Acta de la Sesión Ordinaria Número Ocho (08)

A las nueve horas con siete minutos del martes nueve de febrero del dos mil

dieciséis, da inicio la Sesión Ordinaria de la Junta Administrativa, número ocho

en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: Carmen Muñoz Quesada,

Presidenta de la Junta Administrativa, Sheily Flores Arias, Suplente de la

Directora Técnica Operativa y Regional, Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe

de Planificación Institucional, Gabriela Díaz Díaz, Secretaria Técnica a.i. de la

Junta Administrativa. También acompañan, Juanita Grant Rojas, Asesora

Administrativa de la Viceministra de Gobernación, Rita Maxera Herrera,

Asesora Legal de la Viceministra de Gobernación, Ángel Garro Camacho,

Asesor Jurídico, Gladys Jiménez Arias, Enlace JADGME/BCR y Elia Isabel

Mejía Mata, encargada de la toma del Acta. Se excusa la ausencia de los

señores Agustín Barquero por encontrarse incapacitado, Kathya Rodríguez

Araica y Dinorah Baltodano por motivo de sus agendas. Artículo Uno-

Aprobación del Orden del Día. La señora Gabriela Díaz solicita excluir el punto

6.4 y sustituir el tema por el conocimiento del oficio DG 389-2016. El señor Luis

