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CORPORACIÓN MUNICIPAL DE PEÑALOLÉN

Adquisición de Sistema de Administración y Gestión de Recursos Humanos para la

Dirección de Personas-CORMUP.

Términos Técnicos de Referencia

Santiago, Noviembre de 2013

Adquisición de Sistema de Administración y Gestión de Recursos Humanos para la Dirección de Personas- CORMUP

Corporación Municipal de Peñalolén

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Copyright Corporación Municipal de Peñalolén Este documento es propiedad de Corporación Municipal de Peñalolén

1. ÍNDICE

Folio Descripción Páginas 1 Índice 2 1 Anexos 3 1 Antecedentes y situación actual /Servicios a Contratar 4 2 Servicios a contratar 4-7

2.1 Modelo de Solución 4 2.2 Licenciamiento y Derecho de Autor 5 2.3 Infraestructura computacional 5 2.4 Consultorías de nivelación de procesos 5 2.5 Servicio de conducción de la iniciativa (jefe proyecto). 6 2.6 Capacitación a usuarios 6 2.7 Servicio de soporte y mesa de ayuda 6 2.8 Servicio de migración de registros históricos 7 3 Ejecución de carta Gantt por plazos de cumplimientos. 7 4 Especificaciones técnicas 7-10 5 Requerimientos transversales 9 6 Requerimientos específicos 10-14 Remuneraciones 10 Contratación 11 Desvinculación 12 Capacitación 12 Pago Servicio Honorarios 13 Licencias médicas 13 Feriado Legal, permisos días administrativos 14 7 Otras funcionalidades y/o módulos 14 8 Multas 14



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ANEXOS

Anexo 1, Características Básicas del Servidos Pág 16

Anexo 2, Carta Gantt Hitos del Proyecto e Implementación Pág, 17

Anexo 3, Descripción de Etapas del Proyecto Pág, 19-22

Anexo 4, Contenido de Consultoría Pág, 23

Firmas de Aprobación Pág, 24



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1. ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL La Corporación Municipal de Peñalolén (CORMUP), se fundamenta en el compromiso social de entregar a la comunidad los servicios de educación y atención de salud primaria municipal respectivamente. En esta misión y con el correr de los años, se ha hecho necesario responder a nuevos desafíos que son propios de una organización que crece y transita hacia su madurez de manera responsable. En este contexto y junto con varias iniciativas que han sido debidamente programadas para su implementación, existe una que está concebida para mejorar los procesos de informatización en el área de Recursos Humanos. Nuestro principal objetivo es posicionar a CORMUP a una mayor cercanía con la población y su cliente interno, entregándole un servicio de excelencia, transparente y oportunamente informado. Por tal razón, tenemos la certeza que para lograr este cometido, debemos fortalecer la línea operacional y administrativa, bases constituyentes que nos permitirán alcanzar los lineamientos estratégicos trazados. El objetivo de esta licitación es contar con un sistema integral, moderno e informatizado que permita mantener y mejorar de manera continua los procesos de administración de recursos humanos, así como mejorar la eficiencia y eficacia del desempeño de la Corporación en el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

2. SERVICIOS A CONTRATAR CORMUP requiere contratar una solución de servicios integrales, para la gestión de la Dirección de Recursos Humanos, portable desde la mirada tecnológica (full web) e integrada con nuestro sistema financiero contable (SAP), con total cumplimiento a las disposiciones legales vigentes. Nuestro propósito es alcanzar una serie de módulos computacionales que den cobertura a los servicios de reclutamiento, selección, contratación, desvinculación y módulos auxiliares complementarios que permitan gestionar servicios que son propios a la estadía laboral de los funcionarios contratados. De esta forma los servicios esperados para esta licitación son:

1. Licenciamiento ilimitado por un sistema funcional (RRHH) full web 2. Infraestructura computacional asociada. 3. Consultorías de nivelación de procesos. 4. Servicio de conducción de la iniciativa (Jefe de Proyecto). 5. Capacitación a usuarios (funcionales) 6. Servicio de soporte y mesa de ayuda. 7. Servicio de migración de registros históricos 8. Ejecución de Carta Gantt por plazos de cumplimientos.

