Actividades Doc. Adva. 1er Parcial

8/18/2019 Actividades Doc. Adva. 1er Parcial

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ACTIVIDAD 1. Resuelve la siguiente evaluación diagnosticaCUADRO DE IDENTIFICACION

Nombre del alumnoFecha de aplicación

1. ¿Qué es un archivo¿2. ¿defne el concepto de documentación administrativa¿3. ¿menciona la unción de la documentación administrativa¿4. ¿Cuáles son las características ue de!e cumplir la documentación administrativa"#. ¿menciona los tipos o clasifcación de la documentación administrativa"$. ¿%or ué los archivos son p&!licos ' privados ¿(. ¿Cuáles son las características de la documentación administrativa"). ¿Qué son los caracteres e*ternos e internos de los documentos"+. ¿Qué es el ciclo de vida de los documentos"

1,. ¿Quién usa los documentos" 11. ¿Cuáles son los principios del cuidado de los documentos¿12. ¿menciona al-unos documentos de control de documentación administrativa"



1. ¿Qué es un archivo¿

2. ¿defne el concepto de documentación administrativa¿3. ¿menciona la unción de la documentación administrativa¿4. ¿Cuáles son las características ue de!e cumplir la documentación administrativa"#. ¿menciona los tipos o clasifcación de la documentación administrativa"$. ¿%or ué los archivos son p&!licos ' privados ¿(. ¿Cuáles son las características de la documentación administrativa"). ¿Qué son los caracteres e*ternos e internos de los documentos"+. ¿Qué es el ciclo de vida de los documentos"

1,. ¿Quién usa los documentos" 11. ¿Cuáles son los principios del cuidado de los documentos¿12. ¿menciona al-unos documentos de control de documentación administrativa"



1. ¿Qué es un archivo¿2. ¿defne el concepto de documentación administrativa¿3. ¿menciona la unción de la documentación administrativa¿4. ¿Cuáles son las características ue de!e cumplir la documentación administrativa"#. ¿menciona los tipos o clasifcación de la documentación administrativa"$. ¿%or ué los archivos son p&!licos ' privados ¿(. ¿Cuáles son las características de la documentación administrativa"). ¿Qué son los caracteres e*ternos e internos de los documentos"

+. ¿Qué es el ciclo de vida de los documentos"1,. ¿Quién usa los documentos" 11. ¿Cuáles son los principios del cuidado de los documentos¿12. ¿menciona al-unos documentos de control de documentación administrativa"

ACTIVIDAD 3.



Como actividad e*traescolar e*traer la inormación historia de archivo enclase reali/ar una lectura del mismo ' marcar las ideas principales colocando aun e*tremo cometario del mismo. %osteriormente en clase en euipo de 3inte-rantes ela!orar una línea de tiempo de la historia del archivo. 0*poner eltra!ao ' los demás euipo hará comentarios para meorar el tra!ao reali/ado' los alumnos tomaran nota individual de los mismos para ue como unaactividad e*traclase disearan una nueva línea de tiempo con la a'uda de unsotare utili/ado para tal fn.

0l comien/o de la historiaa necesidad de la inormación es tan vital ue aun antes de la invención de la escrituraen las sociedades prehistóricas los ancianos ' los chamanes eran por lo -eneral losdepositarios de la 5sa!iduría6 ue no era otra cosa ue inormación en el sentidoespecífco ue cada cultura ha atri!uido a este término. 7astros de inormaciónre-istrada pueden verse a&n ho' en las pinturas rupestres ' en las ta!lillas de arcillacon escritura cuneiorme en las ue los sumerios dearan estampadas muestras deactividades inherentes a su vida or-ani/ada. a escritura sur-ida de la necesidad delhom!re de preservar ' comunicar sus actos sentimientos o inormaciones a sussemeantes trao apareada con el tiempo otra necesidad la de conservar o -uardaresos 5re-istros6 con inormación pasi!le de volver a ser utili/ada. 8sí lo reconocieron lascivili/aciones asentadas en la 9esopotamia ' en el valle del :ilo las cuales desde elcuarto milenio a.C. esta!lecieron ciudades con or-ani/aciones donde la escritura iría a

desempear un papel undamental. ;!ica< dos en templos ' palacios se hanencontrado vesti-ios de los ue ha!rían sido los primeros archivos donde se hanconservado documentos con in< ormaciones conta!les ' te*tos de diversa índole. ama'oría de los documentos de la 8nti-=edad ueron hechos en so< portes perecederoscomo las ta!lillas enceradas hoas papiro etc. ' se han perdido ra/ón por la uepocos archivos -rie-os por eemplo conocidos por uentes literarias e inscripcionesepi-ráfcas han permanecido en el tiempo. 8un así han lle-ado hasta nosotros al-unospeueos ondos escritos so!re piedra o ta!lillas de !ronce. 0n 7oma en el >a!ulariumse -uarda!an los documentos del ?enado las actas los li!ros de hacienda inormes delos senadores so!re las provincias ' las sentencias. 0n !aorrelieves de piedra deledifcio del ?enado en el Capitolio e*isten imá-enes ue re-istran actividadesarchivísticas. @urante la 0dad media ' la 0dad moderna cuando los re-istros

documentales se pasan del papiro al per-amino primero ' lue-o al papel seconormarán los archivos más ricos de 0uropa ue hasta ho' permanecen. 0n Chinahan su!sistido placas de huesos con escritura mu' anti-ua ue se remontaría al si-loAB a.C. ' conuntos de placas de madera de la dinastía de los >ssin ' los Dan si-lo EEa.C. a e*tensión del Emperio de los Dan hacia el oeste avoreció las relaciones entreChina ' el Emperio 7oma< no así como el contacto con los mundos indio e iranio. 0nesta época los chinos producían tam!ién te*tos en seda ' a partir del si-lo E en el papelrecién comen/ado a a!ricar. 0n E!eroamérica sólo e*isten archivos posteriores a laecha del descu!rimiento. 8 pesar de ue se tienen noticias de e*istencia de re-istrosde los a/tecas ' ma'as éstos ueron destruidos durante la Conuista. a coloni/acióni!érica en 8mérica diri-ida por el 0stado estuvo su!ordinada so!re todo a losintereses fscales de las Coronas espaola ' portu-uesa. a tradición udicial inspirada

en el @erecho romano mu' viva en los estados i!éricos ' el uerte control estatal so!relos s&!ditos hicieron de la administración la clave de la dominación colonial ' así la!urocracia la le' escrita ' el e*pediente se convirtieron en los medios avoritos delcontrol 7eal so!re la sociedad ' la economía. 0sta administración controladora ueesta!leciera una comunicación permanente entre el poder central ' el americano-eneró la documentación e*istente ho' en los archivos americanos. os contenidosdocumentales so!re m&ltiples aspectos de la vida permiten en el presente a pesar delas pérdidas reconstruir el pasado en sus m&ltiples acetas desde la cultural hasta lapolítica. 0n la actualidad las 8dministraciones asistidas por las tecnolo-ías de lainormación ' comunicaciones producen -randes masas documentales ue con escasaor-ani/ación son -uardadas ' ue erróneamente denominamos archivos. 0n ;ru-ua'país carente de políticas archivísticas es recuente encontrar instituciones ue no



prestan atención a sus documentos ' cuando alta espacio en el depósito ue los aloason deados en lu-ares impropios donde corren peli-ro de destrucción. Ftras tienenarchivos ue son memoria e instrumentos de -estión para la reali/ación de susactividades ' a la ve/ uentes de derecho ' de inormación para los m&ltiples usuariosde los mismos.

LISTA DE COTEJO

Nombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del produco Línea de tiempo de archivoAspeco a E!aluar Si"N Obser!acion #ANALISIS DE LA LECTURA%articipo en la lectura del material9arco en el te*to las ideas principalesDi/o anotaciones en el e*tremo del material de lecturaLINEA DE TIE$%O EN E&UI%O%articipo de manera activa en la ela!oración de la línea de tiempo%articipo en la e*posición de la línea de tiempo;tili/a los conceptos ' ar-umentos importantes con precisión;tili/a eemplos ue enriuecen ' clarifcan el tema de e*posición.0l material didáctico inclu'e apo'os para e*poner la inormación másimportante del tema.

a inormación se presenta sin saturación con ondo ' tamao deletra ideales para ser consultada por la audiencia.

