Administración de Caja Chica - a mas tardar el día 25 de cada mes. Registros en...
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Administración de Caja Chica
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Administración de Caja Chica
Bienvenido
El trabajo que desempeñamos día con día requiere de tiempo y recursos para su
realización; nuestro tiempo debemos administrarlo para atender con calidad a
nuestros clientes internos y externos; los recursos deberán ser planeados para
contar con todos los insumos para efectuar nuestras operaciones.
A través del presente tutorial revisaremos las tareas que deberás realizar para la
administración de la Caja Chica, fondo destinado para sufragar gastos menores de
la Operación.
Objetivo General
Al finalizar el presente tutorial, el participante conocerá el proceso de
administración de Caja Chica, las políticas que rigen su manejo, así como la
importancia de su participación en el registro de las transacciones para el correcto
empleo del fondo fijo asignado .empleo del fondo fijo asignado .
Introducción
Durante las labores cotidianas es común la utilización de distintos insumos para
poder llevar a cabo nuestras tareas; en Montepío Luz Saviñón contamos con un
área encargada del abastecimiento de dichos suministros; sin embargo existen
compras que por su naturaleza y uso común no se pueden planear, comprar, ni
pagar desde las oficinas de servicio.pagar desde las oficinas de servicio.
Para estos gastos cada sucursal cuenta con una CAJA CHICA, la cual tiene un fondo
fijo reembolsable periódicamente por medio de una orden de pago.
Asignación de Caja Chica
El responsable de la Caja Chica, habrá de recibir una orden de pago a su nombre
por el importe del fondo fijo que la Dirección de Contraloría autorice, asumiendo
así la responsabilidad y buen uso de los fondos asignados.
Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será
cubierto por el responsable de la Caja Chica, por ello es importante asegurar su
proceso y administración
Gastos comprobables
A través de la Caja Chica, se realizan gastos menores comunes y frecuentes que
son necesarios para la Operación y administración de la Institución y nuestras
Sucursales
Todo pago debe ser respaldado con un Comprobante Fiscal Digital (XML) o Factura
Pre impresa en original.Pre impresa en original.
En el caso de Recolección de basura y Pasajes deberán de llenar un vale de gastos
sin comprobante (ver anexo)
…¿y como puedo saber cuales son los gastos autorizados?
Consulta la sección Anexo donde viene el listado con todos las operaciones en las que
podrás utilizar el fondo de la caja chica
Gastos comprobables
Ver anexo
En el rubro de Despensa, existen dos tipos de gastos:
Despensa gravada con el IVA y Despensa exenta del IVA
Gastos comprobables
Para determinar el monto de la despensa exenta y el monto
de la despensa gravada con IVA existe un archivo en Excel
que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de
Ver anexo
que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de
registrar
Gastos comprobablesSi eres el responsable de la administración de la caja chica, deberás asegurar que
las facturas que te sean entregadas tras la compra de un bien o el pago de algún
servicio, cumplan con todas las disposiciones fiscales vigentes para que la
Dirección de Contraloría haga su presentación ante las autoridades fiscales
correspondientes.
(Ver anexo Requisitos Fiscales en facturas
que es una lista con los datos a revisar en
cada factura)
Límite de caja chicaExiste un límite de $2,000.00 para realizar compras por medio de la Caja Chica,
por lo que solo procederán gastos, cuyo Total de factura sea igual o menor a
$2,000,aún cuando haya fondo disponible en caja.
Importante:
Si el límite de compra es hasta $2,000.00 (total en la factura) entonces el gasto
máximo que puedes realizar es de $1,724.16 pues sumando el IVA, nos da un total
de $2,000.00
Registro de GastoEs importante que se realice el registro de los gastos el mismo día en que se
efectúan las compras o pagos, pues en caso contrario se podría descontar al
responsable dela Caja la erogación de esos gastos vía nómina
Recuerda: debe coincidir la información del sistema con lo físico
Vamos ahora a realizar el registro en el Sistema de las compras realizadas
Registros en Sistema SAP
Paso 1
Registros en Sistema SAPDigita la Transacción FBCJ y presiona “enter” para acceder
Paso 2
Registros en Sistema SAPAparecerá la siguiente pantalla:
Da clic para desplegar el cuadro
“Libro de Caja: Dato”
Paso 3
Registros en Sistema SAPAparecerá la siguiente pantalla:
En el Campo Sociedad
captura MLS
Paso 4
Registros en Sistema SAP
Clic en el matchcode.
