Administracion de bienes

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOSBIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS

ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

CONFERENCISTA

ARNOL GUZMAN HIGUERA

Bogotá, D.C. Julio de 2009

COMPARTIR EL CONOCIMIENTO ES UNA ACCION DE SERES INTELIGENTES QUE HAN COMPROBADO QUE EL CONOCIMIENTO ES UN BIEN QUE CRECE A MEDIDA QUE SE LO COMPARTE

OBJETIVOSOBJETIVOS

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIONESTRUCTURA DE LA PRESENTACION

Fundamentos legales, técnicos y conceptuales del manejo de los bienes propiedad, planta y equipo. - Movimientos originados por ingresos y egresos de bienes - Reclasificación de bienes de devolutivos a consumo - Interrelación de las áreas de almacenes e inventarios con el área de contabilidad Baja de Activos Fijos Administración y control de inventarios en depósito y servicio

Dar a conocer a los participantes, lineamientos, herramientas y procedimientos de orden administrativo que se aplican para la clasificación, registro y control de los bienes propiedad, planta y equipo. Identificar compromisos de las áreas de almacenes e inventarios y contabilidad.

TEMAS A TRATARTEMAS A TRATAR

EN RESPUESTA A LA NECESIDAD IMPERATIVA DE:EN RESPUESTA A LA NECESIDAD IMPERATIVA DE:


ADMINISTRACION DE BIENESADMINISTRACION DE BIENES

ES UN PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN PARA LA GESTION DE LOS RECURSOS PUBLICOS, QUE PERMITE MANTENER UN

ADECUADO MANEJO, USO, REGISTRO, CONTROL Y CONSERVACION DE

LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

CUMPLIR MANDATOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES DESARROLLAR MECANISMOS CLAROS, PRECISOS Y METODICOS DE GESTION DE LOS RECURSOS PUBLICOS CONOCER QUE SE TIENE LOGRAR QUE EL MANEJO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES SE ENMARQUE DENTRO DE LOS PRINCIPIOS DE TRANSPARENCIA, EFICIENCIA, ECONOMIA, EFICACIA Y EQUIDAD, CONSAGRADOS EN LA CONSTITUCION Y LA LEY. APOYAR LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS TRAZAR Y CUMPLIR METAS Y OBJETIVOS MEJORAR LA CALIDAD DEL TRABAJO Y NUESTROS RESULTADOS

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NSOLICITA

BIENES Y/OSERVICIOS (B/S)

PLANIFICAADQUISICION

DE B/S

-Recolecta información-Proyecta-Valoriza-Genera plan de compras-Aprueba plan de compras-Oficializa plan compras

CONTRATAB/S

ALMACENASUMINISTRA

B/S

-Programa y gestiona compra-Elabora Términos de referencia-Supervisa-Actualiza-Reporta

-Ingresa-Inventario-Bajas-Reporta

-Egreso-Inventario

CONTRATAB/S

-Programa -Gestiona-Coordina

ASIGNARECURSOS

-Conceptúa-ViabilidadPresupuestal

CONTABILIZA-Registro

Las Entidades deben generar una cultura y un sistema de comunicación eficaz entre las dependencias de la administración, como responsables de los procesos contables y administrativos de uso o custodia de los bienes, lo cual redundará en un mayor control sobre la clasificación contable, el manejo administrativo y de gestión.

Ley 872, Numeral 4.2.2c) una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.

RECURSOS INFORMATICOS

HARDWARE YSOFTWARE

GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA



CORRESPONDENCIA ENTRE EL MANEJO DE BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y OTROS SISTEMAS

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP 1000:2004 Está dirigida a todas las entidades, y tiene como propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.Promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, gestionar de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo los vínculos entre los procesos individuales así como sobre su combinación e interacción.MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.PLAN GENERAL DE LA CONTABILIDAD PUBLICA ULTIMA VERSIÓN 2007SICE - SISTEMA DE INFORMACION PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATALEl SICE es un sistema de información que integra todos los datos relevantes del proceso de contratación estatal en Colombia, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones Se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000

SIIF - SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA

SIIF Nación II pretende extenderse más allá del dominio f inanciero y cubrir aspectos relacionados con la gestión administrat iva y comercial de las entidades ejecutoras, tales como: transacciones y f lujos de trabajo derivados de comprar o contratar bienes o servicios, de la gestión comercial de oferta, venta y facturación de bienes o servicios y de administrar su inventario, almacenamiento y registro de entradas y salidas de bienes operativos o de consumo y administrar su inventario, almacenamiento y registro de entradas y salidas de equipos o bienes de producción y de administrar su inventario, almacenamiento, registro de entradas, traslados y daciones de baja de activos f i jos.

SIIF II NACION


Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.Decreto 4110 de 2004: Por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP 1000:2004

Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo

Esta norma está dirigida a todas la entidades, y tiene como propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus cl ientes.

Se aplica a:Organismos y ent idades del sector central y descentralizado, por servicios de la rama ejecut iva del poder públ ico del orden nacional, y en la gest ión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en el orden nacional. Así mismo, en las Corporaciones autónomas regionales , las ent idades que conforman el sistema de seguridad social integral de acuerdo con los def inido en la Ley 100 de 1993, y de modo general en las ent idades prestadoras de servicios públ icos domici l iarios y no domicil iarios de naturaleza pública o las privadas concesionarias del Estado.Las Asambleas y Concejos podrán disponer las obligatoriedad del sistema de gest ión de calidad en las ent idades de la administración central y descentralizadas de los departamentos y municipios.




SISTEMA DE

GESTION

DE CALIDAD

ES REPONSABILIDAD DE LA MAXIMA AUTORIDAD DE

LOS JEFES DE CADA DEPENDENCIA DE LA

ENTIDAD U ORGANISMO

DEBERÁ DISEÑAR UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO

QUE INCLUYA INDICADORES DE EFICACIA, EFICIENCIA Y

EFECTIVIDAD

La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, el cual consiste en identif icar y gestionar, de manera eficaz, numerosas act ividades relacionadas entre sí.

Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema conformado por procesos, así como su combinación e interacción

Trazabil idad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquelloque esta bajo consideración. Al considerar un producto / servicio, la trazabil idad puede estar relacionada con:

El origen de los productos, materiales y las partesLa historia del procesamientoLa distr ibución y localización del producto después de su entrega


NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP 1000:2004

La Entidad debe establecer, documentar implementar y mantener un sistema de gestión de calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad

de acuerdo con los requisitos de esta norma

4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL4.2.1 Generalidades: La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:a) Declaraciones documentadas de una polí t ica de la calidad y de objet ivos de la calidad,b) Un manual de la cal idad,c) Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma,d) Los documentos requeridos por la ent idad para el cumplimiento de sus objetivos inst itucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planif icación, operación y control de sus procesos, y e) los registros requeridos por esta Norma (véase el numeral 4.2.4).NOTA 1 Cuando aparezca el término "procedimiento documentado" dentro de esta Norma, signif ica que hay que establecer, documentar, implementar y mantener el procedimiento.NOTA 2 La documentación puede estar en cualquier formato o t ipo de medio.NOTA 3 El conjunto de los documentos relacionados en los l i terales c) y d) conforman el: “Manual de procesos y procedimientos”.



2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: Conjunto de Elementos de Control que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la Entidad Pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. 2.1.1 Polít icas de Operación: Elemento de Control, que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la Entidad Pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y polít icas de administración del riesgo previamente definidos por la Entidad.2.1.2 Procedimientos: Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la Entidad Pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.2.1.3 Controles. Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objet ivos de la Entidad Pública.2.1.4 Indicadores: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de las gestión de toda Entidad Pública.2.1.5 Manual de Procedimientos: Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la Entidad Pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos.

5.4 Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.Los Servidores Públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrat iva a la cual pertenecen.


MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005


SICE

SISTEMA DE INFORMACIONPARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL


SICE - SISTEMA DE INFORMACION PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL

www.sice-cgr.gov.co

DECRETO NÚMERO 3512 DE 2003: Reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000

ELEMENTOS DEL SISTEMA. El SICE está conformado por cuatro elementos:

1.1. El Catalogo Único de Bienes y Servicios El Catalogo Único de Bienes y Servicios CUBSCUBS

2.El Registro Único de Precios de Referencia 2.El Registro Único de Precios de Referencia RUPRRUPR

3.La central de Precios3.La central de Precios

4.La central de información para la Contratación 4.La central de información para la Contratación Estatal Estatal CICECICE

Ele

men

tos

Ele

men

tos




SICE - SISTEMA DE INFORMACION PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATALSUBSISTEMAS. El SICE está conformado por cuatro subsistemas:

(CENTRAL DE INFORMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. CICE)

COTEJA -INTERPRETA

S. PRIVADO

(BÁSICO)


La información relativa a cada uno de ellos, que se surta en el proceso contractual con el Estado.

