Universidad Tecnolgica del Norte de CoahuilaIng. Tecnologas de la Informacin y Comunicacin

Administracin de proyectos

Administracin de Proyectos II

Ing. Ulises Raymundo Sandoval Garca

Elena Margarita Llamas Torres

9 B

19-Mayo-2015

INTRODUCCINQu es un Proyecto?Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin definidas, encaminado a la creacin de un producto o servicio nico y conforme a unos requisitos especficos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos. Algunas caractersticas de los proyectos son: Pueden ser de larga duracin y estar sujetos a influencias externas e internas. Frecuentemente tienen restricciones de coste y recursos. Crean productos entregables nicos entendiendo por productos entregables los productos, servicios o resultados generados. Se desarrolla en pasos, se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace ms explcito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y ms completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. Tienen una duracin limitada, con un comienzo y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando se cancela por quedar claro que los objetivos no pueden ser alcanzados o porque la necesidad deja de existir.

El hecho de que tengan un comienzo y un fin definido, as como su desarrollo gradual permite hablar de un ciclo de vida del proyecto. Por ciclo de vida se entiende el conjunto de fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.

Relaciones entre Portafolios, Programas y ProyectosLos tres estndares tienen una gran interrelacin, ya que uno es perteneciente del otro y son indispensables para el cumplimiento estratgico. Aun que se pueden realizar proyectos sin que formen parte de programas, estos estndares muestran lineamientos necesarios para su correcta gestin.

Los grupos de procesos de la direccin del portafolio, contienen procesos que son necesarios para identificar, categorizar y evaluar los componentes que formarn parte del portafolio que posteriormente se seleccionarn, priorizarn y autorizarn para llevarse a cabo, de esta manera se evita que se d inicio a componentes que son innecesarios para el cumplimiento de la estrategia organizacional.

El estndar de la direccin del portafolio, funciona como una gua que describe una serie de pasos que son necesarios para gestionar mltiples programas (es decir, mltiples proyectos y actividades que no son proyectos con actividades que son parte del programa). Adicional a esto, este estndar proporciona un lxico comn que es empleado para lograr una eficiente y eficaz comunicacin y coordinacin entre los que intervienen a los largo de su gestin.As como se lleva a cabo una evaluacin y autorizacin de los componentes que formarn parte del portafolio, lo mismo ocurre con los componentes del programa. En el programa, se aprueban los proyectos necesarios que formarn parte de este, y se seleccionan los criterios que se utilizaran en cada proyecto.

Qu es la Direccin de Proyectos?Es la aplicacin del conocimiento, de las habilidades, y de las tcnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva. Es una competencia estratgica para las organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y as competir mejor en su mercado.

Caractersticas1. La direccin es ejercida por una persona, el director de proyectos.El director de proyectos ser el encargado de gestionar los proyectos para alcanzar las metas propuestas. Este director debe, adems, alinear el proyecto a la estrategia empresarial.

2. Acta sobre los proyectos.Los proyectos son el conjunto de actividades que se han planificado para alcanzar los resultados deseados. Resultados que pueden traducirse como productos o servicios. Estos proyectos son temporales, es decir, tienen un principio y fin determinado, y se van desarrollando de manera gradual, completando cada una de las etapas que componen el proceso.

3. Dirigida a alcanzar unos objetivos especficos.La direccin de proyectos persigue la consecucin de unos objetivos concretos, establecidos con anterioridad. La planificacin y ejecucin del proyecto, as como la gestin, deben enfocarse en este fin.

4. Todo proyecto se encuentra limitado por el alcance, el tiempo y los costes.Todo proyecto depende de estos tres factores que se encuentran interrelacionados entre s. Los requisitos impuestos por el cliente, los plazos de entrega y el presupuesto y coste total del proyecto, son factores que se deben gestionar para alcanzar las metas sin que la calidad se vea afectada.