2.1 MODELO DE SOLUCIÓN El modelo de solución debe basarse en un sistema computacional en línea (Full web) donde el oferente se haga cargo de la instalación, configuración, puesta en marcha y funcionamiento de toda la plataforma computacional necesaria para una adecuada explotación del sistema, siendo CORMUP la responsable de su utilización. De esta forma, tanto el hardware como el programa computacional base de la solución que se pretende contratar, como aquellos referidos al motor de datos y las de aplicaciones, deben ser de total y absoluta responsabilidad del oferente adjudicado. Conjuntamente con ello, toda esta infraestructura deberá ser instalada, configurada y puesta en marcha en el Data Center que posee CORMUP, como parte de sus políticas de seguridad. Las expectativas de CORMUP respecto a esta modalidad, es la de contar con un programa computacional moderno, transversal a toda la organización, propiciando un modelo de gestión y control participativo como así también descentralizado, debidamente soportado por una mesa de ayuda eficiente, intuitiva para su navegación, segura y



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permanentemente actualizada, a objeto que los funcionarios de CORMUP puedan centrar todos sus esfuerzos en mejorar la calidad del dato, acotar tiempos de respuestas, logrando la obtención de indicadores de alertas tempranas 2.2 LICENCIAMIENTO Y DERECHO DE AUTOR Los derechos de autor sobre los programas computacionales que formen parte de la solución son de titularidad del adjudicado, debiendo contar, si corresponde, con las licencias de desarrollo y/o de utilización que sean necesarias para prestar el servicio contratado, incluyendo la facultad de sub-licenciamiento. El oferente concederá a CORMUP una licencia corporativa de utilización de los programas computacionales que formen parte de la solución, sin limitación de número de usuarios, con carácter de indefinido e irrevocable, perviviendo incluso después del término del contrato que se suscriba o sus prórrogas. La licencia deberá contemplar el derecho de CORMUP de hacer las modificaciones, adaptaciones, ejecuciones o reproducciones que estime necesarias, para garantizar el correcto funcionamiento de la solución, por si o por terceros mandatados por ésta. Para ello, el oferente deberá entregar la documentación respecto de los modelos lógicos y de datos, nombre de las herramientas con las cuales fueron desarrolladas, actualizados a la última versión, al principio y al término del correspondiente contrato y/o cuando así sea requerido por CORMUP. Cualquier modificación, actualización o mejora al sistema y/o los módulos objeto de la presente licitación deberán ser entregados por el adjudicatario a CORMUP, sin costo adicional alguno, durante la vigencia del contrato respectivo. El oferente deberá declarar: i) que no ha contraído ni contraerá obligaciones de ninguna especie que atenten contra los derechos que CORMUP adquirirá en virtud del contrato que deberá suscribirse, garantizando el ejercicio pacífico de éstos y respondiendo ante la CORMUP de la evicción y de cualquier otro perjuicio que éste pudiere experimentar por el incumplimiento de la presente declaración; ii) Que no existe juicio, litigio o reclamo alguno pendiente respecto de los programas computacionales que formen parte de la solución ni de los derechos que adquirirá CORMUP en virtud del contrato que deberá suscribirse; y, iii) Que libera expresamente de cualquier responsabilidad ulterior a CORMUP por cualquier infracción legal, reglamentaria o contractual que eventualmente cometa o hubiere cometido en relación a los programas computacionales que formen parte de la solución, obligándose a repararle todo perjuicio que resultare de la infracción de éstos u otros derechos. Para CORMUP estas declaraciones constituirán elementos de la esencia del contrato. 2.3 INFRAESTRUCTURA COMPUTACIONAL ASOCIADA. El adjudicatario deberá proveer toda la infraestructura computacional necesaria para asegurar el correcto funcionamiento de los sistemas y servicio esperado, por consiguiente deberá considerar su correspondiente instalación en el Data Center que CORMUP posee para tales efectos. Conjuntamente con lo antes expuesto el adjudicatario deberá, durante la vigencia del contrato, cautelar periódicamente que la infraestructura computacional utilizada sea la adecuada para un correcto funcionamiento técnico. Se entenderá como entregable de infraestructura computacional el equipamiento computacional descrito en el Anexo N° 1, de estas BBTT, denominado “condiciones generales del servidor” 2.4 CONSULTORÍAS DE NIVELACIÓN DE PROCESOS. También y como parte del modelo de solución esperable, el adjudicado deberá considerar horas de consultorías profesionales a objeto de levantar, analizar, optimizar y/o corregir aquellos procesos que ameriten su mejora continua o creación del mismo. Acá lo importante es implementar soluciones integradas, trazables con su ciclo de vida completo. Los requerimientos específicos respecto de la consultoría, se encuentran en Anexo N°4 denominada “Contenido de Consultoría” de estas BBTT



