PROYECTO

“Es un esfuerzo tendiente a logar un objetivo especifico mediante una serie especial de

actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de recursos.”

El proyecto tienen un objetivo bien definido a partir de : A.- UN ALCANCE, B.- UN

PROGRAMADE ACTIVIDADES Y C.-RECURSOS Y SUS COSTOS. Todos ligados por actividades

interdependientes.

El proyecto es UNICO y tiene una vida útil o marco en el tiempo, el proyecto tiene un

CLIENTE que puedo ser yo mismo o alguna otra persona física o moral que es el que paga o

aportara los fondos necesarios para su consecución.

Los proyectos nacen cuando una necesidad es descubierta y se deben a tres grandes cosas:

Una necesidad no satisfecha

Un problema manifiesto

Una oportunidad que presenta el entorno.

FASES DE UN PROYECTO

IDENTIFICACION DEL PROYECTO( NECESIDAD, PROBLEMA U OPORTUNIDAD)

DESARROLLO DE UNA SOLUCION ( FORMULACION)

IMPLEMENTACION DE LAS SOLUCIONES

TERMINACION Y DOCUMENTACION

Las cuatro fases anteriores pueden conformar la ciclo de vida del proyecto

La primera etapa del ciclo de vida comienza con el descubrimiento de la necesidad,

problema u oportunidad además de preguntarnos quien es el interesado, esto nos

dimensionara un poco el tamaño del proyecto y los recursos que estarían siendo

puestos a disposición del proyecto, puede ser que no con una exactitud contable pero

si a grandes rasgos.

La segunda etapa consiste en encontrar una solución a la necesidad, puede ser que

varios contratistas estén interesados en construir o conseguir el proyecto por lo que es

aquí en donde el proyectista deberá de poner todo su esfuerzo para ofrecer un

proyecto que cumpla al máximo con los requerimientos del cliente en las dimensiones,

alcance, costo y tiempo.

La tercera etapa consiste en implementar o poner en práctica la solución propuesta,

comienza después de que el cliente ha aceptado nuestra propuesta, esta fase conocida

como la ejecución del proyecto. Esta es la fase en la que la administración del proyecto

toma su importancia, además el control de avance juega un papel fundamental, a tal

grado que muchas compañías penalizan los atrasos de manera significativa.

La fase final consiste en terminar el proyecto, verificar que todo lo planeado se haya

cumplido y que por supuesto el cliente quede satisfecho, en esta época de

competencia desmedida la retroalimentación que recibamos de nuestro cliente puede

ser la clave para próximos proyectos mejorados.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Es un proceso que consiste en establecer un plan, para después implementarlo para alcanzar el

objetivo planeado. Parte importante de este proceso es la planeación.

Una vez iniciado el proyecto, el proceso de administración exige supervisar su avance para

compararlo con lo planeado para tomar las medidas correctivas pertinentes.

Elemento importante en este proceso es lograr la satisfacción del cliente, por supuesto

manteniendo el presupuesto financiero o de costos dentro del presupuesto planeado, que

desencadene un fenómeno GANAR – GANAR.

“Un proyecto ( guía o documento de ejecución) no garantiza el éxito sino que solo minimiza

el riesgo de fracasar”

¿Que proyectos puedes imaginarte?.......... menciona algunos y sus elementos.

El esfuerzo principal en administración de proyectos tiene que estar centrado en establecer

una línea base, que proporcione un plan de ruta que indique como se lograra el objetivo en el

tiempo establecido y con el costo presupuestado.

Pasos a seguir

Definir el objetivo

Subdividir el alcance en piezas importantes ( crear una estructura de división de

trabajo (EDT)

Definir las actividades especificas

Presentar de manera grafica bajo un diagrama de redes con prioridades y secuencias.

Realizar un estimado de tiempo. Por actividad y determinando el tipo de recursos.

Estimar los costos por actividades desglosado por tipo de recurso.

El plan de línea base para un proyecto forma parte de la planeación del proyecto y puede

mostrarse en forma grafica o tabular para cada periodo (día, semana, mes) de inicio a fin del

proyecto. La información contenida debe incluir:

Fechas de inicio y termino de cada actividad

Estimación de las cantidades de los diversos recursos que se necesitan en cada

periodo.

Presupuesto financiero de cada periodo y el acumulado.

