4.1 Funciones del Almacn

Administracin de Almacenes4.1 Funciones del Almacn

Funciones del Almacn RecepcinRegistro de entradas y salidas AlmacenamientoMantenimientoDespacho de materiales Coordinacin de los departamentos de inventario y contabilidad

Recepcin eidentificacin de losproductosConsiste endar entradaa los materiales enviados por los proveedores despus de haber cotejado la mercanca con la informacin que figura en la nota de recepcin, albarn o nota de entrega. Se debe comprobar tanto la cantidad como la calidad de los productos que entran para asegurarse que se ajustan a lo solicitado.

Registro de entradas y salidasEl Registro de Entradas y Salidas garantiza de una forma gil, sencilla, manejable y eficaz, el control de entrada y salida de documentacin presencial y telemtica as como su distribucin en la Entidad.

AlmacenamientoUbicacin dela mercancaen lazona msidnea, conel fin de poder acceder a ella y localizarla fcilmente. Para estas tareas se emplean los medios ms adecuados de transporte interno (cintas transportadoras, carretillas, etc)

Mantenimiento Conservacinymantenimiento.Consisteenconservarlamercanca enperfecto estado desde su entrada en almacn hasta su salida. Para ello se deber aplicarla normativa vigente en lo que se refiere a seguridad e higiene.

Preparacin depedidos y expedicin. Se distinguen dostareas fundamentalmente:

Seleccin dela mercancaydel embalaje, procurandose corresponda con las condiciones exigidas por el cliente.

Eleccin del transporte,que sehace enfuncin dela mercancaque se debe transportar y los lugares de origen y destino.

Organizacin ycontrol de lasexistencias. Consiste endeterminar el niveldestock de los productos almacenados y establecer para cada uno la frecuencia de pedido y la cantidad que se solicita con el fin de que se genere el menor costo de almacenamiento. Esta es una de las tareas ms importantes. En primer lugar porque el almacenaje representa ms del 30% del coste total de la mercanca, yen segundo lugar, porque en las empresas tradicionales, las operaciones de almacenamiento consumen ms del 90% del tiempo dedicado al producto que se fabrica o comercializa 4.2 Localizacin y distribucin de almacenesObjetivoFacilitar la rapidez de la preparacin de los pedidos, la precisin de los mismos y la colocacin mas eficientes de las existencias.

La optimizacin del espacio y en dotar de medias de manipulacin de cargas normalmente a gran altura y con volmenes de trabajo medios. Tipos de almacen

ConceptoLa localizacin de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geogrfico para realizar las operaciones de una empresa.

Los gerentes de organizaciones de servicios y de manufactura tienen pasar por muchos factores cuando evalan la conveniencia de un sitio en particular, como la 6proximidad a clientes y proveedores, los costos de mano de obra y los costos de transporteSeis grupos de factores dominan las decisiones de localizacin en el caso de nuevas plantas manufactureras: clima laboral favorable proximidad a los mercadoscalidad de vida proximidad a proveedores proximidad a las instalaciones de la empresa matriz, y costos aceptables

seAlmacn Centro de distribucin Funcin principal Gestiona el almacenaje y manipulacin de inventarioGestiona el flujo de los materialescost driver principalEspacio e instalacionesMano de obraCiclo de pedidoMeses, semanas Das, horasActividades de valor aadido puntualesForman parte del proceso expedicionesBajo demanda del clientePush shippingDiseo de un almacnNumero de plantasPlanta de almacnInstalaciones principales materiales

4.3 Seleccin de mobiliario y equipo de almacn

El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales. Estos pueden exigir, como mobiliario y equipo, una simple estantera o diablo hasta sistemas totalmente automatizados, que involucran grandes inversiones avanzadas tecnologas de informacinLa eleccin sistema optimo de almacenamiento de materiales (artculos o mercancas), componentes, sub-ensambles y productos terminados debern tomar en consideracin factores como el espacio disponible de la bodega, tipos de materiales, nmeros de artculos guardados, velocidad de atencin y tipo de embalajeSi el espacio de un almacn es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse una mejor colocacin de los medios de almacenamiento (estantes y tarimas); un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente

Los bienes se clasifican de acuerdo a su naturaleza bienes instrumentales y de consumo

Su origen Bienes propiedad de la entidad. Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos producidos de la misma institucin bienes de comodato que son los que son de otras empresas que prestan o rentan para su uso en la empresaSu aprovechamientoMobiliario Indirecto en el proceso (escritorio, silla, anaqueles)

Sus condicionesBien util: mobiliario y equipo que todavia permite su uso y operacin con seguridad bien desgastado: mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas minimas de seguridad para su operacin.Bien incosteable: mobiliario y equipo deteriorado u descompuesto y que si rehabilitacion es mayor o casi igual que su valor de reposicion o que su mantenimiento es muy alto.

