ACTA No. 36-2013 - Archivo Nacional de Costa Rica · preparación del informe de valoración...
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ACTA No. 36-2013 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la
Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día
10 de octubre de 2013; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández,
Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe
por recargo del Departamento Archivo Histórico; la señora Ivannia Valverde Guevara,
Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la
Comisión; la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección
General del Archivo Nacional y la señora Andrea Torres Hernández, Secretaria del
Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausentes con
justificación la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión y el
señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador. Convocadas la señora Yesenia Castillo
Villalta, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
de la Dirección General de Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa
dirección y la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento
Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos de
conservación de documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos de la Dirección General de Aviación Civil. Asiste en
calidad de invitado el señor Andreu Gurrera Vallverdú y la señora Andrea Torres
Hernández, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta
el acta.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.------------------------------------------
ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 34-2013.-----------------------
ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 34-2013 del 09 de octubre del
2013. Se toma nota que la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y
Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico estuvo ausente en la sesión 34-
2013.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CAPÍTULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS
COMITÉS INSTITUCIONALES DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.
ARTÍCULO 2. Oficio CISED-011-13 del 18 de setiembre del 2013 recibido mediante
correo electrónico de fecha 04 de octubre del 2013; suscrito por la señora Lilliam
Alvarado Agüero, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos del Ministerio de Educación Pública; por medio del cual presenta 1 tabla
de plazos de conservación de documentos con 17 series documentales. Solicita que
la tabla de plazos de conservación de documentos del Departamento Procesal y
Procedimental sustituya la tabla de plazos del Departamento de Contratación y
Coordinación adjunta por error al oficio CISED-011-13 del 18 de setiembre del 2013
recibido el 27 de setiembre del 2013.------------------------------------------------------------------
ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento
Servicios Archivísticos Externos, el oficio CISED-011-13 del 18 de setiembre del 2013
recibido mediante correo electrónico de fecha 04 de octubre del 2013; suscrito por la
señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidente del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública; por medio del cual
presenta la tabla de plazos de conservación de documentos del Departamento
Procesal y Procedimental, de forma tal que se sustituya la tabla del Departamento de
Contratación y Coordinación presentada con el mismo número de oficio recibido el 27
de setiembre del 2013; y lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y
preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado
ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión
51-2012 del 08 de noviembre del 2012. ACUERDO FIRME.------------------------------------
ACUERDO 3. Devolver sin tramitar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de
Educación Pública la tabla de plazos de conservación de documentos del
Departamento de Contratación y Coordinación, ya que de acuerdo con el correo
electrónico de 04 de octubre del 2013 suscrito por la señora Alvarado Agüero se
adjuntó erróneamente al oficio CISED-011-13 de 18 de setiembre del 2013. Enviar
copia de este acuerdo a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento
Servicios Archivísticos Externos. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------
ARTÍCULO 3. Oficio DSAE-450-2013 del 19 de setiembre del 2013 recibido el 08 de
octubre del 2013; suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, mediante el cual presenta 1 valoración
parcial con 1 serie documental (1229 disquetes) correspondiente al Fondo Banco Anglo
Costarricense que se custodia en el Archivo Intermedio del Archivo Nacional y que
contienen “... la lista de los activos con número de placa de las unidades
administrativas del Banco Anglo Costarricense.”1----------------------------------------------------
ACUERDO 4. Comunicar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos, que esta Comisión Nacional conoció el
1 Información consignada en la valoración parcial presentada con el oficio DSAE-450-2013, en la casilla “Contenido”----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
oficio DSAE-450-2013 del 19 de setiembre del 2013 mediante el cual presentó la
valoración parcial de 1229 disquetes correspondiente al Fondo Banco Anglo
Costarricense que se custodian en el Archivo Intermedio del Archivo Nacional; y se
autoriza la eliminación de esos disquetes en vista de que su contenido corresponde a la
lista de los activos con número de placa de las unidades administrativas del Banco
Anglo Costarricense y este tipo de información no tiene valor para la ciencia y la
cultura. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora
General del Archivo Nacional.-----------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 4. Oficio CISED-002-2013 del 26 de setiembre del 2013 recibido el 09 de
octubre del 2013, suscrito por el señor Esteban Cabezas Bolaños, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de
Cultura y Juventud; por medio del cual presenta 10 tablas de plazos de conservación
de documentos con 131 series documentales. Observaciones: La tabla de plazos de
conservación de documentos del Despacho del Ministro está firmada por la señora
Tamara Baum, Jefe del Despacho del Ministro y no se presentó la tabla de
conservación de documentos de la Asesoría Jurídica, unidad asesora del Ministro; por
que el archivo de gestión de esta unidad administrativa está en proceso de
organización, según el oficio supracitado.--------------------------------------------------------------
ACUERDO 5. Comunicar al señor Esteban Cabezas Bolaños, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Cultura y
Juventud; que esta Comisión Nacional recibió el oficio CISED-002-2013 del 26 de
setiembre del 2013 mediante el cual presenta 10 tablas de plazos de conservación de
documentos con 131 series documentales; y le informa que: -----------------------------------
a. Por esta única vez se acepta la razón expuesta para la no presentación de la tabla
de plazos de conservación de documentos de la Asesoría Jurídica por encontrarse
en proceso de organización de acuerdo con lo indicado en el oficio CISED-002-2013
del 26 de setiembre del 2013.------------------------------------------------------------------------
b. Devolver sin tramitar las tablas de plazos de conservación de documentos de la
Oficina de Prensa y del Archivo Central, en vista de que estas unidades
administrativas no se muestran en el organigrama adjunto al oficio CISED-002-2013
y por lo tanto se incumple con lo establecido en las resoluciones CNSED-01-2011
publicada en La Gaceta No. 184 del 26 de setiembre del 2013, CNSED-01-2012
publicada en el Alcance Digital No. 206 a La Gaceta No. 244 de 18 de diciembre del
2013 y CNSED-01-2013 publicada en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de
setiembre del 2013.--------------------------------------------------------------------------------------
c. Devolver sin tramitar la tabla de plazos de conservación de documentos del
Despacho de la Viceministra Administrativa hasta tanto se adjunte el documento de
creación de este despacho ministerial.-------------------------------------------------------------
Por lo tanto se aceptan las tablas de plazos de conservación de documentos de los
subfondos Despacho del Ministro, Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial,
Departamento de Cooperación Internacional, Contraloría de Servicios, Despacho
Viceministro de Cultura, Despacho Viceministro de Juventud y Auditoría Interna.
