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“ADMINISYRACION Y CONTABILIDAD”

LIC. MISSOULA CECILIA TOVAR MENDEZ

“APLICACIÓN DE LA PLANEACIÓN CON MÉTODOS, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS”

(UNIDAD 5)

LUISFELIPE GARCIA NUNCIO

(2123K5599)

ING. MECATRONICA(NOCTURNO)

5.1 Importancia de los objetivos generales y particulares en la planeación

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada. Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizaren el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por si mismos: es necesario planearlos con anterioridad. La planeación comprende los siguientes elementos:

1. Objetivo

2. Cursos alternos de acción

3. Elección

4. Futuro

Con los anteriores elementos es posible definir a la planeación como: “La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”.

El ejercicio de Planeación implica la definición de objetivos y estrategias para alcanzar el o los objetivos deseados, la identificación de las acciones y de los pasos o mecanismos para alcanzar los objetivos trazados.

• Para realizar un ejercicio de planeación se requiere también de la claridad de objetivos, del orden de prioridad que se les asigne, de la definición de las estrategias factibles y de los medios concretos para conseguir los objetivos, así como de un horizonte temporal para alcanzarlos.

• La Planeación parte de un nivel superior de dirección y control, pero puede ser desarrollada por cada parte o unidad ejecutora de la operación.

• La planeación puede ser asumida como un método en el que se sistematizan las bases de actuación para identificar objetivos, prioridades y mecanismos de acción que acompañan y fundamentan la toma de decisiones.

• Una característica de la planeación es que da paso a la posibilidad de definir metas precisas así como los mecanismos de seguimiento y evaluación por medio de la definición de un conjunto de indicadores.

• Los énfasis de la planeación pueden recaer en distintos aspectos como son los normativos, los operativos, o bien en los que centran su atención en la manera de alcanzar o llegar al cumplimiento de los objetivos en un futuro deseado.

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que pueden depara el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos

2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.

3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

5. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos.

7. Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

8. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

9. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

10. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación

11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

12. Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

13. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

14. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

15. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

En todo caso, la planeación necesita impulsar un proceso de elaboración de diagnósticos y análisis, la definición de objetivos y prioridades, el diseño de las posibles vías de acción factibles, la puesta en marcha de las mismas, el proceso de seguimiento y, finalmente, la evaluación del proceso.

5.2 El papel de los presupuestos en la planeación

En la planeación se puede distinguir lo que es el proceso y lo que es el contenido. El proceso consiste en determinar los escenarios y fijar objetivos, mientras que el contenido está formado por el plan de mercados, plan de insumos y plan financiero. Hasta hace una década era relativamente fácil llevar a cabo ambas partes: se conocía bien cada empresa, se conocía a la competencia, a los clientes, a los proveedores, se sabían los posibles efectos que generaría un incremento en el precio; en fin, era fácil diseñar las estrategias. Sin embargo, ahora y en lo que resta del presente siglo, ante la globalización de México, el mundo real demostrará que no es tan fácil diseñar las estrategias, suponiendo determinadas variables conocidas, porque ahora la competencia actuará de diferente manera atendiendo su cultura y su moral: el mundo político y económico repercutirá en las empresas y sus estrategias. Ahora que México se ha decidido a competir con los países industrializados y entrar en sus mercados, es necesario estar más que atentos a los fenómenos económicos, sociales y políticos que ocurran en dichas naciones. Hoy México es más sensible a cualquier cambio o circunstancia que ocurra en los países desarrollados, como lo es el Mercomun Europeo, Estados Unidos, Canadá, Japón, etc. En fin, cada día los negocios serán más afectados por las señales indirectas, que las directas; es decir, si al planear no se toman en cuenta las variables no estructurales, se estaría diseñando una planeación muy pobre y endeble ante cualquier circunstancia externa; de ahí la importancia de aprovechar el pensamiento reflexivo de los ejecutivos para simular y fijar planes de acción ante las diferentes circunstancias que puedan acontecer.

