas de continuidad que se hayan definido para los operadores (terceros) y/o en los contratos de arrendamiento de unidades operativas operadas por la Entidad con el fin de que se permita el desarrollo de actividades diferentes a las que usualmente se prestan siempre y cuando estas actividades estén relacionadas con la misionalidad de la entidad y sean autorizadas por el equipo de respuesta en continuidad y crisis o el directivo responsable del servicio que habitualmente se presta en dicha sede.

Los tiempos de recuperación del servicio para las unidades operativas que hacen parte del alcance del presente plan son los que se relacionan a continuación:

Tiempo objetivo de recuperación (RTO) Nombre del Servicio

Menor a 24 horas

Inmediato

Centros Proteger Centro Renacer Centros de protección Social (CPS) Integrarte interno Centro de atención alta dependencia Comisaría de familia con servicio 7x24

0-6 horas

Jardines diurnos Jardines nocturnos Centros Crecer Centros Amar

1 a 5 días 2 días Comedores 5 días Comisarías de Familia (resto)



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8.1.2 Procedimientos de recuperación y retorno a normalidad

Los procedimientos de recuperación específicos, el personal que participará en la respuesta y la información de contacto se detallan en los planes de continuidad operativa de cada unidad que haya sido priorizada.

La siguiente tabla relaciona los planes de continuidad operativa que se encuentran estructurados:

Nombre unidad operativa Nombre documento

Centro Renacer Plan de continuidad operativa_Centro Renacer

CPS Bosque Popular Plan de continuidad operativa_CPS Bosque Popular.doc

8.2 NO DISPONIBILIDAD DE LA SEDE CENTRAL (SEDE ADMINISTRATIVA)

Para este escenario la estrategia de continuidad establecida es operar los procesos críticos en sedes alternas:

8.2.1 Lineamientos generales de continuidad del servicio Aseguramiento de transporte, en el caso que se requiera desplazamiento entre diferentes

unidades operativas alternas y/o demás despachos del Distrito Disponibilidad de equipos de cómputo y herramientas asociadas como impresoras,

escáner, papel, tóner. Se organizarán grupos de trabajo que aseguren que no se excedan los horarios de trabajo

permitido para el personal, en caso de requerirse deberá contarse con la autorización del director del área.

Se deberá asegurar rutinas de descanso y relevo para que el personal sea eficiente en las jornadas.

En lo posible se deberá asegurar condiciones ergonómicas y de confort

8.2.2 Procedimientos de recuperación de los procesos críticos de nivel central

No. Actividad Información de soporte Cargo responsable

1

Notificar la decisión de activar la estrategia de operar en sitios alternosUna vez se haya toma la decisión de activar esta estrategia se debe comunicar a todos los responsables de los procesos para que inicien la preparación de sus equipos mínimos de trabajo

Llamada/correo Electrónico/chat/ memorandoTabla 1. Lista de los procesos críticos de nivel central y sus responsables

Subsecretaria(o) o Director(a)

2 Activar equipos de recuperación de los procesos de nivel central

Llamada/correo Electrónico/chat

Directores / Subdirectores

3 Activar procedimientos para que los servicios que habitualmente se prestan en las sedes alternas involucradas en la estrategia sean

Tabla 2. Información de las sedes alternas seleccionadas

Responsables de las sedes alternas



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aplicadosAlternativa 1: Reubicación en sedes alternas de operación

4

Reubicación personal Directivo.Subsecretaría como máxima responsable de esta estrategia será el área encargada de asegurar la reubicación del personal directivo en las sedes alternas.

Llamada/correo Electrónico/chatTabla4. Reubicación en sedes alternas de cargos críticos de nivel central.xls

Subsecretaria(o) o Director(a)

5

Reubicación personal táctico/operativo en el sitio alterno.Informar a cada responsable de procesos críticos el sitio alterno asignado para su personal crítico.

Llamada/correo Electrónico/chatTabla4. Reubicación en sedes alternas de cargos críticos de nivel central.xls

Subdirectores (cargos responsables de los procesos afectados)

6

Asegurar control del personal reubicado en sedes alternas de operaciónCada responsable de proceso debe confirmar a la Subdirección de Gestión y Desarrollo de Talento Humano la cantidad de personal a reubicar.

Correo electrónico. Tabla 1. Lista de los procesos críticos de nivel central y sus responsablesTabla3. Relación de cargos críticos por proceso de nivel central

Subdirectores (cargos responsables de los procesos afectados)

7

Asegurar acceso y condiciones en el sitio alterno Verificar que el sitio alterno cuente con energía eléctrica, facilidades sanitarias, condiciones de limpieza adecuadas, accesos habilitados, mobiliario suficiente para el personal que se traslada.


Equipo de recuperación de los procesos de nivel central

8

Validar traslado al sitio alternoEl personal debe trasladarse al sitio alterno designado a través de la ruta destinada para estos desplazamientos. No obstante, para quienes quieran desplazarse por sus propios medios deberán tener en cuenta las recomendaciones de seguridad existentes. Si requiere solicitar apoyo.


Equipo de recuperación de los procesos de nivel central Apoyo logístico

9

Asegurar ingreso y confirmar ubicación del personal en el sitio alternoConfirmar la cantidad de personal ubicado en los sitios alternos y corroborar contra la cantidad de cargos que fueron confirmados por los responsables de los procesos.

