Admon. del tiempo
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Administración del
Tiempo
Gestión Eficaz del Tiempo
Factores de Organización
Datos curiosos, Consejos, TrucosIdeas, Ejercicios yMás para la Administración del TiempoFactores de organizaciónEstilos personales de Administración del tiempo
Licenciatura en Tecnología EducativaFlérida Meléndez B.
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¡El Tiempo es Oro!
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Tiempo = Éxito
costo y/o insumo = beneficio/producción
= Metas = Factores a considerar
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Marc Manani Propone 6
Dirección de Mercadeo Corporativo y Relaciones Públicas ICE.
Socializar
No acomodar las cosas
Olvidar las cosas
Oficinas ambulantes
Malos hábitos de lectura
Gente roba tiempo
Tiempo condición humana Características, tendencias y hábitos de
vida Metas difíciles Desorganización Incapacidad de decir “No” Falta de autodisciplina Posponer /Indecisión No terminar tareas Socialización Acumular pendientes No se planifica/ Demasiado
Planificado No se ponen prioridades
Causas por las que se pierde el Tiempo
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Remedios
Personalidad
Autoestima
Cambiar hábitos
Desarrollar y practicar
Metodología anti fuga de tiempo
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Se hace lo que se quiere
Economiza energía,
tiempo y dinero
Poder decidir
Saber con certeza las metas
Beneficios
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Pareto Stephen Covey
El 80% del valor se deriva de 20%
El 10% accidente y el 90% control
Principios para Administrar el Tiempo
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Conducta Obsesivo Compulsivo
Solución con las 5 “R’s”
Racionalizar la conducta.
Reconocer el estrés como mayor padecimiento que obtención de resultados.
Resolución de abandonar el hábito.
Reemplazarlo por una conducta.
Repetir las nuevas pautas hasta que sean neutras, relajantes y aceptables.
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3 Factores de organización
•P R O D U C T I V I D A D ( R a z ó n d e p r o d u c i r i n s u m o s )
•A D I C C I Ó N A L T R A B A J O ( E q u i l i b r a r l a v i d a p e r s o n a l y l a b o r a l )
•E S T R É S ( P e r d e r t i e m p o - p á n i c o - d i f í c i l c o n v i v e n c i a )
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Sistemas para Organizar el Tiempo
Procedimientos de TQM (Total Quality Management)
ABC Categorizar por importancia utilizando el ABC.
Inventario Organizar por importancia.
Archivar adecuadamente.
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Hacer lista de :
Deberes laborales.Responsabilidades Personales.Objetivos a lo largo plazo.Objetivos a corto plazo.Llamadas telefónicas.Vacaciones.
Razones por las que se posponen las cosas:
Miedo al cambio.Miedo al fracaso.Dejarlo todo para el último momento (demasiadoscompromisos).Temas desagradables.Tareas complicadas.Flujo difuso de tareas.Metas difusas.
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RAZONES INTERNAS = LUCHA CON UNO MISMO
RAZONES EXTERNAS = AMOLDAR EL ENTORNO
Soluciones:
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•Tratar citas y emergencias por teléfono•Comunicarse por correo (ser breve) y no gritar.•Revisar con regularidad el correo y elegir por tema•Marcar págs. de acceso directo a internet•Archivar, reenviar y suprimir mayoría de los correos•Revisar la gramática antes de enviar correos•Mandar correo a los parlanchines•Crear respuesta automática cuando se está ausente•Fijar un día sin correo
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•Saber decir “No” razonable y diplomática y razonablemente•Hacer una lista a lo que debemos decir “No”•Evitar reuniones•Utilice recipientes para el sistema “ABC”•También organice los cajones con éste mismo sistema de arriba a bajo
•Mantener orden, limpieza y fácil acceso a los objetos de oficina
•Tener una silla cómoda
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¡La gente es más productiva cuando hace lo que le gusta!
