1

ORGANIZACIÓN

MÓDULO 3

2

Naturaleza de la organización, el

espíritu empresarial y la reingeniería

CAPITULO 7

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Organización formal e informal

• La organización implica una estructura de funciones o puestosintencional y formalizada

• Organización formal. La estructura intencional de funciones enuna empresa formalmente organizada

• Organización informal. Es una red de relaciones interpersonalesque ocurre cuando se asocia la gente

Organzaciòn formal

• Características

• Se basada en una división del trabajo racional

• Es la organización planeada; la que está en el papel.

• Se comunica a todos a través de manuales de organización,

de descripción de cargos, de organigramas.

• Es la organización formalmente oficializada.

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Organzaciòn Informal

• Características

• Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo

e grupos informales

• No aparecen en el organigrama,

• Contempla aspectos del sistema que no han sido planeados, pero

que surgen espontáneamente.

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División organizacional: El

departamento

• El departamento

designa un área, división

o sucursal en particular

de una organización,

sobre la cual un

administrador posee

autoridad respecto del

desempeño de

actividades específicas

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Niveles organizacionales y tramo de

administración

• Problemas con los niveles organizacionales

• La organización informal a menudo tiene propósitos personales en beneficio común con diversos grupos

• Postura operativo-administrativa: enfoque situacional

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Niveles organizacionales y tramo de

administración

• Estructuras

organizacionales con

tramo de administración

estrecho y amplio

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Factores que determinan un tramo

eficaz• Tramos estrechos

– Escasa capacitación

– Autoridad inadecuada

– Planes poco claros

– Objetivos y normas no verificables

– Rápidos cambios en los ambientes externos e internos

– Uso de técnicas de comunicación deficientes

– Interacción ineficaz

– Reuniones ineficientes

– Mayor número de especializaciones en los niveles inferior e intermedio

– Administradores incompetentes

– Tareas complejas

– Renuncia de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables

– Subordinados inmaduros

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Factores que determinan un tramo

eficaz• Tramos amplios

– Capacitación completa de los empleados

– Delegación clara para emprender tareas bien definidas

– Planes bien definidos para operaciones repetitivas

– Objetivos verificables usados como normas

– Cambios lentos en condiciones externas e internas

– Uso de técnicas apropiadas

– Interacción eficaz entre superiores y subordinados

– Reuniones eficaces

– Varias especializaciones en los niveles superiores

– Administradores competentes y capacitados

– Tareas sencillas

– Disposición de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables

– Subordinados maduros

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Ambiente organizacional para el espíritu

emprendedor y el emprendedor interno

• El emprendedor es la persona que realiza cosas similares a las que realiza el emprendedor interno pero fuera del escenario organizacional

• El emprendedor interno y el emprendedor

• Creación de un ambiente para el espíritu emprendedor

• Innovación y espíritu emprendedor

• Algunas instituciones organizan eventos como ferias o programas para emprendedores y nuevas empresas

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Estructura y proceso de la organización

• Administración por procesos

• Lógica de la organización

• Algunos conceptos erróneos

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Preguntas básicas para la organización

eficaz

• ¿Qué determina el tramo de administración y, en consecuencia, los niveles de organización?

• ¿Qué determina el marco básico de la departamentalización y cuáles son las ventajas de las modalidades básicas?

• ¿Qué tipo de relaciones de autoridad existe en las organizaciones?

• ¿Cómo debe distribuirse la autoridad a lo largo de la estructura organizacional y qué determina el grado de esta distribución?

• ¿Cómo debe el administrador aplicar en la práctica la teoría de la organización?