Enviar copia de este acuerdo a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del
Departamento Servicios Archivísticos Externos. ACUERDO FIRME.--------------------------
ARTÍCULO 5. Oficio DCSA-SG-AC-2013-071 del 27 de setiembre del 2013 recibido el
07 de octubre del 2013; suscrito por la señora Úrsula Gutiérrez Villafuerte, Presidente
del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto
Costarricense de Acueductos y Alcantarillados; por medio del cual presenta 4 tablas de
plazos de conservación de documentos con 30 series documentales. Solicita se
acepten las tablas de plazos con el procedimiento anterior ya que no cumplen con la
Resolución CNSED-01-2013 publicada en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de
setiembre del 2013.------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 6. Comunicar a la señora Úrsula Gutiérrez Villafuerte, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto
Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, que se devuelve sin tramitar las tablas
de plazos de conservación de documentos presentadas con el oficio DCSA-SG-AC-
2013-071 del 27 de setiembre del 2013 recibido el 07 de octubre del 2013; por cuanto
no cumplen con la Resolución CNSED-01-2013 publicada en La Gaceta Digital No. 179
del 18 de setiembre del 2013.-----------------------------------------------------------------------------
CAPÍTULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA
SIGUIENTE VALORACIÓN DOCUMENTAL.--------------------------------------------------------
ARTÍCULO 6. Continuación del análisis del Informe de Valoración IV-29-2013-TP a
partir de la serie documental 2.81. Expediente Paquete Definitivo de Trabajo
Subestación Este, Fondo: Dirección General de Aviación Civil, del Subfondo 2.
Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada-OFGI). Asunto: Tablas de plazos
de conservación de documentos. Convocada: la señora Yesenia Castillo Villalta,
Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la
Dirección General de Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección.
Hora: 8:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos
estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las
10:30 horas ingresan las señoras Castillo Villalta y Retana Ureña. La señora Retana
Ureña continúa la lectura del informe de valoración IV-29-2013-TP a partir de la serie
documental 2.81. Expediente de paquete definitivo de trabajo Subestación Este del
Subfondo 2. Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada-OFGI).-------------------
ACUERDO 7. Comunicar a la señora Yesenia Castillo Villalta, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de
Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección; que esta Comisión
Nacional continuó con el análisis de la solicitud de valoración documental presentada
por ese Comité Institucional, mediante oficio DGAC-CISED-OF-002-2013 de 23 de abril
de 2013, para el Fondo: Dirección General de Aviación Civil, Subfondo 2. Órgano
Fiscalizador a partir de la serie documental 2.81. Expediente de paquete definitivo de
trabajo Subestación Este, del Subfondo 3. Auditoría Interna y del subfondo 4.1.
Asesoría Legal hasta la serie documental 4.1.6. Contratos administrativos; y DECLARA
con valor científico cultural las siguientes series documentales, tal y como se detalla a
continuación: --------------------------------------------------------------------------------------------------
Fondo: DIRECCIÓN GENERAL DE AVIACIÓN CIVIL, DGAC-------------------------------
2. Subfondo: Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada (OFGI).
Objetivo: Velar por el cumplimiento efectivo y oportuno de las obligaciones y
derechos de las partes de conformidad con lo dispuesto en el Contrato de Gestión
Interesada del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría y legislación aplicable:2
2 El órgano Fiscalizador nace debido a la concesión del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría en el año 2001, mediante el llamado Contrato de Gestión Interesada, publicado bajo el Reglamento N° 29455- MOPT de la Creación del Órgano Fiscalizador de la Gestión Interesada, OFGI. En el organigrama se observa como Órgano Fiscalizador.--------------------------------------------------------------------------------------------
Funciones: Fiscalizar el cumplimiento contractual y de las normas y compromisos
internacionales en la operación y seguridad aeroportuaria del Aeropuerto
internacional Juan Santamaría. - Velar por la calidad del servicio al cliente sea
acorde con el contrato de Gestión Interesada - Velar por la correcta aplicación de las
multas y procedimientos según el apéndice M del Contrato de Gestión interesada.
Brindar Asesoría Legal Especializada en el Tema de Contrato de Gestión Interesada
(sic). Fiscalizar los ingresos y egresos generados en la operación del Aeropuerto
Internacional Juan Santamaría- Atención de los reclamos y recursos interpuestos por
el Gestor. Fiscalizar la correcta facturación de los servicios aeroportuarios y no
aeroportuarios. Conciliar en forma mensual con el Departamento de Contabilidad de
la DGAC, las distribuciones de ingresos y el repago y saldo de los ingresos diferidos.
Fiscalizar el cumplimiento del cronograma de obras. Fiscalizar los costos y la calidad
de las obras. Fiscalizaciones “in sitio” a las obras del AIJS- Revisión de informes y
documentos técnicos presentados por el Gestor.-------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
2.83. Informe técnico. Los cuales contienen
Registro Fotográfico de actividades de
Mantenimiento de Obras AIJS. Además de
Informe de Operaciones, Informe de Servicio al
Cliente Avances de Obras, Informe de Recursos
Humanos. Actividades sobre la Calidad de
Servicios y Obras de Mantenimiento proyectadas
y reportes de pavimentos del AIJS. Anexo de
Sí. Ya que evidencia las
recomendaciones y criterios
finales de los expertos
contratados con respecto a las
obras que se realizan en el
Aeropuerto Internacional Juan
Santamaría. Conservar la
información que no esté
Planos y croquis. Además de Informe de
Operaciones, Avances de Obras, trabajos en la
Pista del AIJS. Planes de trabajo. Semestre de
Autoevaluación Primer semestre. Informes
mensuales y trimestrales. Informes especiales
ALTERRA. Detalle de informes ALTERRA.
