Adaptación de Serauto al GDPR.

1. Adaptación de Serauto al GDPR.

Desde Serinfer se han llevado a cabo las mejoras necesarias en Serauto para el obligatorio cumplimiento

del Reglamento General de Protección de Datos (UE), que entrará en vigor a partir del 25 de mayo de 2018,

sustituyendo a la anterior directiva de Protección de Datos.

GDPR –General Data Protection Regulation.

Estas mejoras se basan en:

• Modelo de Información y Consentimiento. Con la entrada en vigor del GDPR es necesario que los

clientes firmen un documento de consentimiento en el que puedan seleccionar el o los

tratamientos que puedan sufrir sus datos personales por parte del Taller/Concesionario fuera de la

relación negocial.

El Taller/Concesionario también tiene la obligación de informar al cliente acerca de la política de

privacidad y tratamiento de sus datos.

• Perfil de usuario como Responsable de datos. El GDPR amplía la protección de la privacidad de las

personas. Se debe garantizar que los individuos de quienes se tengan datos puedan ejercer sus

derechos (Derecho de Acceso, Rectificación/Actualización y Supresión).

Es necesario tener en cuenta que la aplicación efectiva del GDPR en el Taller/Concesionario requiere del

asesoramiento de un experto en la nueva normativa. Este documento tiene solo valor informativo.

3

1.1. Modelo de Información y Consentimiento.

En la ficha de cliente:

- Se ha modificado la leyenda del desplegable Distribuir Datos (LOPD) por Distribuir Datos (GDPR).

- Se ha incluido un nuevo botón denominado GDPR.

4

Si se accede al botón GDPR antes de la recogida de los datos del cliente, es decir, con la ventana vacía, se

posibilita que el usuario pueda imprimir el Modelo de Información y el Consentimiento.

Desde Serinfer se ha creado, junto a un gabinete legal experto en protección de datos, los Modelos de

Información y Consentimiento Genéricos, los cuales cumplen con la nueva normativa del GDPR.

En este desplegable aparecerá por Defecto la marca que tenga configurada, si esta dispone de un Modelo

de Información y Consentimiento específico, si no por defecto aparecerá el Genérico.

La siguiente ventana aparecerá: si se accede al botón de GDPR con los datos de un cliente cargados o al

tratar de guardar un cliente nuevo.

5

En ella podrán:

- Imprimirse el Modelo de Información y Consentimiento.

- Confirmar que el cliente ha firmado el consentimiento e indicar la fecha.

- Registrarse los tratamientos de datos que ha aceptado el cliente en el modelo de Consentimiento.

• En caso de que se utilice el Consentimiento Genérico.

Deberán indicarse manualmente en el apartado Tratamientos de Concesión los tratamientos

aceptados por el cliente en el documento de Consentimiento.

Tratamiento de Concesión “Comunicaciones Comerciales” >> se corresponde al check del

documento de consentimiento: Si, deseo recibir información comercial y/o promocional

relacionada con los productos y servicios y otras actividades

El Tratamiento de Concesión “Comunicaciones Comerciales Segmentadas” >> Se

corresponde al check del documento de consentimiento: Si, deseo recibir comunicaciones

comerciales y de marketing para ofrecerme productos y servicios relacionados con los

solicitados pudiendo estar basados en mi comportamiento y preferencias personales.

Si alguno de estos dos checks está marcado permitirá que los datos del usuario aparezcan

en la opción de Mailing de Serauto y permitirá el envío masivo de SMS para ese cliente.

El Tratamiento de Concesión “Avisos Técnicos” >> no tiene correspondencia con ningún

check del documento de consentimiento. Se marca automáticamente al indicar el campo

Consentimiento Firmado.

Si el check está marcado se permite enviar SMS de recordatorio de citas y de finalización

de la reparación.

El Tratamiento de Concesión “Hacer Seguimiento” >> no tiene correspondencia con

ningún check del documento de consentimiento. Se marca automáticamente al indicar el

campo Consentimiento Firmado.

Si el check está marcado permite que los datos de este cliente se muestren en los informes

Seguimiento de Or´s, Entradas por Taller y en Seguimiento telefónico.

6

El Tratamiento de Concesión “Cesión de Datos” >> no tiene correspondencia con ningún

check del documento de consentimiento. Se marca automáticamente al indicar el campo

Consentimiento Firmado.

