Administracin de Inventarios

Administracin de InventariosMg Franco Jose AntonioSon los bienes de una empresa destinados a la venta o la produccin para su posterior venta, tales como materias primas, produccin en proceso, artculos terminados, y otros materiales, que se utilicen en el proceso productivo, envases de mercancas, que se consuman en el ciclo normal de operaciones.

Definicin de Inventarios:Finalidad y Clasificacin:Finalidad: Ser el motor de la venta, lo que producir la utilidad a travs de un precio superior al costo de adquisicin y/o fabricacin. Esta utilidad permitir a la empresa su existencia a travs del tiempo.Clasificacin:Materias primas y materiales auxiliares de fabricacin, Empaques y envases. Produccin en proceso. Productos terminados. Otros (Mercancas en trnsito, Art. Reventa)

Importancia:1) Por el monto de la inversin que se requiere, 2) Por la complejidad y grado de dificultad que implica una administracin efectiva, cuyo fin es mantener y/o aumentar la productividad de la empresa. 3) Son necesarios para la operacin, sin ellos, no hay ventas, y no habiendo ventas no hay utilidad conllevando al cierre del negocio.

Administracin Financiera de InventariosAdministracin Financiera de InventariosLa eficiente administracin de los inventarios, nos lleva a establecer sistema de planeacin que nos servir para llevar un mejor control sobre el inventario de nuestra empresa, determinado el lote ptimo de compra, reserva de inventario y punto de reorden de pedido; esto nos permite contestar las preguntas:

En qu momento pedir? y Cunto pedir?; tambin tenemos el modelo bsico de ABC, control de inventarios.Administracin Financiera de InventariosLos efectos que tiene el control de inventarios sobre la administracin del activo circulante de una empresa son muy importantes.El estudio de las tcnicas encaminadas a alcanzar su eficiencia y funcionalidad de acuerdo a su clasificacin, permite apreciar con claridad la relacin y el costo de una buena administracin financiera de inventarios, con las diversas polticas y planes financieros de la organizacin.Permite tambin conocer los diferentes tipos de inventarios, puntos de vista de distintos administradores conforme a los niveles de inventarios, tambin conocer qu relacin hay con las cuentas por cobrar como inversin en ambos casos

Importancia de los inventarios dentro del capital del trabajoLos inventarios, juntos con las cuentas por cobrar, constituyen la principal inversin dentro de los conceptos que dan origen al capital del trabajo, pues no habiendo inventarios no hay ventas y habra prdida de mercado, y no habiendo ventas no hay utilidad y esto en cierto plazo llevara al cierre del negocio.

Las polticas para administrar los inventarios deben ser formuladas conjuntamente por las reas de ventas, produccin y finanzas. Estas polticas consisten principalmente en la fijacin de parmetros para el control de la inversin, mediante el establecimiento de niveles mximos de inventarios que produzcan Necesidades de informacin del inventarioUna buena parte de la administracin general depende de la informacin que se obtenga y se tenga. Por lo que conlleva a:

1.- Estado actual de los inventarios.2.- Localizacin de los inventarios3.- Antigedad o aejamiento de los inventarios.4.- Existencias actuales de los inventarios.5.- Consumo o venta anual.6.- Lote ptimo econmico de los principales inventarios.7.- Comparacin de las existencias con mximos y mnimos.8.- Costos actuales y sus tendencias.9.- Precios de las materias primas principales.10.- Problemas de abastecimiento.

En cuanto a su estado fsico los inventarios se manejan a travs de diferentes conceptos, siendo generalmente los siguientes:

Materias primas y materiales auxiliares de fabricacin.

b) Produccin en proceso constituida.

c) Artculos terminados.

d) Artculos de compra-venta tambin conocidos como mercanca de reventa.

e) Mercancas en trnsito.

Necesidades de informacin del inventario (I)Necesidades de informacin del inventario (II)Materias primas y materiales auxiliares de fabricacinLos importes aqu registrados deben referirse a los costos de adquisicin de los diferentes artculos, ms todos los gastos adicionales incurridos al colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de fabricacin, tales como: fletes, gastos aduanales, impuestos de importacin, seguros, acarreos, etc. Por lo que se refiere a materiales, debemos entender artculos, tales como: refacciones para mantenimiento, empaques o envases de mercanca, etctera.Produccin en procesoPor la naturaleza continua del proceso de fabricacin y la necesidad de preparar informacin a ciertas fechas, contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y, por lo tanto, los artculos que aun no estn terminados se valuarn en proporcin a los diferentes grados de avance que tengan en cada uno de los elementos que forman su costo.Necesidades de informacin del inventario (III)Artculos terminadosEste concepto comprende aquellos artculos que se destinarn preferentemente a la venta dentro del curso normal de operaciones y el importe registrado equivaldr al costo de produccin tratndose de industrias y al de adquisicin si se trata de comercios. Los artculos terminados entregados en consignacin, deben formar parte del inventario al costo que les corresponda. Esta misma situacin opera para las mercancas en demostracin o a vistas.Mercancas en transitoLos artculos que se compren libre, deben registrarse en una cuenta de trnsito para su control e informacin. Los gastos de compra y traslados son acumulables.Necesidades de informacin del inventario (IV)Anticipos a proveedores