Semestral de Funcionamiento usuarias de AIJS
Desarrollo de Negocios. Explotación de áreas
comerciales. Distribución de vuelos de pasajeros
temporada alta. Original. Copia Gestor.
Soporte: papel. Cantidad: 3.60 metros3. Fechas
extremas: 2001-2012. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en
el Archivo Central.-------------------------------------
duplicada en las series
documentales 1.51. Expediente
de Proyectos de Obras del
subfondo Consejo Técnico de
Aviación Civil - CETAC, 2.74.
Expedientes de Obras, 2.76.
Reportes de avances, 2.80.
Informe Obras y 2.85. Proyectos
de Obras del subfondo Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI).------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
2.85. Proyectos de Obras. Proyecto de Ley
Creación de la Comisión Técnica de Aeropuertos.
Expediente: 12787 Proyecto NASA-
DGAC/Hangar Espacial de la NASA. Especial
para el avión WB-57 Proyecto Etapa I de la
ampliación y remodelación del Edificio Terminal y
otras Obras del AIJS. Proyecto “Etapa I de la
ampliación y remodelación del Edificio Terminal y
Sí. Ya que evidencian las
recomendaciones y criterios
finales de los expertos
contratados con respecto a las
obras que se realizan en el
Aeropuerto Internacional Juan
Santamaría. Conservar la
información que no esté
3 En la tabla de plazos se indicó que la cantidad es 0,30 mts/año, por lo que se consideró que para las fechas extremas 2001-2012 corresponde una cantidad aproximada de 3.60 metros.-----------------------------
otras obras del AIJS”. Facturación de la Obra
Tomo II. Proyecto de Evaluación Pavimento en
AIJS por Ingenieros Consultores Vieto &
Asociados S.A. Proyecto para el Manejo
Ambiental Racional de los Residuos Líquidos
generados en los procesos de Lavado y
Remoción de Pintura. COOPESA. Gerencia de
Proyectos. Documento Nº 34-07-02. Copia.
Original CETAC, DGAC. Soporte: papel.
Cantidad: 3.60 metros4. Fechas extremas: 2001-
2012. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la
Oficina Productora y 5 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
duplicada en las series
documentales 1.49. Expediente
Hangar de la NASA y 1.51.
Expediente de Proyectos de
Obras del subfondo Consejo
Técnico de Aviación Civil -
CETAC, 2.74. Expedientes de
Obras, 2.76. Reportes de
avances, 2.80. Informe Obras y
2.83. Informes Técnicos del
subfondo Órgano Fiscalizador
(Contrato de Gestión Interesada
– OFGI).---------------------------------
2.93. Análisis del Programa de Seguridad y
Vigilancia. Análisis del Volumen # 6 Programa
de Seguridad y Vigilancia. Para su respectiva
aprobación. Contiene: Políticas y Disposiciones
Generales de aplicación. Original. Copia Alterra.
Soporte papel. Cantidad: 3.60 metros5. Fechas
extremas: 2001-2012. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la Oficina Productora y 5 años en
Sí. Ya que evidencia las
acciones que el Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI) ha llevado a
cabo en materia de seguridad y
vigilancia en el Aeropuerto
Internacional Juan Santamaría.
Conservar la información que no
4 En la tabla de plazos se indicó que la cantidad es 0,30 mts/año, por lo que se consideró que para las fechas extremas 2001-2012 corresponde una cantidad aproximada de 3.60 metros.----------------------------- 5 En la tabla de plazos se indicó que la cantidad es 0,30 mts/año, por lo que se consideró que para las fechas extremas 2001-2012 corresponde una cantidad aproximada de 3.60 metros.-----------------------------
el Archivo Central.-----------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------
esté duplicada en las series
documentales 2.94. Plan de
Seguridad y 2.95. Manual de
Seguridad AVSEC-FAL del
subfondo Órgano Fiscalizador
(Contrato de Gestión Interesada
– OFGI).---------------------------------
2.94. Plan de seguridad. Plan de seguridad del
Aeródromo AIJS (PSA) y Programa de Seguridad
del AIJS. Plan de Emergencias Edificios AIJS
Contiene: minutas, normas y procedimientos,
reglamento técnico. Original. Copia Gestor, copia
AVSEC. Soporte papel. Cantidad: 2.70 metros6
Fechas extremas: 2004-2012. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y 10 años en el Archivo Central.--------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí. Ya que evidencia las
acciones que el Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI) ha llevado a
cabo en materia de seguridad y
vigilancia en el Aeropuerto
Internacional Juan Santamaría.
Conservar la información que no
esté duplicada en las series
documentales 2.93. Análisis del
Programa de Seguridad y
Vigilancia y 2.95. Manual de
Seguridad AVSEC-FAL del
subfondo Órgano Fiscalizador
(Contrato de Gestión Interesada
6 En la tabla de plazos se indicó que la cantidad es 0,30 mts/año, por lo que se consideró que para las fechas extremas 2004-2012 corresponde una cantidad aproximada de 2.70 metros.-----------------------------
------------------------------------------------------------------ – OFGI).---------------------------------
2.95. Manual de Seguridad AVSEC-FAL.
Manual de Seguridad AVSEC para el AIJS.
Manual de Procedimientos Operativos de
Emergencias: Gestor Alterra Partners C.R. Tomo
1 Manual de Procedimientos Operativos de
Emergencias: Gestor Alterra Partners C.R.