Articular la información de los diferentes sistemas del SICE.

ProveedoreProveedoress

FuncionarioFuncionarios públicoss públicos

Ciudadanía Ciudadanía en generalen general

TIPOTIPOCLASECLASESUBCLASSUBCLASEEGRUPOGRUPO

Del Bien Del Bien

o o

ServicioServicio

Permit ir Permit ir a :a :

FUNCIONESFUNCIONES CUBSCUBS



TIPOTIPOTIPOTIPO ITEMITEMITEMITEMCLASECLASECLASECLASE SUBCLASESUBCLASESUBCLASESUBCLASE GRUPOGRUPOGRUPOGRUPO

1111

ProductoProducto

52525252 1111 59595959

11

5252

11

5959

1010

10101010

Suministros y accesorios de oficinaSuministros y accesorios de oficina

Suministros de oficina Suministros de oficina

PapelPapel

Papel bond, blanco, para impresora, 75 grs.Papel bond, blanco, para impresora, 75 grs.



ADMINISTRACION Y MANEJOADMINISTRACION Y MANEJOBIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOBIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO


Artículos 209 y 269 de la Constitución Política, señalan los principios orientadores de la función pública, es decir, establece la base teórica dentro de la cual las autoridades

administrativas deben coordinar sus actuaciones para el cumplimiento de los fines del estado y además ordena la implementación de un control interno que se ejercerá

de acuerdo con la ley. Establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de conformidad con la ley

Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Artículo 269: En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas

Articulo 354: Creó la figura del Contador General de la Nación, otorgándole entre otras, las funciones de: “(…) uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública, elaborar el Balance General y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley.

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA


En concordancia con lo anterior, la Ley 87 de 1993, sobre el ejercicio de la función del control interno estableció que a los organismos oficiales corresponde:-Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones.-Simplificar y actualizar las normas y procedimientos-Proteger los recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante los posibles riegos.

En desarrollo y cumplimiento de los anteriores postulados, las entidades deben implementar los Procedimientos y adoptar el Manual para la Administración y control de bienes, entrando así a suplir el vacío normativo y procedimental surgido con la pérdida de vigencias de las normas sobre el manejo y control de bienes y la eliminación del control previo y perceptivo que ejercía la Contraloría General de la República

“La Constitución Política, estipula que el control ejercido por la Contraloría es posterior y selectivo y por lo tanto es obligación y responsabilidad de cada entidad pública diseñar métodos y procedimientos de control interno. Por lo anterior, es necesario diseñar un catálogo de clasificación de bienes que unifique los criterios de codificación entre las áreas administrativa y contable, con base en lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública y conforme a la misión, funciones y objetivos definidos para la entidad.”

La Ley 734 de 2002, dentro de los deberes de los servidores públicos se encuentra la de “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”. (numeral 22, artículo 34).




La Constitución de 1991 consagró la figura del Contador

General de la Nación

La Constitución de 1991 consagró la figura del Contador

General de la Nación

Contaduría

Organizar las cuentas del orden Nacional y Territorial y elaborar el Balance Consolidado del Sector Público, así como dictar las normas contables para los sector Público.

Organizar las cuentas del orden Nacional y Territorial y elaborar el Balance Consolidado del Sector Público, así como dictar las normas contables para los sector Público.

En 1995 creada la Contaduría General se presentó el primer Plan General de Contabilidad

Pública

En 1995 creada la Contaduría General se presentó el primer Plan General de Contabilidad

Pública Sistema que debe entrar en funcionamiento con la adecuada coordinación de las Entidades y el

Control sobre los Bienes Públicos

Sistema que debe entrar en funcionamiento con la adecuada coordinación de las Entidades y el

Control sobre los Bienes PúblicosPieza Clave del Sistema Nacional de Control

“La Constitución Política, estipula que el control ejercido por la Contraloría es posterior y selectivo y por lo tanto es obligación y responsabilidad de cada entidad pública diseñar métodos y procedimientos de control interno. Por lo anterior, es necesario diseñar un catálogo de clasificación de bienes que unifique los criterios de codificación entre las áreas administrativa y contable, con base en lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública y conforme a la misión, funciones y objetivos definidos para la entidad.”

Lo anterior creó un cambio de paradigma:SE DEROGÓ LA RESOLUCIÓN ORGANICA 004/1960 DE LA CGRIMPLICITAMENTE DESAPARECEN LAS EXPRESIONES ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOSAPARECEN EXPRESIONES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - ACTIVOS FIJOSOTROS ACTIVOS - SUMINISTROS, SOFTWARE, CARGOS DIFERIDOS



CONTABILIDAD

Control Contable Efectivo

Control deActivos Fijos

Egresos de Bienes

Ingresos de Bienes

Baja de Bienes



CLASIFICACION CONTABLE Y ADMINISTRATIVA DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

LOS BIENES PUBLICOSLOS BIENES PUBLICOSCLASIFICACION

PROPIOS DE TERCEROS

INMUEBLES MUEBLES

EDIFICACIONES Y

CON. EN CURSO

B. USO PUBLICO

ELEMENTOS DE

CONSUMO

ELEMENTOS DEVOLUTIVO

S

R.N. Y MEDIO

AMBIENTE

TERRENOS NO

DEPRECIA.

RENOVABLES

NO RENOVABLE

S

NUEVOS USADOS

OBSOLETOS

RECUPERABLES

INSERVIBLESSERVIBLES

CUSTODIA

COMODATO

INGRESOS DE BIENESORIGEN DE LOS

INGRESOS

CUSTODIA

COMODATOPRODUCCION

RECONSTRUCCION

DONACION

COMPRAS

SOBRANTES

REITEGRO

TRANSLADO

NACIMIENTO

EGRESOS DE BIENESORIGEN DE LOS

EGRESOS

CUSTODIA

COMODATOPRODUCCION

MUERTE

DONACION

SUMINISTRO

TRASPASO ENT. PUB.

SU BASTA

TRASLADOBAJA

CONSUMODEVOLUTIVO

ALMACENES

DEPENDENCIAS

MERMA O ROT

PERDIDA

MUERTE DONACION

INSERVIBLES



Ausencia de una cultura de gestión

Procedimientos que no están claramente establecidos

Inexistencia de normas adecuadas

Limitaciones en los actuales sistemas de información

Ausencia de inventarios consolidados y conciliación con los balances de las entidades

Acumulación y tenencia de activos ociosos

Subutilización de los activos

Gastos operativos y administrativos innecesarios

PUNTOS CRITICOS QUE SE DEBEN ANALIZAR DEL PUNTOS CRITICOS QUE SE DEBEN ANALIZAR DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL MANEJO DE LOS PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL MANEJO DE LOS

BIENESBIENESPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO



IDENTIFICACION DE LOS REGISTROS Y CUENTAS ASOCIADAS AL MANEJO DE LOS BIENES PROPIEDAD,

PLANTA Y EQUIPO

De conformidad con las características, uso y destino de los bienes muebles e inmuebles que posee la entidad, se clasifican teniendo en cuenta dos criterios:

Administrativo: Obtener agregados por ubicación física o por responsable de uso o custodia. Control de los bienes que ingresan a la entidad

Contable: Buscar que la clasificación, movimiento y registros contables se realicen conforme a sus características y atendiendo las cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública



IDENTIFICACION DE LOS REGISTROS Y CUENTAS ASOCIADAS AL MANEJO DE LOS BIENES PROPIEDAD,

PLANTA Y EQUIPO Administrativo Contable

Identificación IndividualDescripciónUbicación FísicaResponsable uso o custodia

Plan General de la ContabilidadBuscar que la clasificación, movimiento y registros contables se realicen conforme a sus características y atendiendo las cuentas establecidas en el Plan General de Contabil idad Pública