Tabla3. Relación de cargos críticos por proceso de nivel central

Subdirectores (responsables de los procesos)

10

Iniciar la operación en las sedes alternasRealizar las actividades de los procesos reubicados acorde con la prioridad de recuperación definida

Tabla 5. Orden y tiempos de recuperación de las actividades críticas de los procesos de nivel central

Subdirectores (responsables de los procesos) y cargos críticos identificados para cada proceso



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11

Divulgar información de manejo de una emergencia en los sitios alternosEn cada una de las sedes donde se haya reubicado personal, se debe realizar una sesión breve de socialización de los procedimientos y recomendaciones especiales a tener en cuenta en caso de una evacuación de emergencia.

Tabla 2. Información de las sedes alternas seleccionadas

Brigadistas en las sedes alternas involucradas

12

Atender requerimientos relacionados con el sitio alterno asignado.Recibir y atender todos los requerimientos relacionados con la sala de reunión, mobiliario, teléfono fijo, equipos de proyección, tableros y otros recursos mínimos que requiera.

Mesa de servicio/Aranda web

Subdirector(a) Plantas físicasSubdirector administrativo y financiero- Apoyo LogísticoSubdirector(a) responsable de la sede alterna

13

Atender requerimientos de tecnología de información.Recibir y atender todos los requerimientos relacionados con la conectividad en el sitio alterno y el acceso a todos los servicios tecnológicos y aplicaciones que requiere cada proceso En caso de que no se tenga disponibilidad de alguna de las aplicaciones o servicios de TI requeridos.

Mesa de servicio/Aranda web

Subdirector(a) de investigación e información

14 Monitorear operación en el sitio alterno (operación en contingencia)



Alternativa 2: Trabajar desde casa

Para todos los servidores siempre y cuando las actividades que realicen no requieran realizar sesiones conjuntas del equipo ni estar presentes en la sede central podrán optar por trabajar desde casa como sitio alterno, sin embargo, la decisión deberá ser tomada por cada Subdirector del área implicada y notificada al Subdirector de Gestión y Desarrollo de Talento Humano con el fin de tener control del personal reubicado en las sedes alternas. La información relacionada al trabajo desde casa se encuentra detallada en el procedimiento teletrabajo (PCD-TH-TT-623)

8.2.3 Procedimientos de retorno a normalidad

No. Actividad Información de soporte Rol responsableRetorno a normalidad1. Notificar la decisión de finalizar la operación en

sitios alternosUna vez se haya toma la decisión de finalizar la

Llamada/correo Electrónico/chat/

Secretaria(o), Subsecretaria(o) o Director(a) de



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No. Actividad Información de soporte Rol responsable

operación en los sitios alternos se debe comunicar a todos los responsables de los procesos para que inicien el traslado de sus equipos de trabajo procurando impactar lo menos posible la operación.

memorando

Tabla 1. Lista de los procesos críticos de nivel central y sus responsables

Gestión Corporativa

2. Confirmar la disponibilidad del sitio habitual de trabajo



3. Validar/confirmar finalización del traslado. Llamada/correo Electrónico/chat


4.

Organizar sitios utilizadosRetirar facilidades adicionales que se hayan instalado para la operación alterna de los procesos, asegurar que el sitio queda en las condiciones anteriores a su uso por parte de los procesos críticos en contingencia.



Subdirector(a) responsable de la sede alterna

5. Desactivar equipo de Recuperación sede alterna de operación



6. Realizar sesión de cierre de activación del plan y lecciones aprendidas

Acta sesión de cierre Responsable Continuidad de negocio

8.3 DAÑO DEL CENTRO DE CÓMPUTO Y APLICACIONES CRÍTICAS

8.3.1 Lineamientos generales de continuidad del servicio Mantener la información crítica de sus procesos en repositorios en la nube o servidores que

tengan implementadas políticas de respaldo vigentes con el fin de tener acceso a la información en caso de daño de los sistemas habituales y/o de los equipos de cómputo.

Aplicar las políticas de seguridad de la información que defina la Entidad. Definir y aplicar políticas de respaldo de la información de las Bases de Datos y de los

repositorios donde se almacena información crítica de las áreas. Definir y aplicar políticas de seguridad de la información definidas por la entidad a los

activos de información críticos, especialmente aquellos identificados en el informe de Análisis de Impacto al Negocio (BIA), con el fin de salvaguardar la información crítica para la continuidad de los servicios.

Definir y activar procedimientos de recuperación tecnológica para los aplicativos y servicios de Tecnología de Información críticos para la continuidad de los procesos y servicios sociales priorizados.

Definir y activar planes, procedimientos o acciones que permitan mantener la continuidad operativa de cada uno de los procesos identificados como críticos cuando los sistemas de



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información que los soportan no estén disponibles y su recuperación supere los tiempos tolerables de interrupción.

La siguiente tabla muestra los planes de continuidad operativa trabajados:

Nombre Proceso Nombre actividad Nombre documento

Gestión financiera Gestión de Pagos Plan de continuidad operativa gestión de pagos.doc (en proceso de aprobación)

Gestión documental Gestión documental Plan de continuidad operativa gestión documental.doc (aprobado)

8.3.2 Procedimientos de recuperación tecnológica y retorno a normalidad

Los procedimientos de recuperación tecnológica y retorno a normalidad se detallarán en los planes de recuperación tecnológica de cada uno de los servicios de tecnología de información que se incluirán en la plataforma Azure – DR una vez se implemente la solución de replicación en la nube que ofrece esta alternativa para cada servicio.

Los servicios de tecnología que no puedan ser replicados en esta plataforma deberán establecer otros mecanismos y procedimientos de recuperación tecnológica los cuales deben documentarse en planes de recuperación tecnológica particulares.

