ADAPTACIÓN SAP HCM: CONVENIO DE OFICINAS … · SAP está implantado en más de 50 países, por lo...

ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIERÍA (ICAI)

INGENIERO TÉCNICO EN INFORMÁTICA DE GESTIÓN

ADAPTACIÓN SAP HCM: CONVENIO DE OFICINAS Y DESPACHOS

Autor: Miguel Ángel Santos Hidalgo Director: Israel Alonso Martínez

Madrid Julio 2012

Proyecto realizado por el alumno/a:

Miguel Ángel Santos Hidalgo

Fdo.: …………………… Fecha: ……/……/……

Autorizada la entrega del proyecto cuya información no es de carácter confidencial

EL DIRECTOR DEL PROYECTO

Israel Alonso Martínez

Fdo.: …………………… Fecha: ……/……/……

Vº Bº DEL COORDINADOR DE PROYECTOS

Israel Alonso Martínez

Fdo.: …………………… Fecha: ……/……/……

ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIERÍA (ICAI)

INGENIERO TÉCNICO EN INFORMÁTICA DE GESTIÓN


Autor: Miguel Ángel Santos Hidalgo Director: Israel Alonso Martínez

Madrid Julio 2012

AGRADECIMIENTOS Quisiera mostrar mi agradecimiento: Al director y coordinador de proyecto por la ayuda recibida. A mis padres, Miguel Ángel y Rosalía por haberme dado la vida y por estar siempre ahí. A mi hermana Ana Belén, por todo. Y sobre todo a mis tres soles, mi hija Paula, mi hija Celia y mi esposa Esther, por ser la luz que me ilumina cada día.

I


Autor: Miguel Ángel Santos Hidalgo. Director de proyecto: Israel Alonso Martínez. Coordinador del proyecto: Israel Alonso Martínez.

RESUMEN El desarrollo de este proyecto surge a partir de la idea propuesta por el responsable de un

departamento de recursos humanos, especializado en la implantación de aplicaciones ERP's (en inglés Enterprise Resource Planning). Un ERP es un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales que engloba los procesos de negocio relacionados con la misma actividad empresarial. A lo largo de los proyectos de implantación ejecutados, se observa que muchas de las tareas terminan por ser comunes, así cómo qué ciertos requisitos podrían estandarizarse, diseñando y configurando el sistema de acuerdo a unas reglas comunes, objetivas y recogidas en la normativa vigente. De esta forma se consigue no "inventar la rueda" en cada proyecto, minorar el coste de integración de la aplicación y hacer más accesible las nuevas tecnologías a los clientes cuya actividad empresarial es similar.

La principal fuente de información en cuanto a la gestión del capital humano de las empresas de ámbito privado, reside en los convenios colectivos (las empresas de carácter público se regulan por el Estatuto Básico del Empleado Público principalmente), y en la normativa estatal aplicable a todas las empresas, en especial la referente a cotizaciones a la seguridad social y al pago de impuestos.

Con este motivo, se propone estudiar los convenios colectivos de ámbito nacional, y realizar las modificaciones y desarrollos en un sistema ERP de gestión de recursos humanos, para incluir todos los requisitos recogidos en uno de los convenios, en concreto el Convenio de Oficinas y Despachos aprobado para la Comunidad de Madrid.

PALABRAS CLAVE Gestión de recursos humanos, SAP, ERP, cálculo y pago de nómina, datos maestros,

convenio colectivo, seguros sociales, TC1, modelo 190, IRPF.

INTRODUCCIÓN La idea que se persigue con la realización de la aplicación, es completar los datos maestros y

los procesos recogidos en un ERP, dando cobertura a las necesidades incluidas en un convenio colectivo. El ERP elegido para ser configurado y desarrollado es la aplicación de SAP HCM 6.0.

En la actualidad, SAP es la empresa que está liderando el mercado de los sistemas de información gerencial (sistemas informáticos de apoyo para la toma de decisiones, gestión de recursos y aplicaciones de gestión de personal, gestión de proyectos, aplicaciones para la formación empresarial, etc.), especialmente el nicho de los ERP. Los sistemas de planificación

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de recursos de la empresa (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning), son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchos de los procesos de negocio relacionados con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Las múltiples soluciones que SAP ha desarrollado, le han permitido convertirse en la referencia de las nuevas aplicaciones empresariales.

La principal razón del éxito de SAP, es que se trata de un software empresarial de aplicaciones estándar, que puede configurarse en múltiples áreas de negocio y que se adapta a necesidades específicas de cada empresa. Con el fin de dar un soporte a estas necesidades, SAP incluye un gran número de procesos y funciones empresariales estandarizadas, pero también ofrece flexibilidad para adaptarse a los cambios y evoluciones de las empresas.

En este sentido, y de forma más particular en el módulo HCM de Gestión de Recursos Humanos (en inglés, Human Capital Management), SAP incluye los procesos que permiten a una empresa la gestión del capital humano. Sin embargo, es necesario realizar las adaptaciones necesarias, para indicar al sistema qué y cómo debe realizar esos procesos. Para ello es fundamental cumplir la normativa y legislación vigente, y dar cobertura a las regulaciones y reglamentaciones recogidas en los distintos convenios colectivos. Todas estas reglas no se incluyen en el producto de forma estándar. Este hecho, supone a las empresas la necesidad de contratar los servicios de una empresa de consultoría experta en SAP, para acometer las tareas de configuración y adaptación de la aplicación. Estos proyectos conllevan un alto coste en horas de consultoría, además del coste humano que supone tener que poner a disposición del proyecto, el capital humano interno necesario para las fases de análisis, implantación, pruebas y puesta en productivo del nuevo sistema.

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO La metodología empleada para desarrollar el proyecto fue el modelo lineal o encascada, en el

cual, a la finalización de una fase comienza la siguiente, tomando comodatos de entrada los resultados de la fase anterior. En cada fase se introduce más detalle, hasta obtener un código ejecutable.

En primer lugar, se ha realizado un estudio de los principales convenios colectivos:

– Convenio de hostelería y actividades turísticas. – Convenio general de trabajo de la industria textil y de la confección. – Convenio general del sector de la construcción. – Convenio de oficinas y despachos.

Finalmente, se ha optado por el desarrollo del convenio de oficinas y despachos, en concreto el aprobado para la Comunidad de Madrid. Los principales aspectos que se han tenido en cuenta para dicha decisión son:

Número de empresas acogidas a dichos convenios. Datos y procesos de gestión recogidos en los convenios. Validez para empresas tanto de ámbito privado, cómo público.

En segundo lugar, se han analizado las aplicaciones ERP's más importantes: Peoplesoft de Oracle, Peoplenet de Meta4, HCP de SAP. La aplicación elegida para realizar el proyecto ha sido el ERP de SAP. Los motivos que han favorecido la toma de esta decisión, han sido principalmente:

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En la actualidad, SAP es una de las aplicaciones más demandadas e implantadas en el mercado.

Los procesos de negocio que incluye, entre otros son: la gestión financiera, la gestión logística, la gestión de materiales y la gestión de recursos humanos.

SAP está implantado en más de 50 países, por lo que la aplicación está dotada de gran diversificación funcional. Esta cobertura la consigue mejorando constantemente sus productos y ofreciendo unos servicios de alta calidad.

Los procesos son configurables y adaptables a las necesidades de negocio de cada empresa. SAP pone a disposición de los clientes, el entorno de desarrollo para generar nuevos procesos, programas y rutinas a medida.

Una vez conocido el mapa de requerimientos establecido en el convenio colectivo y elegida la aplicación ERP para su implantación, se realizan los desarrollos y parametrizaciones necesarias, utilizando el sistema de desarrollo que SAP pone a disposición de los clientes al adquirir la aplicación.

RESULTADOS El resultado final de todo el proceso descrito anteriormente son dos órdenes de transporte que

podrán ser instaladas en los clientes que dispongan de una licencia de SAP HCM. A continuación se muestran algunas imágenes de la aplicación terminada y se explica su funcionamiento de forma resumida.

En la Figura 1 que se visualiza a continuación se observan los procesos administrativos configurados que permiten gestionar a los empleados:

Figura 1. Programa de medidas de personal.

En la Figura 2 y 3 se muestra la estructura de empresa y de personal diseñada para gestionar la plantilla de personal:

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Figura 2. Divisiones y subdivisiones de personal creadas.

Figura 3. Grupos y áreas de personal creados.

La Figura 4 muestra los datos del convenio colectivo de oficinas y despachos, grupos los grupos y subgrupos profesionales, área geográfica de aplicación, los importes económicos:

Figura 4. Grupos y subgrupos profesionales.

La Figura 5 muestra un ejemplo del recibo de salarios con un cálculo de nómina realizado a un empleado ficticio:

Figura 5. Ejemplo de un recibo de salarios.

Los trabajos realizados permiten gestionar toda la vida administrativa de cualquier empleado contratado bajo las condiciones del convenio colectivo de oficinas y despachos. El ciclo de vida abarca tanto la creación del puesto de trabajo, cómo la contratación del empleado, el pago de su nómina, su relación con otros organismos públicos hasta la baja o la finalización del contrato.

V

CONCLUSIONES Se ha logrado desarrollar y parametrizar una aplicación SAP que englobe la mayoría de

elementos recogidos en el convenio colectivo de oficinas y despachos de la comunidad de Madrid, aportando a las empresas una herramienta imprescindible para la gestión del capital humano en todo su conjunto: la gestión del organigrama y los puestos de trabajo, control de la vida administrativa de los trabajadores, pago de nómina y el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social y el pago de impuestos.

La implantación del ERP ya configurado, aportará cómo valor añadido, el proceso de toda la información de forma centralizada y bajo la premisa de "dato único". La información que aportará el ERP, será una herramienta fundamental para la toma de decisiones.

Todos los requisitos y objetivos planteados han podido ser satisfechos y las funcionalidades que se han planificado se han llevado a cabo con éxito.

REFERENCIAS [BARR01] Jesús Barranco de Areba, “Metodología del análisis estructurado de

sistemas”, Publicaciones de la Universidad Pontificia Comillas, Madrid 2001.

[HIJO06] Raquel Hijón Neira, "Programación en ABAP/4 para SAP R/3", Publicaciones de la Universidad Pontificia Comillas, Madrid 2006.

[HERN00] José Antonio Hernández, "Manual de SAP R/3", McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000

[HERN00] José Antonio Hernández, "Implementación de SAP R/3", McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000

[WWW001] http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/en/e0/71369adc56d11195100 060b03c6b76/frameset.htm. Última visita Mayo 2012.

[WWW002] http://www.madrid.org/cs/Satellite?blobcol=urlordenpdf&blobhe ader=application%2Fpdf&blobkey=id&blobtable=CM_Orden_BOCM&blobwhere=1142600033759&ssbinary=true

VII

SAP HCM ADAPTATION: BUREAUS AND OFFICES AGREEMENT

Author: Miguel Ángel Santos Hidalgo. Project Manager: Israel Alonso Martínez. Project Coordinator: Israel Alonso Martínez.

ABSTRACT The conception of this project stems from the idea proposed by the human resources

department director, specialized in the implementation of ERP applications (in English Enterprise Resource Planning). An ERP system is an enterprise resource planning that encompasses the corporative processes related to the same business. Throughout others implantation projects executed, it is noted that lots of the tasks end up being common, and that certain requirements could be standardized, designing and configuring the system according to common and objective rules collected in current regulations. With this project is achieved not "reinvent the wheel" in each project, lessen the cost of application integration and making new technologies more accessible to customers whose business is similar.

The main source of information about human capital management of privately held companies, lies in collective agreements (public companies are mainly regulated by the Civil Service Basic Statute), and in the applicable state regulations to all companies, especially regarding social security contributions and taxes.

For this reason, it is proposed to study the state collective agreements, and make the changes and developments in the ERP human resource management system, to include all the requirements under one of them, in particular the Agreement of Offices and Bureaus approved for the Community of Madrid.

KEY WORDS Human capital management, SAP, ERP, payroll, master data, collective agreement, social

insurance, TC1, 190 model, IRPF.

INTRODUCTION The idea pursued by the performance of the application is complete master data and

processes collected in an ERP, covering the needs included in a collective agreement. The ERP chosen to be configured and developed is SAP HCM 6.0 application.

Nowadays, SAP is the company that is leading the market for management information systems (IT systems to support decision-making, resource management and personnel management applications, project management, business applications training, etc.), especially the ERPs niche. The company ERP systems (in English ERP, Enterprise Resource Planning), are information management systems which integrate and automate many of the business processes

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related with the company operational and productive aspects. The multiple solutions developed by SAP, has enabled it to become reference of the new business applications.

The main reason for SAP success is that it is business software of standard applications, which can be configured on multiple business areas adapted to the specific needs of each company. In order to give support to these needs, SAP includes a large number of standardized business processes and functions, but also provides the flexibility to adapt to changes and evolutions of the companies.

In this sense, and particularly in the HCM module (in English, Human Capital Management), SAP includes processes which allow the company the human capital management. However, it is necessary implement the adjustments, to indicate to the system "what" and "how" should be realized these processes. For this it is essential meet the current regulations and legislation, and provides coverage to the rules and regulations collected in several collective agreements. All these rules are not included in the product as standard. This fact implies for the companies the need of hiring the services of a consultancy company expert in SAP, for carrying out the configuration and adaptation tasks of the application. These projects carry a high cost in consultancy hours, in addition to the cost of the internal human capital of the company needed for the phases of analysis, implementation, testing and commissioning of the new production system.

DESCRIPTION OF WORK The methodology used to develop the project has been linear or waterfall model, in which

upon completion of the next phase begins, taking as input the results of previous phase. In each phase is introduced more detail, until obtain an executable code.

First, it has been made a study of the major collective agreements:

– Collective agreement for hotel and tourist activities. – Collective labor agreement for the textile and clothing. – Agreement for the construction sector. – Agreement of office and bureaus.

Finally, it was decided to develop the agreement of offices, specifically approved for the Community of Madrid. The main issues have been taken into account for these decisions are:

Number of companies covered by these agreements. Data and management processes contained in the agreements. Validity for both private sector companies, and public.

Second, it has been analyzed the major ERP applications: Peoplesoft Oracle, Meta4PeopleNet and SAP HCP. The application chosen for the project has been the SAP ERP. The reasons that have favored making this decision, have been mainly:

Currently, SAP is a most demanding application and implanted in the market. Business process that includes, among others are: financial management, logistics

management, materials management and human resource management. SAP is implemented in over 50 countries, so that the application is provided with great

functional diversification. This coverage gets her constantly improving their products and offering high quality services.

IX

Processes are configurable and adaptable to each company's business needs. SAP makes available to customers, the development environment to generate new processes, programs and routines.

Once the map of requirements established by collective agreement has been known and ERP application has been chosen for implementation, developments and necessary settings are made using SAP development system.

RESULTS Results of the process described above are two orders of transportation that can be installed

on clients who have a SAP HCM license. Below are some application images and explains a summary of its operation.

In Figure 1 is shown below that observed configured administrative processes that allow employees manage:

Figure 1. Personnel actions program.

Figure 2 and 3 show company and personnel structure designed to manage the staffing:

Figure 2. Staff divisions and subdivisions created.

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Figure 3. Groups and personnel areas created.

Figure 4 shows the data of the collective agreement of offices, sub groups and professional groups, application geographical area, the economic costs:

Figure 4. Professional groups and subgroups.

Figure 5 shows an example of a fictitious employee payroll receipt:

Figure 5. Payroll receipt example.

The work carried allows managing all administrative life of any employee hired under the collective agreement of offices terms. The life cycle includes both the creation of positions, such as hiring the employee, the payment of their salary, their relationship with other government agencies, until employee fired or completion of contract.

CONCLUSIONS It has managed to develop and parameterize a SAP application that encompasses most

elements contained in the collective agreement of offices of the Community of Madrid, providing companies a tool for human capital management across a whole: organizational structure and positions management, control of workers administrative life, payroll and compliance obligations of social assurance and taxes.

The implementation of ERP already configured, will provide how added value, process all information centrally and under the premise of "single data". The information that provides the ERP will be an essential tool for decision making.

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All requirements and objectives have been satisfied and the features that are planned have been carried out.

REFERENCES [BARR01] Jesús Barranco de Areba, “Metodología del análisis estructurado de

sistemas”, Publicaciones de la Universidad Pontificia Comillas, Madrid 2001.


[HERN00] José Antonio Hernández, "Manual de SAP R/3",McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000

[HERN00] José Antonio Hernández, "Implementación de SAP R/3",McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000



XIII

Lista de figuras. Figura 1. Fase de la metodología en cascada o modelo convencional. ............................ 4 Figura 2. Principales módulos de SAP. ............................................................................ 9 Figura 3. Módulos objeto de este proyecto (sombreado naranja). ................................. 10 Figura 4. Pantalla de entrada al sistema. ........................................................................ 13 Figura 5. Representación de la futura estructura organizativa. ...................................... 19 Figura 6. Componentes de una estructura organizativa y su interrelación. .................... 32 Figura 7. Principales componentes de SAP. ................................................................... 39 Figura 8. Entornos habituales en una implantación. ...................................................... 40 Figura 9. Representación de los distintos componentes hardware. ................................ 42 Figura 10. Herramienta de acceso a SAP. ........................................................................ 43 Figura 11. Pantalla de entrada a SAP. .............................................................................. 43 Figura 12. Menú de usuario estándar. .............................................................................. 44 Figura 13. Herramienta que gestiona las órdenes de transporte. ...................................... 45 Figura 14. Herramienta de configuración. ........................................................................ 46 Figura 15. Transacción SM30. ......................................................................................... 46 Figura 16. Datos informativos asociados a cada sociedad financiera. ............................. 47 Figura 17. Datos adicionales de dirección para cada división. ........................................ 49 Figura 18. Registro de gestión para cada área de nómina. ............................................... 51 Figura 19. Árbol de decisión que permite proponer un área de nómina. ......................... 52 Figura 20. Datos asociados a cada forma de pago. .......................................................... 53 Figura 21. Datos necesarios para definir un banco. ......................................................... 54 Figura 22. Definición de los bancos pagadores de nómina. ............................................. 55 Figura 23. Árbol de decisión que permite proponer el banco pagador. ........................... 56 Figura 24. Árbol de decisión que permite proponer un horario de trabajo. ..................... 66 Figura 25. Pantalla para la ejecución de las medidas de personal. ................................... 70 Figura 26. Contenido del infotipo 1000. .......................................................................... 73 Figura 27. Contenido del infotipo 1001. .......................................................................... 74 Figura 28. Contenido del infotipo 1002. .......................................................................... 74 Figura 29. Contenido del infotipo 1028. .......................................................................... 75 Figura 30. Contenido del infotipo 1008. .......................................................................... 75 Figura 31. Contenido del infotipo 1013. .......................................................................... 76 Figura 32. Programa para crear objetos de la estructura. ................................................. 78 Figura 33. Programa para actualizar los datos maestros por objeto. ................................ 78 Figura 34. Programa para actualizar los datos maestros por infotipo. ............................. 79 Figura 35. Contenido del infotipo 0000. .......................................................................... 79 Figura 36. Contenido del infotipo 0001. .......................................................................... 80

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Figura 37. Contenido del infotipo 0009. .......................................................................... 80 Figura 38. Contenido del infotipo 0016. .......................................................................... 81 Figura 39. Programa para ejecutar medidas de personal. ................................................. 81 Figura 40. Ejemplo de propuesta automática de datos en el infotipo 0000. ..................... 82 Figura 41. Secuencia de pantallas de una medida de personal. ........................................ 83 Figura 42. Programa para actualizar datos maestros por empleado. ................................ 84 Figura 43. Contenido del infotipo 0008. .......................................................................... 86 Figura 44. Contenido del infotipo 0061. .......................................................................... 87 Figura 45. Contenido del infotipo 0062. .......................................................................... 87 Figura 46. Contenido del infotipo 2001. .......................................................................... 88 Figura 47. Contenido del infotipo 0092. .......................................................................... 88 Figura 48. Control de importe máximo concedido para un anticipo. ............................... 91 Figura 49. Ejemplo del recibo de salarios. ....................................................................... 92 Figura 50. Programa que obtiene el fichero AFI. ............................................................. 93 Figura 51. Programa que genera los apuntes contables. ................................................... 96 Figura 52. Ejemplo del log generado por el proceso contable. ........................................ 97 Figura 53. Ejemplo de los documentos contables generados. .......................................... 97 Figura 54. Detalle del contenido de los documentos contables. ...................................... 97 Figura 55. Programa que genera las transferencias. ......................................................... 98 Figura 56. Resultado de la ejecución de un proceso de transferencias. ........................... 99 Figura 57. Programa que genera el disquete bancario. ..................................................... 99 Figura 58. Informe resumen del contenido de un fichero de transferencias. ................. 100 Figura 59. Programa que genera los pagos por cheque en papel. .................................. 100 Figura 60. Informe resumen del contenido de un cheque en papel. ............................... 101 Figura 61. Programa para la descarga de los disquetes bancarios. ................................. 101 Figura 62. Ejemplo de un disquete bancario generado. ................................................. 102 Figura 63. Ejemplo del contenido de un disquete bancario. .......................................... 102 Figura 64. Programa que gestiona los pagos en efectivo. .............................................. 102 Figura 65. Ejemplo de un fichero FAN. ......................................................................... 103 Figura 66. Ejemplo de informe TC1 .............................................................................. 104 Figura 67. Programa para la generación de los seguros sociales. .................................. 105 Figura 68. Programa que genera el modelo 190. ............................................................ 106 Figura 69. Opciones del programa que genera el modelo 190. ...................................... 106 Figura 70. Ejemplo de un certificado de retenciones. .................................................... 107 Figura 71. Fichero generado para el modelo 190 de Hacienda. ..................................... 107 Figura 72. Ejemplo del contenido de un modelo 190..................................................... 108 Figura 73. Tabla estándar de grupos y subgrupos profesionales. ................................... 109 Figura 74. Grupos y subgrupos profesionales del convenio colectivo. .......................... 110

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Figura 75. Nueva tabla para almacenar grupos profesionales. ....................................... 110 Figura 76. Nueva tabla para almacenar grupos profesionales. ....................................... 111 Figura 77. Campos adicionales añadidos en la pantalla de devengos. ........................... 114 Figura 78. Herramienta de implementación de BADI's. ................................................ 115 Figura 79. Implementación del control de cuotas de anticipos. ..................................... 115 Figura 80. Código ABAP que controla no superar el límite de anticipos. ..................... 117 Figura 81. Devengos mensuales de un empleado titulado de grado superior. ............... 117 Figura 82. Mensaje de error al grabar un anticipo superior al tope. ............................... 118 Figura 83. Menú básico de SAP. .................................................................................... 118 Figura 84. Herramienta de creación de roles y perfiles de SAP. .................................... 119 Figura 85. Detalle del menú de usuario del gestor de estructura organizativa. .............. 121 Figura 86. Detalle del menú de usuario del gestor de personal. ..................................... 121 Figura 87. Detalle del menú de usuario del gestor de nómina. ...................................... 122 Figura 88. Definición del fichero R para las órdenes de transporte. .............................. 125 Figura 89. Pasos a seguir para liberar una orden de transporte de SAP. ........................ 126 Figura 90. Ficheros Cofiles generados al liberar una orden de transporte. .................... 126 Figura 91. Ficheros Data generados al liberar una orden de transporte ......................... 126 Figura 92. Herramienta para ejecutar módulos de funciones. ........................................ 127 Figura 93. Datos necesarios para subir ficheros al servidor de SAP. ............................. 127 Figura 94. Ejemplo de la aplicación de transportes de órdenes. .................................... 127 Figura 95. Principales módulos de recursos humanos. .................................................. 131 Figura 96. Listado de algunos convenios colectivos. ..................................................... 132 Figura 97. Diagrama de Gantt de la planificación seguida. ........................................... 137 Figura 98. Resumen del trabajo realizado. ..................................................................... 138 Figura 99. Perfiles utilizados en el proyecto. ................................................................. 139 Figura 100. Opción de menú de usuario para crear posiciones. ....................................... 140 Figura 101. Opción de menú de usuario para gestionar empleados. ................................ 140 Figura 102. Opción de menú de usuario para calcular nóminas. ..................................... 141 Figura 103. Opción de menú de usuario para el pago de nómina. ................................... 142 Figura 104. Opción de menú de usuario para generar los discos bancarios. .................... 142 Figura 105. Opción de menú de usuario para descargar los discos bancarios. ................ 143 Figura 106. Opción de menú de usuario para generar la contabilidad. ............................ 143 Figura 107. Opción de menú de usuario para obtener los seguros sociales. .................... 144 Figura 108. Opción de menú de usuario para el pago de impuestos. ............................... 145

XVII

Lista de tablas Tabla 1. Resumen de objetivos. .................................................................................... 13 Tabla 2. Resumen de los requisitos del proyecto. ......................................................... 17 Tabla 3. Resumen de conceptos de nómina de devengos. ............................................ 30 Tabla 4. Resumen de conceptos de nómina de descuentos. .......................................... 30 Tabla 5. Sociedades financieras creadas. ...................................................................... 47 Tabla 6. Sociedades de control de costes creadas. ........................................................ 48 Tabla 7. Divisiones de personal. ................................................................................... 49 Tabla 8. Subdivisiones de personal. .............................................................................. 49 Tabla 9. Grupos de personal. ........................................................................................ 50 Tabla 10. Áreas de personal ............................................................................................ 50 Tabla 11. Áreas de nómina. ............................................................................................ 51 Tabla 12. Vías de pago de nómina. ................................................................................. 53 Tabla 13. Vías de pago definidas para Recursos Humanos. ........................................... 54 Tabla 14. Código de actividades económicas. ................................................................ 56 Tabla 15. Porcentajes de cotización de IMS e IT. .......................................................... 57 Tabla 16. Porcentajes de cotización régimen general. .................................................... 57 Tabla 17. Descripción de cuentas de cotización. ............................................................ 58 Tabla 18. Descripción de cuentas de cotización. ............................................................ 58 Tabla 19. Convenio colectivo. ........................................................................................ 59 Tabla 20. Localización del convenio colectivo. .............................................................. 59 Tabla 21. Propuesta de convenio y localización por estructura de personal. .................. 60 Tabla 22. Agrupaciones de categorías por estructura de personal. ................................. 60 Tabla 23. Grupos y subgrupos profesionales .................................................................. 61 Tabla 24. Grupos profesionales. ..................................................................................... 62 Tabla 25. Subgrupos profesionales. ................................................................................ 63 Tabla 26. Agrupador de horarios por estructura de empresa. ......................................... 63 Tabla 27. Agrupador de calendario de festivos por estructura de empresa. ................... 64 Tabla 28. Agrupación de planes de horario por estructura de personal. ......................... 65 Tabla 29. Planes de horario de trabajo teórico. ............................................................... 65 Tabla 30. Agrupador de clases de absentismo por estructura de empresa. ..................... 66 Tabla 31. Características de los tipos de absentismos. ................................................... 67 Tabla 32. Medida de personal e infogrupos. ................................................................... 68 Tabla 33. Definición de medidas de personal y motivos. ............................................... 69 Tabla 34. Asignación de las medidas en el menú de actualización. ............................... 70 Tabla 35. Grupos de información requeridos para cada medida. .................................... 71 Tabla 36. Listado de conceptos de nómina y su definición. ........................................... 73

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Tabla 37. Grupos de información activados para cada objeto de la estructura. .............. 77 Tabla 38. Grupos de información requeridos para cada objeto de la estructura ............. 77 Tabla 39. Funcionalidad asociada a los botones de la aplicación. .................................. 84 Tabla 40. Agrupador definido para la propuesta de conceptos de nómina. .................... 85 Tabla 41. Conceptos de nómina propuestos. ................................................................... 85 Tabla 42. Propuesta de cuentas de cotización. ................................................................ 86 Tabla 43. Métodos de devengo del cálculo de antigüedad. ............................................ 89 Tabla 44. Símbolos asociados al método de cómputo de antigüedad. ............................ 89 Tabla 45. Impacto de las medidas de personal sobre la antigüedad. .............................. 90 Tabla 46. Procedimientos para el cálculo de antigüedad. ............................................... 90 Tabla 47. Propuesta del procedimiento para el cálculo de la antigüedad. ...................... 90 Tabla 48. Clases de anticipos de nómina. ....................................................................... 91 Tabla 49. Cuentas simbólicas para imputación contable. ............................................... 94 Tabla 50. Cuentas para la imputación del gasto. ............................................................. 94 Tabla 51. Asignación de cuentas simbólicas a cuentas financieras. ............................... 95 Tabla 52. Asociación de cuentas simbólica a concepto de nómina. ............................... 96 Tabla 53. Datos fiscales asociados a las personas jurídicas para Hacienda. ................. 109 Tabla 54. Datos adicionales asociados a las personas jurídicas. ................................... 109 Tabla 55. Tabla ampliada de grupos profesionales. ...................................................... 111 Tabla 56. Tabla ampliada de subgrupos profesionales. ................................................ 112 Tabla 57. Listado de pruebas unitarias realizadas......................................................... 123 Tabla 58. Definición del fichero K para las órdenes de transporte. .............................. 125 Tabla 59. Estimación de esfuerzos. ............................................................................... 139

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Índice de la memoria 1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 1

1.1 Importancia de las TIC ................................................................................................... 1 1.2 Evolución de los departamentos de Recursos Humanos ................................................ 2 1.3 ERP (Enterprise Resource Planning) ............................................................................. 2 1.4 Motivación y objetivos .................................................................................................... 3 1.5 Metodología a utilizar .................................................................................................... 4 1.6 Estudio de tecnologías existentes ................................................................................... 6

