ACTIO

PETITIO (o decisión de oficio) petición motivada o presentada a una autoridad por quien se va a beneficiar o por un representante. Durante la Alta Edad Media era oral. A veces queda reflejada al final del documento. También se les llama memoriales, demandas (vía judicial).

INTERCESSIO es el conjunto de actuaciones llevadas a cabo por personas que trabajan muy cerca de la autoridad que va a conceder lo pedido, o a denegar lo pedido, y que trabajan con la finalidad de auxiliarle en las tareas más puramente escriturarias o de control de los negocios y de la documentación. Normalmente son secretarios, escribanos, notarios, miembros de la cancillería, que se dedican a facilitar a la autoridad suprema su trabajo, y lo hacen resumiendo documentos que llegan…etc, todas las tareas previas a que la autoridad resuelva.INTERVENTIO consiste en la intervención de otro tipo de personas que también ayudan a la autoridad suprema pero no en materia documental propiamente dicha sino en materias más bien de su propio contenido (suelen ser consejeros que aconsejan a esa autoridad en lo más beneficioso, lo que pueden hacer, lo que no…etc). La interventio también podría ser el apoyo que una determinada petición podría tener de una tercera persona. Son personas que intervienen en la decisión final, pero afectando a la decisión. En una consulta se plasma una interventio.

TESTIFICATIO es la constante que aparece en muchos documentos finales (que salen hacia el beneficiario) de las personas que han intervenido de alguna forma en la resolución dada a un negocio determinado. En los documentos notariales esta fase es necesaria.

CONSCRIPTIO

IUSSIO1 ordena la puesta por escrito concreta de un documento concreto. Establece que la resolución se ponga por escrito. Los protagonistas son los oficiales, escribanos, el personal de las cancillerías y las oficinas de expedición. Estos van a poner en marcha toda una serie de mecanismos tendentes a dotar a esa resolución de los elementos necesarios para que hagan fe y tengan validez jurídica.

MINUTA lo normal es que antes de coger el papel precioso, o el pergamino costosísimo, lo normal y recomendable era hacer un borrador. Un borrador donde se ensayaba el texto. El borrador es lo que recibe el nombre de minuta. Aunque en realidad la minuta auténtica es aquel borrador realizado por un profesional de la escritura, revisado por el jefe de la cancillería.

MUNDUM El paso siguiente después de la minuta. El mundum es un estado, Es cuando la minuta se pasa a limpio en el soporte documental definitivo (con todas las preparaciones que ese soporte tenga que tener) salvo los elementos de validación. El mundum es un estado por tanto, imperfecto, del documento que sale.Lo corriente es que no se conserve el munda (plural de mundum), porque lo normal es que en una cancillería se pase a limpio, se valide y salga. Cuando se conservan los munda es porque algo pasó (o no se llegó a expedir, o se hicieron más de un original…).

RECOGNITIO es el reconocimiento final que se le da al documento, por el responsable de la cancillería, antes de expedir el texto. De ese reconocimiento final a veces queda constancia alguna marca, alguna rúbrica, alguna anotación.

VALIDATIO consiste en dotar al documento escrito de aquellos signos o marcas que se consideran necesarias para dotar de validez al texto escrito. Dependiendo de la época, de la cancillería, de la oficina de expedición, destinatario y por supuesto de su función y cuál es su contenido, los signos empleados para validar un documento serán diversos. Los más sencillos que todos conocemos son las firmas (nombre y garabato) y rúbricas (solo garabato). Si bien hay que tener en cuenta que en la alta edad media, el concepto de firma tal y como lo conocemos no existía, eran más bien marcas o signos que identificaban.

REGISTRATIO: es la copia en un libro registro, o bien en hojas o pliegos sueltos que luego se ataban, por una oficina.

1 Iusso: mandato. Documento Público.Rogatio: petición. Documento Privado.