AdministracióndelTiempo

Administración del Tiempo

miércoles 19 de abril de 2023

Equipo #1Ing. Gestión Empresarial

Integrantes

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Corey Gastelum Carlos Alejandro

Santiago de León Carlos Alberto

Hernández Méndez Jessica

Ruiz Rascón Verónica Marisol

Contenido

Matriz

Beneficios

Estrategias

Enfoques

Introducción

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Video

Introducción

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Administración:Dar un uso óptimo a los recursos

Tiempo: Lo que permite que las cosasno ocurran simultáneamente

Es la magnitud física que mide la duración o separación de las cosas sujetas a cambio

Ver Contenido A. E Marcel Cabrera Ángel, Administración del tiempo, ppt.

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El más importante de los recursos. El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo. Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que hagamos se nos acaba. Recurso inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede

realizarse sin tiempo. Recurso insustituible. Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo más que podemos hacer

es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando. Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo.

Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo. Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el

tiempo.

Características del tiempo

A. E Marcel Cabrera Ángel, Administración del tiempo, ppt.

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Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos.

Externos: provocados por otraspersonas, factores

Internos: provocados por nosotrosmismos.

Desperdiciadores de tiempo


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Excesivo flujo de papeles Teléfono Chat / Internet Televisión Visitas Reuniones Fallas de comunicación Falta o exceso de información Dormir

Desperdiciadores de tiempo externos


ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

“el que no es capaz de administrar el tiempo,

no es capaz de administrar nada” Peter Drucker

Enfoques

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EL TIEMPO ES UNA SIMPLE MEDIDA. LA PERCEPCIÓN DE NO TENER TIEMPO SE DEBE A UNA MALA SELECCIÓN O DISTRIBUCIÓN DE LAS ACCIONES REALIZADAS. ADMINISTRAR EL TIEMPO REALMENTE SIGNIFICA ADMINISTRARSE UNO MISMO, DE TAL MANERA QUE SE PUEDA OPTIMIZAR EL RENDIMIENTO DEL TIEMPO DE QUE SE DISPONE.__________________Wikilibro. Disponible en web: http://es.wikibooks.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_tiempo/Introducci%C3%B3n

El tiempo del día y el año transcurre a un ritmo matemáticamente uniforme y parejo: a nadie se le

echa encima y nunca se pone a volar ni a tiranizar a la gente. Tampoco se recupera.

La tan cacareada escasez de tiempo es un engaño que nace de administrarlo mal, confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionándose por hacer más cosas de las razonablemente posibles y que se nutre con la incapacidad de decir “no” a las distracciones.

_____________________¹¨Habilidades Directivas¨ Dispinile en web: https://sites.google.com/site/habdirectivas1/unidad3-administracion-del-tiempo

ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN

DEL TIEMPO.

Es una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores. La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados.

Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. ____________Administración del tiempo como recurso. Jack D. Ferner.

AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi

siempre

1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo

según su importancia y trato de manejarlos en ese orden.4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no

lo dedico a cosas utópicas o improductivas.5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de

manejar problemas, así como algo inesperado.6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

Ferner, Jack D. (1992). Administración del tiempo como recurso. (México): Limusa

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.

8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.

9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.

10. En forma habitual práctico la relajación para reducir tensiones.


11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.


12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.


13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.



PUNTUACIÓN

Tiempo de calidad

EL MITO DE LA ACTIVIDAD.

EL MITO DE TRABAJAR CONTRA EL TIEMPO.

JIM ROHN

"El tiempo es nuestro activo más valioso, a pesar de que tendemos a desperdiciarlo, matarlo y gastarlo

en vez de cuidarlo e invertirlo."

"Aprende cómo diferenciar lo importante de lo menos importante. Mucha gente no sabe hacerlo, simplemente porque se preocupan de las cosas sin importancia"

"Aprende cómo diferenciar lo importante de lo menos importante. Mucha gente no sabe hacerlo, simplemente porque se preocupan de las cosas sin importancia."

ESTRATEGIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

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http://www.cnnexpansion.com/photos/2008/08/01/jerarquizar-es-la-clave-para-administrar-correctamente-tu-tiempo-archivo.2008-08-20.4049917603.jpg

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La planeación es un proceso complejo. Algunas personas son buenas para planear y otras no. Hay quien parece estar tan lleno de actividades y con tiempos tan limitados que alega no tener horas disponibles para planear. Sin embargo, planear es la clave para aliviar la tensión que produce el disponer de tan poco tiempo.