La siguiente table muestra los planes de recuperación tecnológica que se han construido:

Nombre Servicio Alcance del servicio Nombre documento

AZ Digital Gestión de Pagos Plan de recuperación tecnológica AZDigital.doc

8.4 IMPOSIBILIDAD DE CONTRATAR EL TALENTO HUMANO

8.4.1 Lineamientos generales de continuidad del servicio

Por ningún motivo se permitirá que personal sin contrato realice labores asociadas a la Secretaría de Integración Social.

El personal de planta deberá atender la convocatoria cuando se le requiera para apoyar contingencia y actividades de respuesta y vuelta a la normalidad.

Las personas que no son de planta y se encuentran contratadas deberán apoyar las actividades para la respuesta y el retorno a la normalidad

Se deberán plantear estrategias, mecanismos y acciones entre las diferentes dependencias de la Secretaría para apoyar la contingencia

Cada dependencia validará dependiendo el momento de la ocurrencia del evento, las actividades críticas que requiere atender con prioridad para reasignar funciones a las personas convocadas a atender la contingencia.

Incluir dentro de las personas de planta y notificar mediante resolución, que cuando se presenten incidentes de interrupción el personal podrá ser llamado para apoyar la respuesta a la contingencia y el retorno a la normalidad.

El personal será organizado de tal manera que no se excedan las horas permitidas por la normatividad.



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E

n caso de requerirse se solicitará apoyo a las diferentes subdirecciones para que dispongan de personal para apoyar las actividades.

Aseguramiento de los Backups para todos los cargos críticos, estos deben realizarse entre el equipo mínimo que se haya definido teniendo en cuenta que la actividad que se recibe en la contingencia tenga el mismo riesgo o menor riesgo que la actividad que usualmente se desempeña. Si se requiere que la actividad a recibir sea de un mayor riesgo que la habitual deberá notificarse ante la ARL este cambio antes de proceder con la activación del backup.

Asegurar la capacitación mínima que permita la ejecución de las actividades a atender durante la contingencia con el fin de minimizar curvas de aprendizaje y potenciales riesgos de seguridad y salud en el trabajo.

Aseguramiento de transporte, en el caso que se requiera desplazamiento entre diferentes unidades operativas alternas y/o demás despachos del Distrito.

Disponibilidad de equipos de cómputo y herramientas asociadas como impresoras, escáner, papel, tóner.

Se organizarán grupos de trabajo que aseguren que no se excedan los horarios de trabajo permitido para el personal, en caso de requerirse deberá contarse con la autorización del director del área.

Se deberá asegurar rutinas de descanso y relevo para que el personal sea eficiente en las jornadas.

9 INTEGRACIÓN CON LA RESPUESTA A EMERGENCIAS

9.1 EVENTOS QUE PUEDEN GENERAR UNA INTERRUPCIÓN DEL SERVICIO

Los eventos que pueden generar una interrupción en la ejecución de los procesos y/o en la prestación de los servicios de la Secretaría Distrital de Integración Social pueden tener origen en tres grandes categorías:

Eventos de origen natural: aquellos ocasionados por la naturaleza, ajenos al control de la Entidad.

Eventos de origen antrópico: aquellos ocasionados por el ser humano. Pueden ser intencionales y no intencionales.

Eventos de origen tecnológico: aquellos derivados del mal funcionamiento, deterioro o daño de los equipos tecnológicos que apoyan la realización de las actividades humanas.

El siguiente listado muestra una relación de posibles eventos que pueden generar interrupción de los servicios/ procesos y determina aquellos que implican la activación de los equipos de respuesta a emergencias internos y/o de orden distrital o nacional:

CATEGORÍA EVENTO ¿ATENDIDOS POR EMERGENCIAS?

Eventos naturales

Sismos, terremotos SIRemoción en masa SIInundaciones/encharcamientos SIVendavales, granizadas SITormentas eléctricas SIIncendios forestales SI



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CATEGORÍA EVENTO ¿ATENDIDOS POR EMERGENCIAS?

Eventos biológicos/pandemias SI

Eventos antrópicos

Asonadas, vandalismo, disturbios SIAtaques terroristas SIHuelgas masivas SICrisis o inestabilidad económica NOCrisis o inestabilidad política NO

Eventos tecnológicos

Escape/fugas sustancias peligrosas SIExplosiones/incendios SIContaminación ambiental extrema SIInterrupción prolongada de servicios de telecomunicaciones (telefonía fija/móvil, internet, redes de datos)

NO

Interrupción prolongada de servicios básicos (agua/alcantarillado/aseo, energía eléctrica, gas natural) SI

Ataques cibernéticos NOPérdida masiva de información NO

Considerando que un alto porcentaje de eventos que generan interrupción provienen de eventos cuya respuesta primaria corresponde a los equipos de emergencias se deberá considerar el siguiente esquema mínimo de articulación tanto con los equipos de respuesta interna (comité de emergencia y brigadas) como con los equipos de respuesta externa liderados desde Gestión del riesgo de la Subdirección para la identificación, caracterización e integración.

9.2 EQUIPOS DE RESPUESTA INTERNA

La administración del control y la atención de las emergencias requieren asegurar la parte administrativa y operativa de la emergencia. El siguiente esquema muestra la conformación del Comité de emergencias y la interacción de la coordinación con las actividades de tarea de la emergencia (brigadistas):

Ilustración 2. Comité de emergencias

Dado lo anterior se plantea el siguiente esquema de articulación entre los equipos de respuesta a emergencias internas y los equipos de respuesta para la gestión de continuidad y crisis en lo relativo a la respuesta.