Alonso Serrano solicita incluir el Informe de Cumplimiento de Metas 2015 de la

Programación ante la Contraloría General de la República en adición al punto

6-1. El señor Angel Garro indica que en cuanto al cumplimiento de acuerdos

de las líneas 1,2 y 7 adicionar el tema en varios. Acuerdo número uno: Se

aprueba el orden del día con la incorporación de estos temas. 4 votos a favor,

aprobado por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por

unanimidad. Artículo Dos. Estado de las Actas de la Junta Administrativa. Se

informa que el Acta de la Junta Administrativa Nº4 se encuentra en revisión por

Agustín Barquero y Dinorah Baltodano. Asimismo, las Actas 5,6 y 7 se

encuentran pendientes de confección. Artículo Tres. Informe Acuerdos

semanal Junta Administrativa. Se informa que el acuerdo 13 de la sesión 50 del

22 de setiembre de 2015 se encuentra agendado en el punto 6-10, el acuerdo

15 de la sesión 61 del 17 de noviembre de 2015 se encuentra agendado en el

punto 6-11. Por parte de la Dirección Administrativa se encuentra pendiente el

acuerdo 7 de la sesión 65 del 08 de diciembre 2015 sobre la propuesta de la

Política en relación al oficio PI-111197-12-15. Asimismo, pendiente por parte de

la Proveeduría Institucional y los acuerdos 13 y 14 de la sesión 66 del 11 de

diciembre, sobre los hallazgos 6,7 y 8 de la Auditoría Externa. En trámite el

acuerdo 2 de la sesión 67 del 15 de diciembre por parte de la Gestión

Financiera y DAF. Cumplido por parte de Asesoría Jurídica el acuerdo 19 de la

sesión 1 del 5 de enero en la presente sesión en el punto 6-12. Por parte del

enlace pendiente el acuerdo 8 de la sesión 4 del 19 de enero sobre la

presentación de los proyectos de Fideicomiso. Pendiente por parte de la

Gestión de Servicio de Apoyo el acuerdo 27 de la sesión 4 del 19 de enero

sobre el informe de situación en relación a la presentación extemporánea de

las prórrogas de contrato. Cumplido por parte del Equipo Técnico el acuerdo 5

de la sesión 5 del 26 de enero, sobre la reunión para preparar los elementos

jurídicos y técnicos para la reunión con la Junta Directiva del BCR. Cumplido el

acuerdo 6 de la sesión 5 del 26 de enero, por parte de la señoras Gladys

Jiménez, Kathya Rodríguez y Carmen Muñoz sobre la reunión con personeros

del Ministerio de Hacienda para valorar el tema de Fideicomiso y el manejo de

los Fondos, se informa que habrá una reunión el jueves próximo en Casa

Presidencial. Se toma nota. Artículo Cuatro. Temas de Fideicomiso. 4-1

Pago de factura de Marvin Calderón Ayudas Técnicas. La señora Gladys

Jiménez se refiere al Informe efectuado por la señora Olga Vega Barrantes,

Suplente del enlace, el cual forma parte del expediente que se le lleva al señor

Marvin Calderón por el servicio de Ayudas Técnicas, donde se mantiene el

control de las horas que el señor Calderón ha ejecutado, con las firmas

correspondientes que lo avalan. Siendo que el mismo está correcto, la señora

Gladys Jiménez hace lectura de la propuesta de acuerdo para autorizar el pago

al señor Calderón, no obstante, la señora Gabriela Díaz hace la observación de

que, desconoce del informe que presentó la señora Olga Vega y tampoco se

informa si se hizo la verificación del cumplimiento del bloque de legalidad, el

cual es un requisito previo para autorizar cualquier pago. La señora Gladys

Jimenez, ante las observaciones de la señora Gabriela Díaz, propone que se

remita la factura a la Gestión Financiera para su recomendación, ante lo cual la

señora Díaz indica que para verificar el tramite además de la factura, se debe

remitir la orden de compra, el informe respectivo y la factura original con el

recibido conforme definitivo, así como cualquier otro documento necesario para

la revisión. Se comenta sobre el tema y se sugiere tomar el siguiente acuerdo:

Acuerdo número dos: En relación a las observaciones realizadas por parte de

la Licda. Gabriela Díaz Díaz, Gestora de Recursos Financieros referente al

pago de la factura Nº 1511005, por un monto de ¢1.029.000.00, para el Sr.

Marvin Calderón Gómez, Ayudas Técnicas del Fondo Social, se acuerda

solicitar a la Dirección General instruir a la Gestión de Recursos Financieros a

efectos de que colabore en la revisión de los requisitos para el pago de

conformidad con la Normativa vigente: asimismo, se les remita la orden de

compra, el informe respectivo y la factura original con el recibido conforme

definitivo. Lo anterior para conocer el criterio del área Financiera previo a la

remisión de la factura a la Junta Administrativa para su aprobación. 4 votos a

favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y

por unanimidad. 4-2 Borrador del oficio a Martha Cubillo Tesorera Nacional.

La señora Gladys Jiménez recuerda que la semana pasada a pesar de que su

persona no participó de la Junta Administrativa se conoció el borrador sobre los

resultados de la reunión con la señora Martha Cubillo, la cual había indicado

que se le hiciera un oficio como para comunicarle como debían hacerse los

traslados, parece que se hicieron observaciones al documento la semana

pasada, se modificó y adicionalmente se le agregó un Informe del desglose que

presentó la señora Fressy Corrales, colaboradora de Fideicomisos, sobre la

transferencia de cada recurso, por lo que en caso de enviar el desglose tal y

como está, la señora Martha Cubillo no podría ver cuáles son los montos que

se requieren transferir, por lo menos por bimestre, por lo que sugiere agregar

las fechas y el monto por cada fondo, de manera que ella tenga la información

de forma trimestral. En este sentido solicita autorizar a la señora Carmen

Muñoz para la firma correspondiente. Se sugiere por parte de Gabriela Díaz

adjuntarle la programación financiera. Por otra parte la señora Gladys Jiménez

indica que la semana pasada el banco hizo la Programación Financiera, la cual

fue presentada de forma errónea, por lo que no se aprobó y se les pidió que la

corrigieran. Se sugiere por parte de la señora Carmen Muñoz pasarlo a Juanita

Grant para su revisión. La señora Gladys Jiménez indica que solo se hizo

cambios de forma no de fondo. Por lo anterior se acuerda: Acuerdo número

tres: Conocida la propuesta de oficio para la señora Martha Cubillo, Tesorera

Nacional en relación a la reunión sostenida el 27 de enero de 2016, donde se

informa sobre los requerimientos de traslado de recursos, para poder ejecutar

los proyectos contemplados en los Planes Anuales Operativos de los tres

fideicomisos, se acuerda aprobar la propuesta en los términos indicados. Se

autoriza a la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta

Administrativa para la firma correspondiente. 4 votos a favor, acuerdo firme

por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 4-3

La señora Gladys Jiménez brinda lectura al oficio DG-300-02-2016RCC,

suscrito por la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General, sobre el

punto 1.2 del oficio DFOE-PG-0559 emitido por la Contraloría General de la

República a saber:

En este sentido la señora Kathya Rodríguez indica que desea que estos temas

se incluyan en la ejecución y la evaluación de trabajo de la Junta

Administrativa, por lo anterior se acuerda: Acuerdo número cuatro:En

relación Oficio DG-300-02-2016RCC, suscrito por la Licda. Kathya Rodríguez

Araica, Directora General, sobre el punto 1.2 del oficio DFOE-PG-0559 emitido

por la Contraloría General de la República, se acuerda acoger la solicitud de la

señora Kathya Rodríguez para que se incluyan las acciones necesarias en el

Plan de Trabajo de la Junta Administrativa. 4 votos a favor, acuerdo firme

por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 4-4

La señora Gladys Jiménez indica que el oficio EF 054-02-2016, suscrito por la

Sra. Olga Vega Barrantes, Suplente Enlace JADGME/ BCR, en relación al

cumplimiento de acuerdo Nº 6 de la sesión Nº4 del 19 de enero, es informativo.