8rticulación clara ' el volumen permite ser escuchado por la audiencia;tili/o para su e*posición el tiempo asi-nadoCO$ENTARIOS A E&UI%OS%articipo en un comentario un euipo para meorar actividad%articipo en un comentario un euipo para meorar actividadLINEA DE TIE$%O INDI'IDUALComprensión de la in(ormación presenada%resenta inormación precisaas pala!ras ue emplea constitu'en realmente los términos claves

as cone*ión de enlace son apropiadasa idea principal o central es evidenteCalidad en la presenación !isual%resentación sin saturación ' con !ien distri!uidasin nin-una alta de orto-ráfcaimpie/aUso de ecnolo)*as;tili/o el sotare para ela!orar este tipo de estrate-iaToal

ACTIVIDAD 2.

Comenta en el -rupo utili/ando la técnica de lluvia de ideas ' resuelve si-uiente cuestionario de manera individual.

Preguntas

+, ¿Cómo or ani/an en tu casa el archivo"

-, ¿%or ué es importante ue se -uarden los documentos en tu casa"

., ¿Qué tipo de documentos son los ue -uardan en tu casa"

/, ¿Quién es el encar-ado de archivar los documentos en tu casa"

0, ¿si-uen al-una re-la para archivar los documentos"

1, ¿el proceso de !&sueda de un documento es lento o rápido". 0*plica ¿por ué"

2, ¿Qué tanto tiempo -uardan los documentos"



3, ¿Qué tipo de cuidado les dan a los documentos para conservarlos"

4, ¿Qué tipo de control llevan en la traserencia de documentos"

+5, ¿Cómo recuperas al-&n documento en caso de ue se te pierda"

ACTIVIDAD 4.

Como actividad e*traescolar e*traer la inormación de archivo documentación' documentación administrativa en clase reali/ar una lectura del mismo 'marcar las ideas principales colocando a un e*tremo cometario del mismo.%osteriormente en clase en euipo de 3 inte-rantes ela!orar un mapaconceptual de archivo documentación ' documentación administrativa.0*poner el tra!ao ' los demás euipos hará comentarios para meorar eltra!ao reali/ado ' los alumnos tomaran nota individual de los mismos paraue como una actividad e*traclase disearan un nuevo mapa con la a'uda deun sotare utili/ado para tal fn.

. DEFINICIÓN DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Los diccionarios de nuestra lengua, con ligeras variaciones, definen el documento en general como«Escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporcionauna información, especialmente de carácter histórico, oficial o legal».

Por su parte, las ciencias documentales se refieren a documento como «La combinación de un

soporte la información registrada en !l, que puede ser utili"ado como prueba o para consulta»1.

Los elementos esenciales que aparecen en cualquier definición de documento son# su condición desoporte material sobre el que se registra determinada información para transmitir o de$ar constancia, con una finalidad conservacionista probatoria.

Para obtener una definición completa de documento administrativo, ha que considerar, por unaparte, su papel esencial de la actividad administrativa, pues es el testimonio material de dichaactividad% por otra, las peculiares circunstancias comunicativas en que se producen losdocumentos.

El documento administrativo es e so!orte en "ue se materiai#an os actos

de a Administraci$n !%&ica' a (orma e)terna de dic*os actos

.La incorporación de las t!cnicas electrónicas, informáticas telemáticas a la actividadadministrativa, en especial a las relaciones entre los ciudadanos las &dministraciones p'blicas haobligado a ampliar el concepto de documento, definido en el art. ( del Real Decreto 263/1996, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas telemáticas por la

!dministración "eneral del #stado como# «Entidad identificada estructurada que contiene te)to,gráficos, sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada,editada, e)traída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios comouna unidad diferenciada».

AL6UNAS DEFINICIONES DE ARC7I'O

El t!rmino archivo tiene en espa*ol diversos significados. +esignamos con este nombre el lugar donde se guardan los documentos de cualquier organi"ación p'blica o privada, si se le hadestinado a ese fin. &simismo se llama archivos a los fondos documentales producidos recibidos



por los organismos en la reali"ación de sus actividades% por 'ltimo, tambi!n se llama archivo a lainstitución, creada para conservar, organi"ar servir los documentos de una o más organi"aciones,dotada de personal responsable de los mismos. En esta 'ltima acepción se $untan continente contenido,edificio fondos documentales.

& continuación algunas definiciones, que resaltan lo institucional unas, mientras que otras, sinde$ar de se*alarlo, destacan el aspecto documental -on$untos de documentos, sin importar su soporte, la fecha de su creación o su forma. En laactualidad, el papel es el soporte documental que más vamos a encontrar en los repositorios de lasadministraciones% aunque lenta pero persistentemente los soportes electrónicos van reclamando suespacio. -ualquiera puede ser la fechade estos con$untos documentales,desde pergaminos del

siglo // hasta los creados aer% pueden ser manuscritos, o creados en medios informáticos. +ocumentos reunidos o acumulados por personas físicas o $urídicas, p'blicas o privadas, en ele$ercicio de sus actividades. &ctividades que pueden ser administrativas, legales o comerciales. 0oson resultado de labor de creación literaria, ni se crean caprichosamente, sino que son el refle$omaterial de las transacciones personales o institucionales de sus autores. +ocumentos conservados organi"adamente, respetando el orden la secuencia en que fueroncreados, no son colecciones reunidas arbitrariamente. El ob$eto de la conservación puede ser testimoniar acciones, servir de memoria, evidencia institucional o por el valor informativo quecontengan.

D$%&'#()$*La e)presión documentos inclue todos los documentos que las instituciones o los individuos crean

o reciben durante las transacciones administrativas e$ecutivas. Los documentos mismos formanparte de tales transacciones o proporcionan pruebas de las mismas. -omo pruebas, luego sonmantenidos por aquellos, o en nombre de aquellos, que son responsables de las transacciones, losque mantienen los documentos para su propio uso futuro o para el uso de sus sucesores u otrosque tengan inter!s legítimo en ellos. &unque los documentos pueden tener finalmente un valor importante en la investigación, no son creados en inter!s de los archivólogos o de losinvestigadores futuros ni para la información de los mismos.Los documentos son tales independientemente de la forma que tienen o del medio en el que fueroncreados, recibidos, mantenidos usados por una institución 1p'blica o privada2 o por un individuoen el cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción de asuntos de los cuales formanparte o sobrelos cuales dan pruebas.

La definición que antecede apunta a los tres elementos que forman parte de los documentosarchivísticos# soporte, medio e información.+e manera general mu amplia podría decirse que documento es la manifestación de unaactividad humana fi$ada a un soporte que asiste para informar acerca de esa actividad estáconstituido por varios elementos# 3oporte que es la parte física o material del mismo, que ha ido cambiando a trav!s del tiempo.Los más antiguos conocidos son las placas de arcilla, el papiro, el pergamino, la vitela, el papel, lascintas , los más modernos, ho día, discos ópticos otros soportes electrónicos. /nformación, el mensa$e o noticia que el documento contiene que puede estar dispuesta demanera similar o no seg'n la tipología documental. 4edio o forma en que se registra la información en el soporte. & estos elementos deberásumársele la ra"ón de la creación o generación del documento para que adquiera la condición de

archivístico. 3i se recurre a la bibliografía sobre el tema se verá que en la región e)isten ligerasdiferenciasen la apreciación del t!rmino. 5n autor de la Escuela de -órdoba dice que 6+ocumento de archivo es un soporte modificado porun te)to a !l adherido que surge como resultado de una actividad administrativa tiene como finimpartir una orden, probar algo o transmitir una información 'til para el trámite7.