Subdirector TH

Coordinador de brigada

Jefe de primeros auxilios

Jefe contraincendios

Jefe de evacuación

Director(a) Territorial



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Ilustración 3. Articulación de equipos de respuesta interna Secretaría Social

9.3 EQUIPOS DE RESPUESTA EXTERNA

La respuesta externa a la emergencia hace referencia a las responsabilidades de atención de emergencias en el distrito que fueron asignadas a la Secretaría acorde con lo establecido en el Marco de Actuación de la Estrategia Distrital para la Respuesta a Emergencias. Estas responsabilidades se encuentran descritas en la Estrategia Institucional de Respuesta a Emergencias – EIR. El cumplimiento de estas responsabilidades implica que la Entidad cuenta con un esquema de participación en las instancias Distritales de Respuesta a emergencias tal como se aprecia en el siguiente esquema el cual incluye la articulación con los equipos de respuesta interna mencionados.

Ilustración 4. Articulación de los equipos de respuesta interna y externa Secretaría Social



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Asegurar una adecuada articulación entre estos equipos permitirá mejorar la capacidad de respuesta y recuperación de los servicios sociales del Distrito Capital que son la misionalidad de la Entidad.

10 DETALLE DE LAS TABLAS MENCIONADAS

10.1 TABLA 1. LISTA DE LOS PROCESOS CRÍTICOS DE NIVEL CENTRAL Y SUS RESPONSABLES

Los responsables relacionados en la presente tabla corresponden a los definidos en el Sistema Integrado de Gestión para el mapa de procesos de la Entidad.

No. Grupo de procesos Proceso crítico Responsable (Líder)

1 Estratégico Planeación estratégica Subdirector(a) de Diseño, Evaluación y Sistematización

2 Estratégico Comunicación estratégica Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

3 Misional Prestación de los servicios sociales para la inclusión social Director(a) Territorial

4 Soporte Gestión de talento humano Subdirector(a) de Gestión y Desarrollo de Talento Humano

5 Soporte Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico Subdirector(a) de Investigación e Información

6 Soporte Gestión contractual Subdirector (a) de Contratación7 Soporte Gestión financiera Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a)8 Soporte Gestión de infraestructura física Subdirector(a) de Plantas físicas9 Soporte Gestión logística Asesora del Despacho - Apoyo Logístico10 Soporte Gestión Jurídica Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

10.2 TABLA 2. INFORMACIÓN DE LAS SEDES ALTERNAS SELECCIONADAS

Información de contacto en las sedes alternas

Nombre Sede alterna Ubicación y datos de contacto Responsable y datos de contacto

Casa RosadaCalle 12 # 3-79SantaféSubdirección ICI

Subdirector(a) para la identificación, caracterización e integraciónDiana Olaya Arciniegas

CIAM

Centro Integral de Atención al Migrante CIAMCalle 35 # 21-19TeusaquilloSubdirección ICI

Elena Badel

Casa de Adultez Teusaquillo

Cra. 16A # 30-74TeusaquilloSubdirección Adultez

Ruth Guavita

CDC Santa Helenita

Centro de Desarrollo Comunitario Santa HelenitaCalle 70 # 78-07EngativáSubdirección de Gestión Integral Local

Subdirector (a) Local EngativáFernando Mantilla

Estrategias generales para los servicios en las sedes alternas

Nombre de la sede alterna Servicios habituales en la sede alterna Estrategia alterna para los servicios habituales

Casa Rosada Atención a personas o familias afectadas por emergencias de origen social, natural y/o antrópica no intencional. Emergencia Social,

Realizar las actividades en las instalaciones de la Subdirección Santa Fé y La Candelaria



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Nombre Sede alterna Ubicación y datos de contacto Responsable y datos de contacto

Gestión del Riesgo e Identificación caracterización e integración.Actividades de atención al público especialmente para el servicio de apoyos funerarios.

CIAMActividades de atención al migrante extranjero que incluye: asesoría jurídica, apoyo psicosocial y atención por parte de los aliados (Acción contra el hambre, Cruz Roja colombiana y

Realizar las actividades en las instalaciones de la Subdirección local de Teusaquillo

Casa de Adultez Teusaquillo Actividades de apoyo administrativo y técnico al proyecto adultez

Unidades operativas adultez

CDC Santa HelenitaAtención a usuarios para realizar cursos o talleres de formación. En estos cursos/talleres se atienden entre 30 y 35 personas diarias por curso.

Unidades operativas de la localidad

10.3 TABLA 3. RELACIÓN DE CARGOS CRÍTICOS POR PROCESO DE NIVEL CENTRAL

Nombre del proceso crítico

Nombre Dirección / Subdirección

Cargos críticos

Nombre Cargo Total Recursos o insumos críticos15

Planeación Estratégica Secretaría Secretaria de Despacho 1 Ninguno específico

Planeación Estratégica Secretaría Asesores de Despacho 2 Ninguno específico

Planeación Estratégica Subsecretaría Subsecretaria 1 Ninguno específico

Planeación Estratégica Subsecretaría Asesores subsecretaría 2 Ninguno específico

Comunicación estratégica Oficina de Comunicaciones Jefe Oficina Asesora de

Comunicaciones 1 Ninguno específico

Comunicación estratégica Oficina de Comunicaciones Asesores/profesionales

comunicaciones 2 Ninguno específico

Planeación Estratégica Oficina Jurídica Jefe Oficina Asesora Jurídica 1 Ninguno específico

Planeación Estratégica Oficina Control Interno Jefe Oficina de Control Interno 0 Ninguno específico

Planeación Estratégica Oficina Control Disciplinario Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios 0 Ninguno específico

Planeación Estratégica

Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Director 1 Ninguno específico


Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Asesor 2

Información de presupuesto

Información estrategias sociales


Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Ingeniero de procesamiento de datos 2

Información de presupuesto

Información estrategias sociales

Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico

Subdirección de Investigación e Información Subdirector 1 Infraestructura

hardware

15 Todos los cargos críticos requieren al menos un equipo de cómputo y/o celular inteligente (directivos) con acceso a internet y un puesto de trabajo para realizar sus actividades. Los recursos o insumos críticos que se mencionan en esta tabla hacen referencia a otros elementos específicos requeridos para realizar la actividad propia de su cargo/rol en el proceso.



