FORMATO ACTAS DE REUNIONES

Código: 08/F11 Versión: 0 Fecha: 27-Feb-08 Página 1 de 4

Acta No. 2012-06

Nombre Reunión: Comité de Transparencia y Probidad

Fecha: Martes, 19 de junio de 2012

Sitio: Salón Damas del Club Medellín

Nº

Nombre Asistentes Cargo o dependencia

1 Lucrecia Londoño Builes Secretaria General

2 Claudia Cossío Betancur Directora Administrativa

3

Carlos Alberto Velásquez López

Gerente Auxiliar Administrativo y Financiero

4

Carlos Ignacio Uribe Tirado Gerente Auxiliar de Vivienda y Hábitat

5

Juan Carlos Mejía Saldarriaga Gerente Auxiliar de Proyectos Urbanos

6

Sara María Velásquez Bernal Asistente Gerencia General

7

Gloria González Madrid Coordinadora Control Interno

8

Gloria Estela López Lopera Directora de Gestión Social

9

Daniel Salazar Garcia Abogado Secretaría General

10

Catalina Rozo Representante Gerencia Auxiliar de Gestión Urbana e Inmobiliaria

11

Claudia Marcela Ángel Patiño Representante Dirección de Comunicaciones

ORDEN DEL DIA:

El orden del día del próximo comité será: 1. Tema No. 1: Verificación de Quórum. 2. Tema No. 2: Consideración del orden del día. 3. Tema No. 3: Desarrollo de la reunión.

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HORA DE INICIO: 3:15 p.m. DESARROLLO:

1. Tema No. 1. Verificación del Quórum. - Se dio inicio con la asistencia del Quórum, tal como consta en la lista de asistencia. 2. Tema No. 2. Orden del día 2.1 Presentación Política de participación ciudadana a cargo de la Dirección de Gestión

Social. 2.2 Revisión de los indicadores de transparencia para presentarle un informe a la Gerente

General. 2.3 Presentación planes de mejoramiento de la EDU a cargo de la Coordinación de Control

Procedimiento unificado de peticiones con SQR. 2.4 Sugerencias para la feria de la Transparencia 2.5 Varios y tareas.

3. Tema No. 3: Desarrollo de la reunión.

La doctora Lucrecia Londoño agradeció la presencia a los asistentes y reiteró la importancia de la claridad que cada miembro del Comité debe tener frente al propósito del mismo. Señaló que es fundamental materializarlo y hacerlo tangible mediante la generación de productos que lo visibilicen. Posteriormente preguntó si se hizo retroalimentación a la Política de Comunicaciones expuesta durante la reunión anterior y para lo cual se fijo como fecha límite el 10 de mayo. Claudia Ángel, representante del Director de Comunicaciones respondió que no se recibieron más sugerencias que las manifestadas durante el Comité donde se presentó la Política. Una vez aclarado el tema, la doctora Lucrecia solicitó hacer llegar la versión definitiva de la Política de Comunicaciones a los miembros del Comité. 2.1. Seguidamente, Gloria López Lopera, Directora de Gestión Social expuso en contexto la labor de su unidad. En la parte final de la exposición, hizo referencia a las encuestas de percepción y participación que se aplican anualmente a los proyectos en la entidad; esto para motivar el siguiente punto que se trató en el Comité, referente a los indicadores de transparencia. 2.2. Para la revisión de indicadores de transparencia, Sara Velásquez, Asistente de la Gerencia General reiteró los indicadores propuestos en la anterior reunión del Comité y que fueron revisados inicialmente con la doctora Margarita. Se listan a continuación con el respectivo responsable.

1. Favorabilidad: A cargo de la Dirección de Comunicaciones 2. Visibilidad: A cargo de la Dirección de Comunicaciones. 3. Satisfacción: A cargo de la Dirección de Gestión Social. 4. Participación: A cargo de la Dirección de Gestión Social. 5. Transparencia: A cargo de la Dirección de Control Interno y Secretaría General.

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Al respecto se aclaró que para el indicador de favorabilidad la propuesta es acogernos a la alternativa “Medellín cómo vamos”, de la empresa de Napoleón Franco. Los resultados de Medellín cómo vamos es de periodicidad anual. Frente al indicador de visibilidad, la propuesta es poder aplicarlo mediante free press. Actualmente se está adelantando un proceso de contratación con la empresa Punto Cardinal, encargada de hacer monitoreo a medios y la cual presentará consolidados de medios en los que la EDU haya sido protagonista de forma semanal. En el caso de los indicadores de satisfacción y participación, después de visualizadas las encuestas indicadas por la Directora de Gestión Social y luego de las opiniones de varios de los asistentes al Comité, se llegó a la conclusión de que efectivamente podrían medirse con las encuestas pero será necesario hacer algunos ajustes. Se requirieron dichos ajustes para la próxima reunión. Para el último indicador sobre transparencia, después de una intensa disertación de los asistentes al Comité a este respecto, se propuso la creación de un subcomité integrado por Calidad, Secretaría General, Control Interno y la Gerencia Auxiliar Administrativa y Financiera con el fin de establecer los indicadores que se tendrán en cuenta para evaluar la política de transparencia de la EDU, aplicados por la empresa Transparencia por Colombia. Cabe anotar que la posibilidad de contratar a Transparencia por Colombia para los efectos fue descartado dado el alto monto que la organización cobra por este servicio. El Subcomité deberá presentar la propuesta durante una próxima reunión del Comité. 2.3. El punto de presentación de planes de mejoramiento se trasladó para próxima reunión

del Comité. 2.4. Respecto al tema de Control del Procedimiento Unificado de peticiones con SQR la

doctora Lucrecia comentó que efectivamente se aprobó por parte del Comité de Calidad y se está poniendo en marcha la unificación y considera que es importante la creación de una unidad para este asunto. Se estimó la necesidad de pensar para el próximo comité, en estrategias para hacer visible tanto dentro como fuera de obra, la atención a SQR. Esta solicitud se elevó a todos los presentes.

2.5. Por efectos de tiempo el punto de sugerencias para la Feria de la Transparencia no fue tratado.

2.6. Varios y tareas.

DESCRIPCIÓN DE TAREAS:

TAREA RESPONSABLE FECHA

Envío en medio digital del documento final de la Política de Comunicaciones a los miembros del Comité de Transparencia y Probidad

Dirección de Comunicaciones 21 de junio

Ajustes a las encuestas de satisfacción y participación

Direcciones de Comunicación y Gestión Social

Próxima reunión del Comité

Propuesta para medir impacto de transparencia

Subcomité integrado por Calidad, Secretaría General,

Próxima reunión del Comité

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TAREA RESPONSABLE FECHA

Control Interno y la Gerencia Auxiliar Administrativa y

Financiera

Estrategias para hacer visible tanto dentro como fuera de obra, la atención a SQR.

Todos los miembros del Comité Próxima reunión

del Comité

PROXIMA REUNIÓN: Se citará a una reunión extraordinaria durante el presente mes. Invita Secretaría General. HORA DE FINALIZACION: 4:30 p.m. Para constancia, firman:

Nº

Nombre Asistentes Cargo o dependencia

1 Lucrecia Londoño Builes Secretaria General

2 Claudia Cossío Betancur Directora Administrativa

3 Gloria González Madrid Coordinadora Control Interno

4 Juan Carlos Mejía Saldarriaga Gerente Auxiliar de Proyectos Urbanos

5 Sara María Velásquez Bernal Asistente Gerencia General

6 Daniel Salazar García Abogado Secretaría General

Proyectó: Claudia Marcela Ángel Patiño

Dirección Comunicaciones