ADMINISTRACION DE PROYECTOS

UNIDAD 1

Una actividad de ingeniería no-repetitiva de cualquier alcance.

Una actividad con objetivos definidos. Una actividad con puntos de inicio y

terminación claramente definidos. Una serie de actividades ligadas e

interrelacionadas para formar un resultado lógico.

Un conjunto de actividades y tareas que se extienden en un periodo de tiempo.

¿Qué es un proyecto?

Construcción a gran escala.◦ Estaciones eléctricas◦ Puentes y caminos.

Relacionados con manufactura.◦ Construcción de barcos.◦ Maquinas y herramientas.◦ Mantenimiento.◦ Inversiones mayores de capital.

Administrativos.◦ Introducción de nuevos productos.◦ Relocalizacion

Investigación y desarrollo.

Tipos de proyectos

Claramente definido. Planeado cuidadosamente. Bajo riesgo técnico. Plantación financiera cuidadosa. Habilidades apropiadas. Soporte administrativo. Un líder de proyecto dedicado. Equipo de trabajo bien motivado.

Características de un proyecto

Propuesta.◦ Conceptos básicos considerados.◦ Ideas específicas desarrolladas.

Evaluación inicial de viabilidad. Evaluación inicial de necesidad de recursos. Autorización del proyecto (provisional,

condicional, en firme).◦ Consideraciones comerciales.◦ Consideraciones financieras.◦ Consideraciones técnicas.

Implantación.

Etapas en un proyecto

Establecimiento de los objetivos del proyecto. Decisión de cómo se estructurará y se organizará

el proyecto. Desarrollo del plan formal detallado y descripción

de las actividades a desarrollar. Establecimiento de responsabilidades y

prioridades. Desarrollo de las etapas del plan, términos,

tareas, necesidad de recursos, fechas programadas e interdependencias.

Puesta en marcha, monitoreo y control.

Planeacion de proyectos

Juntas periódicas. Reporte de desempeño.

◦ Petit comité.◦ A nivel de equipo de proyecto.◦ A nivel de etapa del proyecto.

Administración y control de costos. Administración de tiempo. Administración de actividades terminadas

(pagos parciales por actividades terminadas).

Monitoreo y control del proyecto

PLANEACIÓN Y CONTROL SON LA CLAVE DEL ÉXITO.

Administrador del proyecto.◦ Responsabilidad global.

Líder del proyecto.◦ Responsable del equipo, como líder y contribuidor.◦ El equipo debe incluir ingenieros de proyecto y otras

personas indirectas de apoyo. Ingeniero de proyecto.

◦ Se asigna tareas específicas dentro del proyecto y tiene la responsabilidad de alcanzarlas en términos de expectativas técnicas, de costos y de tiempo.

Staff administrativo y técnico.

Recursos humanos en la Administración de Proyectos.

Responsable de cada una de las partes del proyecto.

Conlleva una responsabilidad… una autoridad también.

Tiene experiencia y un buen conocimiento del trabajo a realizar.

Tiene tiempo para:◦ Involucrarse en el proyecto.◦ Responsabilizarse de el.◦ Discutir problemas que se presenten.◦ Dirigir, monitorear y guiar al personal.◦ Energía y entusiasmo.

El Administrador del proyecto.

El ingeniero de proyecto necesita combinar habilidades de diferente tipo:◦ Habilidades administrativas.

Administración de recursos. Análisis y control financiero. Control legal, administrativo y contractual.

◦ Habilidades propias de la tarea. Planeación. Estimación. Monitoreo, control y dirección

◦ Habilidades motivacionales Como participante del equipo. Como líder de equipo.

◦ Se espera competencia profesional y técnica.

Habilidades del Ingeniero de Proyecto.

¿Quién se involucrara? ¿Cuáles son sus responsabilidades y como

se integran al proyecto? ¿Cuáles son las líneas de comunicación y

que procedimientos se siguen? ¿Qué tipo de experiencia necesitan los

miembros? ¿Nivel educativo? ¿Niveles técnicos?

¿Qué estilo de liderazgo es apropiado? ¿Cómo funcionara el equipo?

Recursos Humanos dentro del Proyecto.