La puesta en marcha y el control del proyecto

Aspectos importantes:

Supervisión del avances

Comparaciones de lo hecho con lo planeado

Retrasos y ahorros

Acciones correctivas y preventivas

“Intentar realizar un proyecto sin una línea base de acción es tan arriesgado como irnos de

vacaciones sin un mapa, sin un itinerario y sin presupuesto. Se puede terminar en un lugar

remoto ¡sin dinero, y sin tiempo!”

CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS PRIMERA FASE

IDENTIFICACION DEL PROYECTO

En esta etapa nuestro reto será Aterrizar esa idea proveniente de la necesidad, oportunidad o

problema latente. Esta fase es concluida con lo que se conoce como SDP (Solicitud de

propuesta) por parte del cliente o el interesado. ( Quien identifica la necesidad?):

El propio cliente

Los empleados de la compañía

Consultores

Organizaciones de productores, beneficencia o asistencia

Antes de preparar el SDP se deberá de definir la situación problemática con claridad o la

necesidad, esto requiere recopilar información sobre la magnitud del problema y hasta donde

se pretende llegar o mejorar, disminuir o eliminar y algo que en este momento puede no

quedar muy claro la relación costo beneficio que se pretende con la consecución del proyecto.

El presupuesto a invertir o utilizar puede muchas veces ser la limitante para emprender o no

un proyecto, la idea puede ser destacable pero si no contamos con el presupuesto?

Ejemplos:

Selección de proyectos:

Se evalúan varias necesidades y se decide cuál de ellas se convertirá en proyecto. Es en este

momento donde la idea etérea toma cuerpo el proyecto sin nombre ni forma.

Los beneficios y consecuencias, las ventajas y desventajas, los pros y los contras de cada

oportunidad deben analizarse y evaluarse. Estos pueden ser cuantitativos (utilidades, ventas,

reducción de costos, etc.) o cualitativos (participación social, nuevos mercados, imagen

institucional, etc.) lo anterior se puede logar si tenemos un formato que considere lo siguiente:

Criterios a evaluar:

- Volumen de ventas previsto

- Precio de venta

- Inversión requerida

- Rendimiento sobre la inversión

- Etc.

Lista de suposiciones base para cada oportunidad

Recabar datos e información sobre cada oportunidad

Evaluar las oportunidades en base a los criterios

Una buena idea es tener un comité que permita conocer varios puntos de vista y enfoques,

esto blinda un poco más a la decisión tomada.

Preparación de la solicitud de propuesta:

El objetivo de este documento es exponer en forma amplia y detallada lo que se quiere desde

el punto de vista del cliente, para resolver un necesidad detectada, una buena SDP permite al

contratista presentar una propuesta que satisfaga los requerimientos del cliente.

Puede ser que esta SDP sea de manera informal o verbal en muchos casos cuando no

intervienen contratistas y el proyecto debe ser realizado por empleados al interior de la

organización.

Una SDP debe de incluir:

1.- Una descripción del trabajo, determinando su alcance y exponiendo las tareas a realizar

por ejemplo (construcción de una casa: incluye demolición de la existente, todo tipo de

trabajos o solo la obra civil, etc)

2.- Requisitos del cliente: tamaño, color, materiales, requerimientos especiales (cochera para

dos carros).

3.- Entregas: que es lo que el cliente espera recibir del contratista (un folleto, un sistema de

facturación (con o sin PCs, discos de respaldo, reportes, manuales de operación). Pueden

incluir reportes periódicos de avances y un informa final.

4.- Artículos suministrados por el cliente: incluyen diseños y planos adicionales, permisos y

derechos.

5.- Aprobaciones previas del cliente

6.- Tipo de contrato

7.- Condiciones de pago

8.- Tiempo de entrega

9.- Forma de presentación de propuestas: (escritas, electrónicas, etc.) y fecha límite de

presentación y lugar.

10.- Criterios de evaluación, supervisión y responsables.

SEGUNDA FASE DESARROLLO DE PROPUESTAS

SOLUCIONES PROPUESTAS

Esta fase inicia cuando queda disponible la solicitud de propuesta SDP al terminar la

identificación de necesidades y termina cuando se llega a un acuerdo entre la persona

interesada y el contratista seleccionado para poner en práctica la solución propuesta.

Muchas veces esta etapa es evitada o “brincada” por la naturaleza del proyecto esto se da

mucho cuando la solución es propuesta por empleados al interior, solo se decide iniciar con el

proyecto y el dueño o gerente van realizando los ajustes preliminares sobre la marcha,

ejemplo: ( un formato de reporte, un folleto publicitario).