Manual de Organización. Órgano Fiscalizador de
la Gestión Interesada. Realizado por Deloitte.
Original. Copia Gestor, copia AVSEC. Soporte
papel. Cantidad: 4.20 metros7. Fechas
extremas: 1999-2012. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la Oficina Productora y 10 años
en el Archivo Central.-------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí. Ya que evidencia las
acciones que el Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI) ha llevado a
cabo en materia de seguridad y
vigilancia en el Aeropuerto
Internacional Juan Santamaría.
Conservar la información que no
esté duplicada en las series
documentales 2.93. Análisis del
Programa de Seguridad y
Vigilancia y 2.94. Plan de
Seguridad del subfondo Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI).------------------
2.100. Expediente Ambiental. Informe de
Auditoría Ambiental Adicional. Condiciones
Ambientales Pre-existente en el AIJS Evaluación
Ambiental Preliminar. Inspección visual de las
expropiaciones al sur del AIJS. Elaborado por:
AGROTEC. Trimestral de Gestión Ambiental
Sí, ya que evidencia las acciones
que el Órgano Fiscalizador
(Contrato de Gestión Interesada
– OFGI) ha fiscalizado en materia
ambiental en las instalaciones del
Aeropuerto Internacional Juan
7 En la tabla de plazos se indicó que la cantidad es 0,30 mts/año, por lo que se consideró que para las fechas extremas 1999-2012 corresponde una cantidad aproximada de 4.20 metros.-----------------------------
Primer Trimestre 2002. Original. Copia Gestor.
Soporte papel. Cantidad: 3.30 metros8. Fechas
extremas: 2002-2012. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la Oficina Productora y 10 años
en el Archivo Central.-------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Santamaría. Conservar la
información que no esté
duplicada en las series
documentales 2.101. Informe
Ambiental del subfondo Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI).------------------
2.101. Informe ambiental. Caracterización para
la Auditoría Ambiental del AIJS. Trimestral de
Gestión Ambiental Cuarto Trimestre.
Responsabilidad ambiental Etapa de Operación,
Ampliación y Modernización del AIJS.
Expediente SETENA 361-2000. Responsabilidad
ambiental. Etapa de construcción, ampliación y
modernización del AIJS. Expediente SETENA y
asesores SIEL-SIEL9. Original. Copia Gestor.
Soporte papel. Cantidad: 7.20 metros10. Fechas
extremas: 2001-2012. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la Oficina Productora y 10 años
en el Archivo Central.-------------------------------------
Sí, ya que evidencia las acciones
que el Órgano Fiscalizador
(Contrato de Gestión Interesada
– OFGI) ha fiscalizado en materia
ambiental en las instalaciones del
Aeropuerto Internacional Juan
Santamaría. Conservar la
información que no esté
duplicada en las series
documentales 2.100. Expediente
Ambiental del subfondo Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI).------------------
8 En la tabla de plazos se indicó que la cantidad es 0,30 mts/año, por lo que se consideró que para las fechas extremas 2002-2012 corresponde una cantidad aproximada de 7.20 metros.----------------------------- 9 SIEL-SIEL: Consultorías Ambientales SETENA: Secretaría Técnica Nacional Ambiental 10 En la tabla de plazos se indicó que la cantidad es 0,60 mts/año, por lo que se consideró que para las fechas extremas 2001-2012 corresponde una cantidad aproximada de 3.30 metros.-----------------------------
Subfondo: Auditoría Interna11. Realizar auditorías en relación con los fondos
públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos
especiales y otros de naturaleza similar. Verificar el cumplimiento, la validez y la
suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de
ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes. Preparar los planes de
trabajo de la Auditoría, de conformidad con los lineamientos que establece la
Contraloría General de la República.-----------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
3.13. Expediente de papeles de trabajo de
informes. Original sin copia. Contenido: Son los
respaldos que evidencian y sustentan los
aspectos que se concluyen, después del estudio
realizado. Muestran el registro de
procedimientos, actividades y pruebas realizadas
por los auditores para recopilar, analizar y
resumir los datos y la información, también
pueden ser registros no preparados por el
auditor. Los papeles de trabajo pueden incluir la
planificación del trabajo, la programación,
cédulas analíticas, cédulas resumen o cédulas de
información, tales como: cuestionarios,
diagramas, fluxogramas, gráficos, hojas de
Si, ya que refleja la fiscalización
del uso de los diferentes recursos
de la institución. Además, son
una fuente para el análisis de
situaciones anómalas y sirven
para valorar el cumplimiento de
los objetivos institucionales.
Conservar en soporte papel los
papeles de trabajo que
complementen la serie
documental 3.17. Informes de
Auditoría Internas del subfondo
Auditoría Interna y que sean de
carácter sustantivo, a criterio del
11 La tabla de plazos aparece firmada por el señor Oscar Serrano Madrigal, Auditor General, en su calidad de Jefe de la oficina productora y por los miembros del CISED.----------------------------------------------
trabajo, minutas, hojas de supervisiones,
documentación enviada y recibida, copias de
documentos y tablas o comentarios realizados
por los auditores. Esta información debe ser
competente, pertinente, relevante, confiable y
suficiente, de conformidad con lo establecido en
la normativa aplicable y puede presentarse en
forma de datos almacenados en papel, videos,
fotografías, medios electrónicos u otros medios.
Soporte papel/electrónico. Fechas extremas:
1995-2012. Cantidad: 16 metros. Vigencia
administrativa-legal: 3 años en la Oficina
Productora y 5 años en el Archivo Central.----------
Jefe del Archivo Central y el Jefe
de la Oficina Productora.-----------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
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---------------------------------------------
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3.17. Informes de Auditorías Internas.
Informes confeccionados por la Auditoría Interna
donde se investigó y evaluó en diferentes
dependencias institucionales, sobre los
resultados finales reflejados por el estudio
terminado. Copia. Original: CETAC. Original y
copia dependencias involucradas. Soporte
papel/electrónico. Fechas extremas: 1992-2012.