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2.5 SERVICIO DE CONDUCCIÓN DE LA INICIATIVA (JEFE DE PROYECTO). Se espera que la conducción del proyecto, por parte del adjudicatario, sea realizada por personal calificado y que dialogue con su contraparte de CORMUP; ambos deberán llevar a cabo el seguimiento, control y el correcto cierre del proyecto, y tendrán capacidad de decisión y resolución, con el propósito de asegurar el éxito de la iniciativa, como también la de ser garantes del cumplimiento de los hitos explicitados en carta Gantt y entes certificadores para los pagos vinculantes. 2.6 CAPACITACIÓN A USUARIOS (FUNCIONALES) El oferente deberá entregar una capacitación personalizada y/o grupal a los usuarios funcionales. Esta deberá contemplar, a lo menos, cinco (5) personas asociadas a cada sistema y/o módulos. Se deberán realizar en dependencias de CORMUP y en horario de oficina. El oferente deberá entregar manuales, sean digitales y/o incluidos en la aplicación. Del mismo modo, el adjudicado deberán entregar una capacitación avanzada a los usuarios claves (Dos funcionarios por módulo), la cual tendrá como objetivo lograr un empoderamiento total del sistema, particularmente sobre la parametrización, objetos de motor de datos y/o cualquier otro que sea relevante para lograr autonomía funcional del sistema. Finalmente y sumado a lo anterior, la contraparte técnica, también deberá recibir una capacitación y documentación técnica del sistema. 2.7 SERVICIO DE SOPORTE Y MESA DE AYUDA. Se entenderá por soporte a todo servicio brindado a los usuarios de CORMUP, sea en terreno o bien por algún medio digital a distancia. Se entenderá por Mesa de ayuda al servicio que, sin perjuicio que también pueda entregar una asistencia al usuario vía remota, será quien registre el evento, entregará un folio de atención y gestionará su debido cumplimiento. También deberá reportar periódicamente un informe de incidencias. Ambos servicios deberán estar sometidos a SLA y consecuentemente a multas por no cumplimientos. El oferente deberá garantizar el correcto funcionamiento de la solución, tanto en lo técnico como en lo funcional del sistema, otorgando oportunamente las actualizaciones periódicas y sus mejoras continuas. Se espera que el adjudicatario ponga a disposición de CORMUP una plataforma telefónica (9 X 5) en días y horarios hábiles, a objeto de brindar una correcta y oportuna asistencia a los usuarios finales. Se privilegiará aquellos oferentes que dispongan de un servicio de ticket, con respuesta inmediata (hasta 4 horas) y con solución a los requerimientos específicos no superior a 24 horas hábiles corridas a partir de la apertura de la solicitud. Se excluyen aquellos requerimientos cuya naturaleza sea de implementaciones mayores, las cuales tendrán que ser analizadas y abordadas en un contexto diferente. Se privilegiará aquellos oferentes que incluyan mesas de ayuda 24 X 7, particularmente para aquellos casos en que se coincidan los fines de semanas con las fecha de pago de remuneraciones La contraparte técnica designada en CORMUP, será garante de administrar y gestionar la correcta entrega del servicio. Si el servicio no es brindado oportunamente conforme a lo requerido por el funcional de CORMUP, dicha situación deberá ser informada a la contraparte técnica de CORMUP, pudiendo ésta aplicar una multa de UF 3,0.-, por evento y por hora corrida a partir del folio incumplido.



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2.8 SERVICIO DE MIGRACIÓN DE REGISTROS HISTÓRICOS El oferente deberá llevar a cabo el servicio de migración de los registros históricos conforme a los módulos que se comprometan y se implementen en el acuerdo. Para asegurar el éxito de esta operación, las contrapartes técnicas involucradas (Oferente y CORMUP) fijarán en la carta Gantt tanto los tiempos involucrados, como así también, todo documento técnico necesario a objeto de lograr las equivalencias y consistencia de la información como un todo migrada. Del mismo modo, se espera que la información histórica de las remuneraciones y módulos auxiliares asociados, puedan contar con la debida migración de registros a objeto que los usuarios de CORMUP puedan consultar y/o consumir en el mismo sistema computacional toda la información equivalente a los 6 últimos años. Se espera que para el funcional del servicio (CORMUP), le sea total y absolutamente transparente efectuar consultas históricas de la información en línea y bajo la misma aplicación de software. 3. EJECUCIÓN DE CARTA GANTT POR PLAZOS DE CUMPLIMIENTOS. Con el propósito de cumplir cabalmente con la ejecución total del proyecto, se hace necesario explicitar en Carta Gantt los principales hitos que permitirán establecer las condiciones de pago ligadas a cada etapa del proyecto, que deberá contemplar los siguientes hitos como básicos:

• Infraestructura computacional • Implementación • Paralelo • Explotación del Sistema

A objeto de entregar una mayor claridad respecto a que incluye cada uno de estos hitos, se debe consultar Anexo N° 3 de los términos de referencia técnicos. 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1. Se proyecta una solución alojada en el actual Data Center que esta Corporación dispone para sus servicios más

estratégicos. El Proponente deberá incluir la infraestructura computacional necesaria para un adecuado funcionamiento. Esto incluye el motor de datos y la aplicación.

