Activo esquema y conceptos generales -...

Unidad 12

• Activo esquema y conceptos generales

En términos generales un activo es una propiedad material de cuyo aprovechamiento y empleo derivan los productos y satisfactores cuya venta constituyen el objeto principal de la empresa que los posee. Es decir, que los activos son los bienes del capital, que junto con el trabajo, son capaces de producir riquezas (bienes de consumo).

En realidad existen activos que no tienen una representación física material como las patentes (forma de hacer las cosas) y las marcas (imágenes de prestigio) que pueden ser, en ocasiones, tanto o más importantes que los activos materiales mismos; sin embargo, usualmente los activos son algo tangible.

En el balance general los activos se presentan clasificados en cuatro grandes grupos: Activos circulantes, activos fijos, activos diferidos (diferibles) y otros activos.

Son activos circulantes aquellos que formando parte dei ciclo de operaciones del negocio se constituyen, a corto plazo, en efectivos: Caja y bancos, cuentas por cobrar, inventarios y pagos anticipados. Ellos constituyen el tradicional ciclo (teórico) de las operaciones del negocio: Con efectivos se compran inventarios, los que al venderse se convierte en cuentas por cobrar, las que al cobrarse proporcionan nuevos efectivos, para comprar más inventarios, etcétera.

Los activos fijos son los bienes duraderos de trabajo que sirven para llevar adelante las actividades comerciales que provocan el ciclo anterior: terrenos, edificios, maquinaria y equipo fabril, automóviles, equipo de oficina y cualesquier otro bien de uso y utilidad prolongadas. Para que un activo fijo pueda considerarse tal, su duración debe exceder el año. Cuando existen, a los activos fijos intangibles como las patentes y marcas se les acostumbra clasificar en este grupo de activos fijos.

Son activos diferidos todos aquellos desembolsos que ayudan a establecer la empresa, aunque no tengan efectivamente una representación material clara, pero que ciertamente influyen benéficamente en más de un ejercicio contable, tales como los gastos de organización, los gastos de instalación (no recuperables), los gastos preoperatorios, etcétera. Cada día es mayor la tendencia a eliminar estos activos mediante su amortización a tasas elevadas, y aun mediante su aplicación íntegra a resultados en el momento de su erogación; la razón de esto es que los activos diferidos rara vez tienen recuperación en efectivo, además de que la evolución comercial misma tienda a reducir cada vez más su periodo de utilidad.

Se acostumbra llamar otro activo a cualquier inversión que no pueda ser

claramente identificada en los tres grupos anteriores.

A continuación se presenta un esquema de los activos tal como se presentan en el balance general:

Adelante se dedica un capítulo especial al estudio, desde el punto de vista de auditoría, de cada uno de los renglones más característicos del activo, convencido de que cualquier cuenta de activo no identificada específicamente en dichos capítulos, puede ser abordada, para su revisión, con los mismos procedimientos aquí expuestos, adecuados al contenido mismo de la cuenta en cuestión, que como se verá más

adelante, es el determinante de la forma (procedimiento) de su examen.

EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

CONCEPTO Y CONTENIDO

Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso corriente de los que se puede disponer en cualquier momento bien porque se tienen físicamente (saldo en caja) o bien porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos).

Los movimientos más importantes de estas cuentas son por entradas de dinero o depósitos (cargos) y por salidas o cheques expedidos (créditos). Su saldo representa la cantidad de pesos y centavos de que se dispone y se presenta en el balance al principio del activo circulante.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Cuando el saldo de efectivos incluya monedas extranjeras, éstas deben valuarse al tipo de cambio técnico o de mercado, el mayor, en vigor a la fecha de los estados financieros.

OBJETIVOS

Existencia física. Verificar que realmente existe dinero por el saldo que muestra la cuenta.

Disponibilidad. Cerciorarse de que no existen restricciones que impidan hacer uso libre de los efectivos (por ejemplo en el caso de fondos creados para pensiones, ahorro de los trabajadores, etc. ) Valuación. En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que éstas fueron valuadas al tipo de cambio oficial vigente en la fecha de cierre.

CONTROL INTERNO

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse, son:

a) Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que manejan efectivos, expiden cheques, operan auxiliares y registros, y efectúan

conciliaciones.

b) Fianzas. El personal que maneja los fondos y cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo.

c) Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de éllos los movimientos menores.

d) Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias los cheques deben expedirse con dos firmas (y siempre nominativos).

e) Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el Consejo de Administración o la Dirección.

f) Límites de pago. Debe existir límite en las firmas autorizadas para hacer pago,

g) Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse al día siguiente.

h) Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recontarse periódicamente cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente. Estos trabajos deben hacerse, obviamente, por personas diferentes de quienes manejan los fondos.

PROCEDIMIENTOS

Aplicables a la revisión de caja:

1. Arqueo

2. Electivo en Caja y Bancos

3. Aplicables a la revisión de bancos:

4. Confirmación bancaria

5. Conciliación de saldos

6. Aplicables a ambas cuentas:

7. Estudio y análisis de movimientos

8. Corte de ingresos y egresos.

Arqueo

Es el principal procedimiento aplicable al examen de los efectivos y consiste en efectuar un recuento físico de los mismos.

Al llevar a cabo un arqueo deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización (incluso las cobranzas del día) es conveniente establecer un control simultáneo de todos éllos, bien arqueándolos al mismo tiempo o bien sucesivamente suspendiendo las operaciones de los que se vayan revisando.

b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del Auditor y atienda las aclaraciones a las dudas que surjan durante el arqueo.

c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias.

d) Al concluir el arqueo debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad.

Normalmente los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y, que por lo mismo, se consideran parte del fondo. En estos casos, el Auditor debe tener cuidado de cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes, vigilando: que sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizados para su pago; que sean por importes razonables al fondo y que su pago esté definido en los objetos del fondo relativo (es decir, que el fondo se haya creado para hacer esos pagos). En estricta teoría un fondo de efectivo sólo debe estar constituido por dinero, por ello, se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente reembolsados al cierre del ejercicio que se examina, pues en caso contrario deberá proponerse el ajuste relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos sólo lo que sea realmente efectivo (SSS).

En el caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado físicamente y el saldo según libros, ésta debe hacerse del conocimiento inmediato del funcionario y en conjunto proceder a su aclaración; la importancia de la diferencia es determinante en la actitud que debe asumir el Auditor, en todo caso debe informarse a la Dirección, así como las explicaciones relativas recibidas.

Al final de este capítulo se incluye un modelo donde se muestra el diseño recomendable para la cédula del arqueo, la presentación de los datos y la leyenda de la salvaguarda o firma de conformidad dei cajero.