Bienes de ConsumoBienes DevolutivosBienes de Control Administrativo

Cargos DiferidosActivos Fijos



BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO“(..) COMPRENDE LOS BIENES TANGIBLES ADQUIRIDOS, CONSTRUIDOS O QUE SE ENCUENTRAN EN TRANSITO, CONSTRUCCION, EN MANTENIMIENTO, O EN MONTAJE Y Y QUE SE UTILIZAN PARA ATENDER NECESIDADES SOCIALES, MEDIANTE LA PRODUCCIÓN DE BIENES, LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS, O PARA LA UTILIZACION EN LA ADMINISTRACIÓN O USUFRUCTO DEL ENTE PÚBLICO, Y POR TANTO, NO ESTAN DESTINADOS PARA LA VENTA EN DESARROLLO DE ACTIVIDADES COMERCIALES, SIEMPRE QUE SU VIDA UTIL PROBLABLE, EN CONDICIONES NORMALES, EXCEDA DE UN AÑO, ENTENDIENDOSE ESTA COMO, EL TIEMPO O LOS FACTORES NECESARIOS PARA ESTIMAR LA OPERATIVIDAD DEL BIEN”CARGOS DIFERIDOS“(..) SON AQUELLOS BIENES FUNGIBLES QUE SE EXTINGUEN O FENECEN CON EL PRIMER USO QUE SE HACE DE ELLOS, O CUANDO AL AGREGARLOS, O APLICARLOS A OTROS DESAPARECEN COMO UNIDAD INDEPENDIENTE O COMO MATERIA AUTONOMA, Y ENTRAN A CONSTITUIR O INTEGRAR OTROS BIENES”.OTROS ACTIVOS

BIENES DE ARTE Y CULTURA (BIENES ARTE Y BIBLIOTECAS)INTAGIBLES – SOFTWARE EN DEPOSITO Y EN SERVICIOBIENES EN PODER DE TERCEROS (COMODATOS)BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS (COMODATOS RECIBIDOS)RESPONSABILIDADES EN PROCESO

PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGÚN PGCP




BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

BIENES MUEBLES EN ALMACEN O BODEGA:

1620: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE: Registra bienes que requieren de una instalación previa para ponerlos en condición de utilización1625: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO: Registra los bienes que se encuentran en trámite de transporte, legalización, importación o entrega por parte de los proveedores1630: EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPOSITO: Registra los bienes que requieren ser depositados hasta cuando sean instalados para desarrollar proyectos específicos1635: BIENES MUEBLES EN BODEGA: Registra los valores de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tiene la característica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del ente público, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. 1636: PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO: Registra los bienes que requieren mantenimiento preventivo y correctivo1637: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS: Registra los bienes muebles e inmuebles no han sido objeto de uso o explotación.

LOS BIENES REGISTRADOS EN LA CUENTA 1635, HAN DE CORRESPONDER A ELEMENTOS NUEVOS, NO UTILIZADOS POR EL ENTE PUBLICO

Doctrina 00546 de febrero de 1999

Los elementos que se encuentren totalmente depreciados deben registrarse en cuentas de

orden específicamente en la cuenta 8315 activos totalmente depreciados.

Una vez se encuentren fuera de servicio, de lo contrario se siguen registrando en las cuentas

de activo





BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: (SE ENCUENTRAN EN USO EN LAS DEPENDENCIAS, FUNCIONARIOS O TERCEROS PARA EL DESARROLLO DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA O COMETIDO ESTATAL)

1605: TERRENOS1610: SEMOVIENTES1612: PLANTACIONES AGRICOLAS PERENNES1615: CONSTRUCCIONES EN CURSO1640: EDIFICACIONES1643: VIAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESO INTERNAS1645: PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES1650: REDES, LINEAS Y CABLES1655: MAQUINARIA Y EQUIPO1660: EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO1665: MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA1670: EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION1675: EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION1680: EQUIPO DE COMEDOR, DESPENSA Y HOTELERIA




CARGOS DIFERIDOS:

19: OTROS ACTIVOS1910: CARGOS DIFERIDOS191001: MATERIALES Y SUMINISTROS19100101: ELEMENTOS Y MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCION19100102: UTILES DE ESCRITORIO OFICINA Y PAPELERIA19100103: REPUESTOS PARA MAQUINARIA Y EQUIPO19100104: OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS191004: DOTACION A TRABAJADORES191021: ELEMENTOS DE ASEO, LAVANDERIA Y CAFETERIA19102101: SUMINISTROS PARA CAFETERIA19102102: UTENSILIOS DE USO DOMESTICO O PERSONAL1920: BIENES EN PODER DE TERCEROS192005: BIENES ENTREGADOS EN COMODATO1950: RESPONSABILIDADES EN PROCESO1960: BIENES DE ARTE Y CULTURA196001: BIENES DE ARTE196002: BIBLIOTECAS1970: INTAGIBLES197008: SOFTWARE19700801: SOFTWARE EN BODEGA19700802: SOFTWARE EN SERVICIO



8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS83: DEUDORAS DE CONTROL8315: ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS O AMORTIZADOS

8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS83: DEUDORAS DE CONTROL8330: BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR

9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS93: ACREEDORAS DE CONTROL9346: BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS




BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO

BIENES DESTINADOS PARA EL BENEFICIO Y USO PUBLICO DE TODOS LOS HABITANTES DEL TERRITORIO NACIONAL, QUE SON DOMINIO Y ADMINISTRACION DEL ENTE PUBLICO, HISTORICOS O CULTURALES.

SON ACTIVOS QUE NO SE ESPERA OBTENER UNA UTILIDAD FINANCIERA.

RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTECOMPRENDE EL COSTO DE ADQUISICION, PRESERVACION, MEJORAS Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES TANGIBLES E INTANGIBLES QUE POR SUS PROPIEDDADES, ESPECIE, GENERO O CLASE SE ENCUENTRAN EN LA NATURALEZA Y EL AMBIENTE

OTROS ACTIVOS

COMPRENDE LOS BIENES Y DERECHOS TANGIBLES E INTANGIBLES QUE POR SUS CARACTERISTICAS Y NATURALEZA NO SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS EN LAS DEMAS CUENTAS DEL ACTIVO TALES COMO BIENES ENTREGADOS A TERCEROS, RESPONSABILIDADES EN PROCESO E INTANGIBLES




Area de Almacén e InventariosDEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACION, REGISTRO Y CONTROL DE LOS RECURSOS FISICOS EN LAS ENTIDADES PUBLICAS

Area de Almacén e InventariosDEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACION, REGISTRO Y CONTROL DE LOS RECURSOS FISICOS EN LAS ENTIDADES PUBLICAS

CONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIDAD

INGRESO DE BIENESINGRESO DE BIENESINGRESO DE BIENESINGRESO DE BIENES

EGRESOS DE BIENESEGRESOS DE BIENESEGRESOS DE BIENESEGRESOS DE BIENES

BAJA BIENESBAJA BIENESBAJA BIENESBAJA BIENES

CONTROL ACTIVOS CONTROL ACTIVOS FIJOSFIJOS

CONTROL ACTIVOS CONTROL ACTIVOS FIJOSFIJOS

INTERRELACIONDIRECTA

LA ENTIDAD TENDRÁ UN AREA O FUNCIONARIO, ENCARGADO DE MANTENER ACTUALIZADAS LAS NOVEDADES, MOVIMIENTOS Y SALDOS DE BIENES EN BODEGA, SERVICIO, EN PODER DE TERCEROS O RECIBIDOS DE TERCEROS, DEBIDAMENTE CLASIFICADOS POR CUENTA, DEPENDENCIAS Y RESPONSABLES

EL AREA SERÁ RESPONSABLE POR LA RECEPCIÓN, ORGANIZACIÓN, CUSTODIA, MANEJO, CONSERVACIÓN, ADMINSTRACIÓN Y SUMINISTROS DE LOS BIENES



COMPRASREINTEGROS DEL SERVICIO

DONACIONESTRASPASOS

RECUPERACIONESSOBRANTES DE INVENTARIOS

PRESTAMO O PRODUCCION

RECEPCION RECEPCION Y Y

ALMACENA-ALMACENA-MIENTOMIENTO

CLASIFICA-CLASIFICA-CIONCION

CODIFICACICODIFICACIONON

REGISTROREGISTROSOPORTESSOPORTES

CONTROLCONTROL

INGRESOS DE BIENES AL ALMACEN

ENTRADA FISICA DE LOS BIENES AL ALMACEN ORIGINADA POR



RECEPCION DE LOS BIENES DE LOS PROVEEDORES, EN LA CUAL SE DEBE CONSTATAR CALIDAD, CANTIDAD, PRESENTACION Y PRECIOS CONTRA LOS ELEMENTOS SOPORTES QUE ORIGINAN EL INGRESO

ELABORACION DE NOTAS DE DEVOLUCIÓN

APLICACIÓN DE TECNICAS DE ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE QUE ASEGURE EL BUEN ESTADO DE LOS BIENES

REGISTRAR EN TARJETAS DE ESTANCIA LAS CANTIDADES EN EXISTENCIA

CONTROL FISICO DE LA MERCANCIA CON EL FIN DE VERIFICAR QUE LAS CANTIDADES EN EXISTENCIAS COINCIDAN CON LOS REGISTROS DE LOS LIBROS

APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE ORGANIZACIÓN, CONTROL Y SEGURIDAD

