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ADMINISTRACIÓN DE UN HOSTAL INFORMACION INICIAL: BREVE DESCRIPCION DEL SISTEMA Se desea realizar un sistema automatizado con el propósito de reducir los costos de un hostal a partir de un incremento del control y mejoramiento del servicio al cliente. Un hostal está organizado en habitaciones. Las habitaciones pueden diferir unas de otras según tipo y categoría. El tipo de habitación se refiere al número de huéspedes que pueden alojar: simples, dobles y triples. La categoría clasifica a las habitaciones según su equipamiento (frío bar, televisor, aire acondicionado, DVD, etc.). Existen tres categorías y es necesario registrar el equipamiento correspondiente a cada una de ellas. El administrador de hostal define para cada habitación: número, piso, tipo, categoría. Los precios por noche y recargo por hora vencida (tiempo adicional que ocupa un huésped fuera de los reservados) los establece en función de estos dos últimos criterios. Una habitación puede estar en un período dado, en

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alguno de los siguientes estados: Disponible, Reservada, en Mantenimiento u Ocupada. El administrador del hostal define los servicios que brinda el hostal. El sistema tiene definido tres tipos de servicios, y el administrador debe especificar cuáles incluye de cada uno, sus tarifas e impuestos. Los tipos de servicio permitidos son: • Alimentación: Desayuno, Almuerzo y

Comida. Pueden existir diferentes tipos de menú para cada tipo de alimentación, pero la tarifa y los impuestos son fijos por tipo de alimentación, independientemente de la oferta.

• Llamadas locales e internacionales: las primeras se tarifan por número y las segundas por duración.

• Lavado y planchado: Se tarifan por pieza y el impuesto es del total.

Además del proceso de registro de las características del hostal y los servicios que brinda, el sistema automatizado tiene que soportar los procesos de reserva, hospedaje y facturación.

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Proceso de reserva La recepcionista del hostal es la encargada de hacer una reservación, que puede solicitar el cliente por teléfono o personalmente. Para ello el cliente le informa a la recepcionista: Nombre del huésped, tipo y categoría de habitación, fecha programada de hospedaje y período de hospedaje. En ese instante el sistema, de forma automática, le presenta a la recepcionista un conjunto de habitaciones en estado "Disponible" para la fecha solicitada y trata de llegar a un acuerdo con el cliente. Si el huésped ya estuvo en el hostal en una habitación con esas mismas características y está disponible para el período solicitado, se presenta con una marca como habitación propuesta, para que la recepcionista la pueda tener en cuenta cuando negocia con el cliente. Cuando una habitación es seleccionada, queda en estado "Reservada" para el periodo de hospedaje. Como lo más importante para el hostal es el huésped, además de sus datos personales (Identificación y Teléfono), se lleva un registro de sus aficiones de lectura (genero de preferencia), música (tipo) o televisión (canales de preferencia) con el propósito de

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acondicionar las habitaciones de acuerdo a sus gustos. Todos los días, el ama de llaves consulta en la mañana al sistema, para obtener un listado de las habitaciones que serán ocupadas en el día y las preferencias de los huéspedes con el objetivo de acondicionarlas. Un huésped, a través de la recepcionista, puede cancelar una solicitud de reservación. Este hecho queda registrado porque al Gerente le interesa conocer la frecuencia con la que ocurre esta situación. Proceso de hospedaje Cuando un huésped llega a alojarse, se produce un registro de hospedaje en el que se especifica la forma de pago. Esta forma de pago puede ser directa (si lo pagan los mismos huéspedes) o indirecta (si lo paga una empresa o un tercero). Cuando el tipo de pago es directo, hay que definir si será en efectivo o con tarjeta. Cuando el tipo de pago es indirecto, se registra el nombre de la empresa o tercero y su RUC. El encargado del restaurante, la telefonista y el ama de llaves tienen acceso al sistema al registrar los servicios de alimentación, llamadas

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telefónicas, lavado y planchado de ropa que utilicen los huéspedes. En cada caso se registra la fecha y hora del servicio y el monto total a facturar al huésped cuando se retire del hostal. Cuando un huésped se retira del hostal, su habitación pasa automáticamente de "Ocupada" a "En mantenimiento". El ama de llaves, cuando concluye la limpieza y acondicionamiento de una habitación, cambia la condición de "En mantenimiento" a "Disponible". Proceso de facturación Automáticamente cuando se registra la salida de un huésped, se elabora su factura. La factura se entrega al cliente si el pago es directo y cuando éste paga, se registra este hecho en el sistema. En la factura se tiene en cuenta el monto total por alojamiento y los servicios utilizados; además, se analiza si hay un pago por sobreestadía, en cuyo caso también a aparece en la factura. El administrador del hostal necesita obtener la lista de facturas por cobrar (Facturas que se corresponden con la forma de pago indirecta). Después de realizar la gestión de cobro, él

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actualiza la situación de las facturas poniéndolas como cobradas. Otra de las funcionalidades que debe contemplar el sistema, es permitir obtener reportes sobre el estado de ocupación del hostal, ingresos por concepto (alojamiento / servicios por tipo), solicitudes que realizan el administrador y el gerente del hostal. PROFESOR: MSC Luis Serna Jherry Lima – Perú