ADM. DE INVENTARIOS

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ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS JUAN VILCHEZ CARCAMO

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ADMINISTRACIÓN DE LOSINVENTARIOS

JUAN VILCHEZ CARCAMO

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ADMINISTRACION DE INVENTARIO

Conjunto de mercancías o artículos quetiene la empresa para comerciar

Conjunto de insumos necesarios para activarel proceso productivo y poder venderproductos finales

Es una inversión significativa para unaempresa porque representa un porcentajeconsiderable en sus activos totales.

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Desde el punto de vista de las finanzas el inventarioes importante para acceder a un financiamiento

El control de inventarios es una estrategia para elproceso de la administración del inventario, desde elpunto de vista de los costos.Es uno de los activos mas grandes que puede teneruna empresa.Se demuestra en el balance general y el estado deresultados.

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FUNDAMENTOS DEL INVENTARIO

Se fundamenta en lo siguiente:Cumplir con los procesos productivos paraatender las demandas de los clientes.

Convertirse en efectivo para poder cumplir conlas obligaciones contraídas con los proveedoresde recursos económicos y financieros.

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Tipos de Inventario

TIPOS DE INVENTARIOInventario perpetuoInventario intermitente

Inventario físicoInventario inicialInventario final

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Objetivos de la Administración deInventarios

Los objetivos fundamentales son:* Minimizar la inversión en inventarios.* Satisfacer la demanda de productos

terminados.* Evitar incumplimientos en el plan de

producción.

* Eliminar los inventarios sin movimientos,deteriorados y obsoletos.

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Coordinación dentro de la empresa.

Por constituir una inversión importante dentrodel activo de la empresa, se precisa lanecesidad de coordinar las funciones de los

siguientes órganos;Gerente

Financiero

Gerente deVentasGerente deProducción

Gerente deLogística

Inventario

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Clases de Inventarios

Empresa Manufacturera

Inventario de MateriasPrimas

Inventario de ProductosEn Proceso

Inventario de Productosterminados

MercaderíasEmpresa Comercial

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EL INVENTARIO COMO INVERSION

Al inventario se le considera como una inversióndebido al mantener inmovilizado su dineroformando parte del activo circulante.

Cuanto mas grande sean los inventarios, mayor

será la inversión del efectivo y el costorequerido. Es necesario evaluar los cambios en los niveles

de inventario que oriente mas liquidez ybeneficio en relación a su costo.

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RELACION INVENTARIO Y CUENTAS PORCOBRAR

LA ADMINISTRACION DEL INVENTARIO Y LASCUENTAS POR COBRAR GUARDANRELACION:

Las ventas al crédito originan cuentas por

cobrar.Las cuentas por cobrar conduce alefectivo.Las políticas de venta conducen a unincremento en el nivel de las ventas

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RELACION INVENTARIO Y CUENTAS

POR COBRARLas condiciones de crédito afectan inversiónen inventarios

Para otorgar créditos es necesario contarcon un nivel mas alto de inventarios queconduce a cuentas por cobrar.El costo de mantener un inventario es mas

alto que el costo de mantener en cuentaspor cobrar.

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COSTOS Y ADMINISTRACION DEINVENTARIOS

El costo por mantener el inventarioincluye ciertas erogaciones además delas inversiones como circulante, porcuanto se asumen costos y gastos parael mantenimiento del inventario físico ysu relación con las cuentas por cobrar

requieren del diseño de estrategias ytoma de decisiones.

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ADMINISTRACION DEL INVENTARIO

INTERNACIONAL Se relaciona con la exportación de mercaderías

que conforma el inventario de una empresa Se ubican a las empresas manufactureras que

buscar mercado internacional Incurren en costos y gastos para su producción,

distribución y comercialización en el mercadointernacional.

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  La Planeación (Costos que incurrirá la

empresa para Producir)

El Control (Si se esta cumpliendo deacuerdo a lo planificado)

La Toma de Decisiones (Si se

continua con determinado costo o se

elimina)

COSTOS E INVENTARIOS

Utilización de los costos en forma eficiente y eficaz por

parte de la gerencia de la empresa. Ejemplo: Eliminación en lo posible de los gastos derepresentación, agasajos, etc. 

