ADMINISTRACION INDUSTRIAL

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LOGISTICA I

CLASE 3 : COMPRAS

COMPRAS : CONCEPTO

Es el área funcional de la empresa encargada de adquirir los materiales necesarios para las operaciones de la empresa, en la cantidad necesaria, en el momento y lugar precisos, de la calidad adecuada y al precio más conveniente, asegurando la continuidad de las operaciones.

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ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La organización sirve para cumplir las funciones involucradas en el sistema, controlándolas y efectuando revisiones periódicas que permitan actualizándolas de acuerdo a las innovaciones y cambios en la tecnología o a la política general de la empresa.

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PLAN DE COMPRAS

Es el programa de compras a realizar en un periodo determinado, ya sea de materias primas, materiales, productos terminados y otros. Se le llama también presupuesto de compras.

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POLITICAS DE COMPRAS

Vamos a considerar las siguientes:

1) Lote por lote

2) Cantidad fija de reorden

3) Periodo fijo de reposición

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LOTE POR LOTE

Con esta política se compra cada mes la cantidad que se necesita, se trabaja sin existencias y depende del proveedor y su eficiencia en el abastecimiento.

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MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 1200

FEB 1400 1400

MAR 1850 1850

ABR 2300 2300

MAY 2780 2780

JUN 3000 3000

JUL 3200 3200

AGO 2450 2450

SEP 2150 2150

OCT 1750 1750

NOV 1300 1300

DIC 1100 1100

CANTIDAD FIJA DE REORDEN

Según esta política, el lote estaría definido por la capacidad de transporte, facilidad de embalaje y presentación. En ocasiones se debe a factores externos o indicaciones del proveedor. En el cuadro, vemos que el proveedor puede abastecer lotes de 4000 unidades.

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MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 0 4000 2800

FEB 1400 2800 1400

MAR 1850 1400 4000 3550

ABR 2300 3550 1250

MAY 2780 1250 4000 2470

JUN 3000 2470 4000 3470

JUL 3200 3470 270

AGO 2450 270 4000 1820

SEP 2150 1820 4000 3670

OCT 1750 3670 1920

NOV 1300 1920 620

DIC 1100 620 4000 3520

CANTIDAD FIJA DE REORDEN

EN BASE A LA DEMANDA PROYECTADA Y A LA PROVISION EN EL QUE EL proveedor puede abastecer lotes de 5000 unidades. COMPLETE EL CUADRO, INDIQUE LOS MESES DE COMPRA Y LOS STOCKS FINALES.

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MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 0 5000

FEB 1400

MAR 1850

ABR 2300

MAY 2780

JUN 3000

JUL 3200

AGO 2450

SEP 2150

OCT 1750

NOV 1300

DIC 1100

CANTIDAD FIJA DE REORDEN

SOLUCION

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MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 0 5000 3800

FEB 1400 3800 2400

MAR 1850 2400 550

ABR 2300 550 5000 3250

MAY 2780 3250 470

JUN 3000 470 5000 2470

JUL 3200 2470 5000 4270

AGO 2450 4270 1820

SEP 2150 1820 5000 4670

OCT 1750 4670 2920

NOV 1300 2920 1620

DIC 1100 1620 520

PERIODO FIJO DE REPOSICIÓN

Se revisa las existencias en una fecha determinada y se ordena reponer para un determinado periodo, pudiendo depender de los intereses de la empresa y la capacidad de almacenaje. De tener proyectada la demanda, se podrá solicitar de manera bimestral, trimestral, etc.