1.6.1. SAP Business All-in-one .................................................................................. 6 1.6.2. Meta4 peoplenet ................................................................................................ 7 1.6.3. Peoplesoft de Oracle ......................................................................................... 7 1.6.4. Microsoft Dynamics AX ................................................................................... 8

1.7 SAP HCM 6.0 ................................................................................................................. 8

2. DESARROLLO DEL SISTEMA ................................................................ 11 2.1 Identificación de necesidades ....................................................................................... 11

2.1.1. Antecedentes ................................................................................................... 11 2.1.2. Objetivos del sistema ...................................................................................... 12 2.1.3. Alcance del sistema ......................................................................................... 13 2.1.4. Usuarios finales ............................................................................................... 14 2.1.5. Restricciones ................................................................................................... 15

2.2 Análisis de requisitos .................................................................................................... 15 2.2.1. Lista de Requisitos .......................................................................................... 16

2.3 Estudio de la arquitectura ............................................................................................ 39 2.3.1. Introducción .................................................................................................... 39 2.3.2. Alternativas de Hardware ............................................................................... 39 2.3.3. Alternativas de Software ................................................................................. 41 2.3.4. Órdenes de transporte ..................................................................................... 44

2.4 Diseño externo y diseño interno ................................................................................... 45 2.4.1. Introducción .................................................................................................... 45 2.4.2. Sociedades Financieras ................................................................................... 47 2.4.3. Sociedades de Controlling .............................................................................. 48 2.4.4. Estructura de empresa ..................................................................................... 48 2.4.5. Estructura de personal ..................................................................................... 50 2.4.6. Áreas de nómina ............................................................................................. 51 2.4.7. Vías de pago .................................................................................................... 53 2.4.8. Cuentas de cotización ..................................................................................... 56

XX

2.4.9. Convenio colectivo, grupos y categorías profesionales .................................. 59 2.4.10. Reglas de gestión, agrupaciones homogéneas ................................................ 63 2.4.11. Actos administrativos ...................................................................................... 67 2.4.12. Conceptos de nómina ...................................................................................... 71 2.4.13. Grupos de información gestión de organización ............................................ 73 2.4.14. Mantenimiento de objetos de gestión de organización ................................... 76 2.4.15. Grupos de información administración de personal ....................................... 79 2.4.16. Mantenimiento del expediente administrativo ................................................ 81 2.4.17. Grupos de información cálculo de nómina ..................................................... 84 2.4.18. Proceso de alicuotación................................................................................... 91 2.4.19. Recibo de salarios ........................................................................................... 92 2.4.20. Generación del fichero AFI ............................................................................ 92 2.4.21. Apuntes contables y cuadre de nómina ........................................................... 93 2.4.22. Generación de transferencias .......................................................................... 98 2.4.23. Seguros sociales ............................................................................................ 103 2.4.24. Modelo 190 ................................................................................................... 105

2.5 Programación ............................................................................................................. 109 2.5.1. Ampliación de textos de grupo y subgrupo profesional ............................... 109 2.5.2. Ampliación de la pantalla 0008 – Emolumentos básicos. ............................ 112 2.5.3. Control de anticipos reintegrables ................................................................ 114

2.6 Menú de usuario ......................................................................................................... 118 2.6.1. Menú de usuario estándar ............................................................................. 118 2.6.2. Perfiles de autorización ................................................................................. 119 2.6.3. Menús de usuario .......................................................................................... 121

3. PRUEBAS ................................................................................................... 123 4. IMPLANTACIÓN ...................................................................................... 125

4.1 Descarga de las órdenes de transporte ...................................................................... 125

5. CONCLUSIONES. ..................................................................................... 129 6. FUTUROS DESARROLLOS. ................................................................... 131

6.1 Implantación de otros módulos de SAP. ..................................................................... 131 6.2 Implantación de los requisitos de otros convenios colectivos. ................................... 132 6.3 Cloud computing. ........................................................................................................ 132 6.4 Portal del empleado. ................................................................................................... 133

7. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................ 135 8. ANEXOS ..................................................................................................... 137

8.1 Planificación y Valoración Económica ...................................................................... 137 8.1.1. Planificación. ................................................................................................ 137

XXI

8.1.2. División del trabajo. ...................................................................................... 138 8.1.3. Organigrama. ................................................................................................ 139 8.1.4. Presupuesto. .................................................................................................. 139

8.2 Manual de usuario. ..................................................................................................... 140 8.2.1. Alta de Posiciones. ........................................................................................ 140 8.2.2. Alta de empleados. ........................................................................................ 140 8.2.3. Proceso de cálculo de nómina. ...................................................................... 141 8.2.4. Proceso de pago de nómina........................................................................... 141 8.2.5. Proceso contable. .......................................................................................... 143 8.2.6. Generación del fichero para Seguridad Social. ............................................. 144 8.2.7. Generación del modelo 190. ......................................................................... 144

Adaptación SAP para convenio Oficinas y Despachos

INTRODUCCIÓN

1

1. INTRODUCCIÓN

El desarrollo de este proyecto surge a partir de la idea propuesta por el responsable de un departamento de recursos humanos, especializado en la implantación de aplicaciones ERP's1 (en inglés Enterprise Resource Planning). A lo largo de los proyectos de implantación ejecutados, se observa que muchas de las tareas terminan por ser comunes, así cómo qué ciertos requisitos podrían estandarizarse, diseñando y configurando el sistema de acuerdo a unas normativas comunes, objetivas y recogidas en la normativa vigente. De esta forma se consigue no "inventar la rueda" en cada proyecto, minorar el coste de integración de la aplicación y hacer más accesible las nuevas tecnologías a los clientes cuya actividad empresarial es similar.

La principal fuente de información en cuanto a la gestión del capital humano de las empresas de ámbito privado, reside en los convenios colectivos (las empresas de carácter público se regulan por el Estatuto Básico del Empleado Público principalmente), y en la normativa estatal aplicable a todas las empresas, en especial la referente a cotizaciones a la seguridad social y al pago de impuestos.

Con éste motivo, se propone estudiar los convenios colectivos de ámbito nacional, y realizar las modificaciones y desarrollos en un sistema ERP de gestión de recursos humanos, para incluir todos los requisitos recogidos en dicho convenio.

1.1 Importancia de las TIC

Las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) toman gran importancia a finales del siglo XX, debido principalmente a la aparición de los teléfonos móviles, la televisión y sobre todo internet. Hace unos años el término TIC se usaba para definir nuevas tecnologías. Sin embargo, hoy en día, el concepto de las TIC ya no se referencia como "novedades" tecnológicas sino que se percibe por las organizaciones empresariales como un elemento fundamental para el desarrollo profesional de la actividad de la empresa. En cuanto a los recursos humanos, las TIC adquieren especial importancia ya que su uso favorece el incremento de la producción de los trabajadores. La utilización de las TIC permite a los empresarios transformar los "datos" en "información", lo que ayuda a los responsables en la toma de decisiones.

Los rápidos avances de la tecnología de la información, así como el crecimiento en el uso de internet, han provocado un cambio en la manera tradicional del desarrollo de la actividad empresarial. Este hecho provoca que las empresas que quieran hacer frente a un entorno económico en continua evolución deban aplicar estas tecnologías. La presión por la competitividad y la obtención de mejoras productivas obliga a las Pymes a tomar conciencia de la necesidad de aplicar las TIC a sus negocios.

1 Sistemas de planificación de recursos empresariales.


INTRODUCCIÓN

2

1.2 Evolución de los departamentos de Recursos Humanos

El departamento de Recursos Humanos, ha pasado de verse como un simple "departamento de personal", a constituir un área que desempeña un papel fundamental en la compañía centrado en:

• Promover la fidelización del talento. • Gestionar por competencias, adecuando los perfiles profesionales al puesto laboral

desempeñado. • Realizar la evaluación del desempeño, gestionar y valorar la productividad con

criterios objetivos. • Mejorar la comunicación interna a todos los niveles. • Realizar los planes de formación y aprendizaje necesarios para mejorar la

competitividad.

La mejor herramienta que aportan las TIC para la gestión de los recursos humanos es un ERP, aplicación software que da cobertura a los procesos más relevantes:

• Selección de personal • Formación y evaluación de la plantilla • Cálculo de nómina

1.3 ERP (Enterprise Resource Planning)

Son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchos de los procesos de negocio asociados con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Se caracterizan porque tratan de dar cobertura a todas las necesidades de información de la organización, pudiendo adaptar el sistema a las necesidades concretas de una empresa. De esta manera se consigue mejorar los procesos en distintas áreas: financiera, de operaciones, marketing, logística, comercial, recursos humanos, etc. Éste proyecto se centrará en el área de los recursos humanos.

Las aplicaciones ERP tienen un carácter modular que permite a cada empresa adquirir las partes de la aplicación que considere necesarias o interesantes para su negocio. Dado que un ERP tiene la capacidad de adaptarse a lo largo del tiempo a las necesidades particulares y cambiantes de cada negocio, permite el crecimiento del sistema con el paso del tiempo.

Los puntos débiles de un ERP, por mencionar alguno, son:

• El sistema adquirido contiene procesos básicos de gestión válidos, si bien se requiere adecuar su funcionamiento a las necesidades particulares de la empresa, a las normativas reguladas en la Ley vigente, en función del tipo de negocio al que se dedica la empresa.

• Son sistemas rígidos y difíciles de adaptar, no se permiten llevar a cabo cambios en el núcleo del producto ya que este hecho impediría realizar con facilidad y garantía de funcionamiento, tanto actualizaciones por cambio de versión, como la inclusión de mejoras funcionales facilitadas por el proveedor del software.

• Altos costes de implantación de las adaptaciones sobre el sistema base.


INTRODUCCIÓN

3

Las principales ventajas de un ERP son:

• Las aplicaciones se construyen bajo estándares o mejores prácticas empresariales, incluso a nivel mundial.

• En el mercado existen herramientas para dar respuesta a cada tipo de empresa. • Los ERP son modulares lo que permite que cada organización instale y configure el

módulo o los módulos que necesite. • El ERP tiene herramientas que permiten adecuar el funcionamiento a las necesidades

de cada empresa. Estas adaptaciones conviven con el núcleo del producto. • El coste de mantenimiento es inferior al condensar en la misma aplicación los procesos

de negocio de la empresa.

1.4 Motivación y objetivos

En la actualidad los proyectos de implantación de SAP se realizan por empresas privadas que prestan servicios de consultoría. Estos proyectos se basan en un pliego de condiciones técnicas publicado en los boletines oficiales (concurso público en caso de empresas públicas) o proporcionado directamente por la empresa privada. El tiempo de implantación de un proyecto SAP es bastante amplio, siendo necesarias las siguientes fases:

• Análisis de requisitos. Se conciertan y realizan entrevistas cliente – empresa de servicios, donde participan responsables de la empresa de los distintos departamentos implicados (financiero, recursos humanos, etc.) y consultores funcionales conocedores de SAP.

• Periodo de implantación. La empresa contratada realiza los programas, rutinas y configuraciones del sistema para dar cobertura funcional a los requisitos.

• Puesta en producción. Después de una fase de pruebas unitarias y de conjunto, el sistema se hace accesible para los usuarios finales.

• Periodo de mantenimiento correctivo y evolutivo. En este periodo se corrigen los errores de configuración del sistema y se incluyen nuevas funcionalidades demandadas.

La fase más importante de análisis de requisitos se aborda usando la técnica de la entrevista. El consultor funcional que aporta la empresa de servicios establece unas sesiones de trabajo con el cliente que permiten conocer sus necesidades. Estos datos se completan con requerimientos legales, tanto a nivel regional como estatal. Se ha constatado que en muchas ocasiones los requisitos se basan en la regulación incluida en los convenios colectivos por los que se rige la empresa, de acuerdo con la actividad profesional que realice. Este hecho permite reducir sustancialmente el tiempo de implantación si previamente ya se incluyen en SAP los desarrollos y configuraciones necesarias para dar cobertura a dichas reglamentaciones.

Por tanto los principales objetivos de este proyecto son:

• Minorar el tiempo de implantación de un proyecto bajo SAP. • Crear parametrizaciones y desarrollos que permitan ser instalados en empresas regidas

por el mismo convenio colectivo. • Reducir el coste de implantación.

La normativa estatal y regional contempla gran número de convenios colectivos que marcan y regulan la gestión administrativa de los trabajadores de empresas de muy diverso ámbito.


INTRODUCCIÓN

4

En el proyecto se ha optado por el "Convenio de Oficinas y Despachos", convenio colectivo bajo el que se gestionan los trabajadores de un gran número de empresas del sector privado. En un futuro el sistema se puede completar con otros convenios colectivos ampliando la funcionalidad para empresas de otros sectores concretos, como el convenio de la construcción, el de hostelería…

Las adaptaciones realizadas en SAP podrán instalarse de forma sencilla en las organizaciones y empresas de ámbito privado, tanto pequeñas y medianas empresas como grandes empresas, que ya dispongan de una licencia de SAP. El desarrollo del sistema se realizará sobre la versión 6.5, la más actual del producto.

1.5 Metodología a utilizar

La metodología empleada para llevar a cabo el proyecto, ha sido el modelo en cascada (también denominado modelo convencional). Su característica principal, es que a la finalización de una fase comienza la siguiente, tomando como datos de entrada los resultados de la fase anterior. En cada una de las fases se introduce más detalle hasta obtener un código ejecutable y eficiente que incorpore los requisitos necesarios.

La metodología se divide en varias fases:

Figura 1. Fase de la metodología en cascada o modelo convencional.

Se trata de un modelo apropiado para proyectos de implantación de SAP. La parametrización de la aplicación se realiza por módulos, para el avance del proyecto se requiere que las tareas previas estén completadas. Además, las tablas de configuración de SAP, no permiten ser utilizadas de forma concurrente.

Cabe destacar que se trata de un modelo sencillo y fácil de seguir, dividido en las siguientes fases:

Diseño del sistema

Análisis de requisitos

Codificación y programación

Depuración y pruebas

Implementación

Mantenimiento


INTRODUCCIÓN

5

Análisis de requisitos

En esta fase se ha estudiado la normativa referente al convenio colectivo de oficinas y despachos, reglamentación de cotizaciones a las Seguridad Social, normativa de la Hacienda pública en materia de tributación de haberes.

En esta fase se realizará el Documento de Diseño, con los requisitos incluidos en el convenio. Este documento será una pieza fundamental en la fase de diseño y configuración del sistema.

Diseño del sistema

En esta fase se descomponen y organizan los requisitos en elementos que puedan elaborarse por separado, permitiendo el desarrollo en equipo. Como resultado surge el Documento de Diseño del Software, con las especificaciones de lo que debe hacer cada una de las partes del sistema, así como la manera en que deben combinarse unas con otras.

En esta fase se define la arquitectura de la solución elegida y se definen los algoritmos empleados para comenzar la implementación.

Diseño del programa y codificación

Es la fase, se realizan los algoritmos necesarios para el cumplimiento de los requerimientos del usuario, así como también los análisis necesarios para saber que herramientas usar en la etapa de Codificación. En este proyecto, las herramientas utilizadas serán las proporcionadas por SAP:

– El lenguaje de programación ABAP IV2. Lenguaje de 4ª generación con el que se codifican todos los programas y pantalla del sistema.

– La IMG (Guía de Implementación). Desde la IMG se acceden a las tablas de configuración, que permiten modelar el sistema acorde a las necesidades y requisitos fijados.

Pruebas

Una vez configurados y programados los módulos, se comprueba que el sistema funciona correctamente y que cumple con los requisitos establecidos. Estas pruebas se realizarán de forma unitaria (de cada módulo) y de forma conjunta (integrales de todo el sistema).

Implementación

Los desarrollos y parametrizaciones se cargan en los sistemas productivos, poniendo a disposición de los clientes todos los datos maestros y funcionalidad creada.

Mantenimiento

Las incidencias detectadas con el uso del nuevo sistema, son reportadas al equipo de desarrollo para su resolución. Esta etapa contemplará:

2http://es.wikipedia.org/wiki/ABAP


INTRODUCCIÓN

6

– Mantenimiento correctivo. Se deben solucionar y depurar errores en el desarrollo del sistema. Suele cubrirse de forma gratuita en condiciones de garantía.

– Mantenimiento evolutivo. Con el uso de la aplicación surgen nuevas necesidades que deben ser atendidas. Se suele cubrir con la contratación adicional de nuevos servicios.

1.6 Estudio de tecnologías existentes

Para estudiar la viabilidad del proyecto, se ha realizado un estudio de las principales tecnologías existentes en el mercado, con soluciones dentro del ámbito de los recursos humanos.

Este estudio pretende dar a conocer las herramientas existentes, así como determinar sus puntos débiles o carencias. Estas carencias son solventadas con éxito por SAP que ofrece una herramienta de reconocido prestigio, con gran cantidad de clientes a nivel estatal e internacional.

El mercado de las pequeñas y medianas empresas requiere cada vez más de herramientas que se adapten a las necesidades de la empresa pero que permitan una evolución tecnológica sencilla adaptando las herramientas a la normativa cambiante de forma constante.

1.6.1. SAP Business All-in-one3

SAP Business All-in-One, es un software de gestión empresarial completo y flexible, con funciones propias para diversos sectores. Está diseñado especialmente pensando en las medianas empresas que buscan una solución integrada y específica, adecuada a su actividad empresarial. La solución de SAP Business All-in-One contiene entre sus funcionalidades, el ERP para la gestión del capital humano, logístico, financiero y ventas entre otros.

SAP cuenta con empresas de servicios asociadas (partners), que se encargan de distribuir las licencias del producto y que ofrecen soluciones y servicios dirigidos a dar cobertura a los requisitos específicos asociados a diversos sectores empresariales.

La empresa más destacada en este tipo de soluciones es Seidor4que cuenta con la aplicación myHR@Seidor5. Esta aplicación se basa en la versión All-in-one de SAP y se comercializa bajo las siguientes opciones:

• Versión BASIS. Contiene pequeñas parametrizaciones para el módulo de administración de personal y el cálculo de nómina.

• Versión ADVANCE. Contiene parametrizaciones para los módulos de gestión organizativa, selección de personal y gestión de formación principalmente.

• WEB ADVANCE. Permite poner a disposición del empleado cierta funcionalidad a través del portal de autoservicio del empleado.

Si bien los tiempos de implantación se acortan, la oferta suele incluir un número cerrado de parametrizaciones de carácter general, no de forma tan específica como puede requerir un convenio colectivo. Se trata de un ad-on sobre el estándar de SAP.

3http://www.sap.com/spain/sme/solutions/businessmanagement/businessallinone/index.epx 4http://www.seidor.es/sei.Home/Inicio 5 http://www.seidor.es/wps/wcm/connect/9525ae80434e2fc2807cddb43ac01a83/recursoshumanos.pdf?MOD=AJPERES&ContentCache=NONE


INTRODUCCIÓN

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1.6.2. Meta4 peoplenet6

En los últimos años Meta4 se ha convertido en un referente mundial en recursos humanos (RR.HH), y según la consultora de tecnología Gartner, en uno de los tres proveedores más importantes a nivel mundial para la Gestión del Capital Humano. Según la consultora tecnológica IDC, es la empresa líder en España con una cuota de mercado del 45%.

Se trata de una herramienta centrada principalmente en dar cobertura a los procesos administrativos relacionados con recursos humanos por lo que no se trata de un paquete integral que de cobertura funcional a todos los procesos de negocio de la empresa. Un ejemplo de estas carencias es, según figura en su suite de productos, que no dispone de solución a procesos tan importantes como las finanzas o la gestión logística de la empresa.

Los módulos que contempla son:

• Organización. • Administración de Personal. • Gestión del Talento:

– Selección. – Formación. – Evaluación. – Planes de Carrera. – Planes de Sucesión. – Planes de Desarrollo. – Gestión de la retribución. – Beneficios y Retribución Flexible.

• Nómina. • Prevención de Riesgos Laborales. • Portal del Empleado y del Mánager.

1.6.3. Peoplesoft de Oracle7

Es la solución de ERP de Oracle. Dispone de funcionalidad completa para la gestión de finanzas, recursos humanos, relación con proveedores, etc. La solución vertical para recursos humanos da cobertura funcional a las principales necesidades del departamento de recursos humanos y nómina, a través de los módulos:

• Human Capital Management. Gestión del capital humano – Beneficios. – Administración de personal. – Cálculo de nómina. – Gestión de tareas. – Gestión del talento.

Parece ser el menos completo en cuanto a funcionalidad, además de tener la limitación de requerir disponer de Oracle como gestor de base de datos. 6http://www.meta4.es/soluciones/100/soluciones-recursos-humanos-nomina.html 7http://www.oracle.com/es/products/applications/peoplesoft-enterprise/index.html


INTRODUCCIÓN

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1.6.4. Microsoft Dynamics AX8

Esla solución de ERP de Microsoft con funcionalidades completas y básicas para la gestión de finanzas, recursos humanos y operaciones. El ERP está diseñado expresamente para dar cobertura funcional a cinco sectores principales:

• Fabricación • Distribución • Sector minorista • Servicios • Sector público

1.7 SAP HCM 6.0

En la actualidad, SAP es la empresa que está liderando el mercado de los sistemas de información gerencial9, especialmente el nicho de los ERP. Las múltiples soluciones que SAP ha desarrollado le han permitido convertirse en la referencia de las nuevas aplicaciones empresariales, siendo el año 2011 donde SAP obtuvo sus mejores resultados de la historia.

La principal razón del éxito de SAP es que se trata de un paquete de software de aplicaciones estándar que puede configurarse en múltiples áreas de negocio y que se adapta a necesidades específicas de cada empresa. Con el fin de dar un soporte a estas necesidades, SAP incluye un gran número de procesos y funciones empresariales estandarizadas, pero también ofrece flexibilidad para adaptarse a los cambios y evoluciones de las empresas.

Las principales características de SAP son:

Los procesos de negocio que incluyen abarcan la gestión financiera, la gestión logística, la gestión de materiales, la gestión de recursos humanos entre otros, lo que da cobertura prácticamente a todos los procesos de gestión de una empresa.

SAP está implantado en más de 50 países lo que da una idea del nivel de diversificación funcional de la aplicación. Esta cobertura la consigue gracias en parte a la mejora constante de sus productos y a los servicios de alta calidad que ofrece.

Los procesos ya incluidos son configurables y adaptables a las necesidades de negocio de la empresa, pero también se permite el desarrollo de nuevos procesos, programas y rutinas a medida del cliente.

El contrato de licencia y mantenimiento efectuado con SAP ofrece a las empresas soporte 24 x 365 ante incidencias o mal funcionamiento de la aplicación a través del sistema O.S.S (Online Service System).

8http://www.microsoft.com/es-es/dynamics/erp-ax-introduccion.aspx 9 Sistemas informáticos de apoyo para la toma de decisiones, gestión de recursos y aplicaciones de gestión de personal, gestión de proyectos, aplicaciones para la formación empresarial, etc


INTRODUCCIÓN

9

No obstante, cabe destacar que la instalación de un ERP tiene los siguientes puntos débiles:

El sistema tal y cómo se instala no permite de forma rápida su uso por parte del usuario final. Las aplicaciones y los servicios existen pero no están dotados de los datos necesarios para ser plenamente operativos. Un ejemplo sencillo, dentro de módulo de Nóminas de SAP, sería qué el sistema dispone de los programas necesarios para calcular la nómina, si bien es necesario indicar los conceptos de nómina, las reglas de cálculo, completar las tablas salariales, etc. De manera que se pueda ejecutar el pago de la nómina.

El importe de las licencias es elevado pensando principalmente en medianas y pequeñas empresas. Para llegar a las Pymes, SAP ofrece un paquete reducido SAP BussinessOne a un precio sensiblemente inferior. Existen empresas de consultoría que ofrecen paquetes cerrados para dar cobertura a las necesidades específicas de ciertos sectores empresariales. La más destacada es Seidor, si bien las soluciones que ofrecen no incluyen el módulo de recursos humanos de SAP, centrándose en módulos de finanzas, logístico, etc.

La aplicación que será objeto de este proyecto será el módulo HCM SAP 6.0 para la gestión de recursos humanos (en inglés, Human Capital Management). SAP incluye los procesos que permiten a una empresa la gestión del capital humano. Sin embargo es necesario realizar las adaptaciones necesarias para indicar al sistema qué y cómo debe realizar esos procesos siguiendo la normativa y legislación vigente, teniendo en cuenta las regulaciones y reglamentaciones recogidas en los distintos convenios colectivos.

Todas estas reglas no se incluyen en el producto de forma estándar, lo que supone a las empresas la necesidad de contratar los servicios de una empresa consultora experta en SAP para llevar a cabo las tareas de configuración y adaptación del sistema. Adicionalmente, estos proyectos conllevan un alto coste en horas de consultoría, además del esfuerzo humano que supone tener que poner a disposición del proyecto el capital humano interno necesario para las fases de análisis de necesidades, implantación, pruebas y puesta en productivo del nuevo sistema.

El principal módulo que será objeto de este proyecto es el de HR (Human Resources):

Figura 2. Principales módulos de SAP.


INTRODUCCIÓN

10

Dentro del módulo de SAP, el proyecto se centrará en las siguientes funcionalidades:

• HR-OM (Organization Manager). Módulo que permite gestionar la estructura organizativa de la empresa.

• HR-PA (Personnel Administration). Módulo que permite gestionar la vida administrativa de cada trabajador dentro de la empresa.

• HR-PY (Payroll). Rutinas y datos maestros que permiten realizar los pagos de las nóminas a los trabajadores.

Figura 3. Módulos objeto de este proyecto (sombreado naranja).


DESARROLLO DEL SISTEMA

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2. DESARROLLO DEL SISTEMA

2.1 Identificación de necesidades

La primera etapa de la Ingeniería del Software es la identificación de necesidades. Ésta consiste en analizar cuáles son las necesidades que se pretenden cubrir con el proyecto para poder satisfacerlas de la forma más eficaz posible. En esta fase, se elabora un documento en el que se recogen todos los aspectos generales relevantes para el desarrollo del sistema. Este documento se divide en los siguientes apartados:

• Antecedentes. • Objetivos del sistema. • Alcance del sistema. • Usuarios finales. • Restricciones. • Organización y funciones empresariales.

2.1.1. Antecedentes

Actualmente la gestión de recursos humanos va adquiriendo cada día mayor importancia. El mundo de las grandes aplicaciones software para la gestión, parecía únicamente reservado a las grandes compañías con un número elevado de trabajadores. Con las nuevas tecnologías, la aparición de nuevas aplicaciones y la evolución del mundo empresarial, la necesidad de poder gestionar los datos maestros de los trabajadores dentro de la organización adquiere una importancia elevada.

La alta competencia, la presión que ejercen los mercados sobre las empresas, obliga a los empresarios a invertir esfuerzos para buscar la mejora de la productividad y la eficiencia de las plantillas, obliga a buscar la reducción de costes en el tratamiento de la información. Estos factores, van cambiando el orden de prioridades de las compañías en el ámbito de la gestión de las personas.

La legislación en materia de Seguridad Social, Hacienda Pública, LOPD (Ley de Protección de Datos) y gestión de riesgos laborales, está en continua evolución. Este hecho obliga a las empresas a buscar las mejores soluciones para dar cobertura a estas nuevas necesidades.

Las pequeñas y medianas empresas, con menos capacidad económica para acometer estos retos, se ven obligadas a adentrarse en el mundo de las nuevas tecnologías. En este sentido, la aparición de los ERP's ha sido determinante en esta evolución.

Tradicionalmente, la gestión de recursos humanos se centraba en:

– La comunicación a la seguridad social de la contratación del trabajador. – El pago de los haberes al trabajador mediante el cheque, efectivo o transferencia bancaria. – La comunicación de los seguros sociales a la Tesorería General de la Seguridad Social. – El envío a Hacienda del modelo 190 para justificar el pago de los impuestos.

Para realizar estas tareas se empleaban herramientas sencillas tipo Nómina Plus, incluso hojas de cálculo complejas confeccionadas en Excel. En otras ocasiones los procesos de nómina se externalizaban a través de asesorías ajenas a la compañía. Por otro lado, los gerentes de la



12

compañía demandan cada día más la generación de cuadros de mando que les permita optimizar la gestión y que sean un apoyo en la toma de decisiones. Todo ello, unido a los continuos cambios de normativa de obligado cumplimiento en materia de cotizaciones y pago de impuestos por parte de los empresarios, justifican el cambio y la aparición de la necesidad de hacer las cosas de otra manera.

En paralelo, surgen nuevas necesidades para la gestión administrativa de los trabajadores:

– Mejora continua de los profesionales a través de los planes de formación. – Establecimiento de planes de carrera que permitan optimizar la plantilla aumentando la

productividad. – Gestión por competencias permitiendo retribuir en función del perfil, la productividad. – Gestión de la estructura organizativa que permita adecuarlos perfiles profesionales al

puesto de trabajo.

A pesar de todo, los costes elevados en la adquisición de las nuevas tecnologías sigue siendo un punto decisivo para las pequeñas y medianas empresas.

2.1.2. Objetivos del sistema

La finalidad de este proyecto es adecuar el ERP de SAP de acuerdo a las especificaciones recogidas en el convenio colectivo de oficinas y despachos. Esto facilitará a las pequeñas y medianas empresas la implantación del nuevo sistema mejorando los procesos de negocio relacionados con la gestión del capital humano. Los principales objetivos son los siguientes:

IDENTIFICADOR OBJETIVO OBJ-01 Parametrizar y adecuar el sistema SAP para dar cobertura

funcional a los requisitos recogidos en el convenio colectivo de oficinas y despachos.