LOS INVENTARIOS. Es importante

 Para realizar

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EXISTENCIAS

COSTO DELASEXISTENCIAS

Según procedimientos técnicos las cuentas que forman partede las existencias son:

Productos TerminadosSubproductos, desechos y desperdicios

Materias Primas y Auxiliares

Suministros diversos

Existencias por recibir

El costo de las existencias debe incluir todos los costos decompra, costos del servicio y otros costos en que se haincurrido para poner las existencias en su ubicación ycondición actuales. Ejemplo: fletes por transporte de equipos ode la Materia Prima

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COSTO Y GASTO EN LOSINVENTARIOS

DETERMINACION DEL PRECIO

COSTO.-

Inversión que se

realiza en un Activo,

para obtener Utilidad

GASTO.-

Inversión que se

Realiza para impulsarEl producto o servicio

UTILIDAD

Margen deseado

Por el inversionista

PRECIO.-

Producto o

Serv. Competitivo

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COSTOLos costos de producción se transfieren 

(capitalizan) al inventario de productos

terminados. En otras palabras, el costo de losproductos fabricados está dado por los costos de

producción en que fue necesario incurrir para su

fabricación. Por esta razón los costos quedan

capitalizados en los inventarios hasta que se

vendan los productos. Por lo cual se muestran en

el Balance General.

GASTOLos gastos de administración y ventas, por el

contrario, no se capitalizan sino que, como su

nombre lo indica, se gastan en el período en elcual se incurren y aparecen como tales se

contabilizan con las Cuentas de Gestión y se

evidencian en el Estado de Ganancias y 

Pérdidas.

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COSTO DEL PRODUCTO

Materia Prima S/. 400Mano de Obra 300

Gastos de Fabric. 120

TOTAL S/. 820

BG (2003)

** Existencias S/. 820

(NO SE VENDE)

GASTOS DEL PERIODO

Gastos de admin.. S/. 350

Gastos de Ventas 220

TOTAL S/. 570

** Independiente del Ajuste por Inflación respectivo

EGyP

Del 01.ENE al 31.DIC.2003

 Ventas.......................................... XX 

Costo de Ventas........................... XX Utilidad Bruta......... ..................... . XX 

* Gastos de Adminis.................... (XX)

Gastos de Ventas......................... (XX)

Utilidad de Operación.................. XXX 

BG (2004)

Existencias S/. 820

(NO SE VENDE)

* Por lo tanto, los costos forman parte de las existencias, mientras que los gastos forman partedel período en que se incurre.

PASA  IDEM

LOS GASTOSQUEDAN EN EL

PERIODO, NO FORMANPARTE DE LASEXISTENCIAS

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CONTROL DEL INVENTARIO

La finalidad de efectuar procedimientos de controlsobre los inventarios es:

Lograr una adecuada renovación con la mínimainversión.

Evitar inventarios excesivos o insuficientes. Asegurar las metas planeadas.

Para este propósito es útil utilizar técnicas oprocedimientos en cierto modo estandarizados

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LAS TECNICAS DE ADMINSTRACIÒN DELINVENTARIO

1. El sistema ABC2. El modelo de la cantidad económica de pedido (CEP)3. El punto de Re-orden

4. Sistema de planeación de los requerimientos deMateriales (PRM)5. Sistema Justo a Tiempo (JIT)

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1.- Procedimiento de aplicación del ABC.

El método explica que los inventarios debendefinirse por niveles de acuerdo a su consumo odemanda.

Siempre en inventarios se presentan: Insumos o artículos de alto consumo o demanda. Insumos o artículos de bajo consumo o demanda. Debe relacionare el numero de unidades, el periodo,

los costos unitarios y los costos totales.

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Regla 1º

Establecer la relación de los insumos oartículos y calcular el consumo valorizadodurante el periodo a analizar.

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Regla 2º

Agrupar en forma ordenada y decrecientelos artículos de acuerdo al valor delconsumo valorizado acumulado

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Regla 3º

Calcular el tramo “A” Categoría que absorbe el85% de la Inversión o consumo valorizada yacumulada.