Esta definición suma a los elementos constitutivos del documento 8soporte, información, medio9, elsurgimiento del mismo como producto de una actividad administrativa omitiendo si es de institucióno de persona física. :inali"a enumerando ta)ativamente los fines que pueden perseguir losdiferentes documentos de archivo#



/mpartir una orden. Los documentos dispositivos ponen de manifiesto la voluntad de la autoridadque producen efectos $urídicos. E$. Lees, decretos, ordenan"as, reglamentos. Probar algo. Los documentos que testimonian o certifican acciones.E$. &ctas, testimonios, certificados. ;ransmitir una información. ;odos los documentos contienen información, aquí se refiere aaquellos documentos que solamente transmiten noticias, sin testimoniar, ni manifestar voluntad dela autoridad. E$. /nformes, cartas, circulares, memos.

LISTA DE COTEJO

$apa concepual

Nombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción delproduco 4&P& -<0-EP;5&L +E &=->/?<, +<-54E0;0&-/<0, +<-54E0;&-/<0 &+4/0/3;=&;/?&

Aspeco a E!aluar Si"N Obser!acion #ANALISIS DE LA LECTURA%articipo en la lectura del material9arco en el te*to las ideas principalesDi/o anotaciones en el e*tremo del material de lectura$A%A CONCE%TUAL EN E&UI%O%articipo de manera activa en la ela!oración del mapa%articipo en la e*posición del mapa;tili/a los conceptos ' ar-umentos importantes con precisión;tili/a eemplos ue enriuecen ' clarifcan el tema de e*posición.0l material didáctico inclu'e apo'os para e*poner la inormación másimportante del tema.

a inormación se presenta sin saturación con ondo ' tamao de

letra ideales para ser consultada por la audiencia.8rticulación clara ' el volumen permite ser escuchado por la audiencia;tili/o para su e*posición el tiempo asi-nadoCO$ENTARIOS A E&UI%OS%articipo en un comentario un euipo para meorar actividad%articipo en un comentario un euipo para meorar actividad$A%A CONCE%TUAL INDI'IDUALComprensión de la in(ormación presenada%resenta inormación precisaas pala!ras ue emplea constitu'en realmente los términos clavesas cone*ión de enlace son apropiadasa idea principal o central es evidenteCalidad en la presenación !isual

%resentación sin saturación ' con !ien distri!uidasin nin-una alta de orto-ráfcaimpie/aUso de ecnolo)*as;tili/o el sotare para ela!orar este tipo de estrate-iaConenido8Concepto de documentación administrativaConcepto de archivoConcepto de documentaciónToal



ACTIVIDAD 5

como actividad e*traescolar e*traer la inormación de conceptos !ásicos dearchivo en clase reali/ar una lectura del mismo ' marcar las ideas principalescolocando a un e*tremo cometario del mismo. %osteriormente en clase eneuipo de 3 inte-rantes ela!orar un mapa mental de conceptos !ásicos dearchivo. 0*poner el tra!ao ' los demás euipo hará comentarios para meorarel tra!ao reali/ado ' los alumnos tomaran nota individual de los mismos paraue como una actividad e*traclase disearan un nuevo mapa con la a'uda deun sotare utili/ado para tal fn.

3+ unciones*eg-n una antigua definición, los arc.ios son instrumentos de la administración de la .istoria+ !l refle0ar las actiidades de la administración son indispensales para la continuidad de las mismas,siriendo a la ez de antecedentes de futuras transacciones+ osteriormente de acuerdo con el alor de información que puedan tener se transforman en fuentes de inestigación para la .istoriaen cualquiera de las facetas que .o esta ciencia desarrolla, las ciencias sociales, 0urdicas, etc+4as funciones que tradicionalmente se .an se5alado como propias de los arc.ios son

Recoger %onserar *erir

4os documentos+ %ada una de estas funciones inolucra una multiplicidad de actiidades tareas,que conceptualmente .an ariado con el paso del tiempo que el personal a cargo de los

documentos tiene que realizar+4a colecta de los documentos deera comenzar en las oficinas donde se producen losdocumentos, tarea realizada mediante la organización de los mismos en los llamados arc.ios deoficina o de gestión, a fin de cooperar con la eficiencia administratia posiilitando la toma dedecisiones oportuna facilitando los traslados documentales al arc.io administratio+4a conseración implica la aplicación de procedimientos técnicas a los documentos con el fin deque éstos estén en condiciones de preseración que eiten su deterioro, en el caso de que estese .aa producido, su restauración+#l sericio conllea la aplicación de técnicas arc.isticas sore los documentos con el fin de .acer

posile la recuperación de la información que contienen+ +os son las funciones que cumplen losdocumentos#



Funci$n de constancia. La &dministración p'blica forma parte del poder e$ecutivo , como

institución representante de la autoridad, go"a de la presunción de veracidad, de ob$etividad desometimiento al ordenamiento $urídico en todos sus actos. El medio que acredita el cumplimiento dedicha obligación es la materiali"ación de los actos, es decir, su e)presión documental.El documento es tambi!n una garantía de la pervivencia la conservación de dichos actos parademostrar su e)istencia, sus posibles errores o vicios sus efectos, sean $urídicos, administrativoso meramente informativos.El registro material de los actos administrativos en soportes estables permite garanti"ar el accesode los ciudadanos a los registros archivos de las &dministraciones p'blicas, derecho previsto enel art. (@ .7 de la L=A8P&-.

Funci$n de comunicaci$n

. &parte de su función testimonial, el documento es la vo" con que

la &dministración se comunica con los ciudadanos, con otras entidades con los distintos órganosque la integran. Los documentos sirven, pues, de vehículo de comunicación.

.+ CARACTER,STICAS

Las características de los documentos pueden dividirse en e)ternas e internas, seg'n se refieran asu estructura física o a su contenido sustantivo#

.+. Caracteres e)ternos- case so!orte

a2 La clase. Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Losdocumentos pueden ser te)tuales, si la información se transmite mediante te)to escrito 1manuscrito,mecanografiado o impreso2% tambi!n pueden ser iconográficos 1mapas, planos, dibu$os,fotografías...2% sonoros, o electrónicos e informáticos 1generados en el entorno de los ordenadores#

disquetes, -+8=<4, etc.2

b2 El soporte+ En la &dministración ha sido predominante 8 sigue si!ndolo8 el documento de te)tosobre el soporte de papel, hasta el punto de identificar el documento administrativo con eldocumento escrito. Pero la implantación de las nuevas tecnologías e)ige alternativas para me$orar moderni"ar el servicio p'blico.

&unque la pervivencia de la escritura como código de transmisión parece asegurada, los nuevossoportes requieren codificaciones diferentes de la escritura 8los códigos de barras, por e$emplo8para ser descodificados por el destinatario.

Re"uisitos de os nuevos so!ortes# ?arios son los requisitos e)igibles a los nuevos

soportes documentales, una ve" admitida plenamente su valide" por las normas anteriormentecitadas#

!utenticidad . El soporte debe garanti"ar la identificación la autenticidad del documento,impidiendo su falsificación, suplantación manipulación. Para ello, la Le @BCD( ha sido un pasoimportante, a que la firma electrónica go"a del mismo valor $urídico que la firma manuscrita,siempre que est! basada en un certificado reconocido haa sido generado por un dispositivoseguro de creación de firma.8ntegridad . El nuevo soporte garanti"ará que el documento mantiene su unidad, sin que puedanfaltar u omitirse algunas de sus partes o elementos.%onseración. +ebe asegurar la conservación del documento, evitando el deterioro su p!rdida,así como su compatibilidad con los futuros sistemas informáticos de almacenamiento.Recepción por el interesado. +eberá asegurar que el documento sea recibido por el destinatario,mediante sistemas compatibles con los medios de que dispone con características que posibilitenacreditar la recepción.