5. La direccin de proyectos se compone de diversos tipos de procesos, acciones y actividades interrelacionadas entre s.As, se puede diferenciar entre procesos orientados al producto o servicio y los procesos comunes a todos los proyectos, donde se integran los grupos de procesos de iniciacin, planificacin, ejecucin, grupo de procesos de seguimiento y control y el grupo de proceso de cierre.

6. La direccin de proyectos se apoya en reas de conocimiento. Gestin de la Integracin del Proyecto. Gestin del Alcance del Proyecto. Gestin del Tiempo del Proyecto. Gestin de los Costes del Proyecto. Gestin de la Calidad del Proyecto. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto. Gestin de los Riesgos del Proyecto. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto.

7. Es un proceso dinmico.La direccin de proyectos es un proceso dinmico y cambiante en el que las acciones se relacionan e influyen constantemente. Los procesos dependen de la naturaleza del proyecto, de las caractersticas y circunstancias del entorno y de las demandas y necesidades de los clientes. Estn en continua transformacin, adaptndose a los cambios sociales, polticos, econmicos y tecnolgicos, para satisfacer las demandas de manera eficiente

Proyectos y Planificacin EstratgicaLa ejecucin de proyectos en una organizacin ser exitosa en la medida en que esos proyectos y la forma como se ejecutan estn alineados con el proceso de planificacin estratgica. Para ello, es fundamental analizar el ambiente interno y externo de la organizacin, para desarrollar una visin integral conformada por la misin, objetivos, estrategias, metas, programas y proyectos.

La planeacin estratgica es una herramienta que permite a las organizaciones prepararse para enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro, ayudando con ello a orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeo. Para que la planificacin estratgica sea exitosa es fundamental, analizar el ambiente interno como externo de la organizacin, y as lograr una visin integra conformada por lo que conocemos como pirmide estratgica.

Valor del NegocioEs la Tcnica del Valor y esta consiste en determinar cunto alcance se ha logrado con respecto la lnea base planteada de costos.

En las metodologas giles se enfoca en el valor de negocio, o sea en las funcionalidades que permiten al cliente poner a funcionar su negocio lo antes posible (buscando cumplir siempre con el principio de Pareto: 20% de las funcionalidades que aportan al 80% del negocio), documentando solamente lo realmente importante y aplazando funcionalidades.Rol del Director del ProyectoLa funcin del Director de Proyectos tiene su razn de ser tanto por la complejidad de las organizaciones actuales, estructuradas en unidades funcionales al modo tradicional, como por la propia complejidad y tamao de muchos de los proyectos que frecuentemente se acometen.

Esta funcin suele encomendarse a una persona, a un individuo, que segn las caractersticas de la organizacin a que pertenezca, puede recibir denominaciones distintas como son Lder del proyecto, Presidente del comit del proyecto, Coordinador del proyecto, Administrador del proyecto y ms habitualmente Director de Proyecto.

El Director de Proyecto puede definirse como "la persona que ha de integrar los esfuerzos internos, y de fuera de la organizacin, para dirigirlos hacia la ejecucin, con xito, del proyecto".

Responsabilidades y Competencias del Director del Proyecto1. Define y desarrolla el alcance del programa de trabajo. Recoleccin y diagnstico de la informacin. Pensamiento analtico. Claridad. Generacin de confianza.

2. Establece y mantiene buenas relaciones con los patrocinadores. Recoleccin y diagnstico de la informacin. Influencia. Asertividad interpersonal. Anticipacin.

3. Brinda soporte especializado al proyecto. Pensamiento analtico. Asertividad interpersonal. Anticipacin. Influencia. Generacin de confianza.