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Cargos críticos

Nombre Cargo Total Recursos o insumos críticos


Subdirección de Investigación e Información

Líder de infraestructura/Líder de desarrollo/Líder de servicios (Gestor de incidentes)

3 Ninguno específico



Administradores de infraestructura (1 Red, 1 Firewall, 2 Datacenter, 1 canales, 1 cableado, 1 Telefonía)

7 Ninguno específico


Subdirección de Investigación e Información Administradores Bases de Datos (DBA) 2 Ninguno específico


Subdirección de Investigación e Información Oficial de Seguridad 1 Ninguno específico



Ingenieros de soporte Visual Basic (SIRBE, SIRBE-COMISARIAS, HEFI) 2 Ninguno específico


Subdirección de Investigación e Información Ingenieros de soporte (php, c#.net) 2 Ninguno específico



Ingenieros de soporte SEVEN /KACTUS 1 Ninguno específico



Ingeniero soporte AZ Digital, Invictus (Oralidad) 1 Ninguno específico



Ingeniero de soporte Nuevo sistema de información misional 1 Ninguno específico

Gestión financieraSubdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización

Subdirector 1 Ninguno específico


Profesional de costos 1 Información insumo de los proyectos


Profesional de presupuesto 2 Información de presupuesto


Analista de seguimiento proyecto 2 Ninguno específico


Dirección de Nutrición y Abastecimiento Director 1 Ninguno específico


Dirección de Nutrición y Abastecimiento Asesor jurídico 1 Ninguno específico

Prestación de Servicios sociales para la inclusión social

Dirección de Nutrición y Abastecimiento

Profesionales (financieros/presupuesto) 3 Información de

presupuesto


Subdirección de nutrición Subdirector 1 Ninguno específico


Subdirección de nutrición Líderes de planificación alimentaria y nutricional 2 Ninguno específico


Subdirección de abastecimiento Subdirector 1

Listado de titulares desde subdirecciones

locales



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Cargos críticos



Subdirección de abastecimiento Profesionales grupo de costos 4 Archivo excel para el

control de pedidos


Subdirección de abastecimiento Profesionales grupo seguimiento 16 Ninguno específico


Subdirección de abastecimiento Profesionales grupo de contratación 6 Ninguno específico


Subdirección de abastecimiento Profesionales grupo de logística 13 Ninguno específico


Dirección de Gestión Corporativa Director 1 Ninguno específico


Dirección de Gestión Corporativa Asesor jurídico 1 Ninguno específico


Dirección de Gestión Corporativa Asesor Financiero 1 Ninguno específico

Gestión del talento humano

Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano

Subdirector 1 Ninguno específico



Líderes 3 Ninguno específico



Profesionales 18 Ninguno específico



Técnicos 4 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Subdirector(a) (ordenador pago) 1 2 Token (firma digital)

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Asesor 1 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Coordinador 1 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Revisor CDP/CRP/Pagos 2 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Responsables presupuesto 2 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Radicación 2 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Apoyo/escaneador 1 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Giradores pagos 7 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Técnicos Datassix 2 Ninguno específico



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Cargos críticos


Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Contador líder 1 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Analista 1 Ninguno específico

Gestión financiera Subdirección Administrativa y financiera (Financiera) Profesional PAC 1 Ninguno específico

Gestión logísticaSubdirección Administrativa y financiera (Apoyo logístico)

Apoyos a la supervisión 6 Ninguno específico


Asesor 1 Ninguno específico


Apoyos reclamaciones 2 Ninguno específico


Apoyo inventarios 1 Ninguno específico


Apoyo servicios públicos 1 Ninguno específico

Gestión contractual Subdirección de contratación Subdirector 1 Ninguno específico

Gestión contractual Subdirección de contratación Personal de planta 7 Ninguno específico

Gestión contractual Subdirección de contratación Contratistas 52 Ninguno específico

Gestión de infraestructura Física

Subdirección de plantas físicas Subdirector 1 Ninguno específico


Subdirección de plantas físicas Residentes (arquitectos/ingenieros) 10 Planos de los sitios


Subdirección de plantas físicas Profesional operativo 2 Ninguno específico


Subdirección de plantas físicas Profesional administrativo 6 Ninguno específico


Subdirección de plantas físicas Coordinadora mantenimiento 1 Ninguno específico

Planeación Estratégica Dirección Territorial Director 1 Ninguno específico


Dirección Territorial Líderes administrativos 3 Ninguno específico


Dirección Territorial Líder misional 1 Ninguno específico

Planeación Estratégica Dirección Territorial Asesores (incluye 1 jurídico) 2 Ninguno específico

Prestación de Dirección Territorial Técnico administrativo 1 Ninguno específico



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Cargos críticos


Servicios sociales para la inclusión socialPrestación de Servicios sociales para la inclusión social

Subdirección para la Gestión Integral Local Subdirector 1 Ninguno específico


Subdirección para la Gestión Integral Local Profesional administrativo 1 Ninguno específico