CONFORMACIÓN DE LOTES Y UBICACIÓN EN EL AREA DE DESPACHO

ORIENTAR TODAS LAS ACTIVIDADES HACIA LA EFICIENTE CUSTODIA Y MANEJO DE LOS BIENES EN DEPOSITO

ACTIVIDADES DE RECEPCION Y ALMACENAMIENTO



ELEMENTOS DE CONSUMO – CARGOS DIFERIDOS

CONSUMEN POR EL PRIMER USO QUE SE HACE DE ELLOSLOS QUE AL PONERLOS, AGREGARLOS O APLICARLOS A OTROS SE EXTINGUEN O DESAPARECEN Y ENTRAN A FORMAR PARTE CONSTITUTIVA DE OTROSFORMAN PARTE DE UN PROCESO DE ADMINISTRACION

ELEMENTOS DE CONSUMO QUE REQUIEREN CONTROL ADMINISTRATIVOSON LOS BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN QUE POR SU VALOR DE ADQUISICION CONTABLEMENTE SALEN AL GASTO PERO QUE ADMINISTRATIVAMENTE DEBEN TENER UN CONTROL POR PARTE DEL AREA DE ALMACEN E INVENTARIOSNO REQUIEREN DE UNA FICHA INDIVIDUAL DE ACTIVO

EJEMPLO: BIENES CUYO COSTO DE ADQUISICION SEA INFERIOR A MEDIO SALARIO MINIMO MENSUAL VIGENTE. HOY ($248.450.oo).

ACTIVIDADES DE CLASIFICACION

De acuerdo con procedimiento contable contenido en el numeral 2.2.4.3.10 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP relacionado con el registro de los activos adquiridos por un valor inferior o igual medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente, para el año 2006 se podrán registrar en la contabilidad afectando directamente el gasto los bienes que sean adquiridos por un valor inferior o igual a la suma de doscientos cuatro mil pesos ($248.450.oo).

Así mismo, de acuerdo con el numeral 2.2.4.3.9 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, durante el año 2006 se podrá registrar en la contabilidad del mismo año el valor de la depreciación de los activos adquiridos por un valor inferior o igual a un millón un mil pesos ($1.001.000.oo) sin considerar la vida útil, de conformidad con lo previsto en el Decreto 4715 de 2005.

Menor cuantía CARTA CIRCULAR No.067

(23 de enero de 2006)



LO INTEGRAN LOS BIENES TANGIBLES ADQUIRIDOS, CONSTRUIDOS O EN TRANSITO DE IMPORTACION, CONSTRUCCION Y MONTAJE, CON LA INTENCION DE EMPLEARLOS EN FORMA PERMANENTE PARA LA PRODUCCION O SUMINISTRO DE OTROS BIENES Y SERVICIOS O UTILIZARLOS EN LA ADMINISTRACION DEL ENTE PUBLICO Y QUE NO ESTEN DESTINADOS PARA LA VENTA SIEMPRE QUE SU VIDA UTIL PROBABLE EXCEDA DE UN AÑO.

DEBEN IDENTIFICARSEN Y CLASIFICARSEN DE ACUERDO CON SU NATURALEZA EN BIENES DEPRECIABLES Y NO DEPRECIABLES, REGISTRARSEN POR EL COSTO HISTORICO O DE ADQUISICION Y REEXPRESARSE APLICANDO AJUSTES POR INFLACIÓN.

LOS BIENES RECIBIDOS EN CAMBIO, DACION O PAGO, PERMUTA, DONACION O TRASPASO SE DEBEN INGRESAR CON EL COSTO DADO POR UN AVALUO TECNICO

EL COSTO DE ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES QUE AUMENTEN SU VIDA UTIL, AMPLIEN LA CAPACIDAD, MEJOREN LA CALIDAD CONSTITUYE UN MAYOR VALOR AL ACTIVO

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS – ACTIVOS FIJOS




TODO PROCESO DE INGRESOS DE BIENES AL ALMACEN DEBEN REGISTRARSE EN UN COMPROBANTE DE ENTRADA

EL COMPROBANTE DEBE IDENTIFICARSE POR EL TIPO DE TRANSACCION QUE LO ORIGINA, QUE DEBE SER SOPORTE A

CONTABILIDAD EN LA CLASIFICACION CONTABLE

CLASIFICACION COMPROBANTES

DEPENDE DEL TIPO DE INGRESO QUE LO ORIGINA

INGRESOS POR COMPRAINGRESOS POR DEVOLUCION DE BIENES EN USO O REINTEGRADOSINGRESOS POR DONACIONINGRESOS POR TRASPASO DE OTRAS ENTIDADESINGRESOS POR SOBRANTES DE INVENTARIOINGRESOS POR REPOSICIONINGRESOS POR PRESTAMO O COMODATOSINGRESOS POR PRODUCCION

LOS MOVIMIENTOS ORIGINADOS POR INGRESOS DE BIENES AL ALMACEN DEBEN SER INCLUIDOS EN LAS POLIZAS DE SEGUROS CONTRATADAS POR LA ENTIDAD



ELEMENTOS DEVOLUTIVOS – ACTIVOS FIJOS


LOS BIENES CLASIFICADOS EN ESTA CATEGORIA REQUIEREN UN CONTROL INDIVIDUAL EN UNA FICHA DE ACTIVO

INFORMACION

FICHA ACTIVO

NOMBRE ELEMENTODESCRIPCIONPLACA DE INVENTARIO O IDENTIFICACIONTIPO DE ACTIVOVALOR DE ADQUISICIONFECHA DE COMPRA Y SERVICIOCENTRO DE COSTORESPONSABLE Y UBICACIÓN DEL ACTIVOCEDULA O NIT DEL RESPONSABLEDEPENDENCIAMEJORASDEPRECIACION ACUMULADAAJUSTES POR INFLACIONVALOR BIEN AJUSTADO Y DEPRECIADO


CUENTAS ACTIVOS EN DEPOSITO 1 ACTIVOS16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA163501 MAQUINARIA Y EQUIPO

208 Equipos y máquinas para construcción, instalación, campo, industria, taller y labores 16350102 EQUIPO DE CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO

209 Equipos y máquinas para deporte, gimnasia y juegos y sus accesorios 16350103 DEPORTE Y RECREACION

214 Herramientas y sus accesorios 16350105 HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS211 Equipos y máquinas para medicina, odontología,

veterinaria, rayos x 163502 EQUIPO MEDICO Y CIENTIFIC O210 Equipos y máquinas para laboratorios, profesiones

científicas y enseñanza y sus accesorios 16350201 EQUIPO DE LABORATORIO163503 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

218 Mobiliario y Enseres 16350301 MUEBLES Y ENSERES212 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo

y sus accesorios 16350302 EQUIPO DE OFICINA16350303 ADICION AL CONJUNTO DE OFICINA ABIERTA

163504 EQUIPO DE COMUNICACION Y COMPUTACION207 Equipos y máquinas para comunicaciones,

detección, radio, t.v, señales, sonido, radar, fotografía, proyección y sus accesorios. 16350401 EQUIPO DE COMUNICACION

224 Equipos y máquinas para procesamiento de datos, sus accesorios y suministros 16350402 EQUIPO DE PROCESAMIENTO DE DATOS

213 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios 163505 EQUIPO DE TRANSPORTE

16350501 EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCION Y ELEVACION16350502 LLANTAS Y NEUMATICOS16350503 HERRAMIENTA Y ACCESORIOS16350504 MOTOCICLETAS

163507 REDES LINEAS Y CABLES16350701 FIBRA OPTICA Y ACCESORIOS

214 Herramientas y sus accesorios 163510 HERRAMIENTAS REPUESTOS Y ACCESORIOS16351001 HERRAMIENTAS REPUESTOS Y ACCESORIOS

206 Equipos y máquinas para comedor, cocina y despensa 163511 EQUIPO COMEDOR COCINA Y DESPENSA

16351101 EQUIPO COMEDOR COCINA Y CAFETERIA163590 OTROS BIENES MUEBLES EN BODEGA

216 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas y revistas 16359001 LIBROS PARA BIBLIOTECA

16359002 OTROS BIENES MUEBLES EN BODEGA



CUENTAS CONSUMO 19 OTROS ACTIVOS1910 CARGOS DIFERIDOS

191001 MATERIALES Y SUMINISTROS104 Elementos para construcción, instalación, campo y

labores 19100101 ELEMENTOS Y MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCION110 Utiles de escritorio, oficina, dibujo y papelería 19100102 UTILES DE ESCRITORIO Y PAPELERIA111 Víveres, rancho y licores 19100103 SUMINISTROS PARA CAFETERIA112 Repuestos para máquina y equipo 19100104 REPUESTOS PARA MAQUINARIA Y EQUIPO113 Utensilios de uso domestico o personal 19100105 UTENSILIOS DE USO PERSONAL Y ASEO114 Otros elementos de consumo 19100107 OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS115 Dotación 191004 DOTACIONA A TRABAJADORES