OBJ-02 Configurar los procesos de gestión relacionados con la gestión del capital humano con el ERP de SAP, módulos de

administración de personal, gestión de la organización y la configuración del cálculo de nómina.

OBJ-03 Permitir realizar la contratación de los trabajadores gestionando los datos necesarios para su tratamiento.

OBJ-04 Comunicar a la seguridad social los movimientos de afiliación de los trabajadores generando los ficheros requeridos por las aplicaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social.

OBJ-05 Gestionar la estructura organizativa, el organigrama de la empresa, establecer jerarquías y dependencias funcionales

entre las distintas unidades. OBJ-06 Gestionar las funciones y operaciones de nómina que permitan

realizar el cálculo de los devengos, descuentos y demás conceptos de nómina técnicos necesarios para realizar el pago

de nómina a cada trabajador. OBJ-07 Generar el recibo de salarios como justificante de haberes para

su entrega al trabajador. OBJ-08 Generar las transferencias bancarias mediante un fichero de

texto con posiciones fijas siguiendo la estructura marcada por el Consejo Superior Bancario.

OBJ-09 Permitir al sistema calcular los seguros sociales para su



13

remisión a la Tesorería General de la Seguridad Social. OBJ-10 Integrarlos costes de nómina con el departamento contable

facilitando el fichero con la contabilidad analítica distribuida por centros de coste y cuentas contables.

OBJ-11 Generar el modelo 190 para realizar el pago de las retenciones a la Hacienda Pública.

OBJ-12 Dotar al sistema de los menús de usuario de acuerdo a los distintos roles establecidos.

OBJ-13 Determinar los roles necesarios y establecer las restricciones sobre los datos y las transacciones y procesos del sistema.

OBJ-14 Mitigar los costes de actualización de las aplicaciones ante los cambios legales en las normativas vigentes.

Tabla 1. Resumen de objetivos.

2.1.3. Alcance del sistema

Teniendo en cuenta los objetivos descritos en el apartado anterior, el alcance del sistema se describirá a continuación. Al sistema se podrá acceder tanto cómo responsable, como gestor de estructura organizativa, como gestor de administración de personal o como responsable de retribuciones. Entrar de una manera u otra permitirá realizar distintas funciones. Para entrar en el sistema, SAP solicita la autentificación a través del usuario y la contraseña de acceso.

Figura 4. Pantalla de entrada al sistema.

El gestor de estructura organizativa podrá:

Gestionar las Unidades Organizativas (alta, baja, modificación, búsquedas). Gestionar los Puestos de Trabajo (alta, baja, modificación, búsquedas). Asociar la imputación analítica a centros de coste a cada objeto representado en el

organigrama: Unidades y/o Puestos. Explotar el organigrama en su conjunto, realizando consultas de información referentes a

la estructura: relación de puestos ocupados y/o vacantes, estructura jerárquica de los distintos departamentos, representación de unidades y los puestos de trabajo dependientes de cada unida.



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Realizar explotación de informes mediante herramientas estándar de SAP de reporting.

El gestor de administración de personal podrá:

Dar de alta a cada trabajador realizando el mantenimiento de los datos maestros asociados, datos personales, datos del puesto de trabajo desempeñado, datos retributivos, etc.

Generación del fichero de afiliación remitiendo a la Seguridad Social los movimientos de alta, baja o cualquier otra modificación en los datos del contrato.

Gestión de los ficheros de los partes de alta y baja en las situaciones de incapacidad temporal o accidente.

Mantenimiento del expediente administrativo de cada trabajador. Realizar explotación de informes mediante herramientas estándar de SAP de reporting.

El gestor de retribuciones podrá:

Realizar el mantenimiento de los datos maestros con impacto en retribuciones, pago tanto de devengos fijos como de los devengos periódicos o variables recogidos en el convenio.

Realizar simulaciones de cálculo de nómina para hace previsiones y revisiones de cálculo de nómina antes de su ejecución productiva.

Realizar el cálculo real de la nómina generando los históricos correspondientes. Generación de los recibos de salarios para su remisión al domicilio del trabajador, a la

unidad organizativa encargada de su distribución para su carga en el portal del empleado de la empresa.

Generación de las transferencias bancarias para el pago de la nómina a cada trabajador mediante transferencia bancaria, chequeo o pago en efectivo.

Cálculo de los seguros sociales, incluyendo la generación del fichero con las bases y cuotas patronales a remitir a la Seguridad Social y la generación del informe TC1.

Generación del modelo 190 anual (111 mensual o trimestral si fuera necesario), fichero de posiciones fijas cuyo contenido debe remitirse a Hacienda reflejando las bases imponibles, las cuotas satisfechas, los distintos tipos de rentas (exentas, rendimientos irregulares, rendimientos regulares, gastos deducibles con las cotizaciones a la Seguridad Social).

Integración con el módulo financiero para la carga de los asientos contables para permitir el pago de la nómina, incluyendo el desglose analítico de los datos a través de las imputaciones a centros de coste e incluyendo el desglose financiero a través de las cuentas contables sobre las que se ha imputado los devengos de la nómina.

Realizar explotación de informes mediante herramientas de reporting estándar de SAP.

2.1.4. Usuarios finales

Los usuarios finales de los desarrollos y parametrizaciones realizados en este proyecto, están agrupados en 4 categorías. Cada categoría dispondrá de permisos y accesos específicos

• Administradores del sistema: o Pueden ser tanto usuarios gestores de nivel alto, cómo usuarios de centro de

proceso de datos. o Tendrán permisos más amplios en cuanto al acceso a datos y a la funcionalidad

disponible.



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o Utilizarán la aplicación SAP desde el PC o punto de acceso WEB (intranet) que tengan habilitado para tal efecto.

• Gestores de estructura organizativa: o Generalmente son gestores de alto nivel, encargados de gestionar los

organigramas de la empresa, la planificación de los puestos de trabajo y de la plantilla necesaria para su cobertura.

o Participan en la definición de los planes de carrera y las cualificaciones o meritos necesarios para el desempeño de los puestos de trabajo.

o Requieren de información agregada y desagregada de los datos maestros del sistema.

• Gestores de personal. o Se encargan de la gestión administrativa de los empleados de la compañía. o Realizan los procesos de contratación, grabación de los datos maestros de los

empleados, tanto de forma inicial, cómo su mantenimiento a lo largo de la vida administrativa de cada empleado.

o Se encargan de la gestión de ausencias, registrar los movimientos de afiliación y de su comunicación a la Seguridad Social.

• Gestores de nómina. o Son los responsables de ejecutar los procesos relacionados con el pago de

nómina. o Podrán ejecutar el cálculo de nómina, reportando al resto de gestores cualquier

incidencia de datos que pudiera suceder. o Su responsabilidad más importante será, la de asegurar que todos y cada uno de

los empleados, perciban su nómina en el día de pago convenido con los trabajadores.

2.1.5. Restricciones

Las parametrizaciones incluyen los datos básicos recogidos en el convenio colectivo. Sin embargo, contiene información que obligatoriamente deberá ser adaptada en cada cliente. Principalmente:

• Actualización de los literales de las sociedades financieras (nombre o razón social de cada empresa).

• Actualización de los literales de las divisiones y subdivisiones de personal. • Adecuación de la descripción de las cuentas de cotización, recogiendo la razón social

de uso de cada empresa. • Actualización de importes retributivos, bien por actualizaciones del convenio

colectivo, bien por acuerdos expresos entre el empresario y los trabajadores.

2.2 Análisis de requisitos

Los requisitos que se han recogido para realizar este proyecto son los incluidos en el Convenio Colectivo de Oficinas y Despachos. Sobre este convenio existen artículos y regulaciones específicas para cada comunidad autónoma en función de los acuerdos circunscritos entre los representantes sindicales y la Asociación Empresarial de Oficinas y Despachos.



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El convenio que se desarrolla en este proyecto es el firmado en la Comunidad de Madrid publicado en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid número 148 (BOCM - 148) el pasado 23 de Junio de 2010. La vigencia de este convenio abarca desde el 2009 al 2012.

A continuación se recogerán la lista de requisitos que serán cubiertos dentro del ámbito de este proyecto.

2.2.1. Lista de Requisitos

IDENTIFICADOR OBJETIVO REQUISITO-01 Definir sociedades financieras. REQUISITO-02 Definir sociedades de costes para imputación a centros de

coste. REQUISITO-03 Definir estructura de empresa: divisiones y subdivisiones de

personal. REQUISITO-04 Definir estructura de personal: grupos y áreas de personal. REQUISITO-05 Definir áreas de nómina para realizar el cálculo de nómina. REQUISITO-06 Definir vías de pago de nómina. REQUISITO-07 Definir los bancos pagadores de la nómina. REQUISITO-08 Crear las cuentas de cotización de la empresa. REQUISITO-09 Crear y dar de alta el convenio colectivo, las categorías, grupos

y subgrupos profesionales. REQUISITO-10 Crear agrupadores para las reglas de gestión y el tratamiento de

los empleados de forma homogénea, calendario de festivos, absentismos y presencias.

REQUISITO-11 Definir actos administrativos a realizar al empleado: altas, bajas, reingresos.

REQUISITO-12 Crear conceptos de nómina para el pago de los haberes. REQUISITO-13 Configurar los grupos de información con datos homogéneos,

en SAP se denominan Infotipos para el módulo de Estructura Organizativa.

REQUISITO-14 Definir las medidas para dar de alta los distintos objetos dentro de la estructura organizativa.

REQUISITO-15 Configurar los grupos de información con datos homogéneos, en SAP se denominan Infotipos para el módulo de

Administración de Personal. REQUISITO-16 Definir los actos administrativos que permitan gestionar al

empleado por el responsable de recursos humanos. REQUISITO-17 Configurar los grupos de información con datos homogéneos,

en SAP se denominan Infotipos para el módulo de Configuración de Nómina.

REQUISITO-18 Crear proceso de alicuotación, pago de conceptos de nómina por días de actividad, contratación o trabajo.

REQUISITO-19 Generar recibo de salarios. REQUISITO-20 Generación del fichero AFI. REQUISITO-21 Realizar los apuntes contables y realizar el cuadre de nómina. REQUISITO-22 Generación de transferencias bancarias. REQUISITO-23 Obtención de los seguros sociales sobre el resultado de

nómina, fichero e informe modelo TC1. REQUISITO-24 Extracción de los datos del modelo 190, fichero de datos y

certificado.



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REQUISITO-25 Crear menús de usuario específicos de acuerdo a los distintos perfiles.

REQUISITO-26 Crear perfiles de autorización para los distintos grupos de perfiles.

Tabla 2. Resumen de los requisitos del proyecto.

Los requisitos anteriores se detallarán a continuación, ampliando su definición en base a las necesidades concretas recogidas en el convenio colectivo. Cada requisito, debe ser previamente validado por los responsables del proyecto. Es muy importante para llevar a cabo con éxito el proyecto, identificar la dependencia entre los distintos requisitos.

PROYECTO Adaptar SAP HCM: Convenio Oficinas y Despachos REQUISITO

Título Definir sociedades financieras. Identificador REQUISITO-01

Estado Aceptado. Módulo Tronco común, estructuras básicas.

Descripción Se deben dar de alta dos sociedades financieras para dejar el sistema preparado para la gestión de la empresa con multisociedad. Cada sociedad tendrá sus propios datos y gestión.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales realizando imputaciones contables a ambas sociedades permitiendo gestionar de forma independiente los datos contables y financieros de la empresa.

REQUISITOS RELACIONADOS

COMENTARIOS


Título Definir sociedades de costes para imputación a Centros de Coste. Identificador REQUISITO-02

Estado Aceptado. Módulo Tronco común, estructuras básicas.

Descripción Se deben dar de alta dos sociedades CO para permitir realizar imputación analítica de los costes del pago de la nómina. La imputación de costes se realiza imputando a los distintos Centros de Coste pertenecientes a cada

sociedad CO. VALIDACIONES

Se realizarán pruebas funcionales realizando imputaciones contables imputando costes de la nómina a varios centros de coste.

REQUISITOS RELACIONADOS REQUISITO-01

COMENTARIOS Es necesario asociar a cada sociedad de CO una sociedad financiera.



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Título Definir estructura de empresa: divisiones y subdivisiones de personal. Identificador REQUISITO-03

Estado Aceptado Módulo Tronco común, estructuras básicas

Descripción Se crearán cuatro divisiones de personal para ubicar a los empleados dentro de la empresa, dos divisiones para cada una de las sociedades financieras. Así, se permitirá en el sistema una gestión multisociedad de tal manera que todos los empleados encuadrados en una división de personal lo harán de forma análoga a una sociedad financiera. Las subdivisiones se constituirán como una concreción de la estructura permitiendo ubicar de forma específica a cada empleado. Se implantarán dos subdivisiones de personal para cada división.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales dando de alta a empleados en cada una de las cuatro divisiones de personal.


COMENTARIOS Es necesario asociar a cada división una sociedad financiera y las subdivisiones de personal a una división.


Título Definir estructura de personal: grupos y áreas de personal. Identificador REQUISITO-04

Estado Aceptado Módulo Tronco común, estructuras básicas.

Descripción Se crearán cuatro grupos de personal para poder gestionar las tipologías de empleados recogidos en el convenio colectivo. Se establecerá un grupo para el personal retribuido por el convenio, personal fuera del convenio, personal pensionista y un grupo de personal para gestionar becarios. Los datos se concretarán a nivel de áreas de personal. Con esta información el sistema gestionará a los empleados con reglas de gestión homogéneas fijadas en el sistema.

Grupos Áreas

Personal Convenio

Titulado Personal administrativo

Técnicos Especialistas Subalternos

Oficios Varios Fuera de convenio Empl.fuera convenio

Becario Becario nómina Becario fuera nómina

Pensionista Pensionista

VALIDACIONES



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Se realizarán pruebas funcionales dando de alta a empleados en cada uno de los cuatro grupos de personal.


COMENTARIOS Es necesario asociar a cada grupo de personal las distintas áreas de personal.

Con estos requisitos iniciales, se marcan las bases que permitirán establecer la estructura de la empresa dentro del sistema SAP. La representación jerárquica de cómo quedarán los datos es la siguiente:

Figura 5. Representación de la futura estructura organizativa.


Título Definir estructura de nómina: áreas de nómina. Identificador REQUISITO-05


Descripción El área de nómina permite gestionar el pago de nómina de aquellos empleados con la misma forma de pago (mensual, diario, quincenal…) y cuyo cálculo de nómina debe ejecutarse de forma conjunta. Se requiere disponer de un área de nómina liquidable (empleados con derecho a pago de nómina) para cada sociedad y un área de nómina no liquidable. Ésta última englobará a personas que deben existir en el maestro de personal pero que no generan derecho a pago de haberes.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales dando de alta a empleados en cada una de las áreas de nómina



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comprobando que los empleados adscritos a una misma área de nómina se calculan en el mismo lanzamiento. Se validará que se propone el área de nómina adecuada para cada sociedad y tipo de empleado.

REQUISITOS RELACIONADOS REQUISITO-01 a 04 COMENTARIOS

Es necesario asociar a cada división y agrupaciones de empleados el área de nómina que corresponda.


Título Definir vías de pago. Identificador REQUISITO-06

Estado Aceptado Módulo Cálculo de nómina.

Descripción Para permitir el pago de la nómina se recogen en el convenio las formas de pago que se deben permitir:

• Pago en metálico o efectivo. • Pago mediante cheque magnético. • Pago mediante cheque papel. • Pago mediante transferencia bancaria.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales indicando estas vías de pago para los trabajadores en el grupo de información de datos bancarios. Posteriormente se ejecutará el proceso de pago de la nómina obteniendo el resultado requerido para el pago de la nómina según el caso, cheque, transferencia….



Título Definir bancos pagadores. Identificador REQUISITO-07


Descripción Las empresas, para efectuar el pago mediante transferencia bancaria tienen que disponer de crédito en las entidades financieras desde las que se ejecuta el pago. Las empresas acuerdan con las entidades bancarias con las que trabajan una o varias cuentas desde las que se abona la nómina. En recursos humanos se debe determinar para cada trabajador por qué entidad se efectuará la domiciliación bancaria. Al menos se debe generar un disquete bancario para cada una de las dos sociedades financieras. El disquete generado debe respetar y contener las especificaciones recogidas en la normativa, en concreto la definida como cuaderno 34.1 por el Consejo Superior Bancario.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales ejecutando para empleados con cálculo de nómina los



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procesos de pago de nómina, comprobando que los disquetes bancarios se generan correctamente.


COMENTARIOS


Título Definir cuentas de cotización. Identificador REQUISITO-08


Descripción Las sociedades tienen la obligación de realizar las cotizaciones de la cuota patronal derivadas de la actividad laboral realizada por los trabajadores. De la misma manera la empresa debe gestionar el pago de los seguros sociales a la Tesorería General de la Seguridad Social así cómo realizar el descuento de la cuota del trabajador en el cálculo de nómina. Por tanto se requiere dar de alta cuatro cuentas patronales, una para cada división de personal. Estas cuentas debe permitir generar el fichero con las cotizaciones para su envío telemático a la seguridad a través del programa Winsuit, así como permitir obtener el TC1.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales dando de alta a empleados en cada una de las cuentas de cotización, realizando el cálculo productivo de nómina y emitiendo los seguros sociales validando que tanto bases como cuotas son correctas y correspondientes con los porcentajes a aplicar en cada caso según la propia definición de cada cuenta de cotización.


Es necesario asociar a cada división la cuenta de cotización que corresponda.


Título Definir datos del convenio colectivo. Identificador REQUISITO-09


Descripción Se gestionarán todos los datos referentes al convenio colectivo, clase y área del convenio colectivo. Se dará de alta la clase "Convenio de oficinas y despachos", y el área "Comunidad de Madrid". Se gestionarán los niveles salariales y las distintas clasificaciones profesionales recogidas en el convenio.

Grupos profesionales Categorías

Titulados Personal titulado de grado

superior Personal titulado de grado medio

Personal Administrativo Jefe superior Jefe de primera



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Jefe de segunda Oficial de primera Oficial de segunda

Auxiliar

Técnicos

Jefe de informática Analista

Programador Jefe de delineación Jefe de explotación

Delineante proyectista Operador de primera

Delineante

Especialistas

Operador de segunda Dibujante

Entrevistador-Encuestador Calcador

Grabador-recuperador de datos

Subalternos

Conserje Ordenanza

Vigilante diurno y nocturno Limpiador Botones

Oficios varios

Encargado Oficial de primera y conductor

Oficial de segunda Mozo y peón

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales dando de alta a empleados en el convenio colectivo comprobando que las clasificaciones profesionales están creadas correctamente.


Es necesario asociar a cada división y subdivisión la propuesta de la clase y área de convenio.


Título Crear agrupadores para las reglas de gestión, el tratamiento de los empleados de forma homogénea, el calendario de festivos, los absentismos

y las presencias. Identificador REQUISITO-10


Descripción El calendario de festivos, el calendario de días trabajados y el número de horas de trabajo anuales sirven para determinar los días de pago de nómina. Tienen impacto sobre la forma de calcular los días de absentismo y de presencia. Los absentismos se dividen en dos grupos:

• Impagados. El tiempo de ausencia del trabajo suponen un descuento en los devengos del trabajador.

• Pagados. No suponen un descuento para el trabajador. En algunos casos el pago de la nómina de estos periodos de tiempo no la realiza



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directamente la empresa, como por ejemplo en el caso de una incapacidad temporal o un accidente. En estos casos la seguridad social asume parte del pago de la nómina en base a la base reguladora de las cotizaciones del trabajador del mes inmediatamente anterior al inicio de la situación. La empresa en estos casos acuerda el complemento de la nómina para pagar el 100% de las retribuciones.

En el caso del convenio colectivo de oficinas y despachos, se recoge que la jornada anual máxima es de 1765 horas. De la misma manera recoge el impacto en la nómina de cada absentismo y presencia en los siguientes términos:

Absentismo / Presencia

Categorías

Permiso examen

Absentismo pagado causado por la asistencia a exámenes.

No supone descuento en días de cotización ni descuento en la nómina.

Permiso matrimonio

Quince días naturales pagados. No supone descuento en días de cotización ni

descuento en la nómina.

Nacimiento hijo

Tres días pagados en caso de nacimiento de un hijo.


Permiso cuidado familiar

Tres días pagados en caso de hospitalización, enfermedad grave o fallecimiento de parientes hasta segundo grado de consanguinidad. Se podrá disfrutar de un día adicional si se requiere desplazamiento de más de 200 kilómetros.


Fallecimiento

Cuatro días naturales por fallecimiento de cónyuge, padres, hijos y hermanos. Se podrá disfrutar un día adicional si se requiere desplazamiento de más de 200 kilómetros.


Mudanza

Se podrá disfrutar de dos días naturales por traslado de domicilio.


Deberes públicos

Tiempo indispensable para el cumplimiento del deber público y personal.


Horas sindicales

Tiempo dedicado a cumplir funciones sindicales.


Matrimonio familiares

Un día natural por matrimonio de padres, madres, hijos, hermanos en la fecha de



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celebración. No supone descuento en días de cotización ni

descuento en la nómina.

Vacaciones

Se podrán disfrutar hasta treinta días de vacaciones anuales.


Maternidad

Dieciséis semanas que se disfrutarán de forma ininterrumpida.

No supone descuento en días de cotización. Durante estos días se supone interrumpida la relación laboral del trabajador, la Tesorería de la Seguridad Social asume el pago de la nómina hasta el 100% de la base reguladora. En este supuesto la empresa complementará al 100% los haberes del trabajador en aquellos supuestos de que el trabajador se encontrara en topes de cotización lo que supondría que la seguridad social no abona el 100% al ser la base reguladora diaria inferior a la diaria real del trabajador.

Paternidad

Trece días que se disfrutarán de forma ininterrumpida.

No supone descuento en días de cotización. Durante estos días se supone interrumpida la relación laboral del trabajador, la Tesorería de la Seguridad Social asume el pago de la nómina hasta el 100% de la base reguladora en los mismos términos que la maternidad.

Lactancia

Supone el derecho a ausentarse una hora que podrá dividirse en dos fracciones. También podrá disfrutarse de quince días naturales de forma ininterrumpida.


Incapacidad temporal

Hasta doce meses en función de los siguientes tramos:

Prestaciones:

o Cuatro primeros días: no se retribuyen y no se complementan salvo que se trate del primer proceso de IT o no se hubieran disfrutado cuatro o más días de IT.

o Once siguientes días. Se retribuye el 60% de la base reguladora de la cotización del mes anterior al inicio de la baja por IT como prestación obligatoria de la empresa.

o Cinco días siguientes, la seguridad social realiza el pago del 60% de la base reguladora de la IT del mes anterior al inicio. La empresa complementa el 35%



25

de la base reguladora. o Resto hasta el día 30 la seguridad social

abona el 75% de la base reguladora, la empresa asume el 25% restante como complemento de retribuciones. En los procesos de más de treinta días y hasta un máximo de 270 días, la empresa complementará el 25%. A partir del día 271 de duración se dejará de complementar abonándose únicamente la prestación de la seguridad social.

Sólo se complementará hasta un máximo de 4 días al año para aquellos absentismos de duración de cuatro o menos días.

No supone descuento en días de cotización. Los días de baja se cotizará por la base reguladora del mes anterior al inicio de la IT.Se minoran los sueldos por la parte proporcional de los días que dure esta situación. Se abonarán los complementos en los términos comentados en el punto anterior.

Accidente no laborables

Rige lo mismo a lo comentado en el punto anterior.

Accidente laboral

Los tramos de días van de la siguiente manera: o Primer día se considera pagado. o A partir del segundo la seguridad social

abona el 75% de la base reguladora diaria del mes anterior. La empresa complementa el 25% restante hasta el 100% de la base reguladora.

Días de preaviso

Cuando el trabajador no avise con al menos quince días de antelación de la baja voluntaria en la empresa, ésta podrá ejercer el derecho al descuento de dichos días al trabajador.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales consignando presencias y absentismos en el sistema comprobando el efecto adecuado tanto en la gestión como en el pago de nómina.



Título Definir actos administrativos a realizar al empleado: altas, bajas, reingresos.



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Identificador REQUISITO-11 Estado Aceptado Módulo Administración de personal.

Descripción Los gestores de recursos humanos gestionarán toda la vida administrativa de los empleados. Algunos de estos movimientos son habituales en un departamento de recursos humanos como el alta o la baja de un trabajador, sin embargo en el convenio colectivo se fijan actuaciones específicas cómo la excedencia. Para cada actuación se concretará a través de un motivo. A continuación se indica la lista de estos movimientos:

Medida de personal Motivos

Contratación

Plantilla Formación

Subcontratado Externo

Cambio organizativo

Prórroga de Contrato Cambio de Categoría

Cambio de Tipo de Contrato Cambio de Convenio Cambio organizativo

Promoción Cambio Grupo profesional

Traslado voluntario Traslado forzoso

Baja

Voluntaria Fin de contrato

Despido por causas objetivas Despido disciplinarios

Despido Colectivo Despido Improcedente

No supera periodo prueba Agotamiento de IT

Incapacidad Permanente Fallecimiento

Jubilación

Reingreso

Plantilla Formación

Subcontratado Externo

Jubilación parcial Voluntaria

Excedencias

Forzosa Voluntaria Interés Particular

Por Cuidado de Hijos Cargo Público

Familiares a Cargo Violencia de Género

Traslado entre empresas

Jornada reducida

Razón de edad Recuperación Enfermedad

Guarda legal por menor Cuidado hijo cáncer/enfermedad Guarda legal por discapacidad



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Vuelta a Jornada Completa Jubilación parcial Voluntaria

Expediente Regul. Empleo Expediente Regul. Empleo VALIDACIONES

Se realizarán pruebas funcionales realizando simulaciones en el sistema de todas estas medidas de personal, se realizará la contratación de empleados ficticios, se realizarán bajas, jubilaciones parciales, etc. Todas estas actuaciones se realizarán en sistemas no productivos.



Título Crear conceptos de nómina para el pago de los haberes. Identificador REQUISITO-12

Estado Aceptado Módulo Cálculo de nómina

Descripción Para efectuar el pago de nómina a cada trabajador, se deben contemplar los distintos conceptos de nómina referentes a los devengos, descuentos y conceptos técnicos (bases de cotización, bases de impuestos, bruto de nómina). Las principales características de los conceptos de devengos son:

• Forma de valoración: valoración manual o automática por tabla de valores.

• Cotización: en caso de cotizar a seguridad social, se debe indicar si los importes se suman a la base de cotización por contingencias comunes y a la base de desempleo. Las bases conformadas servirán para calcular las cotizaciones del trabajador y la aportación de la empresa.

• Impuestos: la normativa estatal obliga a los trabajadores al pago del impuesto de la renta de las personas físicas, conocido como I.R.P.F. Los devengos deben componer la base imponible que servirá para el cálculo de tipo (%) aplicable y por ende de la cuota del impuesto. La empresa está obligada a la declaración del modelo 190 anualmente (mensual o trimestralmente, dependiendo del tamaño de la empresa) con las aportaciones de los trabajadores por este concepto.

• Bruto. Dado que hay conceptos que pueden sumar o restar de cara al pago es necesario que se indique este hecho en el sistema.

• Momento del pago. Hay conceptos que se corresponden con retribuciones fijas inherentes al empleado por el hecho de ser contratado bajo el paraguas del convenio colectivo, pero también pueden ser devengos aperiódicos de carácter variable, horas extras, pluses…cuyo pago es puntual.

• Imputación contable. Los devengos que suponen un gasto para la empresa deben imputarse contablemente a las cuentas contables de gasto, los conceptos de descuento deben imputarse a las cuentas de balance para finalmente permitir justificar el pago de la nómina al trabajador.

VALIDACIONES



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Se realizarán pruebas funcionales revisando el correcto funcionamiento de cada concepto de nómina.

REQUISITOS RELACIONADOS REQUISITOS-01 a 04, 10

COMENTARIOS Es necesario codificar los conceptos de nómina que se detallan a continuación:

CONCEPTOS DE ABONO

CONCEPTO DESCRIPCIÓN Salario base El importe se calcula automáticamente en base a la categoría

profesional desempeñada y según la jornada de trabajo. Cotiza a contingencias comunes y profesionales. Tributa a hacienda. Suma al bruto de la nómina. Se imputará contablemente a cuentas de gasto. El sueldo anual se retribuye en catorce pagas, abonándose una mensualidad los doce meses del año y dos mensualidades adicionales por el mismo importe en los meses de paga extra, junio y diciembre.

Complemento personal de antigüedad

El importe se calcula automáticamente aplicando un 4% sobre el importe del salario base recogido para cada categoría profesional y según la jornada de trabajo. Cada 4 años de antigüedad se abonará el 4%. Es decir, un empleado con una antigüedad de 12 años percibirá además 12% de su sueldo en concepto de antigüedad. El pago se debe realizar desde el primer día del año aunque el cómputo del cuatrienio se realice a mitad de ejercicio.

Cotiza a contingencias comunes y profesionales. Tributa a hacienda. Suma al bruto de la nómina. Se imputará contablemente a cuentas de gasto. El sueldo anual se retribuye en catorce pagas, abonándose una mensualidad los doce meses del año y dos mensualidades adicionales por el mismo importe en los meses de paga extra, junio y diciembre.