Artículo Cinco. Informativos Fideicomisos. 5-1 Oficio GRF 2515-12-2015,

suscritos por la MBA. Rebeca Montero Corrales, Coordinadora del Subproceso

de Presupuesto en relación al acuerdo 7 de la sesión extraordinaria de la Junta

Administrativa Nº 68 del 18 de diciembre. La señora Gladys Jiménez se refiere

al oficio de cita, e informa que en dicho oficio la señora Rebeca Montero indica

que luego de haber realizado las revisiones correspondientes en los archivos,

se desprende que la fuente de financiamiento indicada en el acuerdo esta

incorrecta, esto por cuanto la misma corresponde a ingresos corrientes y no de

capital. Por lo anterior sugiere el siguiente acuerdo: Acuerdo número cinco:

Considerando el acuerdo Nº6 adoptado por esta Junta Administrativa en la

sesión extraordinaria Nº68 del 18 de diciembre 2015, el cual se encuentra

debidamente notificado a las partes, mediante el cual se aprobó el traslado de

recursos por la suma de ¢26,25 millones de colones a la cuenta en Caja Única

del Fideicomiso del Fondo Especial de Migración, del proyecto denominado

“Control de Asistencia, compra de relojes marcadores” se acuerda: a) Corregir

el error material del oficio JAD 1314-12-15, del 22 de diciembre de 2015, de

manera que se lea correctamente lo siguiente: Fuente de Financiamiento:

Ingreso Corriente. b) En todo lo demás se mantiene incólume, el acuerdo Nº 6

materializado mediante sesión del 18 de diciembre 2015, c) notifíquese el

presente acuerdo al Fiduciario, al Enlace de la JADGME/BCR, a la Dirección

General y los órganos involucrados en el proyecto. En todo lo demás se

mantiene incólume. Se le solicita al Banco corroborar los datos cuando hacen

las presentaciones de las modificaciones presupuestarias. 4 votos a favor,

acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por

unanimidad. Se toma nota de los siguientes oficios informativos. 5-2 Oficio EF

064-2-2016 suscrito por la Sra. Olga Vega Barrantes, Coordinadora Suplente

Enlace JADGME/BCR sobre el procedimiento de que todo documento se

presente para la firma del señor Ministro o la señora Viceministra. 5-3 Oficio

DG-0361-02-2016imm, suscrito por la Licda. Kathya Rodríguez Araica,

Directora General en seguimiento al acuerdo 6 de la sesión 6 del 2 de febrero

2016. La señora Gladys informa que el día de hoy el banco remitió los informes

de la ejecución corregidos mismos que se conocieron en la sesión

extraordinaria pasada, con la indicación de que el día de hoy se aprobaran los

informes, en este sentido se desconoce si se incluyeron los cambios por lo que

sugiere acordar una extraordinaria, para conocerlos y aprobarlos. Por lo

anterior se acuerda: Acuerdo número seis: Se da por aprobada la realización

de una sesión extraordinaria para el día viernes 12 de febrero a las 8:30 a.m.

para tratar este tema. Además se solicita adicionar el tema de la presentación

de la información que se estaría subiendo a la página web sobre Fideicomisos.