Mercadotecnia de Propuestas

La mayoría de las veces los contratistas no están esperando a que los clientes les hagan una

solicitud de propuesta de solución ellos acuden al cliente a ofrecer sus servicios y elementos

de convencimiento para poder ser considerados como posibles candidatos a ofrecer propuetas

son:

Comunicación frecuente con el cliente

Familiarización de las necesidades del cliente

Experiencia en soluciones similares

Visitas a clientes a obras anteriores.

Participar o no participar

La decisión de participar con propuestas de solución requiere de una reflexión por parte del

contratista que debe considerar lo siguiente:

Competencia: Que tan competida será la licitación?; con quien voy a competir?

Riesgo: el proyecto tiene algún riesgo de tipo técnico, financiero o normativo.

Conocimiento o experiencia: lo sabemos hacer o tenemos quien lo haga?

Ampliación de capacidades o reputación: que me ofrecerá el proyecto además de

beneficios económicos? Experiencia, certificación, podría ser el inicio de….?

Fondos a invertir o la fuente de financiamiento: tanto del contratista como del cliente.

Una propuesta es un documento vendedor, no un informe técnico, el contratista debe de

convencer al cliente de que:

Sabe lo él está buscando-

Es capaz de llevar a cabo el proyecto.

La propuesta ofrecida es la que proporciona el mayor valor al cliente.

Hará el trabajo de manera profesional.

Completara el proyecto dentro del presupuesto y de acuerdo al programa.

Dejara satisfecho al cliente.

Deberá se redactada de manera sencilla resaltando los valores únicos que la diferencian de los

competidores. La propuesta puede ser un documento extenso que requerirá de varias

semanas para emitir un dictamen. Se recomienda constituir un comité de dictaminaciòn.

CONTENIDO DE LA PROPUESTA

El caso de grandes propuestas están pueden estar en 3 grandes volúmenes:

Propuesta técnica

Propuesta económica y de costos.

Propuesta administrativa

La propuesta técnica deberá:

Demostrar el conocimiento del problema

Enfoque a la solución propuesta

Convencer al cliente que su enfoque de diseño y solución es lógico y realista.

Si un contratista no puede cumplir con algún requisito del cliente deberá exponerlo a

lo que se llamara Excepción, explicar porque no se cumplirá el requerimiento y

proponer una alternativa.

La propuesta administrativa deberá:

El objetivo es convencer al cliente que puede hacer el trabajo y obtener los

resultados esperados.

Descripción de las tareas importantes

Describir los productos o servicios a entregar

Entregar un programa de trabajo auditable con la duración de cada tarea.

La propuesta económica deberá:

Convencer al cliente de que el presupuesto es realista y razonable.

Desglosar precios totales y unitarios y que incluye cada partida.

Desglose de mano de obra, materiales, subcontratistas y asesores, renta de

equipos, viáticos, etc.

Costos indirectos (seguros, fianzas, permisos oficiales, etc.)

Contingencias o reservas.

Al momento de cotizar el contratista deberá considerar a.- la confiabilidad de sus costos y

tomarse el tiempo necesario para su construcción, b.- la existencia de algún riesgo no previsto

que lo lleva a desembolsos extras, nunca presupuestar más arriba de lo que el cliente esté

dispuesto a invertir esto se puede conocer mediante la parte de mercadotecnia del proyecto y

por supuesto nunca menospreciar a la competencia.

Los clientes evalúan las propuestas de distintas formas. Algunos observan primero los precios

y seleccionan solo los 3 más bajos, otros eliminan las propuestas que excedan los

presupuestos. Se recomienda construir una tabla de ponderaciones que ayude al equipo

evaluador.

Una costumbre muy usada es revisar primero la propuesta técnica y si cumple entonces revisar

la económica y la administrativa.

TERCERA FASE

REALIZACION DEL PROYECTO

Esta tercera fase se compone de dos etapas: a.- La planeación detallada de lo que haya que

hacer para implementar la solución seleccionada y b.- Poner en práctica ese plan. Para lo

anterior es necesario preparar un programa que muestre como se realizaran las tareas dentro

del presupuesto y el tiempo señalado.

Pasos de la planeación detallada:

1.- Definir con claridad el objetivo: Esta definición debe de ser aprobada por el cliente.

2.- Dividir el alcance en piezas importantes o paquetes de trabajo: cualquier trabajo aunque

parezca abrumador en su conjunto si lo dividimos este se torna mas manejable.