Trienios anteriores a 1993

El importe se calcula automáticamente aplicando un 5% sobre el importe del salario base recogido para cada categoría profesional y según la jornada de trabajo. Cada 3 años de antigüedad se abonará el 5%. Se trata de trienios consolidados y que ya no se confeccionan, es decir, un empleado con una antigüedad de 12 años percibirá además 20% de su sueldo en concepto de antigüedad. El pago se debe realizar desde el primer día del año aunque el cómputo del cuatrienio se realice a mitad de ejercicio. Se retribuyen por este concepto los cuatrienios confeccionados con fecha anterior a 1993.


Trienios entre 1993 y 1996

El importe se calcula automáticamente aplicando un 4% sobre el importe del salario base recogido para cada categoría profesional y según la jornada de trabajo. Cada 3 años de antigüedad se abonará el



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4%. Se trata de trienios consolidados y que ya no se confeccionan, es decir, un empleado con una antigüedad de 12 años percibirá además 16% de su sueldo en concepto de antigüedad. El pago se debe realizar desde el primer día del año aunque el cómputo del cuatrienio se realice a mitad de ejercicio. Se retribuyen por este concepto los trienios confeccionados entre 1993 y 1996.


Paga extra julio y diciembre

Corresponderá con una mensualidad del sueldo base y la antigüedad abonada en los meses de julio y diciembre. Se calculará el pago en función de los días devengados dentro del periodo de cómputo de cada paga extra (julio comprendido entre enero y junio, paga de diciembre comprendido entre julio y diciembre).Se realizará el pago prorrateado en función de tiempo trabajado. La fracción de mes se computará como mes completo.

Cotiza a contingencias comunes y profesionales de forma prorrateada mes a mes.

Tributa a hacienda. Suma al bruto de la nómina. Se imputará contablemente a cuentas de gasto.

Plus Nocturnidad Se retribuyen las horas de trabajo realizadas fuera de la jornada ordinaria, entre las 22:00 horas y las 06:00. El valor de cada hora se calculará como el 20% del importe del salario base recogido por categoría profesional y según la jornada de trabajo.

Cotiza a contingencias comunes y profesionales. Tributa a hacienda. Suma al bruto de la nómina. Se imputará contablemente a cuentas de gasto.

Jubilación anticipada

Corresponde con el equivalente a cuatro mensualidades de su retribución real, retribuciones fijas.


Dietas comidas El importe se calcula automáticamente aplicando un 30% sobre el importe de la dieta día completo recogido por categoría profesional.


Dietas cenas El importe se calcula automáticamente aplicando un 30% sobre el importe de la dieta día completo recogido por categoría profesional.


Dietas pernoctación

El importe se calcula automáticamente aplicando un 40% sobre el importe de la dieta día completo recogido en el convenio colectivo,



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actualmente 62,22 €. Cotiza a contingencias comunes y profesionales. Tributa a hacienda. Suma al bruto de la nómina. Se imputará contablemente a cuentas de gasto.

Kilometraje El importe se calcula automáticamente multiplicando el número de kilómetros por el importe unitario del kilómetro recogido en el convenio colectivo, actualmente 0,28 €.


Tabla 3. Resumen de conceptos de nómina de devengos.

CONCEPTOS DE DESCUENTO

CONCEPTO DESCRIPCIÓN Anticipos y préstamos

El personal con al menos un año de antigüedad en la empresa tendrá derecho a la concesión de un préstamo sin intereses hasta un máximo del importe de cinco mensualidades del importe del salario base fijado por la categoría profesional desempeñada y según la jornada de trabajo. La amortización regular del préstamo se realizará mensualmente en cada periodo de nómina.

Resta del bruto de la nómina. Se imputará contablemente a cuentas de balance.

Cuotas de seguridad social

Cada cuenta de cotización tiene asociados los porcentajes de cotización parte empresa y parte del trabajador. En este concepto se recogerá el descuento correspondiente al trabajador calculado automáticamente en función de los datos descritos y las bases de cotización de cada trabajador.


I.RP.F El cálculo se realizará automáticamente aplicando el tipo de retención (calculado por el sistema en base a la estimación de devengos anual), sobre la base imponible de los devengos mensuales.


Tabla 4. Resumen de conceptos de nómina de descuentos.


Título Definir los grupos de información para el módulo de Estructura Organizativa.

Identificador REQUISITO-13 Estado Aceptado Módulo Tronco común, datos maestros del sistema referentes al módulo de

Estructura Organizativa. Estos datos maestros impactan en el resto de procesos.

Descripción Se requiere definir las pantallas que se utilizarán en el sistema SAP dentro del módulo de Estructura Organizativa. Cada objeto de la estructura debe llevar asociado el mantenimiento de los datos en las pantallas correspondientes. Los objetos principales que deben implementarse son:



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• Objeto O: Unidad Organizativa. • Objeto S: Posición. • Objeto C: Función. • Objeto K: Centro de Coste. • Objeto T: Tarea. • Objeto A: Centro de Trabajo.

Estos objetos se interrelacionarán confeccionando el organigrama de la organización. Por tanto los grupos de información deben recoger los datos de definición de cada objeto y las dependencias funcionales entre cada uno. El sistema debe permitir explotar al menos la siguiente información:

Unidades Organizativas – Unidades Organizativas. Unidades Organizativas – Centros de Coste. Unidades Organizativas – Puestos de trabajo. Centros de Coste – Unidades Organizativas. Puestos de Trabajo – Unidades Organizativas. Puestos de Trabajo – Tareas. Puestos de Trabajo – Centro de Trabajo. Puestos de Trabajo – Centros de Coste. Tareas – Puestos de trabajo. Centros de Trabajo – Puestos de Trabajo. Centros de Coste - Puestos de Trabajo.

VALIDACIONES

Se realizarán pruebas funcionales creando representaciones gráficas de las distintas estructuras. Se comprobarán la actualización de datos en cada una de las pantallas definidas para cada objeto.

REQUISITOS RELACIONADOS REQUISITO-01 a 04, 09

COMENTARIOS Es necesario asociar a cada objeto los datos contenidos en las pantallas contenedoras de

información.



32

El organigrama se representará de la siguiente manera:

Figura 6. Componentes de una estructura organizativa y su interrelación.


Título Permitir realizar el mantenimiento de los datos maestros dentro de los objetos de la estructura organizativa.

Identificador REQUISITO-14 Estado Aceptado Módulo Tronco común, datos maestros del sistema referentes a Estructura

Organizativa. Estos datos maestros impactan en el resto de procesos. Descripción Se deben crear procesos que permitan fácilmente el mantenimiento de los

datos en el sistema, permitiendo para cada objeto Crear / Modificar / Borrar / Limitar temporalmente datos en las pantallas definidas. El sistema debe guiar al usuario la forma de realizar el mantenimiento de datos garantizando que los datos almacenados son coherentes y válidos.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales creando, modificando, borrando y limitando datos en el sistema.


COMENTARIOS Es necesario asociar a cada objeto las pantallas que debe completar el usuario.



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Título Definir los grupos de información para el módulo de Administración de Personal.

Identificador REQUISITO-15 Estado Aceptado Módulo Tronco común, datos maestros del sistema referentes al módulo de

Administración de Personal. Estos datos maestros impactan en el resto de procesos.

Descripción Se requiere definir las pantallas que se utilizarán en el sistema SAP dentro del módulo. Los datos a almacenar en el sistema deber permitir gestionar:

• Datos personales, DNI, apellidos y nombre, nacionalidad… • Posición ocupada, puesto de trabajo desempeñado por el

trabajador. • Contrato de trabajo, indicando el tipo de contrato interno de la

empresa, contrato asociado de la seguridad social, jornada de trabajo derivada del contrato (parcial o completa)…

• Asignación Organizativa, permitiendo encuadrar a cada trabajador dentro de una sociedad, división y subdivisión de personal, grupo y área de personal, unidad organizativa de la que dependo el puesto desempeñado entre otros.

• Datos de impuestos, indicando la clave de percepción (generalmente los trabajadores imputan bajo la clave de impuestos A – trabajadores cuenta ajena), situación personal, datos de familiares, estimación de devengos y gastos deducibles, y el tipo de retención que debe aplicarse en la nómina.

• Datos sobre cotizaciones, asociando a cada trabajador con su cuenta de cotización a la seguridad social, grupo de cotización (01 a 11), ocupación (si ésta fuera distinta a la asociada a la cuenta de cotización por defecto).

• Datos de horario, indicando el porcentaje de jornada al 100% o por valor inferior en caso de jornadas reducidas.

• Datos retributivos, gestionando el pago de los emolumentos fijos fijados en el convenio colectivo para cada categoría y clasificaciones profesionales.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales actualizando datos en cada una de las pantallas definidas para la gestión de los empleados.


Es necesario asociar a cada acto administrativo las pantallas contenedoras de información que deben completarse en función del tipo de movimiento, alta o baja del trabajador, reingresos, excedencias, permisos, etc.



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Título Permitir realizar el mantenimiento de los datos maestros para un empleado.Identificador REQUISITO-16

Estado Aceptado Módulo Tronco común, datos maestros del sistema referentes a personas. Estos

datos maestros impactan en el resto de procesos. Descripción Se deben crear procesos que permitan fácilmente el mantenimiento de los

datos en el sistema, permitiendo para cada objeto Crear / Modificar / Borrar / Limitar temporalmente datos en las pantallas definidas. El sistema debe guiar al usuario la forma de realizar el mantenimiento de datos garantizando que los datos almacenados son coherentes y válidos. Esta mecanización de datos debe ir asociada y ser dependiente del tipo de acto administrativo que se realice: alta, baja, reingreso, excedencia, permiso...

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales dando de alta empleados ficticios y realizando movimientos de personal simulando la gestión administrativa del empleado por el departamento de recursos humanos. Se revisará que las pantallas requeridas se gestionan adecuadamente.


COMENTARIOS Es necesario asociar las pantallas que debe completar el usuario para cada acto administrativo.


Título Configurar los grupos de información con impacto retributivo. Identificador REQUISITO-17

Estado Aceptado Módulo Cálculo de Nómina.

Descripción Se debe determinar las retribuciones que debe tener cada empleado, conceptos de nómina tanto devengos como descuentos. Los conceptos de nómina deben valorarse de acuerdo a los grupos profesionales recogidos en el convenio colectivo y los importes reflejados en las tablas salariales para cada concepto y categoría.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales realizando simulaciones de nómina comprobando que los resultados de nómina corresponden con los importes recogidos en las tablas salariales y que los mismos corresponden a los datos maestros del empleado. Se realizarán cambios de categoría retributiva a mitad de mes revisando que la valoración económica es correcta.


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Título Crear proceso de alicuotación, pago de conceptos de nómina por días de actividad, contratación o trabajo.

Identificador REQUISITO-18



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Descripción Se debe indicar la forma en la que los conceptos de nómina se recortan según las vicisitudes de cada empleado.

En los contratos por meses no completos se deben recortar el periodo de nómina en dichos días para minorar el pago mensual en proporción.

Las incapacidades, maternidades, accidentes minoran el pago de los días en alta. Este requisito ya ha sido descrito bajo el número 10.

Situaciones de baja, excedencias, en general cualquier acto administrativo que suponga el fin de la relación laboral debe minora el número de días de pago.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales realizando simulaciones de nómina comprobando que los resultados de nómina corresponden con los importes recogidos en las tablas salariales y que éstos son minorados o no en función de los días de pago calculados.

REQUISITOS RELACIONADOS REQUISITO- 01 a 17

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Título Generar recibo de salarios. Identificador REQUISITO-19


Descripción Listado que sirve como justificante del pago de la nómina al trabajador. Debe contener:

Datos de la empresa, CIF, razón social. Datos personales del empleado: apellidos y nombre, DNI,

dirección. Datos retributivos: datos de convenio colectivo, grupo y categoría

profesional, fecha de antigüedad… Cuerpo de nómina con los conceptos de pago, descuento y líquido. Datos de forma de pago: vía de pago, datos bancarios.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales imprimiendo el recibo de una nómina ya calculada.

REQUISITOS RELACIONADOS REQUISITO- 18

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Título Generar ficheros AFI. Identificador REQUISITO-20




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Descripción Se deben generar los movimientos de afiliación a la seguridad social para cada movimiento administrativo que se realice al empleado:

Movimientos de alta. Movimientos de baja. Movimientos de cambio.

Estos movimientos deben ser remitidos a través del sistema WinSuit de la Tesorería General de la Seguridad Social a través del sistema RED.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales cargando un fichero de afiliación generado en el sistema a través del sistema Winsuit comprobando en modo test que el fichero cumple con las normas sintácticas y morfológicas recogidas en la normativa.


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Título Realizar los apuntes contables y realizar el cuadre de nómina. Identificador REQUISITO-21


Descripción Una vez realizado el cálculo de nómina se deben realizar las comprobaciones de cuadre de nómina. Para ello se deben generar los apuntes contables de los resultados de nómina. Cada concepto de nómina se debe imputar al debe o al haber en los diferentes asientos contables. Se deberá generar el fichero contable que sirva a la vez de justificante de cuadre de nómina así como para imputar el coste de la nómina para la organización. Los apuntes contables deben contemplar el detalle analítico permitiendo conocer el coste por centro de coste.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales generando un fichero contable y comprobando el cuadre de nómina con la transferencia bancaria.


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Título Generación de transferencias bancarias. Identificador REQUISITO-22


Descripción Se requiere generar el pago de la nómina según la forma de pago seleccionada por cada trabajador. Se deben permitir:

Pago por transferencia. Se remitirá el disquete bancario o se generarán las remesas correspondientes (según los acuerdos entre la empresa y el banco con el que trabaje). El pago lo realiza la entidad bancaria.



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Pago por cheque magnético. Se remitirá el disquete bancario o se generarán las remesas correspondientes (según los acuerdos entre la empresa y el banco con el que trabaje). El pago lo realiza la entidad bancaria.

Pago por cheque papel. La empresa se encarga de generar el cheque que será entregado en mano al trabajador.

Pago en efectivo. Pago de la nómina a través de la caja de la empresa.

En cualquiera de estas formas de pago se debe controlar que una vez efectuado el pago de una nómina para un trabajador, éste no podrá ser realizado de nuevo evitando duplicidades en el proceso.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales generando pagos de nómina por las formas de pago descritas.


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Título Obtención del los seguros sociales sobre el resultado de nómina. Identificador REQUISITO-23


Descripción Las cotizaciones a la Seguridad Social tanto de las cuotas satisfechas por la empresa como las satisfechas por el trabajador, deben ser remitidas a la Tesorería General de la Seguridad Social. Este proceso debe contemplar:

Generación de fichero FAN con el contenido de las bases de cotización y las cuotas siguiendo las especificaciones recogidas en la normativa del Sistema RED.

Impreso TC1. VALIDACIONES

Se realizarán pruebas funcionales generando el fichero FAN y el TC1 con los resultados de nómina.


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Título Extracción de los datos del modelo 190, fichero de datos y certificado. Identificador REQUISITO-24


Descripción La normativa estatal obliga a las empresas a presentar al menos anualmente las bases imponibles y las retenciones practicadas al trabajador correspondientes con los pago de nómina efectuados. EL objetivo es que la empresa ingrese en Hacienda las retenciones que ha practicado al



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trabajador. Este proceso se dividirá en dos fases: Generación de fichero requerido por el Ministerio de Hacienda

conocido como Modelo 190. Certificado de haberes. Éste informe servirá de justificante de los

devengos anuales, las cuotas anuales practicadas, los gastos deducibles y en general cualquier otro tipo de información que deba consignarse según la normativa aplicable en materia de hacienda.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales generando el modelo 190 y el certificado de retenciones.


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Título Crear menús de usuario específicos de acuerdo a los distintos perfiles. Identificador REQUISITO-25

Estado Aceptado Módulo Todos.

Descripción Se requiere crear menús de usuarios adecuados a cada perfil. Los menús deben limitar el acceso a los procesos y a los datos para cada usuario. Se deben contemplar los siguientes grupos de menú:

Menú módulo Gestión Estructura Organizativa. Menú módulo Administración de Personal. Menú módulo Cálculo de Nómina.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales de navegación por el sistema.

REQUISITOS RELACIONADOS

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Título Crear perfiles de autorización para los distintos grupos de perfiles. Identificador REQUISITO-26

Estado Aceptado Módulo Todos.

Descripción Se requiere disponer de perfiles de autorización que permitan asociar los distintos menús a cada usuario. De la misma manera se deben establecer las limitaciones en el acceso a los datos. Serán necesarios 4 tipos de perfiles:

Perfil Gestor de Estructura Organizativa. Perfil Administración de Personal. Perfil Cálculo de Nómina. Perfil gestor/administrador.

VALIDACIONES Se realizarán pruebas funcionales de navegación por el sistema y el cumplimiento de los criterios de seguridad marcados.



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2.3 Estudio de la arquitectura

2.3.1. Introducción

La arquitectura SAP para su versión HCM 6.0 está basada en tres componentes representados en la siguiente figura:

Figura 7. Principales componentes de SAP.

• USUARIO. Persona que se conecta a SAP y trabaja con el sistema ejecutando procesos, actualizando datos, generando informes, etc.

• SERVIDOR DE APLICACIÓN. Servidor en el que se ejecutan los procesos y programas demandados por el usuario.

• BASE DE DATOS. La base de almacena los datos que utiliza SAP a través de los diversos gestores de base datos el servidor accede a la información que permite al sistema operar adecuadamente.

2.3.2. Alternativas de Hardware

El Kernelde SAP para su versión ECC 6.0, permite trabajar con múltiples plataformas tanto a 32 bits como a 64 bits. Las principales bases de datos soportadas son:

– DB2 – MS SQL SERVER – ORACLE

La siguiente lista incluye de las principales plataformas sobre las que puede correr la aplicación:

– LINUX – WINDOWS – AIX



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– HP-UX – SOLARIS

Sistema Distribuido

La arquitectura de SAP permite que los componentes del sistema se distribuyan en varias máquinas. La distribución más habitual es la instalación de la base de datos y los servidores de aplicaciones en máquinas independientes.

Los distintos servidores pueden distribuir la carga de trabajo por tipo de tareas a realizar. De esta forma se pueden instalar servidores de aplicaciones para:

• Realizar tareas de usuario en diálogo (on-line). • Realizar tareas de usuario en fondo (background). • Imprimir listados e informes.

La arquitectura distribuida supone también distribuir la carga de trabajo entre las diferentes máquinas conectadas en red, mejorando así el rendimiento. La arquitectura distribuida permite ampliar fácilmente el sistema añadiendo más servidores de aplicaciones.

El interface gráfico de usuario, el SAP Logon, se instala en el PC del usuario.

Entorno de trabajo

La instalación del sistema requiere crear varios entornos de trabajo tal y como se representa en la siguiente figura:

Figura 8. Entornos habituales en una implantación.

Máquina de DESARROLLO

En este sistema se configura y se adapta el producto estándar de SAP según las necesidades de cada cliente. En este proyecto la base de los requisitos es el convenio de oficinas y despachos. Los cambios realizados en el sistema se almacenan en órdenes de transporte. Estas órdenes permiten transportar los cambios a las distintas maquinas del cliente hasta la subida definitiva de los cambios al entorno productivo. Los cambios realizados que permiten ser transportados son:



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• Cambios en las tablas de configuración. • Cambios en los programas ABAP, modificaciones o nuevos programas.

Adicionalmente a los cambios realizados por el usuario, SAP libera regularmente actualizaciones en el software base, tanto correctivas solucionando problemas reportados por los clientes, cómo cambios provocados por modificaciones en la normativa vigente. Estas actualizaciones deben ser incorporadas al sistema de desarrollo, y de éste ser transportadas al resto de sistemas. En esta máquina suele trabajar el personal técnico.

Máquina de CALIDAD

Los cambios en el sistema generalmente son probados en un entorno de pruebas o calidad. De esta forma, se permite hacer pruebas en un entorno que simula datos productivos pero sin poner en riesgo la máquina de trabajo. Los datos maestros contenidos en esta máquina suelen ser una copia de datos productivos anonimizados para preservar la Ley de Protección de Datos. Ésta máquina no es obligatoria aunque sí es muy recomendable. Suele ser utilizada tanto por personal técnico como usuarios finales, ambos realizan las pruebas de forma compartida.

Máquina de PRODUCCIÓN

Se trata de la máquina de trabajo del usuario. En esta máquina se ejecutan los procesos de negocio establecidos para llevar a cabo la actividad de la empresa, así como el mantenimiento de los datos maestros.

2.3.3. Alternativas de Software

La arquitectura SAP trabaja en modo cliente servidor. Se compone de varios componentes básicos:

EL KERNEL Y LOS SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN

El kernel (escrito en el lenguaje de programación C) es el entorno en el que se ejecutan todas las aplicaciones ABAP proporcionando los servicios de administración a los distintos procesos que se están ejecutando al mismo tiempo en la máquina SAP. El kernel es independiente del ordenador en el que esté instalado, del sistema operativo o de la base de datos. Las principales características y funciones del Kernel son:

Crea una máquina virtual sobre la que se ejecutará cada proceso. Permite a los usuarios conectarse al servidor gestionando al mismo tiempo el entorno

multiusuario. Interactúa con el sistema operativo del host. Los programas ABAP sólo pueden acceder

al sistema operativo residente a través del servidor. Accede a la base de datos y al sistema gestor de base de datos. Al igual que con el sistema

operativo, los programas ABAP no pueden acceder a la base de datos directamente. Ofrece servicios de comunicación con otros sistemas SAP o con sistemas externos. Incluye los programas básicos que permiten administrar y configurar el sistema para ser

utilizado por los usuarios.

WORKBENCH

Es el entorno de desarrollo de aplicaciones ABAP. Las aplicaciones ejecutadas en SAP están realizadas bajo este lenguaje de programación.



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COMPONENTE DE PRESENTACIÓN

Es el componente que permite al usuario utilizar la aplicación, interactuando con SAP a través de las distintas herramientas y funcionalidades que contiene el sistema.

Figura 9. Representación de los distintos componentes hardware.

SAP por tanto trabaja bajo una arquitectura de capas. Desde el punto de vista de la aplicación, se distingue tres capas principales:

Capa de presentación: A través de un GUI (Graphical User Interface) esta capa hace de interfaz entre el usuario y el sistema. La capa de presentación envía la información del usuario al sistema y muestra al usuario la respuesta del sistema. La herramienta que proporciona esta capa es el SAP Gui o SAP Logon. Esta herramienta proporcionada por SAP permite al usuario conectarse a la aplicación y que ambos interactúen.



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Figura 10. Herramienta de acceso a SAP.

Capa de aplicaciones: En esta capa están los servidores que procesan las aplicaciones ABAP y un servidor de comunicaciones que permite la comunicación entre ellos.

Capa de Base de Datos: Incluye una base de datos centralizada y un sistema gestor de la base de datos. Todos los datos del servidor se almacenan en la base de datos, incluido los datos de configuración de SAP o los programas ABAP. Estos últimos, se almacenan en una sección de la base de datos llamada repositorio.

La conexión al sistema la proporciona el SAP Logon:

– El SAP Logon solicita el identificador de usuario y la contraseña chequeando el acceso a los usuarios permitidos. Dado que el sistema permite trabajar en distintos idiomas se debe indicar el idioma de trabajo (si no se indica ninguno se utiliza el idioma por defecto).

Figura 11. Pantalla de entrada a SAP.

– Una vez validado el usuario y contraseña el servidor de comunicaciones selecciona el servidor disponible con la menor carga de trabajo.

– En este momento se produce la conexión con el servidor y se despliega una interface gráfica que permite ya trabajar con el sistema. De forma estándar, se permite trabajar hasta con seis ventanas de trabajo en paralelo, lo que posibilita la ejecución de procesos diferentes online de forma paralela por parte del usuario. En cada ventana se presenta el menú de cada usuario con las transacciones y programas que el usuario puede realizar:



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Figura 12. Menú de usuario estándar.

– Desde su ordenador el usuario podría iniciar nuevas conexiones al mismo o a otro servidor desde el programa Logon. Cada una de estas conexiones sería independiente del resto.

– El acceso a los datos contenidos en la base de datos se realiza a través del interface de base de datos. Este interface proporciona el acceso a los datos de usuario, a los propios programas de ABAP de SAP, a las pantallas que ejecuta el usuario. SAP proporciona dos formas de acceder a la base de datos:

o Open SQL: Es un subconjunto del estándar SQL, más concretamente las instrucciones de manipulación de datos que permite acceder a cualquier tipo de base de datos. Consiste en instrucciones de lectura (SELECT) o modificación de datos (INSERT, UPDATE, DELETE).

o Native SQL: SAP permite usar el lenguaje SQL de la base de datos con la que se esté trabajando, de una forma casi independiente a la programación ABAP.

– Los procesos que ejecuta el usuario pueden lanzarse de dos formas:

o Procesos de diálogo. Los programas se lanzan en online desde la ventana activa en ese momento. La ventana queda bloqueada hasta que el programa termine. Para seguir realizando tareas el usuario debe acceder a una nueva ventaja de las seis disponibles. En caso de apagar el PC de trabajo el proceso ejecutado se interrumpe.

o Procesos de fondo o background. Los programas se lanzan directamente contra el servidor de aplicaciones lo que permite al usuario seguir trabajando con la ventana activa. En caso de apagar el PC de trabajo el proceso sigue ejecutado en el servidor de aplicaciones.

2.3.4. Órdenes de transporte

Para poder configurar el sistema y cargar estas modificaciones en el sistema productivo de los posibles clientes, se necesita crear una o varias órdenes de transporte. Para este proyecto se creará una orden global para las parametrizaciones y una orden global para los programas y desarrollos.

Las órdenes de transporte se crean desde la transacción SE09 ejecutada desde la ventana de comandos o a través del menú estándar de SAP:



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Figura 13. Herramienta que gestiona las órdenes de transporte.

Estas órdenes de transporte serán los entregables del proyecto.

2.4 Diseño externo y diseño interno

2.4.1. Introducción

La configuración de SAP se puede realizar a través de dos herramientas proporcionadas por la aplicación:

• Implementation guide (IMG). Permite acceder a todos los puntos de configuración de SAP adecuando su funcionamiento a los requisitos identificados. Desde la IMG se accede a tablas, programas, se crean conceptos de nómina, se configura el esquema de nómina, etc. La IMG es bastante intuitiva ya que los puntos de configuración se agrupan de manera lógica por módulo, y dentro de cada módulo, siguiendo un orden que sirve de ayuda para ejecutar los pasos secuencialmente. Esta herramienta será la utilizada principalmente en este proyecto.



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Figura 14. Herramienta de configuración.

• Transacción SM30. Desde este programa se accede a vistas de información agrupadas de forma lógica que permite configurar y adecuar SAP a los requisitos de la misma manera que desde la IMG. Las vistas ejecutadas son las mismas que las ejecutadas desde la IMG. Se trata de una herramienta de más alto nivel ya que obliga a conocer el nombre técnico de las tablas y vistas de SAP que se quieren configurar. Se utilizará esta herramienta para completar y repasar algunas configuraciones.

Figura 15. Transacción SM30.

En la fase de construcción del sistema, se hará referencia a estas dos herramientas desde las que se configurará el sistema.

A continuación se incluyen todos los puntos de configuración de la herramienta de desarrollo de SAP, que será necesario parametrizar para dar cobertura a todos los requisitos planteados en este proyecto:



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2.4.2. Sociedades Financieras

Desde la guía IMG se accede a:"Estructura de la empresa/Definición/Gestión financiera/ Tratar, copiar, borrar, verificar sociedad".

Se crean dos sociedades para el proyecto tomando como modelo la sociedad española ES01 proporcionada por SAP. De esta manera ya se preconfiguran las tablas necesarias para que la sociedad se cree de forma completa.

IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN Z001 Sociedad PFC 1 Z002 Sociedad PFC 2

Tabla 5. Sociedades financieras creadas.

Los textos descriptivos se deberán actualizar con los correspondientes a las sociedades del cliente. Adicionalmente se debe completar esta pantalla con los datos de dirección de las dos sociedades, esta información se entrega como ejemplo.

Figura 16. Datos informativos asociados a cada sociedad financiera.

Las tablas necesarias que se actualizan automáticamente en SAP son:

• NRIV. Intervalos de rangos de números. • SKB1. Registro maestro de cta.mayor (sociedad). • T001. Sociedades. • T001F. Selección de formularios en función de la sociedad. • T001Z. Datos adicionales de la sociedad. • T012. Bancos propios. • T012D. Parámetros para ISD y pagos exteriores. • T012K. Cuentas en bancos propios. • T012T. Cuentas en bancos propios. • T042. Parámetros para pagos.



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• T042A. Selección de bancos para el programa de pagos. • T042B. Datos de las sociedades pagadoras. • T042D. Importes previstos para el programa de pagos. • T042E. Datos específicos de sociedad para la vía de pago. • T042I. Determinación de cuentas para el prog. de pagos. • T042P. Selección de bancos por códigos postales. • T042S. Comisiones/Gastos en los pagos automáticos. • T042T. Elementos de texto para formularios de pago. • T042V. Fecha valor en pagos automáticos. • T047E. Selección de formulario para reclamaciones. • T882. Asignación sociedad –Ledger. • T895. Parámetros de versión dependientes del ejercicio (local).

2.4.3. Sociedades de Controlling

Desde la guía IMG se accede a: "Estructura de la empresa/Definición/Controlling/ Actualizar sociedad CO".

Se crean dos sociedades CO para el proyecto tomando como modelo la sociedad CO ES01 proporcionada por SAP. De esta manera ya se preconfiguran las tablas internas necesarias para que la sociedad CO se cree de forma completa.

SOCIEDAD FI. IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN Z001 ZS01 Sociedad CO PFC 1 Z002 ZS02 Sociedad CO PFC 2

Tabla 6. Sociedades de control de costes creadas.

