Administracion Financiera Unidad 3

8/12/2019 Administracion Financiera Unidad 3

1/21

Administracin ActivaUnidad 3. OrganizacinPrograma desarrollado

Licenciatura en Gestin y Administracin de PyME1

Licenciatura en:

Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas (PyMES)

Programa de la asignatura:

Administracin Activa

Clave:

080920413

ESAD


2/21



ndice

Unidad 3. Organizacin ..................................................................................................... 3

Presentacin de la unidad .............................................................................................. 3

Propsitos ...................................................................................................................... 3

Competencia especfica ................................................................................................. 3

3.1. Conceptos, importancia y principios de la organizacin ........................................... 4

3.1.1. Concepto de organizacin .................................................................................... 4

Actividad 1. Tu concepto de organizacin ...................................................................... 7

3.2. Elementos de la organizacin .................................................................................. 7

3.2.1. Etapas de la organizacin .................................................................................... 8

3.2.2. Jerarquizacin ...................................................................................................... 8

3.2.3. Departamentalizacin ......................................................................................... 10

3.2.4. Descripcin de funciones.................................................................................... 14

3.2.5. Actividades y obligaciones .................................................................................. 15

3.2.6. Coordinacin ...................................................................................................... 15

Actividad 2. Funciones y actividades ............................................................................ 16

Autoevaluacin ............................................................................................................. 17

Evidencia de aprendizaje. Organizacin de una empresa ............................................ 19

Autorreflexiones ........................................................................................................... 20

Cierre de la unidad ....................................................................................................... 20

Para saber ms........................................................................................................ 20

Fuentes de consulta ..................................................................................................... 21


3/21



Unidad 3. Organizacin

Presentacin de la unidad

Durante esta unidad, estudiars la organizacin en el sentido estricto de la administracin

de empresas.

Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa, resultan de suma

importancia, pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organizacin se refiere

a la forma en el a que estructuran, conforme las condiciones de la empresa, los recursos

para alcanzar los objetivos planteados. En esta unidad revisars los elementos que se

deben considerar al momento de organizar una empresa.

Propsitos

Al finalizar la unidad identificars el principio de organizacin en las empresas y aplicars

los conceptos de organizacin para utilizar de una manera eficiente los recursos con los

que cuenta una empresa ya establecida o implementar tus propios recursos al emprender

un nuevo negocio.

Competencia especfica

Analizar las etapas de la organizacin para su aplicacin en el desarrollo del proceso,

mediante el uso de los principios bsicos de la administracin activa.


4/21



3.1. Conceptos, importancia y principios de la organizacin

Una organizacin es un sistema planteado con el fin de llegar a metas deseadas y

objetivos comunes. Las organizaciones tienen claros estos objetivos y esto les permite

tener un panorama amplio de las posibilidades para conseguirlos.

3.1.1. Concepto de organizacinEs un sistema de interaccin entre seres humanos, trabajos y direccin para lograr la

elaboracin de un producto u ofrecer un servicio, su objetivo principal es la buena

comunicacin y alcanzar una meta o propsito comn.

Para Cardoza (2007) la organizacin consiste en una misin de estructuracin con el fin

de obtener la mayor cohesin posible en situaciones complejas, por ejemplo los costos,

dominio de la tecnologa, necesidad de nueva infraestructura, variables para la toma de

decisiones, entre otros.

Los procesos formalizados de organizacin de una empresa tratan de realizar los

siguientes pasos lgicos:

Redefinicin de la misin de conjunto (planes yobjetivos)

Distribucin de funciones o unidades de actividadprincipales (divisin en departamentos y funcionesde apoyo)

Divisin de niveles (distribucin deresponsabilidades y poderes formales, para elestablecimiento de un organigrama)

Operatoria de integracin del conjunto paracompensar las divisiones (procedimientos ydispositivos de coordinacin)

Estructuracin de actividades individuales,descripcin de puestos de trabajo, objetivos yfunciones individuales, etctera) (p.56).


5/21


6/21



Los principios de la organizacin:

Al crear una empresa, lo esencial es establecer la relacin que debe de existir entre los

principios bsicos del desarrollo del nuevo sistema que se va a establecer, con el fin de

elegir un mtodo viable y ptimo para la empresa.

Estos principios bsicos son:

I. La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas. Es necesario tener

claro las funciones de cada puesto ya que se garantiza el cumplimiento de las

mismas, por ejemplo un repartidor de mercanca tiene la funcin de entregar

satisfactoriamente el producto a los puntos de venta establecidos.