2. La solución debe estar basada en tecnología Full Web y con un modelo de datos corporativo, a objeto de soportar una administración activa, participativa y descentralizada. Esto incluye la perspectiva de accesos al sistema, las credenciales deben tener vistas jerarquizadas, tanto en los reportes como en la seguridad.

3. La solución debe considerar herramientas de software que permitan efectuar respaldos de manera espontánea o

programada por parte de los usuarios. 4. Se privilegiará una solución parametrizada, lo más cercana al dominio funcional, ya sea para su explotación propia

como así también en aquellos servicios de integración con otros sistemas.

5. Dada las competencias profesionales internas de esta organización, se privilegiará el uso del motor de datos Oracle 9i o superior. El motor de datos puede quedar alojado en la máquina virtual. Se evaluarán las propuestas.



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6. El servicio de soporte deberá considerar, para aquellas necesidades de carácter funcional, el uso de una mesa de ayuda activada mediante correo electrónico y teléfono, haciendo uso de un Ticket y SLA. Se privilegiará aquellos Proponentes cuyos SLA sean los más favorables para la Corporación.

7. Para las mejoras continuas y disponibilidad de recurso, se deberá establecer un contacto, mediante ticket, con la contraparte técnica de CORMUP.

8. El Proponente deberá definir un representante que actúe como jefe de proyecto u administrador comercial de la

cuenta, a objeto que puedan escalar cualquier necesidad o requerimiento técnico que esta Corporación pueda necesitar. Éste deberá dialogar con su homólogo de CORMUP.

9. Se debe considerar plan de migración de datos históricos, desde año 2005 en adelante, junto con su posterior consulta en línea.

10. Se debe considerar una integración entre la solución ofertada y el sistema financiero contable en SAP. 11. Esta integración podrá basarse en aquellas tecnologías tales como: Web Servicies o bien por medio de procesos de

comunicación asincrónica, tales como Bach Input. Se privilegiaran aquellas ofertas que sean de conexión persistente Online. De esta manera, aquellos registros (funcionarios) que sean procesados en los módulos auxiliares, tengan existencia y consistencia previa al momento de llevar a cabo el proceso de centralización contable (Traspaso y egresos).

12. Todo funcionario que sea creado en nómina, deberá ser cargado de manera automática y simultánea en los

registros de acreedores en SAP.

13. Deberá existir una equivalencia persistente en el sistema de origen y SAP, en Centros de Costos y Plan de cuentas contables. En este último, respetando cualquier modificación que se pueda llevar a cabo, en los análisis de las cuentas.

14. El plan de cuenta presupuestario posee los mismos atributos que el plan de cuentas financiero y los conceptos de

haberes en remuneraciones se agrupan conforme al plan de cuenta financiero. Para cada uno de estos haberes, se le imputan dos cuentas contables, una para personal de planta y otra para personal a contrata. Este tratamiento contable obedece a la lógica exigida por el nuevo clasificador presupuestario. Lo anterior sin perjuicio de la asignación de cuentas contables a parámetros del sistema. Para el caso de los descuentos, solo es exigible una cuenta contable.

15. El gran volumen de registros contables, obliga que toda la transacción quede contenida en más de un archivo, debido a las restricciones impuestas por el sistema SAP y su máximo número de registros por comprobante contable, el cual no puede superar a las 999 líneas. Ahora bien y con el propósito de cuadrar cada uno de los comprobantes, se debe crear una cuenta contable de resultado para compensar las diferencias de los mismos. Se entiende que al final del proceso y en el marco del análisis de la cuenta, ésta queda con saldo cero.

16. Los Proponentes deberán incluir en sus propuestas el servicio de migración de datos, para todos aquellos sistemas

que se proyecten implementar. Vale decir, se espera que sin perjuicio de la parametrización del sistema, el servicio considere la extracción de la información de los sistemas Legacy y se proceda a efectuar las conversiones, validaciones y test de consistencia que sean necesarias para zanjar la migración. Esto debe estar incluido en la carta Gantt, comprometiendo los tiempos que sean acordados por las partes. Se espera que dicho servicio sea lo más transparente para el usuario final. No obstante, si el nuevo sistema requiere cargar datos que no estén incluidos en el sistema Legacy y que sean importantes, el Proponente podrá solicitar el apoyo a funcionales de CORMUP.