Subdirección para la Gestión Integral Local Técnico misional 1 Ninguno específico


Subdirección para la Gestión Integral Local Auxiliar administrativo 1 Ninguno específico

Planeación Estratégica Dirección Poblacional Director 1 Ninguno específico

Planeación Estratégica Dirección Poblacional Asesores (Apoyo gestión dirección) 2 Ninguno específico


Dirección Poblacional Apoyo gestión dirección 4 Matriz en excel (OneDrive)


Dirección Poblacional Profesionales seguimiento financiero/ proyectos 10 Ninguno específico


Subdirección para la infancia Subdirector 1 Ninguno específico


Subdirección para la infancia Apoyo supervisión contratos 2 Información proyecto


Subdirección para la infancia Líderes de servicio (Amar, Jardines) 2 Ninguno específico


Subdirección para la infancia

Profesionales de seguimiento a los servicios 12 Ninguno específico


Subdirección para la Adultez Subdirector 1 Ninguno específico


Subdirección para la Adultez Apoyo a la supervisión 1

Recursos para las comunicaciones y el traslado a la unidad operativa. Directorio

contactos autoridades municipales



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Cargos críticos



Subdirección para la Vejez Subdirector 1 Ninguno específico


Subdirección para la Vejez Apoyo cargues sistema SIRBE 2 Ninguno específico


Subdirección para la Vejez Coordinadora apoyos económicos 1 token (para cruces con

Minsalud (apoyos económicos)


Subdirección para la Vejez Profesionales apoyos económicos 8 Ninguno específico


Subdirección para la Vejez Técnicos apoyos económicos 2 Ninguno específico


Subdirección para la familia Subdirector 1 Ninguno específico


Subdirección para la familia Gestor de talento humano 1 Ninguno específico


Subdirección para la familia Líder administrativo y financiero 1 Archivo físico (expedientes)


Subdirección para la familia Apoyos administrativos 2 Ninguno específico

10.4 TABLA 4. REUBICACIÓN EN SEDES ALTERNAS DE CARGOS CRÍTICOS DE NIVEL CENTRAL



CARGOS CRÍTICOS CONTINUIDAD DE NEGOCIO Sitio alterno donde va a operar

Nombre Cargo

TOTA L

Unidades Operativas seleccionadas

Edificio/ Piso Sala

Planeación Estratégica Secretaría Secretaria de Despacho 1 CIAM Sala de juntas

Planeación Estratégica Secretaría Asesores de Despacho 2 CIAM Sala de juntas

Planeación Estratégica Subsecretaría Subsecretaria 1 CIAM Sala de juntas

Planeación Estratégica Subsecretaría Asesores subsecretaría 2 CIAM Sala de juntasComunicación Oficina de Jefe Oficina Asesora de 1 CIAM Sala de juntas



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Nombre Cargo

TOTA L


Edificio/ Piso Salaestratégica Comunicaciones ComunicacionesComunicación estratégica

Oficina de Comunicaciones

Asesores/profesionales comunicaciones 2 CIAM Sala de juntas

Planeación Estratégica Oficina Jurídica Jefe Oficina Asesora Jurídica 1 CIAM Sala de juntas

Planeación Estratégica Oficina Control Interno Jefe Oficina de Control Interno 1 CIAM Sala de juntas

Planeación Estratégica Oficina Control Disciplinario

Jefe Oficina de Asuntos Disciplinarios 1 CIAM Sala de juntas

Planeación Estratégica Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Director 1 Casa Rosada /

Piso 1 Sala juntas

Planeación Estratégica Dirección de Análisis y Diseño Estratégico Asesor 2 Casa Rosada /

Piso 1 Auditorio

Planeación Estratégica Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

Ingeniero de procesamiento de datos 2 Casa Rosada /

Piso 1 Auditorio



Subdirector 1 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio



Líder de infraestructura/Líder de desarrollo/Líder de servicios

(Gestor de incidentes) 3 Casa Rosada /

Piso 1 Auditorio



Administradores infraestructura (1 Red, 1 Firewall, 2 Datacenter,

1 canales, 1 cableado, 1 Telefonía)

7 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio



Administradores Bases de Datos (DBA) 2 Casa Rosada /

Piso 1 Auditorio



Oficial de Seguridad 1 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio



Ingenieros de soporte Visual Basic (SIRBE, SIRBE-COMISARIAS, HEFI)

