Administracion y control de materiales (7)

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  • 1. 1Fascculo No. 8Semestre 6Fundamentos de produccinFundamentos deproduccinIntroduccinEn un proceso productivo, es importante analizar qu tipo de insumos senecesita para generar productos finales. Esta actividad debe realizarse consumo cuidado y utilizando todas las herramientas necesarias de evalua-cin de proveedores y, por ende, de materia primas para su seleccin yproceso de adquisicin.Un buen proceso de compras reduce costos, lo que produce resultadosmuy beneficiosos para una organizacin. Las compras de materiales de-ben entonces basarse en el tipo de producto que se dise y se quiere co-mercializar y en las exigencias expuestas por los consumidores QUIENESson el objetivo de cualquier empresa. Para tal hecho, es necesario quetodas las organizaciones estructuren un departamento de compras que seencargue de las tareas que del proceso de compras se deriven con el finde cumplir plenamente con las metas y polticas de esa rea acordadascon la gerencia, as como de ejecutar un presupuesto de compras que es-te acorde a las caractersticas del sistema de produccin y a las finanzas.Por otro lado, un exceso de compra de materiales puede tener comoconsecuencia un inventario de insumos con caractersticas de sobrantesque genera altos costos y adems si son procesados, crean salidas oproductos finales que si no estn programados con base en una demandaestablecida, crean inventarios los cuales al no estar controlados, puedenser perjudiciales para la organizacin ya que generan costos de alma-cenamiento, costos de produccin innecesaria, etc. El control entonces deinventario de materiales y productos finales, debe darse mediante laimplementacin de un sistema de inventarios, un anlisis de costos de losmismos, identificacin de qu clase de inventario se est trabajando y susfunciones con el propsito de cumplir con los objetivos propuestos.

2. 2Fundamentos de produccinFascculo No. 8Semestre 6Fundamentos deproduccinConceptos previos:1. Qu categoras de artculos abarcan los materiales?2. Qu importancia tiene la calidad en la administracin y control demateriales?3. Cul es la definicin de presupuesto?4. Cul es la definicin de administracin? 3. 3Fundamentos de produccinFascculo No. 8Semestre 6Fundamentos deProduccinCompras.Se clasifican en:Comprasespeciales.Comprasrutinarias.Comprasanticipadas.Compras deoportunidad.Comprasestacionales.Comprasdeurgencia..El proceso para relizarlas esPlanificacinde compras.Anlisis denececidades.Solicitud deofertas.Seleccin deproveedores.Negociacinprecios.Solicitudpedido.Seguimiento.Actividades que sonresponsabilidad de:Departamento decompras.Su funcin principal es:Presupuesto decompras.Se basa en los:Inventarios.Se clasifican en:Inv. Matriasprimas.Inv.Producto enproceso.Inv. Productoterminado.Inv.Materiales einsumos.Inv.Seguridad.Se implementa mediante:Sistemas deinventarios.Los cuales pueden ser:Sistema deinventarioperidico.Sistema deinvenatriopermanente.Mapa conceptual fascculo 8. 4. 4Fundamentos de produccinFascculo No. 8Semestre 6Fundamentos deproduccinLa administracin de las compras de materiales es una actividad de sumaimportancia para una organizacin, ya que esta evita que los costos deadquisicin sean altos afectando este hecho a las finanzas de lasempresas. Las compras de componentes de un sistema de produccin,deben ser controladas por un departamento de compras el cual de acuer-do a los inventarios y a los requerimientos como una de sus funcionesprincipales, estructura el presupuesto para el abastecimiento. Los inven-tarios se clasifican de acuerdo al momento que viva el componente (ma-teria prima, producto en proceso, producto terminado, etc.).Se imple-mentan en un proceso de manufactura mediante los sistemas de inven-tarios que se clasifican en: sistemas de inventario peridico y sistema deinventario permanente, los cuales con base en unos parmetros y normasevitan que se generen desechos; y, por tal, prdidas que segn su propor-cin impiden cumplir con los objetivos y polticas de una determinadacompaa.Al finalizar el estudio de este fascculo el estudiante: Reconoce la importancia de las compras y de su proceso. Determina la organizacin del departamento de compras y presupuesto. Valora el inventario y su costo como factor fundamental del proceso deproduccin. Reconoce los diferentes tipos de manejo de inventario.Administracin y control de materiales.Compras1Definicin de Administracin de Materiales:Se puede definir a la Administracin de Materiales como un conjunto detcnicas que permite controlar el flujo de materiales en la organizacin1Cfr. Fuente: Tomado de pgina web:http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/administraciondemateriales/. 29 de marzo de 2011, 6:12 pm.LogrosLogrosLogros 5. 