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5. REQUERIMIENTOS TRANSVERSALES

1. La solución deberá considerar la integración entre cada módulo funcional, así lograr trazabilidad, consistencia en la información y procesos con oposición de intereses. 2. La solución sistémica deberá convivir bajo el alero del sistema SAP, por consiguiente, todos los parámetros y tablas auxiliares que coexistan entre ambos sistemas deberán ser consultadas y consumidas en línea. 3. Por otra parte y desde el punto de vista contable y presupuestario, todo módulo auxiliar que lo amerite, deberá generar la centralización contable de forma automática, consistente y conforme a las exigencias del sistema SAP. 4. La solución sistémica deberá soportar la tipificación de los funcionarios bajo los siguientes atributos estructurales:

Atributo Detalle Área : Educación - Salud - Secretaría General – Otros Régimen Contractual

: Estatuto Docente - Estatuto Atención Primaria de Salud - Código del Trabajo. Código Civil

Programa : Tabla auxiliar Centro de Costo

: Tabla auxiliar

5. La solución sistémica a ofertar deberá estar conforme a las disposiciones legales vigentes, tanto en materia laboral (DFL N° 1 de 1997 del Ministerio de Educación Estatuto Docente, Ley 19.378 Estatuto de Atención Primaria de Salud, Código del Trabajo), civil, previsional y tributaria. 6. El sistema deberá contar con una herramienta, a nivel de usuario funcional, destinada a la elaboración dinámica de informes. Este recurso debe incluir una interfaz gráfica que facilite la construcción de reportes a medida. Del mismo modo, permitir guardar dichas consultas si el usuario lo estime conveniente. 7. A su vez, el sistema deberá contar con una batería de reportes oficiales, tales como: Libros de firmas, reportes financieros, de alerta temprana, tableros de mandos, etc. La definición de la información a desplegar, será construida posterior a la firma del acuerdo contractual. 8. Aprovechando los beneficios que tiene la solución web proyectada adquirir, el Proponente deberá considerar la posibilidad que la información sea consumida de manera descentralizada. Vale decir, que de manera segura, los establecimientos que son administrados por CORMUP puedan visualizar información definida previamente desde el nivel central. 9. Los Proponentes deberán considerar el hecho que CORMUP optó por la implementación de un recurso corporativo “Intranet”, para lo cual, se exigirá la tenencia y acceso total al modelo de datos de la aplicación, todo con el propósito de integrar los sistemas y permitir de esta manera la visualización personalizada de información en línea por parte de los funcionarios debidamente registrados. 10. Los sistemas deberán disponer de un mantenedor que permita efectuar la administración de usuarios, a objeto de crear y modificar los roles y perfiles de acceso. 11. Se exigirá a los Proponentes que el sistema posea documentada las reglas de negocios referidas a sus funcionalidades y validadores, todo con el propósito de fortalecer la calidad de información que será almacenada. Se espera que ésta sea confiable y consistente.



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12. Los módulos auxiliares tendrán una integración con el sistema de remuneraciones vía transacciones internas programadas y activadas por el operador del sistema. Será necesario un registro de trazabilidad del evento, a objeto que exista una gestión con oposición de intereses.

6. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS REMUNERACIONES 1. El sistema debe determinar los días trabajados en forma automática, considerando como base, las fecha del

contrato vigente y las fecha del proceso en curso.

2. La solución debe estar integrada al nuevo clasificador presupuestario.

3. La reajustabilidad de los haberes deberá realizarse a nivel de usuario y conforme a la parametrización de los mismos. En este proceso es importante considerar la opción de paneles de selección múltiples de haberes a reajustar. Este proceso deberá contar con niveles de aprobación en la configuración.

4. Las fórmulas de cálculo deberán ser administradas por el área tecnológica de CORMUP, por consiguiente, dicho

recurso deberá considerar las herramientas técnicas necesarias para tales efectos. Sin embargo, la parametrización básica mensual del sistema deberá ser soportada por el área funcional.

5. El proceso previsional deberá considerar el uso del servicio Previred; éste debe soportar la emisión de manera

independiente de los siguientes criterios de selección: área y centro de costos. También deberá considerar un informe de movimientos de personal que permita dar de baja a quienes dejen de pertenecer a la CORMUP.

6. La solución deberá considerar los mecanismos de visación y/o autorización a objeto que los costos asociados a la

planilla de sueldos sean conocidos y liberados por el responsable del área en cuestión. La definición de la información a desplegar, será construida posterior a la firma del acuerdo contractual.

7. Debe existir la funcionalidad operacional a nivel de usuario que le permita efectuar cargas masivas de haberes y

descuentos, en formatos de archivos conocidos. Ejemplo: Excel, texto delimitado por espacio o cremillas, entre otros.

8. Para los casos cuya modalidad sea mediante depósito bancario, el sistema debe contener la funcionalidad de

generar archivo plano contenedor de los sueldos líquidos. Este archivo debe ser técnicamente coherente con los requerimientos que establece la entidad bancaria. La gestión de envío debe ser soportada por la Dirección de Finanzas, mediante su unidad de tesorería.

