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Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva Mildred Navarro Cancel Auxiliar Administrativo IV
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Administración de
Documentos Públicos en la
Rama Ejecutiva Mildred Navarro Cancel
Auxiliar Administrativo IV
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según
enmendada
Ley de Administración de Documentos
Públicos de Puerto Rico
Propósito:
Establecer un programa sistemático para la adecuada
creación, uso, conservación y disposición de los
documentos públicos de valor administrativo, legal, fiscal
e histórico.
Esta ley aplica también a las
Corporaciones Públicas y a los
Municipios
Establece el Programa de Administración de Documentos
Públicos en las tres Ramas del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico y la Oficina del Contralor.(Ejecutiva, Legislativa y
Judicial)
Administradores de Programas:
Archivero General de Puerto Rico– Rama Ejecutiva
Presidente del Senado y Presidente de la Cámara– Rama
Legislativa
Juez Presidente del Tribunal Supremo- Rama Judicial
Contralor de Puerto Rico
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Reglamento Núm. 23
del Departamento de
Hacienda
Para la Conservación de
Documentos de Naturaleza
Fiscal o Necesarios para el
Examen y Comprobación de
Cuentas y Operaciones Fiscales
Suplemento Núm. 1
Guías de Documentos
Fiscales de los Municipios
para Fijar Períodos de
Conservación
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Papel
Libro
Folleto
Fotografía
Fotocopia
Película
Microficha
Cinta
Cinta Magnetofónica
Cualquier otro material
leído por máquina y
cualquier otro material
informativo sin importar su
forma o características
física
Mapa
Dibujo
Plano
Cinta Magnética
Disco
Video cinta
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Todo documento:
es todo documento que se origine, conserve o reciba en
cualquier dependencia del Estado Libre Asociado de Puerto
Rico de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los
asuntos públicos;
que se haya de conservar permanente o temporalmente como
prueba de las transacciones por su valor legal. Incluyen aquellos
producidos de forma electrónica que cumplan con los requisitos
establecidos por las leyes y reglamentos.
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Funcionario responsable de
administrar el Programa de
Administración de Documentos en
su respectivo organismo
gubernamental y que cuenta con
el Nombramiento Especial que
otorga el Programa de
Administración de Documentos
Públicos.
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Reglamento Núm. 15 (2538) del 21 de julio de 1979,
“Reglamento de Administradores de Documento”
Funciones del Administrador de Documentos
(obligaciones y responsabilidades de los
administradores de documentos de cada
entidad)
Requisitos para ocupar el puesto
Nombramiento
Revocación del Nombramiento
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Reglamento Núm. 4284 del 19 de julio de 1980, según
enmendado, Para la Administración de Documentos en la
Rama Ejecutiva” - establece en un solo cuerpo jurídico todas las
normas sustantivas que regulan la Administración de
Documentos en la Rama Ejecutiva.
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Artículos más relevantes del Reglamento :
Artículo Núm. 14 Disposición de Documentos
Artículo Núm. 15 - Informe anual de documentos
Artículo Núm. 41 - Certificación del organismo
Artículo Núm. 45 - Autorización de emergencia
Artículo Núm. 46 – Almacenaje
Artículo Núm. 48 - Traslado de documentos
Artículo Núm. 49 - Documentos de organismos que
cesan
Función Educativa • El Programa de Administración de Documentos Públicos
de la Rama Ejecutiva, adscrito al Archivo General de
Puerto Rico, “viene obligado a ofrecer orientación a los
Administradores de Documentos. Para ello establecerá
y mantendrá un programa de Adiestramiento y
asesoramiento continuo de acuerdo a las necesidades
de cada dependencia”
Función Reguladora • Entre sus funciones reguladoras, es velar que cada jefe
de dependencia cumpla con el artículo 4 inciso c-“que
realicen un inventario de todos los documentos
existentes en sus respectivas dependencias” y con el
inciso d “que anualmente preparen listas sobre
disposición de documentos”
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Función Fiscalizadora • El Programa de Documentos Públicos, adscrito al
Archivo General de Puerto Rico “se asegurara de que
la operación de Administración de Documentos
Públicos se lleve a cabo correctamente
Función de Asesoramiento • El Programa de Documentos Públicos, ofrece
asesoramiento en todas las fases que componen la
Administración de Documentos Públicos.
Administración de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva
Adiestramiento Básico, este se ofrecerá a todos los candidatos a
ser Administradores de Documentos.
El Programa de Documentos Públicos, ofrece otros adiestramientos que están dirigidos a los Administradores de Documentos y personal relacionado con la administración de documentos públicos: “Ley y Reglamento para la Administración de Documentos Públicos” “Administración de Correo”
“Administración de Fotocopiadoras”
“Como preparar el Inventario y Plan de Retención de Documentos
Públicos”
“Como preparar Lista de Disposición de Documentos”
“Organización de Locales para Archivo Inactivo”
“Sistemas de Archivos”
“Protección de Documentos Esenciales/Intervención sobre la
Práctica y Efectividad de la Administración de Documentos Públicos”
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Públicos en la Rama Ejecutiva
Mildred Navarro Cancel Auxiliar Administrativo IV (787) 725-1060 extensión 2019 Fax:
(787) 725-1685 Correo electrónico: [email protected] o
Dirección Postal:
PO Box 9024184, San Juan, Puerto Rico 00902-4184
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