LSC Carlos Alberto Zarrabal Ramos

1 Unidad: Introducción a la administración de proyectos.1.1 Introducción a la administración de proyectos.

1.1.1 Significado de administración de proyectos. 1.1.2 La importancia de la administración de proyectos. 1.1.3 Funciones de la administración de proyectos. 1.1.4 Beneficios de la administración del proyecto. 1.1.5 Características e importancia del administrador de

proyectos. 1.1.6 Variables principales: costo, capacidad, calidad y

programa. 1.2 Causas por la que fracasan los proyectos.

1.2.1 Gestión. 1.2.2 Personal. 1.2.3 Aplicación de técnicas y herramientas. 1.2.4 Conflictos en los proyectos. 1.2.5 Problemas en los proyectos.

Conceptos GeneralesProyecto.- Es la

suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO.

• Situación actual• Requerimientos• Objetivos

• P R O Y E C T O

• Resultados

Tiempo

INICIO

FIN

Es un grupo de tareas orientadas a crear un producto o servicio únicos. Estas tareas son ejecutadas por un equipo en un período de tiempo definido y organizadas bajo la dirección de un Gerente de Proyecto.

Características• Temporal: cada proyecto tiene un

comienzo y final definido.

• Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables únicos.

• Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas.

1.1 Introducción a la administración de proyectosObjetivo (el proyecto debe ser real, sustentable y

medible)Calendario de Actividades (programa de actividades

o plan de trabajo)Complejo (no es nada sencillo y está compuesto por

múltiples elementos)Demanda recursos (Requiere habilidades,

conocimientos, capital y esfuerzo humano de diversas áreas de una organización o comunidad)

Estructura organizacional (tiene roles y responsabilidades)

Sistema de Control e Información (por lo menos un sistema manual o automatizado de registrar la documentación e información relacionada al proyecto)

1.1.1 Significado de administración de proyectos.Es la planeación, organización, dirección y control

de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

Actividad llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

Es administrar los procesos internos de los proyectos donde realmente se ejecuta el trabajo.

Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a actividades y expectativas de nuestros clientes.

1.1.2 La importancia de la administración de proyectos.

Implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

1.1.3 Funciones de la administración de proyectosLa administración procura siempre el

máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente.

Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.

PlaneaciónDurante la planeación se decide

anticipadamente ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿por qué se hará el proyecto?.

Las tareas más importantes de la planeación son:Determinar el status actual de la organización.Pronosticar a futuro.Determinar los recursos que se necesitarán,.Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los

resultados de control.Coordinar durante todo el proceso de planeación.

OrganizaciónRealiza actividades en grupo, de asignación y

asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.

Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

DirecciónSirve para conducir el comportamiento

humano hacia las metas establecidas.

Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

ControlSe encarga de medir el rendimiento obtenido

en relación a las metas fijadas.

En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

1.1.4 Beneficios de la administración de proyectosEl Beneficio definitivo de poner en practica

las técnicas de Administración de Proyectos es tener un cliente Satisfecho, tanto si somos los clientes de nuestro propio proyecto.

El completar el alcance total de un proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto, proporciona una gran satisfacción.

Para un contratista significa que puede llevarlo a cabo en el futuro a negocios adicionales con el mismo cliente o a nuevos negocios recomendado previamente por clientes satisfechos. ¡cuando los proyectos son exitosos todos ganamos!

1.1.5 Características e importancia del administrador de proyectos

Administrador de proyectosPuede ser definido como el individuo que

cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.

El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.

FuncionesEl administrador de proyectos opera

independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización.

Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:¿ Qué se va a hacer ?¿ Cuándo se va a hacer ?¿ Por qué se va a hacer ?¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?

Características1. Habilidades clave

• Liderazgo• Comunicación• Negociación• Solución de problemas• Lograr objetivos

2. Conocimientos• Técnicos• Administrativos

3. Herramientas

4. Técnicas

ImportanciaEs importante porque las organizaciones

modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.

Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

1.1.6 Variables principalesLos objetivos de un proyecto, se pueden

sintetizar en tres variables: El costo.- Pueden estar fijos o ser flexibles

dependiendo del proyecto. El tiempo.- Dependiendo de la duración del mismo. La calidad (Funcionalidad o rendimiento).-

Dependiendo del objeto y naturaleza del proyecto.

La gestión de proyectos, busca el equilibrio entre las tres variables, pues siempre sería posible, al menos en un plano teórico, conseguir una mayor calidad empleando más tiempo y a un mayor costo.

Y, a la inversa, suele ser posible reducir el costo y/o el tiempo necesarios para realizar un proyecto a expensas de su calidad o rendimiento.

Para cada una de las tres variables, la gestión de proyectos dispone del correspondiente instrumento de planificación y control:La calidad se determina y verifica por medio de

las especificaciones/planos o prescripciones del proyecto (documentación técnica).

El costo, mediante el presupuesto.El tiempo, con el programa o calendario del

proyecto (diagrama de Gantt).

1.2 Causas por la fracasan los proyectos

1.2.1 Gestión.1.2.2Personal.1.2.3 Aplicación de técnicas y herramientas.1.2.4 Conflictos.1.2.5 Problemas.

1.2.1 Gestión.

1.2.2 Personal.

1.2.3 Aplicación de técnicas y herramientas.Uso y conocimiento de acuerdo al área de

trabajo.

Uso y conocimiento de acuerdo al perfil.

1.2.4 Conflictos en los proyectos. Los conflictos generan “problemas”.Se presentan entre dos o más partes.

1.2.5 Problemas en los proyectos.