Administración En una página

INTRODUCCIÓN

Administración en una página puede sonar como banal, pero en realidad es una

forma novedosa de hacerlo, partiendo de la base en que se simplifican las cosas

para una mayor efectividad a la hora de hacer y de tomar decisiones. En realidad

no es una técnica para hacer menos, por el contrario, se hace más pero de tal

manera que en lugar de llenarse de trabajo hay más tiempo para otras actividades

inherentes a la administración cual es la de prevenir, organizar, programar y, claro,

administrar.

Así, el libro, que no tiene más de 100 páginas, se puede convertir en un manual

para hacer las cosas sencillas sin que se pierda la calidad de la labor

administrativa (o gerencial). Además, se lee fácilmente, se comprende la fábula

que quieren contar los autores, aunque, como en todas las fábulas, nunca se sabe

qué tipo de negocio es la empresa, que, como siempre, tiene muchísimos

empleados que hacen muchas cosas, pero nunca sin decir qué exactamente. Pero

por eso, es una fábula ideada para enseñar.

GLOSARIO

ADMINISTRACIÓN: es la ciencia social y técnica encargada de la planificación,

organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros,

materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de

obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social,

dependiendo de los fines perseguidos por la organización1.

INFORMACIÓN: Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen

un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe

dicho mensaje.

ÉXITO: Se considera una victoria estratégica en el campo militar. Se asocia con la

vida social con un significado parecido.

FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO: Cuando un gerente (o algún ejecutivo) define el

éxito, debe determinar cuáles factores son realmente importantes para sacar a la

empresa adelante.

INFORME DE ENFOQUE: Uno de los tres informes que sugieren los autores para

el correcto uso de la información. Habla de las metas inmediatas para lograr sacar

“adelante” la empresa.

INFORME DE RETROALIMENTACIÓN: Es el segundo informe de una página de

la Administración en una página en el que aparte de las metas, se incluye la

supervisión del trabajo realizado.

INFORME DE GERENCIA: Es el tercer informe sugerido por los autores. en él se

habla de los resultados de las acciones propuestas. Se incluyen las buenas o

malas noticias en torno a esos mismos resultados.

DESEMPEÑO: Concepto integrador del conjunto de comportamientos y resultados

obtenidos por un colaborador en un determinado período. El desempeño de una

persona se conforma por la sumatoria de conocimientos (integrados por

1 Las referencias para este glosario fueron tomadas de Wikipedia. http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n consultado en Octubre 13 de 2012.

conocimientos aprendidos tanto a través de estudios formales como informales), la

experiencia práctica, y las competencias.

RESUMEN

El libro Administración en una página de Riaz Khadem y Robert Lorber, nos

muestra la conveniencia del buen manejo de la información dentro de la empresa.

Pero esa información, es lo que dan a entender los autores, no es la cantidad sino

la calidad de la misma. De esto depende que un buen directivo pueda tomar las

decisiones correctas y encaminar a su empresa por los senderos del buen

desempeño (traducido en ganancias y permanencia en el mercado). Pero la forma

que tienen los autores de sugerir el manejo de la información implica que se debe

saber delegar de tal manera que cada nivel en el organigrama tenga que hacer

realmente lo que le toca y no lo que incumbe a otros estratos dentro de la

jerarquía. Esa misma información hará que la cabeza de una empresa deba

confiar en sus subalternos y éstos a su vez en los suyos. Al final todos ganan

porque lo que haga el nivel más bajo podrá saberlo el nivel más alto, si sabe

utilizar los informes en una página que sugieren los autores.

ABSTRACT

This book, One page Management, written by Riaz Khadem and Robert Lorber,

show us why it is convenient to use correctly the information inside the Enterprise.

But that information it is not quantity but quality. For this is important that a good

CEO can take his own right decisions and lead his Enterprise into a good

development (this means profits and to remain in the market). But the authors

advice that a good CEO can know how to delegate in his crew. This because each

crew member has to know how to do without doing other crew member tasks. For

that a CEO has to beleive and trust in his crew and their information. At the end

everybody win and all each one does everybody know. This if a good CEO knows

how to use the información in a page as the authors suggest.

ANÁLISIS

Hace unos días leí un libro sobre los desafíos del Siglo XXI2 en los que Peter

Drucker afirma que el administrador de hoy no tiene por qué todo sobre una

empresa; pero sí de las dinámicas para el manejo de personal; que se conozca a

sí mismo sus capacidades, sus debilidades y la forma cómo aprovechar cada cosa

para, de esa manera, cumplir bien su papel de administrador para el futuro. Esto

es, una mentalidad abierta a los cambios -cada día más acelerados- y saber

acomodarse a esos cambios, sacar provecho de las experiencias; pero con una

mirada abierta para aceptarlos y aprovecharlos, no sólo para bien propio, sino de

la empresa y, de la comunidad.

Ahora con este libro en las manos veo que Trucker no está mal enfocado al hablar

de aprovechar cada cosa para cumplir con su buen desempeño. Los autores de

este libro3 definen la información como una de las mayores herramientas a la hora

de administrar; pero esta información no se puede quedar en informes

mamotréticos que escasamente se pueden leer; sino en informes de gestión

cortos, concisos y claros. Esto permitirá al nuevo gerente dedicarse a idear las

estrategias y acciones para “sacar adelante” su empresa sin “perder” tiempo en la

lectura de informes e informes.