.+./ Caracteres internos

a) Entidad productora. Para que un documento tenga la consideración de documento p'blicoadministrativo ha de ser emitido por un órgano de la &dministración p'blica, en el e$ercicio de suscompetencias. & este respecto, a pesar de que suelen ser origen de los procedimientos que tramitala &dministración, los documentos de los ciudadanos no pueden considerarse como administrativos,puesto que su emisor no tiene carácter oficial.b) Producen efectos. Los documentos administrativos producen efectos $urídicos o meramenteinformativos frente a terceros o en la propia organi"ación administrativa. +e ahí que documentoscomo anotaciones manuscritas, índices o e)tractos no puedan incluirse dentro de la categoría deadministrativos.



c) Validez . Para que su emisión sea válida, ha de cumplir unos requisitos formales sustantivos,e)igidos por las normas reguladoras de la actividad administrativa#

que el órgano actuante tenga com!etencia para adoptarlos.

su adecuación al ordenamiento $urídico.

la formali"ación, es decir, la acreditación mediante la firma manuscrita o símbolos o códigos que

garantice la autenticidad de la voluntad del órgano emisor 1art+ 3 del Real Decreto 16:/1999, de 1; de septiemre2En el caso de los documentos en soporte electrónico, habría que a*adir los requisitos se*alados enel anterior apartado.

/ C0ASIFICACIÓN 1 CARACTER,SITICAS DE 0OS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS EMITIDOS 2OR 0A ADMINISTRACIÓN

Las obras de preceptiva que han tratado sobre el lengua$e los documentos administrativos hanpropuesto distintas clasificaciones, de acuerdo con criterios que van desde el carácter preceptivo ono del documento, a su finalidad, al momento del procedimiento en que se producen, etc.La clasificación funcional propuesta por el 'anual de documentos administratios es la más efica"para obtener una visión de con$unto de los distintos tipos de documentos. Esta clasificación secompleta con la clasificación que e)pone el 4&P en su página de /nternet basada en el criterio delmomento procesal de los documentos.

/. . C0ASIFICACIÓN DE 0OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

;odo documento, en tanto que soporte o forma e)terna de los actos de la &dministración, contieneuna declaración, una función a la que cada te)to responde en la actividad administrativa. 3eg'n

este criterio formal, pueden establecerse los cuatro tipos siguientes#

DOCUMENTOS DE DECISIÓN

contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de sucompetencia

acuerdosresoluciones

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN

comunican la e)istencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades

notificaciones anunciosoficios notas interiorescartas

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA

contienen una declaración de conocimiento de un órganoadministrativo, persona o entidad p'blica o privada, cua f inalidad es la acreditación de

actos, hechos o efectos

&ctascertificadosdiligencias

DOCUMENTOS DE 3UICIO

contienen una declaración de $uicio de un órgano administrativo, persona o entidad, sobrelas cuestiones de hecho o $urídicas que sean ob$eto de un procedimiento administrativo

/nformespropuestas

0, Clasi9cación de archi!osa clasifcación de los archivos puede hacerse de acuerdo a m&ltiples varia!les como puede apreciarse enla a!undante !i!lio-raía ue trata este tema. 0n líneas -enerales tomando en cuenta la entidad productora del o los ondos ue los conorman ha!lamos de archivos p&!licos ' archivos privados. osprimeros son auellos cu'a dependencia o constitución es de derecho p&!lico ' su pertenencia aor-anismos del 0stadoG no si-nifca esto ue en ellos no podamos encontrar archivos o colecciones dedocumentos privados.os archivos privados son auellos cu'os ondos provienen de or-ani/aciones no p&!licas resultantes deactividades del ám!ito privado como pueden ser los archivos eclesiásticos de asociaciones proesionalesetc. Considerando la edad ' los valores de los documentos ue los inte-ran los archivos son H de -estión

centrales intermedios e históricos.0n los archivos de -estión llamados tam!ién de ofcina se -uardan auellos documentos producidos en lasunidades administrativas desde el momento ue in-resan ' durante el tiempo ue dura su trámite. 0n-eneral los documentos no permanecen allí más ue el período ue e*i-e su trámite. 0l pla/o depermanencia no será ma'or a cinco aos.os archivos centrales son los ue reci!en los documentos ue han cumplido el período anteriormentesealado ' en los ue o!ran decisiones de la administración o inormaciones ue es necesario mantener 'ue aun son motivo de consulta relativamente recuente.os archivos intermedios se u!ican entre el archivo central ' el archivo histórico. 0n los archivosintermedios los documentos procedentes de los archivos centrales serán evaluados para determinar cualespasarán a los archivos históricos ' cuales serán eliminados. 0n -eneral son de escasa consulta.os archivos históricos custodian documentos ue han sido seleccionados para ser conservados de ormapermanente ' están destinados a la consulta de usuarios m&ltiples ue no han tenido relación con sucreación.



DOCUMENTOS DE DECISIÓN

contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de sucompetencia

acuerdosresoluciones

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN

comunican la e)istencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades

notificaciones anunciosoficios notas interiorescartas

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA

contienen una declaración de conocimiento de un órganoadministrativo, persona o entidad p'blica o privada, cua f inalidad es la acreditación deactos, hechos o efectos

actascertificadosdiligencias

DOCUMENTOS DE 3UICIOcontienen una declaración de $uicio de un órgano administrativo, persona o entidad, sobrelas cuestiones de hecho o $urídicas que sean ob$eto de un procedimiento administrativo

informespropuestas

0, Clasi9cación de archi!osa clasifcación de los archivos puede hacerse de acuerdo a m&ltiples varia!les como puede apreciarse enla a!undante !i!lio-raía ue trata este tema. 0n líneas -enerales tomando en cuenta la entidad productora del o los ondos ue los conorman ha!lamos de archivos p&!licos ' archivos privados. osprimeros son auellos cu'a dependencia o constitución es de derecho p&!lico ' su pertenencia aor-anismos del 0stadoG no si-nifca esto ue en ellos no podamos encontrar archivos o colecciones dedocumentos privados.os archivos privados son auellos cu'os ondos provienen de or-ani/aciones no p&!licas resultantes deactividades del ám!ito privado como pueden ser los archivos eclesiásticos de asociaciones proesionalesetc. Considerando la edad ' los valores de los documentos ue los inte-ran los archivos son H de -estióncentrales intermedios e históricos.

0n los archivos de -estión llamados tam!ién de ofcina se -uardan auellos documentos producidos en lasunidades administrativas desde el momento ue in-resan ' durante el tiempo ue dura su trámite. 0n-eneral los documentos no permanecen allí más ue el período ue e*i-e su trámite. 0l pla/o depermanencia no será ma'or a cinco aos.os archivos centrales son los ue reci!en los documentos ue han cumplido el período anteriormentesealado ' en los ue o!ran decisiones de la administración o inormaciones ue es necesario mantener 'ue aun son motivo de consulta relativamente recuente.os archivos intermedios se u!ican entre el archivo central ' el archivo histórico. 0n los archivosintermedios los documentos procedentes de los archivos centrales serán evaluados para determinar cualespasarán a los archivos históricos ' cuales serán eliminados. 0n -eneral son de escasa consulta.os archivos históricos custodian documentos ue han sido seleccionados para ser conservados de ormapermanente ' están destinados a la consulta de usuarios m&ltiples ue no han tenido relación con sucreación.