4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en

firme y por unanimidad. Artículo Seis. Varios. 6-1 Exposición de la

Liquidación Presupuestaria 2015. La señora Gabriela Díaz hace las

observaciones de que no se tiene el Informe de Subejecución, el cual estaba

trabajando la Dirección Administrativa en razón de que la Gestión de Servicios

de Apoyo y la Gestión Tecnologías de Información no han entregado una

información, por lo que la presentación se basará únicamente en la parte

numérica. Además indica que en este momento Rebeca Montero le indicó que

le acaban de pasar el documento, sin embargo, ambas no lo han podido

revisar, por lo que sugiere aprobarlo con la salvedad de que se complete los

códigos que las oficinas no han dado la información. A las 9:55 a.m. se hace

presente los señores Rodolfo Campos, para aclarar el tema de Tributación

únicamente, Rebeca Montero y Erika Montenegro, funcionarias del

Subproceso de Presupuesto para la presentación de la liquidación. Se expone

el Presupuesto de Ingresos Inicial 2015, para Gasto Operativo

¢3.438.967.777, Fondo Social ¢362.907.900,00, Fondo Especial

¢2.797.344.661,00, FONATT ¢390.340.000,00, superávit libre

¢1.860.510.000,00 para un total de ¢8.850.070.338,00. Presupuesto de

Ingresos Final 2015. Distribución Presupuesto Final por partidas. 1-Servicios

2-Materiales y Suministros 5- Bienes Duraderos 6- Transferencias Corrientes 7-

Transferencias de Capital. Informe de Ejecución. Detalle Superávit (Déficit)

Ingresos 2015. Ingresos Reales ¢8.574.026.786,19, Superávit/Déficit ingresos

¢276.043.551,81.

Ejecución del Presupuesto Final - sin Fondos para Fideicomisos

IV Trimestre 2015

Partidas Presupuesto total

% distribución

del Ppto Pagado % Pagado

1-SERVICIOS 2.895.608.726,57 55% 2.145.557.193,25 74,10%

2 MATERIALES Y SUMINISTROS 1.468.723.325,79 28% 1.298.269.567,48 88,39%

5 BIENES DURADEROS 529.368.000,00 10% 503.555.682,35 95,12%

6 TRANSFERENCIAS

CORRIENTES 405.777.724,64

8% 373.246.459,15

91,98%

5.299.477.777,00 100% 4.320.628.902,23 81,53%

Egresos por subpartida Comparativo de Ejecución de Presupuesto.

Superávit Libre 2015 ¢416.225.394,81. Total Superávit Libre Acumulado al 31-

12-2015 ¢5.363.399.118,34. Superávit Específico: disponible

¢11.774.256.097,70, Saldo ¢10.872.071.436,70.Después de un intercambio de

impresiones se acuerda: Acuerdo número siete: En relación a la presentación

preliminar de la Liquidación Presupuestaria 2015, se acuerda solicitar a la

Dirección General instruir a la Dirección Administrativa Financiera para que en

tiempo y forma se complete la información faltante, para que pueda ser

conocida en sesión extraordinaria el día viernes 12 de febrero del año en curso,

en virtud de los plazos. 4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este

acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. El señor Luis Alonso Serrano

presenta la Programación del cumplimiento de Metas del Plan Anual

Operativo. A saber: Política, Objetivos Estratégicos o Generales, Objetivos

Operativos o Específicos, Metas Cuantificadas, Resultados, Observaciones. A

las diez horas con cuarenta y cinco minutos se hace presente la señora Kathya

Rodríguez Araica, Directora General y Sheily Flores se retira

momentáneamente. Después de un intercambio de impresiones se toma el

siguiente acuerdo: Acuerdo número ocho: Conocido el Informe de

Cumplimiento de Metas 2015 de la Programación ante la Contraloría General

de la República y después de un intercambio de impresiones, se aprueba con

las observaciones indicadas. 4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad.

Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 6-2 La señora Gabriela

Díaz se refiere al oficio JAD 102-02-16, en relación a la solicitud de cierre del

Libro de Actas de la Junta Administrativa 2015, para lo cual se solicita la

autorización a la señora Carmen Muñoz Quesada Presidenta de la Junta

Administrativa para la firma correspondiente. Por lo anterior se acuerda:

Acuerdo número nueve: Se autoriza a la señora Carmen Muñoz Quesada

Presidenta de la Junta Administrativa para la firma correspondiente para

gestionar el trámite del cierre del Libro de Actas de la Junta Administrativa

2015. 4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se

adopta en firme y por unanimidad. 6-3 La señora Gabriela Díaz expone el

oficio 074-02-2016-DPPM-GA, suscrito por el Lic. Isaac Herrera Mena, Gestor

Administrativo de la Policía Profesional de Migración en relación al reajuste de

precios, para el edificio de la Coordinación Regional de Puntarenas, el cual

cumple con la normativa que rige la materia, y se apega al bloque de legalidad.