Confirmación Bancaria

Consiste en enviar una carta al banco donde manejan la cuenta bancaria, solicitándole que informe del saldo que aparezca en la cuenta de cheques a nombre de la empresa; si se considera necesario se le solicitan además estados de cuenta y otros saldos que aparezcan a favor o cargo de la empresa por cualquier otra operacion efectuada entre ambos (esto, para verificar alguna otra partida de activo o pasivo que tuviera conexión con la institución).

Para cumplir con este procedimiento, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos y la Asociación de Banqueros de México, aprobaron en común una forma de solicitud de datos que es la que reconocen las Instituciones de crédito y que por lo mismo resulta muy conveniente utilizar. Al final de este capítulo se muestra esa solicitud, la cual debe ser enviada en original y copia acompañada de una carta cuyo modelo también se transcribe al final del capítulo.

Esta carta-solicitud la envía la compañía y la respuesta del Banco debe ser recibida directamente por el Auditor.

El saldo confirmado por el Banco se compara con el que muestran los registros de la empresa y si no coincide se aplica el procedimiento siguiente.

O Se entiende por ajuste el asiento contable que se propone a la empresa, para corregir el registro original de una operación, bien por que se formuló erróneo o simplemente se omitió.

Conciliación de Saldos

Consiste en determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en bancos según la empresa y el saldo que muestra el estado de cuenta bancario.

Generalmente los saldos no coinciden por:

a) Diferencias en las fechas de contabilización (depósitos y cheques en tránsito).

b) Por desconocimiento por parte de la empresa de movimientos operados por el Banco (cheques depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranzas, comisiones, intereses, etcétera).

En los dos últimos casos procede la investigación y ajuste para establecer las partidas de conciliación correctas; en cualquier caso las partidas de conciliación se verifican estudiando el movimiento que muestran los estados de cuenta bancarios posteriores (que estén operados los depósitos o cobrados los cheques pendientes) o bien recurriendo a la documentación original en la póliza de registro de la partida (fichas de depósito, copias de cheques y facturas anexas, etcétera).

Al final de este capítulo se muestra una cédula con una conciliación bancaria y el trabajo realizado para verificarla.

Estudio y Análisis de Movimientos

Este procedimiento se debe aplicar simultáneamente a las cuentas de caja y bancos, y consiste en seleccionar un periodo cualquiera y revisar los movimientos registrados, con el fin de determinar si son normales y se encuentran debidamente amparados. Por apreciación general en el auxiliar se pueden detectar las fechas en que los movimientos resulten extraordinarios y sobre estos puede extenderse el análisis para tener la certeza de que el movimiento general registrado en la cuenta es normal. Las partidas que no parezcan corresponder a operaciones normales deben revisarse exhaustivamente.

Corte de Ingresos y Egresos

Por este procedimiento se determinan claramente los últimos ingresos según recibos de caja, reportes de cobradores, fichas de depósito, etcétera, y los últimos pagos según talonarios de chequeras, notas de caja

Por movimientos erróneos.etc., para concluir si el ejercicio examinado incluye las operaciones que justamente le correspondan y no se están registrando en periodos diferentes de los de su recepción o pago real.

MODELO PARA CONFIRMAR INSTITUCIONES DE CREDITO

a) Si la respuesta a alguna de las preguntas es ninguno favor de hacerlo constar así.

b) Si los espacios son insuficientes, favor de indicar los totales y acompañar las relaciones correspondientes.

c) Sírvanse acompañar su respuesta con los estados y relaciones correspondientes a las cuentas y operaciones que muestran saldo a las fechas que se indican.

Agradeciendo de antemano su pronta atención a nuestra súplica, que es de especial interés para nosotros, nos es grato repetirnos sus atentos amigos y servidores.

INVERSIONES EN VALORES


Son aquellas inversiones que se hacen para canalizar temporal o permanentemente los excesos de efectivo que la empresa no puede utilizar en sus propios fines y que de otro modo permanecerían ociosos, o que de cualquier manera conviene invertir así.

En este caso nos referimos a inversiones en valores tales como acciones, certificados a plazo fijo, valores gubernamentales (CETES, petrobonos), a los que usualmente se les clasifica como valores de renta variable y valores de renta fija.

Son valores de renta variable aquellos cuyo producto no es seguro sino fluctuante, como en el caso de las acciones de sociedades anónimas. A estos valores se les consideran también valores de especulación porque ofrecen cierto riesgo tanto en el producto como en la inversión.

Son valores de renta fija los que les estipula un rendimiento fijo y seguro. A estos valores también se les considera valores de inversión porque ofrecen seguridad respecto de su valor y estabilidad respecto del rendimiento; ejemplo de este tipo de valores son los bonos, los certificados financieros, los depósitos a plazo fijo y las obligaciones de las sociedades anónimas.1

1 Cervantes Ahumada Raúl. Títulos y Operaciones de Crédito. Edit. Herrero Hnos.

Intención de la inversión. Es un aspecto importante para efectos de auditoría determinar con qué fin han sido adquiridos los valores. Se consideran inversiones temporales aquellas cuyo fin es hacer productivos

Elementos de Auditoría

Los excesos de efectivo que dentro de un modo permanecerían ociosos y están sujetas a venta en el momento en que se requiera el efectivo que representan. Se consideran inversiones permanentes aquellas cuyo fines el controlar la empresa a que correspondan y que interesa retener, bien para garantizar una proveeduría, un medio de distribución o por cualquier otra razón.

Las inversiones temporales se presentan en el activo circulante en tanto que las inversiones permanentes se presentan en un renglón especial entre el activo circulante y el activo fijo y, si fuese necesario, debe efectuarse la consolidación de los estados financieros de la empresa con los de la compañía emisora.

Las cuentas donde se registran las inversiones en valores se cargan por el costo de los títulos adquiridos y se acreditan por el costo original de los títulos vendidos; su saldo representa el costo de adquisición de los títulos en poder de la empresa.


De acuerdo con el Boletín C-2 de la Comisión de Principios de Contabilidad del IICP "las inversiones temporales en valores negociables se valuarán a su valor de mercado...". De esta suerte la diferencia entre el valor de realización y el costo original de las inversiones temporales, deberá afectar los resultados del ejercicio.

Al mes de septiembre de 1984 no existe u n boletín sobre inversiones permanentes, pero es de comentarse que, en la práctica, tiende a prevalecer la valuación de este tipo de inversiones por el llamado "método de participación" que, en términos generales, tiende a igualar el valor de registro de éstas inversiones (acciones de subsidiarias) con el valor contable que las mismas tienen en los estados financieros de las empresas emisoras (subsidiarias).