LISTA DE COTEJO

Nombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del 4&P& 4E0;&L +E -<0-EP;<3 F&3/-<3 +E &=->/?<

Aspeco a E!aluar Si"N Obser!acion #ANALISIS DE LA LECTURA%articipo en la lectura del material9arco en el te*to las ideas principalesDi/o anotaciones en el e*tremo del material de lectura$A%A $ENTAL EN E&UI%O%articipo de manera activa en la ela!oración del mapa%articipo en la e*posición del mapa

;tili/a los conceptos ' ar-umentos importantes con precisión;tili/a eemplos ue enriuecen ' clarifcan el tema de e*posición.0l material didáctico inclu'e apo'os para e*poner la inormación másimportante del tema.

a inormación se presenta sin saturación con ondo ' tamao deletra ideales para ser consultada por la audiencia.8rticulación clara ' el volumen permite ser escuchado por la audiencia;tili/o para su e*posición el tiempo asi-nadoCO$ENTARIOS A E&UI%OS%articipo en un comentario un euipo para meorar actividad%articipo en un comentario un euipo para meorar actividad$A%A $ENTAL INDI'IDUAL



Comprensión de la in(ormación presenada%resenta inormación precisaas pala!ras ue emplea constitu'en realmente los términos clavesas cone*ión de enlace son apropiadasa idea principal o central es evidenteCalidad en la presenación !isual%resentación sin saturación ' con !ien distri!uidasin nin-una alta de orto-ráfcaimpie/aUso de ecnolo)*as;tili/o el sotare para ela!orar este tipo de estrate-ia

Conenido8IuncionesClasifcación de archivosCaracteristicasToal

ACTIVIDAD 6

como actividad e*traescolar e*traer la inormación !ásica de documentaciónadministrativa en clase reali/ar una lectura del mismo ' marcar las ideasprincipales colocando a un e*tremo cometario del mismo. %osteriormente enclase en euipo de 3 inte-rantes ela!orar un cuadro sinóptico de inormación!ásica de documentación administrativa. 0*poner el tra!ao ' los demáseuipo hará comentarios para meorar el tra!ao reali/ado ' los alumnostomaran nota individual de los mismos para ue como una actividade*traclase disearan el cuadro sinóptico con la a'uda de un sotare utili/adopara tal fn.

LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Ninguna institución gubernaental u organi!ación "rivada "odr#a sobrevivir sin docuentar sus

actividades. $%icina alguna "odr#a %uncionar bien si tuviera &ue de"ender solaente de la eoria

de sus %uncionarios "ara recordar las transacciones e%ectuadas.'in docuentos cual&uier adinistración organi!ada de(ar#a r)"idaente de %uncionar. *os

docuentos + es"ec#%icaente la in%oración &ue contienen, son uno de los recursos %undaentales

&ue las instituciones necesitan "ara "oder reali!ar sus o"eraciones e%ica!ente.

As# coo una organi!ación "odr#a seguir %uncionando con escasos recursos -uanos, econóicos oateriales, no "odr#a %uncionar si no antuviera sus docuentos + %uera "osible el acceso a los

isos.

n el conte/to de las actividades adinistrativas de las organi!aciones los docuentos a+udan a0

ro"orcionar una eoria cor"orativa

2orular "ol#ticas

Toar decisiones a"ro"iadas

Alcan!ar )s e%iciencia, "roductividad + co-erencia

Cu"lir con los re&uisitos legales + las regulaciones vigentes

roteger los intereses de la organi!ación + a&uellos de su "ersonal + sus clientes

Reducir los riesgos relacionados con la %alta de "ruebas de decisiones + acciones Docuentar actividades + logros

n el sector "blico los docuentos son %undaentales "ara el conce"to de deocracia. *a

in%oración docuentada a"o+a la "rotección de los derec-os -uanos, el estado de derec-o + eltrato (usto e igual de los ciudadanos. *os ciudadanos tienen derec-o a es"erar &ue -abr) "ruebas

docuentales con%iables + "recisas de las decisiones + acciones del gobierno.

or e(e"lo, los docuentos son i"rescindibles "ara deterinar con "recisión si los recursosrecaudados "or el estado en inters de los ciudadanos son gastados de una anera &ue los bene%icie0

en servicios de salud, educación + otros.

)s aun, los docuentos son los &ue "rotegen los derec-os de los ciudadanos, verbigracia, el

derec-o de "ro"iedad de la tierra, docuentado ediante registros catastrales + t#tulos de "ro"iedad,



o los derec-os a una (ubilación o una "ensión, docuentados ediante los e/"edientes de "ersonal,llaados tabin lega(os "ersonales. Cuando los derec-os "ersonales no son res"etados, son los

docuentos los &ue "eriten a los ciudadanos solicitar u obtener la re"aración legal.

Los dou!entos o!o test"!on"o Ningn gobierno ni ninguna organi!ación "odr#an ser res"onsabili!ados "or acto alguno si no

e/isten docuentos &ue o%re!can testionio registrado de sus actividades. *a res"onsabilidad se

establece cuando es "osible ostrar "ruebas de &ue los %uncionarios "blicos sab#an lo &ue -ubierandebido saber, &ue edidas toaron + el resultado de sus actividades.

*os docuentos testionian el cu"liiento de le+es, reglaentos + "rocediientos. *os

docuentos con%iables "ueden servir de "rueba "ara ostrar abusos de %unción, al uso de losrecursos, e incu"liiento de co"roisos o norativa %inanciera.

*os docuentos o%recen testionios veri%icables de %raude + "ueden conducir a &uienes investigan a

las ra#ces de la corru"ción. *os docuentos bien adinistrados "ueden obrar coo una restriccióne%iciente en %unción de su costo. 'ie"re ser) )s barato "revenir un %raude &ue el costo &ue la

corru"ción + su en(uiciaiento tienen "ara el stado.

*os docuentos coo"eran con la "reservación de la eoria colectiva de los "ueblos. *aconservación "eranente de los docuentos con valor -istórico a+uda a establecer la cadena de la

-istoria "ues los isos son "ruebas esenciales. Dan a los "ueblos su sentido de identidad, sirven

coo eoria + con%oran el "atrionio docuental de un "a#s.

'in ebargo, no sie"re las actividades de una organi!ación resultan auto)ticaente en la creaciónde docuentos. a+ o"ortunidades en &ue la creación del docuento no es concoitante con la

actividad. Cuando se crean, los docuentos deben ser accesibles + utili!ables ientras tengan valor.

Consecuenteente, las instituciones tienen &ue establecer estrategias + "rocediientos "ara asegurar &ue los docuentos se crean, se conservan + es "osible su acceso cuando se necesitan.

*a #est"$n de dou!entos es el con(unto de tareas + "rocediientos orientados a lograr econo#a +

e%iciencia en la creación, el anteniiento, el uso + la dis"osición de los docuentos de unaorgani!ación durante todo su ciclo de vida + de -acer &ue la in%oración &ue contienen est

dis"onible en a"o+o del &ue-acer de esa organi!ación + de los usuarios e/ternos a ella &ue lo

re&uieran.Cuando los sisteas docuentales no %uncionan a"ro"iadaente -a+ consecuencias

graves "ara el gobierno + los ciudadanos en general. or e(e"lo0

*os %uncionarios se ven obligados a toar decisiones sobre una base ad hoc sin la venta(a de una

eoria institucional7

No es "osible "robar un %raude ni reali!ar in%ores ni auditor#a signi%icantes7

*as acciones del gobierno no son trans"arentes7

*os ciudadanos no "ueden e/igir o "roteger sus derec-os7

*os ciudadanos no "ueden -acer una contribución in%orada al "roceso de gobierno7

'e enoscaba la eoria colectiva de la nación.

8no de los retos de -o+ es asegurar &ue de la asa de datos + de in%oración creados en "a"el + en

%ora electrónica sea "osible obtener "ruebas con%iables de transacciones de negocios. 9ue las "ruebas sean accesibles + &ue sea "osible darlas de ba(a cuando +a no son necesarias.

2 LAS CARACTERSTICAS ESENCIALES DE LOS DOCUMENTOS

*os docuentos es"e(an las actividades de las &ue son "roducto. Debido a &ue derivan de sucesos

reales, re"resentan una iagen congelada la &ue %i(a una acción en su conte/to "articular de0 %unción,

autoridad, lugar + oento. s "osible establecer ciertas caracter#sticas esenciales.

son est)ticos en su %ora

tienen autoridad

son singulares cuando est)n en su conte/to



son autnticos

Los documentos son estáticosos documentos durante el proceso de creación pasan por una ase de desarrollo ' cam!io. %oreemplo las actas de una reunión se producirán en orma preliminar como !orrador ' seránrevisadas por los miem!ros del comité antes de ser apro!adas. ;na ve/ ue este proceso decreación o redacción preliminar ha terminado ' ue el documento se estima completo puedeser considerado como un documento. Con el fn de proporcionar una prue!a el documento de!eser fado ahora ' no será suscepti!le de cam!io. ?i un documento es cam!iado o manipulado deal-una manera 'a no proporcionará una prue!a de la transacción ue documentó

ori-inalmente. ?i al-una persona altera las actas de una reunión después ue ueron apro!adasesas actas 'a no podrán considerarse como un testimonio preciso de la reunión.?in em!ar-o los !orradores mismos tales como las minutas preliminares en al-unascircunstancias tam!ién pueden considerarse documentos 'a ue es posi!le considerarlos comodocumentos completos en cierta ase de su desarrollo es decir como actas preliminares.