Se pueden hacer planes a largo o a corto plazo. Si hablamos de largo plazo nos referimos a mayores de 3 meses y cuando sea a corto plazo es lo que esperamos lograr hoy o en esta semana.

PLANEACIÓN

Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo. Mexico:Trillas.Pag. 34

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Una buena planeación incluye:

• Establecer objetivos.• Determinar los medios y recursos.• Asignar responsabilidades.• Programar los pasos a seguir.• Fijar el plazo para realizarlos.• Seleccionar la fecha para comenzar, lo que te

Permitirá completar el objetivo en una fecha determinada.

• Estipular las medidas y la forma de revisar los detalles.


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Auxiliares para la planeación a largo plazo

Son una parte importante de la administración efectiva del tiempo. Simplemente es imposible recordarlo todo. Pero no hay que dedicarle mucho tiempo a estos auxiliares , en otras palabras , la planeación debe ahorrarle tiempo no al contrario. Hoja de plan de acción.

Grafica de Milestone.

Diagrama de PERTHaynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo. Mexico:Trillas.Pag. 37

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Hoja de plan de acción pueden variar enormemente por lo que respecta a su complejidad. Las mas simples muestran únicamente los pasos necesarios para completar un proyecto.Objetivo:

Acción por seguir

Tiempoestimado

Fecha limite Responsable


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Auxiliares para planes a corto plazo.

Las acciones por seguir a largo deben integrarse en orden de importancia junto con otras exigencias. Estos pasos tan distintos forman parte de sus planes a corto plazo. Los planes a corto plazo pueden diseñarse y programarse mejor sobre una base diaria o semanal

Planes semanales.

Planes diarios.


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Planes semanales.

Un plan semana debe describir lo que usted desea lograr al finalizar la semana, así como las actividades que requiera para hacerlo. Los planes semanales se pueden realizar ya sea el viernes anterior a la semana que empieza, el fin de semana, o talves el lunes por la mañana.

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Hoja de planes semanales

Para la semana del __________________

Objetivos:

1

2

3

Actividades PrioridadA/B/C

Tiempo estimado Día asignado

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El programa de planeación culmina cuando logramos usar nuestro tiempo de la mejor manera todos los días. Si se acostumbra a llevar un calendario a diario, muchas de sus actividades ya estarán registradas.

Planes diarios

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Cosas por hacer hoy

Tareas por realizar Terminadas Compromisos por atender

7:00

8:00

Llamadas por hacer Terminadas 9:00

10:00

11:00

12:00

Personas que tengo que ver

Terminadas 13:00

14:00

15:00

16:00

Los beneficios de utilizar mejor el tiempo

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Cuando usted logre hacer un mejor uso de su tiempo, puede beneficiarse al tener la posibilidad de consumar actividades de largo plazo como las siguientes:

Haynes , M. (2007). Administración del tiempo. México: Trillas.

Recuperado de: http://1.bp.blogspot.com/-anZEAn97USY/TdcXc-RvfKI/AAAAAAAAAAo/m5N1Q_23yZ0/s1600/beneficios%25255B1%25255D.jpg

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Planear una carrera

Realizar un curso para su futuro y establecer un plan para alcanzar esa meta. Haga algo productivo.Hágase cargo de su propio destino.


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Leer

Estar actualizado es cada vez mas importante en el mundo complejo de hoy. Tener más tiempo le permitirá leer material relacionado con su trabajo o bien, estudiar nuevos temas o leer más sobre su afición o actividad.


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Comunicarse

El tiempo extra le permitirá mejorar y/o iniciar relaciones interpersonales.


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Relajarse

Necesita planear un tiempo para ello. Si usted no descansa de la diaria molienda, su salud puede llegar a alertarse o a “consumirse”.


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Pensar Como resultado de la innovación, pueden surgir mejores métodos y nuevas oportunidades. Tener más tiempo le permitirá desarrollar estrategias y pensar algún plan para establecer y lograr importantes y nuevos retos.


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Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:

Matriz del Tiempo

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Que es lo urgente y lo importante???

Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los siguientes consejos:

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Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir.

Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones, por que tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.

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Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas.

Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.

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Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada, por que nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a nada.

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Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.

Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de termino.

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Como usted podrá observar la base de la administración del tiempo esta en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificación es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.

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