ACTIVIDAD 13

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- ¿Qué entiendes por combinar correspondencia en los documentos de Microsoft Word?

Nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Word se encarga de generar los datos variables que cambian en cada carta, según la persona. De esta forma, podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

2.-En la combinación de correspondencia, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Documento Principal?

Se refiere que en el documento Word contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

3.- En la combinación de correspondencia, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Origen de Datos?

Nos referimos al lugar donde se residen los datos que vamos a utiliza en el documento principal. Puede provenir en distintos programas, por ejemplo: en una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, en una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

4.- ¿Qué representan los registros y los campos en el origen de los datos de la Combinación de Correspondencia?

Un registro corresponde a una fila (renglón) y un campo corresponde a una columna.

5.- ¿Qué son los destinatarios en la Combinación de Correspondencia en los documentos de Microsoft Word?

Aunque tengamos los datos en un origen que no sea Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso, podemos introducir condiciones de filtro para que solo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.

6.- ¿En qué consiste el proceso de filtrar destinatarios en la combinación de correspondencia en Microsoft Word?

Consiste en que tenga un determinado valor en un campo de combinación.

7.- Describe brevemente el procedimiento para crear el documento principal de la Combinación de correspondencia:

Antes de comenzar los procedimientos, debe de estar abierto el programa de Microsoft Word y tener la ventana activa, ya sea en un documento nuevo (blanco), o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionamos la pestaña que dice “correspondencia”, nos aparecerá una barra de varias opciones, pero nosotros seleccionaremos “Iniciar combinación de correspondencia”.

Hacemos clic en esa opción y nos estará diciendo paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá la sesión combinar correspondencia con el primer paso del asistente, el cual nos va preguntando y nosotros le contestamos, haciendo clic en la opción deseada. Primero, tenemos que elegí el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.). Seleccionamos cartas y hacemos clic en Siguiente, para que aparezca el segundo paso del asistente.

Definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en ese momento.

Dejamos seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente, para continuar con el asistente.

En el Siguiente paso, seleccionamos el origen de datos (destinatario) y nos aparecerá 3 opciones: Utilizar una lista existente. Aparece la opción de Examinar…, hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar… aparece la opción Elegir carpeta de contacto. Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear…, hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (esta es la que utilizaremos en este ejemplo).

Al hacer clic en la opción Crear…, se abre el cuadro de dialogo Nueva lista de direcciones y aquí podremos comenzar a llenar nuestros registros. También podemos configurar las columnas e incluso, cambiarles el nombre.

Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.

Para lograrlo, puedes entrar a personalizar columnas, donde encontraras una manera sencilla para modificar estos elementos.

Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista. En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra

carta y añadimos los campos de combinación. Para ello, debemos posicionar en cursor de la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con el paso 5 del asistente.

En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario… concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios…para corregir algún error detectado.

Para finalizar, al hacer clic en Siguiente. Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en la opción de imprimir. Cerramos el panel de tareas.