9. Para los casos cuya modalidad de pago sea vía cheque, el sistema deberá gestionar a tesorería una transacción

que contenga los casos involucrados para tales efectos, de manera que la Dirección de Finanzas sea la que finalmente extienda el documento.

10. El sistema debe contener funcionalidad de efectuar reliquidaciones de sueldos del mes en curso, así también,

aquellas referidas a procesos devengados de meses anteriores. Debe incluir procedimientos de seguridad destinados a regular el potencial mal uso de las reliquidaciones. Del mismo modo, se espera que cada movimiento de reliquidación genere los asientos contables independientes del proceso original masivo, y que estos se lleven a cabo mediante diferencias asociadas a los pagos comprometidos. También deberá exportar el total de liquidaciones del mes para ser remitidas individualmente a las cuentas de correo institucionales de cada Trabajador.



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11. El sistema debe soportar la carga de asignaciones que benefician a un establecimiento y luego por asociación, a los funcionarios que laboran en éste. La distribución de estos recursos será mediante las horas de contrato asignadas al establecimiento beneficiado. Por ejemplo: Asignación de desempeño difícil, excelencia académica, entre otras.

12. Como regla de negocio corporativa, existirá solo una liquidación de sueldo por funcionario, independiente de que la

persona labore en diferentes programas y/o centros de costos.

13. Del punto anterior, en el evento que sea necesario imputar un proceso de reliquidación de sueldos, se deberá generar por cada evento un documento independiente, foliado y con una asociación contable que avale y registre dichas partidas mediante la centralización contable. Puntualmente el sistema:

A. deberá contener la funcionalidad de generar hojas en blanco foliadas y con membrete, a objeto que se

gestione internamente el timbre aplicado por el servicio de Impuestos Internos. Posteriormente, generar la impresión de la información sobre estas hojas timbradas y foliadas.

B. deberá generar archivo plano para efectuar las declaraciones de impuesto a la renta que son exigidas por el SII.

14. El sistema deberá contar con un servicio que permita detectar oportunamente inconsistencias o eventos no

deseados en la información, como por ejemplo sobregiros o imputaciones de descuentos a personal no activo, entre otros. Para esto la herramienta sistémica deberá disponer de un mantenedor destinado a incorporar test de consistencia a nivel de usuario.

CONTRATACIÓN 1. El sistema deberá contar con al menos los siguientes módulos destinados al registro del funcionario contratado,

referido a su mantención y visualización de manera independiente o agrupada, a saber:

A. Módulos independientes: Ficha Personal, Ficha Previsional, Ficha Contractual, Asignación Familiar, Capacitación, liquidaciones de Sueldos, Hoja de vida, Acceso a registros digitales, Honorarios, Licencias Médicas, registro de bienios, Feriados legales y días administrativos, Finiquitos, Ficha adhesión sindical, Ficha de créditos sociales, permisos con y sin goce de remuneraciones, Evaluación de desempeño (opcional), Control de asistencia.

B. Módulo agrupado: Dado lo anterior, será necesario disponer de manera segura (accesos), a una vista que contenga la información más relevante que sea extraída de los módulos independientes, esta información deberá ser zanjada posterior a la adjudicación.

2. A objeto de formalizar la situación contractual del funcionario, el sistema deberá contar con matrices contractuales para todos los regímenes vigentes. Conforme a esta tipificación, se espera que la emisión del documento (contrato) sea generada automáticamente y de forma totalmente personalizada.

3. Se privilegiará aquellos oferentes cuyas iniciativas agreguen o consideren servicios informatizados que apoyen la gestión contractual, tales como WorkFlow y/o firma digital (simple o avanzada).

4. El sistema deberá contar con un registro histórico de la situación contractual de cada funcionario, que tenga

incidencia en la determinación de la antigüedad laboral para efectos de bienios. A esto se debe sumar el hecho que dicho mantenedor también deberá soportar aquellos registros contractuales que el funcionario haya tenido con otros empleadores. Toda vez que estos también son imputados para el cálculo de bienios.

5. El sistema deberá permitir el ingreso y posterior control sobre los activos que le son otorgados en cualquier

momento de su contrato vigente, estos bienes pueden ser: teléfono, computador portátil, fondos fijos, entre otros.



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6. El sistema deberá ser capaz de otorgar al operador, una automatización para renovar de forma selectiva y/o

masivamente aquellos contratos cuya vigencia haya expirado y que por necesidad de la empresa requiere sean contratados por otro periodo. La idea es reutilizar la información efectuando pequeños cambios que permitan obtener su consistencia y vigencia.

7. El sistema deberá contar con un simulador de remuneraciones para todas las áreas, incorporando los diferentes

factores (a definir posteriormente) que determina la remuneración del funcionario.

