Administración de Administración de proyectos Tecnológicos proyectos Tecnológicos (Microsoft Project Parte 2)(Microsoft Project Parte 2)

ObjetivoObjetivo: Realizar el proceso de administración : Realizar el proceso de administración de proyectos tecnológicos a través de la de proyectos tecnológicos a través de la observación de las etapas y la realización de observación de las etapas y la realización de un ejercicio práctico de forma sistemática.un ejercicio práctico de forma sistemática.

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Por: Adolfo José Araujo JaimesPor: Adolfo José Araujo Jaimes

adolfo_araujo@yahoo.com www.ingwebsu.wordpress.com www.linkedin.com/in/ajaraujo

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Recursos del ProyectoRecursos del Proyecto

• Personas• Equipamiento• Materiales o Insumos• Otros

• Tiempo (ya está tomado en cuenta)

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Recursos del ProyectoRecursos del ProyectoSe puede:Se puede: Si las tareas tienen pocos o muchos recursos Averiguar si hay recursos sobrecargados Reportar sobre el proyecto Vigilar el costo del proyecto

Vistas de los Recursos:Vistas de los Recursos: Gráfica de Recursos Hoja de Recursos Recursos Utilizados

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Tipos de RecursosTipos de Recursos1.1. Trabajo: Trabajo: es la medida de esfuerzo (personas + equipamiento).es la medida de esfuerzo (personas + equipamiento).2.2. Materiales: Materiales: cantidad es la medida de esfuerzo (suministros consumibles).cantidad es la medida de esfuerzo (suministros consumibles).

Con relación a los recursos hay 2 tipos de duración de las tareas:Con relación a los recursos hay 2 tipos de duración de las tareas:• Fija: a pesar de aumentar o disminuir recurso• Variable: Al aumentar recursos se puede finalizar más pronto

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Hoja de RecursoHoja de Recurso• Nombre del Recurso• Tipo: Trabajo o Material• Tasa Estándar: pago de salario/hora• Tasa de Horas Extras• Costo por uso importe que será necesario pagar a esos recursos por

hora (generalmente equipo o materiales)• Acumular: al inicio, al final o Prorrateo (incurren en los costos con el

progreso de la tarea )• Calendario base: estándar, 24 horas, Nocturno• Código

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Información de los RecursosInformación de los Recursos

Menú Proyecto / Información del RecursoMenú Proyecto / Información del Recurso Doble clic sobre el nombre de un recurso

Se recomienda utilizar nombres específicos para Se recomienda utilizar nombres específicos para los recursoslos recursos

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Formulario Formulario “Información del Recurso”“Información del Recurso”

Agrega más Agrega más información que la información que la hora de Recursoshora de Recursos General Tiempo de Trabajo

• Calendario Costo Notas Campos

Personalizados

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Aspectos de los Recursos:Aspectos de los Recursos:Disponibilidad: Disponibilidad: es la indicación de cuándo y por cuánto tiempo puede programarse un es la indicación de cuándo y por cuánto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo asignado, por ejemplo, al 50%, 100%, 300%, o a tiempo recurso para un trabajo asignado, por ejemplo, al 50%, 100%, 300%, o a tiempo completo.completo.

Determinada por:Determinada por:• Calendarios del proyecto y de recursos.• Fechas de comienzo y fin de recursos.• Nivel al que el recurso está disponible para trabajar.

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Disponibilidad de los RecursosDisponibilidad de los Recursos

Al Material no se le asigna el tiempo de disponibilidad, calendario

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Calendario de RecursosCalendario de RecursosSi hay grupos de recursos que difieren del calendario (base) del proyecto.Si hay grupos de recursos que difieren del calendario (base) del proyecto.Pasos:Pasos:

1. Crear el calendario de recursos2. Asignar el calendario a grupo de recursos

Nota:Nota: Por defecto, todas los recursos se programan en base al Calendario del

Proyecto

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Crear Calendario de RecursosCrear Calendario de Recursos

Barra Guía del Proyecto / Menú Recursos / “Definir Barra Guía del Proyecto / Menú Recursos / “Definir periodos laborales delos recursos”periodos laborales delos recursos”

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Asistente Calendarios AdicionalesAsistente Calendarios Adicionales1.1. Definir un nuevo calendario baseDefinir un nuevo calendario base2.2. Definir el nombre y el calendario des cual se basaráDefinir el nombre y el calendario des cual se basará3.3. Definir los días y las horasDefinir los días y las horas

1. Algunos servidores trabajan los 24/7/3652. Las computadoras generalmente no son apagados al mediodía.

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Tipos de CalendariosTipos de Calendarios

Project Trabaja con 3 tipos de CalendariosProject Trabaja con 3 tipos de Calendarios Calendario del proyecto (Estándar) Calendario del Grupo Calendario del Recurso: personalizándolo para cada

uno de los recursos

Crear calendario Crear calendario base para un grupo base para un grupo Menú Herramientas / “Cambiar calendario” (Change work time)