INGRESOS POR COMPRA

INGRESOS POR COMPRA

INGRESOS AL ALMACEN

INGRESOS POR DEVOLUCION DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS

INGRESOS POR DEVOLUCION DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS

INGRESOS POR DONACION

INGRESOS POR DONACION

INGRESOS POR TRASPASO DE OTRAS ENTIDADES

INGRESOS POR TRASPASO DE OTRAS ENTIDADES

INGRESOS POR SOBRANTES DE INVENTARIO

INGRESOS POR SOBRANTES DE INVENTARIO

INGRESOS POR REPOSICION

INGRESOS POR REPOSICION

INGRESOS POR BIENES

RECIBIDOS EN COMODATO

INGRESOS POR BIENES

RECIBIDOS EN COMODATO

INGRESOS POR COMPENSACIONINGRESOS POR

COMPENSACION



SALIDA FISICA DE LOS BIENES DEL ALMACEN ORIGINADA POR SUMINISTRO O ENTREGA DE

ELEMENTOS; BAJAS INSERVIBLES E INNECESARIOS; BIENES DADOS EN PRESTAMO; TRASPASO A OTRAS

ENTIDADES PUBLICAS

ACTIVIDADES DE DESPACHOACTIVIDADES DE DESPACHO

REGISTRO Y SOPORTESREGISTRO Y SOPORTES

CESANDO DE ESTA MANERA LA RESPONSABILIDAD DIRECTA POR LA CUSTODIA, PROTECCION Y

CONSERVACION POR PARTE DEL ALMACENISTA QUEDANDO BAJO LA RESPONSABILIDAD DEL

FUNCIONARIO QUIEN RECIBE

EGRESOS DE BIENES DEL ALMACEN

CONTROLCONTROL



BAJA DE BIENES



Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la

entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido

entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros.

Las clases de procesos para dar de baja son:

BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLESEs la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades.

En la categoría de bienes servibles no utilizables se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la entidad, siendo susceptibles únicamente de traspaso o traslado a otra entidad, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta o dación en pago.

BAJA DE BIENES



BAJA DE BIENES INSERVIBLESEn esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad.

Igualmente en este grupo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente como servibles no útiles u obsoletos para la entidad con opción de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo análisis y concepto técnico; donde se demuestra que después de agotados los procedimientos de traspaso o enajenación, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta.Inservibles por daño total o parcial: En este grupo se consideran aquelloselementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidadInservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la entidad.Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminación, caso los medicamentos o los alimentos. El mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas o animales y contra la conservación del medio ambiente.



Mecanismos para dar de Baja los Bienes

• Baja de Bienes por Venta Martillo• Baja de Bienes por Venta Directa Es de aclarar, que de acuerdo con lo establecido por la Ley 734/02 – Código Disciplinario Único Artículo 48, Son faltas gravísimas: Numeral 51…”Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razón de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran”. • Baja de bienes inservibles - Destrucción • Baja de Bienes por Traspaso a otras entidades públicas.• Baja de Bienes por Traslado de recursos informáticos al programa “Computadores para Educar” • Baja por Permuta• Sacrificio o Muerte de Semovientes• Desmantelamiento para aprovechamiento de partes

Concepto 002602 – Contraloría General de la RepúblicaDe conformidad con las normas y principios de la función administrativa y de control interno a que se refiere los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998.Cada Entidad es Autónoma en el manejo de sus bienes y debe establecer un sistema integrado que le permita proteger los recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante los posibles riesgos que lo afectan. Dentro de este contexto, cada entidad está facultada por la Constitución y la Ley para desarrollar sus propios procedimientos que le permitan asumir con responsabilidad el manejo de sus operaciones y el cumplimiento de sus objetivos.

BAJA DE BIENES



Procedimiento AdministrativoActa y Resolución de Baja

El acta de baja es el documento soporte necesario que será suscrito por el comité de inventarios para que el Representante Legal o su delegado autoricen mediante la resolución de baja el destino final que debe dársele a los bienes tipificados como inservibles, el acta de baja estará motivada y basada en los argumentos recogidos y presentados por el responsable del Almacén y Bodega; en ella quedará sugerido el posible destino final de los bienes.

La resolución de baja es el acto administrativo a través del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacén o Bodega, y donde se define el destino final que debe dárseles.

Basado en la resolución que define el destino final, acta y demás documentos soportes que reglamentan el proceso, el responsable del Almacén y Bodega procede a ejecutar el destino final autorizado. Una vez desarrollado el proceso – venta, permuta, dación en pago, traspaso o traslado a otra entidad, aprovechamiento o destrucción -, con el acta de entrega o recibo, de destrucción o aprovechamiento, se elaborarán los registros correspondientes a la salida definitiva en el Almacén y en contabilidad.



PROCESO DE VENTA

Se realiza el procedimiento de comercialización con los detalles indicados en el Decreto 855 de 1994 y Artículo 24 de la Ley 80, principio de transparencia del Estatuto General de Contratación..

-Martillo: Para llevarlo a cabo se contratará a una empresa especializada y autorizada legalmente para realizar tales operaciones.-Venta Directa: Cuando la Entidad hace por su propia cuenta todo el proceso de comercialización.-Por remate: Cuando se invita públicamente a oferentes, según el valor base de avalúo determinado.-Al detal: Venta que hace la Entidad y se hace por bienes individuales según avalúo o precio base.

En caso de venta directa, por remate o al detal, para el estudio económico de las ofertas, participará un funcionario de presupuesto designado por el Jefe o quien corresponda y la adjudicación se hará por el comité designado por el Ordenador del Gasto, lo cual constará en un acta firmada por los participantes.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES, OBSOLETOS Y-O INNECESARIOS BAJA DE BIENES INSERVIBLES, OBSOLETOS Y-O INNECESARIOS POR COMERCIALIZACIONPOR COMERCIALIZACION



BAJA DE BIENES INSERVIBLES, OBSOLETOS Y-O INNECESARIOS BAJA DE BIENES INSERVIBLES, OBSOLETOS Y-O INNECESARIOS POR COMERCIALIZACIONPOR COMERCIALIZACION

Cuando el valor del avalúo de los bienes dados de baja, no supere el monto establecido para la celebración de contratos de menor cuantía y corresponda a los que no requieren formalidades plenas, de conformidad con el artículo 24, numeral 1, literal a) y el parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993, se efectuará la venta en forma directa, con sujeción al siguiente procedimiento

Se fija aviso durante dos días hábiles, en lugar visible al público, en la Administrativa, indicando la descripción de los bienes, cantidad, fecha y hora para inspección, valor, plazo para el recibo de propuestas y cualquier otra información que sea necesaria para recibir ofertas en igualdad de condiciones.

Cuando el valor de los elementos objeto de la venta de menor cuantía supere los doscientos cincuenta salarios mínimos legales mensuales, la invitación se publicara en un medio de comunicación de amplia circulación.

Para el avalúo de los bienes a comercializar siempre se tendrá en cuenta el valor comercial de los mismos; para lo cual la Entidad podrá recurrir a peritos evaluadores.

PROCESO DE VENTA DIRECTA

Corresponde a los Representantes Legales, vale decir, gobernadores alcaldes, directores de departamentos administrativos, gerentes o rectores, responsables de las entidades, autorizar la baja cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual hubo de ser adquirido, debidamente motivado e indicando el destino del mismo ya sea para su destrucción total, para reparación de partes o traslado a otra entidad bajo su responsabilidad.

Es importante resaltar que toda baja definitiva de bienes requiere autorización previa y expresa del representante legal de la entidad, quien mediante un acto administrativo, indica las razones de la baja y el destino que se le debe dar al bien.

Elaboración del Acta de Baja El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida definitivamente a los bienes del almacén, por motivos de destrucción, entrega, donación, desmantelamiento, permuta, venta, hurto, etc. El acta será suscrita por el representante legal, el almacenista, el funcionario a cuyo cargo estaban los elementos, el jefe de la oficina de Control interno y el funcionario que los recibe cuando el retiro del bien corresponde a un traslado a otra entidad en forma definitiva.

Salida definitiva de la Entidad Con base en el acta y demás documentos soporte, el almacenista elabora el documento de salida definitiva de la entidad.

En este evento, contablemente se registra el traslado del activo a las Cuentas de Orden Deudoras de Control, en la subcuenta 8315 activos totalmente depreciados, agotado o amortizados.

Baja de bienes Inservibles Los bienes inservibles son aquellos que por desgaste, deterioro u obsolescencia no sirven para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptación, reparación o reconfiguración para su uso.