Los textos descriptivos son genéricos, se deberán actualizar con los correspondientes a las sociedades CO del cliente.

2.4.4. Estructura de empresa

La estructura de empresa se gestiona a través de divisiones y subdivisiones de personal:

Divisiones de personal

Desde la guía IMG se accede a: "Estructura de la empresa/Definición/Gestión de Recursos Humanos/Divisiones de personal".



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Se crean dos divisiones para el proyecto tomando como modelo la división ES01 proporcionada por SAP. De esta manera ya se preconfiguran las tablas internas necesarias para que la división se cree de forma completa.

SOCIEDAD FI IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN ZS01 ZE01 División PFC 1 ZS02 ZE02 División PFC 2

Tabla 7. Divisiones de personal.

Los textos descriptivos son genéricos, se deberán actualizar con los correspondientes a las divisiones del cliente. Adicionalmente se debe completar esta pantalla con los datos de dirección de las dos divisiones, esta información se entrega como ejemplo.

Figura 17. Datos adicionales de dirección para cada división.

Subdivisiones de Personal

Desde la guía IMG se accede a: "Estructura de la empresa/Definición/Gestión de Recursos Humanos/Subdivisiones de personal".

Se crean cuatro subdivisiones por cada división de personal en el marco del proyecto.

DIVISIÓN IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN ZE01 Z100 Subdivisión 1 ZE01 Z101 Subdivisión 2 ZE01 Z102 Subdivisión 3 ZE01 Z103 Subdivisión 4 ZE02 Z200 Subdivisión 1 ZE02 Z201 Subdivisión 2 ZE02 Z202 Subdivisión 3 ZE02 Z203 Subdivisión 4

Tabla 8. Subdivisiones de personal.

Los textos descriptivos son genéricos, se deberán actualizar con los correspondientes a las divisiones del cliente.



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2.4.5. Estructura de personal

Grupos de personal

Desde la guía IMG se accede a: "Estructura de la empresa/Definición/Gestión de Recursos Humanos/Grupos de personal".

Se crean cuatro grupos de personal para recoger las tipologías de empleados recogidas en el convenio colectivo.

IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN A Personal Convenio B Fuera de Convenio C Becario D Pensionista

Tabla 9. Grupos de personal.

Subgrupos de Personal

Desde la guía IMG se accede a: "Estructura de la empresa/Definición/Gestión de Recursos Humanos/Áreas de personal".

Se crean diez subgrupos de empleados. Estos subgrupos están distribuidos para cada grupo de personal.

GRUPO IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN A 01 Titulado A 02 Personal administrat A 03 Técnicos A 04 Especialistas A 05 Subalternos A 06 Oficios Varios B 08 Empl.fuera convenio C 09 Becario nómina C 10 Becario fuera nómina D 07 Pensionista

Tabla 10. Áreas de personal



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Los textos descriptivos hacen referencia a los tipos de clasificaciones profesionales que se recogen en el convenio colectivo.

2.4.6. Áreas de nómina

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/Entorno/Organización de la nómina/Definir área de nómina de personal".

Se han creado dos áreas de nómina. El área de nómina permite calcular nómina a los empleados de las empresas. Agrupa empleados con el mismo momento de pago. En este proyecto las dos sociedades retribuyen a los trabajadores con periodicidad mensual. El registro de gestión del área de nómina liquidable controla que el cálculo se ejecute correctamente además de bloquear el sistema para actualización de datos mientras dure el proceso de cálculo de nómina. De esta manera se garantiza la coherencia entre lo calculado y los datos maestros tomados como base para el cálculo.

IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN LIQUIDABLE Z1 Nómina mensual SI Z2 Área no liquidable NO

Tabla 11. Áreas de nómina.

Se crea el registro de gestión con los datos:

Figura 18. Registro de gestión para cada área de nómina.

Fases permitidas:

• Libre para cálculo de nómina. Permite bloquear la actualización de datos con efecto económico en la nómina para garantizar la coherencia del cálculo de nómina.

• Libre para correcciones. Se permite actualizar datos maestros de los empleados pero no se puede ejecutar el cálculo de nómina.



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• Fin de cálculo. Se produce el cierre de nómina lo que desbloquea el sistema para actualizaciones de datos maestros dejando el registro de nómina listo para calcular el siguiente periodo mensual.

• Verificar resultados. En esta fase ni se permite ejecutar cálculo de nómina ni se permite actualizar datos maestros. Esta fase permite establecer un periodo de revisión de los cálculos realizados

Propuesta de área de nómina

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de Personal/Datos de organización/Asignación organizativa/Verificar propuesta para área de nómina".

El área de nómina se propondrá siguiendo el criterio marcado en la definición de la estructura de empleados.

Característica ABKRS

Las características son árboles de decisión que se ejecutan en función de los datos maestros. En este proyecto se ha parametrizado de la siguiente manera:

Figura 19. Árbol de decisión que permite proponer un área de nómina.

Es decir, sólo se calculará nómina para aquellas áreas de personal distintas a "pensionista" y "becario fuera nómina".



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2.4.7. Vías de pago

Vías de pago

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión financiera/Contabilidad deudores y acreedores/Operac.contables/Entrada de pagos/Entrada de pagos automática/ Selección vía de pago, bancos p. programa pagos/Instalar vías de pago por sociedad para pagos".

Se asociarán las vías de pago para las dos sociedades. De forma estándar ya están creadas las vías de pago más habituales. En este punto de configuración se han dejado disponibles para el pago de nómina:

SOCIEDAD IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN Z001 Y Z002 C Cheque papel Z001 Y Z002 D Débito Directo Z001 Y Z002 E Letra domiciliada (a cobrar) Z001 Y Z002 F Efectivo Z001 Y Z002 L Letra (a pagar) Z001 Y Z002 M Cheque (soporte magnético) Z001 Y Z002 N Cheque nómina Z001 Y Z002 O Compensación (en el grupo) Z001 Y Z002 P Cheque prenumerado Z001 Y Z002 R Recibo no domiciliado Z001 Y Z002 T Transferencia

Tabla 12. Vías de pago de nómina.

Adicionalmente se han configurado accediendo a la vista V_T042ZL desde la transacción SM30, las vías de pago disponibles para el módulo de recursos humanos. Para permitir la vía de pago es necesario identificar la marca "Permitida para pagos de personal" tal y como se indica en la siguiente figura:

Figura 20. Datos asociados a cada forma de pago.



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Tal y cómo se indicaba en el convenio colectivo, se han identificado:

PAÍS IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN ES- España C Cheque papel ES- España Efectivo ES- España M Cheque (soporte magnético) ES- España T Transferencia

Tabla 13. Vías de pago definidas para Recursos Humanos.

Toda la información de vías de pago, bancos pagadores, bancos propios… está disponible de forma centralizada desde la transacción FBZP – "Actualizar config.programa pagos" ejecutada desde la ventana de comandos de SAP.

Definición de Bancos

Los bancos se almacenan en la tabla BNKA. Esta tabla es proporcionada vacía por parte de SAP. Son las empresas las que deben disponer del listado completo de bancos y sucursales. Los precios del listado actualizado de los bancos estatales tiene el siguiente coste según la periodicidad de actualización (sin IVA):

ANUAL SEMESTRAL TRIMESTRAL MENSUAL QUINCENAL 1.090 € 1.190 € 1.290 € 1.390 € 1.590 €

En cualquier caso, las sucursales y bancos se pueden cargar manualmente ya que esta información es pública, accesible desde las propias entidades financieras o desde las respectivas páginas WEB. En este proyecto se ha dado de alta un banco y sucursal para poder completar la configuración del sistema. Para ello se ejecuta la transacción FI01 – Crear banco desde la ventana de comandos.

Figura 21. Datos necesarios para definir un banco.

Banco pagador

El banco pagador y la cuenta desde la que se efectuará el pago de nómina a los trabajadores no se puede conocer a priori ya que cada cliente trabaja con bancos específicos en base a los acuerdos que obtenga con las entidades financieras. Para llevar a cabo el proyecto y configurar el



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sistema se han parametrizado dos cuentas pagadoras de la nómina creadas para el banco anterior. Desde la herramienta SM30 se accede a la vista V_T012_NÚCLEO – "Actualizar bancos propios".

Figura 22. Definición de los bancos pagadores de nómina.

La herramienta anterior permite a los distintos clientes, indicar los datos del banco y cuenta efectiva a través de la que ejecutarán el pago de la nómina. Estos datos son específicos de cada cliente en función de sus acuerdos entre las distintas entidades bancarias, y no pueden parametrizarse de forma estandarizada (en el proyecto se ha utilizado una cuenta bancaria ficticia).

Propuesta de banco pagador

Definir el banco pagador de la nómina es vital. Éste dato forma parte de la cabecera del disquete bancario y sirve a la entidad bancarias para conocer de que banco, sucursal y cuenta debe obtener el líquido para ejecutar la transferencia.

SAP se basa en un árbol de decisión para obtener este dato. El árbol de decisión permite disponer de varias cuentas siguiendo el criterio acordado. En este proyecto se seguirá el criterio de sociedad, disponiendo cada sociedad de su cuenta propia, si bien esta información es necesario adaptarla a la realidad de los clientes, se trata por tanto de un dato de prueba.

Para configurar este punto se ejecuta de nuevo la transacción PE03 para el tratamiento de características y se seleccionará la DTAKT – "Datos bancarios del remitente en intercambio de soporte de datos". Se realiza la siguiente parametrización:



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Figura 23. Árbol de decisión que permite proponer el banco pagador.

2.4.8. Cuentas de cotización

Las empresas nacionales están obligadas a tener a sus trabajadores afiliados a las Seguridad Social y a las mutuas de accidentes. Las cotizaciones se desglosan en varias cantidades, las más representativas son:

• Aportaciones del trabajador. El empleado genera unas bases de cotización en función de los devengos que perciba más la parte proporcional del mes referente a las pagas extras. A éstas bases se aplican los porcentajes que generarán la cuota obrera

• Aportaciones del empresario. Sobre las mismas bases del punto anterior, se aplican los porcentajes (mucho más altos) que determinan la cuota patronal.

Para crear las cuentas de cotización hay que realizar las siguientes acciones en el sistema:

Definir los CNAE

El CNAE corresponde a la Clasificación Nacional de Actividades Económicas. Cada CNAE lleva asociados los porcentajes de cotización por parte de la empresa para:

• Cuota de I.M.S: Invalidez, Muerte y Supervivencia. • Cuota de I.T: Incapacidad Temporal

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de nómina/Cálculo de nómina: España/Evaluaciones para la Seguridad Social/Mantener las actividades económicas para cotización de AT y EP (CNAE".

Se crea la actividad de ejemplo:

CNAE DESCRIPCIÓN 83 ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA PFC

Tabla 14. Código de actividades económicas.



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Desde la transacción SM30 y la vista de actualización V_T5E4E–Actividades Económicas y cotizaciones se asignan los tipos de cotización por defecto a cada CNAE:

CNAE DESCRIPCIÓN I.M.S I.T 83 ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA PFC 1,050 1,000

Tabla 15. Porcentajes de cotización de IMS e IT.

Tipos de cotización

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de nómina/Cálculo de nómina: España/Seguridad Social/Definir bases y tipos de cotización a la Seg.Social".

El tipo de Código de Cuenta de Cotización es asignado a la empresa por la Tesorería General de la Seguridad Social en el momento de su inscripción en el Régimen General de la Seguridad Social. Por se ha configurado un tipo de cotización estándar de SAP hasta conocer el valor real de cada empresa.

TIPO CCC TIPOS DE COTIZACIÓN I.M.S I.T 1 1 Contingencias generales 23,60 4,70 1 2 Horas extras no estructurales 23,60 4,70 1 3 Horas extras estructurales 12,00 2,00 1 4 Desempleo 5,50 1,55 1 5 Fondo de garantía salarial 0,20 1 6 Formación profesional 0,60 0,10 1 7 Desempleo modo 2 6,70 1,60 1 8 Desempleo modo 3 7,70 1,60 1 9 IT derivada de Contingencias Comunes 1,46 0,29 1 10 Exclusión de jubilación e I.M.S. 63,20 12,60 1 11 Exclusión de incapacidad temporal 4,60 0,90

1 12 Exclusión asistencia sanitaria por enfermedad común y maternidad

4,50 0,90

1 13 Exclusión asistencia sanitaria y farmacia 1,00 0,20

Tabla 16. Porcentajes de cotización régimen general.

Crear cuentas de cotización

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de nómina/Cálculo de nómina: España/Seguridad Social/Características dependientes del tiempo de CCCs".



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En la tabla T5E08 de SAP se dan de alta cuatro cuentas de cotización. En esta tabla se asocia a cada cuenta el tipo y el CNAE correspondiente. Estas cuentas una propuesta ya que posteriormente se debe adecuar el sistema a los datos reales de cada cliente. La cuenta de cotización es dependiente del cliente, la cuenta de cotización es facilitada por la Tesorería General de la Seguridad Social las empresas que lo solicitan.

CCC TIPO CCC MUTUA CNAE 28000999996 1 151 - ASEPEYO 83 28000999997 1 151 - ASEPEYO 83 28000999998 1 151 - ASEPEYO 83 28000999999 1 151 - ASEPEYO 83

Tabla 17. Descripción de cuentas de cotización.

Información adicional

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de nómina/Cálculo de nómina: España/Evaluaciones para la Seguridad Social/Evaluaciones para la Seguridad Social".

Se indican los datos necesarios para poder emitir los seguros sociales. Esta información se requiere en el impreso TC1 (documentos con las cotizaciones) y el fichero FAN con las cotizaciones. Los datos configurados sirven de ejemplo, ya que éstos deben adaptarse a los datos reales de las empresas.

DATO CUENTA 28000999996

CUENTA 28000999997

CUENTA 28000999998

CUENTA 28000999999

Grupo Empresa PFC1 PFC1 PFC1 PFC1 Razón Social PROYECTO

FC - CCC 1 PROYECTO FC - CCC 2

PROYECTO FC - CCC 3

PROYECTO FC - CCC 4

Régimen 1 – Reg. General

1 – Reg. General

1 – Reg. General

1 – Reg. General

Sector 11 11 11 11 Identificador 9 – C.I.F 9 – C.I.F 9 – C.I.F 9 – C.I.F Tipo de Empresa 1 – Individual 1 – Individual 1 – Individual 1 – Individual Contacto Miguel Santos Miguel Santos Miguel Santos Miguel Santos Teléfono 910000000 910000000 910000000 910000000 Domicilio C/Miramadrid C/Miramadrid C/Miramadrid C/Miramadrid Código postal 28000 28000 28000 28000 Localidad MADRID MADRID MADRID MADRID

Tabla 18. Descripción de cuentas de cotización.



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2.4.9. Convenio colectivo, grupos y categorías profesionales

Convenio colectivo

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Datos de nómina/Emol.básicos/ Verif.cl.convenio colectivo".

La creación del convenio colectivo es necesario crearlo para su uso en los módulos de SAP. La información que se precisa es sencilla:

CONVENIO DESCRIPCIÓN 04 Oficinas y despachos

Tabla 19. Convenio colectivo.

En La tabla T510A de SAP no es posible indicar una descripción más amplia ya que el campo de la base de datos tiene una limitación de 20 caracteres.

Área de convenio

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Datos de nómina/Emol.básicos/ Verif.área convenio colectivo".

El área de convenio determina al área geográfica en la que se aplica el convenio colectivo. En este proyecto se ha definido las especificaciones del área de la Comunidad de Madrid.

ÁREA DE CONVENIO DESCRIPCIÓN 28 Comunidad de Madrid

Tabla 20. Localización del convenio colectivo.

Asignar estructura tarifaria a estructura de empresa

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Datos de nómina/Emol.básicos/ Verificar asignación estructura tarifaria a estruct.empresa ".



60

SAP permite realizar una propuesta de la clase y el área del convenio colectivo asociando los valores a la estructura de la empresa. De esta forma se van estableciendo las reglas de gestión asociadas a la estructura de empresa y de personal diseñada.

DIVISIÓN SUBDIVISIÓN ÁREA DE CONVENIO

CLASE DE CONVENIO

ZE01 - División PFC 1 Z100 - Subdivisión 1 28 – Madrid 04 - Oficinas y despachos ZE01 - División PFC 1 Z101 - Subdivisión 2 28 – Madrid 04 - Oficinas y despachos ZE01 - División PFC 1 Z102 - Subdivisión 3 28 – Madrid 04 - Oficinas y despachos ZE01 - División PFC 1 Z103 - Subdivisión 4 28 – Madrid 04 - Oficinas y despachos ZE02 - División PFC 2 Z200 - Subdivisión 1 28 – Madrid 04 - Oficinas y despachos ZE02 - División PFC 2 Z201 - Subdivisión 2 28 – Madrid 04 - Oficinas y despachos ZE02 - División PFC 2 Z202 - Subdivisión 3 28 – Madrid 04 - Oficinas y despachos ZE02 - División PFC 2 Z203 - Subdivisión 4 28 – Madrid 04 - Oficinas y despachos

Tabla 21. Propuesta de convenio y localización por estructura de personal.

Agrupador de categorías

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Datos de nómina/Emol.básicos/Áreas personal para regla p.cálculo nómina y reg.convenio".

SAP permite asociar distintos agrupadores de categorías profesionales en función de los grupos y áreas de personal. Para ello se asociará la siguiente información a la estructura de personal:

GRUPO DE PERSONAL

ÁREA DE PERSONAL AGRUPADOR

A - Personal Convenio 01 - Titulado 1 A - Personal Convenio 02 - Personal administrat 2 A - Personal Convenio 03 - Técnicos 3 A - Personal Convenio 04 - Especialistas 4 A - Personal Convenio 05 - Subalternos 5 A - Personal Convenio 06 - Oficios Varios 6

B - Fuera de convenio 08 - Empl.fuera convenio C - Becario 09 - Becario nómina C - Becario 10 - Becario fuera nómina

D - Pensionista 07 - Pensionista

Tabla 22. Agrupaciones de categorías por estructura de personal.

En el marco de este proyecto sólo se incluirá el tratamiento del personal del grupo A – Personal Convenio. Este agrupador determinará las categorías disponibles para cada grupo y área de personal. El sistema realizará el control de coherencia de datos en base a estas parametrizaciones.



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Grupos y subgrupos profesionales

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Datos de nómina/Emol.básicos/Revisar grupos y subgrupos profesionales".

Las categorías profesionales recogidas en el convenio colectivo se definen en la siguiente tabla. Las categorías se definen para cada agrupador.

AGRUPADOR GRUPO PROFESIONAL SUBGRUPO PROFESIONAL 1 TITULADO TM 1 TITULADO TS 2 ADMINIST CB 2 ADMINIST J1 2 ADMINIST J2 2 ADMINIST JS 2 ADMINIST O1 2 ADMINIST O2 2 ADMINIST RC 2 ADMINIST TL 3 TECNICOS AN 3 TECNICOS DL 3 TECNICOS DP 3 TECNICOS JD 3 TECNICOS JE 3 TECNICOS JI 3 TECNICOS O1 3 TECNICOS PG 4 ESPECIAL CA 4 ESPECIAL DB 4 ESPECIAL EN 4 ESPECIAL GB 4 ESPECIAL O2 5 SUBALTER BO 5 SUBALTER CO 5 SUBALTER LI 5 SUBALTER OR 5 SUBALTER VI 6 OFICIOS CD 6 OFICIOS EN 6 OFICIOS MZ 6 OFICIOS O1 6 OFICIOS O2 6 OFICIOS PE

Tabla 23. Grupos y subgrupos profesionales



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Esta tabla se ampliará más adelante una vez se hayan configurado los conceptos de nómina para indicar el importe correspondiente a cada clave retributiva y categoría profesional.

Esta tabla estándar de SAP tiene el inconveniente de que no existen campos de base de datos para almacenar una descripción de las categorías profesionales. Por este motivo se han desarrollado nuevas tablas para incluir esta descripción adicional.

Desde SM30 se accede a dos vistas desarrollada a medida para el proyecto, estas vistas no existe en el estándar de SAP.

ZHRX_PY_T510_V - Descripción de Grupos Profesionales.

GRUPO PROFESIONAL DESCRIPCIÓN LARGA DESCRIPCIÓN CORTA ADMINIST PERSONAL ADMINISTRATIVO ADMINIST ESPECIAL ESPECIALISTAS ESPECIAL OFICIOS OFICIOS VARIOS OFICIOS

SUBALTER SUBALTERNOS SUBALTER TECNICOS TÉCNICOS TECNICOS TITULADO TITULADOS TITULADO

Tabla 24. Grupos profesionales.

Esta información podrá ser utilizada en cualquier informe obtenido del sistema permitiendo obtener el texto completo de los grupos y subgrupos profesionales recogidos en el convenio colectivo.

ZHRX_PY_T510_T_V - Descripción de Subgrupos Profesionales.

GRUPO PROFESIONAL

SUBGRUPO PROFESIONAL

DESCRIPCIÓN LARGA DESCRIPCIÓN CORTA

TITULADO TM PERSONAL TITULADO DE GRADO MEDIO

PERSONAL TIT

TITULADO TS PERSONAL TITULADO DE GRADO SUPERIOR

PERSONAL TIT

ADMINIST CB COBRADORES COBRADORES ADMINIST J1 JEFE DE PRIMERA JEFE DE PRIM ADMINIST J2 JEFE DE SEGUNDA JEFE DE SEGU ADMINIST JS JEFES SUPERIORES JEFES SUPERI ADMINIST O1 OFICIAL DE PRIMERA OFICIAL DE P ADMINIST O2 OFICIAL SEGUNDA OFICIAL SEGU ADMINIST RC RECEPCIONISTAS RECEPCIONIST ADMINIST TL TELEFONISTAS TELEFONISTAS TECNICOS AN ANALISTA. ANALISTA. TECNICOS DL DELINEANTE DELINEANTE TECNICOS DP DELINEANTE PROYECTISTA DELINEANTE P TECNICOS JD JEFE DE DELINEACIÓN JEFE DE DELI TECNICOS JE JEFE DE EXPLOTACIÓN JEFE DE EXPL TECNICOS JI JEFE DE INFORMÁTICA JEFE DE INFO TECNICOS O1 OPERADOR DE PRIMERA OPERADOR DE TECNICOS PG PROGRAMADOR PROGRAMADOR ESPECIAL CA CALCADOR CALCADOR ESPECIAL DB DIBUJANTE DIBUJANTE ESPECIAL EN ENTREVISTADOR-ENCUESTADOR ENTREVISTADO ESPECIAL GB GRABADOR-RECOPILADOR DE

DATOS GRABADOR-REC

ESPECIAL O2 OPERADOR DE SEGUNDA OPERADOR DE SUBALTER BO BOTONES BOTONES SUBALTER CO CONSERJE CONSERJE



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SUBALTER LI LIMPIADORES LIMPIADORES SUBALTER OR ORDENANZA ORDENANZA SUBALTER VI VIGILANTE DIURNO O NOCTURNO VIGILANTE DI

OFICIOS CD CONDUCTOR CONDUCTOR OFICIOS EN ENCARGADO ENCARGADO OFICIOS MZ MOZO MOZO OFICIOS O1 OFICIAL DE PRIMERA OFICIAL DE P OFICIOS O2 OFICIAL DE SEGUNDA OFICIAL DE S OFICIOS PE PEON PEON

Tabla 25. Subgrupos profesionales.

2.4.10. Reglas de gestión, agrupaciones homogéneas

Las reglas de gestión se establecen a nivel de la estructura de empresa y a nivel de estructura organizativa. En puntos anteriores se ha configurado ya se ha tomado como referencia para modelar el funcionamiento del sistema en base a las estructuras básicas:

• Divisiones y subdivisiones de personal • Grupos y áreas de personal

No obstante existen otros datos que se deben configurar y que son necesarios para completar los requisitos recogidos en el convenio. Esta información es básica para poder realizar la gestión del los empleados.

Plan de horario de trabajo

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de tiempos de personal/Planes de horario de trabajo/Agrupaciones de las subdivisiones de personal/Agrupar subdivisiones de personal para plan de horario de trabajo".

Se define un agrupador para indicar los planes de horario de trabajo y así poder diferenciar el funcionamiento en el sistema. Dado que el módulo de gestión de evaluación de tiempos no entra dentro del ámbito de este proyecto, el indicador para toda la estructura es el mismo.

DIVISIÓN DESCRIPCIÓN SUBDIVISIÓN DESCRIPCIÓN AGRUPADOR ZE01 División PFC 1 Z100 Subdivisión 1 04 ZE01 División PFC 1 Z101 Subdivisión 2 04 ZE01 División PFC 1 Z102 Subdivisión 3 04 ZE01 División PFC 1 Z103 Subdivisión 4 04 ZE02 División PFC 2 Z200 Subdivisión 1 04 ZE02 División PFC 2 Z201 Subdivisión 2 04 ZE02 División PFC 2 Z202 Subdivisión 3 04 ZE02 División PFC 2 Z203 Subdivisión 4 04

Tabla 26. Agrupador de horarios por estructura de empresa.



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Calendario de festivos

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de tiempos de personal/Planes de horario de trabajo/Fijar categorías de festivos".

SAP de forma estándar ya recoge el calendario de festivos E1 con los días festivos de la Comunidad de Madrid. El calendario es necesario para ordenar los días laborables y realizar el pago de la nómina de forma correcta.

Fijar calendario de festivos

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de tiempos de personal/ Planes de horario de trabajo/ Reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo/ Definir agrupaciones para calendario de festivos".

DIVISIÓN DESCRIPCIÓN SUBDIVISIÓN DESCRIPCIÓN CALENDARIO ZE01 División PFC 1 Z100 Subdivisión 1 E1 ZE01 División PFC 1 Z101 Subdivisión 2 E1 ZE01 División PFC 1 Z102 Subdivisión 3 E1 ZE01 División PFC 1 Z103 Subdivisión 4 E1 ZE02 División PFC 2 Z200 Subdivisión 1 E1 ZE02 División PFC 2 Z201 Subdivisión 2 E1 ZE02 División PFC 2 Z202 Subdivisión 3 E1 ZE02 División PFC 2 Z203 Subdivisión 4 E1

Tabla 27. Agrupador de calendario de festivos por estructura de empresa.

Fijar agrupador para planes de horario de trabajo

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de tiempos de personal/ Planes de horario de trabajo/ Reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo/Definir agrupaciones de las áreas de personal".

Se define un agrupador para determinar los planes de horario admitidos. Esta información es particular de cada empresa. El valor que se recoge es el 8 – "Convenio Ofic. Desp."



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GRUPO DESCRIPCIÓN ÁREA DESCRIPCIÓN PLAN HORARIO A Personal Convenio 01 Titulado 8 A Personal Convenio 02 Personal administrat 8 A Personal Convenio 03 Técnicos 8 A Personal Convenio 04 Especialistas 8 A Personal Convenio 05 Subalternos 8 A Personal Convenio 06 Oficios Varios 8 B Fuera de convenio 08 Empl.fuera convenio C Becario 09 Becario nómina C Becario 10 Becario fuera nómina D Pensionista 07 Pensionista

Tabla 28. Agrupación de planes de horario por estructura de personal.

Planes de horario

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de tiempos de personal/ Planes de horario de trabajo/ Reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo/Fijar reglas para plan de horario de trabajo y planes de horario de trabajo".

Los planes de horario determinarán la jornada laboral teórica de cada trabajador. Esta información es específica de cada cliente por lo que se configura un plan de horario teórico y genérico. Los planes de horario se asocian al agrupador de planes de horario y el calendario de festivos.

AGRUPADOR EMPLEADO

DESCRIPCIÓN CALENDARIO AGRUPADOR EMPRESA

HORARIO

8 Convenio Ofic. Desp. E1 04 MA- Mañana

8 Convenio Ofic. Desp. E1 04 NO-Normal - Partida

8 Convenio Ofic. Desp. E1 04 TA - Tarde

Tabla 29. Planes de horario de trabajo teórico.

Propuesta de plan de horario

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de tiempos de personal/Planes de horario de trabajo/Horario de trabajo teórico/Especificar valor de propuesta para plan de horario de trabajo".



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Se parametriza la característica SCHKZ para proponer el plan de horario teórico de forma genérica para los empleados. Se han definido los siguientes valores:

Figura 24. Árbol de decisión que permite proponer un horario de trabajo.

Al grabar en el expediente administrativo el horario que realizará el trabajador se propondrá en el sistema el valor NO – Normal – Jornada partida.

Tratamiento de absentismos y presencias

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de tiempos de personal/Entrada y gestión de datos de tiempos/Absentismos/Catálogo de absentismos/Agrupar subdivisiones de personal para presencias/absentismos".

Se define el agrupador para establecer los absentismos admitidos para la estructura de empresa definida, además este agrupador servirá para configurar el impacto de cada absentismo y presencia para dicho agrupador.

DIVISIÓN DESCRIPCIÓN SUBDIVISIÓN DESCRIPCIÓN AGRUPADOR ABSENTISMO

ZE01 División PFC 1 Z100 Subdivisión 1 90 ZE01 División PFC 1 Z101 Subdivisión 2 90 ZE01 División PFC 1 Z102 Subdivisión 3 90 ZE01 División PFC 1 Z103 Subdivisión 4 90 ZE02 División PFC 2 Z200 Subdivisión 1 90 ZE02 División PFC 2 Z201 Subdivisión 2 90 ZE02 División PFC 2 Z202 Subdivisión 3 90 ZE02 División PFC 2 Z203 Subdivisión 4 90

Tabla 30. Agrupador de clases de absentismo por estructura de empresa.