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL:

DEPARTAMENTALIZACIÓN

CAPITULO 8

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Departamentalización por función

empresarial

• La agrupación de actividades

de acuerdo con las funciones

de una empresa

(departamentalización

funcional) expresa lo que la

empresa comúnmente hace

• Agrupación organizacional

funcional (compañía

manufacturera)

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Departamentalización territorial o

geográfica

• La departamentalización basada en factores

territoriales es común en empresas que operan

en regiones geográficas extensas

• Es especialmente apropiada para compañías de

gran escala u otras empresas con actividades

físicas o geográficamente dispersas

• Agrupación organizacional territorial o

geográfica (compañía manufacturera)

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Departamentalización por tipo de

clientes• La agrupación de actividades

que responde a un interés primordial a favor de los clientes de una empresa es puesta bajo la responsabilidad de un jefe de departamento

• Departamentalización por tipo de productos

• Departamentalización por tipo de clientes de un gran banco

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Departamentalización por producto

• La agrupación de actividades con base en productos o líneas de productos ha cobrado importancia creciente en empresas de gran escala y en múltiples líneas de productos

• Advertencia

– Es esencial evitar la sobresimplificación en la consideración de las ventajas

– Los administradores de líneas de productos deben asumir ocasionalmente grandes costos generales, producto de la operación de sus oficinas en la sede central de la compañía

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Organización matricial

• La organización matricial es la combinación

funcional de los patrones de departamentalización y de

proyectos o productos en la misma estructura

organizacional

20

Organización matricial

• Sugerencias para la eficiencia de la administración matricial– Definir los objetivos del proyecto o tarea

– Precisar las funciones, autoridad y responsabilidad de administradores y miembros de equipos

– Tomar las medidas necesarias para que la influencia se base en conocimientos e información, no en el rango

– Equilibrar el poder de los administradores funcionales y el de los proyectos

– Seleccionar para el proyecto un administrador experimentado capaz de ejercer liderazgo

– Proporcionar el desarrollo tanto de la organización como del equipo

– Establecer controles de costos, tiempo y calidad apropiados que señalen oportunamente el incumplimiento de normas

– Compensar con justicia a los administradores de proyectos y a los miembros de sus equipos

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Unidades estratégicas de negocios

(UEN)

• Las unidades estratégicas de negocios (UEN) son pequeñas empresas establecidas como unidades de una gran compañía para la promoción y manejo de cierto producto o línea de productos, como si se tratara de una actividad empresarial independiente

• Problemas potenciales de las UEN

– Las compañías deben invertir en sus ventajas distintivas y evitar la tiranía de las UEN

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Unidades estratégicas de negocios

(UEN)

• Organización común del tipo unidad estratégica de

negocios en una gran compañía de productos químicos

industriales

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Estructuras organizacionales para el

ámbito global

• El tipo de estructura por adoptar en cada caso

depende de varios factores, como el grado de

orientación y compromiso internacional

• El crecimiento adicional de las operaciones

internacionales podría implicar la agrupación de

varios países en regiones tales como África, Asia,

Europa y América del Sur

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Selección del patrón de

departamentalización

• No existe un método único de departamentalización

aplicable a todas las organizaciones y situaciones

• Propósito: cumplimiento de objetos

– La departamentalización no es un fin en sí mismo, sino

simplemente un método de organización de actividades para

facilitar el cumplimiento de objetivos

• Tipos mixtos de departamentalización

– El administrador de un departamento funcional puede

basarse en dos o más criterios distintos para la agrupación de

actividades del mismo nivel organizacional

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AUTORIDAD DE LÍNEA/STAFF,

EMPOWERMENT Y

DESCENTRALIZACIÓN

CAPITULO 9

26

Autoridades y poder

• El poder es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos

• La autoridad es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas

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Empowerment

• Empowerment significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores– El poder debe ser igual a la

responsabilidad

– Si el poder es mayor que la responsabilidad, el resultado podría ser una conducta autocrática por parte del superior, a quien no se hace responsable de sus acciones

– Si la responsabilidad es mayor que el poder, el resultado podría ser la frustración de los subordinados

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Conceptos de línea y staff, y

autoridad funcional• La unidad de línea es la

relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado

• La relación staff es asesoría

• La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicos u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos

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Autoridad funcional

• La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicos u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos

• Se puede entender mejor la autoridad funcional si se la considera una fina rebanada de la autoridad de un superior de línea

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Descentralización de la autoridad

• Naturaleza de la descentralización– La descentralización es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada

• Diferentes tipos de centralización– Centralización del desempeño

– Centralización departamental

– Centralización como aspecto de la administración

• La descentralización como filosofía y política– La descentralización implica algo más que delegación, es reflejo de la filosofía de una organización y de su dirección

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Delegación de autoridad

• El proceso de delegación

implica:

