Antes de adentrarnos en el campo de la administracin es necesario que conozcamos la respuesta de una pregunta bsica pero fundamental: Qu es administracin?:

La administracin es la ciencia social y tcnica encargada de los procesos de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz. Desglosando sta respuesta en trminos sencillos, diremos que la administracin:1. Es todo un proceso que incluye (en trminos generales) planificacin, organizacin, direccin y control para un adecuado uso de los recursos de la organizacin (humanos, financieros, tecnolgicos, materiales, el conocimiento, de informacin) y para la realizacin de las actividades de trabajo. 2. Tiene el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz; es decir, lograr los objetivos con el empleo de la mnima cantidad de recursos con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin.

Otras definiciones de Administracin (varios autores): La Administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (George R. Terry) La Administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. (Jos A. Fernndez Arenas) La Administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad. (Lourdes Mnch Galindo y Jos Garca Martnez) La palabra administracin viene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y minister (subordinacin u obediencia), y significa aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro.

La administracin es conocimientos empricos.

un

arte

cuando

intervienen

los

El conocimiento emprico es aquel basado en la experiencia, experimentacin e investigacin, y en ltimo trmino, en la percepcin, pues nos dice qu es lo que existe y cules son sus caractersticas, pero no nos dice que algo deba ser necesariamente as y no de otra forma; tampoco nos da verdadera universalidad. Consiste en todo lo que se sabe y que es repetido continuamente teniendo o sin tener un conocimiento cientfico. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la prctica con tcnicas, se denomina ciencia. La ciencia (del latn scientia 'conocimiento') es el conjunto de conocimientos sistemticamente estructurados, y susceptibles de ser articulados unos con otros. Las tcnicas son esencialmente la forma de hacer las cosas, mtodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

LA EFICACIA Y LA EFICIENCIA El latn efficaca, la eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realizacin de una accin. No debe confundirse este concepto con el de eficiencia (del latn efficienta), que se refiere al uso racional de los medios para alcanzar un objetivo predeterminado (es decir, cumplir un objetivo con el mnimo de recursos disponibles y tiempo). Por ejemplo: una persona desea romper un disco compacto que contiene informacin confidencial. Para esto, puede rayar la superficie del disco con una llave (una medida que ser eficaz y eficiente) o dispararle con una ametralladora (una decisin eficaz, ya que lograr destruir el disco, pero poco eficiente, ya que utiliza recursos desproporcionados).

Otro ejemplo estara dado por un sujeto que desea copiar el contenido de un libro de 200 pginas. Si realiza esta tarea a mano, es posible que tenga xito y sea eficaz, ya que, tarde o temprano, terminar de copiarlo. Sin embargo, sera ms eficiente que se encargue de fotocopiar dicho material, ya que le llevar mucho menos tiempo. Por supuesto, hay acciones que no son ni eficaces ni eficientes. Un individuo que quiere adelgazar y, para eso, decide alimentarse slo de comidas fritas y hamburguesas, no habr tomado ninguna decisin favorable que le permita alcanzar su objetivo. En general, la combinacin de eficacia y eficiencia supone la forma ideal de cumplir con un objetivo o meta. No slo se alcanzar el efecto deseado, sino que se habr invertido la menor cantidad de recursos posibles para la consecucin del logro.

En filosofa la eficacia es la capacidad de la causa eficiente para producir su efecto. No tenemos concepto del todo propio e inmediato de lo que es esta capacidad, de aqu que sean posibles las dudas, en algunos casos muy tenaces, de que exista y que haya por ende verdadera causalidad. El problema se ofrece en particular tratndose de causas inadecuadas que parecen tener tan slo como de prestado un poder eficaz. Mas a poco que se considere, se ven acciones de hecho eficaces debidas a causas inadecuadas. Dos caballos arrastran un carro que ninguno de los dos pudiera arrastrar. Cada uno es causa incompleta, pero de cada uno se dice con verdad que produce un efecto superior a su fuerza de traccin. No es tan fcil de concebir el fenmeno de la actividad de una causa de suyo insuficiente para el efecto que se produce, si se completa con otra que baste para tal efecto. As sucede con la causa segunda, que es insuficiente sin el concurso de la primera, siendo por otra parte esta ltima por s sola sufientsima. No concebimos esto a priori, pero lo probamos partiendo de la experiencia interna que nos ensea que tenemos verdadero influjo sobre nuestras acciones.