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Creación de absentismos

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de tiempos de personal/Entrada y gestión de datos de tiempos/Absentismos/Catálogo de absentismos/Definir clases de absentismos".

Se crearán los absentismos que dan cobertura a las necesidades recogidas en el convenio colectivo. Estos absentismos se diferenciarán entre pagados y no pagados. Algunos de los pagados relacionados con las cotizaciones y la incapacidad temporal serán abonados parcialmente por la Tesorería de la Seguridad Social o por las mutuas de trabajo

AGRUPADOR ABSENTISMOS DESCRIPCIÓN PAGADO MÁXIMO 90 0300 Permiso Examen SI 1 día 90 0301 Permiso matrimonio SI 15 días 90 0302 Nacimiento hijo SI 3 días 90 0303 Permiso cuidado familiar SI 3+1 días 90 0304 Fallecimiento SI 4 +1 días 90 0305 Mudanza SI 2 días 90 0306 Deberes públicos SI 90 0307 Horas sindicales SI 90 0308 Matrimonio familiares SI 1 día 90 0309 Vacaciones SI 30 días 90 0310 Lactancia SI 15 días 90 0400 Días de preaviso NO 90 1000 Incapacidad temporal SI 12 meses 90 1200 IT Prolongada SI 90 3000 Maternidad SI 16 semanas 90 3100 Descanso paternal SI 3 días 90 3500 Paternidad SI 15 días

Tabla 31. Características de los tipos de absentismos.

2.4.11. Actos administrativos

Medidas de personal

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Gestión de personal/Adaptación de procesos de trabajo/Medidas/Determinar clases de medidas".



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Los actos administrativos permiten guiar al usuario en la mecanización de los datos maestros necesarios según el movimiento realizado. La ejecución de una medida sirve de guía ya que presenta las pantallas a rellenar en cada caso. Se han definido las siguientes medidas:

MEDIDA DESCRIPCIÓN INFOGRUPO ZA Contratación ZA ZB Cambio organizativo ZB ZC Baja ZC ZD Reingreso ZD ZE Jubilación parcial ZE ZF Jornada reducida ZF ZH Excedencia ZH

Tabla 32. Medida de personal e infogrupos.

Motivos de medidas

Cada medida se concreta a través de motivos que detallan aún más el acto administrativo que se está realizando.

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Gestión de personal/Adaptación de procesos de trabajo/Medidas/Crear motivos para medidas".

Los datos configurados con:

MEDIDA DESCRIPCIÓN MOTIVO MEDIDA

DESCRIPCIÓN

ZA Contratación ZA Contratación ZB Cambio organizativo ZB Cambio organizativo ZC Baja ZC Baja ZD Reingreso ZD Reingreso ZE Jubilación parcial ZE Jubilación parcial ZF Jornada reducida ZF Jornada reducida ZA Contratación 01 Plantilla ZA Contratación 02 Formación ZA Contratación 03 Subcontratado ZA Contratación 04 Externo ZB Cambio organizativo 01 Prórroga de Contrato ZB Cambio organizativo 02 Cambio de Categoría ZB Cambio organizativo 03 Cambio de Tipo de Contrato ZB Cambio organizativo 04 Cambio de Convenio ZB Cambio organizativo 05 Cambio organizativo ZB Cambio organizativo 06 Promoción ZB Cambio organizativo 07 Cambio Grupo profesional ZC Baja 01 Voluntaria ZC Baja 02 Fin de contrato ZC Baja 03 Despido por causas objetivas



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ZC Baja 04 Despido disciplinarios ZC Baja 05 Despido Colectivo ZC Baja 06 Despido Improcedente ZC Baja 07 No supera periodo prueba ZC Baja 08 Agotamiento de IT ZC Baja 09 Incapacidad Permanente ZC Baja 10 Fallecimiento ZC Baja 11 Jubilación ZD Reingreso 01 Plantilla ZD Reingreso 02 Formación ZD Reingreso 03 Subcontratado ZD Reingreso 04 Externo ZE Jubilación parcial 01 Voluntaria ZF Jornada reducida 01 Voluntaria ZF Jornada reducida 02 Cuidado familiares ZF Jornada reducida 03 Guarda legal ZF Jornada reducida 04 Otras causas ZF Jornada reducida 05 Previo a Prejubilación ZF Jornada reducida 06 Fin jornada reducida ZH Excedencia 01 Voluntaria ZH Excedencia 02 Cuidado Mayores ZH Excedencia 03 Guarda legal ZH Excedencia 04 Cargo Público ZH Excedencia 05 Desempeño de actividades ZH Excedencia 06 Traslado entre empresas ZI Expediente Regul. Empleo 01 Expediente Regul. Empleo

Tabla 33. Definición de medidas de personal y motivos.

Menú de medidas

Para poder ejecutar las medidas de personal es necesario poner esta información a disposición de usuario en el menú de medidas.

Desde la guía IMG se accede a:"Gestión de personal/Gestión de personal/Adaptación de procesos de trabajo/Medidas/Modificar menú de medidas".

Para el tipo de menú 01 – Medidas se añaden las entradas para el agrupador de usuario 04 que es grupo de usuarios estándar de SAP.

GRUPO USUARIO

MENÚ MEDIDA DESCRIPCIÓN

04 01 – Medidas ZA Contratación 04 01 – Medidas ZB Cambio organizativo 04 01 – Medidas ZC Baja 04 01 – Medidas ZD Reingreso



70

04 01 – Medidas ZE Jubilación parcial 04 01 – Medidas ZF Jornada reducida 04 01 – Medidas ZH Excedencia

Tabla 34. Asignación de las medidas en el menú de actualización.

Esta parametrización permite gestionar los datos maestros de los empleados desde la transacción PA40 – "Medidas de Personal".

Figura 25. Pantalla para la ejecución de las medidas de personal.

Desde este programa se realizarán las contrataciones de empleados, las bajas, las finalizaciones de contratos, las reducciones de jornada, los cambios organizativos, etc. Al seleccionar una medida el sistema comienza a guiar al usuario presentando las pantallas que se deben rellenar para el correcto funcionamiento de SAP en cada caso.

Grupos de información

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Gestión de personal/Adaptación de procesos de trabajo/Medidas/Determinar infogrupos".

Los grupos de información en SAP se denominan infogrupos. El infogrupo es la secuencia de grupos de información (en SAP infotipos) que el usuario debe completar según el acto administrativo que esté ejecutando. Así no es lo mismo ejecutar un primer alta que un cambio organizativo. De esta manera cada actuación tiene asociada su propia secuencia de infotipos.

MEDIDA DESCRIPCIÓN INFOGRUPO INFOTIPO DESCRIPCIÓN ZA Contratación ZA 0002 Datos personales ZA Contratación ZA 0001 Asignación organizativa ZA Contratación ZA 0006 Direcciones ZA Contratación ZA 0007 Horario de trabajo teórico ZA Contratación ZA 0008 Emol.básic.



71

ZA Contratación ZA 0009 Relación bancaria ZA Contratación ZA 0016 Elementos contrato ZA Contratación ZA 0061 Seguridad Social (ES) ZA Contratación ZA 0062 Datos fiscales (E) ZA Contratación ZA 0005 Derecho a vacaciones ZA Contratación ZA 0092 Antigüedad (E) ZA Contratación ZA 0799 Datos de mensaje .AFI ZB Cambio organizativo ZB 0001 Asignación organizativa ZB Cambio organizativo ZB 0007 Horario de trabajo teórico ZB Cambio organizativo ZB 0008 Emol.básic. ZB Cambio organizativo ZB 0061 Seguridad Social (ES) ZB Cambio organizativo ZB 0062 Datos fiscales (E) ZC Baja ZC 0001 Asignación organizativa ZC Baja ZC 2001 Absentismos ZC Baja ZC 0014 Devengos/Deducciones

periódicos ZC Baja ZC 0799 Datos de mensaje .AFI ZD Reingreso ZD 0001 Asignación organizativa ZD Reingreso ZD 0007 Horario de trabajo teórico ZD Reingreso ZD 0008 Emol.básic. ZD Reingreso ZD 0016 Elementos contrato ZD Reingreso ZD 0061 Seguridad Social (ES) ZD Reingreso ZD 0062 Datos fiscales (E) ZD Reingreso ZD 0799 Datos de mensaje .AFI ZE Jubilación parcial ZE 0001 Asignación organizativa ZE Jubilación parcial ZE 0007 Horario de trabajo teórico ZE Jubilación parcial ZE 0008 Emol.básic. ZE Jubilación parcial ZE 0061 Seguridad Social (ES) ZE Jubilación parcial ZE 0062 Datos fiscales (E) ZE Jubilación parcial ZE 0799 Datos de mensaje .AFI ZF Jornada reducida ZF 0001 Asignación organizativa ZF Jornada reducida ZF 0007 Horario de trabajo teórico ZF Jornada reducida ZF 0008 Emol.básic. ZF Jornada reducida ZF 0061 Seguridad Social (ES) ZF Jornada reducida ZF 0062 Datos fiscales (E) ZF Jornada reducida ZF 0799 Datos de mensaje .AFI ZH Excedencia ZH 0001 Asignación organizativa ZH Excedencia ZH 2001 Absentismos ZH Excedencia ZH 0014 Devengos/Deducciones

periódicos ZH Excedencia ZH 0799 Datos de mensaje .AFI

Tabla 35. Grupos de información requeridos para cada medida.

2.4.12. Conceptos de nómina

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Gestión de personal/Datos de nómina/Emol.básicos/CC-nóminas/Crear catálogo de CC-nóminas".



72

Los conceptos utilizados en este proyecto se clasifican en:

• Devengos. Conceptos de pago que suponen un coste para la empresa • Descuentos. Conceptos de descuento. La empresa realiza la deducción y transfiere el

dinero a terceros, Tesorería General de la Seguridad Social, Hacienda y sindicatos. • Técnicos. Los más relevantes son: el concepto con el importe del bruto de la nómina, las

transferencias bancarias y las bases de cotización.

Desde esta transacción se realiza el proceso de creación. Este proceso se realiza tomando otro concepto de nómina como modelo. Ésto permite que diversas tablas se configuren de forma automática heredando el funcionamiento de la clave copiada. Posteriormente es necesario revisar las tablas de configuración de forma individual.

Forma de valorarse

La forma de valorarse estos conceptos puede ser automática (ejecutando rutinas que recuperan el importe manualmente según las tablas salariales) o manualmente siendo el responsable del importe de pago el gestor del sistema. Los métodos que se utilizarán son:

• TARIF. Este método recupera el convenio y la categoría profesional del trabajador almacenada en el infotipo 0008 – Emolumentos genéricos y con dichos valores accede a la tabla T510 donde para cada concepto se ha grabado previamente el importe de pago.

• ANTIG. Este método calcula el número de cuatrienios de antigüedad en la empresa y para cada periodo de antigüedad abonará un porcentaje sobre el importe del salario base.

• SUMME. Con este método se realizan valoraciones como suma del importe valorado en otros conceptos.

• UNITS. Este método se basa en multiplicar un número de unidades sobre un precio unitario establecido.

• NÓMINA. Los conceptos se calculan internamente en el momento de calcularse nómina. Las pagas extras son un ejemplo.

• INFOTIPO. El valor económico se lee directamente del importe almacenado en el infotipo correspondiente. Este es el caso de las cuotas sindicales.

Conceptos de nómina

CONCEPTO DESCRIPCIÓN TIPO VALORACIÓN CLAVE SAP 0001 Salario base Devengo TARIF NO 0002 Comp. Personal Antigüedad Devengo ANTIG NO 0021 Trienios anteriores 1993 Devengo UNITS NO 0022 Trienios de 1993 a 1996 Devengo UNITS NO 0003 Plus nocturnidad Devengo TARIF NO 0004 Horas Extras Fuerza Mayor Devengo UNITS NO 0005 Horas Extras Estructurales Devengo UNITS NO 0006 Complemento Puesto Devengo MANUAL NO 0050 Dieta comidas Devengo UNITS NO 0051 Dieta cenas Devengo UNITS NO 0052 Dieta pernoctación Devengo UNITS NO 0060 Kilometraje Devengo UNITS NO 0070 Premio de Jubilación Devengo SUMME NO 0100 Gratific. Extra Julio Devengo NÓMINA NO 0200 Gratific. Extra Diciembre Devengo NÓMINA NO



73

0300 Precio km Técnico TARIF NO 0301 Precio dieta Técnico TARIF NO 0302 Precio HHEE Fuerz Mayor Técnico TARIF NO 0303 Precio HHEE Estructurales Técnico TARIF NO 0304 Precio cuatrienio Técnico SUMME NO PA10 Prestaciones IT Devengo NÓMINA SI PA20 Prestaciones AT y EP Devengo NÓMINA SI PA40 Prestac.oblig.Empresa-E Devengo NÓMINA SI PC10 Complementos IT Devengo NÓMINA SI PC20 Compl.AT y EP Devengo NÓMINA SI PC30 Compl.maternidad Devengo NÓMINA SI 0500 Sindicato CCOO Descuento INFOTIPO NO 0501 Sindicato UGT Descuento INFOTIPO NO 0502 Sindicato CNT Descuento INFOTIPO NO 0503 Sindicato USO Descuento INFOTIPO NO /401 Retención a cta. IRPF Descuento NÓMINA SI /350 Trab.cont.comunes Descuento NÓMINA SI /360 Trab.fondo gar.salarial Descuento NÓMINA SI /370 Trab.desempleo Descuento NÓMINA SI /380 Trab.formac.profesional Descuento NÓMINA SI /390 Trab. h.extras gener. Descuento NÓMINA SI /392 Trab. h.extras f.mayor Descuento NÓMINA SI /LRP Amortización regular Descuento NÓMINA SI

Tabla 36. Listado de conceptos de nómina y su definición.

2.4.13. Grupos de información gestión de organización

Los datos tratados en SAP se almacenan en tablas de base de datos. Estas tablas agrupan información relacionada entre sí de una forma lógica. La forma que tiene SAP de realizar el mantenimiento de dichos datos es a través de infotipos. Los infotipos son los grupos de información que aglutinan todos los campos de las tablas de base de datos que hacen referencia a un tema común.

Los infotipos principales del módulo de estructura organizativa que se van a configurar son:

• 1000 – Objeto. Recoge el identificador y la descripción breve de cada objeto.

Figura 26. Contenido del infotipo 1000.



74

• 1001 – Enlaces. Se graban los datos de la relación de dependencia entre los distintos objetos que conforman y participan de la estructura organizativa. Se trata del infotipo más importe.


• 1002 – Descripción verbal. Este infotipo sirve para almacenar información adicional que defina el objeto creado.




75

• 1028 – Dirección. En este grupo de información se permiten grabar todos los datos referentes a la dirección en la que se pueda ubicar el objeto, por ejemplo el objeto A – Centro de trabajo.


• 1008 – Caracter.de imputación. Este infotipo aglutina los datos referentes a la estructura de empresa definida anteriormente.




76

• 1013 – Grupo/área de personal. Este infotipo aglutina los datos referentes a la estructura de personal definida. Permitirá por ejemplo asociar un determinado puesto a un grupo y área de personal.


2.4.14. Mantenimiento de objetos de gestión de organización

El mantenimiento de los datos maestros se basa en la ejecución de medidas. Cómo ya se ha comentado anteriormente la medida es una secuencia lógica de pantallas o infotipos (término SAP) que sirven de ayuda indicando los datos que se deben almacenar en cada caso. En el módulo de gestión organizativa, las medidas son diferentes según el tipo de objeto. En el ámbito de este proyecto no se contemplan ni se utilizarán todos los objetos existentes por lo que se configurarán los objetos requeridos

Selección de aspectos

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Parametriz.globales en gestión de personal/Control de diálogo/Actualizar aspectos".

Se crea el aspecto ZPFC - Oficinas y despachos. En este aspecto se han configurado sólo los objetos e infotipos objeto de éste proyecto. Al seleccionar el aspecto parametrizado, los objetos y los infotipos por objeto disponibles se reducen facilitando el mantenimiento de la información.

OBJETO DESCRIPCIÓN INFOTIPO DESCRIPCIÓN A Puesto de trabajo 1000 Objeto A Puesto de trabajo 1001 Enlaces A Puesto de trabajo 1002 Descripción verbal A Puesto de trabajo 1028 Dirección C Función 1000 Objeto C Función 1001 Enlaces C Función 1002 Descripción verbal C Función 1013 Grupo/área de personal K Centro de coste O Unidad organizativa 1000 Objeto O Unidad organizativa 1001 Enlaces



77

O Unidad organizativa 1002 Descripción verbal O Unidad organizativa 1008 Caracter.de imputación O Unidad organizativa 1028 Dirección S Puesto de Trabajo 1000 Objeto S Puesto de Trabajo 1001 Enlaces S Puesto de Trabajo 1002 Descripción verbal S Puesto de Trabajo 1013 Grupo/área de personal T Tarea 1000 Objeto T Tarea 1001 Enlaces T Tarea 1002 Descripción verbal

Tabla 37. Grupos de información activados para cada objeto de la estructura.

Creaciónde Medidas

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Gestión de organización/Parametrizaciones básicas/Actualizar medidas".

Se han parametrizado las siguientes medidas para cada objeto:

OBJETO DESCRIPCIÓN MEDIDA INFOTIPO DESCRIPCIÓN A Puesto de trabajo A 1000 Objeto A Puesto de trabajo A 1001 Enlaces A Puesto de trabajo A 1002 Descripción verbal A Puesto de trabajo A 1028 Dirección C Función C 1000 Objeto C Función C 1001 Enlaces C Función C 1002 Descripción verbal C Función C 1013 Grupo/área de personal O Unidad organizativa O 1000 Objeto O Unidad organizativa O 1001 Enlaces O Unidad organizativa O 1002 Descripción verbal O Unidad organizativa O 1008 Caracter.de imputación O Unidad organizativa O 1028 Dirección S Puesto de Trabajo S 1000 Objeto S Puesto de Trabajo S 1001 Enlaces S Puesto de Trabajo S 1002 Descripción verbal S Puesto de Trabajo S 1013 Grupo/área de personal T Tarea T 1000 Objeto T Tarea T 1001 Enlaces T Tarea T 1002 Descripción verbal

Tabla 38. Grupos de información requeridos para cada objeto de la estructura



78

Ejecución de medidas

La generación de los distintos objetos se realiza de forma genérica desde la transacción PP03 - "Actualizar Medidas".

Figura 32. Programa para crear objetos de la estructura.

Será necesario seleccionar el tipo de objeto y la medida, según los datos disponibles incluidos en la tabla anterior.

Actualización de datos en infotipos

En SAP existen dos programas que permiten realizar el mantenimiento de los datos maestros asociados a los objetos de la estructura organizativa.

• Transacción PP01.

Figura 33. Programa para actualizar los datos maestros por objeto.



79

• Transacción PP02.

Figura 34. Programa para actualizar los datos maestros por infotipo.

2.4.15. Grupos de información administración de personal

Cómo en el módulo de gestión de estructura organizativa, los datos tratados en SAP se almacenan en tablas de base de datos que se gestionan en SAP a través de infotipos.

Los infotipos principales del módulo de administración de personal que se van a configurar son:

• Infotipo 0000 - "Medidas". Este infotipo recoge la información del estado del expediente administrativo de cada empleado:

o Datos del estado de ocupación, si el empleado está activo, si genera derecho a paga extra.

o Situación del expediente del trabajador, si se ha ejecutado una medida de personal de alta, de baja, si está con jornada reducida.




80

• Infotipo 0001 - "Asignación organizativa". Este infotipo recoge la información del puesto de trabajo desempeñado por el empleado. Permite al mismo tiempo encuadrar al empleado dentro de la estructura de empresa y de personal configuradas.


• Infotipo 0009 – "Relación bancaria". Se almacenarán los datos sobre la forma de pago elegida por el empleado para recibir el pago de su nómina.


• Infotipo 0016 – "Elementos de contrato". Los datos que se almacenan son los referentes al código del contrato laboral subscrito entre el trabajador y la empresa. Se incluyen el tipo de contrato, si el contrato es a jornada completa o a tiempo parcial, tiempo de prueba, oficina del INEM, etc.



81


2.4.16. Mantenimiento del expediente administrativo

Los procesos administrativos se gestionan en SAP mediante la ejecución de medidas de personal, transacción PA40. El sistema permite controlar la validez de la secuencia de actuaciones a realizar. Así por ejemplo el sistema controla:

• Qué no se pueda ejecutar un reingreso a empleados con contrato vigente • Qué no se pueda ejecutar un fin de contrato a empleados de baja • Generar nuevo número de personal o completar expediente sobre uno ya existente

Transacción PA40 – "Medidas de Personal".

Figura 39. Programa para ejecutar medidas de personal.



82

Al seleccionar la clase de medida el sistema empieza a guiar al usuario en la actualización de los datos:

Figura 40. Ejemplo de propuesta automática de datos en el infotipo 0000.



83

Posteriormente, se presentan una a una las pantallas que debe completar el gestor, siguiendo la secuencia configurada. A continuación se incluye un ejemplo:

Figura 41. Secuencia de pantallas de una medida de personal.

La grabación completa de todos los datos permitirá dejará el número de empleado disponible para el resto de procesos, principalmente el cálculo de nómina.



84

PA30 – Actualización

Desde esta transacción se permite actualizar de forma unitaria cada una de las pantallas con datos asociadas a cada empleado. Una vez fijado el empleado los infotipos con información se marcan con un "tic" en verde. Los grupos de información se ordenan en pestañas para facilitar su mantenimiento.

Figura 42. Programa para actualizar datos maestros por empleado.

Las funciones permitidas son las siguientes:

BOTÓN DESCRIPCIÓN FUNCIÓN

Nuevo Permite crear nuevos registros de datos en

el infotipo seleccionado

Modificar Permite modificar los registros de datos

existentes en el infotipo seleccionado

Visualizar Permite visualizar la información

almacenada

Copiar Permite copiar registros ya existentes

Limitar Permite indicar una fecha de fin a registros

ya existentes limitando la validez

Borrar Permite borrar registros ya existentes

Tabla 39. Funcionalidad asociada a los botones de la aplicación.

2.4.17. Grupos de información cálculo de nómina

Cómo en los módulos anteriores, también se almacena la información en tablas de base de datos que se gestionan en SAP a través de infotipos.



85

Los infotipos principales del módulo de cálculo de nómina que se van a configurar son:

• Infotipo 0008 - "Emolumentos básicos". Este infotipo es la base del pago de nómina. Recoge la categoría retributiva a la que pertenece el empleado así cómo los conceptos genéricos de pago inherentes a la estructura económica fijada en el convenio colectivo. Los datos principales que se almacenan son:

o Porcentaje de ocupación que servirá de ponderación para el pago final de los haberes de nómina.

o Convenio, grupo y subgrupo profesional o Conceptos de nómina básicos y con carácter fijo

Agrupador para la propuesta de conceptos fijos

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Datos de nómina/ Emol.básicos/CC-nóminas/Estructura empresa p.muestras de CC-nóminas".

En este punto de configuración se establecen los conceptos recogidos en el convenio que deben pagarse desde el mismo momento de realizar la contratación del empleado. Para ello SAP cuenta con un árbol de decisión que permite agrupar los devengos asociados de forma genérica a la estructura de empresa. El grupo establecido es el indicado en la siguiente tabla.

GRUPO PERSONAL GRUPO A – personal de convenio ----PFC-

Tabla 40. Agrupador definido para la propuesta de conceptos de nómina.

Propuesta de conceptos fijos

Desde la guía IMG se accede a: "Gestión de personal/Datos de nómina/Emol.básicos/CC-nóminas/Revisar CC-nóminas de propuesta".

Para el grupo anterior hay que marcar los conceptos que se propondrán en el infotipo 0008 de forma automática por parte del sistema.

GRUPO CONCEPTO DESCRIPCIÓN ----PFC- 0001 Salario base ----PFC- 0002 Comp. Personal Antigüedad ----PFC- 0003 Plus nocturnidad ----PFC- 0006 Complemento Puesto

Tabla 41. Conceptos de nómina propuestos.



86

El contenido del infotipo estándar se ha ampliado para incluir un mayor detalle para el campo grupo profesional y subgrupo profesional.


• Infotipo 0061 – "Seguridad Social". Este infotipo recoge toda la información necesaria para generar las cotizaciones a la Seguridad Social como regula la normativa vigente para los empleados por cuenta ajena.

Propuesta de cuenta de cotización

Las cuentas de cotización ya han sido configuradas en puntos anteriores de este proyecto. Es necesario configurar la propuesta del código de cuenta que corresponda en cada caso. Para ello se utilizará la característica ENISS de SAP. El árbol de decisión que se ejecuta se basa en la estructura de empresa para determinar la cuenta correcta.

DIVISIÓN SUBDIVISIÓN CUENTA ZE01 Z100 28000999996 ZE01 Z101 28000999996 ZE01 Z102 28000999997 ZE01 Z103 28000999997 ZE02 Z200 28000999998 ZE02 Z201 28000999998 ZE02 Z202 28000999999 ZE02 Z203 28000999999

Tabla 42. Propuesta de cuentas de cotización.



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• Infotipo0062 – "Impuestos". Este infotipo recoge toda la información necesaria para generar el cálculo de las bases imponibles, las cuotas de IRPF. Los datos económicos resultado de la estimación de rentas anuales sirven para estimar el tipo aplicable siguiendo las rutinas establecidas en la normativa de la Agencia Tributaria.




88

• Infotipo 2001 – "Absentismos". Sirve de repositorio de todas las ausencias de cada trabajador. Se almacena el tipo de absentismo y los periodos de tiempo de duración del mismo. La carga de estos datos tienen un impacto directo en el cálculo de nómina, toda vez que existen absentismos no pagados (ausencias), pagados (permisos retribuidos) y absentismos con impacto en el sistema de cotizaciones (absentismos legales tales como la incapacidad temporal, accidente laboral, maternidad, etc.).


• Infotipo 0092 – "Antigüedad". El infotipo recoge los datos básicos para que el sistema pueda efectuar el reconocimiento de los periodos de antigüedad del empleado dentro de la empresa. Los periodos de inactividad deben descontarse del cómputo total para determinar los cuatrienios cumplidos.


Configuración del método de devengo de antigüedad:

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/Antigüedad/Métodos de devengo/Definir métodos de devengo".

Se configura el método de devengo de la antigüedad. En el convenio de oficinas y despachos se establece un método basado en cómputo de 4 años de servicio.



89

MÉTODO DE DEVENGO DESCRIPCIÓN Z1 Cuatrienios

Tabla 43. Métodos de devengo del cálculo de antigüedad.

Configuración de la secuencia de devengo de antigüedad:

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/Antigüedad/Métodos de devengo/Crear secuencias de devengo".

Se determina la secuencia de periodos de antigüedad. En el convenio colectivo de oficinas y despachos únicamente se recogen secuencias de cuatro años.

MÉTODO DESCRIPCIÓN SÍMBOLO AÑOS DÍAS Z1 Cuatrienios CU - Cuatrienio 4 1461

Tabla 44. Símbolos asociados al método de cómputo de antigüedad.

Efecto de las medidas de personal sobre el cómputo de antigüedad.

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/Antigüedad/Métodos de devengo/Definir medidas y su efecto sobre la antigüedad".

Los periodos identificados como no computables hacen referencia a las medidas de personal realizadas al empleado.

MEDIDA MOTIVO EFECTO ZC – Baja 01 - Voluntaria 1 – Descuenta ZC – Baja 02 - Fin de contrato 1 – Descuenta ZC – Baja 03 - Despido por causas objetivas 1 – Descuenta ZC – Baja 04 - Despido disciplinarios 1 – Descuenta ZC – Baja 05 - Despido Colectivo 1 – Descuenta ZC – Baja 06 - Despido Improcedente 1 – Descuenta ZC – Baja 07 - No supera periodo prueba 1 – Descuenta ZC – Baja 08 - Agotamiento de IT 1 – Descuenta ZC – Baja 09Incapacidad Permanente 1 – Descuenta ZC – Baja 10 - Fallecimiento 1 – Descuenta ZC – Baja 11 - Jubilación 1 – Descuenta

EX - Excedencia 01 - Voluntaria 1 – Descuenta EX - Excedencia 02 - Cuidado Mayores 1 – Descuenta



90

EX - Excedencia 04 - Cargo Público 1 – Descuenta EX - Excedencia 05 - Desempeño de actividades 1 – Descuenta EX - Excedencia 06 - Traslado entre empresas 1 – Descuenta

Tabla 45. Impacto de las medidas de personal sobre la antigüedad.

Procedimiento de antigüedad.

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/Antigüedad/Procedimiento de cálculo de la antigüedad/Definir procedimiento de cálculo".

Se genera el procedimiento que asocia el método de devengo con la forma de valoración.

PROCEDIMIENTO MÉTODO DE DEVENGO MÉTODO DE VALORACIÓN Z0001 - Cuatrienios Z1 - Cuatrienios 9 – Cuatrienios

Tabla 46. Procedimientos para el cálculo de antigüedad.

Propuesta del procedimiento para calcular la antigüedad.

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/Antigüedad/Procedimiento de cálculo de la antigüedad/Sugerir procedimiento de cálculo".

En este paso se configura la propuesta del procedimiento correspondiente para el cálculo de la antigüedad. Dentro de este proyecto se ha definido el procedimiento Z0001. La propuesta se realiza utilizando la característica EANTI.

GRUPO DE EMPLEADO PROCEDIMIENTO PROPUESTO A – Personal Convenio Z0001 - Cuatrienios

Tabla 47. Propuesta del procedimiento para el cálculo de la antigüedad.