El pensamiento reflexivo al que se refiere el párrafo anterior implica que los ejecutivos respondan, por ejemplo, a los siguientes interrogantes: ¿existe realmente una ventaja diferencial que permita competir?, ¿Se atiende adecuadamente un segmento determinado del mercado que permita mantenerlo fiel a México?, ¿Se cuenta con un plan para lograr un liderazgo en costos?, ¿En que segmento de mercado se está y porque no en otro?, ¿los clientes van ha ser fieles?, ¿Qué puede pasar si se van a la competencia?, ¿Cómo pueden los competidores actuar con los clientes?, ¿los proveedores ayudaran a que se dé calidad?, ¿los recursos humanos son capaces? Y así por el estilo. Como se ve, las respuestas no son cuantificables, por lo cual requieren tener diseñada alguna estrategia a largo plazo para asegurar la supervivencia en los negocios.

Con lo anterior no se quiere dar la idea de que la parte estructurada y cuantificable de la planeación no sea importante, sino que se debe considerar también la parte no estructurada que hoy en día ha cobrado mucho auge, ya que sólo así se efectuará una planeación integral.

Los presupuestos siguen siendo valiosos, en la medida que sirven de guía, que ayudan a monitoriar si lo implantado está bien y se están logrando los resultados esperados. Hay que recordar que mientras no se sepa lo que s quiere, no podrá llevarse a cabo un plan: no hay que olvidar que la planeación debe ser dinámica, dado que los clientes, los proveedores y quienes fijan la economía y la misma organización está integrada por seres humanos.

En una época de cambios es cuando más se requiere planear. Sucede como en los aviones: el capitán usa los instrumentos cuando hay mal tiempo; cuando hay buen tiempo no los

necesita. Por ello, el esfuerzo en esta actividad debe de ser más intenso; lo relevante ahora es que no podemos ignorar ese ángulo no cuantificable, que cada día afecta más, dado que las variables son muy cambiantes y difíciles de predecir.

Todas las organizaciones hacen planes. En todas ellas los ejecutivos planean el futuro de la organización; es decir, determinan sus objetivos y el mejor método para lograrlos. Una empresa que no trabaje sujeta a planes constituye simplemente una masa amorfa, incoherente, sin dirección alguna.

Aunque la mayoría de los directivos elaboran planes, hay diferencias considerables en la forma de planificar. Algunos formulan planes sin que trasciendan la esfera intelectual; otros hacen apuntes y borradores de estimaciones, sin aplicar técnicas científicas; otros expresan sus planes en términos cuantitativos y los trasladan a hechos en forma ordenada y sistemática. Esta manera de planificar se conoce como presupuestos. Los que se estudiaran en este capítulo son los que se expresan en términos monetarios, aunque hay algunos que se expresan en unidades de producto, número de empleados, unidades de tiempo u otras cantidades no monetarias, que forman parte del área de la ingeniería industrial.

Los presupuestos son una excelente herramienta que facilita la administración por objetivos, estableciéndole a la administración metas a lograr, expresados en términos monetarios, tales como valor económico agregado, tasa de rendimiento sobre inversión, tasa de rendimiento sobre capital, nivel de endeudamiento, determinada posición de liquidez, etcétera. Esto propicia una evaluación eficiente durante el periodo presupuestal. También los presupuestos colaboran para dirigir una empresa mediante la administración por excepción, coadyuvando de esta forma a cumplir los compromisos contraídos y canalizar la energía a las áreas más relevantes que requieren la atención de la alta dirección.Se analizará el presupuesto maestro con sus dos grandes divisiones: el presupuesto de operación y el presupuesto financiero, que unidos permiten plasmar el futuro de la empresa para un determinado año, futuro que queda plasmado a través del estado de resultados presupuestado, el estado de situación financiera presupuestado y el estado de flujo de efectivo presupuestado.