Este calculo permite identificar el numero absoluto

de insumos o artículos comprendidos en el 85%de inversión o consumo; y en función al numerode insumos o artículos calcular el numero relativode la composición de insumos o artículos dentro

del 85% de inversión o consumo.

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Regla 4º

Calcular el tramo “B” categoría que absorbe el10% de la Inversión o consumo valorizada y 95%acumulada.

Este calculo permite identificar el numero absoluto

de insumos o artículos comprendidos en el 95%de inversión o consumo; y en función al numerode insumos o artículos calcular el numero relativode la composición de insumos o artículos dentrodel 10% de inversión o consumo el tramo “B” y del95% acumulado.

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Regla 5º

Calcular el tramo “C” categoría que absorbe el5% de la Inversión o consumo valorizada yacumulada.

Este calculo permite identificar el numero

absoluto de insumos o artículos comprendidos enel 5% de inversión o consumo; y en función alnumero de insumos o artículos calcular el numerorelativo de la composición de insumos o artículos

dentro del 5% de inversión o consumo del tramo“C” y del 100% acumulado. 

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El sistema ABC

GRUPO Aincluye los grupos que

requieren mayor inversiónen S/.

Requiere el uso deinventarios perpetuos

GRUPO BEsta conformado por los

artículos que constituyen elsiguiente inventario mas

grande

Requiere el uso yverificación periódica

(posiblemente semanal)

GRUPO CEsta conformado por los

artículos que constituyen elinventario mas grande

Incluye los artículos masnumerosos que

representa una inversiónen S/. relativamente mas

pequeña

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% de insumos o artículos5% 15% 100%

10% 85%5%

100%95%

85%

5%

10%

85%

% de Inversión

A B C

DIAGRAMA DE INVENTARIOS METODO ABC

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El sistema ABC

Permite a la empresa determinar el nivelde los tipos de procedimientos que se

requiere para controlar el inventario.

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Permite obtener las conclusiones siguientes: A.- Determinar la importancia de los insumos o

artículos que se encuentran el la categoría “A”

B.- Identificar el gran inventario de la categoría “C”

para tomar las decisiones mas acertadas en laconformación de los inventarios.

C.- Los inventarios de la categoría “B” pueden ser 

asignados tanto a “A” o a “C”.  D.- Los valores relativos pueden o no coincidir con la

regla propuesta, la fluctuación va a depender del tipode actividad económica.

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2. El modelo de la cantidad económica de

pedido (CEP) Es una técnica de administración del

inventario que se utiliza para determinar la

cantidad optima del pedido de un artículo, lacual minimiza el total de los costos de pedidoy de mantenimiento en inventario.

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Este modelo ( CEP) toma en cuenta diversos costos operativosy financieros, y determina la cantidad de pedido que minimiza el

costo total de inventario.

COSTOS

B ASIC

OS

Costo de pedidos

Costo deMantenimiento de

inventario

Costo total

Son los costo administrativos fijos por ordenary recibir un pedido de inventario

(solicitud de compra, recibir, cotejar ) 

Son los costo variables por unidad que segenera por mantener un artículo en

inventario, durante un periodo de tiempoespecifico

Es la suma del costo de pedido y el costo demantenimiento en inventario

Es importante el modelo CEP porque el objetivo de estemodelo consiste en determinar la cantidad del pedido

que minimizar su costo

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El objetivo del modelo CEP

Consiste en determinar la cantidad delpedido optimo que logre minimizar el

costo total de inventario de la empresa.Para lo cual se debe calcular los costos

relacionados con los inventarios.

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Costos relacionados con los inventarios

A.- Los costos de ordenar o de pedir o deformular un pedido.

B.- Los costos de mantener unidades físicas

en el inventario durante un periodo deanálisis.C.- Los costos combinados de ambos, es

decir el costo total

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A.- Costos de emitir pedidos.

Se incurren cada vez que se formula unpedido al proveedor y consisten en: - Preparar la orden de pedido. - Procesar la orden. - Asumir gastos de transporte o flete. - Utilizar recursos (papelería, activos fijo, etc.) - Pago de personal. - Etc.

