MATERIA: ADMINISTRACION DE PROYECTOS

ALUMNO: EDGAR CHIÑAS PEREZ

TRABAJO: 1er. Parcial

PROFESOR: ING. Francisco Martinez

Capitulo 3. Iniciación Del Proyecto

3.1 Propósito del proceso de iniciación

La fase de iniciación del proyecto consiste en revisar la propuesta antes de realizar su planificación formal para verificar su pertinencia en relación con los objetivos de la organización donde se llevará a cabo, y aprobarlo en su caso, analizando, entre otros, el objetivo del proyecto, el producto que se va a entregar al final y los elementos del contexto en que se plantea y, en su caso, se desarrollará el proyecto.Dos elementos importantes a incluir en esta fase son el manejo de la autoridad y de la comunicación en un ambiente organizacional, los cuales son necesarios para sentar las bases que permitirán sacar adelante el proyecto a futuro.

3.2 Roles principales en el procesoROL RESPONSABILIDAD

a) Proponente del proyecto

Redactar el enunciado del trabajo a realizar y defender el proyecto.

b) Autoridad, individual o colegiada

Analizar la propuesta del proyecto y atender los intereses de la organización; redactar el acta del proyecto.

c) Administrador del proyecto

Solicitar los recursos necesarios para planificar el proyecto y lograr el compromiso formal del patrocinador con el mismo.

d) Patrocinador del proyecto

Apoyar con autoridad y recursos el proyecto y a su administrador desde su gestación hasta su término. Comprometerse plenamente con el esfuerzo.

e) Otros interesados

Estar presentes en el proceso y atentos al logro de sus intereses.

3.3 Proceso de iniciación

Se sugiere al lector remitirse al anexo del libro para ver el procedimiento de iniciación de proyectos.

La iniciación del proyecto es el primer proceso de su administración. Consiste en la autorización y el registro formal de un nuevo proyecto o de la continuación de la siguiente etapa de un proyecto en desarrollo; termina con la autorización y el otorgamiento de los recursos necesarios para planificarlo.

En una organización, se da inicio a un proyecto con base en una de las siguientes consideraciones: exigencia del mercado, necesidad de negocios, solicitud de un cliente, avance tecnológico, requisito legal, necesidad social.

Para iniciar formalmente un proyecto es necesario contar, entre otros, con la descripción del producto a lograr, la cual se presenta a la autoridad para su consideración.

Opcionalmente, en proyectos complejos y de mayor riesgo se deberá realizar un anteproyectoy un estudio de factibilidad. En el capítulo 2, inciso 2.2.6 de este texto, se presenta un método para verificar la factibilidad mercadotécnica, técnica, económica y financiera, que puede ser usado con ese fin.Para obtener la descripción del producto es preciso contar primero con los requisitos del cliente o destinatario. Asimismo, para desarrollar esta descripción conviene referirse a modelos, estándares o normas existentes aceptadas en la industria de que se trate.

Igualmente, el proceso de iniciación debe incluir la designación del administrador del proyecto y la identificación y compromiso del patrocinador. Una vez aprobado el proyecto, se deberá comunicar a los interesados que ha sido aceptado, así como su objetivo y el nombre y responsabilidades de su administrador. Para finalizar, se les llamará a colaborar con él.La organización deberá de contar con criterios propios para aprobar sus proyectos, así como con métodos de medición de sus beneficios y del tipo de comparación o calificación pertinente.

3.4 Documentos del procesoPara trabajar la iniciación del proyecto se utilizan dos documentos: el Enunciado del trabajo, como insumo, y el Acta del proyecto,1 como salida. Ambos se describen en los incisos siguientes.

Figura 3.1 Documentos del proceso de iniciación

Enunciado del Trabajo

Procesos de Iniciación Acta del Proyecto

3.4.1 Enunciado del trabajo

Es un documento que contiene:

EL OBJETIVO DE NEGOCIOS DEL PROYECTO. LA DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO A OBTENER. EL CONTEXTO EN EL CUAL SE PLANTEA EL PROYECTO, LO QUE PERMITIRÁ A LA AUTORIDAD SABER SI LA PROPUESTA

ES PERTINENTE EN RELACIÓN CON LAS METAS DE LA ORGANIZACIÓN.

Al final de este capítulo se presenta el enunciado del trabajo de tres casos de estudio. Se sugiere al lector elegir para su lectura y discusión el caso concreto que prefiera: de administración, de ingeniería o de tecnologías de información.

Se recomienda que la redacción del objetivo sea tipo SMART, es decir:

Específico. Medible. Alcanzable. Realista. En un Tiempo determinado.

La descripción del producto debe seguir las técnicas y los lineamientos establecidos para cada área de aplicación trabajados en el capítulo 2 de este libro.

El contexto del proyecto se obtiene del marco en que éste surge: contextual, de planificación estratégica, lineamientos institucionales, reforma organizacional, u otros, que permitan justificarlo.

Errores u omisiones cometidos frecuentemente

EL OBJETIVO NO ES TIPO SMART. EL BENEFICIO DE NEGOCIOS NO ESTÁ CLARAMENTE EXPLICITADO O NO ES ALCANZABLE. EL PRODUCTO NO HA SIDO DESCRITO CON LA PRECISIÓN REQUERIDA. LA PROPUESTA DEL PROYECTO NO COINCIDE CON LAS PRIORIDADES DE LA ORGANIZACIÓN. NO SE EXPLICITAN LOS LINEAMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN QUE PERMITEN JUSTIFICAR QUE EL PROYECTO SE LLEVE

A CABO.