A las 11:13 a.m. se incorpora Sheily Flores. Por lo anterior se acuerda:

Acuerdo número diez: Conocido el oficio 074-02-2016-DPPM-GA, suscrito por

el Lic. Isaac Herrera Mena, Gestor Administrativo de la Policía Profesional de

Migración se aprueba el reajuste de precios, para el edificio de la Coordinación

Regional de Puntarenas, en los términos expuestos. Se autoriza a la señora

Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma

correspondiente. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este

acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 6-4 La señora Gabriela Díaz

se refiere al oficio DG 389-16 DG 352-16, suscrito por la Licda. Kathya

Rodríguez, Directora General, en el cual remite a la señora Carmen Muñoz

Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa copia del oficio DVG-CMMQ-

059-2016, en el cual se traslada el Decreto Legislativo Nº9336, que

corresponde a una adición del Transitorio I de la Ley 8316 Ley Reguladora de

los Derechos de Salida del Territorio Nacional. Se analiza que dicho oficio fue

remitido a efectos de que se gestione los trámites para publicación sin

embargo, no es un tema que corresponde a está Junta Administrativa financiar,

por lo que se sugiere tomar el siguiente acuerdo: Acuerdo número once:

Conocido el oficio DG-389-02-2016, suscrito por la Licda. Kathya Rodríguez

Araica, Directora General, en relación al oficio DVG-CMMQ-059-2016, en el

cual se traslada el Decreto Legislativo Nº9336, y siendo que no es un tema

que corresponde a está Junta Administrativa financiar, se devuelve la

documentación al despacho de la señora Carmen Muñoz Quesada,

Viceministra de Gobernación y Policía, para lo que corresponda. 5 votos a

favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. 6-5 La

señora Gabriela Díaz presenta el oficio GRF 210-01-2016, suscrito por la MBA.

Rebeca Montero Corrales, Coordinadora del Subproceso de Presupuesto, en

relación al pago por medio de resolución administrativa por concepto de

reparación de llanta del vehículo placa 06-1199. El mismo indica:

Analizado el documento se acuerda: Acuerdo número doce: Conocido el

oficio GRF 210-01-2016, suscrito por la MBA. Rebeca Montero Corrales,

Coordinadora del Subproceso de Presupuesto, en relación al pago por medio

de resolución administrativa por concepto de reparación de llanta del vehículo

placa 06-1199 y por concepto de impuestos de salida del país a favor del

señor Ariel Mendoza Real, se acuerda trasladar la documentación original a la

Dirección General para que instruya a su Asesoría Jurídica, la confección de

las resoluciones correspondientes. 5 votos a favor, acuerdo firme por

unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad.6-6

La señora Gabriela Díaz, presenta el oficio GRF 231-01-2016, suscrito por la

MBA. Rebeca Montero Corrales, Coordinadora del Subproceso de

Presupuesto, en relación al pago por medio de resolución administrativa por

concepto de deportación efectuada por los funcionarios César Méndez

Sánchez, Marvin Rodríguez Castro, José Pablo Cortés Salas, Deiving

Solórzano Contreras, Marco Flores Vargas, Esteban De La O Rojas y Jonathan

Rojas Burgos y el pago de la visa de turismo para ingresar a Cuba. Todas las

erogaciones fueron realizadas en el ejercicio económico 2015, por lo que se

traslada a la Junta Administrativa para la aprobación del pago por medio de

resolución administrativa. En este sentido se acuerda: Acuerdo número trece:

