Administracin del Procuramiento Del Proyecto

La Administracin del Procuramiento del Proyecto incluye los procesos requeridos para la

adquisicin de bienes y de servicios de afuera de la organizacin ejecutora. Por simplicidad, los

bienes y servicios, ya sea un o muchos, sern referidos de ahora en adelante como el producto. La Figura 12.-1 provee un vista general de los siguientes procesos principales:

12.1 Planeacin de la Procuracin es determinar que procurar y cuando 12.2 Planeacin de la Solicitacin es documentar los requerimientos del producto e

identificar fuentes potenciales.

12.3 Solicitacin es obtener cotizaciones, licitaciones, ofertas, u otras propuestas como sea apropiado.

12.4 Seleccin de Fuentes es escoger de entre los vendedores potenciales. 12.5 Administracin del Contrato es administrar la relacin con el vendedor. 12.6 Cierre del Contrato- es la terminacin y arreglo final del contrato, incluyendo la

resolucin de cualquier tem abierto.

Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos en otras reas de conocimiento

tambin. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de uno o ms individuos o grupos de

individuos basado en las necesidades del proyecto. Aunque los procesos se presentan aqu como

elementos discretos con interfases bien definidas, en la practica estas se pueden traslapar e

interactuar de maneras que no se detallan aqu. Las interacciones de procesos se discuten en

detalle en el Captulo 3, Administracin de los Procesos del Proyecto.

La Administracin de la Procuracin del Proyecto esta discutida desde la perspectiva del

comprador en la relacin comprador-vendedor. La relacin comprador-vendedor puede existir a

muchos niveles en un solo proyecto. Dependiendo del rea de aplicacin, el vendedor puede ser

llamado contratista, un vendedor, o un proveedor.

El vendedor administrara de manera tpica su trabajo como un proyecto. En tales casos:

El comprador se convierte en el cliente y es por lo tanto un partido interesado clave

para el vendedor.

El equipo administrativo del vendedor se deber de preocupar con todos los

procesos de la administracin del proyecto, no solo con esos de su rea de

conocimiento.

Los trminos y condiciones del contrato se convierten en entradas claves para

muchos de los procesos del vendedor. El contrato puede en realidad contener las

entradas (e.g., entregas principales, hitos claves, objetivos de costo) o puede limitar

las opciones del equipo de proyecto (e.g., aprobacin del comprador sobre

decisiones de staffing es muchas veces requerido en proyectos de diseo).

Este captulo asume que el vendedor es externo a la organizacin ejecutora.

La mayora de la discusin, sin embargo, es igualmente aplicable a acuerdos

formales planteados con otras unidades de la organizacin ejecutora. Cuando se involucran

acuerdos informales, los procesos descritos en la Administracin de Recursos Humanos, Captulo

9, y Administracin de las Comunicaciones del Proyecto, Captulo 10, son ms probables de

aplicar.

12.1 Planeacin de la Procuracin

La planeacin de la procuracin es el proceso de identificar que necesidades del proyecto pueden

ser mejor cumplidas al procurar productos o servicios de afuera de la organizacin ejecutora. Esto

involucra considerar si hay que procurar, como procurar, cuanto procurar, y cuando procurarlo.

Cuando el proyecto obtiene productos y servicios de afuera de la organizacin ejecutora, el

proceso desde la planeacin de la solicitacin (Seccin 12.2) hasta el cierre del contrato (Seccin

12.6) ser ejecutado una para cada producto o tem de servicio. El equipo administrativo del

proyecto deber buscar soporte de especialistas en las disciplinas de contratacin y procuramiento

cuando sea necesario.

Cuando el proyecto no obtiene los productos y servicios desde afuera de la organizacin

ejecutora, el proceso desde de la planeacin de la solicitacin (Seccin 12.2) hasta el cierre del

contrato no deber ser ejecutado. Esto ocurre mucho en proyectos de investigacin y desarrollo

cuando la organizacin ejecutora es reacia a compartir tecnologa del proyecto, y en otros

proyectos ms pequeos hechos en casa, cuando el costo de encontrar y administrar un recurso

externo puede exceder los ahorros potenciales.