OBJETIVOS

1. Existencia física. Verificar la existencia real de los títulos que ampara la inversión.

2. Valuación correcta. O sea, verificar que el costo asignado corresponda al realmente pagado o, en su caso, al valor de mercado en la fecha de cierre.

3. Registro de rendimientos. Verificar que los intereses o dividendos estén reflejados en las cuentas de resultados y que correspondan justamente a los

estipulados en los títulos.

4. Intención de la inversión. Definir si la inversión es temporal o permanente, para verificar su correcta presentación en los estados financieros.

CONTROL INTERNO

a) Semejantes a los mencionados para caja y bancos respecto de la custodia: Separación de labores, fianzas y arqueos periódicos. b) Debe existir un procedimiento que garantice el cobro oportuno de los rendimientos.

b) En el caso de valores amortizados debe existir un procedimiento de canje inmediato para evitar la improductividad.

c) La compra y venta de valores debe hacerse con la autorización del personal designado para ello. Esta designación debe hacerla el Consejo de Administración o la Dirección.

d) Deben existir auxiliares adecuados que permitan identificar claramente los valores (institución emisora, clase, serie, valor nominal, cantidad, etcétera).

PROCEDIMIENTOS

1. Arqueo.

2. Confirmación.

3. Análisis de movimientos.

4. Cálculo de rendimientos.

5. Valuación (según cotización y/o estados financieros).

Arqueo

Es el recuento físico de los títulos que amparan el saldo de inversiones relativo. Presenta semejanzas con el procedimiento descrito para el arqueo de los efectivos 1 1), no obstante, por las características especiales de los valores, al final de este capítulo se muestra el diseño recomendable para la cédula del arqueo -tanto para acciones como para valores de renta fija- y los aspectos a vigilar en el mismo.

Confirmación

En ocasiones los valores pueden encontrarse depositados en alguna empresa o

institución bancaria, en administración, en garantía, o en simple depósito; en estos casos es indispensable escribir al depositario para que confirme la cantidad y características de los valores depositados. Esta solicitud de confirmación presenta aspectos semejantes a los comentados en el capítulo anterior.

Análisis de Movimiento

Deben verificarse las compras y ventas más importantes del ejercicio cuidando el aspecto autorización y precio. El trabajo debe hacerse procurando mostrar la utilidad o pérdida obtenida en la operación para efectuar el cruce' a las cuentas de resultados relativas. Cuando resulte necesario debe indicarse el motivo de la operación: qué se pretende con la compra, o por qué se decidió su venta.

Cálculo de rendimientos

Deben efectuarse, de preferencia, cálculos globales que tiendan a comprobar de manera aproximada la corrección de la totalidad de los productos obtenidos por este concepto. Cuando se hubiesen retenido impuestos deberá indicarse este hecho y sancionar la corrección y procedencia del impuesto retenido. Conviene advertir que siempre es más conveniente efectuar los cálculos aritméticos por procedimientos diferentes de los utilizados por la empresa para evitar incurrir en el mismo error (si lo hubiera) en que ella hubiera incurrido. Este comentario es válido siempre que haya necesidad de efectuar cálculos globales.

Valuación

Finalmente, si es el caso, debe verificarse el valor de cotización de los títulos para juzgar si su presentación en los estados financieros es adecuada. En el caso de acciones, cuando no coticen, puede recurrirse a los estados financieros de la compañía emisora y determinar su valoren libros con el que podrá compararse el costo de adquisición. Tratándose de inversiones muy importantes los estados financieros utilizados deben estar dictaminados por contador público para mayor confiabilidad del factor de comparación, o sea, del valor en libros.

Se entiende por cruce la referencia que se hace en una cédula, del trabajo efectuado en otra cédula diferente que supone ya examinada la partida en cuestión.

DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR


Son los créditos a favor de la empresa, documentados o en cuenta corriente, provenientes de ventas de mercancías o servicios (clientes), de préstamos a pagos por cuenta de terceros (deudores diversos) y de otros.

En el caso de las cuentas pór cobrar a clientes, sus movimientos más importantes son: Cargos por las facturas de ventas y créditos por los cobros efectuados, su saldo representa el importe de las ventas pendientes de cobro. En todos los casos, excepto en el de anticipos a proveedores, el saldo de las cuentas por cobrar representa derechos recuperables en efectivo.


Criterio prudencial. Como en el caso de las inversiones, en las cuentas por cobrar existe contingencia respecto de la recuperabilidad total de los adeudos, por ellos es necesario establecer estimaciones para el castigo de aquellas cuentas cuyo cobro sea dudoso, en importe suficiente para soportar las perdidas por este concepto. Es decir, que cuando se tengan elementos para reconocer que una cuenta no podrá ser cobrada, debe admitirse este hecho y proceder a su castigo, utilizando una cuenta de estimación para castigos que se presenta en el balance disminuyendo el saldo de las cuentas por cobrar.

Las reglas particulares de presentación obligan a presentar, fuera del activo circulante, a las cuentas cuyo plazo de recuperación exceda de un año. Usualmente, cuando éste es el caso, dichas cuentas se presentan en renglón especial entre el activo circulante y el activo fijo.

OBJETIVOS

1. Verificar su existencia física. Es decir, la materialidad del documento que ampare el derecho de cobro.

2. Verificar la autenticidad del derecho de cobro. Es decir, verificar que el adeudo es un derecho real a favor de la empresa.

3. Verificar su valuación y probabilidad de cobro. Determinar que las cifras que se muestran como cuentas por cobrar, además de representar un derecho real, son recuperables en ese importe.

4. Determinar limitaciones del derecho de cobro. O sea, definir la existencia de

algún compromiso por el cual la empresa no pueda exigir ampliamente el cobro del derecho que representan (garantía, endoso, etcétera).

5. Cuidar su presentación adecuada en los estados financieros. Es decir, examinar si las cuentas por cobrar están correctamente clasificadas en atención al origen (clientes, funcionarios y empleados, etcétera) y en atención al plazo (cuentas por cobrar a plazo mayor de un año deben separarse del activo circulante y destacarse en renglón especial).

CONTROL INTERNO

a) Separación de labores de las personas que afectan los auxiliares, de quienes reciben cobros y/o realizan ventas.

b) Establecimiento de límites de crédito y designación de funcionarios autorizados para otorgarlos.

c) También para el otorgamiento de bonificaciones y descuentos.

d) Autorización especial para la cancelación de cuentas incobrables.

e) Conexión periódica de los auxiliares contra el Mayor.

f) Envíos regulares de estados de cuenta y solicitudes de confirmación de adeudo.

g) Formulación de relaciones de los adeudos por antigüedad y estudios periódicos de la recuperabilidad de saldos vencidos.

h) Investigación periódica de saldos rojos.

i) Arqueos periódicos de facturas, contrarrecibos y documentos pendientes de cobro.