Conocido el oficio GRF 231-01-2016, suscrito por la MBA. Rebeca Montero

Corrales, Coordinadora del Subproceso de Presupuesto, en relación al pago

por medio de resolución administrativa por concepto de deportación efectuada

por los funcionarios César Méndez Sánchez, Marvin Rodríguez Castro, José

Pablo Cortés Salas, Deiving Solórzano Contreras, Marco Flores Vargas,

Esteban De La O Rojas y Jonathan Rojas Burgos y el pago de la visa de

turismo para ingresar a Cuba, se acuerda trasladar la documentación original a

la Dirección General para que instruya a su Asesoría Jurídica, la confección de

la resolución correspondiente. 5 votos a favor, acuerdo firme por

unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 6-7 A las

11:27 a.m. se hace presente el señor Johnny Marín Artavia, Jefe de Asesoría

Jurídica a efectos de informar sobre la Implementación de Sistema y

Sustitución de Equipo para Oficinas Centrales y Regionales de la DGME. El

mismo indica que en un acuerdo de la Junta Administrativa se había aprobado

el proyecto sobre la Implementación de Sistema y Sustitución de Equipo para

Oficinas Centrales y Regionales de la DGME, el cual se indicaba una lista

taxativa, de los Consulados donde se implementaría el equipo nuevo, sin

embargo el acuerdo, decía expresamente, “para ser ejecutado en el 2015”, por

lo que es importante ratificar el acuerdo para que no haya confusión sobre el

dinero que se va a erogar, siendo que el acuerdo dice que el proyecto será

implementado en el 2015, por lo que habría que modificarlo pues ya estamos

en el 2016. Después de un intercambio de impresiones se sugiere ubicar el

acuerdo original para ver la redacción. 6-8 La señora Gabriela Díaz presenta el

oficio GTI 150-02-2016SRT, suscrito por el Lic. Harold Alfaro Castillo,

Encargado del Subproceso de Redes y Comunicaciones, en relación a la

prórroga del contrato Mantenimiento Preventivo y Correctivo para la Central

Telefónica, la cual hace la observación de que no se indica si el servicio ha sido

satisfactorio, o alguna recomendación al respecto, además no indica sobre la

existencia de contenido presupuestario, ni presenta el estudio de mercado y

razonabilidad del precio. Se sugiere hacer devolución y se solicite que amplié la

información y presente su recomendación. Además se sugiere se instruya a las

Unidades Fiscalizadoras de Contratos Continuos para que de previo a remitir

las solicitudes de prórrogas a la Junta Administrativa, verifiquen la existencia

de contenido presupuestario e informen a la Junta Administrativa el monto,

períodos y rubros qué cubre ese contenido económico.

Por lo anterior se acuerda: Acuerdo número catorce: Conocido el oficio GTI

150-02-2016SRT, suscrito por el Lic. Harold Alfaro Castillo, Encargado del

Subproceso de Redes y Comunicaciones, en relación a la prórroga del

contrato Mantenimiento Preventivo y Correctivo para la Central Telefónica, se

acuerda devolver la documentación a la unidad solicitante, a efectos de que se

amplié la información según se indica: Estudio económico sobre los precios y

su razonabilidad, contenido económico disponible para esa contratación,

período y rubros que cubre, propuesta de solución en caso de no contar con

suficiente contenido económico, recomendación por parte de la Gestión de

Tecnologías de la Información. Lo anterior, con la finalidad de que esta Junta

Administrativa pueda analizar con todos los elementos necesarios el caso y

tomar una decisión al respecto. 5 votos a favor, acuerdo firme por

unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Acuerdo

número quince: En relación al tema de las prórrogas de contrato se acuerda

solicitar a la Dirección General que instruya a las Unidades Fiscalizadoras de

Contratos Continuos para que de previo a remitir las solicitudes de prórrogas a

la Junta Administrativa, verifiquen la existencia de contenido presupuestario e

informen a la Junta Administrativa el monto, períodos y rubros qué cubre ese

contenido económico. En caso de no existir contenido económico suficiente

presentar una propuesta a esta Junta Administrativa. 5 votos a favor, acuerdo

firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad.

Se retoma punto 6.7 Andrea Bonilla brinda lectura al acuerdo 8 de la Sesión

Ordinaria Nº21 del 04 de mayo 2015, a saber: “Se conoce el proyecto

Equipamiento para la Instalación del Sistema de Captura de Solicitudes de Pasaportes

en los Consulados de Costa Rica en el Exterior e Implementación del Sistema y

Sustitución de Equipos para Oficinas Centrales y Regionales de la DGME, por el

monto de ¢247.917.927,74, que será desarrollado durante el año 2015, proyecto que

será sufragado con recursos del Fondo Especial. Una vez analizado y discutido por

parte de esta Junta Administrativa y con el señalamiento expreso de incluir el costo de

los consulados en los que se va a implementar visas, así como los consulados

honorarios, se da por aprobado el proyecto. Comuníquese el presente acuerdo al

Banco de Costa Rica en su condición de fiduciario, al enlace de la Junta y a la

Dirección General.” La señora Gladys Jiménez indica que este acuerdo fue

cuando se aprobó el presupuesto y PAO 2015, pero en setiembre 2015, se

aprobó los nuevos proyectos para enviar a la Contraloría, sin embargo, sugiere

que sea su persona quien revise el expediente. 6-9 La señora Gabriela Díaz, se

refiere al oficio CNE-URF-GC-OF-2016, suscito por el Lic. Alejandro Mora

Mora, Director de Gestión Administrativa de la Comisión Nacional de

Emergencias en relación al Recordatorio para la presentación de Declaración

Jurada de Ganancias y del superávit Libre. La señora Kathya Rodríguez se

retiró momentáneamente. En este sentido se acuerda: Acuerdo número

dieciséis: Conocido el oficio CNE-URF-GC-OF-2016, suscito por el Lic.