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MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 0 2600 1400

FEB 1400 1400 0 0

MAR 1850 0 4150 2300

ABR 2300 2300 0 0

MAY 2780 0 5780 3000

JUN 3000 3000 0 0

JUL 3200 0 5650 2450

AGO 2450 2450 0 0

SEP 2150 0 3900 1750

OCT 1750 1750 0 0

NOV 1300 0 2400 1100

DIC 1100 1100 0 0

PROCESO DE COMPRA

Debido a los montos invertidos de dinero, a la cantidad de artículos comprados y al carácter legal de los acuerdos llegados con los proveedores, se hace necesario establecer un proceso de compras, asegurando el flujo de materiales. Los aspectos que se deben considerar para desarrollar un proceso de compras consistente son los siguientes:

Recepción de la solicitud de productos

Selección de proveedores

Emisión de la orden de compra

Seguimiento y recepción de la orden

Liquidación de facturas

Mantenimiento de registros 14

Recepción de la solicitud de productos

La solicitud de productos es un documento que establece una necesidad a satisfacer y es con este documento que se da inicio al proceso de compras.

La solicitud puede referirse a materia prima, insumos u otros materiales y es elaborado por las áreas funcionales de la empresa para la ejecución de sus actividades diarias. De acuerdo al stock existente en almacén y considerando la política establecida (punto de reposición) se procederá a la compra.

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Recepción de la solicitud de productos

Los datos básicos de una solicitud son:

Fecha de emisión

Descripción del artículo con su nombre

Cantidad pedida y unidad

Fecha máxima de llegada del producto

Utilización que se le dará al artículo

Existencia disponible

Consumos históricos

Lugar de entrega

¨Área solicitante

Firma autorizada

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Recepción de la solicitud de productos

Existen algunos tipos de solicitudes que requieren un trato especial o diferenciado. Por ejemplo:

Solicitudes Urgentes

En algunos casos se reciben pedidos marcados como urgentes debido a cambios inesperados en la demanda (tendencia, moda, situación económica, campañas, etc.) o por mala planificación.

Solicitudes por cantidades pequeñas

Existen casos que los pedidos son por cantidades o montos menores que su costo de tramitación pero que deben ser satisfechos para evitar malestar en la organización. Se pueden aplicar los siguientes métodos: 1) persuadir al área solicitante para que incremente o estandarice las cantidades. 2) de contar con tiempo de entrega, reunir adquisiciones pequeñas hasta acumular un lote mínimo económico.3) Establecer un calendario de adquisiciones.

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Selección de proveedores

Cuando la solicitud de compra es aprobada, el siguiente paso es identificar al o los proveedores que suministrarán el producto. Para ello se siguen los siguientes pasos:

a) Selección de posibles proveedores

No todos los proveedores son aptos para abastecer el material solicitado. Para ello debemos recurrir a los registros históricos, catálogo de proveedores y fuentes virtuales.

b) Solicitud de cotización

Una vez identificados los posibles proveedores, se realiza la solicitud de cotización en la que se le hace conocer la necesidad de la empresa y se pide información sobre las condiciones de pago, tiempo y calidad para satisfacerla 18

Selección de proveedores

La información que debe contener la solicitud de cotización es:

-Fecha de emisión

-Descripción del artículo

-Cantidad y unidad

-Fecha de vencimiento en la recepción de cotizaciones

-Fecha máxima de llegada al punto de entrega

-Punto de llegada

La información solicitada en este documento es:

-Precio

-Condición de pago

-Plazo de entrega 19

Modelo cotización

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Selección de proveedores

c) Selección del proveedor

Una vez recibidas las cotizaciones, se genera un cuadro comparativo que permitirá su análisis. El criterio para seleccionar al proveedor debe basarse en el precio, plazo de entrega, grado de cumplimiento, calendario de pago propuesto, calidad del producto, etc.

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Modelo cuadro comparativo

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Emisión de la orden de compra

El proveedor seleccionado recibirá la orden de compra de la empresa. Este documento establece una relación contractual entre el comprador y el vendedor. El vendedor esta obligado a suministrar los productos en los plazos establecidos y el comprador al pago de dicho producto según calendario acordado.