Esto implica un cambio de mentalidad en todos aquellos que conforman una

empresa. Ya no es sólo el hacer por hacer sino sentirse parte de un engranaje

cuyo fin es la permanencia de una empresa en el mercado; y en donde cada

persona de la empresa se convierte en importante para el logro de los objetivos.

Lo que puedo comprender de la lectura de este libro es que cada ejecutivo de una

empresa debe aprender a manejar la información, no tanto en una página, pero sí

lo más simplificada posible de tal manera que no se convierta en una odisea

encontrar los verdaderos indicativos de la gestión de la empresa.

2 DRUCKER, Peter. Los desafíos de la gerencia para el siglo 21. Grupo Editorial Norma. Bogotá. 1999. 239p.3 KHADEM, Riaz y Robert Lorber. Administración en una página. Grupo Editorial Norma. Bogotá. 2007. 101p.

En otra página, el señor Khadem, habla de medir el progreso de acuerdo con la

visión de la empresa para así tener un derrotero que le permita llevar a cabo esa

administración que proponen en el libro. Esa visión, igual que los informes de una

página, se debe convertir en una norma para todos los integrantes de la empresa.

Hacer que la comprendan y sepan aplicarla a través de sus desempeños e

informes.

Esta visión se puede ejecutar a través de lo que el autor llama un “Árbol de

Visión”, en el que se acomodan (también en una página) todos los indicadores que

se pretenden mejorar en un futuro.4

Una vez conseguido esto, mejorar la visón, se debe proceder a la “alineación total”

en donde se debe trabajar por conseguir que esa visión se convierta en realidad. Y

no sólo eso, dadas las condiciones económicas y sociales del mundo, esa visión

deberá estar enfocada, ya no en el éxito, sino en el bienestar de la humanidad.5

Para hacer esto, el gerente de hoy, debe adoptar los “cuatro pasos” que le

permitan identificar los factores críticos de éxito. Estos pasos deben estar acordes

con los ideales de todo un grupo (aquí es donde se encuentran Tucker y Khadem,

en que todo sea para interés de un grupo: Tucker habla de una sociedad, Khadem

habla de un conglomerado). A partir de ahí el éxito, según el ideal de todos deberá

ser la meta (en otros la visión) de la empresa y del grupo social en el que está

inmersa.

¿Qué no me parece? Que seguimos adscritos al pensamiento neoliberal de éxito;

es decir, ganancias para los accionistas y dueños de las empresas… Tucker

afirma que esto ya no es la visión empresarial actual pues las sociedades deben

“mirar” más hacia el bienestar general que a las ganancias personales.

Además, los autores de “Administración en una página” catalogan el éxito más

de carácter económico en empresas gigantes en las que se habla de cientos (si no

4 KHADEM, Riaz. Measure your progress toward your visión. En Leader’s Edge. tomado de la página: http://onepagemanagement.com/pdf/measure_your_progress_toward_your_vision_-_ama.pdf visitada en Octubre 13 de 2012.5 KHADEM, Riaz. Alineación total: cómo convertir la visión de la empresa en realidad. 2ª Edición. Grupo Editorial Norma. Bogotá. 2008.184p.

miles de empleados) con competidores igual de grandes y en mercados muy

amplios; muy al final se da una idea del valor del empleado (que cada día es más

escaso gracias a los recortes presupuestales y las políticas de mayor ganancia

con menor gasto) en el sentido de hacer bien las cosas.

CONCLUSIÓN

Cada vez que tengo en mis manos un libro acerca de la administración lo leo y

miro que los autores por lo general son norteamericanos, reyes del liberalismo

salvaje y que proponen estrategias para sus propias empresas donde los

empleados hacen parte de la misma (sentido de pertenencia) y reciben sus

salarios y sus reconocimientos (hasta donde sé, el salario en Estados Unidos es

integral, lo de su pensión sale de sus propio bolsillos; no reciben liquidación) y

pueden trabajar hasta el momento del retiro (y hasta más tiempo si se sienten

capaz). Empresas que, según una clasificación de la revista “Entrepeneur” se

catalogan como pequeñas industrias cuando tienen por lo menos cien empleados

hasta grandes empresas (como XCorp) en donde el gerente general (CEO: Chief

Executive Officer) no tiene una idea aproximada de cuántos hacen parte de la

misma.

Entonces hago la comparación y pienso que esos conceptos bien podrían

aplicarse en nuestro entorno, pero siempre en detrimento de los trabajadores

quienes, a diferencia de las empresas norteamericanas, no disponen de tantas

prebendas como aquellos y más bien su capacidad de compra (que es la esencia

de todo esto: comprar lo que se produce, pero si no hay capacidad de compra lo

que se produce queda en inventario y las empresas colapsan) es mucho más baja.

Y por ahora, a diferencia de lo que ambos autores proponen: una visión para el

futuro global, tiene poca posibilidad ya que el liberalismo (y por eso lo llamaron

salvaje) lo único que permite es abrir más la brecha entre los que tienen y los que

no.