Cantidad: 20 metros. Vigencia administrativa-
legal: 3 años en la Oficina Productora y 15 años
Si, ya que reflejan la fiscalización
del uso de los diferentes recursos
de la institución. Además, son
una fuente para el análisis de
situaciones anómalas y sirven
para valorar el cumplimiento de
los objetivos institucionales.
Conservar en soporte papel los
informes de auditoría que
complementen la serie
en el Archivo Central.-------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
documental 3.13. Expediente de
papeles de trabajo de informes
del subfondo Auditoría Interna y
que sean de carácter sustantivo,
a criterio del Jefe del Archivo
Central y el Jefe de la Oficina
Productora.-----------------------------
3.26. Papeles de Trabajo de Seguimiento. Son
los respaldos que evidencian y sustentan los
aspectos que se concluyen al finalizar el
cumplimiento a las recomendaciones hechas por
la Auditoría, y así tener la seguridad de que la
administración ha solucionado oportuna y
adecuadamente las observaciones de Auditoría.
Pueden incluir la planificación del trabajo, la
cronogramas de cumplimiento, la programación,
cédulas analíticas, cédulas resumen o cédulas de
información, tales como: cuestionarios,
diagramas, fluxogramas, gráficos, hojas de
trabajo, minutas, hojas de supervisiones,
documentación enviada y recibida, copias de
documentos y tablas o comentarios realizados
por los auditores. Original sin copia. Soporte:
Si, ya que reflejan la fiscalización
del uso de los diferentes recursos
de la institución. Además, son
una fuente para el análisis de
situaciones anómalas y sirven
para valorar el cumplimiento de
los objetivos institucionales.
Conservar los papeles de trabajo
que complementen las series
documentales 3.13. Expediente
de papeles de trabajo de
informes y 3.17. Informes de
Auditorías Internas del subfondo
Auditoría Interna y que sean de
carácter sustantivo, a criterio del
Jefe del Archivo Central y el Jefe
papel. Cantidad: 13 metros Fechas extremas:
1998-2012. Vigencia administrativa-legal: 3 años
en la Oficina Productora y 15 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
de la Oficina Productora.-----------
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---------------------------------------------
---------------------------------------------
Subfondo: Dirección y Subdirección. Subfondo: Unidad de Asesoría Legal12.
Funciones: Preparar y tramitar de manera expedita, los contratos y demás
documentación de tipo legal que en materia de aviación civil sea de su competencia,
o relativa a la administración de los recursos humanos, materiales o financieros.
Brindar asesoría especializada de tipo legal al alto nivel de la Institución, a saber: el
Consejo Técnico y a la Dirección General. Ofrecer sugerencias y preparar guías
para el uso y ayuda de la Dirección, su propósito fundamental es recomendar; y no
realizar aquellos trámites administrativos, que si bien son en materia del Derecho,
son competencia administrativa de otras dependencias.
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
4.1.6. Contratos administrativos. Original y
copia. Original interesado, Consejo Técnico de
Aviación Civil-CETAC, Proveeduría13; Contraloría
General. Contratos o adjudicaciones de servicios
adquiridos para la gestión administrativa de la
institución que incluye las licitaciones y contratos
generales. Contiene: Nombre del contratante,
Si, ya que evidencian las
condiciones que se establecieron
para la contratación de
proveedores comerciales por
medio de la contratación
administrativa. Conservar en
soporte papel los contratos de las
12 La tabla de plazos aparece firmada por la señora Patricia Arce Hernández, jefe de la Unidad de Asesoría Legal y los miembros del CISED.----------------------------------------------------------------------------------- 13 En Proveeduría.(5.1.2.5) dice copia, 5 metros y datan 1995-2012.------------------------------------------------
número de licitación o compra directa,
encabezado y calidades de los firmantes, fuentes
del contrato, objeto, ubicación, horario de trabajo,
plazo, especificaciones generales del contrato,
monto, forma de pago, fiscalizador del contrato,
obligaciones del contratista, obligaciones del
CETAC, garantía de cumplimiento, cláusula
penal, revisión de precios, modificación y
ampliación, causas de terminación, validez y
eficacia, estimación, día y hora, firmas, sellos.
Sesión y artículo de aprobación del CETAC.
Soporte papel. Cantidad: 15 metros. Fechas
extremas: 1980-2012. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la Oficina Productora y 0 años en
el Archivo Central.-----------------------------------------
contrataciones administrativas
adjudicadas relevantes y
sustantivas de la Dirección
General de Aviación Civil a
criterio del Jefe del Archivo
Central y el Jefe de la Oficina
Productora.-----------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio DGAN-CISED-OF-002-2013 de 23 de abril
de 2013, para el Fondo: Dirección General de Aviación Civil, Subfondo 2. Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada –OFGI) a partir de la serie documental
“2.81. Expediente de paquete definitivo de trabajo Subestación Este”, del Subfondo 3.
Auditoría Interna y del subfondo 4.1. Asesoría Legal hasta la serie documental “4.1.6.