2 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio



Ingenieros de soporte (php, c#.net) 2 Casa Rosada /

Piso 1 Auditorio



Ingenieros de soporte SEVEN /KACTUS 1 Casa Rosada /

Piso 1 Auditorio



Ingeniero soporte AZ Digital, Invictus (Oralidad) 1 Casa Rosada /

Piso 1 Auditorio



Ingeniero de soporte Nuevo sistema de información misional 1 Casa Rosada /

Piso 1 Auditorio


Subdirector 1 Casa Rosada / Piso 1 Acuario


Profesional de costos 1 Casa Rosada / Piso 1 Acuario



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Nombre Cargo

TOTA L


Edificio/ Piso Sala


Profesional de presupuesto 2 Casa Rosada / Piso 1 Acuario


Analista de seguimiento proyecto 2 Casa Rosada /

Piso 1 Acuario

Planeación EstratégicaDirección de Nutrición y Abastecimiento

Director 1 Casa Rosada / Piso 1 Sala de juntas

Planeación EstratégicaDirección de Nutrición y Abastecimiento

Asesor jurídico 1Casa adultez

Teusaquillo / Piso 2

Oficina coordinación


Dirección de Nutrición y Abastecimiento

Profesionales (financieros/presupuesto) 3

Casa adultez Teusaquillo / Piso

1Línea de atención


Subdirección de nutrición Subdirector 1


1

Oficina Equipo técnico


Subdirección de nutrición

Líderes de planificación alimentaria y nutricional 2


1

Oficina Equipo técnico


Subdirección de abastecimiento Subdirector 1


1

Oficina políticas públicas


Subdirección de abastecimiento Profesionales grupo de costos 4


1

Oficina políticas públicas


Subdirección de abastecimiento

Profesionales grupo seguimiento 16


2

Oficina equipo SIRBE


Subdirección de abastecimiento

Profesionales grupo de contratación 6


2Sala de juntas


Subdirección de abastecimiento Profesionales grupo de logística 13


2

Oficina equipo supervisión

Planeación Estratégica Dirección de Gestión Corporativa Director 1 Casa Rosada /

Piso 1 Auditorio

Planeación Estratégica Dirección de Gestión Corporativa Asesor jurídico 1 CIAM / Piso 2 Oficina

administrativa

Planeación Estratégica Dirección de Gestión Corporativa Asesor Financiero 1 CIAM / Piso 2 Oficina

administrativa



Subdirector 1 CIAM / Piso 1 Sala de acogida



Líderes 3 CIAM / Piso 1 Sala de acogida



Profesionales 18 CIAM / Piso 1

Sala de conferencias / Salón lúdico

niños


Subdirección de Gestión y Desarrollo Técnicos 4 CIAM / Piso 1 Salón acción

contra el hambre



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Nombre Cargo

TOTA L


Edificio/ Piso Saladel Talento Humano

Gestión financiera

Subdirección Administrativa y financiera (Financiera)

Subdirector(a) (ordenador pago) 1 CIAM / Piso 2 Oficina Gerente

Gestión financiera


Asesor 1 CIAM / Piso 2 Oficina Gerente

Gestión financiera


Coordinador 1 CIAM / Piso 2 Oficina Psicosocial 1

Gestión financiera


Revisor CDP/CRP/Pagos 2 CIAM / Piso 2 Oficina Psicosocial 1

Gestión financiera


Responsables presupuesto 2 CIAM / Piso 2 Oficina Psicosocial 2

Gestión financiera


Radicación 2 CIAM / Piso 2 Oficina Psicosocial 2

Gestión financiera


Apoyo/escaneador 1 CIAM / Piso 2 Oficina Psicosocial 2

Gestión financiera


Giradores pagos 7 CIAM / Piso 2 Bodega

Gestión financiera


Técnicos Datassix 2 CIAM / Piso 2 Oficina Enlace social

Gestión financiera


Contador líder 1 CIAM / Piso 2 Oficina Enlace social

Gestión financiera


Analista 1 CIAM / Piso 2Oficina

Orientación jurídica

Gestión financiera


Profesional PAC 1 CIAM / Piso 2Oficina

Orientación jurídica

Gestión logística

Subdirección Administrativa y financiera (Apoyo logístico)

Apoyos a la supervisión 6 CIAM / Piso 2 Oficina coordinación

Gestión logística


Asesor 1 CIAM / Piso 2 Oficina coordinación



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Nombre Cargo

TOTA L


Edificio/ Piso Sala

Gestión logística


Apoyos reclamaciones 2 CIAM / Piso 2 Oficina coordinación

Gestión logística


Apoyo inventarios 1 CIAM / Piso 2 Oficina coordinación

Gestión logística


Apoyo servicios públicos 1 CIAM / Piso 2 Oficina coordinación

Gestión contractual Subdirección de contratación Subdirector 1 Casa Rosada /

Piso 1 Salón A

Gestión contractual Subdirección de contratación Personal de planta 7 Casa Rosada /

Piso 1 Salón A

Gestión contractual Subdirección de contratación Contratistas 52 Casa Rosada /

Piso 1 y 2Salón Blanco / Sala de Juntas


Subdirección de plantas físicas Subdirector 1 CIAM / Piso 1 Oficina Acción

contra el hambre


Subdirección de plantas físicas

Residentes (arquitectos/ingenieros) 10 CIAM / Piso 1 Recepción


Subdirección de plantas físicas Profesional operativo 2 CIAM / Piso 1 Oficina Acción

contra el hambre


Subdirección de plantas físicas Profesional administrativo 6 CIAM / Piso 1

Oficina Plan internacional cruz

roja


Subdirección de plantas físicas Coordinadora mantenimiento 1 CIAM / Piso 1

Oficina Plan internacional cruz

roja

Planeación Estratégica Dirección Territorial Director 1 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio


Dirección Territorial Líderes administrativos 3 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio


Dirección Territorial Líder misional 1 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio

Planeación Estratégica Dirección Territorial Asesores (incluye 1 jurídico) 2 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio


Dirección Territorial Técnico administrativo 1 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio


Subdirección para la Gestión Integral Local

Subdirector 1 Unidades operativas NA



Profesional administrativo 1 Unidades operativas NA



Técnico misional 1 Unidades operativas NA



Auxiliar administrativo 1 Unidades operativas NA



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Nombre Cargo

TOTA L


Edificio/ Piso Sala

Planeación Estratégica Dirección Poblacional Director 1 Casa Rosada / Piso 1 Auditorio