Identificación de objetivos. Detallar actividades y tareas. Establecer la red lógica de interrelación de estas

actividades. Estimar la necesidad de recursos de cada actividad (mano

de obra, equipo, material, costos, etc.). Refinamiento detallado del plan y establecimiento del

camino critico. Establecimiento de las bases. Activación del plan. Monitoreo del progreso. Acciones de retroalimentación para mantener el proyecto

en curso. Finalizar el proyecto y revisión critica de resultados.

Elaboración del Plan.

Establecimiento de la red lógica de actividades. Estimar los tiempos de las actividades. Calculo de las fechas anticipadas de terminación. Comparación de ello con la fecha requerida del

proyecto. Refinamiento del plan y/o administrar situaciones

para que las escalas de tiempo anticipadas y requeridas se conjunten.

Indicación clara en caso de que las fechas requeridas sean difíciles o imposibles de alcanzar.

Recordar que un buen plan ayudara de soporte para discutir las fechas posibles de terminación.

Manejo del tiempo.

Métodos empíricos. Graficas de Gantt. CPA / CPM (Critical Path Analysis, Critical

Path Method). PERT (Programme Evaluation and Review

Technique).

Métodos de Plantación de Proyectos.

Muestra duración de etapas y actividades. Registros de avances pronosticados y

actuales de actividades. Ayuda a monitorear el control del

proyecto. Limitaciones:

◦ No muestra interdependencia de actividades.◦ Dificulta al mostrar actividades largas en el

proyecto.◦ Problemas para manejar proyectos complejos

donde existen variaciones grandes en la duración de actividades.

Graficas de Gantt.

Hacia delante◦ Calcular el tiempo mas próximo en el cual un

nodo puede alcanzarse, tomando nota del camino mas largo a ese nodo, si hay varios.

Hacia atrás◦ Trasladarse desde el ultimo nodo para calcular

el tiempo mas tardío al cual una actividad puede iniciar.

◦ Establecer el tiempo mas tardío para las siguientes actividades.

Terminología de Redes

El camino critico.◦ Aquella ruta de inicio a fin del proyecto donde el

tiempo mas próximo y el mas tardío son los mismos.

Holgura.◦ Cantidad de tiempo que cualquier actividad no

critica puede retrasarse sin afectar el progreso global del proyecto.

Terminología de Redes

Inicialmente, cada actividad se planea para realizarse en su tiempo de inicio mas próximo.◦ Esto puede no ser optimo en términos de recursos.

La nivelación de recursos puede manipularse moviendo las actividades dentro del periodo de holgura, tomando en cuenta:◦ Limitaciones totales o individuales de recursos.◦ La necesidad de programación es una parte especifica de

la red.◦ Si el movimiento de actividades no resuelve el conflicto,

puede ser necesario adquirir mas de los recursos escasos.

Usando la holgura constructivamente

Si se requiere alguna contingencia, incluirla dentro del camino critico.

Contingencia en actividades no-criticas es un desperdicio.

Especial atención a la holgura de cada actividad (no se acumula a lo largo de la red).

Precauciones en el Manejo de la Holgura.

Unidades◦ Usualmente, días, medios días u horas.◦ La decisión depende en la resolución requerida

y en la escala del proyecto.◦ Debe ser la misma a través de la red.

La duración estimada de las actividades no deben anticipar trabajo extra o recursos adicionales.

Los tiempos requieren:◦ Tomar en cuenta practicas de trabajo seguras.◦ Ser independientes de la fecha de terminación

del proyecto.

Estimación de Tiempos.

Estimaciones individuales de tiempo.◦ Basados en la experiencia.◦ Calculados a partir de datos tabulados.◦ Basados en comparaciones.

Estimación de tres tiempos.◦ Frecuentemente mas realista.◦ Usado en PERT.◦ Se utiliza en cada actividad.◦ Facilita el calculo de la duración estadística mas

probable de cada proyecto.

Duración de las actividades

La red ayuda a planear y programar las necesidades de tiempo y de los recursos en gral.◦ Mano de obra◦ Maquinaria◦ Materiales◦ Dinero◦ Espacio instalaciones en general

Para programar los requerimientos de recursos es necesario saber:◦ Cantidad y tipo de recursos requeridos por actividad.◦ Disponibilidad general de los recursos.◦ Necesidades especificas

Programación de Recursos

Necesidad de definir las unidades de los recursos. Pueden incluirse diferentes recursos en una

actividad. Los recursos pueden usarse en mas de un

proyecto a la vez; en tal caso se requiere plantación conjunta.

Los recursos pueden tener una tasa promedio de utilización durante periodos pico.