Procedimientos para dar de baja elementos de Almacén a) La dependencia solicita al Representante Legal una inspección para determinar el estado de los

elementos que sugiere dar de baja.

b) El Representante Legal designa un funcionario idóneo para que realice la función de verificar si los bienes son inservibles, obsoletos y que no pueden seguir en servicio. Si determina este hecho, lo informa por escrito al Representante Legal, detallando claramente los bienes objeto de la baja y las razones para la misma. Asi mismo, debe informar en caso de encontrar razones infundadas, para dar de baja los elementos.

c) El Representante Legal de la entidad con base en el informe elabora el acto administrativo que ordena la baja de los bienes y determina el destino que debe dársele a los mismos.

d) La dependencia del almacén procederá a realizar la relación pormenorizada de los bienes, indicando el nombre y cargo del funcionario responsable de los mismos.

e) El encargo del almacén al recibirlos, produce el Comprobante respectivo y procede a descargarlos de los inventarios en servicio de la dependencia Informando de esa novedad a Contabilidad

f) La baja definitiva se elaborará con base en el acta que realice el encargo de la bodega.

Cuando el elemento se da de baja y es posible venderlo, se descarga de las cuentas de orden y secontabiliza un ingreso extraordinario por dicho concpeto.



BAJA DE BIENES INSERVIBLES O INNECESARIOS POR DESTRUCCIONBAJA DE BIENES INSERVIBLES O INNECESARIOS POR DESTRUCCION

ParteAdministrativa

1. El almacenista informa a la parte administrativa la relación de los bienes inservibles para destrucción en depósito detallando descripción, cantidad, valor unitario, valor en libros. Totalizado por grupos de inventarios

2. Designar funcionario para efectuar Inspección Ocular (no debe ser funcionarios del área de almacén e inventarios)

FuncionarioDesignado

3. Efectuar Inspección ocular de los bienes considerados como inservibles

4. Elaborar Acta de inspección ocular relacionando los bienes e incluyendo recomendación sobre la forma en que se deben destruir

RepresentanteLegal

5. Con base el acta de inspección ocular el Ordenador o quién delegue (comité de inventarios), autoriza la baja definitiva de bienes inservibles por destrucción

ParteAdministrativa

6. Efectúa la destrucción de los inservibles, elaborando Acta de destrucción. Los bienes destruidos deben ser retirados de los depósitos y arrojados a la basura o de acuerdo a las normas de salubridad.

7. Elabora comprobante de baja

8. Descarga el saldo que corresponda a la cuentas contables

9. Informa a la Compañía Aseguradora la relación de los bienes dados de baja.



BAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN ORGANISMO PUBLICOBAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN ORGANISMO PUBLICO

Entidad solicitante

1. La Entidad pública interesada dirige una solicitud al Ordenador del Gasto solicitando traspaso o transferencia a título gratuito los bienes

3. El ordenador estudia la solicitud y de acuerdo a la disponibilidad y al concepto de la parte administrativa, la aprueba o la rechaza, respondiendo por escrito a la entidad solicitante.

4. El original de la solicitud de la entidad y copia de la respuesta del Ordenador del Gasto son enviadas a área de almacén e inventarios

RepresentanteLegal

ParteAdministrativa

2. Verifica la existencia y el estado en que se encuentran los bienes y genera relación pormenorizada detallando:

Los bienes por agrupaciones de inventarios, con las indicaciones de descripción, cantidad, especificaciones y valores con que figuran en los inventarios Certificación expedida indicando que los bienes relacionados no son necesarios y que no hay solicitud de compra de los mismos o justificando otras circunstancias.

Concepto Consejo de Estado, radicación 1495 de julio de 2003Si es posible la donación de bienes muebles entre entidades públicas, cuando dichos bienes no sean de aquellos respecto de los cuales se ha producido la desafectación en razón de que la entidad pública titular del dominio ya no los requiere para su servicio, por cuanto éstos por mandato legal deben ser enajenados mediante contrato de venta.



BAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN ORGANISMO PUBLICOBAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN ORGANISMO PUBLICO

7. El almacenista recibe los siguientes documentos: - El acto Administrativo que autoriza el traspaso, firmado por el

Ordenador del Gasto. - La solicitud escrita de la Entidad que requiere los bienes

- La relación pormenorizada de los bienes - Certificación expedida por la parte administrativa, indicando que los bienes relacionados no son necesarios y que no hay solicitud de compra de los mismos o justificando otras circunstancias.

8. El almacenista programa y realiza entrega de los bienes a la persona designada por la Entidad Pública solicitante

9. Elabora Acta de entrega de elementos, haciéndola firmar por la persona que recibe los bienes

10. Realiza el comprobante de baja y efectúa los registros contables

Entidad solicitante

5. Confirma la aceptación de traspaso con la programación de verificación y recepción de los bienes y la persona designada para recibir

Grupo deContratación

6. Realiza contrato de transferencia de bienes a título gratuito

ParteAdministrativa



BAJA POR TRASPASO DE BIENES AL PROGRAMABAJA POR TRASPASO DE BIENES AL PROGRAMACOMPUTADORES PARA EDUCARCOMPUTADORES PARA EDUCAR

.Dentro de la "agenda nacional de conectividad: El salto a internet" se enmarca el programa nacional, computadores para educar aprobado por documento Conpes

3063 del 23 de diciembre de 1999, el cual tiene como objetivo recolectar y reacondicionar equipos de cómputo dados de baja por entidades públicas y

empresas privadas y, distribuirlos sin costo alguno a las instituciones educativas.

Enmarcado en el decreto 2324 de noviembre del 2000 yla Directiva Presidencial 02 de 2001



LA BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA ESTÁ ASOCIADA A LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD

Concepto 001686 / Julio 2003 Contraloría General de la República

“…el numeral 22 del artículo 34 de la Ley 734/02, prescribe dentro de los Deberes de los servidores públicos entre otros “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.

Entonces es importante puntualizar sobre la responsabilidad que le asiste al servidor público, respecto de los bienes asignados para el ejercicio de sus funciones o confiados a éste para su guarda, custodia y administración.

En caso de pérdida, hurto o extravío de los bienes, le corresponde a la administración la recuperación de los mismos, y al servidor público la responsabilidad personal pertinente. Por ende, la administración pública está obligada a recuperar los bienes perdido o extraviados, en forma ágil y oportuna.




A partir de la Resolución 4536 de 1998 y la circular de 1999 - CGR sobre Procedimientos y acciones a seguir con ocasión de pérdida de bienes o fondos de la Nación las entidades públicas asumieron las investigaciones disciplinarias correspondientes a la pérdida o extravío de sus bienes.

De otra parte la Ley 610 de 2000 reglamentó la perdida de bienes cuandoArt. 7 – En los casos de pérdida, daño o deterioro de bienes por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas de bienes inservibles no dados de baja, unicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables. (Gestor Fiscal es el Representante de la entidad, el tesorero, el jefe de presupuesto, el jefe de la oficina jurídica, el jefe de planeación, el almacenista entre otros.Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional).

En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de bienes, el resarcimiento de los perjuicios causados por el erario procederá como sanción accesoria a la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisión de hechos punibles, según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda y custodia de los bienes estatales establece el Código Disciplinario Único a los delitos tipificados en la legislación penal.




PROCEDIMIENTOS O ACCIONES A SEGUIR CON OCASIÓN DE PÉRDIDA, DAÑO OEXTRAVIO DE LOS BIENES

Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional). VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9 Representante de la entidad, TesoreroJefe de presupuesto Jefe de la oficina jurídicaJefe de planeación Almacenista entre otros.

SERVIDORES PUBLICOS QUE SON GESTORES FISCALES SON LOS QUE MANEJAN O ADMINISTRAN RECURSOS O FONDOS DEL ESTADOVER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA QUIEN LE CORRESPONDE:ESTABLECER LA RESPONSABILIDAD QUE SE DERIVE DE LA GESTIÓN FISCAL; IMPONER SANCIONES PECUNIARIAS; RECAUDAR SU MONTOEJERCER LA JURISDICCIÓN COACTIVA. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9

SERVIDORES PUBLICOS QUE NO SON GESTORES FISCALES VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.15

LAS ENTIDADES ASUMEN LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.15

EL RESARCIMIENTO DE LOS PERJUICIOS CAUSADOS AL ERARIO POR LA PÉRDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENES, POR VÍA DISCIPLINARIA, SOLO PROCEDE MEDIANTE LA DEVOLUCIÓN, REPARACIÓN O RESTITUCIÓN VOLUNTARIA DEL BIEN —NO A TÍTULO DE SANCIÓN— QUE REALICE EL SERVIDOR PÚBLICO, LO CUAL PRODUCE EFECTOS EN LA GRADUACIÓN DE LA SANCIÓN

La Ley 42 de 1993, en el artículo 107, dispone: “Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin



PROCESO ADMINISTRATIVO POR PÉDIDA O DAÑOS DE LOS BIENES DE PROPIEDAD O AL SERVICIO DEL RAMO DE DEFENSA NACIONAL

El Decreto 791 de 1979, por el cual se aprueba el Reglamento de “Procesos Administrativos por pérdidas o daños de los bienes destinados al servicio del Ramo de Defensa Nacional” constituye una normatividad especial para el sector de defensa en lo relativo a la pérdida de bienes o daños de los bienes, el cual en el numeral 1 del capítulo I, artículo 1o, señaló dentro de su objeto y alcance: “Emitir normas para la elaboración de informativos por pérdidas o daños de los bienes de propiedad fiscal o al servicio del Ministerio de Defensa y fijar los procedimientos para calificar y fallar estos informativos”.