• Infotipo 0045 – "Préstamos". En este infotipo se gestionará la concesión de los préstamos recogidos en el convenio colectivo. Será necesario indicar el importe solicitado, la cuota de amortización, la fecha de pago, etc.



91

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/Préstamos/Datos maestros/Crear clases de préstamos".

Se parametrizan los tipos de préstamos recogidos en el convenio colectivo:

IDENTIFICADOR DESCRIPCIÓN Z001 Fallecimiento del cónyuge, hijos o padres Z002 Asistencia médica e internamiento hospitalario del

trabajador, de su cónyuge o de sus hijos Z003 Obras en la vivienda primaria por siniestro o ruina

inminente Z004 Nacimiento de hijos, si se requiere internamiento

hospitalario Z005 Obras en la vivienda del trabajador necesarias para su

normal utilización

Tabla 48. Clases de anticipos de nómina.

Adicionalmente se ha incorporado un control en el sistema que permita controlar el límite máximo marcado en el convenio colectivo por importe de 5 mensualidades del sueldo de la categoría profesional asociada al empleado.

Figura 48. Control de importe máximo concedido para un anticipo.

2.4.18. Proceso de alicuotación

El término "alicuotación" es utilizado por SAP para referenciar el proceso mediante el cual los devengos teóricos de un empleado se "recortan" aplicando un tanto por ciento, determinando los devengos reales a abonar a cada empleado.

En este proceso intervienen datos cómo:

• Fechas de contratación o baja en la empresa.



92

• Absentismos no pagados • Absentismos legales • Otras situaciones • Cambios de datos maestros durante el mes de pago (cambios de categoría profesional)

El proceso de alicuotación se realiza en el esquema de cálculo de nómina, de forma más concreta dentro delsubesquemaEAL0 –Alicuotación.

2.4.19. Recibo de salarios

A través de la transacción "PE51 - Editor de formularios HR" se ha diseñado el formulario ZPFC con la información básica de la nómina. Este formulario será el principal justificante del pago de nómina para el empleado.

Figura 49. Ejemplo del recibo de salarios.

El programa SAP que obtiene el recibo de salarios para el empleado es el RPCEDTE0.

2.4.20. Generación del fichero AFI

Se trata de un proceso estándar que permite a las empresas remitir vía Winsuite los movimientos de afiliación de los trabajadores a través del Sistema Red de la Tesorería General de la Seguridad Social. El Winsuite sirve tanto para comunicar afiliaciones como las bases y cuotas de cotización de los trabajadores.

Este programa genera el fichero con dimensiones de posiciones y contenido fijados en la normativa vigente (se puede consultar en la página web: http://www.seg-social.es/prdi00/groups/public/documents/binario/50038.pdf). Ese fichero se remite a la Seguridad Social a través del programa Winsuite.



93

Figura 50. Programa que obtiene el fichero AFI.

Este programa procesa los registro de afiliación pendientes de envío almacenados en el infotipo 0799 – "Datos de mensaje .AFI" asociados a los empleados.

2.4.21. Apuntes contables y cuadre de nómina

El programa que se utilizará para realizar la contabilización es el estándar de SAP RPCIPE00 – "Contabilización en Finanzas: Crear ejecución contabiliz.". Este programa realiza una lectura de los resultados de nómina de los empleados seleccionados y el periodo de nómina indicado. Con los datos económicos y contables genera los apuntes contables confeccionando la contabilidad financiera (imputación a cuentas financieras) y la contabilidad analítica (distribución del gasto por Centro de Coste).

Cuentas simbólicas.

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/ Evaluación para la contabilización en Finanzas/Actividades en sistema HR/Definir cuentas simbólicas".



94

Es necesario parametrizar las cuentas simbólicas sobre las que se realizarán las imputaciones de coste.

CUENTA DESCRIPCIÓN CLASE IMPUTACIÓN 1100 Sueldos y salarios C - Contabilización en cuenta de gastos 1230 Otros salarios/sueldos por tiempo no productivo C - Contabilización en cuenta de gastos 1260 Pagas extraordinarias C - Contabilización en cuenta de gastos 1310 Gastos del empresario p. Seguridad Social C - Contabilización en cuenta de gastos 2110 Sueldos y salarios a pagar FO - Contab. cta. balance 2210 Seguridad Social a pagar F - Contabilización en cuenta de balance3100 Cantidad pendiente a empleados Q - Contabiliz. en cta. balance con Nº

pers. 3200 Préstamos empresario F - Contabilización en cuenta de balance

Tabla 49. Cuentas simbólicas para imputación contable.

Asignación de cuentas de gastos.

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/ Evaluación para la contabilización en Finanzas/Actividades en sistema FI/Asignación de cuentas/Asignar cuentas de gastos".

Se configura la asignación de las cuentas simbólicas de gasto la cuenta de mayor a la que se imputarán los costes.

CUENTA SIMBÓLICA

CUENTA DE MAYOR

1100 640520 - Sueldos y salarios, mano de obra indirecta 1230 647000 - Garantía empresarial en caso de ILT 1260 640570 - Sueldos y salarios, pagas extras 1310 642000 - Seguridad Social a cargo de la empresa

Tabla 50. Cuentas para la imputación del gasto.

Asignación de cuentas de imputación.

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/ Evaluación para la contabilización en Finanzas/Actividades en sistema FI/Asignación de cuentas/Asignar cuentas de imputación".



95

Se definen las cuentas de balance o de imputación necesarias para el pago de la nómina.

CUENTA SIMBÓLICA

CUENTA DE MAYOR

2110 572000 - Bancos e instituciones de crédito, c/c vista (ESP) 2210 476000 - Organismos de la Seguridad Social, acreedores 3100 640000 - Sueldos y salarios 3200 544000 - Créditos a corto plazo al personal

Tabla 51. Asignación de cuentas simbólicas a cuentas financieras.

Propiedades contables de los conceptos de nómina.

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/Cálculo de nómina: España/Evaluación para la contabilización en Finanzas/Actividades en sistema HR/Actualización de CC-nóminas/Fijar propiedades de imputación de CC-nóminas".

El paso final es el de enlazar el código del concepto de nómina con la cuenta simbólica a la que se imputarán los importes de la nómina. Esta tabla sirve de nexo de unión entre las tablas anteriores y es pieza principal del proceso contable.

CONCEPTO DE NÓMINA CUENTA SIMBÓLICA RESTA/398 - Acum.TR.cotiz.Seg.Soc. 2210 - Seguridad Social a pagar SI /399 - Acum.EM.cotiz.Seg.Soc. 1310 - Gastos del empresario p.Seguridad Social /399 - Acum.EM.cotiz.Seg.Soc. 2210 - Seguridad Social a pagar SI /401 - Retención a cta. IRPF 2220 - Impuestos a pagar SI /561 - Crédito 2110 - Sueldos y salarios a pagar /563 - Ctd.pendiente mes ant. 3100 - Cantidad pendiente a empleados SI /559 - Transferencia 3100 - Cantidad pendiente a empleados SI /LOP - Pago de préstamos nómina 3200 - Préstamos empresario /LRP - Amortización regular 3200 - Préstamos empresario SI 0001 - Salario base 1100 - Sueldos y salarios 0002 - Comp. Personal Antigüedad 1100 - Sueldos y salarios 0003 - Plus nocturnidad 1100 - Sueldos y salarios 0004 - Horas Extras Fuerza Mayor 1100 - Sueldos y salarios 0005 - Horas Extras Estructurales 1100 - Sueldos y salarios 0006 - Complemento Puesto 1100 - Sueldos y salarios 0021 - Trienios anteriores 1993 1100 - Sueldos y salarios 0022 - Trienios de 1993 a 1996 1100 - Sueldos y salarios 0050 - Dieta comidas 1100 - Sueldos y salarios 0051 - Dieta cenas 1100 - Sueldos y salarios 0052 - Dieta pernoctación 1100 - Sueldos y salarios 0060 - Kilometraje 1100 - Sueldos y salarios 0070 - Jubilación anticipada 1100 - Sueldos y salarios 0100 - Gratific. Extra Julio 1260 - Pagas extraordinarias 0200 - Gratific. Extra Diciembre 1260 - Pagas extraordinarias PA10 - Prestaciones IT 2210 - Seguridad Social a pagar PA20 - Prestaciones AT y EP 2210 - Seguridad Social a pagar PA30 - Prestac. maternidad 1230 - Otros salarios/sueldos tiempo no

productivo



96

PA31 - Pago Directo Prestac. 1230 - Otros salarios/sueldos tiempo no productivo

PA40 - Prestac. oblig. Empresa-E 1230 - Otros salarios/sueldos tiempo no productivo

PC10 - Complementos IT 1230 - Otros salarios/sueldos tiempo no productivo

PC20 - Compl.AT y EP 1230 - Otros salarios/sueldos tiempo no productivo

PC30 - Compl. maternidad 1230 - Otros salarios/sueldos tiempo no productivo

Tabla 52. Asociación de cuentas simbólica a concepto de nómina.

Finalmente se ejecutará el programa que genera el interface contable a través de los apuntes contables (RPCIPE00).

Figura 51. Programa que genera los apuntes contables.

Este programa genera el documento contable en status preliminar. Será el responsable del departamento financiero el que actualizará el status del documento a productivo una vez haya revisado que los datos contenidos son correctos.

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98

2.4.22. Generación de transferencias

El proceso de transferencias permite al gestor de nómina realizar el pago de la nómina de acuerdo a las vías de pago indicadas por el empleado. En el análisis de necesidades se habían identificado las siguientes vías de pago disponibles:

• Pago por transferencia. • Pago por cheque magnético. • Pago por cheque papel. • Pago en efectivo.

Cada forma de pago tiene asociado un programa que se encargará de realizar las operaciones necesarias para efectuar el pago.

Pago por transferencia, cheque magnético y cheque papel

Estas dos vías de pago se ejecutan bajo el mismo programa estándar de SAP. Este proceso se realiza en tres pasos:

Paso 1.

Ejecución del programa RPCDTAE0 – "Programa de preparación para el intercambio de datos". Su objetivo es agrupar los registros con importe de pago resultado del cálculo de nómina. Estas cantidades se identifican para cumplir dos objetivos:

• Identificar de forma única cada ejecución • Controlar que no se realicen el pago varias veces

Figura 55. Programa que genera las transferencias.



99

El resultado es un breve listado con el identificador del proceso, y el resultado general de transferencias realizadas y si ha habido algún error.

Figura 56. Resultado de la ejecución de un proceso de transferencias.

Paso 2

En este paso se preparan los datos contenidos en el identificador de las transferencias realizando un tratamiento de cada registro con el objetivo de componer el disquete bancario de acuerdo a las normas del consejo superior bancario. Este paso se realiza por tanto ejecutando dos programas:

– Programa RFFOES_T, para transferencias y para cheque magnético.

Figura 57. Programa que genera el disquete bancario.



100

Este programa permite conocer a través de varios listados, los registros de nómina procesados y los importes de pago que se van a realizar.

Figura 58. Informe resumen del contenido de un fichero de transferencias.

– Programa RFFOD__S: para emitir el pago por cheque papel

Este programa permite emitir y general el cheque en papel que se entregará en mano al trabajador. El siguiente formulario sirve de ejemplo. Este proceso deberá adecuarse a las necesidades concretas de cada cliente.

Figura 59. Programa que genera los pagos por cheque en papel.



101

Impreso de ejemplo:

Figura 60. Informe resumen del contenido de un cheque en papel.

Paso 3

En este paso se genera el disquete físico con los registros de posiciones físicas según las especificaciones del Consejo Superior Bancario, en concreto a las indicadas para el cuaderno 34.

Transacción FDTA. "Generación de soporte de datos"

Figura 61. Programa para la descarga de los disquetes bancarios.



102

Al ejecutar se muestra un resumen del contenido del disco.

Figura 62. Ejemplo de un disquete bancario generado.

El contenido de este soporte de datos es el siguiente:

Figura 63. Ejemplo del contenido de un disquete bancario.

Cómo se observa en la imagen, el código 7 identifica a los registros para el pago por cheque magnético y el 6 identifica a los registros de pago por transferencia bancaria.

Pago en efectivo

A diferencia del los procesos anteriores, el pago en efectivo se realiza en un único paso cuyo principal cometido es evitar que se produzca duplicidades en el pago de la nómina. El programa que se encarga en realizar esta tarea es elRPCPEFE0 – "Programa para confirmación de pagos en efectivo". Se genera el siguiente listado:

Figura 64. Programa que gestiona los pagos en efectivo.



103

2.4.23. Seguros sociales

El programa que gestiona el pago de los seguros sociales, es el RPCTC0E0 – "Modelos de cotización para la seguridad social". Su ejecución permite obtener:

• Fichero FAN. Este fichero contiene todos los datos necesarios para realizar el pago de los seguros sociales a la Tesorería General de la Seguridad Social. El fichero sigue una estructura de posiciones y contenido fijas, siguiendo las instrucciones dictadas por la T.G.S.S10.

ETITC220VIP2800000000 201206211917 FANN 00000000000000 EMP01112800099999697240000012345678S 01112800099999620120707L0000 E RZS01PROYECTO FC - CCC 1 00000000 TRA287863535817172400000T00000002 AYNPFC PFC EJEMPLO PFPFE DAT00007 03000 000000001 100000000A 00000000 EDLBA000000200893 00000000000000000000000000 TRA287863535918172400000T00000008 AYNPFC PFC EJEMPLO MAGNETIPFPFE DAT00007 01800 000000001 100000000A 00000000 EDLBA000000101208 00000000000000000000000000 TRA287863536019172400000T00000009 AYNPFC PFC EJEMPLO EFECTIVPFPFE DAT00007 01800 000000001 100000000A 00000000 EDLBA000000107584 00000000000000000000000000 TRA287863536120172400000T00000010 AYNPFC PFC EJEMPLO CUEQUE PFPFE DAT00007 01800 000000001 100000000A 00000000 EDLBA000000101208 00000000000000000000000000 TCT00151000004000000 00000000 EDTBA0100000000510893 0000000000000000000 EDTBA0200000000510893 0000000000000000000 EDTCA0100000000510893T0283000000000144583 EDTCA3000000000000000 0000000000000005109 EDTCA3100000000000000 0000000000000003321 EDTCA3200000000000000 0000000000000001788 EDTCA5000000000510893T0079500000000040616 EDTTT1000000000000000 0000000000000144583 EDTTT2000000000000000 0000000000000005109 EDTTT3000000000000000 0000000000000040616 EDTTT9100000000000000 0000000000000190308 TYFPERSONA CONTACTO 910000222 ETFTC220VIP2800000000 201206211917 FANN 0000100000033

Figura 65. Ejemplo de un fichero FAN.

• Modelo de cotización TC1.El TC1 es el informe proporcionado por la T.G.S.S. para realizar el pago en ventanilla del los costes patronales ocasionados en el pago de las nóminas a cada trabajador. En la actualidad, a penas se utiliza. Los avances tecnológicos han permitido a la T.G.S.S., gestionar el pago de formas más seguras y eficientes, cómo el pago electrónico, pago por cuenta bancaria…No obstante, SAP sigue manteniendo el informe para el uso de los clientes.

10http://www.seg-social.es/prdi00/groups/public/documents/binario/50033.pdf

El p

• • F• P• T• O

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s.

ISTEMA



105

La apariencia del programa es la siguiente:

Figura 67. Programa para la generación de los seguros sociales.

2.4.24. Modelo 190

El programa que obtiene en SAP el certificado de retenciones y el fichero 190 para ingresar las cuotas imponibles de los trabajadores a la Hacienda estatal, es el programa RPC190E0 – "Informes de IRPF".

Este programa se compone de una pantalla de selección que permite:

• Indicar los datos de la sociedad o persona jurídica para la que se quiere ejecutar el programa. Adicionalmente se permite obtener el certificado de forma individualizada por empleado para el ejercicio fiscal requerido.

• Generar el certificado o el fichero del modelo 190 de forma independiente, o de forma conjunta.



106

Figura 68. Programa que genera el modelo 190.

Se elegirá la opción de generar el fichero con los datos económicos, modelo 190.

O bien la generación de certificado de retenciones, ambas opciones se pueden ejecutar de forma simultánea.

Figura 69. Opciones del programa que genera el modelo 190.



107

El resultado de ambas ejecuciones son dos:

Certificado de retenciones

Figura 70. Ejemplo de un certificado de retenciones.

(El certificado de retenciones es actualizado por SAP anualmente)

Modelo 190

Se genera un identificador unívoco en SAP referenciando al fichero generado:

Figura 71. Fichero generado para el modelo 190 de Hacienda.



108

La descarga a local del fichero a remitir a Hacienda tiene el siguiente contenido:

Figura 72. Ejemplo del contenido de un modelo 190.

Las posiciones son fijas y están recogidas en la normativa vigente (anexo II del B.O.E. número 282)11.

Es necesario haber configurado la tabla T5E02 indicando los datos fiscales de la persona jurídica y es necesario revisar la parametrización de los datos descriptivos de razón social, persona de contacto, dirección en la tabla T536A.

Dirección de la empresa para Hacienda.

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/ Cálculo de nómina: España/ Evaluaciones para Hacienda/Crear dirección de la empresa para Hacienda".

Se indicarán datos necesarios para incluir en los informes y en el fichero del 190 (dirección de la empresa, razón social, etc.). Se permite indicar distintos datos para cada proceso. El valor /E es el diseñado por SAP para el modelo 190.

CLASE DE DIRECCIÓN

DIRECCIÓN ID TEXTO DIRECCIÓN

/E – Modelo 190 Z001 1 – Razón social SOCIEDAD PFC1 /E – Modelo 190 Z001 2 – Sigla vía CL /E – Modelo 190 Z001 3 – Vía pública CALLE PFC 1 /E – Modelo 190 Z001 4 – Número 33 /E – Modelo 190 Z001 6 – Escalera /E – Modelo 190 Z001 7 – Piso /E – Modelo 190 Z001 8 – Puerta /E – Modelo 190 Z001 9 – Código postal 28033 /E – Modelo 190 Z001 A – Municipio MADRID /E – Modelo 190 Z001 C – Apellidos y nombre JUAN LOPEZ LOPEZ /E – Modelo 190 Z002 1 – Razón social SOCIEDAD PFC2 /E – Modelo 190 Z002 2 – Sigla vía CL /E – Modelo 190 Z002 3 – Vía pública CALLE PFC 2 /E – Modelo 190 Z002 4 – Número 33 /E – Modelo 190 Z002 6 – Escalera /E – Modelo 190 Z002 7 – Piso /E – Modelo 190 Z002 8 – Puerta

11http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/23/pdfs/BOE-A-2009-18567.pdf



109

/E – Modelo 190 Z002 9 – Código postal 28033 /E – Modelo 190 Z002 A – Municipio MADRID /E – Modelo 190 Z002 C – Apellidos y nombre JUAN LOPEZ LOPEZ

Tabla 53. Datos fiscales asociados a las personas jurídicas para Hacienda.

Datos fiscales de la empresa.

Desde la guía IMG se accede a: "Cálculo de la nómina/ Cálculo de nómina: España/ Evaluaciones para Hacienda/Fijar datos fiscales de la empresa".

La configuración se realiza para cada persona jurídica. Se debe recoger el NIF, la delegación y la administración de Hacienda.

PERSONA JURÍDICA

TELÉFONO DELEGACIÓN DE HACIENDA

ADMINISTRACIÓN DE HACIENDA

N.I.F

Z001 91 – 0000000 28 – Madrid 005 – Alcalá de Henares 12345678S Z002 91 – 0000000 28 – Madrid 005 – Alcalá de Henares 12345679S

Tabla 54. Datos adicionales asociados a las personas jurídicas.

2.5 Programación

2.5.1. Ampliación de textos de grupo y subgrupo profesional

El estándar de SAP, no dispone de los programas o grupos de información necesarios que permitan codificar una definición y una descripción suficiente para dar de alta en el sistema los datos de los grupos y subgrupos profesionales. Esto supone una carencia importante a la hora de permitir dar de alta las categorías profesionales incluidas en el convenio colectivo.

La tabla en la que se dan de alta los datos en SAP es la T510. Esta tabla plantea las siguientes limitaciones en la codificación de los datos:

Figura 73. Tabla estándar de grupos y subgrupos profesionales.



110

Sin embargo los textos recogidos en el convenio colectivo son mucho más amplios y se requiere de más detalle.

Figura 74. Grupos y subgrupos profesionales del convenio colectivo.

Para dar cobertura a esta necesidad se han realizado diversos desarrollos que se detallan a continuación.

NUEVA Tabla de grupos profesionales.ZHRX_PY_T510

Esta contiene nuevos campos con mayor capacidad de detalle que si permite dar de alta los grupos de forma completa. La tabla tiene esta apariencia:

Figura 75. Nueva tabla para almacenar grupos profesionales.



111

Los datos parametrizados son los siguientes:

GRUPO PROFESIONAL


ADMINIST PERSONAL ADMINISTRATIVO ADMINIST ESPECIAL ESPECIALISTAS ESPECIAL OFICIOS OFICIOS VARIOS OFICIOS

SUBALTER SUBALTERNOS SUBALTER TECNICOS TÉCNICOS TECNICOS TITULADO TITULADOS TITULADO

Tabla 55. Tabla ampliada de grupos profesionales.

NUEVA Tabla de subgrupos profesionales, ZHRX_PY_T510_TRF

Esta contiene nuevos campos con mayor capacidad de detalle que si permite dar de alta los subgrupos de forma completa. Los datos de esta tabla están relacionados por el grupo profesional indicado en la tabla anterior. La tabla tiene esta apariencia:

Figura 76. Nueva tabla para almacenar grupos profesionales.

Los datos parametrizados son los siguientes:

GRUPO PROFESIONAL

SUBGRUPO PROFESIONAL


TITULADO TM PERSONAL TITULADO DE GRADO MEDIO

PERSONAL TIT

TITULADO TS PERSONAL TITULADO DE GRADO SUPERIOR

PERSONAL TIT

ADMINIST CB COBRADORES COBRADORES ADMINIST J1 JEFE DE PRIMERA JEFE DE PRIM ADMINIST J2 JEFE DE SEGUNDA JEFE DE SEGU ADMINIST JS JEFES SUPERIORES JEFES SUPERI ADMINIST O1 OFICIAL DE PRIMERA OFICIAL DE P ADMINIST O2 OFICIAL SEGUNDA OFICIAL SEGU ADMINIST RC RECEPCIONISTAS RECEPCIONIST ADMINIST TL TELEFONISTAS TELEFONISTAS TECNICOS AN ANALISTA. ANALISTA.



112

TECNICOS DL DELINEANTE DELINEANTE TECNICOS DP DELINEANTE PROYECTISTA DELINEANTE P TECNICOS JD JEFE DE DELINEACIÓN JEFE DE DELI TECNICOS JE JEFE DE EXPLOTACIÓN JEFE DE EXPL TECNICOS JI JEFE DE INFORMÁTICA JEFE DE INFO TECNICOS O1 OPERADOR DE PRIMERA OPERADOR DE TECNICOS PG PROGRAMADOR PROGRAMADOR ESPECIAL CA CALCADOR CALCADOR ESPECIAL DB DIBUJANTE DIBUJANTE ESPECIAL EN ENTREVISTADOR-ENCUESTADOR ENTREVISTADO ESPECIAL GB GRABADOR-RECOPILADOR DE

DATOS GRABADOR-REC

ESPECIAL O2 OPERADOR DE SEGUNDA OPERADOR DE SUBALTER BO BOTONES BOTONES SUBALTER CO CONSERJE CONSERJE SUBALTER LI LIMPIADORES LIMPIADORES SUBALTER OR ORDENANZA ORDENANZA SUBALTER VI VIGILANTE DIURNO O NOCTURNO VIGILANTE DI

OFICIOS CD CONDUCTOR CONDUCTOR OFICIOS EN ENCARGADO ENCARGADO OFICIOS MZ MOZO MOZO OFICIOS O1 OFICIAL DE PRIMERA OFICIAL DE P OFICIOS O2 OFICIAL DE SEGUNDA OFICIAL DE S OFICIOS PE PEON PEON

Tabla 56. Tabla ampliada de subgrupos profesionales.

2.5.2. Ampliación de la pantalla 0008 – Emolumentos básicos.

La pantalla estándar que almacena el grupo y el subgrupo profesional, tiene una limitación en el número de caracteres destinados a almacenar ambos valores. Esto supone una limitación importante, ya que la definición de estos datos en el convenio colectivo, es mucho más amplia.

Para dar cobertura se ha ampliado la pantalla de SAP incorporando dos campos nuevos:

• ZGRUPO_TXT. Campo que obtiene la descripción ampliada del grupo profesional de la tabla mencionada en el punto anterior, ZHRX_PY_T510.

• ZGRUPO_TXT. Campo que obtiene la descripción ampliada del subgrupo profesional de la tabla mencionada en el punto anterior, ZHRX_PY_T510_TRF.

Para incluir estos dos nuevos campos se han desarrollado los siguientes objetos ABAP en el sistema:

• Ampliación de la estructura de datos CI_P0008 – "Estructura ampliada Texto largo grupo y subgrupo profesional", añadiendo los dos nuevos campos.

• Ampliación de la estructura de datos PS0008 – "Registro maestro personal infotipo 0008 (emolumentos básicos)", añadiendo los dos nuevos campos.

• Ampliación de la estructura de datos P0008 – " Registro maestro personal infotipo 0008 (emolumentos básicos)", añadiendo los dos nuevos campos.

• Creación del programa ZP000800 que permitirá gestionar los nuevos campos a través del infotipo 0008. El lenguaje en el que está creado, es ABAP IV y tiene el siguiente código:



113

PROGRAM ZP000800. include ZP000810. INCLUDE MPPDAT00. INCLUDE FP50PPSB. INCLUDE MPPERS00. include ZP000820. include zp000830.

El subprograma ZP000810, contiene la definición de estructuras necesarias:

*& Include ZP000810 *&---------------------------------------------------------------------* *PROGRAM zp000800 MESSAGE-ID rp. TABLES: p0008. *tables: ZPLISmmmm FIELD-SYMBOLS: <pnnnn> STRUCTURE p0008 DEFAULT p0008. DATA: psave LIKE p0008. DATA: zzgrtext(40), zzsubtex(40).

El subprograma ZP000820, contiene las rutinas necesarias para recuperar los datos de las

tablas nueva, y para su almacenaje en los campos nuevos de la pantalla:

*&---------------------------------------------------------------------* *& Include ZP000820 *&---------------------------------------------------------------------* module MODULE_PBO_0008 OUTPUT. SELECT SINGLE LGTXT FROM ZHRX_PY_T510 INTO P0008-ZGRUPO_TXT "zzgrtext WHERE sprsl = sy-langu AND TRFGR = p0008-TRFGR and begda <= p0008-begda and endda >= p0008-begda. SELECT SINGLE LGTXT FROM ZHRX_PY_T510_TRF INTO P0008-ZSUBGRUPO_TXT "zzsubtext WHERE sprsl = sy-langu AND TRFGR = p0008-TRFGR and TRFST = p0008-TRFST and begda <= p0008-begda and endda >= p0008-begda. ENDMODULE.

El subprograma ZP000830 no tiene asociada ninguna rutina.



114

Finalmente, la nueva imagen de la pantalla, con los campos añadidos sobre los existentes en el estándar, es:

Figura 77. Campos adicionales añadidos en la pantalla de devengos.

2.5.3. Control de anticipos reintegrables

El convenio colectivo, establece un límite en las cuantías concedidas en concepto de anticipo reintegrable. Se fija un importe límite resultado de aplicar cinco mensualidades al salario del trabajador. Sin embargo, el grupo de información que almacena los datos referentes a los anticipos, no permite establecer este control de forma estándar.

Para dar cobertura a este requisito, se ha optado por utilizar una BADI (Bussiness Ad-ins) ejecutada en la pantalla de Anticipos. Las BADI's están localizadas en gran multitud de programas ABAP de SAP. Permiten introducir rutinas o programas específicos de cada cliente, que se ejecutarán durante el proceso de mantenimiento de la información.

La BADI que se utiliza en las pantalla de SAP, se llama HRPAD00INFTY– "Tarea actualiz./Actualiz.infotipo". Se permite introducir código de programación adicional bajo los siguientes eventos:

• BEFORE_OUTPUT. Permite ejecutar rutinas de validación previas a la apertura de las pantallas de grabación de datos.

• AFTER_INPUT. Permite ejecutar rutinas de validación una vez el usuario haya completado los campos de la pantalla.

• IN_UPDATE. Permite ejecutar rutinas justo en el momento en que el usuario ha seleccionado la opción de grabar los datos.

En el proyecto se ha implementado la BADI para el evento AFTER_INPUT. Los pasos que se han seguido son:



115

Transacción SE18.

Desde esta transacción se accede a la BADI HRPAD00INFTY.

Figura 78. Herramienta de implementación de BADI's.

Al pulsar la opción de Crear, se solicita el nombre de la implementación a generar. En el proyecto, se ha generado la implementación ZHRX_CONV_COLEC_ANT - "Control del número de mensualidades".

Figura 79. Implementación del control de cuotas de anticipos.

