ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE

CALIDAD

Actividad 5: Elementos Clave para el éxito al implantar

un Sistema de Gestión de Calidad

Mario Alberto Granados Vélez

EFICIENCIA ORGANIZACIONAL

La eficiencia se relaciona con la

necesidad de supervivencia de la

organización y busca

incrementos a través de

soluciones técnicas y

económicas de sus clientes, se

enfocan en ellos y mejoran sus

procesos par ofrecer el producto

o servicio de la mas alta calidad

Una organización eficiente debe

centrar su interés en los

procesos clave que proporcionan

a sus clientes un producto o

servicio.

¿Cuál es la misión?

¿Qué mejoras

puedo ofrecer

a mi cliente?

Se satisfacen las

necesidades de mi cliente

ORGANIZACIÓ

N

Necesidades

de

clientes

En que negocio esta

la organización

Productos o servicios que ofrece

Quienes son mis clientes

FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL

La filosofía organizacional es uno de los elementos principales para el perfecto y exitoso funcionamiento de una organización, esto conlleva a una distinción, reconocimiento y competitividad en el área o sector en el que se desempeñe. (Dr. Joseph M. Juran

El objetivo es cumplir con una serie de reglas y normas con el fin de una eficaz producción y proyección , haciendo que sus miembros se sientan parte de la organización (Dr. Edwards Deming 1900-1993), es decir, que se comprometan con su labor u objetivo. La componen un gran numero de valores y cualidades como: Respeto

Honestidad

Solidaridad

Trabajo en equipo

Etc.

Filosofía Organizacional

Creencias

ValoresNormas

CREACIÓN DE UN ENFOQUE AL CLIENTE

El enfoque al cliente es el primer principio en el que se basa el sistema de gestión de la calidad en ISO-9001, donde la política y los objetivos de calidad están definidos y fijados siguiendo el principio básico del enfoque del cliente y que comprenden sus creencias, estilo de vida y sus valores para después proporcionárselos; las organizaciones eficientes sobreviven gracias a que escuchan a sus clientes y traducen la información que obtienen de ellos y alinean sus procesos clave de negocio para respaldar esos deseos.

Feigenbaum, explica que el éxito de la organización depende de entender bien y satisfacer las necesidades y expectativas actuales y futuras de los clientes y usuarios finales; ya que solo el cliente es quien puede determinar si un producto servicio satisface sus necesidades, requerimientos o expectativas.

Enfoque

hacia el

cliente

LIDERAZGO ORGANIZACIONAL

El liderazgo organizacional se basa en la habilidad del líder para orientar el trayecto a seguir, a través de la estimulación, de todas las áreas que conforman un sistema de organizaciones; potenciando al máximo cada una de ellas y logrando la satisfacción de las necesidades de la empresa. En otras palabras el líder tiene la obligación de alinear esta expectativa en tres niveles: las metas y los objetivos generales de la organización, los procesos de la misma, y la manera en que los individuos que la integran efectúan sus actividades; deben definir los sistemas y las normas que respalden las metas y objetivos generales

John Maxwell establece que el liderazgo representa la capacidad para mejorar a las personas de un área mediante la orientación de un líder

PL

AN

IFIC

AC

IÓN

ES

TR

AT

ÉG

ICA

En esta etapa se

detallan las metas y

objetivos que

deben lograrse

para cumplir la

misión .

Su propósito es

alinear la manera

en que se

satisfacen las

necesidades de los

clientes mediante

las actividades

cotidianas de

negocios, con los

valores, la misión ,

la visión y las

metas de la

organización

Es el proceso de desarrollo e implementación de planes

para alcanzar propósitos u objetivos.

Se identifica como eliminar deficiencias dentro de la

organización sumado al desarrollo y cumplimiento de la

misión organizacional de manera consistente con su

visión y valores

Gestión de R.H

Desarrollo

Recompensas

Planificación

Reclutamiento Selección

Orientación Integral

Capacitación

Evaluación

DE

SA

RR

OL

LO

YA

DM

INIS

TR

AC

IÓN

DE

LO

SR

EC

UR

SO

SH

UM

AN

OS

Las organizaciones

eficientes utilizan

equipos de trabajo

para resolver los

problemas y

mejorar los

procesos.

Los integrantes de

estos equipos

deben confiar en

que sus talentos,

habilidades y tipos

de personalidad

serán apreciados y

aprovechados en

su beneficio Consiste en construir y mantener un entorno de

excelencia en la calidad para habilitar mejor a la fuerza de trabajo en la consecución de los objetivos de calidad de desempeño operativo de la empresa.