PROCEDIMIENTOS

1. Confirmación de adeudo.

2. Cobros posteriores.

3. Arqueos de documentación.

4. Análisis de saldos.

5. Conexión contra otrascuentas.

6. Estudio de la recuperabilidad.

7. Confirmación de Adeudo

Este procedimiento, mejor conocido como circularización, consiste en enviar una carta al deudor donde se le pide que conteste si está de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo; esta carta la envía la empresa y la respuesta debe recibirla directamente el Auditor.

Existen dos clases de confirmaciones:

a) postitiva, cuando el deudor debe contestar ratificando por escrito su parecer, y

b) negativa, cuando se le pide que conteste solamente si no está de acuerdo. Al final de este capítulo se presentan modelos de cartas para una y otra clase.

Dentro de la confirmación positiva existen dos alternativas: 1 a. que se le envíe el saldo para que el deudor pueda comparar con sus registros (confirmación directa), y 2a. que no se le mencione el saldo para que proporcione sus propias cifras (confirmación indirecta o ciega).

El procedimiento más recomendable para las cuentas por cobrar es la confirmación positiva directa. (Se le envía el saldo y se le pide que conteste, esté o no esté de acuerdo.)

Para facilitar la respuesta del deudor se acostumbra preparar la carta en tal forma que muestre u n talón desprendible en el que lo único que debe hacer el deudor, en caso de estar conforme, es firmar (ver modelo al final del capítulo); también se acostumbra incluir un sobre timbrado y rotulado para facilitar y obtener una respuesta inmediata. En los remitentes yen los sobres rotulados se imprime la dirección del Auditor que es quien deberá recibir las respuestas ( o devoluciones), directamente.

En este procedimiento es común que se reciban respuestas que muestran inconformidad con su saldo, y desde luego, son las que requieren de mayor atención por parte del Auditor. Deben ser investigadas cuidadosamente hasta satisfacerse de que efectivamente la inconformidad obedece a errores de apreciación del deudor o de que ciertamente existe un error en libros que debe ser corregido.

En este último caso la investigación de la causa del error es un trabajo adicional muy conveniente.

También es frecuente recibir cartas devueltas por el correo; ellas pueden ser indicio de cuentas incobrables, de saldos ficticios o simplemente de errores en el directorio de clientes de la empresa, en todo caso deben aclararse satisfactoriamente y cuando proceda debe efectuarse un segundo envío.

Suficiencia del procedimiento

Una vez aclarados los circulares cuya respuesta era de inconformidad y las que haya devuelto el correo, debe hacerse un recuento de las respuestas obtenidas conformes y de las propias inconformes aclaradas para establecer el porcentaje que representan en relación con el total de circulares enviadas. Es difícil establecer plenamente qué porcentajes son suficientes y cuáles son insuficientes, ya que las características de los clientes, o sujetos circularizados, definen porcentajes notablemente diferentes.

Por ejemplo, cuando se circulariza a los deudores de una institución de crédito es común alcanzar un 70% de respuestas satisfactorias, debido a que normalmente los clientes de una institución de crédito son empresas y gente que acostumbra (por propia conveniencia), llevar buena razón y cuenta de sus operaciones y que en cualquier momento pueden confirmar sus adeudos. En cambio, cuando se circulariza a un grupo de clientes constituidos por gente del campo las respuestas tienden a ser bajas, ya que ciertamente la dificultad de su localización y su menor preparación inciden necesariamente de esa manera. Es recomendable observar en cada empresa el comportamiento específico, para definir el porcentaje de razonabilidad y posteriormente generalizarlo a otras empresas semejantes. Se puede establecer, de cualquier manera, que:

a) Cuando las respuestas conformes y las conformes aclaradas exceden el 50% del total de saldos circularizados, el resultado del procedimiento es satisfactorio (si no hubo circulares inconformes pendientes de aclaración y circulares devueltas importantes),

b) Cuando dicha relación es menor al 50%, conviene apoyar con argumentos suficientes la razón de su aceptación como satisfactorio. (Clientes en zonas de difícil acceso, gran cantidad de clientes con saldo semejante y generalmente menor, etcétera).

Por su importancia, a continuación transcribimos el párrafo 76 del Boletín G-03 de la Comisión de Normas.

"Cuando la aplicación del procedimiento de confirmación no sea posible o aconsejable, el auditor podrá substituir tal procedimiento con métodos supletorios que el proporcionen la satisfacción necesaria sobre la autenticidad de los saldos. Como ejemplo se tienen los adeudos de algunas dependencias gubernamentales, adeudos en litigio, cuando seprevé que el cliente no tiene elementos para contestar, etcétera".

Cobros posteriores

En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el Auditor permanece en las oficinas del cliente por algún tiempo posterior a la fecha de cierre de libros; consiste en verificar los pagos o las entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes en esos días inmediatos siguientes, cuidando de que el

ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el saldo que se revisa.

El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce, es decir, de que la cuenta por cobrar es real.

Este procedimiento es supletorio del anterior (confirmación) y se aplica, para no duplicar procedimientos, a la verificación de las cuentas por cobrar no confirmadas. Por otra parte, al estudiar la recuperabilidad de los adeudos puede aplicarse en forma general con este propósito.

Arqueo de documentación

Procedimiento semejante al descrito para las inversiones, sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa; los documentos motivos del arqueo son las letras de cambio o pagarés que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las facturas o contrarrecibos pendientes de cobro.

Al efectuar el arqueo, que es el recuento físico de los documentos, debe cuidarse que los documentos estén a nombre de la empresa, fecha de vencimiento, autenticidad de la firma del aceptante, y otros requisitos legales de los títulos de crédito; también se deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo y obtenerse la salvaguarda correspondiente.

En el caso de documentos en poder de terceros (al cobro, en garantía, etcétera) debe complementarse el trabajo de arqueo, solicitando la confirmación directa, de los depositarios de los mismos.

Análisis de Saldos

Consiste en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que muestran. Se aplica al estudio de los saldos más importantes para fortalecer los procedimientos anteriores y el de cuentas no provenientes de ventas (deudores diversos) con el fin de precisar el concepto del saldo y determinar su presentación en el balance.

Conexión contra otras cuentas

En este procedimiento se aprovechan los efectos de la partida doble (o dualidad económica) que rige la contabilidad de las operaciones y así se verifica, por ejemplo, que todos los cargos a clientes en un periodo determinado correspondan con las ventas registradas en ese mismo periodo, investigando ampliamente las diferencias que surjan; o que todos los créditos correspondan a ingresos.