5.3 Proceso del presupuesto

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la organización.

Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de lasacciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.

Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe destacar dos que pueden tener la consideración de "requisitos imprescindibles"; así, por un lado, es necesario que la empresa tenga configurada una estructura organizativa clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitación de responsabilidades. Un programa de presupuestación será más eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamente definida.

El proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía mucho dependiendo del tipo de organización de que se trate, sin embargo, con carácter general, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integrado por etapas:

Las etapas son las siguientes:

Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos: La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo.

Elaboración de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes.

Negociación de los presupuestos: La negociación es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases iterativas sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores. 

Coordinación de los presupuestos: A través de este proceso se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones necesarias y así alcanzar el adecuado equilibrio entre las distintas áreas. 

Aprobación de los presupuestos: La aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar. 

Seguimiento y actualización de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto.

5.4 Desarrollo del presupuesto maestro

El presupuesto maestro se resume en lso siguientes estados financieros proyectados:

Balance general o estado de la situación financiera Estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias Estado de flujo de caja o estado de flujo de efectivo

En otras organizaciones le agregan estos dos estados financieros:

Estado de cambios en la posición financiera estado de origen y aplicaciones de fondos o estado de flujos de fondos.

Estado de cambios en el patrimonio.

En ocasiones, los estados financieros mencionados se denominan estados proforma.

El presupuesto maestro recoge las decisiones y los planes operativos asi como las previsiones de financiamiento de los miembros. Mientras que los planes operativos se centran en el uso de recursos escasos, los financiamientos se centran en la manera de financiar las actividades de operación y de las inversiones del negocio.

Un presupuesto maestro es el gran presupuesto de tu empresa, es decir, la culminación de todo un proceso de planeación y, por lo tanto, comprende todas las áreas de tu negocio, como son ventas, producción, compras, etc., y, por eso, se llama maestro. Podría decirse que es como la llave maestra de un hotel, que abre todas las puertas.

Ahora bien, un presupuesto maestro se forma básicamente de otros dos presupuestos, digamos que más pequeños, que serían como las puertas principales del hotel. Son el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.

El presupuesto de operación se compone también de otros presupuestos más pequeños. El primero es el presupuesto de ventas y es donde prevés cuánto esperas vender. Con base en ello, sabrás cuánto debes producir y cuánto te va a costar hacerlo. Tendrás que ver entonces qué materia prima necesitas, cuánta mano de obra utilizarás, cuáles serán tus costos indirectos de producción y, lo más importante de todo, cuánto te va a costar todo eso.

Una vez que sabes cuánta materia prima necesitas, puedes planear o presupuestar tus compras con toda oportunidad para que no te agarren las prisas y puedas conseguir buenos precios.

Finalmente, lo que vas a poder definir con tu presupuesto de operación es cuál será tu ganancia.

El presupuesto financiero es más sencillo. En él vas a presupuestar el efectivo con que vas a contar y las inversiones que puedes hacer a corto plazo, ya que el dinero no debe estar guardado en un cajón. Al terminarlo, sabrás cuál será la situación financiera de tu empresa, es decir si vendrán tiempos buenos, o tiempos malos.

5.5 Importancia y objetivos del análisis e interpretación de estados financieros.

Análisis: es la descomposición de un todo en partes para conocer cada uno de los elementos que lo integran para luego estudiar los efectos que cada uno realiza.

El análisis de estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasada, y los resultados de las operaciones de una empresa, con el objetivo primario de establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.

El análisis de estados financieros descansa en 2 bases principales de conocimiento: el conocimiento profundo del modelo contable y el dominio de las herramientas de análisis financiero que permiten identificar y analizar las relaciones y factores financieros y operativos.

Los datos cuantitativos más importantes utilizados por los analistas son los datos financieros que se obtienen del sistema contable de las empresas, que ayudan a la toma de decisiones. Su importancia radica, en que son objetivos y concretos y poseen un atributo de mensurabilidad.