• En caso de que se utilice un Consentimiento de una marca específica.

Es necesario indicar en el apartado Tratamientos de Marca los tratamientos a los que ha accedido

el cliente en el documento de Consentimiento específico de la marca. Automáticamente se

establece una equivalencia entre los tratamientos de la marca y los tratamientos de la concesión.

Recomendamos eliminar de la impresión de OR´s, Facturas, presupuestos, etc, la leyenda acerca de la Ley

Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

7

1.2. Mejoras relativas al Modelo de Información y Consentimiento.

1.2.1 En la ficha de cliente se ha establecido un icono, al lado del botón GDPR, que informa si el cliente ha

firmado el documento de consentimiento o no:

- En caso de que no lo tenga firmado, es decir, el campo Consentimiento Firmado del botón de GDPR

esté desmarcado y no tenga indicada una fecha aparecerá el siguiente Icono:

- En caso de que lo tenga firmado, es decir, el campo Consentimiento Firmado del botón de GDPR

esté marcado y tenga indicada una fecha aparecerá el siguiente Icono:

Además este icono también se ha añadido en la ventana de Detalles de Cita, al lado del campo Cliente para

informar al asesor correspondiente del estado del consentimiento del cliente.

1.2.2 Se ha incluido en la ventana de búsqueda de clientes un filtro para poder determinar los clientes

que no tienen indicado como firmado el Consentimiento.

8

1.2.3 En la impresión de la OR se ha aplicado un control que verifique si el cliente del vehículo tiene el

Consentimiento firmado, en caso contrario propone la impresión del documento.

9

1.3. Configuración del Modelo de Información y Consentimiento.

En System/Principal/Informes/Textos GDPR, deben indicarse los datos del Taller/Concesión relativos al

GDPR en el Modelo de Información y Consentimiento.

En los modelos genéricos de Información y Consentimientos hay datos como mail, teléfono, o persona de

contacto a la que dirigirse para ejercer los derechos del interesado que aparecen como --------------, estos

datos deben especificarse en la configuración de los textos para que aparezcan cubiertos al imprimirse.

10

1.4. Responsable de Datos.

Se habilita la posibilidad de establecer un usuario de Serauto como Responsable de Datos. Para ello en la

ficha de empleado en la pestaña de Profesión y Categoría se marca el check “Responsable de Datos”.

Solo es posible establecer un único usuario como Responsable de Datos por empresa. En el momento que

hay un usuario indicado como tal, se marca el check en la ficha de otro empleado automáticamente se

desmarca en el inicial y queda marcado este último. El sistema alertará con un mensaje de aviso.

11

Se crea un botón Historial, en el que se muestra el histórico de cambios del Responsable de Datos.

Es posible identificar el empleado indicado como Responsable de Datos en una empresa en

System/Principal/Empresas/General.

12

Indicar a un usuario como Responsable de datos implica que en System/Principal/Clientes/Mantenimiento,

dentro de la ficha de cliente y pinchando en el botón GDPR tendrá acceso a un menú específico para poder

atender a los derechos acerca de la privacidad de datos de los interesados.

Desde esta ventana se puede:

- Imprimir el Modelo de Información y Consentimiento.

- Imprimir un informe con los datos del cliente y el histórico de Comunicación (el histórico de

Comunicación se extrae del botón Seguimiento de la ficha de cliente) >> esta opción da respuesta

al derecho de acceso a los datos de los interesados.

- Imprimir un informe con el histórico de modificaciones sufridas en los datos del cliente,

especificando usuario de Serauto que lo realizó.

- Portabilidad, genera un fichero csv con los datos del cliente. >> esta opción da respuesta al derecho

de portabilidad de los datos del interesado.

- Visualizar y modificar los tratamientos de Marca y Concesión así como la fecha de consentimiento.

13

1.5. Opción Mailing Masivo.

Esta opción solo está disponible para los clientes que tengan contratado el módulo de CRM-MARKETING de

Serauto.

Se añade a la ventana de Mailing un filtro para poder segmentar los clientes de la base de datos en los que

tienen el consentimiento firmado de los que no.

14

Una vez obtenido el listado de los clientes se posibilita el envío a dicho listado de un mail masivo, pudiendo

incluir archivos adjuntos.