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ADM en dispositivos móviles

ADM es una aplicación en la nube que revoluciona el control administrativo de las empresas demanera sencilla y poderosa, en cualquier lugar desde tu PC o portátil.

Para garantizar un funcionamiento adecuado de la app se sugiere instalarlo en las siguientesversiones:

Sistema Operativo

Android 6 o superior

iOS 9 o superior

Previamente deberás realizar la descarga de la aplicación de alguna de las tiendasvirtuales.

A continuación, se describen los pasos para la generación de comprobantes en ADM móvil:

Al presionar el icono de la app en el dispositivo.

Muestra la ventana principal donde deberás capturar NIT con digito verificar, usuario y contraseñaposteriormente presionar el botón Entrar.

1 Configuración de ADM

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Al ingresar a la aplicación muestra la ventana de bienvenida en la cual debes presionar

Desplegará el Asistente de configuración, el cual te ayudará a realizar la configuración de ADMmóvil.

a) Datos de la empresa

En esta sección debes indicar: tipo de persona (Jurídica o Natural), tipo de régimen(Simple u Ordinario), Tipo de Responsabilidad fiscal presionando y seleccionando laopción requerida; capturar la información en los campos de acuerdo al tipo de persona(Razón Social o Nombres y Apellidos).

En el apartado de envió de documentos y comprobantes indica la opción SI o NO,desplazando el botón .

Permite colocar el logo de la empresa para que sea visible en la impresión de tusdocumentos.Existen datos obligatorios los cuales se indican con asterisco, al finalizar la captura

presiona para continuar la configuración.

Figura 1 Ventana principal ADM

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En tipo de comprobante deberás especificar el uso de la facturación, ya que en lafacturación electrónica es necesario realizar pasos adicionales para su configuración.

b) Dirección

Debes capturar los datos del domicilio fiscal, existen datos obligatorios que se encuentranmarcados con asterisco.

Al finalizar la captura presiona para continuar la configuración.

Figura 2 Configuración Datos de la empresa

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c) Impuestos

Por omisión se tiene el porcentaje de IVA, deberás capturar los porcentajescorrespondientes a la Retención IVA %, indicar si se aplicará INC con su porcentaje,Retención en la fuente % y Retención ICA x mil y Actividad Económica correspondiente.

Al finalizar la captura presiona para continuar la configuración.

Figura 3 Configuración de Dirección

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d) Configuración de comprobantes

Si en la configuración Datos de la empresa se indicó el tipo de comprobante como:

i. Facturas por Computador

Debe indicar el manejo del comprobante al desplazar el botón en laopción deseada SI o NO, al indicar SI la ventana habilita campos para su capturacomo: Prefijo, Desde, hasta el número, número de formulario y fecha deformalización.

Debe indicar si requiere aplicar los impuestos como: Ret. IVA, Ret. en la fuente,INC y Ret. ICA al desplazar el botón en la opción deseada SI o NO.

Selecciona el formato de la representación impresa del documento con solodesplazar al formato deseado.

Al finalizar presiona para continuar la configuración.

Figura 4 Configuración de impuestos

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ii. Facturas electrónicas

La captura de los campos es similar a la ventana de la facturación por computador,es importante indicar los datos: Prefijo, Desde, hasta el número, número deformulario y fecha de formalización.

La diferencia radica en el firmado de las facturas con el PST (ProveedorTecnológico Aspel SIESA), por ello al realizar dicha configuración es importanterealizar la firma del contrato con el PST.

Se recomienda realizar esta configuración desde la versión Web

Para más información consulta los siguientes tutoriales:

PASO 1: Pasos para la habilitación ADM como software proveedor tecnológico

PASO 2: Pasos para obtener los rangos de numeración para la factura electrónica en ADM

PASO 3: Emite tu factura electrónica en ADM

Figura 5 Configuración Facturas por computador

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iii. Notas de Crédito / CotizacionesDebe indicar el uso del comprobante al desplazar el botón en la opcióndeseada SI o NO, al indicar SI la ventana habilita campos para su captura como:Prefijo y Desde el número.

Debe indicar si requiere el manejo de los impuestos como: Ret. IVA, Ret. en lafuente, INC y Ret. ICA al desplazar el botón en la opción deseada SI oNO.

Permite seleccionar el formato de la representación impresa del documento consolo seleccionar y desplazar al formato deseado.

Al finalizar debe presionar para continuar la configuración.

Figura 6 Configuración de factura electrónica

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e) Firma de contrato

Cuando se indica en la configuración Tipo de comprobante: Facturaciónelectrónica.

Se habilita la sección Firma de contrato con el proveedor Tecnológico SIESA (PST) elcual realiza el firmado de las facturas electrónicas emitidas desde ADM.

Debe presionar el botón para realizar la aceptación del PST.

Permite realizar el envió por correo electrónico al presionar el botón o realizar la

impresión del contrato en un formato PDF.

Figura 7 Configuración nota de crédito y cotización

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f) Datos de crédito

Debes indicar si deseas el manejo de cuentas por cobrar, SI o NO, desplazando el botón, captura los días de crédito a otorgar y límite de crédito.