4. Desarrolla un plan. Pensamiento analtico. Recoleccin y diagnstico de la informacin. Atencin a los detalles. Claridad.

5. Asigna trabajo y delega responsabilidades. Claridad. Gestin del desempeo. Fomento del trabajo en equipo.

6. Comunica el progreso y asuntos de importancia. Claridad. Fomento del trabajo en equipo.

7. Monitorea el progreso, reajusta el plan cuando es necesario, asegura la ejecucin y entrega el producto. Recoleccin y diagnstico de la informacin. Atencin a los detalles. Pensamiento analtico. Orientacin a resultados. Gestin del desempeo. Generacin de confianza.

Habilidades Interpersonales de un Director de ProyectoLIDERAZGOEl liderazgo implica dirigir los esfuerzos de un grupo de personas hacia una meta comn y hacer posible que trabajen como un equipo. En general, el liderazgo es la capacidad de lograr que las cosas sean hechas por otras personas. Los elementos de un liderazgo eficaz son el respeto y la confianza, ms que el miedo y la sumisin.

Durante todo el proyecto, los lderes del equipo del proyecto son responsables de establecer y mantener la visin, la estrategia y las comunicaciones, de fomentar la confianza y el desarrollo del espritu de equipo, de influir, guiar y monitorear; y de evaluar el desempeo del equipo y del proyecto.

DESARROLLO DEL ESPRITU DE EQUIPOEl desarrollo del espritu de equipo es el proceso que consiste en ayudar a un grupo de personas, unidas por la percepcin comn de un mismo objetivo, a trabajar de manera interdependiente, unos con otros, con el lder, los interesados externos y la organizacin. El trabajo en equipo es el resultado de un buen liderazgo y de un buen desarrollo del espritu de equipo.

Las actividades para el desarrollo del espritu de equipo consisten en tareas (establecer metas, definir y negociar los roles y procedimientos) y procesos (comportamiento interpersonal, poniendo nfasis en la comunicacin, la gestin de los conflictos, la motivacin y el liderazgo).

MOTIVACINLos equipos del proyecto estn constituidos por miembros con diferentes antecedentes, expectativas y objetivos individuales. El xito global del proyecto depende del compromiso del equipo del proyecto, el cual est directamente relacionado con su nivel de motivacin.

En un proyecto, la motivacin implica la creacin de un ambiente del proyecto que cumpla con los objetivos del proyecto, a la vez que ofrezca una satisfaccin personal mxima relacionada con lo que las personas ms valoran.

Estos valores pueden incluir la satisfaccin profesional, un trabajo estimulante, una sensacin de realizacin, logro y crecimiento, una compensacin financiera suficiente, y otras recompensas y reconocimientos que la persona considera necesarias e importantes.

COMUNICACINLa comunicacin ha sido identificada como una de las mayores y nicas razones del xito o fracaso de un proyecto. Es esencial que exista una comunicacin eficaz dentro del equipo del proyecto, entre el director del proyecto, los miembros del equipo y los interesados externos. La transparencia en la comunicacin permite el trabajo en equipo y conduce a un alto desempeo. Mejora las relaciones entre los miembros del equipo del proyecto y crea una confianza mutua.

Un componente importante de las comunicaciones consiste en escuchar. Las tcnicas para escuchar, a la vez activas y eficaces, proporcionan al usuario una comprensin profunda de las reas problemticas, de las estrategias de negociacin y gestin de conflictos, de la toma de decisiones y de la resolucin de problemas.

INFLUENCIALa influencia es una estrategia que consiste en compartir la autoridad y apoyarse en las habilidades interpersonales para hacer que otros cooperen en la consecucin de metas comunes.El uso de las siguientes pautas puede influenciar a los miembros del equipo: Dirigir con el ejemplo y cumplir cabalmente los compromisos. Aclarar la forma en que se va a tomar una decisin. Utilizar un estilo interpersonal flexible y adaptarlo de acuerdo con la audiencia. Ejercer el poder con habilidad y cautela. Pensar en relaciones de colaboracin a largo plazo.