Figura 12-1. Vista General de la Administracin del Procuramiento del Proyecto

12.1 12.2 12.3

Planeacin de la Procuracin Planeacin de la Solicitacin Solicitacin

.1 Entradas .1 Entradas .1 Entradas

.1 Declaracin del alcance .1 Plan de administracin de la procuracin .1 Documentos de procuracin

.2 Descripcin del producto .2 Declaracin(es) de trabajo .2 Listas de vendedores calificados

.3 Procuramiento de recursos .3 Otras salidas de planeacin .2 Herramientas y Tcnicas

.4 Condiciones de mercado .2 Herramientas y Tcnicas .1 Conferencias de proponentes

.5 Otras salidas de planeacin .1 Formas estndar .2 Publicidad

.6 Restricciones .2 Opiniones expertas .3 Salidas

.7 Suposiciones .3 Salidas .1 Propuestas

.2 Herramientas y Tcnicas .1 Documentos de procuracin

.1 Anlisis de comprar-o-fabricar .2 Criterios de evaluacin

.2 Opiniones expertas .3 Actualizaciones a la declaracin de trabajo

.3 Seleccin del tipo de contrato

.3 Salidas

.1 Plan de administracin de la procuracin

.2 Declaracin(es) de trabajo

12.4 12.5 12.6

Seleccin de Fuentes Administracin del Contrato Cierre del Contrato

.1 Entradas .1 Entradas .1 Entradas

.1 Propuestas .1 Contrato .1 Documentacin contractual

.2 Criterio de evaluacin .2 Resultados de trabajo .2 Herramientas y Tcnicas

.3 Polticas organizaciones .3 Requisiciones de cambio .1 Auditoras de procuracin

.2 Herramientas y Tcnicas .4 Facturas del vendedor .3 Salidas

.1 Negociacin de contratos .2 Herramientas y Tcnicas .1 Archivos de contrato

.2 Sistemas de pesaje .1 Sistema de control de cambios al contrato .2 Aceptacin formal y cierre

.3 Sistema de filtros .2 Reportes de desempeo

.4 Estimativos independientes .3 Sistemas de pago

.3 Salidas .3 Salidas

.1 Contrato .1 Correspondencia

.2 Cambios al contrato

.3 Requisiciones de pago

Administracin del

Procuramiento del Proyecto

La planeacin de la procuracin deber incluir tambin la consideracin de potenciales

subcontratistas, en particular si el comprador desea ejercitar algn grado de influencia o control

sobre las decisiones de subcontratacin.

12.1.1 Entradas a la Planeacin de la Procuracin

.1 Declaracin del alcance. La declaracin del alcance (vase la Seccin 5.2.3.1) describe

las fronteras corrientes del proyecto. Este provee informacin importante sobre las

necesidades del proyecto y estrategias que se deben tener en cuenta para la planeacin

de la procuracin.

.2 Descripcin del producto. La descripcin de producto del proyecto (descrito en la

Seccin 5.1.1.1) provee informacin importante sobre cualquier tema tcnico o

preocupaciones que se debern tener en cuenta durante la planeacin de la procuracin.

La descripcin del producto es generalmente ms amplia que una declaracin de trabajo. Una

descripcin de trabajo describe de forma definitiva del producto final del proyecto; una declaracin

de trabajo (discutida en la Seccin 12.1.3.2) describe la porcin de ese producto que ser proveida

por un vendedor para el proyecto. Sin embargo, si la organizacin ejecutora escoge procurar el

producto entero, la distincin entre los dos trminos se vuelve discutible.

.3 Procuramiento de recursos. Si la organizacin ejecutora no dispone de un grupo formal

de contratacin, el equipo de proyecto tendr que proveer tanto los recursos como la

experiencia para dar soporte a las actividades de procuramiento.

.4 Condiciones de mercado. El proceso de planeacin de la procuracin debe considerar

que productos y servicios estn disponibles en el mercado, de quien, y bajo que trminos y

condiciones.

.5 Otras salidas de planeacin. Hasta el grado que estn disponibles otras salidas de

planeacin, estas se debern de considerar durante el proceso de planeacin de la

procuracin. Otras salidas de planeacin que se debern considerar incluyen costos

preliminares y estimados de programacin, planes de administracin de la calidad,

proyecciones de flujo de caja, la estructura de desglose de trabajo, riesgos identificados, y

el plan de staffing.

.6 Restricciones. Las restricciones son factores que limitan las opciones del comprador. Una

de las restricciones mas comunes para muchos proyectos son la limitacin de fondos.

.7 Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para propsitos de planeacin, sern

consideradas como verdaderas, reales, o ciertas.

Entradas Herramientas & Tcnicas Salidas

.1 Declaracin del alcance .1 Anlisis de comprar-o-fabricar .1 Plan de administracin de la procuracin

.2 Descripcin del producto .2 Opiniones expertas .2 Declaracin(es) de trabajo

.3 Procuramiento de recursos .3 Seleccin del tipo de contrato

.4 Condiciones de mercado

.5 Otras salidas de planeacin

.6 Restricciones

.7 Suposiciones