Alejandro Mora Mora, Director de Gestión Administrativa en relación al

Recordatorio de presentación de Declaración Jurada de Ganancias y del

superávit Libre, se acuerda autorizar a la señora Carmen Muñoz Quesada,

Presidenta de la Junta Administrativa para la firma de la declaración Jurada del

Tributo a la Ley 8488, para Órganos Desconcentrados, una vez que el

documento sea completado por la Gestión de Recursos Financieros y esté

debidamente aprobada la Liquidación Presupuestaria, asimismo, una vez

firmada la declaración, se acuerda autorizar a la Gestión Financiera para el

posterior traslado del 3% a la Comisión Nacional de Emergencias para el

financiamiento del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo. 4 votos a favor,

acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por

unanimidad. 6-10 La señora Andrea Bonilla se refiere al cumplimiento del

acuerdo Nº15 de la sesión ordinaria Nº61 del 17 de noviembre 2015, en

relación a los débitos a la cuenta 800503 del BCR. En este sentido presenta el

Informe AJ-219-02-16-ABM, suscrito por el Lic. Johnny Marín Artavia Jefe de

Asesoría Jurídica, el cual consta de 24 páginas, con sus respectivos

antecedentes, investigación realizada, sobre el fondo de la consulta, sobre los

depósitos de Garantía que ingresan a la cuenta 001-80050-3, sobre lo

establecido en el Contrato de Cuenta al Cliente, sobre los depósitos en

cuestión, el caso particular, y la existencia de otros requisitos similares,

recomendaciones de las cuales se hacen 3 a saber:

1. Realizar reuniones con el Banco de Costa Rica con el fin de

establecer un procedimiento de comunicación ágil en este tipo

de casos, de manera que la entidad bancaria brinde toda la

información que la Gestión de Recursos Financieros considere

pertinente para dar seguimiento a movimientos de este tipo.

2. Adecuar el sistema de Bancos de esta Dirección General de

manera tal que las unidades técnicas al momento de incluir un

depósito al sistema puedan indicar si el mismo refiere a un

depósito de garantía, pago por servicios (emisión de DIMEX y/o

pasaportes) o impuestos.

3. Incluir en el Sistema de Bancos algún módulo en el que la

Gestión de Recursos Financieros pueda poner algún tipo de

alerta para los depósitos que han sido reversados por parte del

Banco, como método alterno de control para detectar posibles

inconvenientes con estos depósitos.

La señora Gabriela Díaz indica que dentro de la información que envió la

Gestión Financiera si se demostró que un depósito consta en la Dirección

Técnica Operativa, como depósito de garantía y el banco hizo el débito tres

años después, por lo que el contrato al que se hace alusión no aplica en forma

retroactiva, hay otra clausula (no se indica), que si bien es cierto, dice que el

banco puede hacer esos movimientos, pero debe validarlo con la Dirección

General de Migración, paso que ellos no están haciendo, y sobre esa cláusula

hizo referencia Dinorah Baltodano en uno de los correos, donde su persona

igual se pronunció y se les indicó que la clausula esta pero cual verificación

hicieron con la Gestión Financiera. De las recomendaciones indicadas, es

importante considerar que la Gestión de Tecnologías de la Información no va

hacer las adecuaciones al sistema en una forma oportuna, por lo tanto, la

administración se va a exponer a hacer devoluciones improcedentes pues la

Gestión Financiera no tiene un control cruzado para determinar si se debe o no

devolver el dinero, ya que ni siquiera es el mismo número de documento en

muchos casos y las fechas tampoco coinciden, dentro de la información que se

mandó, por ejemplo había un depósito de cien mil colones y ellos hicieron un

débito por ciento diez mil colones, por lo que ¿qué justifica los diez mil colones

de más?, por ello solicita se analice más a profundidad el documento. A las

12:03 se incorpora la señora Kathya Rodríguez. Después de un intercambio de

impresiones se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número diecisiete:

Conocido el Informe AJ-219-02-16-ABM, suscrito por el Lic. Johnny Marín

Artavia Jefe de Asesoría Jurídica, se acuerda: trasladar la documentación a la

Dirección General para que se instruya a la Gestión de Recursos Financieros,

el análisis del mismo y emita sus observaciones. 5 votos a favor, acuerdo

firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad.