En el mismo artículo, capítulo IV, numeral 7, sobre individualización de la responsabilidad, literal a., prevé que todo miembro de las Instituciones a que se refiere el reglamento responderá por el valor del bien perdido o dañado. Significa entonces que la finalidad de este procedimiento es lograr el resarcimiento del perjuicio causado al patrimonio del Estado, en este caso Ministerio de Defensa Nacional.

El numeral 2 del Capítulo I del mismo Ordenamiento prescribe que el referido reglamento se aplicará en todos los casos de pérdidas o daños de los bienes de propiedad del Ramo de Defensa Nacional.




El proceso de Responsabilidad Fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer las responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño

al patrimonio del Estado.

Gestión Fiscal: El conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.

Marco legal: ley 610 de 2000 y Resolución 4536 de 1998



Responsabledel Bien

1. Da aviso a la parte Administrativa de la perdida, hurto o robo del bien.

2. Presenta denuncia penal ante autoridad competente del hurto o robo.

ParteAdministrativa

3. Informar a la Aseguradora y solicitar reposición del bien

4. Informar Ordenar o Representante Legal sobre el hecho

5. Designar funcionario para efectuar Inspección Ocular (En los

Casos que amerite)

FuncionarioDesignado

6. Efectuar Inspección en el lugar de los hechos y levantar acta

RepresentanteLegal

7. Evaluar la situación y determinar que tipo de investigación seguir según el grado de la falta.

8. Autoriza la baja de bienes por perdida y el registro a la cuenta de responsabilidades en proceso.

9. Proyecta acto administrativo designando funcionario Investigador



FuncionarioInvestigador

10. Evalúa informe de inspección u oficio relatando los hechos

11. Efectuar investigación concluyendo en sanción o cierre de archivo

Responsabledel Bién

12. En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa por la perdida de un bien el responsable deberá:- Reintegrar el bien por uno de iguales o mejores características ó - Cancelar el valor del bien a precio comercial previo avalúo

13. Si se determina que la falta es grave, la Entidad dará traslado del proceso a quién corresponda (Disciplinaria o Penal)

Parte Administrativa

14. En caso de pago, reintegro o exoneración, descarga el saldo de la cuenta de Responsabilidades en Proceso

15. En caso de que el proceso se envié a la Contraloría, trasladar a la cuenta de Responsabilidades Fiscales.

MANUAL DE FUNCIONES

PROCEDIM.ALMACEN

APLICACIÓN MANEJO

PROCESOS

SATURACIONBIENES

BODEGA

TRANSICIONAL PGCP

INVENTARIOSEN

SERVICIO

ENTREGA DEPEDIDOS


ADMINISTRACION Y MANEJO DE INVENTARIOS


INVENTARIOS FISICOS DEPOSITO Y SERVICIO

Es la verificación física de los bienes o elementos en los Almacenes o bodegas, depósitos, farmacias, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de control de Inventarios y cuentas contables. Esta confrontación se realiza mediante la práctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, efectuado por lo menos una vez al año.

Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control, la Contaduría General de la Nación, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo –devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de las entidades, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.


ASPECTOS A TENER EN CUENTA DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

REALIZAR COMPARACION, CON REGISTROS DE ALMACEN, CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS.

SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES PUBLICOS QUE SE ENCUENTREN EN PODER O EN RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD.

SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES PUBLICOS QUE SE ENCUENTREN EN PODER DE TERCEROS, EN CUALQUIER CONDICION Y QUE CONFORMAN PARTE DEL PATRIMONIO PUBLICO O PUEDEN AFECTAR SUS RESULTADOS, PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y LA GESTION DE LA ADMINISTRACION.

SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTREN RECIBIDOS DE TERCEROS EN CUALQUIER CONDICION.



Acta o Informe Final de la Toma Física

En el desarrollo del procedimiento se levantará un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación. Dentro de los datos que debe contener el acta están:Lugar y fecha; Nombre de la entidad; Dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes; Datos del funcionario o responsable de su uso o custodia;Datos de la fianza: número, cuantía, compañía aseguradora y vigencia (si a ello hubiere lugar); Información de los Funcionarios que acompañan el proceso, de Control Interno o el delegado por la administración, Descripción o Nombre de los bienes; Codificación o número de placa; Unidad de medida; Saldos según registros en kárdex o en el sistema de control de bienes;

Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podrá realizar inventarios rotativos o de verificación de forma periódica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio.



Entre otros informes que se deben presentar, son aquellos que permitan recoger transacciones, datos y sucesos observados al momento de realizar la toma física. Traslados realizados entre dependencias y funcionarios;Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos y de aquellos que requieren reparación;Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que se inicie la investigación administrativa o el proceso de responsabilidad a que haya lugar.

Para efectuar la conciliación se debe tener claridad en:Sobrantes Justificados; Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho. Si los bienes se encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente la salida correspondiente, para dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los esté utilizandoSobrantes No Justificados; De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede determinar, se procede a su valorización y elaboración de la entrada, con las respectivas observaciones y se elaborará el correspondiente registro en el sistema, tarjeta de kárdex o listados de control de bienes y sistema contable, con cargo a quien los tiene en uso, tomando como soporte el acta y el inventario físico en que se estableció. Si la valorización requiere de conocimiento técnico o científico especializado, se realizará mediante la actuación de un perito que reúna las calidades para tal fin, de no existir personal capacitado dentro de la entidad para realizarlo, mediante autorización del Representante Legal se hará la contratación correspondiente.



Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos que no sea procedente o viable su compensación, en el informe final de inventario se dejará constancia del hecho, para que el Responsable del Almacén traslade oficialmente al comité de inventarios el resultado de las averiguaciones y la información o descargos iniciales presentados por el usuario o responsable del bien, documentación ésta, que será tenida en cuenta por el comité para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de importancia y así avalar la solicitud del Responsable del Almacén y Bodega de dar traslado a la oficina de investigaciones disciplinarias o a quien haga sus veces al interior de la entidad. Compensaciones; Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten simultáneamente, se realizarán previa autorización del Representante Legal o del funcionario que él delegue para tal fin o del comité de inventarios. En tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar confusión en los recibos o salidas de los bienes.Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, deberán producirse los comprobantes de entrada y salida en forma simultáneaResponsabilidades; De conformidad con la ley, es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes.


BIENES SUCEPTIBLES DE INVENTARIO

1. BIENES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO1. Bienes Inmuebles2. Bienes muebles en Bodega3. Muebles y Enseres4. Equipo de Oficina5. Equipo de Computo6. Equipo de Comunicación7. Vehículos8. Equipo de Comedor Cocina, Despensa y Hoteleria9. Bibliotecas10. Software

2. BIENES DISPONIBLES PARA COMERCIALIZACION O VENTA3. BIENES EN PODER DE TERCEROS4. BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS5. ELEMENTOS DE CONSUMO


Sistemas independientes sin interfase a Contabilidad

Procedimientos que no están claramente establecidos

Los movimientos de ingresos, egresos y baja de bienes no se reportan

Clasificación

Codificación

Registros y soportes contables

Ausencia de inventarios consolidados y conciliación con el balance de la entidad

LOS SALDOS QUE FIGURAN EN ALMACÉN – INVENTARIOS SON DIFERENTES A LOS QUE REPORTA CONTABILIDAD

(PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO)


Puntos críticos que deben analizarse y tener en Cuenta en el manejo de bienes

SALDOS DE LA CUENTA DE CONTABILIDADCON ALMACEN – INVENTARIOS

Revisar los saldos reportados por Contabilidad en Balance Revisar los saldos reportados por Contabilidad en Balance contra los saldos soportes de Almacén e Inventarios.contra los saldos soportes de Almacén e Inventarios.