5Fundamentos de produccinFascculo No. 8Semestre 6Fundamentos deProduccindesde que se reciben los insumos, hasta la entrega de los productosterminados a los clientes.Definicin de materiales o inventarios:Cuando se hace referencia a materiales se est hablando de los si-guientes productos: Aquellos que la organizacin adquiere para ser procesados otransformados en el proceso productivo, es decir, las materias primas. Los que estn fabricados, es decir, los productos terminados. Los productos que permanecen semi-elaborados (bien porque nopudieron ser terminados en la planta de produccin o aquellos queintencionalmente se almacenan para ser acabados posteriormente(productos en proceso). De igual forma en el rubro de materiales, sedebe incluir aquellos productos que se utilizan en el mantenimiento dela maquinaria, equipos e instalaciones as como al conjunto de suminis-tros que se utilizan para realizar los trabajos de orden administrativo.Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de lanegociacin y del trmite burocrtico. Con una buena gestin de comprasla empresa consigue ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo ycantidad y, obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin decompras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tengaxito o fracaso.Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:Compras especiales: Las compras especiales tienen lugar cuando hay queadquirir bienes de uso (computador, mquina, mobiliario, vehculos, etc.);es decir, no se compra materiales para transformar o artculos para laventa. 6. 6Fundamentos de produccinFascculo No. 8Semestre 6Fundamentos deproduccinLa caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande yla decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.Compras anticipadas: Estas compras se realizan antes de que surja lanecesidad, que tendr lugar a mediano o largo plazo. La compra antici-pada, es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o conalgunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compracuando se anuncia la subida del precio de un producto.Compras estacionales: Son compras que se hacen para productos detemporada; entonces, su finalidad es atender la demanda estacional deciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de lasventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.Compras rutinarias: Son las compras que se hacen en pequeas canti-dades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender lasnecesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo.Compras oportunidad: La compra oportunidad tiene lugar cuando se da laocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un riesgo,que si el resultado es positivo dar un beneficio extra.Compras de urgencia: Estas compras no suelen ser de gran volumen ygeneralmente se realizan para cubrir necesidades urgentes.Proceso de compras:El proceso de compras consta de las siguientes fases: Planificacin de las compras: Consiste en hacer un estudio anticipadode las necesidades para estar preparado antes de que surja la nece-sidad. Anlisis de las necesidades: El departamento de compras recibe losboletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de laspeticiones para tramitar su gestin. 7. 7Fundamentos de produccinFascculo No. 8Semestre 6Fundamentos deProduccinEl proceso puede variar deuna empresa a otra debido ala actividad principal. La em-presa industrial centra suscompras en los materialesque utiliza para elaborar elproducto. La empresa co-mercial, por su parte, buscaconseguir el producto a unprecio competitivo. Y, por l-timo, para la empresa deservicios la variable principales satisfacer las necesida-des del cliente. Solicitud de ofertas y presupuesto: Es un paso obligado para evitartomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa. Evaluacin de las ofertas recibidas: Una vez recibidas las ofertas hayque estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Seleccin del proveedor: Los factores que se comparan durante la fasede seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantaspersonales de la empresa que suministrar el producto. Negociacin de las condiciones: Durante esta fase se comentan yespecifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. Solicitud del pedido: Cuando el comprador y el vendedor llegan a unacuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambaspartes (contrato de compraventa o pedido en firme). Seguimiento del pedido y los acuerdos: Se hace para verificar que se harecibido todo el material solicitado, el cual corresponde a lascaractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado atiempo.Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a quepara tomar una decisin final, se necesita informacin de otras empresas.Figura 1.Proceso de compras de materiales.Fuente:Tomado de pgina web:http://www.google.com.co/imgres?imgurl=http://www.portalcalidad.com/articulos/images/proceso_compra.png&imgrefurl=http://www.portalcalidad.com/articulos/56-gestion_compras_y_evaluacion_proveedores_iso_9001:2000&usg=__LgXkXlspNdoJcEzggoFxl-tcRnA=&h=250&w=400&sz=6&hl=es&start=0&zoom=1&tbnid=2OLV8Y7AaW_rvM:&tbnh=128&tbnw=205&ei=5XaSTePsLMrQtwfggaVJ&prev=/