Estudio de la Recuperabilidad

Corno ya se comentó, las cuentas por cobrar que presenten dudas respecto de su recuperabilidad deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable. Este estudio se lleva a cabo como sigue:

Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos más importantes y/o más antiguos.

Solicitando a los abogados de la Compañía su opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentren tramitando.Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes.

Con los resultados de la investigación se puede juzgar si el importe de la estimación para castigo de cuentas malas es suficiente o insuficientes; en este último caso debe solicitarse el ajuste relativo para incrementar dicha estimación hasta hacerla adecuada.

Estimación para castigo de cuentas malas (incobrables).

El estudio anterior define la razonabilidad del saldo de esta cuenta, pero de cualquier manera debe hacerse un estudio específico de los movimientos contables que haya mostrado durante el año. En los cargos, por cancelaciones de cuentas incobrables, debe vigilarse que exista autorización adecuada para ello, y que además se hayan agotado los esfuerzos para lograr su cobro. Los créditos, por nuevas estimaciones, deben ratificarse con el estudio de la recuperabilidad mencionado antes.

Para concluir, respecto a los resultados de los procedimientos aplicados, puede y debe formularse un cuadro que muestre los resultados parciales y el total verificado, como sigue:

Este cuadro muestra objetivamente los resultados parciales de los procedimientos aplicados y la suficiencia del trabajo total, dentro del grupo de cuentas

por cobrar.

INVENTARIOS


Se entiende por inventarios las mercancías y materiales cuya transformación y/o venta constituyen el objeto principal del negocio. En el caso de los comercios, los inventarios son las mercancías que adquieren para vender en simple labor de intermediarios. En el caso de las industrias los inventarios los constituyen las materias primas, las materias semitransformadas (producción en proceso) y los productos terminados de que disponen en un momento dado.

Los cargos a estas cuentas se hacen por compras o producciones y los créditos implican salidas por ventas o por traspasos a la producción. Su saldo representa el valor de adquisición o fabricación de las existencias físicas propiedad de la empresa.


1. Del valor histórico. Los inventarios deben valuarse al costo de adquisición. Prácticamente existen diversos métodos de valuación de inventarios (Reglas particulares de valuación) que han impuesto las necesidades reales de los negocios y que contablemente se consideran adecuados. La asignación del

costo de los inventarios debe hacerse por cualquier procedimiento aceptado contablemente. Algunos de estos métodos de valuación son; para materias primas: Costos promedio, primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, costos estándar y otros. Para artículos fabricados: costos absorbentes y costeo directo.

Actualización de los valores históricos. Como consecuencia de los altos índices de inflación que ha padecido nuestro País en los últimos años (1982 y 1983), se ha definido la conveniencia y necesidad de actualizar las cifras de algunos renglones de los estados financieros, entre otros, de los inventarios (ver apéndice D). Como consecuencia de ello, se ha reconocido como principio de contabilidad, la actualización de los valores del inventario, corrigiendo los valores históricos del mismo, mediante el registro de la diferencia entre su valor actual (de reposición o indexado) y su valor original de registro.

2. De la consistencia. Una vez seleccionado un método devaluación aceptado contablemente, la empresa debe aplicarlo sin variaciones año con año.

3. Criterio prudencial. Los inventarios deben presentarse al costo de adquisición o al valor de mercado, el que sea más bajo. En forma semejante a las inversiones en valores y a las cuentas por cobrar, los inventarios pueden sufrir deterioros u obsolescencia que reduzcan su valor de venta, en tales circunstancias deben preverse las pérdidas que reflejarán en el momento de venderse y proceder a su castigo mediante la constitución de una estimación para castigo de inventarios que soporte dichas pérdidas.

OBJETIVOS

1. Verificar su existencia física. Es decir, que realmente existen materiales y mercancías con importe igual al saldo de las cuentas relativas.

2. Valuación. Verificar que dichas existencias se hayan valuado por métodos aceptables contablemente, aplicados en forma consistente y que se hayan establecido los castigos necesarios para deducir el costo de los inventarios defectuosos u obsoletos.

3. Corrección aritmética. Que las unidades en existencia multiplicadas por los valores unitarios asignados arrojen efectivamente el importe total que muestren.

4. Limitación de la propiedad. Cerciorarse de la existencia de gravámenes u otros compromisos que los afecten directamente.

CONTROL INTERNO

a) Debe existir una adecuada separación de labores (almacenistas, jefes de compra, de producción, de ventas, registros en contabilidad, etcétera).

b) Debe existir un almacenista responsable de los movimientos y las existencias de productos.

c) Debe existir un sistema de inventarios perpetuos

d) Deben efectuarse inventarios físicos por lo menos una vez al año con investigaciones exhaustivas de las diferencias que resulten.

e) Debe hacerse comparación periódica de auxiliares contra mayor, y contra existencias físicas.

f) Tarjetas con saldos rojos deben investigarse periódicamente

g) Debe haber un procedimiento de verificación de facturas, antes de su pago o registro, contra entradas al almacén.

h) Revisión periódica y determinación de material defectuoso u obsoleto. Castigo oportuno y ventas inmediatas de ese material.

Deben existir seguros adecuados para cubrir riesgos en los inventarios (por incendio, humedad, etcétera).

PROCEDIMIENTOS

1. Inspección de la toma física de inventarios.

2. Confirmación de material en poder de terceros

3. Estudio de la valuación.

4. Verificación de los precios de compra

5. Examen del sistema de costos.

6. Comparación contra precios de venta.

7. Estudio de material de lento movimiento obsoleto

8. Verificación de operaciones aritméticas.

9. Revisión de las cifras actualizadas.

10. Inspección de la toma física de inventarios.

La toma de inventarios es el recuento de los materiales a una fecha daga que efectúa una empresa para determinar las cantidades reales en existencia.

Para efectos de auditoría debe participarse en la toma de inventarios observando el desarrollo de ésta y efectuando conteos selectivos. Las pruebas selectivas del Auditor tienen como propósito verificar los resultados del trabajo de la empresa comparando las unidades anotadas por ella contra las unidades determinadas en las pruebas selectivas. La observación de la toma de inventarios se hace para ratificar lo adecuado de ésta, verificando si las instrucciones dadas para la misma se respetan y si el personal encargado desarrolla su labor con el cuidado necesario.