Identificar las inconsistencias, que afectan los saldos.Identificar las inconsistencias, que afectan los saldos.

Revelar el origen y magnitud de la inconsistencia de estos Revelar el origen y magnitud de la inconsistencia de estos saldos.saldos.

Generar plan de acción para la conciliación de los saldosGenerar plan de acción para la conciliación de los saldos

Realizar los ajustes necesarios para reflejar la realidad Realizar los ajustes necesarios para reflejar la realidad financierafinanciera

Definir procedimientos que permitan realizar los ajustes Definir procedimientos que permitan realizar los ajustes correspondientes.correspondientes.



Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, Manejo de Inventarios

Artículo 34, Deberes de los funcionarios públicos, en sus numerales 4, 5,21 y 22:

Numeral 4….“Utilizar bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargoo función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de sus función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.”

Numeral 5….“Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo,cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.”

Numeral 21…”Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.”

Numeral 22…”Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”




Artículo 48, Son faltas gravísimas, numerales 3, 43, 51, 52 y 63:

Numeral 3…”Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales. Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga”.

Numeral 43…”Causar daño a los equipos estatales de informática, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desaparecer información en cualquiera de los sistemas de información oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas”.

Numeral 51…”Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razón de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran”.

Numeral 52…”No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”.

Numeral 63...”No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuéstales Numeral 63...”No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuéstales pertinentes”.pertinentes”.




Artículo 55, Son faltas gravísimas, numeral 4:

Numeral 4…” Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente.”

Otra normatividad asociada a inventarios:

Circular número 25 de 2000, por la cual se fijan Pautas mínimas para la implementacióndel Plan General de Contabilidad Pública que regirá a partir del 1º de enero del 2001.



CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN SERVICIO

EL CONTROL DE ESTOS ELEMENTOS SE EJERCERÁ A TRAVÉS DEL GRUPO DE INVENTARIOS EL CUAL TENDRÁ EN CUENTA LOS SIGUIENTES MECANISMOS:

• INVENTARIO SISTEMATIZADO DE BIENES

• CARPETAS POR DEPENDENCIAS

• SISTEMA INTERNO DE IDENTIFICACION DE LOS BIENES INDIVIDUAL Y POR DEPENDENCIA

• PRUEBAS SELECTIVAS DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

• PROGRAMAS GENERALES DE INVENTARIOS FISICOS DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO.


OBTENCION INFORMACION PARA LA PLANEACIONDE LOS INVENTARIOS

1. ANALIZAR ESTADO GENERAL DE LA CONTABILIDAD Y LA INFORMACION DE ALMACENES, INVENTARIOS Y ARCHIVOS

2. OBTENER LA INFORMACIÓN SOBRE ORDENAMIENTO, CLASIFICACIÓN, CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS NECESARIOS PARA MANIPULACIÓN Y RECONOCIMIENTO.

3. UBICAR E IDENTIFICAR GEOGRAFICAMENTE LOS SITIOS Y LAS DEPENDENCIAS QUE PUEDEN TENER BIENES DE LA ENTIDAD

4. DIFERENCIAS ENTRE REGISTROS DE CONTABILIDAD E INVENTARIOS

5. EVALUAR GRADO DE COMPLEJIDAD DE TOMA FÍSICA EXISTENTE.6. PERSONAL REQUERIDO PARA LA TOMA FÍSICA, DURACIÓN Y

PLANEACIÓN.7. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO EXISTENTES, RESPALDO

ADMINISTRATIVO, SEGUIMIENTO, CONTROL, REGISTRO E INFORMES DE INVENTARIOS

8. SEGUIMIENTO CONTROL Y RESPONSABILIDAD DE LOS ENCARGADOS

9. INFORME DE RESULTADOS


PLANEACION TOMA FISICA DE INVENTARIOS

LOS INVENTARIOS SE INICIAN CON UN SANEAMIENTO YDEPURACION DE SALDOS ANTIGUOS Y DE LOS BIENES QUEESTEN REGISTRADOS POR DEBAJO DE MEDIO SALARIO MINIMOLEGAL VIGENTE.

• OPORTUNIDAD – FECHAS DE INICIACION Y TERMINACION• RESPONSABLES DE CADA SEDE• PROYECCION DEL PERSONAL REQUERIDO• CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL PARTICIPANTE• APOYO TOTAL ADMINISTRATIVO• DETERMINACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A SEGUIR• RECONOCIMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS Y LAS, BODEGAS• INFORMES A EMITIR Y CONTENIDOS• EVALUACIONES DE RESULTADOS


ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

1. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES SERVIBLES EN USO2. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES INSERVIBLES,

OBSOLETOS E INNECESARIOS - TRAMITAR LAS BAJAS NO HAY CLARIDAD EN EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA DARDE BAJA

3. IDENTIFICAR LOS BIENES QUE NO APARECEN EN EL FISICO PERO FIGURAN EN LOS REGISTROS DE LA ENTIDAD PROCESO ADMINISTRATIVO QUE PERMITA IDENTIFICAR LOSFALTANTES Y LOS RESPONSABLES DE ESTOS

4. IDENTIFICACION DE BIENES NO REGISTRADOS EN INVENTARIOS INCORPORARCOMPENSAR BIENES DE IGUALES CARACTERISTICAS

5. IDENTIFICAR BIENES QUE FIGURAN EN INVENTARIO - ACTIVOSPERO POR SUS CARACTERISTICAS PUEDEN SER CONSIDERADOS DE CONSUMO - DEPURAR BIENES

6. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES RECIBIDOS Y ENTREGADOS EN COMODATO

7. CONCILIACION DE LOS SALDOS OBTENIDOS EN LA TOMA FISICA Y LOS REFLEJADOS CONTABLEMENTE

LA TOMA FÍSICA DEBE SER ORDENADA Y LA INFORMACION QUE SE LEVANTE DEBE SER COMPLETA Y VERAZ


DOCUMENTACION Y SOPORTESDOCUMENTACION Y SOPORTES

•Adicional a que todos los ajustes y Adicional a que todos los ajustes y reclasificaciones realizadas deben realizar con reclasificaciones realizadas deben realizar con un acto administrativo, estos deben estar un acto administrativo, estos deben estar debidamente soportados por los documentos debidamente soportados por los documentos generados o recuperados.generados o recuperados.

•Todos estos aspectos deben quedar Todos estos aspectos deben quedar perfectamente documentados en las notas a perfectamente documentados en las notas a los estados financieroslos estados financieros


ESTRATEGIAS PAR A LA TOMA DE INVENTARIOS FISICOSESTRATEGIAS PAR A LA TOMA DE INVENTARIOS FISICOS

• Visitas de diagnóstico para determinar las Visitas de diagnóstico para determinar las deficiencias contables y generar compromisosdeficiencias contables y generar compromisos

•Análisis estados contables e informes a los Análisis estados contables e informes a los entes de control y fiscalizaciónentes de control y fiscalización

•Programas de capacitaciónProgramas de capacitación

•Instrumentos de procedimientos para corregir Instrumentos de procedimientos para corregir deficienciasdeficiencias


SISTEMA DE CALIFICACION DE RIESGO

APLICACIÓN

(EN LA FASE DE

PLANEACION)

CALIFICACIÓN NIVEL DE RIESGO

SE APLICA 0 BAJO

MEDIO

ALTO

NO SEAPLICA

2 ALTO

PROCEDIMIENTODE CONTROL

EXISTE

NO EXISTE 3 ALTO

EFECTIVIDAD

(EN LA FASE DE

EJECUCION)

EFECTIVO

CON

DEFICIENCIAS

1

NO ES

EFECTIVO2

Administraciòn del riesgo

Registro de ingresos:

CARGOS DIFERIDOS

No es obligatorio el registro en Cargos diferidos elementos de consumo que son suministrados para un consumo inmediato, cuando su aplicación y beneficio son simultáneos.

A discreción de lo que determine los procedimientos internos de cada entidad.

Concepto 08269 de agosto de 1998

Registro de estudios e investigaciones:

• El almacén no es una instancia de control para la verificación de ejecución de convenios y proyectos.

• El almacén es centro administrativo para el manejo de los bienes de la entidad.

• La administración debe establecer procedimientos para el registro de este tipo de bienes.

• Se puede registrar en la cuentas cargos diferidos y amortizarse, en función de las salidas de dichos elementos

Concepto 14769 28 De Febrero De 2000

Registro de ingresos:

Baja de bienes por catástrofe o Siniestro

Es procedente dar de baja desde el punto de vista contable sin afectar responsabilidad en proceso a elementos que han sido objeto de este tipo de insucesos siempre y cuando este sea certificado por una autoridad competente.

Concepto 02741 de mayo de 1999

Aspectos varios

Administracion de bienes

Government & Nonprofit

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