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Facturar Electrónicamente

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Bienvenido al Facturador Gratuito de Gosocket Gosocket es la Red Empresarial que le permite relacionarse con otras empresas a partir de la

Factura Electrónica.

Algunos beneficios:

• Servicio gratuito. • Emisión de Facturas Electrónicas a partir del Facturador Gratuito ioFacturo • Almacenamiento infinito de todas sus Facturas Electrónicas recibidas. • Soluciones de pago electrónico. • Acceso sencillo a todas las Facturas Electrónicas que le envíen sus clientes y proveedores. • Acceso a su perfil Gosocket desde nuestras apps para sistemas operativos: iOS, Android,

Windows Phone y Web Móvil.

Al seguir los pasos de la Guía de Usuario usted podrá emitir sus documentos electrónicos de manera gratuita, sin límite de Facturas, montos o usuarios con nuestro Facturador Gratuito, disponible para todas las empresas de Costa Rica.

Todos los documentos emitidos a sus clientes cumplen con los esquemas y requerimientos que

solicita el del Ministerio de Hacienda descrito en la Resolución DGT-R-48-2016. Así mismo, tener

un mejor control y administración de sus documentos:

_Factura Electrónica.

_Nota de Crédito.

_Nota de Débito.

Estos son los pasos a seguir para Facturar Electrónicamente:

1. Generar una Llave Criptográfica y certificado digital.

2. Registrarse en Gosocket.

3. Notificar al Ministerio de Hacienda el uso de Factura Electrónica.

A continuación, los vamos a detallar…

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Registro a Gosocket. Usted podrá registrarse de manera gratuita ingresando a la página www.gosocket.net.

Le recomendamos utilizar el navegador de Crome para una mejor funcionalidad de la plataforma.

INGRESA y REGISTRATE

INGRESA: Esta opción es para aquellos clientes que ya cuentan con un registro previo dentro

de la Red Empresarial Gosocket.

REGISTRATE: Dentro de esta opción se solicitará los siguientes campos descritos en la siguiente

imagen.

Para registrarse deberá colocar su cuenta de correo corporativo o de uso laboral y colocar

una contraseña, crear el usuario donde se validará con un correo electrónico.

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Para finalizar su registro debe activar una empresa, al ingresar a la plataforma seleccione el

país, que en este caso Costa Rica, ingresa los datos como Profesional Independiente o

empresa colocando el número de cédula.

Después deberá seguir los siguientes dos pasos para completar su información, sin dejar ningún

campo sin llenar.

Al finalizar hacer clic en siguiente en Finalizar con el último paso donde se presentará la

siguiente pantalla de confirmación del proceso de “Activación de Empresa” (le aparecerán

los datos que usted ingresó).

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En un plazo máximo de 2 días hábiles desde la fecha de la Activación de Empresa recibirá un

correo de confirmación.

Nota: En caso de que su “Activación de empresa” sea RECHAZADA, se le indicara el motivo del rechazo. (Si no recibe el correo electrónico en su bandeja de entrada favor revisar en el correo no deseado).

Correo electrónico por parte de Gosocket donde le indica que su empresa ya está activa.

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Facturador Gratuito Al ingresar a la plataforma diríjase al menú de navegación al lado izquierdo de la pantalla, haga click en la opción de Gadgets Explorer, abra la pestaña de Explorar como lo muestra la imagen:

Aparecerá una pantalla con diferentes aplicativos que su empresa podrá disfrutar, ahí mismo debe Instalar a la aplicación ioFacturo.

Una vez instalado, puede ingresar e iniciar su gestión dentro de la aplicación.

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Comenzar a facturar Para poder emitir facturas la plataforma requiere los datos completos de su empresa, valide la información que se muestra y complete los campos en blanco para continuar.

_Giro comercial: actividad a la que se dedica usted o su negocio.

_Nombre comercial: nombre con el que Factura su empresa.

Una vez guardada la información, usted deberá cargar su certificado. Haga clic en el ícono de la flecha, seleccione el archivo descargado del portal del Ministerio de Hacienda y cargue el documento en la plataforma, no olvide colocar su contraseña de 4 digitos.

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Cuenta ATV. Esta sección es de suma importancia debido que usted colocará el usuario y contraseña de su Llave criptográfica para firmar los documentos que emita en la plataforma.

Para configurarla haga clic en el ícono de la flecha donde aparecerá esta pantalla:

En los espacios usted deberá colocar el usuario y la contraseña de producción brindada por el Ministerio de Hacienda en su porta, recuerde que debe guardar esta información en su computadora.

Verifique, que no se coloquen espacios y elementos demás. Si esto pasa, sus documentos no podrán ser firmados y aceptados por el Ministerio de Hacienda.

Configuración de FOLIOS. Cuando iniciamos a Facturar Electrónicamente nuestra numeración inicia desde cero, por eso debemos adjuntar el 3 archivo adjunto (FOLIOSCR) con la configuración correspondiente.