Para garantizar una buena toma de inventarios el Auditor debe vigilar que se cubran los siguientes puntos:

a) Que se den instrucciones por escrito de los procedimientos a seguir para la toma física.

b) Que los artículos a inventariar se acomoden ordenadamente y sean fácilmente identificables (descripción, peso, etcétera)

c) Que se establezca un control adecuado de las entradas y salidas de materiales durante el inventario, mediante un corte oportuno de los documentos con que se operen dichos movimientos.

d) Que los materiales para ser embarcados o en consignación se tengan bien separados del resto propiedad de la empresa.

e) Que se separen los materiales defectuosos u obsoletos.

f) Que la toma de inventarios se haga con conteos dobles y que las diferencias se investiguen de inmediato mediante un tercer conteo conciliador.

Las pruebas selectivas del Auditor deben hacerse procurando cubrir los artículos de más valor para obtener un porcentaje elevado en el valor total de los inventarios; también deben hacerse pruebas sobre algunos artículos numerosos, aunque no valiosos, para juzgar la eficiencia del personal de la empresa al hacer los conteos.

Finalmente, la supervisión de la toma de inventarios debe complementarse conectando las pruebas selectivas contra las listas finales que prepare la empresa, vigilando que las diferencias determinadas entre las existencias físicas y las existencias según los libros se aclaren satisfactoriamente.

Confirmación de material en poder de terceros.

Cuando la empresa tiene parte de sus materiales y mercancías en poder de

terceros, bien por falta de espacio en sus propias bodegas y utiliza almacenes de depósito como auxilio, o bien porque entrega mercancías a terceros para que le efectúen trabajos de maquila, le vendan en consignación o por cualquier otra razón; el Auditor debe proceder a solicitar por escrito la ratificación de esa circunstancia mediante el envío de cartas con características semejantes a las descritas en el capítulo anterior (cuentas por cobrar)

De cualquier manera, cuando la importancia de las cifras o la calidad de los depositarios lo amerite, el Auditor puede complementar la solicitud anterior, con una visita a los depositarios para efectuar junto con ellos, un inventario físico de los materiales en cuestión, siguiendo los lineamientos explicados en el procedimiento anterior.

Valuación

a) Verificación de los precios de compra.. La labor primera en la verificación de los inventarios consiste en ratificar si los costos asignados a los materiales corresponden al valor de factura, adicionado, en su caso, con los fletes y gastos de importación. Esto se cumple comparando dichos costos contra los precios de venta consignados en las facturas de compra, las cuentas de flete y los pedimentos aduanales relativos.

b) Examen del sistema de costos. Debe estudiarse el método en vigor en la empresa para juzgar su razonabilidad de tal suerte que integre correctamente los elementos del costo de producción: materiales, mano de obra y gastos de fabricación. También debe concluirse si el sistema de costos se ha aplicado consistentemente, es decir, si es el mismo utilizado en el ejercicio anterior.

c) Comparación contra precios de venta. Para apoyar el estudio de la razonabilidad del costo de los inventarios, deben compararse los costos unitarios asignados contra los precios de venta relativos. El precio de venta debe permitir recuperar el costo más los gastos normales de distribución (gastos de venta y de administración) y proporcionar un sobra nte de utilidad adecuado. (En caso de que no fuera así deberán castigarse en el importe necesario).

d) Estudio de material sin movimiento. Para verificar la existencia de material obsoleto o defectuoso el Auditor debe proceder a un estudio de los auxiliares para determinar los que no muestren consumo en un periodo demasiado largo, ya que esto es indicio de que tales materiales pueden encontrarse en esas condiciones. Con frecuencia este primer paso debe complementarse obteniendo comentarios del personal técnico idóneo, en relación con las posibilidades futuras de uso o venta que tiene el material en cuestión para apoyar mejor las conclusiones del Auditor y la actitud a adoptar.

En cualquier caso, todos los materiales y mercancías con notorios riesgos de obsolescencia y mínimas posibilidades de uso deben castigarse para reducir su valor a

un punto tal en el que el nuevo costo a que queden valuados sea menor al de recuperación bien sea por venta (a precio castigado) o por su utilización en actividades diferentes de aquellas para las que fueron adquiridos.

Verificación de operaciones aritméticas

Consiste en ratificar los cálculos que determinan el importe total asignado a los inventarios, es decir, verificar si las unidades del inventario, multiplicadas por el costo unitario asignado arrojan el importe anotado y si las sumas de los importes dan efectivamente el saldo total del inventario.

Revisión de las cifras actualizadas

Cuando, como consecuencia de la aplicación del Boletín B-10 de la Comisión de Principios de Contabilidad, se hayan actualizado los valores del inventario. (Ver apéndice d) , deberán aplicarse los procedimientos relativos para verificar la corrección de la actualización efectuada por la empresa. Dichos procedimientos incluyen, sustancialmente lo siguiente:

Verificación de que se haya aplicado correctamente cualquiera de los dos métodos recomendados por el Boletín B-10.

Verificación de los cálculos aritméticos para la obtención de los valores actualizados, cuidando:

Cuando se utilice el método de índices

Correcta estratificación de los saldos históricos, por años de adquisición, aportación o registro.,Correcta determinación de los factores de ajuste, que deriven del Indice Nacional de Precios al Consumidor.Cuando se utilice el método de costos específicos Que el avalúo sea reciente y esté suscrito por perito valuador reconocido.Que exista evidencia objetiva del trabajo de detalle que apoye el juicio del valuador.Que el avalúo incluya vida útil probable remanente y valor de desecho de los bienes.

Verificación de la correcta determinación de la diferencia entre las cifras actualizadas y las cifras históricas, para el registro correspondiente de dicha diferencia.

Verificación de la correcta determinación del ajuste de principio de año, cuando se trate de la actualización de los estados financieros por primera ocasión,

Verificación de la consistencia del método utilizado para la actualización de las cifras, cuando se trate de ejercicios subsecuentes.

Verificación de la correcta revelación en los estados financieros de la porción histórica y la porción actualizada.

En general, estudio y juicio de los documentos, supuestos y cálculos utilizados en la actualización, para concluir sobre la razonabilidad de sus resultados.

ACTIVO FIJO


Son los elementos duraderos de trabajo tales como los terrenos y edificios, la maquinaria, el mobiliario y equipo de oficina, los automóviles, etc. Estos bienes representan inversiones a largo plazo efectuadas con el propósito de servirse de ellas por todo el periodo de vida que tengan y, por supuesto, sin ánimo de venderlas inmediatamente como en el caso de los inventarios.

Por su carácter de permanentes deben afectar los resultados en el tiempo que sean útiles; es decir, que la pérdida de valor que sufran por el uso y transcurso dei tiempo debe aplicarse a los gastos, distribuido entre todos los ejercicios de vida total que se estime para estas inversiones. Esta afectación debe hacerse acreditando una cuenta de depreciación del activo fijo que muestre año con año el importe estimado acumulado de la pérdida de valor sufrida por estos activos por su uso y transcurso.