II. La agrupacin de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

Esto es cuando se clasifican, se delimitan responsabilidades y se asignan tareas

con el fin de llegar a la meta deseada en la empresa.

III. La asignacin de cada grupo de actividades aun administrador dotado de la

autoridad (delegacin) necesaria para supervisarlo. Cada rea o departamento

debe de contar con una persona que sea el responsable del trabajo que ah se

realice, por ejemplo el jefe de rea de sistemas en una empresa, tiene la

responsabilidad de entregar sus formatos digitales, de hacer funcionar sus

recursos electrnicos por medio de la gente que est a su cargo.

IV. La estipulacin de coordinacin horizontal (en un mismo o similar nivel

organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una divisin y undepartamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.

Importancia de la organizacin:

El proceso de organizacin se compone de diferentes pasos, el conjunto de dichos pasos

permiten que los objetivos de la empresa se logren y as se validan los procesos de sta;

entonces, se dice que la organizacin bien planteada y analizada est bien administrada.

Por tanto, es muy importante que al crear una empresa se establezca un plan de

organizacin que indique cmo inicia, cules sern los objetivos a alcanzar y en cuntotiempo se lograrn.

Los principales pasos de la organizacin son:

- Plantear los objetivos a corto y largo plazo ya que son los que marcan las pautas

para el trabajo a elaborar.

- Definir prioridades de la empresa y crear los objetivos de la misma.


7/21



- Realizar y cumplir con los objetivos.

- Control en las tareas desempeadas.

Actividad 1. Tu concepto de organizacin

En esta actividad analizars la importancia del proceso de organizacin dentro de la

administracin, para ello:

1. Investigaen fuentes confiables, libros o internet informacin sobre elproceso de organizacin para fortalecer tus conocimientos

2. Con base en los resultados de tu investigacin y el contenido revisado,elaboratu propio concepto de organizacin y su importancia.

3. Entraal Foro: Tu concepto de organizaciny compartetu trabajo.

4. Revisalas aportaciones de tus compaeros(as), compara sus opiniones conlas tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un dilogo fructferoy de cercana.

*Consulta la rbrica de foro que se encuentra en la pestaa Material deApoyo.

3.2. Elementos de la organizacin

Una empresa se debe de componer de los siguientes elementos:

Primeramente delos objetivos, estos deben ser especficos y generales. Los objetivosgenerales presentan la adquisicin de fondos o ganancias, la prestacin de los servicios,

entre otros. Mientras que los especficos la atraccin del cliente, el crecimiento del capital,

etc.

Los factores de la produccin son aquellos agentes que intervienen en la produccin dela organizacin, como por ejemplo los factores del medio ambiente, labores de produccin

y el capital.


8/21



La direccin es el proceso de obtener los mejores resultados posibles por medio delcumplimiento de metas individuales y departamentales de la empresa.

Y por ltimo los recursosque se divide en materiales (edificio, papelera, muebles,

instalaciones, instrumentos y herramientas, etc.), inmateriales (marca, clientes, nombre dela empresa y canales de distribucin), y recursos humanos (conjunto de personas que

colaboran en la empresa).

3.2.1. Etapas de la organizacin

Al llevar a cabo la organizacin de una empresa se establece la manera especfica de

trabajar y la estructura con la que contar la misma. La organizacin de una empresa,

implica las siguientes etapas:

3.2.2. Jerarquizacin

Es el orden ascendente o descendente del personal en una organizacin de acuerdo a

sus funciones, con esto se forma la estructura de la empresa y en los rangos altos o de

importancia es donde se toman las decisiones. Se agrupan de acuerdo al grado deresponsabilidad.

En una empresa la jerarquizacin depende totalmente del tamao de la misma, de ella se

derivan las reas o departamentos de los que estar constituida y las labores especficas

que desempearn y que servirn de apoyo o complemento con los otros departamentos

de la empresa. Cada uno de estos departamentos contar con un lder que ser el

encargado de verificar que todas las funciones se desempeen bien, por ejemplo:

Divisin deltrabajo

En esta etapa se debenlimitar y establecer lasactividades delpersonal de la empresa

Coordinacin

Regularizar losrecursos y esfuerzosdel personal de laempresa, con el fin de

lograr sincronizacin enel desarrollo deobjetivos.