TOMA DE DECISIONESExisten cuatro estilos bsicos de toma de decisiones que los directores del proyecto utilizan normalmente: ordenar, consultar, consensuar y lanzar la moneda (aleatorio). Existen cuatro factores principales que afectan el estilo de la toma de decisiones: las restricciones de tiempo, la confianza, la calidad y la aceptacin. Los directores del proyecto pueden tomar decisiones individualmente o hacer que el equipo del proyecto participe en este proceso.

CONOCIMIENTOS POLTICOS Y CULTURALESLas polticas organizacionales son inevitables en los ambientes de trabajo debido a la diversidad de normas, antecedentes y expectativas de las personas implicadas en un proyecto. El uso hbil de la poltica y el poder ayudan al director del proyecto a tener xito. Por el contrario, ignorar o evitar la poltica del proyecto, as como el uso inapropiado del poder, pueden generar dificultades en la direccin de un proyecto.

NEGOCIACINLa negociacin es la estrategia que consiste en dialogar con las partes que tienen intereses compartidos u opuestos, con el propsito de lograr un compromiso o llegar a un acuerdo. La negociacin es una parte integral de la direccin de proyectos y, bien realizada, incrementa las probabilidades de xito del proyecto. Las siguientes habilidades y conductas son tiles para una negociacin exitosa: Analizar la situacin. Diferenciar entre necesidades y deseos, tanto suyos como de los otros. Centrarse en los intereses y asuntos ms que en las posiciones. Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser realista. Cuando se est haciendo una concesin, actuar como si se tratara de una concesin importante y no de una renuncia. Asegurarse siempre de que ambas partes se sientan como si hubiesen ganado. Esto es negociar en una atmsfera de tipo ganar-ganar. Nunca permitir que la otra parte sienta que le sacaron ventaja. Escuchar atentamente y explicar en detalle.

GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTOProcesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto. La participacin de los miembros del equipo en la planificacin aporta su experiencia al proceso y fortalece su compromiso con el proyecto.

El patrocinador del proyecto, trabaja con el equipo de direccin del proyecto y colabora en el financiamiento del proyecto, aclaracin del alcance, el monitoreo del avance y el ejercicio de influencia sobre otros interesados en ambas organizaciones, solicitante y ejecutante, para el beneficio del proyecto.

Planificar la Gestin de los Recursos HumanosEl proceso de identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, responsabilidades, habilidades requeridas, relaciones de comunicacin, as como crear un plan para la administracin del personal.

Beneficio: Establece los roles y responsabilidades del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan para la administracin del personal (cronograma para la adquisicin y liberacin del personal).

Para identificar los recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el xito del proyecto. Debe tener en cuenta y planificar la disponibilidad o la competencia por los recursos humanos escasos.

Plan de Gestin de los Recursos HumanosEs el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, y se crea el plan para la direccin de personal.

La planificacin de los recursos humanos se utiliza para determinar e identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el xito del proyecto. El plan de recursos humanos documenta los roles y responsabilidades dentro del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan para la direccin de personal, incluyendo el cronograma para la adquisicin y posterior liberacin del personal.

Los roles dentro del proyecto pueden designarse para personas o grupos. Tales personas o grupos pueden pertenecer o no a la organizacin que lleva a cabo el proyecto. Es posible que otros equipos de proyecto necesiten recursos con las mismas competencias o habilidades. Dados estos factores, los costos, cronogramas, riesgos, calidad y otras reas del proyecto pueden verse afectados considerablemente. Una planificacin eficaz de los recursos humanos debera considerar y prever estos factores, y desarrollar opciones relativas a los recursos humanos.Roles y responsabilidades. RolEtiqueta que describe la porcin del proyecto por la cual es responsable la persona: ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de negocios, etc.

AutoridadDerecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y firmar aprobaciones.

ResponsabilidadTrabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar para completar las actividades del proyecto.

CompetenciaHabilidades y capacidades requeridas para completar las actividades del proyecto.