Planeación Estratégica Dirección Poblacional Asesores (Apoyo gestión dirección) 2 Unidades

operativas NA


Dirección Poblacional Apoyo gestión dirección 4 Unidades operativas NA


Dirección Poblacional Profesionales seguimiento financiero/ proyectos 10 Unidades

operativas NA


Subdirección para la infancia Subdirector 1 Unidades

operativas NA


Subdirección para la infancia Apoyo supervisión contratos 2 Unidades

operativas NA



Líderes de servicio (Amar, Jardines) 2 Unidades

operativas NA



Profesionales de seguimiento a los servicios 12 Unidades

operativas NA


Subdirección para la Adultez Subdirector 1 Unidades

operativas NA


Subdirección para la Adultez Apoyo a la supervisión 1 Unidades

operativas NA


Subdirección para la Vejez Subdirector 1 Unidades

operativas NA


Subdirección para la Vejez Apoyo cargues sistema SIRBE 2 Unidades

operativas NA


Subdirección para la Vejez

Coordinadora apoyos económicos 1 Unidades

operativas NA


Subdirección para la Vejez

Profesionales apoyos económicos 8 Unidades

operativas NA


Subdirección para la Vejez Técnicos apoyos económicos 2 Unidades

operativas NA


Subdirección para la familia Subdirector 1 Unidades

operativas NA


Subdirección para la familia Gestor de talento humano 1 Unidades

operativas NA


Subdirección para la familia Líder administrativo y financiero 1 Unidades

operativas NA



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Nombre Cargo

TOTA L


Edificio/ Piso Sala


Subdirección para la familia Apoyos administrativos 2 Unidades

operativas NA

10.5 TABLA 5. ORDEN Y TIEMPOS DE RECUPERACIÓN DE LAS ACTIVIDADES CRÍTICAS DE LOS PROCESOS DE NIVEL CENTRAL

Tiempo Objetivo de Recuperación Actividad crítica identificada en el BIA Proceso (Mapa de Procesos)

Menor a 24 horas

0-6 horas Toma de decisiones, aprobaciones, autorizaciones (en cada Dirección) Planeación estratégica

0-6 horas Vigilar y controlar el suministro de alimentos


0-6 horas Reporte y gestión del talento humano afectado por una situación de emergencia


0-6 horas Generación CDP Gestión financiera 0-6 horas Generación CRP Gestión financiera 0-6 horas Pagos Gestión financiera 0-6 horas Estados financieros Gestión financiera 0-6 horas Manejo de PAC Gestión financiera 0-6 horas Gestión de solicitudes contractuales* Gestión de contratación

0-6 horas Soporte infraestructura (Red, servidores, almacenamiento)


0-6 horas Administración de Bases de datos Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico

0-6 horas Servicio de Telefonía Gestión de soporte y mantenimiento tecnológico

0-6 horas Gestión de incidentes TI (mesa de servicio)


0-6 horas Asegurar la prestación de los servicios territorializados*


12 horas Respuesta entes de control Comunicación estratégica

12 horas Desarrollo y mantenimiento de aplicaciones


12 horas Administrar plan de adquisiciones Gestión financiera 12 horas Administrar PMR Gestión financiera 12 horas Procesamiento de datos Gestión financiera 12 horas Reclamaciones aseguradoras Gestión logística

1 a 5 días 1 día Vigilar y controlar el suministro de alimentos




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Tiempo Objetivo de Recuperación Actividad crítica identificada en el BIA Proceso (Mapa de Procesos)

1 día Afiliaciones ARL/Seguridad Social Gestión del talento humano 1 día Expedición actos administrativos Gestión del talento humano 1 día Aseo y cafetería Gestión logística 1 día Fotocopiado Gestión logística 1 día Relacionamiento con gobierno distrital Comunicación estratégica

2 días Asegurar procesos de contratación DNA e insumos costeo contratación Infancia Gestión contractual

2 días Viabilizar precios de referencia Gestión contractual 2 días Pago servicios públicos Gestión logística

2 días Reporte oficial de información de los servicios sociales Comunicación estratégica

5 días Aseguramiento técnico del componente alimentario y nutricional de la contratación en la Entidad

Gestión contractual

5 días Pago de nómina Gestión del talento humano

Mayor a 15 días 30 días Gestión para la entrega de apoyos

económicos

Prestación de servicios sociales para la inclusión social

11 ADMINISTRACIÓN DEL PLAN

La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico es el área encargada de asegurar la actualización del presente plan.

Los siguientes criterios deben considerarse para realizar una actualización.

Cambios en el portafolio de servicios, especialmente cuando estos cambios incorporan nuevos servicios críticos para la entidad, la eliminación de los actuales servicios catalogados como críticos y o la modificación sustancial en su funcionamiento (cambios del alcance o tercerización)

Cambios en la estructura de la Entidad que implique la eliminación de áreas y/o la creación de nuevas áreas funcionales y cargos especialmente en el nivel directivo.

Cambios en el actual mapa de procesos de la Entidad. Necesidad de actualización del Directorio de Contactos clave. Mejoras y recomendaciones derivadas de las pruebas de continuidad planeadas o

incidentes reales. Hallazgos encontrados por entes de control y resultados de auditorías internas o externas a

los sistemas de gestión de la Entidad.

12 APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Elaboró Revisó Aprobó



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Nombre Zonia Yaned Palencia Camacho

Liliana Pulido Villamil

Liliana Sofía Navas PinedaDoris Bibiana Cardozo Peña

Cargo/Rol

Contratista Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

Directora de Análisis y Diseño Estratégico

Contratista Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización – Gestora

SIG proceso Planeación Estratégica

Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización



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Fecha: Memo I2019053249 - 26/12/2019

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ACTA 1 - SDIS · Web view2019/12/26 · Establecer procedimientos orientados a gestionar de manera...

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