DESVINCULACIÓN

1. El sistema deberá contar con una tabla auxiliar que permita la tipificación de causales, y por consiguiente, efectuar

la imputación que corresponde según corresponda a un estatuto laboral o a un contrato de carácter civil (honorarios)

2. A objeto de formalizar la situación de desvinculación laboral, el sistema deberá contar con matrices de finiquitos para los regímenes contractuales correspondientes a los respectivos estatutos laborales. Conforme a esta tipificación, se espera que la emisión del documento (finiquito) sea generada automáticamente y de forma totalmente personalizada.

3. El sistema deberá contar con un registro histórico de finiquitos de cada funcionario, que tenga incidencia también,

en la determinación de la antigüedad laboral para efectos de bienios.

4. El sistema deberá contar con un simulador de desvinculaciones para todas las áreas, incorporando los diferentes factores (a definir posteriormente) que determina el gasto.

CAPACITACIÓN 1. El sistema deberá soportar los registros de capacitación de los funcionarios (Salud, Educación y Administración

Central).

2. El sistema deberá contar con tablas auxiliares que permitan un trabajo parametrizado de imputación, sean los cursos o aquellas instituciones que lo imparten.

3. El sistema deberá contar con un mantenedor que permita el registro individual de cada evento de capacitación que

tenga el funcionario. Consecuentemente, el operador del sistema tendrá una vista o consulta conforme a distintos criterios de selección (Rut, Centro de Costo, por curso, por Institución, entre otros). Este mantenedor debe generar además un proceso de cálculo de puntaje (Dirección de Salud) que permita asignar un puntaje por este concepto al Trabajador y determinar así la renta del mes.

4. Dentro de la vista laboral que ofrezca el sistema, se deberá considerar un algoritmo que determine el factor

correspondiente a la franquicia SENCE del trabajador, conforme al promedio de las últimas remuneraciones pagadas.

5. El sistema deberá tener la capacidad de detectar brechas de capacitación para posteriormente gestionar las

mismas. En otras palabras “Medición de le efectividad de la capacitación”



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PAGO DE SERVICIOS A HONORARIOS 1. El sistema deberá contar con matrices contractuales para formalizar la prestación de servicios.

2. El sistema deberá mantener activo aquellos acuerdos contractuales que superen el mes de vigencia. De esta forma

y por medio de un controlador de saldos, se pueda efectuar la imputación de las boletas de servicios vinculadas a los próximos meses hasta que cese su vigencia.

3. El proceso de pago y centralización contable deberá ser individual y masivo, permitiendo una mayor flexibilidad en

tiempos en que se ejecuten los pagos asociados a servicios profesionales.

4. La solución deberá considerar los mecanismos de visación y/o autorización, a objeto que los costos asociados al gasto de Honorarios sean conocidos y liberados por el responsable del área en cuestión. La definición de la información a desplegar, será construida posterior a la firma del acuerdo contractual.

5. El sistema deberá contener la funcionalidad de generar hojas en blanco foliadas y con membrete, a objeto que se

gestione internamente el timbre aplicado por el servicio de Impuestos Internos. Posteriormente, generar la impresión del libro Honorarios con la información sobre estas hojas timbras y foliadas.

6. El sistema deberá generar archivo plano para efectuar las declaraciones de impuesto a renta que son exigidas por

el SII.

7. El sistema deberá contar con un servicio de consulta al registro histórico del prestador de servicio.

8. El sistema deberá contener funcionalidad de efectuar reliquidaciones de pagos del mes en curso, así también, aquellas referidas a procesos devengados de meses anteriores. Debe incluir procedimientos de seguridad destinados a regular el potencial mal uso de las reliquidaciones. Del mismo modo, se espera que cada movimiento de reliquidación genere los asientos contables independientes del proceso original masivo, y que estos se lleven a cabo mediante diferencias asociadas a los pagos comprometidos.

LICENCIAS MÉDICAS 1. El sistema deberá ser capaz de realizar seguimiento por funcionario del monto estimado de devolución y de lo

devuelto efectivamente por parte de las diferentes entidades de salud. Esto con la información histórica desde el año 2008 en adelante.

2. El sistema deberá permitir identificar los casos pendientes, en caso que las licencias médicas pudiesen estar en trámite, en COMPIN, o a la espera de recepción de documentos solicitados.

3. El sistema deberá tener la trazabilidad necesaria en la información, para efectuar un correcto seguimiento sobre las

apelaciones tanto en términos económicos como de gestión, respectivamente.

4. El sistema deberá considerar el control sobre la gestión de centralización contable, pagos y reintegros para todos los tipos de licencias médicas tales como:

A. Mutual: (DIAT Declaración individual accidente del trabajo - DIEP Declaración individual enfermedad

profesional).