Contratos administrativos”; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico
cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal
determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(Cised) de la Dirección General de Aviación Civil, de acuerdo con los artículos No. 120,
132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202.---------------------------------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200914, inciso 1 se establece que: “Si
estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.---------------------------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
14 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.---------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Castillo Villalta si tiene algún comentario, consulta
o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.----------------------------------
Enviar copia de este acuerdo a los señores Fernando Soto Campos, Fiscalizador
General del Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada/OFGI); Oscar
Serrano Madrigal, Auditor General y a la señora Patricia Arce Hernández, Asesora
Legal, unidades de la Dirección General de Aviación Civil.---------------------------------------
ACUERDO 8. Comunicar a la señora Yesenia Castillo Villalta, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de
Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección, que esta Comisión
Nacional continuará con el análisis del informe de valoración IV-29-2013-TP en una
próxima sesión a partir del Subfondo 4.1. Unidad de Asesoría Legal a partir de la serie
documental 4.1.7. “Contratos de finiquitos”.-----------------------------------------------------------
ARTÍCULO 7. Retomar el acuerdo 2 tomado por esta Comisión Nacional en la sesión
34-2013 de 03 de octubre del 2013 que indica “Comunicar a la señora Yesenia Castillo
Villalta, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
de la Dirección General de Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa
dirección, que esta Comisión Nacional deja pendiente la declaratoria de valor científico
cultural de las series documentales 2.49. “Expediente financiero” y 2.51 “Informe
financiero” del Subfondo 2. Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada-
OFGI) hasta tanto se aclaren las consultas de fondo y forma surgidas durante el
análisis del informe de valoración, para lo cual cuenta con diez días hábiles después de
notificado este acuerdo.”-----------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 9. Comunicar a la señora Yesenia Castillo Villalta, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de
Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección; que esta Comisión
Nacional retomó el análisis de las series documentales que fueron conocidas en la
sesión 34-2013 y que quedaron pendientes según acuerdo No. 2 de esa sesión; y
DECLARA con valor científico cultural las siguientes series documentales, tal y
como se detalla a continuación: --------------------------------------------------------------------------
Fondo: DIRECCIÓN GENERAL DE AVIACIÓN CIVIL, DGAC-------------------------------
2. Subfondo: Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada (OFGI).
Objetivo: Velar por el cumplimiento efectivo y oportuno de las obligaciones y
derechos de las partes de conformidad con lo dispuesto en el Contrato de Gestión
Interesada del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría y legislación aplicable:15
Funciones: Fiscalizar el cumplimiento contractual y de las normas y compromisos
internacionales en la operación y seguridad aeroportuaria del Aeropuerto
Internacional Juan Santamaría. - Velar por la calidad del servicio al cliente sea
acorde con el contrato de Gestión Interesada - Velar por la correcta aplicación de las
15 El Órgano Fiscalizador nace debido a la concesión del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría en el año 2001, mediante el llamado Contrato de Gestión Interesada, publicado bajo el Reglamento N° 29455- MOPT de la Creación del Órgano Fiscalizador de la Gestión Interesada, OFGI. En el organigrama se observa como Órgano Fiscalizador.--------------------------------------------------------------------------------------------
multas y procedimientos según el apéndice M del Contrato de Gestión interesada.
Brindar Asesoría Legal Especializada en el Tema de Contrato de Gestión Interesada
(sic). Fiscalizar los ingresos y egresos generados en la operación del Aeropuerto
Internacional Juan Santamaría- Atención de los reclamos y recursos interpuestos por
el Gestor. Fiscalizar la correcta facturación de los servicios aeroportuarios y no
aeroportuarios. Conciliar en forma mensual con el Departamento de Contabilidad de
la DGAC, las distribuciones de ingresos y el repago y saldo de los ingresos diferidos.
Fiscalizar el cumplimiento del cronograma de obras. Fiscalizar los costos y la calidad
de las obras. Fiscalizaciones “in sitio” a las obras del AIJS- Revisión de informes y
documentos técnicos presentados por el Gestor.-------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
2.49. Expediente Financiero. Documentación
financiera. Contiene: Modelo Proyecciones
Financieras Diferimiento de ingresos y gastos
desarrollo intereses. Ingresos y Costos. Facturas
United Airlines.Tarifas de Combustible,
Pasajeros, Carga, Expropiaciones, Mywos,
Lacsa, Mexicana, United, Rent car., Publicidad.
Informe, cálculo cantidades y costos. Opiniones
Financieras. Inversiones realizadas
Departamento de Ingeniería y Planeación.
Estudios O & M. Equilibrio Financiero.
Aportaciones de Capital, propuestas de equilibrio
Sí. Ya que evidencia las
recomendaciones y criterios
finales de los expertos
contratados con respecto a las
obras que se realizan en el
Aeropuerto Internacional Juan
Santamaría. Conservar la
información que no esté
duplicada en las series
documentales 1.53. Expediente
de presupuesto del subfondo
Consejo Técnico de Aviación
financiero. Informe de temas de instalaciones
aeropuertuarias. Asuntos Financieros de la
Comisión Intereses de Ingresos Diferidos.
Distribución de ingresos Impuestos de Salida y
Distribuciones en exceso por concepto de
derechos de terminal, Recuperación de Fondos.
Original. Copia interesado. Soporte papel.
Cantidad: 7.20 metros16 Fechas extremas:
2001-2012. Vigencia administrativa-legal: 10
años en la Oficina Productora y 5 años en el
Archivo Central.--------------------------------------------
Civil – CETAC, 2.50. Expediente
Fideicomiso y 2.51.Informe
financiero del subfondo Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI).------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
2.51. Informe financiero. Alterra Partners sobre
Corporación Financiera Internacional sobre el
Plan de Monitoreo Anual de Desarrollo Social.
Contiene planos y croquis. Expediente de
ingresos. Presupuesto extraordinario del
fideicomiso del AIJS. Correspondencia al pago
de COOPESA para el respectivo Refrendo.