Jerarquizacin

Desempear el trabajoen la organizacin pororden de nivel ojerarqua.


9/21



En el departamento de mercadotecnia se encuentra el jefe de rea que encabezar a los

auxiliares en mercadotecnia quienes tendrn la responsabilidad de verificar los precios,

comercializacin, promocin y estar al pendiente de lo que sucede con los consumidores.

Los auxiliares a su vez dirigirn a un grupo de vendedores que estarn a cargo de un reaespecfica y sern los encargados de llegar a los clientes finales. Adems del rea de

mercadotecnia deben existir otras, como recursos humanos, produccin y administracin,

entre otras; cuyos lderes sern los encargados de tomar las decisiones finales y

responsabilizarse de ellas.

Departamento de mercadotecnia

Jefe de rea

Mercadlogo Mercadlogo Mercadlogo

Vendedor

Clientes

Vendedor VendedorVendedor Vendedor Vendedor


10/21


11/21



Departamentalizacin por funcin empresarial:regularmente este tipo dedepartamentalizacin de hace en grandes empresas ya que se agrupan actividades de

acuerdo a las principales funciones de la empresa.

Elaboracin de un

producto

Matutino Vespertino Nocturno

Operador 2

Operador 1

Operador 3

Operador 1 Operador 1



Presidente

Vicepresidente

Recursos Humanos Produccin Mercadotecnia Finanzas


12/21



Departamentalizacin territorial o geogrfica: esta distribucin se presenta cuando laempresa crece y se crean varias sucursales o plantas.

Por ejemplo los bancos, las compaas de telfonos mviles, los establecimientos de

comida rpida, entre otros.

Departamentalizacin por cliente:se basa en la agrupacin de actividades de acuerdo

a las personas a quien van dirigidas las labores efectuadas.

Por ejemplo una tienda departamental.

Departamentalizacin por proceso:regularmente es utilizada en empresas industriales,ya que por medio de encadenamientos en la produccin se distribuye de manera

equitativa el equipo o maquinaria utilizada.

Por ejemplo en una empresa automotriz al fabricar un automvil se encadenan los

procesos de produccin, ya que no se puede realizar uno sin haber terminado otro.

Gerencia general

Sucursal Norte Sucursal Sur Sucursal Este Sucursal Oeste

Gerente

Auxiliar

administrativo

Departamento de

juguetes

Departamento

de damas

Departamento

de comida

Departamento

de blancos


13/21



El siguiente diagrama muestra este proceso:

Departamentalizacin por productos:se basa en el proceso de produccin deproductos o lnea de produccin.

Por ejemplo en una empresa que elabora pan:

Departamentalizacin matricial: se combina la departamentalizacin por producto y lade funciones, y su principal ventaja es que los expertos intercambian experiencias para

lograr mejor calidad.

Por ejemplo:

Estructura-

carrocera

Gerente general

Jefe de rea Jefe de rea

Jefe de proyecto A

Jefe de proyecto B

Jefe de proyecto C

Fundicin Prensas Pintura Montaje Calidad

Produccin

Harina

Aceite

Conservadores


14/21



Departamentalizacin virtual: la tecnologa disminuye el tiempo en los procesosadministrativos ya que se forma una red y acelera la toma de decisiones. Anteriormente la

coordinacin para el trabajo era por medio de tren, telegramas, automviles, telfono,

copiadoras y fax, pero con la llegada de las nuevas tecnologas de la comunicacin e

informacin ese proceso cambi a las redes computacionales y en la actualidad resultamucho ms fcil crear una comunicacin por medio de herramientas cibernticas que

agilizan la economa y los procesos de las empresas.

3.2.4. Descripcin de funciones

Primero, es necesario precisar que una funcin es una actividad o un papel que

desempea una persona, entonces, una funcin administrativa son varias acciones

comunes que brindan a la empresa los recursos y servicios para realizar y alcanzar sus

metas.

Por lo tanto, se considera al proceso administrativo como un todo en la organizacin de la

empresa ya que las funciones administrativas adems de ser fundamentales son dirigidas

por los gerentes, sea cual sea la rama de la misma.

Las funciones administrativas son realizadas por los directivos, los jefes de departamento

y de oficina, por los supervisores, operadores, auxiliares administrativos, entre otros. Por

ejemplo en una pequea empresa es necesario tener claras las funciones para laadquisicin de productos, la gestin de nuevos productos, las ventas, las compras, el

manejo de personal y la publicidad.