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Cuando se compra un insumo o articulo parael inventario se incurre un costo por el pedido,lo identificaremos (cpe).

La frecuencia de compras la identificamos por(N).

Durante un periodo de tiempo se realiza unafrecuencia de compras, que al activar los doscomponentes anteriores tenemos (CoAA)

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)( N Cpe AAC o

Q

 D N 

)(Q

 DCpe AAC 

o

Efectuando la operación combinada de costo depedido por el numero de veces que se compra,

tenemos:

Asumiendo que numero de compras nos permiteidentificar el tamaño de compra “D” durante un

periodo, cada compra es una cantidad “Q”: 

Por lo tanto remplazando, tenemos que:

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B.- Costos de mantener inventarios.

Se incurren cada vez que se formula un pedido alproveedor y que origina mantener inventarios en elalmacén, consisten en:

- Costos de recepción e inspección. - Depreciación del activo relacionado al almacén. - Asumir gastos de control de inventarios. - Pagos de seguros. - Pago de personal. - Utilización de recursos. Etc.

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Cuando se compra un insumo o articulo para elinventario se incurre un costo unitario por tener queasumir que el consumo es a una frecuenciaconstante promedio, se identifica por (Cu)

El supuesto de manejar el inventario es que lafrecuencia de consumo esta determinada a un ritmoconstante promedio, por lo tanto (Q/2) permitecalcular el costo del inventario promedio, laidentificamos por (Cinm).

La identificación del (Cu) es en base al valor de lafacturación de la compra, la identificamos por (T)

Durante un periodo de tiempo se realiza una

frecuencia de control de inventarios, que al activarlos dos componentes anteriores tenemos (CoAlm)

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2Q Inm

CuQ

Cinm2

)2

)((Q

T Cu AlmC o

Efectuando la operación supuesta para determinar el

inventario promedio, tenemos:

Asumiendo que el inventario promedio es factible ,se puede calcular el costo del inventario medio,

tenemos que:

Por lo tanto remplazando, tenemos que:

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C.- Costos combinados.

Es la suma de los (CoAA) y de (CoAlm), queal activar la derivada hace que logre identificarla cantidad optima de comprar y el tamaño dela compra que refleja el punto del costo masbajo, es decir se ha minimizado el valor de lainversión.

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Al igualar ambos costos variables y ayudada por la matemática,se resuelve que el modelo de optimización de compra en

cantidad se expresaría de la siguiente manera:

)(

)(2

)(

)(2

)(2)(

2

2

2

T Cu

 DCpeQ

T Cu

 DCpeQ

 DCpeT C Q

Q

 DCpeT C 

Q

 AAC  AlmC 

u

u

oo

 

 

 

 

R t ió G áfi

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Representación Gráfica

MODELO MATEMATICO

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MODELO MATEMATICO

)(

))((2

T Cu

 DCpeQ

La formula alcanzada es útil para calcular la cantidad económica de la empresa,

para determinado artículo de inventario.

Donde:

Q = Cantidad económica de compra

Cpe = Costo de pedido del periodo.

D = Cantidad asumida como la demanda del periodo.

Cu = Costo unitario de mantener una unidad en el inventario del periodo (%)

T = Inversión o valor de la facturación del periodo

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Ejemplo : Supongamos que un fabricante de equipo para pruebas electrónicas, usa1,600 unidades de un artículo anualmente. Su costo de pedido es de S/ 50 porperiodo y costo de mantenimiento en inventario es de S/ 1

UnidadesQ 400000,1601

)600,1)(50(2

Cu

 DCpeQ

))((2

Datos:

D=1.600 unidades

Cpe = S/ 50 por periodo

Cu = S/ 1 costo de mantenimiento

Se deduce que : Si la empresa ordena cantidades de 400 unidades,miniminizá el costo total de su inventario

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Se puede calcular ahora el numero de pedidos aefectuar durante el periodo que involucra lademanda, tenemos que:

D = 1600 unidades

Q* = 400 unidades N = ?