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Emisión de la orden de compra La orden de compra es el documento más importante emitido por el área de compras y debe contener la siguiente información:

-Fecha de emisión

-Número correlativo

-Razón social y dirección del proveedor

-Descripción del artículo, código, norma

-Cantidad y unidad

-Lugar y fecha de entrega

-Precio

-Firmas autorizadas

-Otros

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Emisión de la orden de compra

Las cláusulas más comunes contenidas en una OC son:

1) La aceptación de los productos está sujeta a la inspección de calidad.

2) De no recibir los productos en el plazo estipulado, se procederá a cancelar la orden.

3) Si el precio no está estipulado en la orden, la facturación se hará a un precio no mayor al pagado en la última transacción.

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Modelo Orden de Compra

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Seguimiento y recepción de la orden

Una vez generada la OC, se inicia la labor de seguimiento, que debe estar enfocada en los artículos considerados críticos; es decir, aquellos que pueden paralizar la producción o generar pérdidas de ventas. Esta labor culmina cuando los artículos son recepcionados en el almacén de la empresa posterior a su inspección. En la recepción se verifican cantidades, estado de conservación. Se detectan faltantes, deteriorados, en mal estado, productos que no fueron pedidos, entre otros. Esta información le sirve al área de compras para gestionar el envió posterior de faltantes o el descuento en la factura del proveedor.

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Liquidación de facturas

Consiste en la comprobación y aprobación de las mismas. Las diferencias resultan de comparar la factura con la orden de compra y el informe de recepción debe ser comunicado al vendedor para su corrección y ajuste.

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Modelo Factura

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Mantenimiento de registros Los registros o archivos se llevan con la finalidad de ubicar cualquier documento relacionado con las compras y mantener de esta manera la trazabilidad de la operación. Entre los registros básicos tenemos:

a) Solicitud de pedidos

Sustentan las compras realizadas

b) Orden de compra

Control de entregas totales y parciales

c) Proveedores

Catálogo de proveedores, oferta y cumplimiento.

d) Cotizaciones

Sustentar la selección del proveedor (cuadro comparativo)

e) Materiales

Maestro de materiales, codificación y especificación 30

DOCUMENTOS DE COMPRA Solicitud de compra (requerimiento, nota, vale)

Solicitud de cotización

Cuadro comparativo

Orden de compra

Abierta: Permite extender el tiempo indefinidamente, así como la cantidad de artículos. Utilizada en productos de alta rotación y volumen, ahorrando el costo de preparación de órdenes.

Bajo contrato: Permite aprovechar descuentos por volumen de compra sin necesidad de mantener inventarios en la empresa. Las cantidades necesarias se van pidiendo según la necesidad.

Archivos y registros

Guía de Remisión

Factura

Nota de ingreso

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DESARROLLLO DE PROVEEDORES

Relaciones que un cliente mantiene con su proveedor. Puede desarrollarse desde una relación competitiva hasta una cooperativa.

a) Relación Ganar- Perder

Proveedor y cliente se comportan como adversarios. La negociación esta basada principalmente en el precio, que el cliente trata de bajar al máximo generando la competencia entre proveedores disponibles. No existe garantía de pedidos futuros para el proveedor. Se realizan inspecciones masivas a los productos comprados debido a que no existe ningún compromiso en el largo plazo.

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DESARROLLLO DE PROVEEDORES

b) Relación Ganar- Ganar

Proveedor y cliente se comportan como socios. Existen compromisos de trabajo y desarrollo conjunto a largo plazo. La calidad del producto es acordada al inicio de la relación eliminándose las inspecciones a los productos y generando inspecciones periódicas a los procesos productivos del proveedor. Se elimina almacenamiento intermedio (cuarentena).

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ANALIZAMOS

La empresa peruana de fósforos esta presentando problemas de cumplimiento con sus clientes debido a la demora en su atención.

Al parecer el problema se origina en el área de compras, pues los proveedores no están cumpliendo con las fechas pactadas.

Antes de tomar decisiones apresuradas debe de eliminar del cuadro de posibles causas :

- A favor del proveedor

- A favor del proveedor

- En contra del proveedor

- En contra del proveedor

- En contra del Gestor de compras

- En contra del Gestor de compras.

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