La efectividad es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado. En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestin con el mnimo de recursos posibles viable Ejemplo: matar una mosca de un caonazo es eficaz (o efectivo: conseguimos el objetivo) pero poco eficiente (se gastan recursos desmesurados para la meta buscada). Pero acabar con su vida con un matamoscas, aparte de ser eficaz es eficiente. Stephen Covey define la efectividad como el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia, entre la produccin y la capacidad de produccin. E= P/CP. Para ello se basa en la fabula de Esopo, La gallina de los huevos de oro, comparando los huevos de oro con la produccin y la gallina con la capacidad que tiene de producirlos.

Anlisis de los conceptos La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logsticos o cualquier rea en general, pues en condiciones ordinarias se propende a la optimizacin; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misin an a costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias pirricas; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificacin, pero es conocido que la planificacin debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podran producir el fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificacin del cumplimiento de la meta, no importa si sta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificacin, es decir, la hiptesis que produca la solucin idnea al problema o necesidad existente. Sin embargo, esto corresponde a la acertividad, palabra sta, que no se encuentra en el diccionario. Es sumamente importante entonces y entendiendo que existe una brecha entre lo establecido por la Real Academia y la usanza ordinaria a nivel gerencial y en los postgrados del rea, adherir ambas realidades; lo cual puede lograse al tomar como referencia las siguientes acepciones: Eficiencia: "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles". Aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de all el trmino eficiente. Eficacia: "Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados". Esta es una acepcin que obedece a la usanza y debe ser reevaluada por la real academia; por otra parte, debe referirse ms bien a equipos. Efectividad: "Cuantificacin del logro de la meta". Compatible el uso con la norma; sin embargo, debe entenderse que puede ser sinnimo de eficacia cuando se define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea.

A partir de estos conceptos (eficiencia y eficacia) nace el proceso administrativo, con elementos de la funcin de administracin que Fayol definiera en su tiempo como: prever, organizar, comandar, coordinar y controlar. Dentro de la lnea propuesta por Fayol, los autores clsicos y neoclsicos adoptan el proceso administrativo como ncleo de su teora; con sus cuatro elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar

Descomponiendo la definicin anterior de administracin se tiene:Planificar: Es el proceso que comienza con la visin del Nro. 1 de la organizacin; la misin de la organizacin; fijar objetivos, las estrategias y polticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratgico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organizacin y las oportunidades/amenazas del contexto (Anlisis FODA). La planificacin abarca el largo plazo (de 5 a 10 o ms aos), el mediano plazo (entre 1 y 5 aos) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual ms detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, polticos, climticos, econmicos, tecnolgicos, generan un entorno turbulento donde la planificacin se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemtica y permanente.

Organizar: Responde a las preguntas Quin? va a realizar la tarea, implica disear el organigrama de la organizacin definiendo responsabilidades y obligaciones; cmo? se va a realizar la tarea; cando? se va a realizar; mediante el diseo de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qu secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar. Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecucin de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lgicos y tambin intuitivos de Toma de decisiones. Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestin; por otro lado tambin se contratan auditoras externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas funcionales de la organizacin.

Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con 7 elementos: Investigacin, Planificacin, Coordinacin, Control, Previsin, Organizacin, Comando. Koontz y ODonnell define el proceso administrativo con 5 elementos: Planificacin, Designacin de Personal, Control, Organizacin, Direccin. Miner define el proceso administrativo con 5 elementos: Planificacin, Organizacin, Direccin, Coordinacin, Control. La administracin es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones le sirven a las personas que afectan.

El xito que puede tener la organizacin al alcanzar sus objetivos y tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente sus trabajos, es probable que la organizacin alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el desempeo gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del proceso administrativo, logrando una estructura organizacional que la diferencia de otras organizaciones.

Chiavenato en su libro Fundamentos de Administracin, organiza el proceso administrativo de la siguiente manera:Planificacin Organizacin Direccin Control

Administracin

Subordinados

Objetivos de la empresa

Las funciones del administrador, como un proceso sistemtico. Planificar Organizar Dirigir Controlar

El desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuacin: Planificacin

Control Organizacin

Direccin

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cclica, pues se encuentran relacionadas en una interaccin dinmica, por lo tanto. El proceso administrativo es cclico, dinmico e interactivo, como se muestra a continuacin Planificacin

Control Organizacin

Direccin

Las funciones administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los procesos de planificacin, organizacin, direccin y control