Interpretación: es la transformación de la información de los estados financieros a una forma que permita utilizarla para conocer la situación financiera y económica de una empresa para facilitar la toma de decisiones.

Para una mayor comprensión se define el concepto de contabilidad que es el único sistema viable para el registro clasificación y resumen sistemáticos de las actividades mercantiles.

Entre las limitaciones de los datos contables podemos mencionar: expresión monetaria, simplificaciones y rigieses inherentes a la estructura contable, uso del criterio personal, naturaleza y necesidad de estimación, saldos a precio de adquisición, inestabilidad en la unidad monetaria.

Importancia relativa del análisis de estados financieros en el esfuerzo total de decisión

Son un componente indispensable de la mayor parte de las decisiones sobre préstamo, inversión y otras cuestiones próximas.

La importancia del análisis de estados financieros radica en que facilita la toma de decisiones a los inversionistas o terceros que estén interesados en la situación económica y financiera de la empresa.

Es el elemento principal de todo el conjunto de decisión que interesa al responsable de préstamo o el inversor en bonos. Su importancia relativa en el conjunto de decisiones sobre inversión depende de las circunstancias y del momento del mercado.

Los tipos de análisis financiero son el interno y externo, y los tipos de comparaciones son el análisis de corte transversal y el análisis de serie de tiempo.

Los principales entornos en cuanto a la evaluación financiera de la empresa:

La rentabilidad

El endeudamiento

La solvencia

La rotación

La liquidez inmediata

La capacidad productiva Sus técnicas de interpretación son 2:

El análisis y la comparación.

Saber el significado de las partidas que componen los Estados Financieros Básicos y la forma en que fueron elaborados, nos permite entender la información económica y financiera contenida implícita y explícitamente en ellos.•A partir de ese conocimiento podemos analizar económica y financieramente una empresa, los que nos dará herramientas para estimar su comportamiento futuro

Buscan medir el rendimiento de la empresa dentro del contexto del negocio que desarrolla, sus objetivos y estrategias

•Un análisis detallado permite determinar cuáles son los factores claves de un negocio, requisito indispensable para una proyección razonable de la situación económica y financiera futura de la empresa

Los análisis se realizan, básicamente, de dos formas:

–Dinámica: nos permite comparar el comportamiento de las variables claves a través del tiempo

–Estática: nos permite analizar variables claves dentro de un período específico analizado aisladamente

ANÁLISIS FINANCIERO

El análisis financiero puede realizarse de dos maneras: interno y externo.

INTERNO

Se elabora para fines administrativos y el lector está en contacto directo con la empresa, tiene acceso a la información financiera en forma detallada y en general todas las fuentes de información del negoció están a su disposición.

EXTERNO

Se realiza por lo general para otorgamientos de financiamiento, no tiene contacto directo con la empresa y los únicos datos de que se dispone se incluyen en la información que la empresa haya juzgado pertinente proporcionar al público.

Objetivo:

Realizar un estudio de los diversos aspectos financieros de una empresa, que proporcione suficientes elementos de juicio a los usuarios externos para la toma de decisiones en sus relaciones con la entidad que los emite. Asimismo para apoyar la interpretación que se le da a los detalles de la situación financiera para apoyar la toma estratégica de decisiones del negocio

¿EN QUÉ CONSISTE EL ANÁLISIS FINANCIERO?

Consiste en separar la información financiera en cada una de sus partes y relacionar éstas, con el fin de facilitar la interpretación de su significado, origen y consecuencias, en forma apropiada, con juicio y precaución, combinando la información de otras fuentes sobre los negocios, con el fin de hacer posible elaborar mejores predicciones, tanto por los interesados externos como los internos para normar una política administrativa sobre bases técnicas congruentes y realistas.

LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA ENTIDAD SATISFACEN AL USUARIO

GENERAL, SI ÉSTOS PROVEEN ELEMENTOS DE JUICIO, RESPECTO A SU NIVEL

O GRADO DE:

1. Solvencia (Estabilidad Financiera) La solvencia o estabilidad financiera sirve al usuario para examinar la estructura de capital contable de la entidad en términos de la mezcla de sus recursos financieros y la habilidad de la entidad para satisfacer sus compromisos a largo plazo y sus obligaciones de inversión

2. Liquidez La liquidez sirve al usuario para evaluar la suficiencia de los recursos de la entidad para satisfacer sus compromisos de efectivo a corto plazo.

3. Eficiencia operativa La eficiencia operativa sirve al usuario general para evaluar los niveles de producción o rendimiento de recursos a ser generados por los activos utilizados por la entidad.

4. Riesgo financiero El riesgo financiero sirve al usuario para evaluar la posibilidad de que ocurra algún evento en el futuro que cambie las circunstancias actuales o esperadas.

5. Rentabilidad La rentabilidad sirve al usuario general para valorar la utilidad neta o los cambios de los activos netos de la entidad, en relación con sus ingresos, su capital contable o patrimonio contable y sus propios activos.

MÉTODOS DE ANÁLISIS FINANCIERO

MÉTODOS VERTICALES

Porcentajes Integrales; Determina y asigna a cada cifra de los Estados Financieros el % que representa del total.

Razones Simple; Comparación entre dos cifras que guardan una relación entre sí de causa - efecto.

Razones Estándar; Determinadas por la propia empresa, Calculadas por la industria

MÉTODOS HORIZONTALES

Aumentos y Disminuciones; Compara cifras de diferentes períodos, del mismo estado financiero.

Tendencias; Varios períodos para determinar la dirección y estimación de aspectos futuros.

Control de la Presupuesto; Presupuestos de la empresa Vs. resultados obtenidos

METODO DE PORCENTAJES INTEGRALES

Este método consiste en expresar los estados financieros, principalmente el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados, en porcentajes de tal modo que se presenten conjuntamente con las cifras numéricas y de esta manera nos permita evaluar la importancia de cada rubro.

AUMENTOS Y DISMINUCIONES

Este método consiste en comparar las cifras de dos Estados Financieros consecutivos.

De esta comparación se desprenden qué cuentas han aumentado y cuáles han disminuido.

MÉTODO DE TENDENCIAS

Análisis de series de tiempo: evalúa el comportamiento de cuentas o rubros a través del tiempo. Por ejemplo, la comparación del rendimiento actual con el rendimiento pasado, permite a la empresa determinar si ha mejorado así como prever la tendencia del comportamiento futuro.

Análisis combinado; permite a la empresa evaluar la tendencia del comportamiento de una razón en relación con la tendencia de la industria o del sector.

5.6 Diversas técnicas de análisis e interpretación

Al estar los estados financieros (estado de situación financiera o balance general) integrados en grupos o rubros (activo circulante, activo fijo, activo diferido, pasivo corto plazo, pasivo largo plazo y capital) con características propias (grado de liquidez y tiempo de la obligatoriedad del compromiso) permite realizar comparaciones entre ellos mismos.

Razones Simples.

Se dividen entre las de la situación financiera (la cual expresa el balance general) y las de rentabilidad (la cual expresa el estado de pérdidas o ganancias). Permite calcular índices por grupos de cuentas o rubros.

El cálculo de las razones, se limita a la división del primer elemento entre el segundo.

1. Activo de inmediata realización a Pasivo Corto Plazo

2. Activo circulante a Pasivo Corto Plazo

3. Capital Contable a Pasivo total

4. Capital Contable a Activo Fijo

5. Ventas a crédito a saldos de clientes

6. Ventas netas a inventarios

7. Ventas Netas a Activo Fijo

8. Ventas netas a capital Contable