Gerente general

Coordinador de rea

Coordinador de rea

Coordinador de rea

Coordinador de rea


15/21



3.2.5. Actividades y obligaciones

La delimitacin clara y precisa, de funciones y responsabilidades, en todos los niveles

jerrquicos de la organizacin, es de suma importancia ya que garantiza la funcionalidad

de la misma.

Es importante aclarar la diferencia entre actividades y funciones. Primeramente las

actividades son pasos a seguir para la realizacin de una tarea, y al cumplir varias de

estas tareas se forma una funcin. Las funciones son los roles formados dentro de la

empresa y son hechas para crear objetivos.

Las personas responsables de cada uno de los departamentos o de la empresa en s, son

las encargadas de promover, regularizar y examinar las acciones de su rea.

Por ejemplo en una empresa una actividad administrativa son las compras, el encargado

de este departamento tiene la responsabilidad de comprar lo necesario para que la

produccin salga a tiempo y en buenas condiciones.

Algunas actividades son:

Facilitar ayuda a todos los niveles jerrquicos para la realizacin ptima del

trabajo.

Auxiliar en las unidades funcionales de la organizacin.

Analizar las condiciones de trabajo de su rea de acuerdo a los procedimientos de

la organizacin.

Proponer medidas de mejora para el trabajo realizado.

y algunas obligaciones:

Determinar recursos materiales y humanos para lograr los objetivos.

Llevar un seguimiento de mejoras en la organizacin.

Realizar reuniones peridicas con personal del rea y externa a ella.

Cumplir con los objetivos de la organizacin.

3.2.6. Coordinacin

Coordinar es crear acuerdos y unin entre los departamentos de la empresa para lograr elbuen funcionamiento y la superacin de la misma. Es proporcionar a cada rea sus

funciones para que se cumplan los objetivos de manera positiva.

La coordinacin aplica los siguientes principios de la administracin: mando,

representacin, divisin de trabajo, entre otros.


16/21



La importancia de la coordinacin se refleja en los resultados que aportan las reas o

equipos de trabajo, ya que se presentan con una buena calidad y excelentes aportaciones

a la organizacin de la empresa. Entonces la coordinacin une diferentes departamentos

para cumplir tareas compartidas.

El lder de la organizacin tiene la responsabilidad y la autoridad de coordinar las

funciones que se desempean en la empresa. Se presenta una coordinacin vertical

cuando el gerente organiza y coordina las acciones de los departamentos de la empresa,

ya que realiza una autoridad directa con los responsables del rea. En cambio se

presenta una coordinacin horizontal cuando los jefes de las diferentes reas o

departamentos coordinan funciones entre s para armonizar las interrelaciones de cada

departamento.

Un gerente coordina el trabajo de una empresa adems de que planifica y dirige los

proyectos para su ejecucin, se apoya de otras reas de la empresa para tomar

decisiones que lleven a la solucin de problemas. Por ejemplo, es el encargado derealizar reuniones peridicas para asignar las tareas que se deben de realizar para lograr

un proyecto.

La diferencia entre un directivo y un gerente es que este primero regularmente es el

propietario de la empresa, mientras que el directivo general es la persona encargada

dirigir los procedimientos de la empresa.

Actividad 2. Funciones y actividades

En esta actividad identificars las funciones y actividades del rea de la empresa

seleccionada, para ello:

1. Seleccionaalguna de las reas de la empresa que has investigado desde laUnidad 1.

2. Identificaqu tipo de estructura jerrquica tiene, las funciones y actividades decada uno de los empleados que integran el rea.

3. Integra la informacin en un archivo de texto y gurdalocon la siguiente

nomenclatura: ADMA_U3_A2_XXYZ. Envalo al seccin de tareas y esperaretroalimentacin de tu Facilitador(a).


17/21



AutoevaluacinUna vez finalizada la unidad, realiza la autoevaluacin correspondiente a los temas quehas revisado durante esta unidad. No olvides leer con atencin las preguntas paraseleccionar la respuesta correcta.

1. Sistema diseado especficamente para cumplir con las metas y objetivos de laempresa.

a. Organizacinb. Organigramac. Control

2. La entidad social u organizacin informal es:

a. Donde las personas se conjuntan para lograr los objetivos de la empresa.b. Donde se conjunta un equipo de trabajo para realizar tareas.