Y al comprar cuatro veces al año, podemos asegurarque el periodo en días es:

veces N Q

 D N  4

400

1600*

dias Dias 904

360

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3. El Punto de Reorden

Una vez que la empresa calculó lacantidad optima del pedido, debedeterminar el momento para solicitar los

pedidos Es así que la empresa requiere un

PUNTO DE REORDEN

Punto de Reorden

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Punto de Reorden

El Punto de Reorden es el momento en quese requiere ordenar la compra paramantener el inventario y el proceso ya seaproductivo o mantener al cliente.

Expresado por medio de la ecuación:

Punto de Reorden:

plazo para ordenar y recibir pedidos X uso diario

Por Ejemplo: una empresa sabe que requiere 10 días para

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Por Ejemplo: una empresa sabe que requiere 10 días paraordenar y recibir un pedido y usa 4.44 unidades del inventario

diariamente, el punto de Reorden sería

Punto de Reorden:plazo para ordenar y recibir pedidos X uso diario

Datos:

plazo para ordenar y recibir pedidos = 10 DIASuso diario = 4.4 UNIDADES

APLICANDO LA FORMULA :

10 Días X Unidades al día = 44 Unidades

Entonces:

cuando el nivel del inventario llega a 44 Unidades, la empresa deberá

solicitar un pedido por una cantidad igual a la cantidad optima de pedido.

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Inventarios de Seguridad

Debido a la dificultad para pronosticar conprecisión los plazos, para ordenar y recibirpedidos, y las tasas de uso diario, muchasempresas mantienen generalmenteInventarios de Seguridad, que son inventariosadicionales, a los que se recurre si esnecesario.

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Por ejemplo en el caso que se estaconsiderando la empresa decide establecerun inventario de seguridad de 15 unidades.

Por lo tanto el nuevo pedido se formularacuando el inventario llegue a 59 unidades.

DIAGRAMA SIN INVENTARIO DE SEGURIDAD

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Q= 400 Un

Ppe= 44 Un

Q/2= 200 Un

Cantidad optimaa comprar

Inventariopromedio

Punto de pedido

t

Q

DIAGRAMA SIN INVENTARIO DE SEGURIDAD

DIAGRAMA CON INVENTARIO DE SEGURIDAD

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Q= 400 Un

Ppe= 59 Un

Q/2= 200 Un

Cantidad optimaa comprar

Inventariopromedio

Punto de pedido

t

Q

IS= 15 UnINVENTARIO DE SEGURIDAD.

DIAGRAMA CON INVENTARIO DE SEGURIDAD

4. Sistema de Planeación de los

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Requerimientos de Materiales (PRM)

Es un sistema de administración del inventario queutiliza los conceptos de la CEP y una computadorapara comparar las necesidades de producción con

los saldos de inventario disponibles y determinar elmomento adecuado para ordenar las diversaspartidas de la cuenta de materiales de un producto

4. Sistema de Planeación de los

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Requerimientos de Materiales (PRM)

Es decir se usa este sistema paradeterminar: qué ordenar

cuando hacerloqué prioridades se asignará a los

materiales solicitados.

4. Sistema de Planeación de los

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Requerimientos de Materiales (PRM)

La ventaja: Del sistema PRM es que obliga ala empresa considerar sus necesidades deinventario y planear de acuerdo con estas.

El Objetivo: Es disminuir la inversión eninventario de la empresa, sin deteriorar laproducción.

5 Si t J t Ti (JAT)

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5. Sistema Justo a Tiempo (JAT)

Es un sistema de administración del inventarioque minimiza la inversión en este el recibir losmateriales en el momento exacto en que serequiere para la producción.

5 Sistema Justo a Tiempo (JAT)

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5. Sistema Justo a Tiempo (JAT)

Utiliza inventarios de seguridad escasos o nulos. Se necesita una gran coordinación entre la empresa, proveedores, y Emp.

de embarques. Se requiere que los proveedores entreguen piezas de excelente calidad Utiliza el inventario como una herramienta para lograr la eficiencia al

destacar la calidad en cuanto a los materiales utilizados y su entregaoportuna.

Cuando funciona adecuadamente, permite que surja las diferencias delproceso y sean resueltas

este sistema necesita la cooperación de todas las partes que participanen el proceso.