Los documentos tienen autoridad os documentos proporcionan la prue!a ofcial de la actividad o la transacción ue documentan.os documentos de!en ser confa!les ' fdedi-nos. a confa!ilidad de un documento estávinculada con su creación. ¿Quién produo o e*pidió el documento" ¿Con ué autoridad" ¿%uedepro!arse esa autoridad"Consideremos de nuevo el caso de las actas preliminares ' fnales. 0l comité tiene autoridadpara confrmar ue las actas representan e*actamente los hechos de la reunión. ?i al-unapersona cam!ió las actas después ue el comité las apro!ó es posi!le ue esa persona no

tuviera autoridad para hacer ese cam!ioG esas actas revisadas pueden ser prue!a del criterioue esa persona tuvo de la reunión pero no son el documento ofcial de la misma el autori/adopor el comité.as frmas mem!retes sellos ' tim!res de ofcina son indicadores evidentes del carácter ofcialde los documentos. ?in em!ar-o no todos los documentos tienen sellos o tim!res de ofcina.a -uarda continua de los documentos tam!ién puede prote-er su confa!ilidad. ?i la versiónofcial de las actas es archivada por el administrador o el responsa!le de los documentos ' conello es prote-ido de cualuier alteración la versión no autori/ada no ormará parte deldocumento ofcial. a autoridad de la versión ofcial permanecerá intacta.

Los documentos son singularesos documentos son sin-ulares en el sentido de ue si son mantenidos en su lu-ar apropiadoson un componente en una compilación o secuencia de transacciones sin-ulares. os

documentos no son tro/os aislados de inormación. >ienen si-nifcado porue ueron producidosdurante una transacción ue los creó o los usó. >ienen una relación con otros documentos conlos ue orman conuntos or-ánicos ' ue los hacen sin-ulares.0s posi!le ue las actas no sean singulares en el sentido de ue puede ha!er die/ copiasrepartidas a todos los miem!ros del comité. %ero las actas son sin-ulares en el conte*to de esaor-ani/ación porue la copia ofcial representa un hecho eectuado Jla reuniónJ ue sólo ocurriócon esos miem!ros del comité en ese día ' en ese lu-ar.as copias de un documento pueden ser sin-ulares en otro conte*to. %or eemplo si un miem!rodel comité entre-a su copia de las actas a un cole-a con una nota en la cu!ierta indicando ueel ormato usado para las minutas puede ser de valor para la or-ani/ación de ese cole-a esasminutas se convierten en un documento nuevo. ?on parte de un conunto separado detransacciones entre ese miem!ro ' su cole-a. %or esta ra/ón el conte*to del documento Klaactividad ' la autoridad ue lo ori-inaronL es crucial ' de!e ser preservado. ?ólo cuando se sa!e

cómo ' por ué un documento ue creado ' usado es posi!le comprender plenamente sucontenido.

Los documentos son auténticos@e!e ser posi!le pro!ar ue los documentos son lo ue dicen ser. a autenticidad de undocumento se deriva del sistema de mantenimiento de documentos en el ue ue creado oreci!ido mantenido ' usado. ;n documento es auténtico si puede verifcarse ue ahora ese*actamente como era cuando ue transmitido o colocado aparte para su retención por primerave/. %or eemplo una carta reci!ida en una ofcina puede ha!er sido sellada con la echare-istrada ' colocada en un e*pediente. 0l e*pediente ue contiene la carta es rastreadodurante su uso ' -uardado cuando no se usa en una ofcina de trámite. a carta se-uirá siendoparte del e*pediente.



%ensemos nuevamente en las actas. %ara pro!ar ue las actas ofciales son en realidadauténticas es necesario poder demostrar ue ueron producidas apro!adas ' lue-o archivadasapropiadamente en el sistema de mantenimiento de documentos de la or-ani/ación. ?in esteproceso de autenticación de los documentos la versión no ofcial producida por auel miem!rodespués podría ser conundida con el documento ofcial.0n la actualidad es posi!le producir documentos en una diversidad de sistemas ' -uardarlos enuna variedad de medios con inclusión del papel ' las ormas electrónicas. 0s posi!le -uardarversiones dierentes en medios distintos ' en dierentes lu-ares. ;no de los peli-ros actualescon el advenimiento de tecnolo-ías de la inormación compleas como las computadoras es uela inormación puede ser e*traída del documento ue ori-inalmente la transmitió ' sacada de suconte*to. Bolviendo al eemplo anterior una versión electrónica de las actas puede ser alterada

' podría reempla/ar a la versión ori-inal sin ue nadie advirtiera la dierencia. @e i-ual maneranuevas versiones de las actas podrían hacerse usando tecnolo-ías electrónicas como en eleemplo anterior ' como resultado no sería posi!le -aranti/ar ue nin-una de ellas ueraauténtica.Consideremos otro eemplo. a ofcina de la @irección Meneral de 8ruitectura puede serresponsa!le del mantenimiento de los edifcios ' de la planta ísica de la ;niversidadG comoparte de sus o!li-aciones esa ofcina podría crear planos aruitectónicos para un edifcio nuevo.

>am!ién podría tomar oto-raías de ese edifcio durante su construcción ' podría crear actas einormes de varias etapas de la misma. Cada tipo de material es un documento. os di!uosaruitectónicos oto-raías ' actas aduieren sentido como documentos al ser retenidos comoparte del conunto de documentos relacionados con la construcción de ese edifcio particular.0stos materiales perderían su si-nifcado si ueran sacados ' dispersados del conunto dedocumentos relacionados con el tra!ao de la @irección de 8ruitectura ' ueran mantenidos

como pie/as sueltas sin inormación so!re sus orí-enes o su conte*to.LA CALIDAD DE LOS DOCUMENTOSAs# coo es necesario crear + conservar los docuentos "ara "ro"orcionar una "rueba docuental,

esos docuentos tienen &ue tener calidad e integridad su%icientes. ara &ue las instituciones estn en

condiciones de reali!ar sus %unciones adinistrativas e%icienteente + "uedan ser res"onsables,tienen &ue antener docuentos #ntegros + %ieles. 'in ellos los %uncionarios no "odr#an reali!ar sus

coetidos adecuadaente. *a "uesta en arc-a de ese coetido no "odr#a ser convenida + los

derec-os %inancieros, legales + de otra #ndole de la organi!ación, sus clientes + otras "ersonasa%ectadas "or sus acciones + sus decisiones no "odr#an ser "rotegidos.

ara llevar a cabo su "ro"ósito de "ro"orcionar una "rueba con%iable, los docuentos deben ser

%ieles, co"letos e integrales.

*os docuentos, +a sean en "a"el o en %ora electrónica deben ser0 Integra&es' deber) "roducirse un docuento "ara cada transacción adinistrativa, de la &ue dar)

testionio7

("e&' un docuento debe registrar con "recisión la transacción "ara la cual %ue creado7

Adeuado' un docuento debe ser adecuado "ara los "ro"ósitos "ara los cuales se conserva :es

decir, el docuento debe contener la in%oración necesaria "ara dar "rueba de la transacción &ue

docuenta;7

Co!)&eto * s"gn"+"ante' as# coo debe contener in%oración su%iciente "ara docuentar una

transacción, un docuento debe incluir in%oración su%iciente sobre el conte/to en el cual %ue creado+ usado, sobre su estructura o su %ora %#sica + sobre sus v#nculos con otros docuentos, "ara &ue

sea "osible co"render su contenido7

-o!)rens",&e * ut"&"-a,&e' debe ser "osible e/traer del docuento la in%oración &ue contiene +

&ue "retende counicar7 + ser "osible usarlo sin &ue se "ierda in%oración7

&utnt"o' debe ser "osible co"robar &ue el docuento es lo &ue dice ser7 /na&terado' ninguna in%oración del docuento -abr) sido borrada, alterada o "erdida, bien sea

intencionalente o "or accidente, una ve! &ue la transacción &ue dio origen al iso se -a%inali!ado :en otras "alabras, los docuentos se antendr)n seguros + se evitar) el acceso a ellos o a

su uso, no autori!ado;7

l docuento, ade)s cu"lir) con cuales&uier re&uisitos de regulación + de res"onsabilidad de laorgani!ación &ue lo creó, "or e(e"lo, re&uisitos de auditor#a.