Sheily Flores, salió momentáneamente. 6-11 La señora Andrea Bonilla se

refiere al acuerdo N°19 de la sesión ordinaria Nº1 del 5 de enero de 2016,

sobre el oficio GRF 2506-12-2015, sobre la cancelación por concepto de

diferencial cambiario de la empresa Componentes El Orbe S.A. En este

sentido, se indica que la resolución que se presenta es rechazando el reclamo

administrativo, porque la persona que lo solicita no está legitimada para ello,

además se hizo el análisis de fondo y no lleva razón la empresa, ellos estaban

alegando un supuesto diferencial cambiario, por aproximadamente 193 mil

colones, porque se utilizó un tipo de cambio de 538,13 cuando lo correcto era

538,38, lo que estaba vigente al 7 de mayo, efectivamente se les hizo un rebajo

de 193 mil colones, pero a raíz de una cláusula penal, sin embargo, la solicitud

la solicita la señora Karen Soto Ramírez, como Jefe de Departamento de

Crédito y Cobro de la empresa, no obstante, no está legitimada para actuar

por lo anterior se sugiere el siguiente acuerdo: Acuerdo número dieciocho:

La Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería,

acuerda: Rechazar el reclamo administrativo presentado por la señora Karen

Soto Ramírez, para la solicitud de pago por diferencial cambiario, en virtud de

que la misma carece de legitimación para actuar en nombre de la empresa

Componentes el Orbe S.A. Se autoriza la firma de la señora Carmen Muñoz

Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma correspondiente.

4 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme.

Artículo Siete. Informativos. Se toma nota de los siguientes oficios

informativos. 7-1 Oficio GRF 0061-01-2016, suscrito por la MBA. Rebeca

Montero Corrales, Coordinadora del Subproceso de Presupuesto en respuesta

al oficio DAF 0011-01-16, en cumplimiento al acuerdo 1 de la sesión Nº63 del

25 de noviembre de 2015. 7-2 Oficio DG-282-01-2016RCC, suscrito por la

Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General en seguimiento al acuerdo 5

de la sesión 5 del 26 de enero 2016. 7-3 Oficio GRF 0236-02-2016, suscrito por

la MBA. Rebeca Montero Corrales, Coordinadora del Subproceso de

Presupuesto, sobre el Informe de Ejecución Presupuestaria de la Junta

Administrativa correspondiente al mes de enero 2016. Se sugiere que este

tema se incorpore en temas varios. 7-4 Oficio DG-0306-02-2016DK, y oficio

DG-0307-02-2016RCC, suscritos por la Licda. Kathya Rodríguez Araica,

Directora General, en relación a la tema de implementación de la NICSP. Este

tema se sugiere que vaya en temas varios. 7-5 Oficio DG 315-02-2016RCC,

suscrito por la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General, referente al

seguimiento de acuerdo Nº9 de la sesión 5 del 26 de enero. Se retoma punto

6.7 donde ya la señora Gladys Jiménez verificó que no hay una aprobación de

ese proyecto en el PAO, por lo que si se podría adicionar a este acuerdo,

indicando que como no se dio la totalidad de la ejecución para este proyecto en

el 2015, que se entienda que la ejecución va a durar hasta la finalización de

este proyecto. Por lo anterior se acuerda: Acuerdo número diecinueve:

Adicionar al acuerdo Nº8 de la Sesión Ordinaria Nº21 del 04 de mayo 2015, en

el sentido de que el desarrollo del Proyecto, Equipamiento para la Instalación

del Sistema de Captura de Solicitudes de Pasaportes en los Consulados de

Costa Rica en el Exterior e Implementación del Sistema y Sustitución de

Equipos para Oficinas Centrales y Regionales de la DGME será hasta en el

momento en que se culmine con la implementación del proyecto en todos los

consulados contemplados y no solo durante el período 2015 como se indicó

inicialmente. Comuníquese el presente acuerdo al Banco de Costa Rica en su

condición de fiduciario, al enlace de la Junta y a la Dirección General. 5 votos

a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y

por unanimidad. Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión a las doce

horas con veinticinco minutos.

Carmen Muñoz Quesada Gabriela Díaz Díaz Presidenta Secretaria Técnica a.i.