Sobre los ingresos e inversiones de ALTERRA
en el AIJS y remanente para invertir. Informe
realizado por KPMG AGI sobre los
procedimientos establecidos y los resultados
Sí. Ya que evidencia las
recomendaciones y criterios
finales de los expertos
contratados con respecto a las
obras que se realizan en el
Aeropuerto Internacional Juan
Santamaría. Conservar la
información que no esté
duplicada en las series
documentales 1.53. Expediente
de presupuesto del subfondo
16 En la tabla de plazos se indicó que la cantidad es 0,60 mts/año, por lo que se consideró que para las fechas extremas 2001-2012 corresponde una cantidad aproximada de 7.20 metros.-----------------------------
obtenidos, existencia de propiedad de gastos de
planillas y otros gastos relacionados con el
Proyecto del AIJS (4SJ01D) en CR. Terminado el
31 de diciembre del 2000. Original. Copia
Gestor. Soporte papel. Cantidad: 3.90 metros17
Fechas extremas: 2000-2012. Vigencia
administrativa-legal: 10 años en la Oficina
Productora y 5 años en el Archivo Central.---------
Consejo Técnico de Aviación
Civil – CETAC, 2.49. Expediente
financiero y 2.50. Expediente
Fideicomiso del subfondo Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI).------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200918, inciso 1 se establece que: “Si
estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.---------------------------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
17 En la tabla de plazos se indicó que la cantidad es 0,30 mts/año, por lo que se consideró que para las fechas extremas 2000-2012 corresponde una cantidad aproximada de 3.90 metros.----------------------------- 18 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.---------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Castillo Villalta si tiene algún comentario, consulta
o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.----------------------------------
Enviar copia de este acuerdo al señor Luis Carlos Araya Monge, Presidente del
Consejo Técnico de Aviación Civil, CETAC y al señor Fernando Soto Campos,
Fiscalizador General del Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada/OFGI).
ARTÍCULO 8. Retomar el acuerdo 4 tomado por esta Comisión Nacional en la sesión
34-2013 de 03 de octubre del 2013 que indica “Comunicar a la señora Yesenia Castillo
Villalta, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
de la Dirección General de Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa
dirección, que esta Comisión Nacional deja pendiente la declaratoria de valor científico
cultural de las series documentales 1.48. “Expediente de garantías de
cumplimiento”, 1.49. “Expediente Hangar de la NASA”, 1.53. “Expediente de
presupuesto”, 1.54. “Expediente de Plan Estratégico”, 1.63. “Expediente Plan
Remediación”, 1.67. “Expediente de Propuesta Tarifaria” del Subfondo 1. Consejo
General de Aviación Civil, CETAC apartado Órgano Fiscalizador de la Gestión
Interesada del Servicio Aeroportuario (OFGI); hasta tanto se aclaren las consultas de
fondo y forma surgidas durante el análisis del informe de valoración, para lo cual cuenta
con diez días hábiles después de notificado este acuerdo”.--------------------------------------
ACUERDO 10. Comunicar a la señora Yesenia Castillo Villalta, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de
Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección; que esta Comisión
Nacional retomó el análisis de las series documentales que fueron conocidas en la
sesión 34-2013 y que quedaron pendientes según acuerdo No. 4 de esa sesión; y
DECLARA con valor científico cultural las siguientes series documentales, tal y
como se detalla a continuación: --------------------------------------------------------------------------
Fondo: DIRECCIÓN GENERAL DE AVIACIÓN CIVIL, DGAC-------------------------------
Subfondo: Consejo Técnico de Aviación Civil, CETAC19 Aprobar todo lo
relacionado con la actividad aeronáutica costarricense como: aprobación, ampliación
y modificación de los certificados de explotación, audiencias públicas, otorgamiento
de permiso de uso, aprobación y modificación de itinerarios, aprobación de tarifas,
convenios bilaterales. Así como funciones de carácter administrativo como:
aprobación y modificaciones de presupuesto y plan de compras, aprobación de
contrataciones, etc.---------------------------------------------------------------------------------------
19 La tabla de plazos aparece firmada por el señor Luis Carlos Araya Monge, Presidente del CETAC, la señora Maribel Mathieu Campos, Secretaria del CETAC y los miembros del CISED.-----------------------------
Órgano Fiscalizador de la Gestión Interesada del Servicio Aeroportuario (OFGI)
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.49. Expediente Hangar de la NASA.
Expediente del Proyecto del Hangar de la NASA-
DGAC/Hangar Espacial de la NASA, construido
para albergar un avión especial, dicho proyecto
tiene varias etapas de construcción. Contiene:
Planos constructivos, diseños, documentación
anexa. Copia. Original Órgano Fiscalizador.
Soporte papel. Cantidad: 1 metro. Fechas
extremas: 2005-2012. Vigencia administrativa-
legal: 5 años en la Oficina Productora y 20 años
en el Archivo Central.-------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí. Ya que evidencia la inversión
y condiciones en la construcción
de un hangar para albergar un
avión especial de la NASA.
Conservar la información que no
esté duplicada en las series
documentales 1.51. Expediente
de Proyectos de Obras del
subfondo Consejo Técnico de
Aviación Civil - CETAC, 2.74.
Expedientes de Obras, 2.76.
Reportes de avances, 2.80.
Informe Obras y 2.83. Informes
Técnicos del subfondo Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI).------------------
1.53. Expediente de presupuesto. Expediente
de Presupuesto donde se lleva el control de
ambos presupuestos por programa parte interna
y el presupuesto externo del Gestor, que está
definido por el impuesto de entradas al país y un
Sí. Ya que evidencia el
presupuesto para las obras que
se realizan en el Aeropuerto
Internacional Juan Santamaría.
Conservar la información que no
porcentaje que se mide entre la DGAC y el OFGI.
Contiene: Detalle de Partida, Grupo, Subgrupo,
descripción, total. Copia. Original Órgano
Fiscalizador. Soporte papel. Cantidad: 2 metros.