Mobiliario mas utilizadoSistemas de cajas metlicas. Se emplea para almacenar artculos pequeos y facilitar su control.Armarios: en la mayor parte de los casos se usan armarios de acero o de madera para almacenar cargas no entarimadas o artculos grandes.

Apilamientos o pilas: se trata de una de almacenamiento de cajas o variacin recipientes que permite aprovechar al mximo espacio.

Anaqueles o estantesTarimasElevador ElctronimacomanualSeleccionar el sistema de almacenamiento apropiado para una aplicacin implica compaginar las necesidades de movimiento y almacn con las caractersticas de equipamiento.Esto implica compaginar dos objetivos contrapuestos que son: maximizar el uso del volumen, y permitir un fcil y rpido acceso de los productos almacenadosEn general se puede admitir que un sistema de almacn bien diseado debera:Usar adecuadamente el volumen construidoFacilitar el acceso a los productos, minimizar las distancias recorridas y favorecer el flujo de bienes.Favorecer el movimiento y el control de stocksProteger contra incendios, daos y robosLa seleccin del equipamiento debera tener en cuenta la siguiente informacin:Caractersticas fsicas de los bienes almacenadosContaminacin-olores que puedan afectar a los bienesRiesgos asociados a los bienes: incendios, gases, etc.Valor de los bienesNmeros de lneas en los pedidosNumero de referencias

4.4 sistemas informticos de administracinDe inventariosEs un programa, utilizado por medio de una computadora, que te permite llevar el control y la administracin de los productos que se encuentran dentro de un almacn.

Cul es su funcionamiento?Normalmente registra las entradas y salidas de productos, llevando tambin el control de los costos por cada movimiento de inventario. Tambin puede administrar los productos que se transfieren entre almacenes y los ms sofisticados pueden manejar almacenes virtuales y almacenes mviles para entregas JUSTOA TIEMPO.

En relacin a los inventarios, hay en plaza una enorme cantidad de programas de computacin que facilitan esta gestin, algunos sistemas informticos de administracin mas recientes de inventarios son los siguientes:

Gestin integrada de inventarios

El objetivo es tener la mercadera adecuada en el sitio apropiado en el momento necesario. Mediante unidades de almacenamiento de inventario (SKU) se registran los artculos a su llegada a la tienda y en el momento de suventa.Conunasimplelecturadelcdigo debarrasenel punto de compra, el nmero de SKU, el nombre del producto, el precio de venta y el costo se registran en lasbases de datos de la empresa.Optimizacin Dinmica de Inventarios (ODI)Es Una tcnica altamente eficaz en el manejo de las existencias. Que permite administrar y controlar stocks de productos terminados que se adquieren para ser usados o vendidos, y que tienen la caracterstica de tener una demanda futura incierta.

Warehouse Management System (WMS) o Sistema de Administracin y Gestin de Almacenes.Este sistema permite conducir en forma organizada todos los movimientos de mercaderas de uno o varios almacenes, incluyendo almacenes de terceros, lo que garantiza la optimizacin de las tcnicas de almacenaje y de los recursos tecnolgicos y humanos involucrados en el proceso. Para ello, el software debe estar integrado a herramientas tales como lectoras lser de cdigo de barra, terminales de transmisin de datos por radio frecuencia y contar con integracin de accesos va Internet.Ventajas del uso de un sistema1. Rapidez y eficienciaUn sistema de gestin de inventario computarizado hace de todo, desde la introduccin de informacin hasta hacer que el control de un inventario sea ms fcil. Hacer un recuento de mano de inventario puede tomar das, pero con un sistema computarizado de gestin de inventario, el mismo proceso se puede realizar en cuestin de horas.

2. Generacin de documentosUna vez que el sistema de gestin de inventario computarizado est en su lugar, los gerentes y los trabajadores pueden utilizarlo para generar automticamente todo tipo de documentos, desde rdenes de compra y cheques hasta facturas y estados de cuenta. Los administradores tambin pueden utilizar el sistema para ordenar automticamente los productos cuando se agotan.Desventajas del uso de Un sistema

1. Problemas de precisinUn sistema computarizado por s solo no garantiza precisin y los datos de inventario son slo tan buenos como la entrada de datos que los cre. Las empresas que planean usar un sistema de inventario informatizado de gestin deben tener un sistema para validar sus datos y verificar las cifras reportadas por el sistema. Un recuento de seleccin manual o de auditora dirigida puede ser necesario para asegurar la integridad del sistema.2. Riesgo de fraudeCualquier sistema informtico conlleva el riesgo de intrusin y con un sistema de gestin de inventario computarizado viene el riesgo de fraude tambin. Un vendedor deshonesto pueda hackear el sistema para recibir un pago por los productos nunca entregados, o un empleado deshonesto podra redirigir los cheques a s mismo.