Vaya a la pestaña de Configuración/Folios y cargue el archivo adjunto.

Si usted va a realizar facturación por primera vez puede cargar el archivo sin realizar ninguna modificación.

Si usted ha trabajado con otro proveedor debe colocar el número de folio de la Factura, Nota de Crédito y Nota de Debito que se realizó de último. Así a la hora de generar un documento el consecutivo se respeta y sus documentos serán aprobados.

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_Inicio. Al momento de dar clic sobre la palabra Inicio el logo de IoFacturo usted podrá refrescar su sesión y volver al menú principal.

_Facturar Aquí la renovada opción de Facturar para que pueda generar sus documentos

electrónicos con mayor facilidad hacia sus clientes.

Información básica.

Dentro de esta sección aparece información ya precargada a excepción que tenga que

cambiar algún valor dentro de los campos:

_ Moneda: Valores definidos USD o CRC. _ Sucursal y Terminal: En caso que se tenga alguna sucursal Matriz adicional o alguna

terminal mas donde se facture. _ Condición de Venta: Podrá seleccionar cualquiera de las 5 opciones con las cuales

realizará la venta. _ Medio de Pago: Podrá seleccionar más de 1 opción con la cual le realizaran el pago

de la Factura.

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Datos del emisor Al usted completar la información de su empresa en Gosocket, los datos de esta sección se colocarán automáticamente en los recuadros para mayor facilidad. Por eso es importante colocar toda la información solicitada dentro del Registro.

Datos del receptor / cliente En esta sección deberá colocar lo información de su cliente a quien emita la Factura Electrónica, estos campos quedaran almacenados de forma automática en su maestro de clientes.

Una vez que genere la Factura o podrá seleccionar el cliente dentro del icono de búsqueda, donde aparecerán todos los clientes que fueron cargados dentro de la sección “Configuración/Clientes”.

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Detalles Dentro de esta sección podrá cargar los conceptos que usted desee a facturar cargando los campos que vienen o dentro de la búsqueda cargar el producto o servicio ya cargado dentro del menú Configuración / Producto.

_ Código de producto

_ Descripción del Producto.

_ Cantidad.

_ Seleccionar la Unidad de Medida.

_ Precio Unitario.

Si necesita agregar un descuento o un impuesto con Exoneración a la línea de detalle deberá

dar clic al Icono de % porcentaje el cual le desplegará de una forma detallada todos los

impuestos a aplicar publicados por el Ministerio de Hacienda dentro de la resolución DGT-R-

48-2016.

Recuerde consultar a su asesor contable para asignar el o los impuestos que le correspondan

a sus artículos.

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Resumen de Factura Aquí usted podrá encontrar el resumen de los datos ingresados anteriormente, una vez que confirme que la información está correcta puede hacer clic en “Validar y Visualizar”.

Automáticamente se mostrará la vista previa de su documento a firmar. Valide nuevamente los datos y al final puede firmar el documento con la Llave Criptográfica.

Después de firmar el documento, diríjase al Inicio, en la opción de “Documentos” para

visualizar la Factura ya firmada. El ícono de check en la casilla de Firma le confirma que su

documento está listo.

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Una vez emitidos los documentos usted podrá descargarlos y enviarlos por correo electrónico

a todos sus clientes. Recuerde: que todos los documentos están almacenados

automáticamente en Gosocket, si sus clientes y proveedores pueden verlos desde ahí.

_Documentos

Dentro de la siguiente sección es donde usted administrará todos los

Documentos Emitidos.

Búsqueda de Documentos Al realizar una búsqueda de documentos usted podrá utilizar diferentes filtros de búsqueda

para realizar una mejor ubicación del documento.

Empresa. Se muestra a empresa Emisora y dentro de este campo se presenta la Razón Social

de la empresa que está emitiendo los documentos.

Cedula Receptor. Dentro de este filtro podrá colocar el Cédula del Receptor para realizar la

búsqueda de todos los documentos Emitidos hacia ese Receptor.

Desde / Hasta. Dentro de este filtro se podrá realizar la búsqueda de documentos por un rango

de fechas de Emisión.

Número. Dentro del siguiente Filtro podrá realizar la búsqueda de los documentos colocando

ya sea solo el Número.

Tipo de Documento. Dentro del siguiente Filtro podrá realizar la búsqueda solo por tipo de

Documento ya sea Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito.

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Estado. Dentro del siguiente Filtro podrá realizar la búsqueda por estado de documento.

NOTA: Cuando se realice la búsqueda solo será por el último estado del documento en el cual

se quedó almacenado dentro del portal.

Buscar. Con el botón Buscar podrá realizar la acción de la búsqueda de acuerdo al parámetro

colocado.

Dentro de la siguiente sección de Documentos Emitidos podrá ubicar lo siguiente que le

permitirá tener una visibilidad de todos los documentos Emitidos y podrá cambiar de Página

las veces que usted lo desee, encontrándose las siguientes opciones.