– Determinación de los

resultados esperados de un

puesto

– Asignación de tareas a ese

puesto

– Delegación de autoridad para

el cumplimiento de tales tareas

– Responsabilización de la

persona que ocupa el puesto

respecto del cumplimiento de

las tareas

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El arte de la delegación de autoridad

• Actitudes personales frente a la delegación de autoridad– Receptividad. Conceder que otras personas pongan en práctica sus ideas

– Disposición a ceder. Un administrador debe estar dispuesto a ceder a sus subordinados el derecho a tomar decisiones

– Disposición a tolerar que los demás cometan errores

– Disposición a confiar en los subordinados. Los superiores no tienen otra opción que confiar en sus subordinados

– Disposición a establecer y aplicar controles amplios

• Sugerencias para superar una delegación débil– Defina asignaciones y delegue autoridad

– Seleccione a cada persona de acuerdo con el trabajo por realizar

– Mantener abiertas las líneas de comunicación

– Establezca los controles adecuados

– Recompensa la delegación eficaz y la exitosa asunción de autoridad

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Recentralización de la autoridad y el

equilibrio como clave para la

descentralización• La recentralización no suele constituir una

revocación total de la descentralización, ya que

la delegación de autoridad no es completamente

anulada por los administradores que la aplicaron

• La recentralización no suele constituir una

revocación total de la descentralización, ya que

la delegación de autoridad no es completamente

anulada por los administradores que la aplicaron

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ORGANIZACIÓN EFICAZ Y

CULTURA ORNANIZACIONAL

CAPITULO 10

35

Cómo evitar errores de organización

por medio de la planeación• Para una buena organización se necesita el establecimiento de

objetivos y una planeación ordenada

• Planeación de la organización ideal– La búsqueda de una organización ideal que refleje las metas de una

empresa en circunstancias dadas es el ímpetu mismo de la planeación

• Modificaciones debidas al factor humano– Si el personal disponible no se ajusta a la estructura ideal y no se le puede

o no se le debe hacer a un lado, la única opción es modificar la estructura para que responda a las capacidades, actitudes o limitaciones individuales

• Ventajas de la planeación de la organización– La planeación de la estructura de la organización sirve para determinar las

necesidades futuras de personal y los programas de capacitación que se requieren

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Cómo evitar la inflexibilidad

organizacional• Una de las ventajas básicas de la planeación de la organización es

evitar la inflexibilidad organizacional

• Señales de inflexibilidad– Evidencias de inflexibilidad:

• Un patrón fuera de época

• Una organización distrital o regional

• Una estructura excesivamente centralizada

• Se requiere descentralización

• Cómo evitar la inflexibilidad por medio de la organización

• Necesidades de reajuste y cambio– Aparte de las razones que presionan para la reorganización, prevalece

siempre la necesidad de reajustes moderados continuos con el solo propósito de impedir que la estructura se estanque

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Cómo evitar conflictos por medio de

la clarificación• Organigramas

– Un organigrama indica la forma en que se enlazan los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad

• El organigrama de una empresa muestra las relaciones de autoridad formal, aunque omite muchas relaciones significativas informales y de información

• Descripciones de puesto– Todos los puestos

administrativos deben definirse

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Cómo asegurar la comprensión de la

organización

• Es necesario que todos los miembros de una

empresa comprendan la estructura de su

organización para que funcione

• Enseñanza de la naturaleza de la organización

– Muchos planes organizacionales excelentemente

concebidos fracasan a causa de resultar

incomprensibles para los miembros de la

organización

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Reconocimiento de la importancia

de la organización informal y de la

red natural de relaciones• Dentro de las empresas

suelen crearse ciertas

interrelaciones que no

aparecen en el

organigrama

• La red natural de

relaciones

• Beneficios

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Promoción de una cultura

organizacional apropiada• La cultura de la organización

influye en la eficacia de ésta

• Definición de cultura organizacional

– Cultura: es un patrón general de conductas, creencias y valores que los miembros de la organización tienen en común

• Influencia del líder en la cultura organizacional

– Valor: es una creencia que ya se ha hecho permanente sobre lo que es y no es correcto, que guía los actos y el comportamiento de los empleados en el logro de los objetivos de la organización