Las organizaciones eficientes cuentan con practicas correctas respecto de sus recursos humanos. La participación de los líderes proporciona a los empleados el conocimiento y las habilidades que necesitan para realizar su trabajo y generar un valor para el cliente

Este ciclo de mejora continua se apoya de sistemas de reconocimiento y recompensas que motiven a sus empleados

MEDICIÓN DEL ÉXITO ORGANIZACIONAL

Una de las principales metas de los sistemas de medición consisten en proporcionar a los lideres una perspectiva multidimensional y cualitativa de la organización ; constituyen un elemento de enorme importancia en el proceso de planificación estratégica, ya que permite a la organización evaluar el avance en sus metas y objetivos.

Las mediciones de desempeño son herramientas a partir de las cuáles los líderes pueden vincular su estrategia con las operaciones cotidianas, los sistemas de medición permiten que: Se determine la brecha entre el desempeño actual y el que

desean lograr

Determinar la causa raíz de la brecha

Determinar las acciones correctivas para eliminar las causas raíz de las brechas.

Determinar si la accion correctiva elimino la causa raiz y contribuyoo a disminuir la brecha del desempeño actual al anterior

ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS

Se refiere a la planeación y manejo de las actividades necesarias para lograr un alto nivel de desempeño en los procesos de negocio clave, así como identificar las oportunidades de mejorar la calidad y el desempeño operativo y la satisfacción del cliente.

Comprende todos aquellos diseños de procesos para desarrollar y entregar los productos y servicios que satisfagan las necesidades de los clientes. Procesos para creación de valor (dan lugar a la creación de productos

Procesos de soporte (crean valor dentro de la organización, no al producto)

Los procesos clave en la administración de procesos son: Diseño, Control, Mejora.

HE

RR

AM

IEN

TA

SY

TÉ

CN

ICA

SD

EA

DM

INIS

TR

AC

IÓN

DE

PR

OC

ES

OS

La lluvia de ideas y

el análisis de

paretos ayudan a

identificar donde se

deben enfocar los

esfuerzos de

resolución de

problemas; la alta

dirección debe

participar en todo el

proceso, desde la

capacitación hasta

la implementación

ya que son ellos los

que deben marcar

el rumbo de la

organización.

“Mejora continua y

solución de

problemas”

La función principal es la de ayudar a las personas que integran la organización a aplicar estas técnicas en un formato de resolución de problemas.

Algunas de estas técnicas son: Diagramas de causa-efecto (Ishikawa)

Hojas de comprobación (verificación)

Gráficos de control

Histogramas

Diagramas de paretos

Diagramas de dispersión

Estratificación

El éxito de estas herramientas radica en la capacidad para ser aplicadas en un amplio rango de problemas, desde el control de calidad hasta las área de producción, marketing y administración.

Algunas de estas técnicas ayudan al equipo a analizar y organizar la relación entre datos cualitativos. Otras permiten clarificar interrelaciones, establecer prioridades y planificar tareas complejas para alcanzar una meta. Son útiles para mejorar procesos, productos y sistemas.

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Los proyectos tienen tres características básicas: desempeño, costo y tiempo.

La propuesta de un proyecto propicia una comprensión general de ¿Qué se necesita?, ¿Qué , ¿Porqué?, ¿Quién?, ¿Cuando?, ¿Dónde? y ¿Cómo? se va a realizar.

Se debe tener cuidado de garantizar que los proyectos se elijan adecuadamente para apoyar la misión y las metas de una organización y una vez elegido debe ser bien atendido por el equipo de trabajo para garantizar que se termine con éxito, ya que los proyectos pobremente manejados son costosos y se desperdicia tiempo, dinero y otros recursos.

Etapas para realizar un proyecto: Inicio del proyecto.

Planeación.

Ejecución.

Control.

Conclusión.

RESULTADOS DE NEGOCIO

Las organizaciones eficientes reconocen la necesidad de examinar los resultados generales del negocio con el fin de determinar si la estrategia que han desarrollado y las acciones que han tomado están ayudando a prosperar el negocio.

Las auditorias están diseñadas para evaluar las actividades, practicas, registros o políticas de una organización y determinan si una organización tiene la capacidad de cumplir o superar un estándar y de igual forma detectan cuales procesos, políticas, procedimientos y practicas son efectivas y cuales no.

Dichas auditorias pueden enfocarse en el desarrollo y diseño de productos, adquisición de materiales, facturación, levantamiento de pedidos o producción.

ÁREAS CLAVE PARA LA EFICIENCIA

ORGANIZACIONAL

Para recapitular: se analizaron algunas de las áreas clave para la eficiencia organizacional:

• Eficiencia Organizacional

• Filosofía Organizacional

• Creación de un enfoque al cliente

• Liderazgo organizacional

• Planificación estratégica

• Desarrollo y administración de los recursos humanos

• Medición del éxito organizacional

• Administración de procesos

• Herramientas y técnicas de administración de procesos

• Administración de proyectos

• Resultados del negocio

Estas áreas están apoyadas por una organización orientada a procesos con una administración enfocada a la mejora de sistemas; el conocimiento para crear una organización eficiente es crucial, pero la eficiencia depende del desempeño eficiente de los individuos que integran la organización