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Asignar Calendario Asignar Calendario

Hoja de Recursos / Columna “Calendario”Hoja de Recursos / Columna “Calendario” Formulario Información del Recursos

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Calendario del RecursoCalendario del Recurso

Doble clic en el recurso / lengüeta Calendario (Work time)

Seleccionar un tipo de calendario que sirva como base

Cambia los días o las horas

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Asignación de Recursos a TareasAsignación de Recursos a TareasAsignación: Asignación: resultado de agregar un recurso específico a una tarea resultado de agregar un recurso específico a una tarea concretaconcreta

Si TenemosSi Tenemos Tareas + Recursos =

Asignación

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Se Puede AsignarSe Puede Asignar Cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento. Más de un recurso a una tarea y especificar si un recurso trabaja a tiempo completo o

parcial. Si el trabajo asignado a un recurso sobrepasa la asignación de tiempo completo diario

que se indica en su calendario laboral, Ms Project mostrará en rojo el nombre del recurso sobreasignado en las vistas de recursos.

Sobreasignación: Sobreasignación: asignación a un recurso más tareas de las que puede realizar asignación a un recurso más tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible.en el horario de trabajo disponible.

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Asignar Recursos a una TareaAsignar Recursos a una Tarea

Seleccionar la tarea desde el Diagrama GanttSeleccionar la tarea desde el Diagrama Gantt Botón de la barra de herramientas / “Asignar Recursos”

• Puede Ingresar el nombre de los recursos para crearlo• Unidades en forma de porcentaje

Tiempo • Parcial < 100%• Completo = 100%• 2 Recursos = 200%

Por ejemplo si una persona le va a dedicar 2hr/día o 1/4 del tiempo se coloca 25%

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Cambiar de Porcentaje a DecimalesCambiar de Porcentaje a Decimales20

A Través Formulario de TareasA Través Formulario de Tareas

Menú Ventana / Dividir (split)Menú Ventana / Dividir (split)1. El la tabla seleccionar una tarea2. Seleccionar el recurso

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Mostrar AsignacionesMostrar Asignaciones

Por TareaPor Tarea Menú Ver / Uso de Tarea

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Mostrar AsignacionesMostrar Asignaciones

Por RecursoPor Recurso Menú Ver / Uso de Recurso

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Eliminar la Asignación del RecursoEliminar la Asignación del Recurso

Eliminar la Asignación de un recurso a la tareaEliminar la Asignación de un recurso a la tarea Colocar 0% en el recurso

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Gráfica del Tiempo Asignado a la TareaGráfica del Tiempo Asignado a la Tarea26

Eliminar el RecursoEliminar el RecursoQuitar el RecursoQuitar el Recurso

Vista Lista de RecursoVista Lista de Recurso Seleccionar el Recursos Presionar Supr (Del)

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Se eliminan también todas las asignaciones de dicho recurso a otras tareas. Si las tareas están condicionadas por el esfuerzo se modificarán las duraciones de las mismas afectándose al proyecto.

Planificación de RecursosPlanificación de Recursos

Objetivo: Objetivo: crear la lista de recursos con crear la lista de recursos con su disponibilidad para el proyecto, su disponibilidad para el proyecto,

asignarlo a las tareas respectivas para asignarlo a las tareas respectivas para determinar si hay sobreasignacióndeterminar si hay sobreasignación

Descargar el proyectoDescargar el proyecto

Ejercicio 1 Presionar Download para descargar el archivo

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1- Insertar los Recursos al Proyecto 1- Insertar los Recursos al Proyecto

Nombre del Recurso Grupo Jefe de Proyecto JF Analista1 Análisis Analista2 Análisis Analista3 Análisis Programador1 ProgramaciónProgramador2 ProgramaciónTester1 Pruebas Tester2 Pruebas

2- Insertar la Disponibilidad de cada uno 2- Insertar la Disponibilidad de cada uno de los Recursosde los Recursos

Las fechas debes ser del próximo añoLas fechas debes ser del próximo añoNombre del Recurso

Disponibilidad Desde

Hasta

Jefe de Proyecto 15/01/20xx 28/02/20xxAnalista1 15/01/20xx 23/01/20xx Analista2Analista3Programador1 18/01/20xx 28/01/20x xProgramador2Tester1Tester2 23/01/20xx 07/02/20xx

3- Asignar los Recursos a las Tareas 3- Asignar los Recursos a las Tareas

Recurso SobreasignadoRecurso Sobreasignado

¿Hay algún recurso sobreasignado? ¿Hay algún recurso sobreasignado? Si la respuesta es afirmativa, detalle cómo

solucionaría dicha situación. Escribirlo como nota de la tarea donde está el recursos

sobreasignado y su posible solución

Recursos RelacionadosRecursos Relacionados

http://es.wikipedia.org/wiki/COCOMO

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