_Firmar. Dentro de esta página podrá Firmar sus documentos en caso que no los haya

firmado al momento de generarlos.

_Reenviar. La cuenta de correo que usted coloco de su cliente al momento de generar

la Factura podrá ser reenviada las veces que usted lo desee.

Operación diaria. En la siguiente sección se podrán visualizar todos los documentos que son emitidos día a día

teniendo las siguientes columnas para la identificación de los mismos.

Fecha Emisión. En esta columna se muestra la fecha en la cual fue emitido el documento por

parte del cliente desde su ERP.

Folio. Dentro de la siguiente columna se muestra el folio completo del documento.

Tipo de Documento. Se muestra el tipo de documento que fue almacenado.

Cédula Receptor. En la siguiente columna se mostrara el Cédula Receptor hacia quien se

generó el documento.

Razón Social Cliente. En la siguiente columna se mostrará la Razón Social de la empresa a la

cual se le está generando el documento electrónico por parte del Emisor.

Monto Total. En la siguiente columna se muestra el monto total del documento almacenado.

Estado. Dentro de la siguiente columna podrá visualizar el último estado del documento.

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Visualización de documentos Dentro de la misma sección de Documentos Emitidos existen los siguientes Iconos por cada

documento visualizado lo siguiente:

_Detalles documento

Dentro de este ícono podrá validar los detalles del Documento de acuerdo al estado

del SRI.

Obteniendo la siguiente información tal y como se muestra en la siguiente imagen:

_Descarga XML

Dentro del siguiente ícono podrán realizar la descarga del XML enviado y

almacenado hacia el Ministerio de Hacienda.

XML ante el Ministerio. Este es el XML que fue enviado y almacenado hacia el SRI para

aprobación.

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_ Ver PDF

Dentro del siguiente Icono podrá visualizar el Formato RIDE de cada uno de los

documentos y podrá realizar la descarga.

Notas de crédito y Notas de débito

Con estas acciones usted podrá tener una mejor Administración de sus documentos en cuanto

a la generación de Notas de Crédito y Notas de Débito.

Dando clic sobre la opción de Nota de Crédito le desplegará la siguiente pantalla:

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Generar La información para generar una nota de crédito la información de la factura se cargará automáticamente en la Nota de Crédito, por lo que usted solo deberá validar la información de forma correcta y dar confirmarlo en la opción Firmar.

Sección de referencia Dentro de esta sección el aplicativo tomará los datos relacionados de la Factura a la cual se hará la cancelación y los colocará sin necesidad de que usted coloque estos campos.

Una vez emitidos los documentos usted podrá descargarlos y enviarlos por correo electrónico

a todos sus clientes. Recuerde: que todos los documentos están almacenados

automáticamente en Gosocket, si sus clientes y proveedores pueden verlos desde ahí.

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_Configuración En esta sección usted podrá realizar la configuración de diferentes opciones las cuales se

describen a continuación:

Folios. Usted deberá cargar el rango de Folios, los cuales deberán ser configurados por tipo de documento, Factura, Nota de Crédito y Nota de Débito, empezando por el folio 1 tal y como está definido dentro de la Resolución del Ministerio de Hacienda.

Empresa. En esta sección usted podrá cargar el logo de su empresa en base a las especificaciones que vienen descritas en la imagen siguiente.

Además, cargar su certificado digital con el cuál realizará la firma de las Facturas emitidas.

Certificado Esta sección es de suma importancia debido a que deberá realizar la carga de su Llave Criptográfica descargada del portal ATV (Administración tributaria Virtual) con la cual le dará la valides a todos sus Comprobantes Electrónicos con todos los lineamientos Fiscales solicitados por el Ministerio de Hacienda.

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Para subir el archivo a la plataforma debe seleccionarlos dentro de su computador en la opción “Seleccionar archivo” y colocar la contraseña de 4 dígitos.

Clientes. En la pestaña “Ingresar” usted podrá cargar los datos de sus clientes llenando cada uno de los campos solicitados dentro de la siguiente imagen. Así tendrá tiene control la base de datos y los podrá seleccionar al momento de generar sus Facturas Electrónicas.

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Productos Podrá cargar todos sus productos o servicios que desee para tener un catálogo y utilizarlo al momento de generar sus Facturas electrónicas.

Al momento de dar clic sobre el botón “Agregar”, deberá colocar los siguientes campos.

Personalizados

Esta sección es única y exclusivamente para colocar campos adicionales que no son solicitados por el Ministerio de Hacienda dentro de la Resolución, pero que usted puede incluir dentro de cada una sus Facturas Electrónicas.

Realizando estos pasos usted podrá utilizar la plataforma sin límite de usuarios, de montos facturados y de documentos emitidos. Para dudas y consultas puede escribir a soporte.cr@gosocket.net