De esto se des"rende &ue los docuentos deben ser integrales + co"letos, con%iables + autnticos,deber ser adinistrados con sisteas de gestión &ue los controlan durante su ciclo de vida, desde su

creación -asta su dis"osición %inal + su trataiento en los arc-ivos -istóricos.

:&ui;n usa los documenos<0n las ofcinas del -o!ierno en las universidades e i-ualmente en el sector privado losdocumentos son creados ' usados diariamente para documentar acciones confrmar decisionesesta!lecer derechos ' responsa!ilidades ' comunicar inormación. ?in documentos los -o!iernos' las empresas no podrían uncionarG no es posi!le recordar vastas cantidades de inormaciónsin crear un re-istro independienteH un documento.os -o!iernos usan documentos para propósitos tan variados comoHN @ocumentar la la!or de los empleados.N Confrmar pensiones prestaciones de licencia ' de salud.N Confrmar o revisar políticas ' procedimientos.N Confrmar los derechos de los ciudadanos como prestaciones o propiedad de tierras.N %roporcionar inormación so!re acciones o decisiones pasadas.0n interés de los ciudadanos de un país los uncionarios del -o!ierno dependen de losdocumentos para proporcionar inormación !ásica para reali/ar sus uehaceres p&!licos.

>am!ién las universidades dependen de los documentos para su uncionamiento tanto en elplano académico como en el administrativo -enerando voluminosas masas documentales uevan conormando los ondos de sus repositorios.8un cuando muchos de estos documentos no necesitan ser mantenidos permanentemente unaporción peuea pero importante de los mismos tiene un valor duradero. 0sta porción de los

documentos de un -o!ierno es la ue se preserva en el 8rchivo :acional p&!lico. 0l 8rchivo:acional unto con la Oi!lioteca :acional el 9useo :acional ' otras instituciones nacionales esuno de los recursos de consulta esenciales de un país. os usuarios acuden desde todos lossectores.0ntre los usuarios característicos de un archivo nacional o de otros archivos p&!licos o privadosf-uranHN 7epresentantes del -o!ierno ue necesitan inormación so!re las actividades-u!ernamentales.N Envesti-adores proesionales o académicos de una amplia -ama de disciplinas.N Envesti-adores afcionados.N Menealo-istas.N 9iem!ros del p&!lico.N Ftras personas ue desean esta!lecer al-&n contacto con las uentes primordiales de su

cultura ' su tradición nacionales.N Cualuier persona con un pro!lema ur-ente ue sólo puede resolver se refriéndose adocumentos. E-ualmente las instituciones archivísticas de empresas or-ani/aciones o de la localidad -uardandocumentos para el uso de consulta de una -ran variedad de personas.;n archivo Jnacional local o empresarialJ es &til no sólo para la nación ' sus ciudadanos. Da' uninterés internacional en la efcacia ' la efciencia de los archivos de un país. 9uchos asuntosestán documentados por documentos p&!licos ' privados ue son de interés internacional. 8continuación damos al-unos eemplos de estos asuntos ue están documentados pordocumentos ue de!erían ser accesi!lesHN @erechos ' o!li-aciones de los ciudadanos.N %reocupaciones médicas ' de salud.N Cuestiones am!ientales.

N 8dministración de recursos.N %olítica inter-u!ernamental.N %laneación económica.;n n&mero considera!le de usuarios de cualuier 8rchivo :acional u otro archivo soninvesti-adores de otros países. a importancia de este uso de los archivos se-uirá aumentando amedida ue se esta!lecen redes de inormación internacionales ' ue la comunidadinternacional reconoce cada ve/ más su necesidad de compartir inormación so!re la cultura 'la herencia.

4, %rincipios del cuidado de los documenosos documentos de!en estar !ien -estionados para ase-urar su protección tanto para propósitosadministrativos como para servir de prue!a del tra!ao de la or-ani/ación. 0l proceso de cuidadode los documentos se llama -estión de documentos.



a gestión de documentos es el conunto de tareas ' procedimientos orientados a lo-rareconomía ' efciencia en la creación el mantenimiento el uso ' la disposición de losdocumentos de una or-ani/ación durante todo su ciclo de vida ' de hacer ue la inormaciónue contienen esté disponi!le en apo'o del uehacer de esa or-ani/ación ' de los usuariose*ternos a ella ue lo reuieran.0l cuidado de los documentos se ri-e por principios archivísticos reconocidos como tales por lacomunidad proesional.0stos principios sonH K1L los documentos de!en ser mantenidos untos de acuerdo con el or-anismo responsa!le desu creación o su acumulación en el orden ori-inal esta!lecido en el momento de su creaciónG K2L los documentos si-uen un ciclo de vidaG

K3L el cuidado de los documentos de!e se-uir un continuoG K4L los documentos pueden ser or-ani/ados se-&n niveles eráruicos para denotar lanaturale/a de su creación.0stos principios se conocen comoHN %rincipio de procedencia ' orden ori-inal o Respect de onds.N %rincipio de Ciclo Bital.N %rincipio del Continuo.N %rincipio de niveles de or-ani/ación Kclasifcación ' ordenaciónL ' de descripción.0stos principios se irán considerando con más detalle más adelante ' sólo se presentan auípara ue el estudiante se amiliarice con estos conceptos.

LISTA DE COTEJO

Nombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del -5&+=< 3/0<P;/-< +E /0:<=4&-/<0 F&3/-& +<-54E0;&-/<0 &+4/0/3;=&;/?&

Aspeco a E!aluar Si"N Obser!acion #ANALISIS DE LA LECTURA%articipo en la lectura del material9arco en el te*to las ideas principalesDi/o anotaciones en el e*tremo del material de lecturaCUADRO SINO%TICO EN E&UI%O%articipo de manera activa en la ela!oración del cuadro sinóptico%articipo en la e*posición del cuadro sinóptico;tili/a los conceptos ' ar-umentos importantes con precisión;tili/a eemplos ue enriuecen ' clarifcan el tema de e*posición.0l material didáctico inclu'e apo'os para e*poner la inormación más

importante del tema.a inormación se presenta sin saturación con ondo ' tamao deletra ideales para ser consultada por la audiencia.

8rticulación clara ' el volumen permite ser escuchado por la audiencia;tili/o para su e*posición el tiempo asi-nadoCO$ENTARIOS A E&UI%OS%articipo en un comentario un euipo para meorar actividad%articipo en un comentario un euipo para meorar actividadCUADRO SINO%TICO INDI'IDUALComprensión de la in(ormación presenada%resenta inormación precisaas pala!ras ue emplea constitu'en realmente los términos clavesa idea principal o central es evidenteCalidad en la presenación !isual%resentación sin saturación ' con !ien distri!uidasin nin-una alta de orto-ráfcaimpie/aUso de ecnolo)*as;tili/o el sotare para ela!orar este tipo de estrate-iaConenido8Emportancia de los documentos@ocumentos como testimonioMestion de documentos;suario de documentos%rincipio de cuidado de documentos



Características de los documentosCalidad de los documentosToal

ACTIVIDAD <

como actividad investi-ar la inormación reconocimiento de documentos comorecurso estraté-ico en clase en euipo de 3 inte-rantes ela!orar un mapamental. 0*poner el tra!ao ' los demás euipo hará comentarios para meorarel tra!ao reali/ado ' los alumnos tomaran nota individual de los mismos paraue como una actividad e*traclase disearan nuevamente el mapa mental conla a'uda de un sotare utili/ado para tal fn.