3.- Definir las actividades más importantes de cada paquete de trabajo

4.- Presentar de manera grafica las actividades: mediante un diagrama de red mostrando el

orden necesario y la interdependencia entre acciones

5.- Calcular el tiempo necesario para completar cada actividad: también deberemos

determinar el tipo de recursos y cantidades que requeriremos en cada etapa y lograrlo en el

tiempo estimado.

6.- Determinar el costo estimados de cada actividad: basados en los tipos, características y

cantidades de los recursos a utilizar. (Materiales, Servicios, Mano de obra, etc.)

7.- Calcular el programa total y definir si se puede lograr con los recursos necesarios.

“ La planeación determina lo que se necesita hacer, quien lo hará, cuando lo hará, cuanto

tiempo tardara, y cuanto costara.”

El resultado de lo anterior es conocido como “Plan de línea Base”

REALIZACION DEL PROYECTO

Una vez que se ha desarrollado el plan de línea base se puede proceder al trabajo del

proyecto. El trabajo dirigido por el líder (Gerente, director, etc.).El ritmo irá en aumento en

función del avance del proyecto.

Ejemplo: construir e instalar una maquina envasadora, especializada, automatizada, de alta

velocidad en la fábrica del cliente:

Los elementos de trabajo importantes pueden incluir lo siguiente:

1.- Desarrollar los diseños, tanto preliminares como detallados incluyen especificaciones,

planos, graficas de flujo y una relación de materiales.

2.- Planes para que el contratista pruebe los componentes antes de enviar la maquina a la

fábrica del cliente. Así mismo una vez instalado el equipo “in situm”

3.- Realizar reuniones de revisión de diseños, tanto al interior de la empresa contratista como

con el cliente, en base a esto se podrían aprobar cambios o ajustes, poniendo mucha Atención

a los efectos en precio y tiempo que generen estas modificaciones.

4.- solicitar las piezas a los proveedores del contratista.

5.- Fabricar piezas y componentes y si fuera necesario programas de software

6.- Montar y probar los equipos recibidos del proveedor del contratista en integrarlos al

sistema completo.

7.- Preparar requisitos de instalación como planos de cimentación, servicios energía, agua,

aire o vapor.

8.- Preparar materiales de capacitación.

9.- Realizar la capacitación al cliente

10.- Realizar las pruebas finales y documentos de entrega recepción.

CONTROL DEL PROYECTO

Mientras se está realizando el proyecto es necesario supervisar el avance para asegurar que

todo vaya según el plan. Esto incluye medir lo realmente logrado con lo planeado, destacando

que actividades ya han iniciado cuales presentan atraso y cuáles no han iniciado.

Si en cualquier momento de control el proyecto presenta atrasos con respecto a lo planeado

es necesario llevar a cabo acciones correctivas que permitan retomar el plan original.

Antes de efectuar cualquier corrección será necesario evaluar alternativas de solución o

corrección sin descuidar que estas soluciones deben ajustarse al plan de tiempo y recursos

inicialmente planteado.

La clave del control de proyecto es medir de manera periódica los avances para

inmediatamente ocurra cualquier diferencia corregirla de manera oportuna.

Confiar en que un problema desaparecerá sin intervención correctiva es ingenuo. Mientras

más temprano se detecte más fácil será la solución.

Se debe de incluir un periodo de informes sistemáticos para comparar avances y es necesario

recopilar dos clases de datos:

a.- Datos sobre el desempeño del proyecto: esto incluye tiempo real de inicio término y avance

de las actividades.

b.- Costos reales gastados y comprometidos.

Mientras más corto sea el periodo de presentación de avances son mejores las posibilidades

de detectar problemas por anticipado y llevar a cabo correcciones adecuadas.

CUARTA FASE Terminación del proyecto

El propósito de terminar adecuadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada,

con el fin de mejorar el desempeño, por lo tanto las acciones de terminación deberán quedar

plasmadas en el proyecto de línea base no solo como acciones posteriores espontaneas. Estas

acciones podrían incluir:

Organizar y archivar información relacionada, planos, manuales, recibos

comprobantes.

Esta fase inicia cuando el cliente acepta el resultado, este puede ser un evento muy formal en

donde deberá quedar plasmado un procedimiento de pruebas y certificación de

especificaciones. O solo el cumplimiento del tiempo.

No es de menos importancia la parte financiera, deberán quedar saldados los contratos y

recuperadas las fianzas de cumplimiento así como el otorgamiento de fianzas de vicios ocultos.

En estos tiempos una encuesta de satisfacción del cliente es ineludible.

“Ningún proyecto termina sin un evento de celebración no importa la magnitud de esta

celebración”