Las cuentas de mayor relativas se cargan por las adquisiciones o altas y se acreditan por los retiros y ventas o bajas. Su saldo representa el valor histórico de adquisición de los bienes duraderos de trabajo, que se poseen en uso activo en las operaciones de la empresa.


1. Del valor histórico original. Los activos fijos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos en la fecha de su adquisición. Existen, sin embargo, algunas circunstancias en que los valores originales de adquisicion puede ser dificados mediante revalorizaciones (o revaluaciones) pero este fenómeno contable no será tratado en esta ocasión.

2. De la importancia relativa. Los bienes de poco valor no deben capitalizarse aunque tengan un periodo de vida más o menos largo.

3. De la consistencia. Debe observarse tratamiento igual para partidas semejantes, por ejemplo, si se ha decidido registrar en el activo fijo sólo los bienes con valor individual mayor de un décimo del salario mínimo mensual, por ejemplo, cualquier artículo más o menos duradero con valor menor a ese límite deberá aplicarse a gastos, invariablemente. En relación con la depreciación ésta debe calcularse bajo el mismo método en todos los

ejercicios.2

OBJETIVOS

1. Verificar su existencia física. Que la empresa posea físicamente y utilice en su propio beneficio los bienes registrados.

2. Autenticidad de la propiedad. Que los bienes registrados sean propiedad legal de la empresa, comprobable documentalmente.

3. Valuación. Que estén registrados al costo de adquisición efectivamente pagado.

4. 4.Verificar. Qué el método de depreciación utilizado sea adecuado y consistente con el utilizado en el ejercicio anterior.

5. Limitación de la propiedad. Determinar si existen gravámenes u otras restricciones que afecten el activo fijo en su uso o en su propiedad (para advertirlo en los estados financieros).

CONTROL INTERNO

a) Las altas (compras) y bajas (ventas, desmantelamientos) deben estar debidamente autorizadas. Y esta autorización debe otorgarla personal designado por el Consejo de Administración o la direccion.

b) Deben existir auxiliares adecuados que permitan la identificación inmediata de cada bien (costo original, fecha de adquisición, depreciación acumulada, lugar asignado, etcétera).

c) Debe existir una política definida de capitalización que señale claramente cuándo una erogación debe considerarse incremento al activo o cuándo debe considerarse gasto.

2 Actualización de los valores históricos. Como consecuencia de los altos índices de inflación que ha

padecido nuestro País en los últimos años (1982 y 1983), se ha definido la conveniencia y necesidad de actualizar las cifras de algunos renglones de los estados financieros, entre otros, de los activos fijos (ver apéndice D). Como consecuencia de ello, se ha reconocido como principio de contabilidad, la actualización de los valores del activo fijo, corrigiendo los valores históricos del mismo, mediante el registro de la diferencia entre su valor actual (de reposición o indexado) y su valor original de registro.

d) En el caso de obras en proceso debe vigilarse su avance e incorporarlas oportunamente al activo fijo, al concluirse.

e) Deben compararse periódicamente los auxiliares contra los bienes que se poseen físicamente y viceversa.

f) Debe verificarse regularmente que la suma de los auxiliares integre el saldo de la cuenta de mayor relativa.

g) Deben existir pólizas de seguros que protejan el activo fijo contra diversos riesgos (incendio, robo, etcétera).

PROCEDIMIENTOS

1. Inspección física y documental de altas (y ratificación de las partidas que integran el saldo).

2. Examen de bajas.

3. . Depreciación

4. Verificación de cálculos y consistencia.

5. Análisis de obras en proceso.

6. Revisión de las cifras actualizadas.

7. Inspección física y documental de altas

Consiste en verificar que los activos fijos adquiridos durante el ejercicio estén debidamente amparados con documentos probatorios de la propiedad (facturas, pedimentos aduanales, etc.) y además, que tales adquisiciones se encuentran físicamente en poder y uso de la empresa. Este trabajo se efectúa detallando u obteniendo el detalle de todas las, partidas adquiridas durante el año y seleccionando las más importantes para el trabajo de investigación; al estudiar dichas partidas se procura verificar además las rutinas de control interno relativas: por ejemplo, se vigila si se efectuaron cotizaciones, si el pedido lo autorizó la persona indicada, si se anotaron correctamente los datos en la tarjeta auxiliar relativa, etcétera.

Ratificación del saldo proveniente de años anteriores

Respecto del saldo del activo fijo proveniente de ejercicios anteriores, si el ejercicio examinado es el primero del Auditor en la empresa, debe ampliarse el trabajo inspeccionado física y documentalmente ¡as adquisiciones de ejercicios anteriores que subsistan como partidas más importantes del saldo comentado. En auditorías

posteriores debe procurarse hacer un trabajo selectivo semejante.

Examen de bajas

De las bajas registradas en el ejercicio debe verificarse su autorización; en el caso de bajas por ventas debe inspeccionarse el ingreso del efectivo relativo y efectuarse el cruce a resultados por la utilidad o pérdida obtenida en la operación. Además, debe revisarse la corrección de la depreciación acumulada que corresponde al bien y que se cancela como consecuencia de su venta o retiro.

Al final de este capítulo se incluye un modelo de cédula en el que muestran los aspectos recomendables para el examen de las bajas y el trabajo correspondiente a realizar.

1. Depreciación

2. Verificación de Cálculos y

3. Consistencia

Respecto de la depreciación es conveniente precisar el procedimiento y las bases establecidas por la empresa para el incremento anual, para juzgar su consistencia en relación con el ejercicio anterior. El incremento a la depreciación por el ejercicio examinado se puede verificar ratificando los cálculos de la empresa o bien efectuando un cálculo global, de preferencia con una secuencia distinta a la seguida por la empresa.

Una vez determinada la corrección del incremento a la depreciación debe revisarse que el cargo a los resultados por este concepto sea por el mismo importe (efectuando el cruce respectivo en las cuentas de resultados afectadas).

Análisis de obras en proceso

Cuando existe este renglón del activo debe procederse a su examen de acuerdo con lo anotado para el análisis de las altas (verificacióndocumental, inspección física de la obra, etcétera). Debe cuidarse que las partidas capitalizadas correspondan a los conceptos normales en atención a las políticas de capitalización de la empresa así como a las prácticas contables. Es de particular interés en este caso, cerciorarse de que efectivamente las obras no están concluidas y no se encuentran integradas en las operaciones normales de la empresa y, que por lo tanto, no están sujetas al régimen de depreciación relativo.