3. Definicin de organizacin formal

a. Es la iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinadosobjetivos.

b. Organizar, estructurar y destinar los recursos, definir los rganos encargadosde la administracin y fijar sus atribuciones e interrelaciones.

4. Cuando se disea una empresa se debe elegir un mtodo factible para lograr losobjetivos de la misma.

FalsoVerdadero

5. La organizacin est compuesta por pasos independientes que logran losobjetivos:

Falso,Verdadero

6. Son los agentes que intervienen en la produccin de la organizacin

a. Direccinb. Factores de produccin.


18/21



7. Los recursos materiales son:

a. Edificio, papelera, muebles, instalaciones, instrumentos y herramientas.b. Marca, clientes, nombre de la empresa y canales de distribucin.

c. Conjunto de personas que colaboran en la empresa.

8. Elementos de la organizacin

a. Objetivos, control, direccin y planeacin.b. Objetivos, factores de produccin, direccin y recursos. Correcto al

interactuar estos elementos se logran los objetivos establecidos.c. Planeacin, objetivos y direccin.

9. La divisin del trabajo, la coordinacin y jerarquizacin son etapas de la

organizacin.

Falso.Verdadero.

10. Cul es la etapa de la organizacin donde se establecen las actividades delpersonal de la empresa?

a. Coordinacinb. Divisin del trabajo

11. La jerarquizacin Depende del tamao de la empresa para poder llevarse acabo?

Falso.Verdadero.

12. Qu es la departamentalizacin?

a. Permitir a los empleados que laboren en varios departamentos para que

estn involucrados en todos los procesos.b. Concentrar labores para concretar departamentos y lograr que estos cuenten

con una especializacin.


19/21



13. Una funcin administrativa es la importancia que se le da a un cargo dentro de laempresa.

Falso.

Verdadero.

14. Definicin de coordinacin:

a. Disear un plan en el cual se plantean objetivos y acciones. Incorrecto, estees el concepto de planeacin.

b. Establecer acuerdos y asociacin entre los departamentos de la empresapara lograr el buen funcionamiento.

15. La importancia de la coordinacin recae en unir los departamentos para cumplir

en colaboracin con las tareas.

Falso.Verdadero.

Evidencia de aprendizaje. Organizacin de una empresa

Con esta evidencia de aprendizaje, recapitulars todo lo que has revisado a lo largo dela asignatura, para elaborarla:

1. Imagina que vas a iniciar una pequea empresa, decide el sector en el quequieres incursionar y elaborael proyecto donde describas cmo estarestructurada.

Al momento de integrar tu proyecto, contempla los siguientes puntos:

Determina la actividad y el giro de la empresa

Define los objetivos

Plantea las estrategias que seguirs para alcanzar dichos objetivos

Delimita las reas de la empresa

Elaborar el organigrama

Nombra las funciones y actividades de cada rea

2. Guardatu proyecto como ADMA_U3_EA_XXYZ; y envalo a tu Facilitador(a)


20/21



Autorreflexiones

Una vez finalizada la Unidad 3, realiza la autoevaluacin correspondiente a los temas quehas revisado durante esta unidad.

Para realizar la autoevaluacin: Entra al aula y da clic en Autoevaluacin.

}

Cierre de la unidad

Felicidades!, haz finalizado la unidad y recuerda que la organizacin es fundamental para

cualquier organizacin ya que apoya al progreso y creacin de procesos ejercidos,

tomando como base las funciones de en las cuales se fundamenta la organizacin. La

organizacin es de suma importancia en una empresa ya que de aqu dependen las

actividades y la obtencin de los bienes o servicios ofrecidos por la empresa.

Para saber ms

Para que reine la armona entre las diversas partes del organismo material o social....se

necesita no solamente un buen programa y una buena organizacin, sino tambin una

coordinacin realizada en todo momento.

Henri Fayol

Recuerdaque debes haceruna Autorreflexin al terminar la autoevaluacin. Paraello, ingresaal forode Preguntas de Autorreflexin, consulta las preguntas que tuFacilitador(a) formule y a partir de ellas elaboraun archivo con tu Autorreflexincon la nomenclatura ATR_U3_XXYZ. Envatu archivo mediante la herramienta

Autorreflexiones.


21/21

Administracion Financiera Unidad 3

Documents

Transcript of Administracion Financiera Unidad 3