En ocasiones, por las caractersticas o la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes anticipos a cuenta de sus pedidos. Las empresas que tengan que efectuar desembolsos por este concepto, debern registrarlos en una cuenta especifica.Costo de produccin

Representa el importe de los distintos elementos del costo que se originan para dejar un artculo disponible para su venta o para ser usado en un posterior proceso de fabricacin.Necesidades de informacin del inventario (V)Se puede decir que cada empresa de acuerdo con su estructura y caractersticas, elige los sistemas necesarios para determinar su costo de produccin, no siendo factible, por lo tanto, se establece reglas. Sin embargo, es necesario cuantificar el efecto de circunstancias especiales, que no deben afectar el costo de produccin, sino llevarse directamente a resultados, tales como:

Capacidad de produccin no utilizada.- En ocasiones, por diversas circunstancias, algunas empresas industriales operan a un grado inferior de su nivel normal de produccin, o bien parte de sus instalaciones, ocasionando con esto que ciertos gastos distorsionen el costo de produccin. Como esta situacin es difcil de precisar en la prctica, es necesario que en las empresas recurra a la asesora de sus tcnicos, para cuantificar el importe que debe cargarse a los resultados. Entre los factores que pueden tomarse en cuenta estn: a) la capacidad prctica de produccin, b) los volmenes de produccin presupuestados y c) la produccin real obtenida b) Castigos de inventarios.-

Obedecen a diversas circunstancias, entre las cuales se pueden citar: Estimaciones para posibles artculos obsoletos o de lento movimiento.

c) Desperdicios anormales de materia prima.- Es frecuente que en las empresas industriales, durante el periodo inicial de operaciones o cuando se inicia la fabricacin de un nuevo producto, el consumo de materia prima se vea afectado desfavorablemente por diversas causas, entre las que podemos citar: Falta de ajuste de la maquinaria, inexperiencia en el manejo de la produccin, etc., por lo que no es conveniente afectar el costo de produccin.Necesidades de informacin del inventario (VI)Necesidades de informacin del inventario (VII)Costos relacionados con los Inventarios.

La meta de la administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al costo ms bajoposible, el primer paso es identificar los costos implcitos en la compra y en elmantenimiento del inventario.Necesidades de informacin del inventario (VIII)

Costos de mantenimiento.

Denominados tambin costos de existencia de almacn, son aquellos costos en que incurre una empresa para mantener en ptimas condiciones y disponible para su venta los productos que ofrece esta; estos costos generalmente aumentan en proporcin directa al monto promedio del inventario que se adquiere, El nivel del inventario depender de la frecuencia con la cual se coloquen las ordenes.Necesidades de informacin del inventario (IX)Nivel de inversin optima:Nivel de Productos en Proceso.Nivel de Productos Terminados.Produccin programada Durabilidad de productos Estacionalidad de ventas Eficiencia en la funcin de compras

Poltica de Inventarios:Deben de tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la inversin, satisfaciendo las necesidades del mercado.Las principales polticas son las siguientes:Reducir al mximo la inversin de inventarios en das de inversin, sin afectar las ventas y la produccin.Obtener el mximo financiamiento (sin costo) a travs de los proveedores.Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes.Mantener las existencias, mediante una administracin eficiente.Vigilar la exposicin de los inventarios ante la inflacin y la devaluacin.

El costo de mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero. Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario.

La frmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) seria:

CMI = U x Cu x % Cm

Donde:U = unidadesCu = costo unitarioCm = costo de mantenimientoCosto de mantenimiento de Inventarios:Supongamos que la empresa mantiene en promedio 600 unidades a un costo unitario de $ 16.00 c/u. y se tienen los siguientes costos relacionados con los inventarios:

Almacenaje 10%Seguros 2%Deterioro y obsolescencia 3%Costo de oportunidad 20%Total 35%

CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00

En caso de requerir saber cul es el costo de mantenimiento unitario, se realiza el siguiente clculo: 16 x 35% = $ 5.60Ejemplo:Los gastos de la gestin de compras representan generalmente gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de calidad de materias primas y materiales. Los gastos se generan para poder formular los pedidos con especificaciones, seleccin del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega, gastos de oficina, etc.

Los gastos anuales que se generan en la gestin de compras se dividen entre el nmero de pedidos emitidos y se obtiene el costo por pedido.