Al desplegarse la siguiente
pantalla selecciona la sucursal
Correspondiente (4 dígitos)
Paso 5
Registros en Sistema SAP
Clic en tomar
selección
Paso 6
Registros en Sistema SAP
Clic en Match code del campo
Operación Contable
Selecciona el tipo de gasto a
registrarregistrar
Paso 7
Registros en Sistema SAP
A continuación ingresa el
importe de la compraimporte de la compra
Paso 8
Registros en Sistema SAP
Captura el número de la factura
En el campo Referencia
Paso 9
Registros en Sistema SAP
El Centro de costos al que
perteneces, lo seleccionas
abriendo el matchcodeabriendo el matchcode
Paso 10
Registros en Sistema SAP
En el campo Texto ingresa
“Gastos de caja chica” para todo
tipo de gasto registrado
Paso 11
Registros en Sistema SAP
Finalmente clic en el
ícono Grabar
¡Listo hemos terminado la captura!
Ahora deberás enviar un correo a: [email protected] para pedir el visto
bueno a mas tardar el día 25 de cada mes.
Registros en Sistema SAP
Contabilización de la operaciónUna vez que obtienes el visto bueno por parte del analista de Cuentas por Pagar,
entrarás al sistema nuevamente en la transacción FBCJ
Clic en el
ícono Contabilizar
Reembolso de comprobantesEs importante que una vez que has obtenido el visto bueno por parte de Cuentas
por Pagar y que has contabilizado la operación, envíes tus documentos ya que el
reembolso esta sujeto a la recepción física de lo comprobantes
Los comprobantes que envíes deberás conservarlos escaneados por un
periodo de seis meses para cualquier aclaración
Envío de comprobantesTodos los documentos que entregues para la comprobación de gastos por medio
de la caja chica, deberán presentarse con nombre, número de empleado y firmados
y en su caso una explicación o justificación de la compra.
Los comprobantes de tamaño menor a una hoja se deberán pegar en una hoja
recicladareciclada
Por cada factura deberás adjuntar la hoja de requisitos fiscales (check list)
Envío de comprobantesToda la documentación para la comprobación de la caja chica se enviará por medio
de valija sigue las instrucciones en la siguiente liga:
http://mxmlsrv05/ComunidadMLS/Lists/Noticias%202011/DispForm.aspx
?ID=297&Source=http%3A%2F%2Fmxmlsrv05%2FComunidadMLS%2
FLists%2FNoticias%25202011%2FAllItems%2EaspxFLists%2FNoticias%25202011%2FAllItems%2Easpx
Envío de comprobantes
Facturas electrónicasA partir éste año 2012 surge la obligación fiscal de solicitar las facturas electrónicas
en un archivo PDF y otro con la extensión XML
Facturas electrónicasEjemplo de Factura en
formato PDF
Facturas electrónicas
Ejemplo de
Factura
electrónica
Archivo XML
Facturas electrónicasTodos los archivos XML de cada factura que recibas, tendrás que renombrarlos de
la siguiente manera: Fecha de contabilización (DD/MM/AA)– Numero de factura
Por ejemplo: 030912-TRW654 Y 030912- AWX120
Archivo XML renombrado
Archivo XML original
Facturas electrónicasAhora todos los archivos XML los vamos a guardar ingresando esta dirección
en el explorador de Windows http://mxmlssp2010/CCC/SitePages/Inicio.aspx
Archivo XML renombradoArchivo XML renombrado
Facturas electrónicasEn esta dirección http://mxmlssp2010/CCC/SitePages/Inicio.aspx se abrirá la
siguiente pantalla
Facturas electrónicasSelecciona la zona a la que pertenece la sucursal a tu cargo.
Facturas electrónicasSelecciona la sucursal a tu cargo.
Facturas electrónicasSelecciona la opción “Tipo” dando clic
Facturas electrónicasFinalmente da clic en “Cargar documento” para subir tus archivos.
Facturas electrónicasEs importante que el área de Cuentas por Pagar cuente con los archivos XML
(Facturas Electrónicas) correctos y renombrados; pues de otra manera no
podremos gestionar el reembolso de estos gastos
Para el caso de las facturas Pre-impresas y CBB tendrás que subir la imagen
escaneada de la factura en un archivo PDF, para poder validar la información
registrada
AnexosPara tener acceso a los documentos adicionales que te ayudaran el proceso de
registro y comprobación gastos de caja chica, dentro de la intranet sigue la ruta:
Mis Herramientas, Direccion de Contraloria, Cuentas por Pagar.
Desde donde los podrás descargar.Desde donde los podrás descargar.
GRACIASY recuerda que cualquier duda o comentario, estamos a tus órdenes :
Yasir Edith López Mociños
Extensión 1055
Analista de Cuentas por Pagar
![Contabilización de sweet place [autoguardado]](https://static.fdocuments.es/doc/165x107/588642fd1a28ab32768b4bc7/contabilizacion-de-sweet-place-autoguardado.jpg)