Fechas extremas: 2002-2013. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y 20 años en el Archivo Central.--------
esté duplicada en las series
documentales 2.49. Expediente
financiero, 2.50. Expediente
Fideicomiso y 2.51. Informe
financiero del subfondo Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
Interesada – OFGI).------------------
1.63. Expediente Plan Remediación. Plan de
Remediación para mitigar los conflictos
establecidos en la negociación y contiene la
aprobación de Modificaciones al Contrato de
Gestión Interesada por la Contraloría General de
la República. Está definido en la Adenda donde
se concilió estos aspectos. Copia. Original
Órgano Fiscalizador. Soporte papel. Cantidad: 1
metro. Fechas extremas: 2002-2012. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y 20 años en el Archivo Central.--------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí. Ya que permite conocer las
condiciones del contrato de
concesión del Aeropuerto
Internacional Juan Santamaría y
las negociaciones entre la
empresa concesionaria y la
Dirección General de Aviación
Civil. Conservar la información
que no esté duplicada en la serie
1.38. Expediente de addendum
del subfondo Consejo Técnico de
Aviación Civil – CETAC y 2.23
“Expediente Ademdum
realizados al Contrato de Gestión
Interesada” del subfondo Órgano
Fiscalizador (Contrato de Gestión
------------------------------------------------------------------ Interesada OFGI).--------------------
La serie documental 1.67. “Expediente de Propuesta Tarifaria” del Subfondo 1.
Consejo General de Aviación Civil, CETAC apartado Órgano Fiscalizador de la Gestión
Interesada del Servicio Aeroportuario (OFGI); y que esta Comisión Nacional no declaró
con valor científico cultural, puede ser eliminada cuando venza la vigencia
administrativa y legal determinada por el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (Cised) de la Dirección General de Aviación Civil, de
acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202.
Se exceptúan las series documentales pendientes que se detallan en el acuerdo 11 de
esta acta.--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200920, inciso 1 se establece que: “Si
estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.---------------------------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
20 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.---------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Castillo Villalta si tiene algún comentario, consulta
o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.----------------------------------
Enviar copia de este acuerdo al señor Luis Carlos Araya Monge, Presidente del
Consejo Técnico de Aviación Civil, CETAC y al señor Fernando Soto Campos,
Fiscalizador General del Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada/OFGI).
ACUERDO 11. Comunicar a la señora Yesenia Castillo Villalta, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de
Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección, que esta Comisión
Nacional deja pendiente la declaratoria de valor científico cultural de las series
documentales 1.48. “Expediente de garantías de cumplimiento”, 1.54. “Expediente
de Plan Estratégico” del Subfondo 1. Consejo General de Aviación Civil, CETAC
apartado Órgano Fiscalizador de la Gestión Interesada del Servicio Aeroportuario
(OFGI) hasta tanto se aclaren las consultas de fondo y forma surgidas durante el
análisis del informe de valoración, para lo cual cuenta con diez días hábiles después de
notificado este acuerdo.-------------------------------------------------------------------------------------
CAPITULO IV. CORRESPONDENCIA.----------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 9. Oficio CISED-RN-006-2013 de 20 de setiembre del 2013 recibido el 02
de octubre del 2013, suscrito por el señor William Astúa Meléndez, Presidente del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Registro Nacional,
mediante el cual solicita “… aclarar la forma en que debe interpretarse el “estricto orden
jerárquico” dispuesto en dicha resolución y si en éste deben incluirse las instancias
asesoras (staff), las cuales por su carácter estarán siempre en las primeras posiciones
de la estructura jerárquica.”, refiriéndose a la Resolución CNSED-01-2013 publicada en
La Gaceta Digital No. 179 del 18 de setiembre del 2013. Adicionalmente, indica “Debe
tomar en cuenta la Comisión Nacional, que el organigrama del Registro Nacional desde
los años 2009, 2011 y 2012 ha sufrido cambios relacionados con la creación de nuevas
unidades administrativas, como por ejemplo, la unidad de Proyectos, la cual es una
instancia asesora (staff) creada el 09 de mayo de 2011 /…/ contamos con Direcciones
como el Instituto Geográfico Nacional que se incorporó mediante reforma de ley del 26
de enero de 2011 al Registro con 5 oficinas, las cuales tienen un legado documental
desde el año 1950 …”---------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 12. Comunicar al señor William Astúa Meléndez, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Registro Nacional que esta
Comisión Nacional recibió el oficio CISED-RN-006-2013 de 20 de setiembre del 2013 y
le informa que es necesario que las dependencias de la organización estén reflejadas
en la estructura formal de acuerdo con lo establecido en las resoluciones CNSED-01-
2011 publicada en La Gaceta No. 184 del 26 de setiembre del 2013, CNSED-01-2012
publicada en el Alcance Digital No. 206 a La Gaceta No. 244 de 18 de diciembre del
2013 y CNSED-01-2013 publicada en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de setiembre
del 2013 para atender las solicitudes de valoración documental que presente (orden
jerárquico, oficinas asesoras o staff). Enviar copia de este acuerdo a la señora Ivannia
Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos.----------------
ACUERDO 13. Trasladar para una próxima sesión de este órgano colegiado el análisis
de la siguiente correspondencia: oficio DG-2067-2013 de 23 de setiembre del 2013
recibido el 02 de octubre del 2013, suscrito por la señora Rosa Villalobos Rodríguez,
Directora General a.i. del Hospital Nacional Psiquiátrico y correo electrónico de fecha
03 de octubre del 2013, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General
del Archivo Nacional.----------------------------------------------------------------------------------------
CAPITULO V. ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PENDIENTES.----------------------------------
ACUERDO 14. Trasladar para una próxima sesión de este órgano colegiado el análisis
del oficio DSAE-304-2013 de 20 de junio del 2013 suscrito por la señora Ivannia
Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos a partir de
la página No. 4 punto C., relacionado con la solicitud de valoración documental de
series documentales producidas por las áreas de Recursos Humanos, Auditoría
Interna, Planificación y Asesoría Legal, producto del trabajo que la Comisión de
Criterios de Valoración ha llevado a cabo.-------------------------------------------------------------
CAPITULO VI. VALORACIONES DOCUMENTALES RECIBIDAS Y ASIGNADAS AL
DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS--------------------------------
ACUERDO 15. Trasladar para una próxima sesión de este órgano colegiado el análisis
del comportamiento que ha experimentado el proceso de valoración documental de
enero 2013 a la fecha. --------------------------------------------------------------------------------------
A las 12:00 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias
Presidente Directora Ejecutiva
No firma por no haber estado presente