Ejemplo: si el importe anual de la gestin de compras es de $360,000.00 y se han formulado 1,500 pedidos, el costo promedio por pedido es de $ 240.00.Costo de pedido/compra:24Existe un modelo de inventarios bastante conocido que determina la cantidad ptima de compra. Para hallar cul es el lote ptimo de compra (LOC) se utiliza la siguiente frmula:

LOC = 2 Da x CpCmDonde:Da = demanda anualCp = costo por pedidoCm = costo de mantenimientoLote ptimo:5.60Datos:Demanda anual = 1,200 unidadesCosto x pedido = $ 240.00Costo de mantenimiento $ 5.602 (1,200) (240)LOC =LOC = 321 unidadesNmero de pedidos anuales (1,200 / 321) = 3.74 4Costo anual por comprar (3.74 x 240) = $ 898.00Inventario promedio (321 / 2) = 160 unidadesCosto anual de mantenimiento (160 x 5.60) = $ 896.00Costo total (898 + 896) = $ 1,794.00Ejemplo:En los negocios tambin existe la prctica de mantener un inventario de seguridad, con el objeto de amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artculos por parte de los consumidores. Es generalmente imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, pero tambin es cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

Existencia de reserva o de seguridad:Una valiosa herramienta prctica para el manejo de los inventarios que da resultados magnficos, es el mtodo ABC. Que consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente.

Los niveles se establecen as:

Nivel A artculos con mayor inversin, pero representan un nmero menor dentro del inventario. (Mayor control).Nivel B artculos con una inversin media, pero representan un nmero intermedio dentro del inventario.Nivel C artculos con una menor inversin, pero representan un nmero mayor dentro del inventario. (Menor control).Mtodo ABC:A Alto Volumen Monetario

B Volumen Monetario Medio

C Bajo Volumen MonetarioClasificacin ABC:Presentacin Grfica de una clasificacin ABCPorcentaje del valor monetario totalPorcentaje del nmerototal de artculosArt. AArt, BArt. C30Se utiliza para minimizar la inversin en inventarios. La filosofa es que los materiales deben llegar exactamente en el momento en que se necesitan para la produccin. Lo ideal es que la empresa slo tenga inventario para trabajo en proceso.

Puesto que su objetivo es minimizar la inversin en los inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad.

Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente, descubre las ineficiencias del proceso.Sistema Justo a Tiempo (JIT):Las principales razones son: La rotacin de inventarios.

Inventarios a capital neto de trabajo.

Inventarios a activos circulantes.

Tcnicas de anlisis:Representan la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa.

Se calcula dividiendo el importe de los inventarios entre el importe del costo de ventas.

Inventarios (netos) (360) =8,320(360) =179dasCosto de ventas16,700Rotacin de Inventarios:Representa la parte que constituyen los inventarios de capital neto de trabajo.Inventarios (netos) =8,320 =79%Capital de trabajo10,500Si el resultado es superior al 100% del capital de trabajo, puede generalmente indicar una sobre existencia en inventarios.Inventarios a capital de trabajo: Representa la parte que constituye los inventarios del total de los activos circulantes.Inventarios (netos) =8,320 =42%Activo circulante20,000Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir su participacin, dependiendo de la poltica de inversin que se quiera mantener.Inventarios a Activo circulante:El principal financiamiento de los inventarios:Se obtiene de los proveedores. No tienen costo y se tiene la oportunidad de obtener descuentos por pronto pago. Prstamo de habilitacin o avo se destina a la adquisicin de materias primas, mano de obra y costos relacionados con la produccin en proceso.

Programas para micro y pequea empresa para atender todas las necesidades de financiamiento.

Programas de modernizacin que apoya al capital de trabajo derivado del incremento de la capacidad de la produccin.Otros:

Financiamiento en la gestin Inventarios:En algunas empresas existen riesgos de:

ObsolescenciaCaducidadTiempo de vida (perecederos)RoboRiesgos en gestin de Inventarios:Los inventarios deben estar asegurados contra:

Incendio Terremoto Huracn Robo con violencia Cualquier otro riesgo inherente a su condicin

Se debe implementar controles que salvaguarden los activos y el patrimonio de la empresa y sus accionistasSeguros en Inventarios:Incrementar la inversin es una proteccin desde el punto de vista econmico. (Partida no monetaria). Estos producen una utilidad por exposicin a la inflacin.

Comunicacin continua entre los departamentos de produccin, ventas y finanzas.

Activando las compras.

Modificando los costos de acuerdo a los nuevos precios de compra. (Constante actualizacin).

Modificando los precios de venta.Efectos de la inflacin y depreciacin La SOBREINVERSIN es una proteccin econmica, para minimizar el efecto de la inflacin acelerada, pero tiene un costo de oportunidad que debe ser cuantificado.

Si la tasa de inflacin supera al costo del capital, deber optarse por elevar la inversin en inventarios, hasta donde la liquidez de la empresa lo permita.

Se debe evitar la erosin del margen de utilidad bruta para conservar la productividad de la empresa. Consideracin:El sistema del control debe incluir:

Control Contable

Control Fsico

Control de nivel de inversinAlmacn y custodiaKardex o softwareRotacinControl de Inventarios:Promedios ponderadosPrimeras entradas, primeras salidas (PEPS)ltimas entradas, primeras salidas (UEPS)Entenderemos por valuacin de inventarios la forma en que se valan las salidas del almacn, afectando directamente el costo de ventas identificndolo con el ingreso obtenido, pudiendo ser:Mtodos de valuacin de Inventarios:Gracias