LISTA DE COTEJO

Nombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del 4apa mental de reconocimiento de documentos como recurso estrat!gicoAspeco a E!aluar Si"N Obser!acion #$A%A $ENTAL EN E&UI%O%articipo de manera activa en la ela!oración del mapa%articipo en la e*posición del mapa;tili/a los conceptos ' ar-umentos importantes con precisión;tili/a eemplos ue enriuecen ' clarifcan el tema de e*posición.0l material didáctico inclu'e apo'os para e*poner la inormación másimportante del tema.

a inormación se presenta sin saturación con ondo ' tamao deletra ideales para ser consultada por la audiencia.

8rticulación clara ' el volumen permite ser escuchado por la audiencia;tili/o para su e*posición el tiempo asi-nadoCO$ENTARIOS A E&UI%OS%articipo en un comentario un euipo para meorar actividad%articipo en un comentario un euipo para meorar actividad$A%A $ENTAL INDI'IDUALComprensión de la in(ormación presenada%resenta inormación precisaas pala!ras ue emplea constitu'en realmente los términos clavesa idea principal o central es evidente

Calidad en la presenación !isual%resentación sin saturación ' con !ien distri!uidasin nin-una alta de orto-ráfcaimpie/aUso de ecnolo)*as;tili/o el sotare para ela!orar este tipo de estrate-iaConenido89antenimiento de documentos para la rendición de cuentasF!etivo ' tipo de documentosColapso de los sistemas de mantenimiento de documentosCuidado de documentos descuido en el pasadoComputadoras ' mantenimiento de documentosIra-ilidad de los documentos electrónicosIacilidad de manipulación de documentos electrónicos@ependencia tecnoló-ica7endición de cuentas ' los documentos electrónicos7euisitos para la automati/aciónToal

ACTIVIDAD =.

8nali/ar en euipos el material ue te proporciona el docente disea ' ela!ora elprocedimiento de control de e*pedientes de la or-ani/ación ue a continuación sedetallaH

G. Dise>o de -o(a ebretada de su organi!aciónD. /ntegración de e)pedientes personal(. Elaborar un control para el mane$o de correspondencia



LISTA DE COTEJONombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del produco E:>0M78CEF: @0 0A%0@E0:>0 %07?F:8Aspeco a E!aluar Si"N Obser!aciones # >iene caratula el e*pediente

>iene datos en la ceas de los olders

>iene el lomo del e*pediente datos de su identifcación

Tiene documenos =ue respalden su e>pediene?olicitud de empleo

Curriculum vitaeCopia de Credencial de elector

Copia de acta de nacimiento

Certifcado medico

Cartilla militarCompro!ante de domicilio

8lta en el imssCertifcado de primaria

Certifcado de secundaria

Toal

LISTA DE COTEJONombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del produco Clasifcación ' ordenación

Aspeco a E!aluar Si"N Obser!aciones #

Clasifco los e*pedientes por -rupos homo-éneos

Fr-ani/o los e*pedientes tomando al-&n tipo de ordenación

Muardo los e*pedientes en una caa o archivo

0la!ora un cuadro -eneral de clasifcación archivista

leno el ormato de cuadro -eneral de clasifcación archivista

>iene frmas el documento

LISTA DE COTEJO

CUADRO DE IDENTIFICACIONNombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del produco diseo de hoa mem!retada de su or-ani/ación

Aspeco a E!aluar Si"N Obser!aciones #0n la hoa ha' un lo-otipo0l diseo del lo-otipo es creativo

0l tamao del lo-otipo es adecuado

0n la hoa están los datos -enerales de la or-ani/ación

os datos de la or-ani/ación tienen el tamao adecuado?e puede dierenciar el mem!rete de la hoa

?e deo sufciente espacio para el contenidoimpie/a

Fr-ani/ación de la inormación

Frto-raíaToal

LISTA DE COTEJOCUADRO DE IDENTIFICACION

Nombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del produco @isposición documental

Aspeco a E!aluar Si"No Obser!acione #0l ormato está contenido en una hoa mem!retada

>iene título el documentos



>iene !ien defnidos los nom!res de columnas

0sta lleno el ormato

>iene frmas

Toal


Nombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del produco CF:>7F @0 98:0PF @0 CF770?%F:@0:CE8

Aspeco a E!aluar Si"No Obser!acione #0l documento está en una hoa mem!retada

>iene título el documento

>iene columna de echa

>iene columna de no. Ffcio

>iene columna de dependencia

>iene columna de asunto

Iirma de reci!ido

Toal

LISTA DE COTEJO

CUADRO DE IDENTIFICACIONNombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del produco 8cceso a la inormación

Aspeco a E!aluar Si"N Obser!aciones #0l ormato está en una hoa mem!retada de la or-ani/ación


0stán !ien defnidos los enca!e/ados de las columnas >iene lleno el documento


Toal

LISTA DE COTEJO

Nombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del produco >ranserencia de inormación

Aspeco a E!aluar Si"N Obser!aciones #0l ormato está en una hoa mem!retada de la or-ani/ación




Toal

LISTA DE COTEJONombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del produco Conservación de la documentación

Aspeco a E!aluar Si"N Obser!aciones #0l ormato está en una hoa mem!retada de la or-ani/ación >iene título el documento



Toal



ACTIVIDAD ?

0la!orar un ensa'o so!re la aplicación de las competencias aprendidos en elparcial

LISTA DE COTEJO

CUADRO SINO%TICO



Nombre del alumnoFecha de aplicaciónDescripción del E03&H< +E -<4PE;E0-/&3 &P=E0+/+&3 E0 EL P&=-/&L

Aspeco a E!aluar Si"N Obser!acion #Comprensión de la in(ormación presenada:om!ra la idea principal del ensa'o0suemati/a los puntos principalesEnclu'e apo'os a la opinión como hechos eemplos de la vida real ueapo'an el sustento teórico visto en clase

as ideas están presentadas con precisión

os ar-umentos e ideas tiene un orden ló-icoas oraciones están !ien estructuradas ' ha' variedad%resenta una conclusión eectiva:o comete errores de orto-raíaimpie/aToal



Descripción del produco Portafolio de evidenciasAspeco a E!aluar Si"N

oObser!aciones

>iene pe-ada la hoa de presentación >iene pe-ada la hoa 2 Kmodulo su!modulo desarrollo la!oral resultadoaprend ' competenciasL >iene pe-ada la hoa 3 Kmapa de competencia pro. ' uente de inormaciónL >iene pe-ada la hoa 4 Knormas de convivenciaL

>iene lleno el plan de evaluación

>iene lleno el control de tra!aos Kresponsa!ilidadL

>iene llena la 0valuación actitudinaltiene la evaluación dia-nostica actividad 1

>iene el cuestionario resuelto ' califcado actividad 2 >iene pe-ada la actividad 3 ' la lista de coteo para su evaluación

>iene pe-ado la evidencia del análisis de la lectura >iene pe-ada la evidencia de la línea de tiempo

>iene pe-ada la actividad 4 ' la lista de coteo para su evaluación >iene pe-ado la evidencia del análisis de la lectura

>iene pe-ada la evidencia del mapa conceptual >iene pe-ada la actividad # ' la lista de coteo para su evaluación

>iene pe-ado la evidencia del análisis de la lectura >iene pe-ada la evidencia del mapa mental

>iene pe-ada la actividad $ ' la lista de coteo para su evaluación >iene pe-ado la evidencia del análisis de la lectura

>iene pe-ada la evidencia del cuadro sinóptico >iene pe-ada la actividad ( ' la lista de coteo para su evaluación

>iene pe-ada la evidencia mapa mental >iene pe-ada la actividad )

ista de coteo de diseo de hoa mem!retada de la or-ani/ación >iene pe-ada la evidencia de hoa mem!retada

ista de coteo de clasifcación ' ordenacionista de coteo de inte-ración de e*pediente

Toal

Actividades Doc. Adva. 1er Parcial

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