Revisión de las cifras actualizadas.

Cuando, como consecuencia de la aplicación del Boletín B-10 de la Comisión de Principios de Contabilidad, se hayan actualizado los valores del activo fijo, (ver apéndice D), deberán aplicarse los procedimientos relativos para verificar la corrección de la actualización efectuada por la empresa. Dichos procedimientos incluyen, sustancialmente lo siguiente:

a) Verificación de que se haya aplicado correctamente cualquiera de los dos métodos recomendados por el Boletín B-10.

b) Verificación de los cálculos aritméticos para la obtención de los valores actualizados, cuidando:

Cuando se utilice el método de índices

• Correcta estratificación de los saldos históricos, por años de adquisición, aportación o registro.

• Correcta determinación de los factores de ajuste, que deriven dei Indice Nacional de Precios al Consumidor.

• Cuando se utilice el método de costos específicos

• Que el avalúo sea reciente y esté suscrito por perito valuador reconocido.

• Que exista evidencia objetiva del trabajo de detalle que apoye el juicio del valuador,

• Que el avalúo incluya vida útil probable remanente y valor de desecho de los bienes.

• Verificación de la correcta determinación de la diferencia entre las cifras actualizadas y las cifras históricas, para el registro correspondiente de dicha diferencia.

• Verificación de la correcta determinación del ajuste de principio de año, cuando se trate de la actualización de los estados financieros por primera ocasión.

• Verificación de la consistencia del método utilizado para la actualización de las cifras, cuando se trate de ejercicios subsecuentes.

• Verificación de la correcta revelación en los estados financieros de la porción histórica y la porción actualizada.

En general, estudio y juicio de los documentos, supuestos y cálculos utilizados en la actualización, para concluir sobre la razonabilidad de sus resultados.

CARGOS DIFERIDOS


Son erogaciones por servicios ya recibidos cuyos beneficios alcanzan a varios ejercicios posteriores a aquél en que se realizan (gastos por amortizar) o por servicios pendientes de recibirse (pagos anticipados).

La característica común a los cargos diferidos es que representan un gasto aplicable a ejercicios futuros y rara vez son recuperables en efectivo.

Su saldo representa las acumulaciones por concepto de pagos por servicios por devengar o por recibir. Dentro de los gastos por amortizar tenemos como conceptos más frecuentes: gastos de organización, preoperatorios, de instalación, gastos y descuentos por emisión y colocación de valores, etc. En el grupo de pagos anticipados se localizan las primas de seguros, cuotas de asociaciones, las suscripciones a revistas, rentas, etcétera.


a) Del valor histórico original. Deben registrarse al valor realmente pagado por éllos.

b) De la realización y del periodo contable. Los diferidos deben afectar los resultados del ejercicio a que correspondan. De ahí la necesidad de diferir su aplicación a los resultados, justamente para afectar correctamente los ejercicios que reciban el beneficio del gasto pagado anticipadamente.

c) De la consistencia.

d) en el concepto; o sea, erogaciones semejantes deben considerarse igualmente cargos diferidos;

e) en la aplicación a resultados; es decir, que el procedimiento y la base de aplicación a gastos debe ser semejante año con año.

Criterio prudencial. Puesto que los cargos diferidos, en estricto sentido son

gastos, (especialmente los gastos por amortizar) es conveniente que se apliquen a resultados lo más rápidamente posible mediante tasas altas de amortización. Esta postura es particularmente recomendable en países de alto grado de desarrollo en que los cambios bruscos en las políticas económicas y la evolución misma pueden nulificar cualquier beneficio futuro esperado de los cargos diferidos.

OBJETIVOS

1. Valuación. Que estén registrados al costo efectivamente pagado.

2. Diferibilidad. Que esté claramente determinado el beneficio a los ejercicios futuros (y que subsista esta cualidad).

3. Verificar. Que el periodo y las bases de amortización sean las adecuadas al concepto mismo.

4. Consistencia. Cerciorarse que se haya observado consistencia en la acumulación de conceptos y en las bases de amortización.

CONTROL INTERNO

a) Debe existir una política definida tanto para la acumulación de partidas en este renglón como para la amortización de las mismas.

b) Deben existir tarjetas auxiliares que muestren claramente concepto, fecha de pago, importe y periodo de amortización.

c) Deben examinarse periódicamente los conceptos que integren los cargos diferidos para verificar si conservan su vigencia y si subsiste el beneficio a los ejercicios futuros.

PROCEDIMIENTOS

1. Verificación documental

2. Estudio del concepto y plazo de amortización

3. Amortización.

4. Verificación de cálculos y consistencia.

5. Verificación documental

Es la inspección de la documentación que ampara las erogaciones o cargos habidos en el ejercicio. Como en el caso de los activos fijos, cuando se trata de primera auditoría, deben analizarse los cargos principales que integren el saldo de este grupo.

Semejante a lo explicado en el capítulo de activo fijo, este trabajo se efectúa detallando, u obteniendo el detalle de todas las partidas cargadas a esta cuenta durante el año, y seleccionando las más importantes para el trabajo de investigación. Al efectuar este trabajo debe realizarse, simultáneamente, el estudio del concepto que se difiere y la razonabilidad del plazo de amortización según se explica en seguida.

Estudio del concepto y plazo de amortización

Al examinar los cargos debe cuidarse, además de la propiedad de la documentación probatoria del gasto, la propiedad del concepto que se pretende diferir para establecer claramente si existe la característica de beneficio futuro que lo hace diferíble, y, si existe consistencia en su trato contable frente a erogaciones semejantes tanto de ejercicios anteriores como del propio ejercicio que se revisa.

En forma simultánea debe analizarse el periodo de vigencia del gasto, es decir, el plazo durante el cual será útil a la empresa para juzgar la corrección del periodo de amortización establecido por ella. En relación con esto último y respecto de los pagos anticipados, es posible mediante un diseño adecuado de la cédula en que se analicen estos pagos, determinar la parte de los mismos que debe aplicarse a los resultados en el ejercicio examinado y la parte que deberá diferirse para aplicaciones futuras; al final de este capítulo se incluye un diseño recomendable para el examen de las primas de seguros, que son un ejemplo típico de pagos anticipados, y se muestran algunos otros aspectos a vigilar en la revisión de los mismos.

Amortización.

Verificación de cálculos y consistencia.

Conocidas las bases de amortización de los gastos por amortizar es posible efectuar un cálculo global sobre la parte amortizable en el ejercicio y ratificar el importe cargado a los resultados. Además, se verifica su consistencia en relación con el ejercicio anterior.

Activo esquema y conceptos generales -...

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