La programación es un equilibrio entre los recursos limitados y las limitaciones de tiempo.

Programación de Recursos

Los niveles de riesgo e incertidumbre varían con la naturaleza del proyecto, los administradores, los ingenieros de proyectos así como con las circunstancias bajo las cuales se realiza el proyecto.

Si se quiere éxito en un proyecto, es importante poner atención a aquellos aspectos que pueden resultar en no alcanzar las metas propuestas.

La admón.. de riesgos depende en la habilidad del ingeniero del proyecto que observa las variables que pueden ir en decremento del proyecto; así como en el desarrollo de planes para manejar y limitar sus efectos.

Naturalmente, variables como presiones de tiempo, presupuestos rebasados, fallas técnicas y humanas son usualmente dominantes.

Riesgo e Incertidumbre en los Proyectos.

¿El proyecto es simple o complejo? ¿Cuántas actividades? ¿Se relacionan? ¿Se entiende el proyecto? ¿Qué experiencia esta disponible en el área de trabajo? ¿El equipo del proyecto esta bien establecido? ¿Las metas del proyecto están bien definidas? ¿Se ha desarrollado un buen plan? ¿Se han establecido bien las unidades de recursos y de

tiempo? ¿Qué restricciones de recursos se encontraran? ¿Se han desarrollado las ordenes de trabajo adecuadas? ¿Qué tipo de comunicación se requiere?

Un vistazo a las áreas riesgosas

Satisfacen necesidades de habilidades especiales y ayudan proporcionando recursos cuando los de casa son finitos, escasos o sin el conocimiento técnico requerido.

Los contratistas están en l negocio para ganar utilidades por si mismos, ofreciendo servicios y habilidades; desde luego, en primera instancia cuidan sus propios intereses.

Así, los contratos requieren establecer las directrices que gobernaran y limitaran la relación entre las compañías involucradas.

Se requiere especificaciones claras, aunque estas pueden variar en detalle de acuerdo a la naturaleza especifica del proyecto y las circunstancias sobre las que que se llevara a efecto.

Contratos y Contratistas

Los puntos a considerar incluyen:◦ Habilidades y experiencia del contratista.◦ Reputación del contratista en el área de trabajo, así como

una evidencia clara de su éxito en áreas relacionadas.◦ Estabilidad financiera de la compañía.◦ El estilo/actitud/enfoque de la administración y la mano

de obra del contratista.◦ El desempeño del contratista en términos de entregas a

tiempo, dentro del presupuesto, integridad de proyectos realizados.

◦ El tamaño de las compañías involucradas.◦ Términos de pago.◦ Capacidad en reversa de la firma contratante.

Selección de Contratistas

Arreglos verbales Documentos formales escritos que

contemplan todos los detalles relevantes: especialmente preparados.

CONTRATOS:◦ Entre el cliente y el contratista principal.◦ Entre el contratista y los sub-contratistas.◦ Contratos de responsabilidad individual.

Contratos

Para que exista un contrato, debe haber una intención de hacerlo entre las partes.

Términos y condiciones:◦ Se deben especificar bien a bien los términos,

especificando lo que se proporcionara y lo que se ganara.◦ Debiera incluir una oferta definitiva (mas que una lista de

precios).◦ La aceptación por la partes, lo hace ser sancionado por

sistema legal.◦ Pueden existir limites en la oferta, después de los cuales

establezca el contrato.◦ Debiera incluirse una especificación clara y completa.◦ Es necesario conocer los términos y condiciones en que

se celebrara.

Algunas Consideraciones Legales

◦ Puede especificarse por una o ambas compañías.◦ Puede usarse modelos estándar de contratos.◦ Los términos deben incluirse condiciones de pago,

especialmente donde los pagos están en función directa del trabajo terminado.

◦ En caso de contratos para organizaciones en particular, cumplir con las normas.

◦ Es importante dejar establecido la cascada de responsabilidades y la frecuencia de pagos donde existen varios subcontratistas.

◦ Necesidad de incluir cláusulas de entrega de trabajos a satisfacción del cliente.

◦ El nivel de riesgo e incertidumbre en la estimación de costos debe contemplarse, toda vez que ambas partes deben establecer como se resolverán las diferencias.

◦ Los términos de desempeño deben incluirse: Tiempos de terminación Cláusulas penales Estándares de mano de obra

Algunas Consideraciones Legales