Dentro de la pestaña de interface, se ha introducido el código ABAP para el método AFTER_INPUT, implementación ZHRX_CONV_COLEC_ANT.

method IF_EX_HRPAD00INFTY~AFTER_INPUT. DATA: l_subrc LIKE sy-subrc. DATA: exit_obj TYPE REF TO if_ex_hr_indval. "Business Add-In DATA: lv_valuation_output TYPE padiv_valuation_strct, lv_valuation_input TYPE padiv_valuation_strct. data: l_betrg type betrg, new_p0045 TYPE p0045, string(80) type c. data: lt_p0008 TYPE STANDARD TABLE OF pa0008, l_p0008 TYPE STANDARD TABLE OF p0008,



116

l_p0001 TYPE STANDARD TABLE OF p0001, l_p0007 TYPE STANDARD TABLE OF p0007, lt_pbwla TYPE STANDARD TABLE OF pbwla, wa_pbwla TYPE pbwla. IF new_innnn-infty EQ '0045'. CALL FUNCTION 'RP_FILL_WAGE_TYPE_TABLE_EXT' EXPORTING * APPLI = 'E' begda = new_innnn-begda endda = new_innnn-endda infty = '0008' pernr = new_innnn-pernr TABLES pp0001 = l_p0001 pp0007 = l_p0007 pp0008 = l_p0008 ppbwla = lt_pbwla. LOOP AT lt_pbwla INTO wa_pbwla . l_betrg = l_betrg + wa_pbwla-betrg. ENDLOOP. CALL FUNCTION 'HR_INDVAL_INITIALIZATION' EXPORTING ext_name = 'HR_INDVAL' mdl_name = 'TARIF' molga = '04' pernr = new_innnn-pernr modsp = 'B' lgart = '0305' vdate = new_innnn-begda IMPORTING instance = exit_obj EXCEPTIONS not_implemented = 1 OTHERS = 2. CALL METHOD exit_obj->do_indirect_valuation EXPORTING flt_val = 'TARIF' module_spec = 'B' begda = new_innnn-begda molga = '04' tclas = 'A' "N0410732 pernr = new_innnn-pernr infty = '0008' lgart = '0002' valuation_input = lv_valuation_input IMPORTING valuation_output = lv_valuation_output subrc = l_subrc CHANGING endda = NEW_INNNN-endda "XPS-42 EXCEPTIONS error_indval = 8 "N0318819 OTHERS = 2. l_betrg = L_BETRG + lv_valuation_output-amount. CALL FUNCTION 'HR_INDVAL_INITIALIZATION' EXPORTING ext_name = 'HR_INDVAL' mdl_name = 'TARIF' molga = '04' pernr = new_innnn-pernr modsp = 'B' lgart = '0305' vdate = new_innnn-begda IMPORTING instance = exit_obj EXCEPTIONS not_implemented = 1



117

OTHERS = 2. CALL METHOD exit_obj->do_indirect_valuation EXPORTING flt_val = 'TARIF' module_spec = 'B' begda = new_innnn-begda molga = '04' tclas = 'A' "N0410732 pernr = new_innnn-pernr infty = '0008' lgart = '0305' valuation_input = lv_valuation_input IMPORTING valuation_output = lv_valuation_output subrc = l_subrc CHANGING endda = NEW_INNNN-endda "XPS-42 EXCEPTIONS error_indval = 8 "N0318819 OTHERS = 2. l_betrg = L_BETRG * lv_valuation_output-amount. IF new_p0045-DARBT > l_betrg. MESSAGE e016(rp) with 'El importe del préstamo: ' new_p0045-DARBT ' supera el máximo permitido: ' l_betrg RAISING error_with_message. ENDIF. ENDIF. endmethod.

Figura 80. Código ABAP que controla no superar el límite de anticipos.

Estas rutinas, realizan la valoración de cinco mensualidades de salarios. Para ello realiza una valoración de los devengos otorgados al trabajador en el infotipo 0008 – Emolumentos básicos.

Figura 81. Devengos mensuales de un empleado titulado de grado superior.

Al conceder un anticipo reintegrable se realiza el control, impidiendo grabar al usuario en caso de no cumplirse la condición favorable. En este caso, el importe de referencia son 7606,9 euros. Al mecanizar un anticipo por valor de 9000 euros, se activa el control impidiendo la grabación. Se muestra un mensaje que impide grabar.



118

Figura 82. Mensaje de error al grabar un anticipo superior al tope.

2.6 Menú de usuario

SAP entrega de forma estándar, un menú general con el acceso general a aplicaciones funcionalidades de todos los módulos incluidos en la aplicación. En este proyecto desarrollaremos un menú específico, que junto con unos perfiles de usuario, facilitará el uso del sistema por parte de los futuros gestores de Recursos Humanos.

2.6.1. Menú de usuario estándar

El menú por defecto de SAP, incluye el acceso a los componentes multi aplicaciones, módulo de control Logístico, módulo de Finanzas, módulo de Recursos Humanos entre otros.

Figura 83. Menú básico de SAP.

En este proyecto, se crearán perfiles de autorización y menús específicos de usuario, que darán cobertura a los siguientes grupos de usuarios:

• Usuario ADMINISTRADOR. Tendrá disponible el acceso a todas las aplicaciones, funciones y datos de todo el sistema de Recursos Humanos.

• Usuario GESTOR DE ORGANIZACIÓN. Los accesos se centrarán en permitir el acceso y el uso de las aplicaciones relacionadas con la Estructura Organizativa.

• Usuario GESTOR DE PERSONAL. Los accesos se centrarán en permitir el acceso y el uso de las aplicaciones relacionadas con Administración de Personal.



119

• Usuario GESTOR DE NÓMINAS. Los accesos se centrarán en permitir el acceso y el uso de las aplicaciones relacionadas con los procesos de Cálculo de Nómina.

2.6.2. Perfiles de autorización

Los perfiles de autorización se crean desde la herramienta PFCG – "Actualizar roles".

Figura 84. Herramienta de creación de roles y perfiles de SAP.

Desde esta herramienta se gestionan:

• Los permisos de acceso a los datos maestros de cada módulo, indicando el nivel de acceso, sólo visualizar o permisos de actualización.

• La funcionalidad disponible para cada usuario. • El menú de usuario, adecuando el mismo a los distintos perfiles establecidos.

Los roles creados son:

ZROL:GESTOR:RRHH - Rol de Administrador. Las principales funciones que podrán llevar a cabo son todas las incluidas en los tres roles siguientes.

ZROL:ESTRUCTURA:RRHH - Rol gestor Estructura Organizativa RRHH. Las principales funciones que podrán llevar a cabo son:

Realizar el mantenimiento de los objetos de la estructura organizativa, altas/bajas/modificaciones de Centros de Coste, Unidades Organizativas, Posiciones, Funciones, Tareas, etc.

Gestionar y planificar las plantillas, creación de Posiciones vacantes, amortización de Posiciones.

Gestionar las estructuras jerárquicas, ejecutando las distintas representaciones de las vinculaciones entre los distintos objetos, principalmente: o Asignación de Tareas a Posiciones. o Plan de ocupación de las Posiciones. o Estructura organizativa de las distintas Unidades. o Análisis de la ocupación de las Posiciones. o Imputación de costes de las Posiciones o Unidades Organizativas a los Centros de

Coste.



120

ZROL:PERSONAL:RRHH - Rol gestor Personal RRHH. Las principales funciones que podrán llevar a cabo son:

Realizar el alta/baja/modificación de los datos maestros de cada empleado. Comunicar los movimientos de afiliación a la Seguridad Social. Comunicar los partes de baja, alta o confirmación a la Seguridad Social en los casos de

baja médica. Realizar la comunicación de los datos del contrato telemático a INEM. Generación de Certificados de Empresa.

ZROL:NOMINA:RRHH - Rol gestor de Nómina RRHH. Las principales funciones que podrán llevar a cabo son:

Explotar los datos del módulo de Estructura Organizativa. Consulta de los datos maestros asociados a cada empleado. Ejecutar los procesos previos al cálculo de nómina, generación del calendario de trabajo

y la estimación de devengos para calcular el tipo de IRPF. Gestionar el cálculo de nómina, asegurando que se generan resultados para cada

empleado en activo. Informar al resto de Departamentos, las incidencias ocurridas en el cálculo para su

resolución. Carga y mantenimiento de los datos económicos para el pago de nómina, pago de

variables. Ejecutar los procesos posteriores al cálculo. o Ejecución de las transferencias bancarias. o Ejecución del los seguros sociales con las cotizaciones. o Ejecución de los procesos contables. o Impresión de los recibos de salarios para su entrega a cada trabajador.



121

2.6.3. Menús de usuario

Los menús de usuario están asociados a cada rol creado. De esta manera se han creado los siguientes:

MENÚ GESTOR DE ESTRUCTURA:

Figura 85. Detalle del menú de usuario del gestor de estructura organizativa.

MENÚ GESTOR DE PERSONAL:

Figura 86. Detalle del menú de usuario del gestor de personal.



122

MENÚ GESTOR DE NÓMINA:

Figura 87. Detalle del menú de usuario del gestor de nómina.


PRUEBAS

123

3. PRUEBAS

Las pruebas a realizar en este proyecto, están encaminadas a garantizar que los desarrollos y parametrizaciones funcionan adecuadamente. Por tanto, se ejecutarán los procesos recogidos en la fase de análisis de requisitos, comprobando el funcionamiento adecuado. Las pruebas son unitarias, si bien tienen como objetivo realizar una prueba global de todo el sistema. Por este motivo, se incluirán procesos de cada uno de los módulos de SAP afectados:

IDENTIFICADOR PRUEBA UNITARIA RESULTADOPR – 01 Login como Administrador: Usuario/Contraseña PR – 02 Alta de una Posición: "ADMINISTRATIVO" PR – 03 Alta de un empleado para ocupar la posición anterior PR – 04 Generar fichero AFI del empleado dado de alta PR – 05 Actualizar el registro de control de nómina. Libre para

correcciones

PR – 06 Generar el calendario personal PR – 07 Estimar los devengos anuales y calcular el IRPF PR – 08 Actualizar el registro de control de nómina. Libre para

correcciones

PR – 09 Calcular la nómina productiva PR – 10 Ejecutar la contabilidad y el cuadre de nómina PR – 11 Preparar intercambio de datos para transferencias PR – 12 Preparar el disquete para transferencias PR – 13 Descargar el disquete con las transferencias PR – 14 Obtener los boletines de cotización, modelo TC1 PR – 15 Obtener el fichero FAN para la Seguridad Social PR – 16 Generar el fichero de rentas para el Modelo 190 de Hacienda PR – 17 Generar el certificado de rentas para el Modelo 190 de Hacienda PR – 18 Generar el recibo de salarios PR – 19 Imprimir el certificado de empresa

Tabla 57. Listado de pruebas unitarias realizadas.

Las pruebas realizadas han finalizado con éxito, por tanto se determina que el sistema se encuentra en disposición de ser instalado en los clientes que lo requieran.

Las pruebas se han realizado en el entorno de calidad. Se trata del sistema en el que se consolidan los cambios y configuraciones realizadas en SAP. Una vez validadas las pruebas, los cambios pueden implementarse en el sistema productivo.


PRUEBAS

124


IMPLANTACIÓN

125

4. IMPLANTACIÓN

La implantación de los desarrollos y las parametrizaciones realizados en este proyecto, se instalarán en el sistema del cliente siguiendo los siguientes pasos:

4.1 Descarga de las órdenes de transporte

Las órdenes de transporte se gestionan a través de la transacción SE09 de SAP. En el sistema de desarrollo de SAP en el que se han llevado a cabo las parametrizaciones y desarrollos, se liberarán las dos órdenes creadas, una de "customizing" y otra de "workbech". Cada orden genera dos ficheros en dos carpetas del servidor de SAP siguiendo la siguiente nomenclatura:

• Fichero tipo K. Se identifica con un nombre físico compuesto por los siguientes dígitos:

POSICIONES VALORES DESCRIPCIÓN 1 K Identifica al fichero Cofiles12 6 9XXXXX Identifica el número de orden 1 . Valor por defecto 3 HRP Identifica al sistema de desarrollo de la aplicación

Tabla 58. Definición del fichero K para las órdenes de transporte.

El fichero se ubica en el servidor en la ruta /usr/sap/trans_HRP/cofiles

• Fichero tipo R. Se identifica con un nombre físico compuesto por los siguientes dígitos:

POSICIONES VALORES DESCRIPCIÓN 1 R Identifica al fichero Data 6 9XXXXX Identifica el número de orden 1 . Valor por defecto 3 HRP Identifica al sistema de desarrollo de la aplicación

Figura 88. Definición del fichero R para las órdenes de transporte.

El fichero se ubica en el servidor en la ruta /usr/sap/trans_HRP/data

12 La liberación de una orden de transporte siempre genera dos ficheros en la ruta cofiles y data.

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TACIÓN


IMPLANTACIÓN

127

La subida de los ficheros en el sistema del cliente se realiza a través del módulo de funciones ARCHIVFILE_CLIENT_TO_SERVER, ejecutado a través de la transacción SM37:

Figura 92. Herramienta para ejecutar módulos de funciones.

Aparece la siguiente pantalla en la que debemos introducir la ruta local en la que se han descargado los ficheros y la ruta del servidor establecido para los dos ficheros (cofiles y data).

Figura 93. Datos necesarios para subir ficheros al servidor de SAP.

Después de subir los ficheros, las órdenes de transporte ya se pueden importar en el sistema destino, utilizando la transacción STMS – Transport Management System. La orden se añade a la cola de transporte, lo que permite trasladar el contenido de las tablas y desarrollos incluidos en la orden, al sistema destino, instalando todas las parametrizaciones realizadas en este proyecto.

Figura 94. Ejemplo de la aplicación de transportes de órdenes.


IMPLANTACIÓN

128

En este momento, el futuro cliente ya tiene disponible su sistema con todas las adaptaciones necesarias para dar cobertura al convenio de oficinas y despachos.

El tiempo estimado para la instalación de los cambios en el sistema del cliente es de dos jornadas para la carga de las ordenes de transporte y tres jornadas para el testeo de que el sistema funciona correctamente de acuerdo a la funcionalidad entregada.


CONCLUSIONES

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5. CONCLUSIONES.

Se ha logrado desarrollar y parametrizar una aplicación SAP que engloba los elementos recogidos en el convenio colectivo de oficinas y despachos de la comunidad de Madrid, aportando a las empresas una herramienta imprescindible para la gestión del capital humano en todo su conjunto: la gestión del organigrama y los puestos de trabajo, control de la vida administrativa de los trabajadores, pago de nómina y el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social y el pago de impuestos.

La implantación del ERP ya configurado aporta, cómo valor añadido, la gestión de toda la información empresarial de forma centralizada y bajo la premisa de "dato único". La información aportada por el ERP, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones.

Aunque el ámbito del proyecto incluye los módulos de gestión de personal, gestión organizativa y gestión de nómina, ha sido necesario configurar parcialmente otros módulos para el correcto funcionamiento de la aplicación. Los más destacados son:

• Módulo de finanzas. Se han configurado sociedades financieras, cuentas contables, etc.

• Módulo de control del gasto. Se han dado de alta sociedades para el control del gasto, centros de coste para la imputación analítica de los costes, etc.

• Módulo de gestión de tiempos. Se han creado planes de horario teóricos, calendarios de festivos, las clases de absentismos, etc.

La instalación del proyecto en los clientes es sencilla. El único requisito necesario es que los clientes dispongan de una licencia de uso de la aplicación SAP. La instalación se realiza mediante herramientas estándar de SAP. Por tanto, éste proyecto permite:

• Reducir el coste de implantación de la solución SAP, coste tanto por el esfuerzo en horas de consultoría, cómo en coste económico.

• El mantenimiento del sistema es más sencillo ya que los requisitos recogidos en el convenio colectivo se han incluido de forma estándar.

Todos los requisitos y objetivos planteados han podido ser satisfechos y las funcionalidades que se han planificado en la definición el proyecto, se han llevado a cabo.


CONCLUSIONES

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FUTUROS DESARROLLOS

131

6. FUTUROS DESARROLLOS.

6.1 Implantación de otros módulos de SAP.

Al inicio de este documento, se incluía una figura representando los principales módulos para la gestión de recursos humanos que contempla SAP:

Figura 95. Principales módulos de recursos humanos.

Se ha marcado en color salmón, los más representativos que se podrían implantar en futuras fases de este proyecto:

• Desarrollo de personal. En este módulo se gestiona la evaluación de la plantilla, estableciendo los planes de carrera y la remuneración de cada empleado en base trabajo realizado.

• Selección. Módulo encargado del tratamiento y evaluación de candidatos para el futuro desempeño de un puesto de trabajo.

• Formación. Permite planificar los cursos de formación adecuados para cada trabajador, fijando cursos específicos para cada puesto de trabajo.

• Gestión de tiempos. Este módulo permite establecer los calendario teóricos de trabajo para cada agrupación de empleados, y establecer el pago de horas extras, la gestión del derecho de días de vacaciones, tratamiento de presencias y ausencias. La evaluación de tiempo incluye también la gestión del tiempo de trabajo a través de los fichajes horarios.

• Acción social. Este módulo permite evaluar el cumplimiento de una serie de condiciones, para que un trabajador pueda percibir ayudas sociales tales cómo: ayudas al transporte, ayudas sanitarias, etc.

• Presupuestos. Con este módulo, se podrían calcular presupuestos en base a la simulación de futuros costes de personal.

• Salud laboral y prevención de riesgos laborales. Este módulo da cobertura a las necesidades recogidas en la legislación vigente en materia de prevención y riesgos


FUTUROS DESARROLLOS

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laborales. Permite establecer los riesgos de cada puesto de trabajo, planificar los reconocimientos médicos, etc.

6.2 Implantación de los requisitos de otros convenios colectivos13.

En la actualidad existen más de mil convenios colectivos. Los convenios regulan la forma en la que las empresas de un mismo sector, gestionaran a sus trabajadores tanto desde el punto de vista administrativo cómo económico.

Figura 96. Listado de algunos convenios colectivos.

6.3 Cloud computing.

El "Cloud computing" es un nuevo modelo de prestación de servicios y de tecnología basados en la red. Permite a los usuarios acceder a un catálogo de servicios estandarizados y disponibles en la nube. El usuario paga por los servicios consumidos.

La “informática en la nube” es un fenómeno actual tensionado entre dos aspectos muy importantes:

– La necesidad de reducir los costes de operación de IT.

La informática como servicio se va imponiendo cada vez más en los sistemas IT. El “cloud computing” permite separar las infraestructuras y sus costes de mantenimiento, y los servicios que proporcionan.

Otra ventaja importante es la reducción de costes de licencias, las mismas son gestionadas desde la "nube". De esta forma se centrarán los esfuerzos en ofrecer mejores servicios.

13 Los convenios colectivos se pueden consultar en la página Web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social: http://explotacion.mtin.es/wregcon/


FUTUROS DESARROLLOS

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El uso de la energía también es más eficiente. Los servidores de datos residen en la nube.

– Ley de protección de datos.

La preocupación por la seguridad de los datos y el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos (LOPD), es un factor fundamental que puede hacer fracasar este tipo de servicios.

Los clientes aún no ven garantizados sus datos más sensibles. Estos datos ya no se ubican en sus propias instalaciones, sino que son cargados en la nube. El riesgo de posibles pérdidas de información o el robo de datos, se incrementa.

En la actualidad, ya existen empresas consultoras proveedoras de servicios, que ofrecen productos basados en tecnología "Cloud Computing". Sin embargo, en el ámbito de recursos humanos, este hecho todavía no tiene demasiados seguidores, dado que los datos personales de los trabajadores son demasiado importantes y sensibles.

No obstante, el proyecto deja abierta esta posibilidad. En el futuro, los procesos configurados acorde a las especificaciones recogidas en el convenio de oficinas y despachos, pueden ser incorporados a "la nube". Este hecho favorecerá, que otras empresas del sector opten y se decanten por actualizar sus sistemas IT accediendo a los servicios de SAP disponibles en la nube.

6.4 Portal del empleado.

El portal del empleado de SAP, es una herramienta potente y versátil cuya ventaja principal radica en la integración total tanto con aplicaciones SAP con otros ERPs de terceros.

El portal tiene dos componentes:

– ESS, Employee Self Service. Proporciona herramientas, información y servicios que los empleados necesitan para desarrollar su actividad como empleados. El paquete estándar incluye una serie de aplicaciones en entorno Web. Estas aplicaciones están integradas con determinada funcionalidad de los diferentes módulos de SAP HR a través de sus infotipos u otros objetos de HCM. Las aplicaciones del ESS incluyen una serie de servicios self-service pensados para que el empleado pueda, consultar información su personal e institucional o participar en ciertos procesos de gestión de personal (visualizar su recibo de salarios, actualizar su domicilio o cuenta bancaria, solicitar el turno de vacaciones, etc.).

– MSS, Manager Self Service. Es la solución de autoservicio desarrollada para responsables y directivos. Permite a los responsables aprobar o rechazar las solicitudes realizadas por los trabajadores, recompensar a los empleados de mayor rendimiento, et. Los servicios Web ponen a disposición del directivo, los datos más relevantes para la toma de decisiones. Esta toma de decisiones es mucho más eficiente, ya que no es necesario acudir a pedir información al departamento de RRHH.

El sistema estándar de SAP ya dispone de escenarios que permitirán, de forma sencilla, integrar las parametrizaciones y desarrollos de este proyecto dentro del ESS y del MSS.


FUTUROS DESARROLLOS

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BIBLIOGRAFÍA

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7. BIBLIOGRAFÍA

[BARR01] Jesús Barranco de Areba, “Metodología del análisis estructurado de sistemas”, Publicaciones de la Universidad Pontificia Comillas, Madrid 2001.


[HERN00] José Antonio Hernández, "Manual de SAP R/3", McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000

[HERN00] José Antonio Hernández, "Implementación de SAP R/3", McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000




BIBLIOGRAFÍA

136


ANEXOS

137

8. ANEXOS

8.1 Planificación y Valoración Económica

En el siguiente punto se detallan los costes en los cuales se incurre en el desarrollo del proyecto, y los pasos y etapas llevadas a cabo en el mismo.

8.1.1. Planificación.

Una vez recogida toda la información, y fijado el ámbito del proyecto, se establece un calendario para la realización de la aplicación. La planificación seguida para la consecución de este proyecto, es la que se expone en el siguiente diagrama de Gantt:

Figura 97. Diagrama de Gantt de la planificación seguida.


ANEXOS

138

8.1.2. División del trabajo.

El trabajo se ha divido en los siguientes bloques:

Figura 98. Resumen del trabajo realizado.

– Estudio de convenios colectivos. La normativa estatal recogen gran cantidad de convenios colectivos relacionados con las actividades empresariales de la empresa. Finalmente se seleccionó el convenio de oficinas y despachos de la Comunidad de Madrid.

– Estudio de aplicaciones. La tarea fundamental ha sido seleccionar la aplicación informática a configurar para dar cobertura a las necesidades del convenio. En este sentido, se ha utilizado SAP.

– Configuración de SAP. Los procesos desarrollados de SAP se han dividido por módulos:

o Módulo de estructura organizativa. o Módulo de administración de personal. o Módulo de cálculo de nómina.


ANEXOS

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8.1.3. Organigrama.

Para la ejecución del proyecto, han intervenido los siguientes perfiles:

Figura 99. Perfiles utilizados en el proyecto.

El grueso del trabajo se ha realizado por el Consultor Funcional experto conocedor de la aplicación SAP. El consultor se ha encargado de configurar el sistema SAP. El perfil de Programador se ha utilizado para desarrollar rutinas adicionales en ABAP IV para dar cobertura a necesidades no cubiertas de forma estándar por SAP, lo que ha requerido incluir líneas de código.

8.1.4. Presupuesto.

A continuación se estima el coste total del proyecto. Se asumen 5 roles principales que participan en el desarrollo: Director de Proyecto, Coordinador de Proyecto, Jefe de Proyecto, Consultor Funcional y Programador. A continuación se puede ver cuantas horas trabajará cada rol en el proyecto.

ROL Horas Totales Precio por Hora TOTAL Director de Proyecto 24 horas 65€/hora 1560€

Coordinador de Proyecto 40 horas 65€/hora 2.600€ Jefe de Proyecto 40 horas 55€/hora 2.200€

Consultor Funcional 392 horas 55€/hora 21.560€ Programador 52 horas 35€/hora 1.820€

TOTAL 548 horas 29740€

Tabla 59. Estimación de esfuerzos.

La mano de obra del proyecto cuesta un total estimado de 29.740 €.


ANEXOS

140

8.2 Manual de usuario.

Este anexo contiene un manual acerca del uso de la aplicación SAP estándar y de los principales procesos configurados en el ámbito de este proyecto.

8.2.1. Alta de Posiciones.

Los puestos de trabajo es el primer paso dentro de la gestión administrativa. Se trata de generar la necesidad operativa dentro de la empresa para realizar la contratación de un empleado.

Desde el menú de usuario seleccionar la opción "Medidas – creación de objetos".

Figura 100. Opción de menú de usuario para crear posiciones.

Con la medida se genera el identificador del puesto de trabajo y todos los datos maestros requeridos.

8.2.2. Alta de empleados.

El siguiente paso es la contratación de una persona para cubrir la vacante generada. Para ello se accede a la opción de menú "Medidas de personal".

Figura 101. Opción de menú de usuario para gestionar empleados.

La consecución de la medida de personal, permite llevar a cabo la tramitación de los expedientes administrativos de cada empleado, gestionando las altas de nuevos trabajadores, las bajas o fines de contrato o cualquier otro cambio organizativo de los definidos en la fase de toma requisitos del proyecto.


ANEXOS

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8.2.3. Proceso de cálculo de nómina.

El cálculo de nómina tiene como finalidad obtener el importe a abonar a un empleado. Para ello, el proceso leerá los datos maestros para el pago de cada trabajador, convenio y categoría por el que se deba retribuir, situación de actividad, si se encuentra ausente por algún motivo, datos del puesto desempeñado, etc.

Desde el menú de usuario seleccionar la opción "Cálculo de nómina".

Figura 102. Opción de menú de usuario para calcular nóminas.

El cálculo de nómina, almacena todos los datos económicos y administrativos necesarios para realizar el pago de nómina, el pago de los seguros sociales, la generación del modelo 190 o la contabilización de la nómina. Todos estos procesos requieren que los datos se hayan almacenado en la base de datos de SAP.

8.2.4. Proceso de pago de nómina.

Este proceso permite realizar el pago de la nómina a cada trabajador una vez ha sido calculada su nómina. Este punto se lleva a cabo en tres fases:

Fase 1. Preparación de datos. Este programa accede al histórico de nómina preparando los datos económicos para su tratamiento en la fase 2. En este proceso se agrupan los pagos que se deben realizar al mismo tiempo, por sociedad pagadora, por forma de pago (transferencias o cheques magnéticos), etc. Se accede a la opción de menú "Preparar intercambio de datos".


ANEXOS

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Figura 103. Opción de menú de usuario para el pago de nómina.

El resultado es una identificación unívoca de los datos, lo que permite por un lado, agrupar a los empleados que se deben gestionar al mismo tiempo, y por otro lado, evitar que el proceso se realice varias veces.

Fase 2. Preparación del contenido del disquete. Con los datos obtenidos en el primer paso, se completan los registros según la normativa del Consejo Superior Bancario para el tratamiento transferencias, elaborando el fichero según dicha normativa (el contenido está reglado y sigue una serie de posiciones fijas interpretado por las aplicaciones bancarias). Se accede a la opción de menú "Preparar ISD transferencias".

Figura 104. Opción de menú de usuario para generar los discos bancarios.


ANEXOS

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Fase 3. Descarga de disquete. Para poder remitir el contenido del disquete, este programa descarga su contenido a un dispositivo de salida en local para su remisión al banco. Se accede a la opción de menú "Gestión y descarga disquete".

Figura 105. Opción de menú de usuario para descargar los discos bancarios.

8.2.5. Proceso contable.

Un punto importante en la gestión, es sin lugar a dudas, la imputación de gasto derivado de la nómina y el cuadre financiero. La imputación del gasto permite distribuir analíticamente los costes a las distintas cuentas financieras, y a los distintos centros de coste establecidos por el departamento contable. Uno de los controles que realiza este programa, es realizar el cuadre de nómina, cuadrando el debe y el haber. El resultado final es un saldo cero en la contabilidad, es decir, que los devengos menos los descuentos dé cómo resultado el importe de pago para cada persona.

Se accede a la opción de menú "Crear ejecución de contabilización".

Figura 106. Opción de menú de usuario para generar la contabilidad.


ANEXOS

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8.2.6. Generación del fichero para Seguridad Social.

Todas las empresas con empleados a cargo, y que éstos estén acogidos a la cotización al régimen general de la Seguridad Social, están obligadas a presentar mensualmente los importes de las cotizaciones tanto a cargo del trabajador, cómo a cargo de la empresa. Este programa permite obtener los boletines de cotización (TC2, TC1, etc.) y el fichero FAN, que serán remitidos a la Seguridad Social.

Se accede a la opción de menú "Formularios para la Seguridad Social".

Figura 107. Opción de menú de usuario para obtener los seguros sociales.

8.2.7. Generación del modelo 190.

De la misma manera que el caso anterior, las empresas están obligadas a realizar el pago de los impuestos a Hacienda. Los datos a presentar corresponden, tanto a las bases anuales de los devengos tributables, cómo el descuento de impuestos ya repercutido a cada trabajador.

Este programa se encarga, por un lado, de comunicar a cada empleado los datos económicos sobre impuestos que obran en poder de la empresa, y por otro lado, de remitir a Hacienda el disquete modelo 190 (fichero de posiciones fijas).


ANEXOS

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Se accede a la opción de menú "Generar informes modelo 190".

Figura 108. Opción de menú de usuario para el pago de impuestos.

ADAPTACIÓN SAP HCM: CONVENIO DE OFICINAS … · SAP está implantado en más de 50 países, por lo...

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