E.U.CanadáAlemaniaSuizaP Escandinavos
Japón Mezcla
Trabajo Lineal
ÁfricaOriente MedioAmérica LatinaSur de ItaliaGrecia
Trabajo de Superposición
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Sistemas Organizacionales10 Estilos
5 Tiempo
El Saltón (todo al mismo tiempo no
termina)
El Ultra perfeccionista (Cree que todo lo puede hacer, no termina y cuando lo logra, no está conforme)
Alérgico a los Detalles (Planea no ejecuta, flojo, no da seguimiento)
El Indeciso (Preocupa el error)
El Desidioso (Todo a lo último, goza
con la angustia, necesita presión)
5 Espacio
Todo a la Vista (Desorden)
Nada a la Vista (Limpio, guardado)
Perfecto Ordenador (Endereza y acomoda perfectamente)
Guardoso (algún día le servirá)
Descuidado (Desorganizado)
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Saltón Ultra perfeccionista
Menos velocidad
“0” Distracciones o interrupciones
Puerta cerrada, no teléfono
Estructurar jornada de trabajo
Concretar esfuerzos
Cronometrar actividades
Proyectos y mini metas
Descanso y premio
1° lo básico
Diga “No”
Prioridades
Delegar
Goce y haga lo que Ud. sólo pude hacer
Imagine si pude o no manejar las situaciones
Descanso y premio
Soluciones
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Alérgico a los detalles Indeciso
Establezca rutinas sencillas para seguirlas
No olvide/anote
Usar recordatorios
Pida ayuda y/o consejos de procedimientos y seguimientos
Descanso y premio
Evaluar necesidades y deseos Dese cuenta no hay
equivocaciones Divida sus decisiones en
metas pequeñas con fecha límite
Puntualice temores para entenderlos
Ordene y compare alternativas
Consulte amigos Descanso y premio
Soluciones
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DESIDIOSO
Conciencia del tiempo necesario/ Mida el tiempo
No espere la inspiración
Programe tiempo para ensayar (plan de 5min.)
Fije mini metas para sentir satisfacción
Adelante las fechas de los trabajos (los trabajos)
Consulte su lista de trabajo
Proyectos y mini metas
Descanso y premio
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Características de las Metas
Las metas se tiene que fundamentar en necesidades que contengan las siguientes características:
Específicas
Medibles
Alcanzables
Realistas
Oportunas
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Remedio
Metas = Necesidades = EMARO = Actividades Seriadas
Horarios = Controlar el Tiempo Prioridades = Eisenhower
6m U/UN- I/NI
Corto 30d
Planificar Plazo Programación = Horarios
Largo 5a
Niveles Energéticos = Actividades = Capacidades = Óptima Productividad
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A g e n d a s E l e c t r ó n i c a s
C o r r e o E l e c t r ó n i c o
T e l é f o n o C e l u l a r
T e l e c o n f e r e n c i a s
V i d e o T e x t o s
V i d e o C o n f e r e n c i a s
P C , L a p T o p s
Tecnología al Servicio del Tiempo
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Consejos Prácticos
Preparar la ropa del día siguiente Agendar diario (todo tipo de compromiso) Levantarse 30 min. antes de la hora hhabitual Estar al tanto de la hora Dedicarle tiempo al desayuno Todos los miembros con derechos y deberes Diferenciar tiempo entre hora de salida y hora de llegada Organizar trayecto para no perder la calma ni descanso Hora de producción al día 9-11 am (hacer tareas más importantes) Delegar todos los días Usar pagos automáticos o por teléfono o por internet. Llavero al lado de la puerta Papel y pluma para notas telefónicas Mes para compras de Diciembre es Enero/Febrero 70% Desconectarnos de todo
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N A T U R A L E Z A D E S U A C T I V I D A D
T A M A Ñ O D E S U O R G A N I Z A C I Ó N
T E M P E R A M E N T O
E S T I L O D E D I R E C C I Ó N
E D A D
C A S A P E R S O N A D E B E E L A B O R A R S U P R O P I A S O L U C I Ó N A L A F U G A D E T I E M P O
Solución para Todos los Casos