Disponible en versión Premium

Figura 8 Firma de contrato con el Proveedor Tecnológico

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Al terminar debe presionar para concluir la configuración, mostrando la ventana que seconcluyó satisfactoriamente.

Si ya cuentas con la configuración en la versión web al ingresar se mostrará lainformación previamente configurada.

Para agilizar la captura de los comprobantes, ADM cuenta con los catálogos de clientes yproductos, mismos que podrán ser utilizados al momento de generar los comprobantes.

a) Alta de clientes

Debe ingresar al menú principal y presionar la opción . Despliega el catalogo de clientes,por omisión se encontrará registrado el cliente de

cuantias menores.

Para dar de alta un cliente debe presionar el botón agregar ubicado en la partesuperior de la ventana.

Se muestra la ventana de alta de cliente, la cual está seccionada en: datos generales,dirección, datos comerciales y datos fiscales.

2 Captura de clientes y productos

Figura 9 Configuración de Datos de crédito

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Datos generales: Debe indicar tipo de persona (Jurídica o Natural) con solo presionarla opción, documento de identificación por omisión ADM indica NIT podrá indicar algúnotro tipo de documento como, por ejemplo: tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía,etc., capturar razón social o nombres según sea el caso, contacto, correo y númerotelefónico.

Dirección: Debe capturar el domicilio fiscal del cliente como son: dirección,departamento, código postal.

Datos comerciales: Debe capturar en caso de manejar algún descuento al cliente,,asi como indicar el manejo de crédito al desplazar el botón esta opcióndisponible en versión Premium.

Datos fiscales: Debe indicar tipo de régimen y medio de pago.

Existen datos obligatorios y se encuentran marcados con asterisco, al finalizar la captura

debe presionar el botón ubicado en la parte superior de la ventana.

En la consulta de clientes, al presionar alguno registro muestra la consulta del cliente

donde en la parte superior se podrá presionar las opciones: modificar, generar el

Figura 10 Alta de clientes

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reporte del estado de cuenta del cliente , pagar , mapa para realizar la

localización del domicilio con ayuda del Google Maps o eliminar el registro del cliente.

b) Alta de productos

Debe ingresar al menú principal y presionar la opción .

Para dar de alta un producto debe presionar el botón agregar ubicado en la partesuperior de la ventana.

Se muestra la ventana de alta de producto, la cual está seccionada en: productos yservicios, control de existencias y costos.

Productos y servicios: Debe indicar clave y descripción del producto, unidad demedida, precio, indicar el tipo de moneda y tipo de IVA que manejará el producto.También permite colocar la imagen del producto para una fácil identificación.

Control de existencias y costos: Disponible para la versión Premium, permite activarlodesplazando el botón , activa los campos de existencia y costo el cual debeconfigurar.

Figura 11 Consulta de clientes

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Al finalizar la captura debe presionar el botón ubicado en la parte superior de laventana.

En la consulta de productos, al presionar alguno registro muestra la consulta del producto

en la parte superior se podrá presionar las opciones: modificar o eliminar elregistro del producto.

Figura 12 Alta de producto

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Una vez capturada la información correspondiente a clientes y productos, estás listo para dar dealta la factura.

i. Ingresa al menú principal y presionar la opción

ii. Para dar de alta una factura electrónica presiona el botón agregar muestra laventana de alta de factura.

iii. En la ventana alta de factura debe seleccionar al cliente presionando el botón Elegir

, muestra el catálogo del clientes el cual deberá seleccionar.

iv. Si desea colocar observaciones a su documento con presionar el botónmuestra la ventana para la captura del mismo.

v. Para agregar las partidas de los productos presiona el botón Agregar producto

despliega el catálogo de productos, selecciona el producto a facturar, unavez seleccionado arroja la ventana detalle partida donde permite indicar cantidad y

precio, al finalizar presiona para guardar los cambios.

3 Emisión de comprobantes

Figura 13 Consulta de productos

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vi. Al finalizar la captura podrás validar los subtotales y montos del documento si la

información es correcta presiona guardar y enviará un mensaje indicando si losdatos son correctos presiona SI.

Cuando el tipo de comprobante seleccionado es facturación electrónica, en la parte superior se

muestra la opción Factura contingencia que podrá darse de alta en caso de que losobligados a facturar tengan inconvenientes técnicos para su generación.Cuando el tipo de comprobante seleccionado es facturación electrónica al momento de guardarel comprobante realiza el firmado de la factura.con el Proveedor Tecnológico Siesa mostrará larepresentación impresa de la factura y el XML.

Figura 14 Alta de factura

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vii. Una vez generada la factura, al seleccionarla dentro del módulo muestra la consulta delmismo donde se tienen las opciones para el envío del comprobante por correo

electrónico , emisión o anulación del documento cuando se trate de unafactura por computador.

Figura 15 Representación impresa de la factura electrónica PDF y XML

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¡Listo!, Has emitido tu primera factura con ADM móvil

Figura 16 Representación impresa de la factura por computador