B. Licencia Médica Común: Enfermedad o accidente común - Prórroga medicina preventiva - Licencia maternal pre y posnatal - Enfermedad grave del hijo menor de un año - l - Patología del embarazo.



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5. El sistema deberá contar con los algoritmos de cálculos necesarios para determinar montos que se devenguen por concepto de “Descuento de Licencia Médica” para aquellos funcionarios que se vean afectados por licencias médicas que hayan sido rechazadas o reducidas.

6. Este procedimiento deberá considerar una integración con el sistema de remuneraciones y de contabilidad, a objeto que las partidas involucradas sean transferidas vía sistema.

7. Agregar una regla de negocio destinada a velar que dichos descuentos no deben superar el 45% de la

remuneración tributable o líquida legal.

8. Cada registro computacional que sea imputado en el módulo auxiliar, deberá asociar su respectiva imagen del documento que es gestionado (Licencia Médica). De esta manera, cualquier consulta en línea de la información queda totalmente respaldada en términos de su trazabilidad.

9. El sistema deberá contar con herramientas de alertas tempranas que le indiquen al operador el proceso de

tramitación de la misma.

FERIADO LEGAL, PERMISOS Y DÍAS ADMINISTRATIVOS, PERMISOS POR CONVENIO O CONTRATO COLECTIVO. 1. El sistema deberá contar con una herramienta sistémica que permita el control y gestión de este servicio. Esto

abarca la solicitud, autorización y posterior provisión contable, entre otros. 7. OTRAS FUNCIONALIDADES Y/O MÓDULOS Tendrán una ponderación adicional al momento de la evaluación, los Proponentes que incluyan módulos y/o funcionalidades complementarias a las señaladas anteriormente. Deben estar en línea con las actuales necesidades de una administración de excelencia del Recurso Humano, como por ejemplo: § Reclutamiento y Selección § Control de Asistencia § Bienestar § Compensaciones § Evaluación del Desempeño § Almacenamiento de imágenes § Otras

Indicar que esta Corporación ha considerado estas funcionalidades como opcionales, por tanto se espera que los Proponentes lo incluyan en sus propuestas de manera separada y valorizada. 8. MULTAS ENTREGA DEL SERVICIO

La Corporación se reserva el derecho a aplicar multas, equivalente a 3,0 U.F., por cada día corrido de atraso, en la implementación de las fases señaladas en la Carta Gantt del Proyecto, que la Corporación ha establecido para la presente licitación en el Anexo 2 de este documento.



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El adjudicatario podrá solicitar su reconsideración y presentar sus descargos por escrito, en un plazo máximo de 5 días de notificado al respecto, quedando a la Corporación la resolución definitiva. En caso de que las referidas multas, alcance un monto equivalente al 10% valor total del contrato respectivo, se faculta a la Corporación podrá poner término anticipado al contrato, sin derecho a indemnización a favor del adjudicatario, acción o reclamo de su parte.

Las multas aplicadas serán exigibles de inmediato, estando facultada la Corporación para hacerlas efectivas al momento de pagar los servicios realizados o bien descontarlas de cualquier otra suma que adeudare al proponente adjudicado, por cualquier motivo o concepto. Podrá asimismo, a su sólo arbitrio y mientras se encuentre pendiente el pago de dichas multas, no autorizar nuevos estados de pago, cobrar la boleta de garantía de fiel cumplimiento de contrato o ejercer cualquier otro derecho que legal o contractualmente le corresponda.

En el evento de hacerse efectiva la boleta de garantía, el oferente adjudicado deberá reemplazarla, dentro de los 10 días corridos siguientes, por otra del mismo monto y condiciones que la original. La no constitución oportuna de la garantía de reemplazo, facultará a la Corporación a poner término anticipado al Contrato.

El valor de las Unidades de Fomento se calculará al día en que se aplique la multa. SLA INVOLUCRADOS.

La Corporación aplicará una multa de 3.0 U.F. por incumplimiento de los SLA, de acuerdo con los parámetros especificados en los Términos Técnicos de Referencia, y posteriormente en los contratos respectivos. Esto se notificará al adjudicatario mediante Resolución de Secretaria General de CORMUP. Las multas aplicadas serán exigibles de inmediato, estando facultada la Corporación para hacerlas efectivas al momento de pagar los servicios realizados o bien descontarlas de cualquier otra suma que adeudare al proponente adjudicado, por cualquier motivo o concepto. Podrá asimismo, a su sólo arbitrio y mientras se encuentre pendiente el pago de dichas multas, no autorizar nuevos estados de pago, cobrar la boleta de garantía de fiel cumplimiento de contrato o ejercer cualquier otro derecho que legal o contractualmente le corresponda.

En el supuesto que el monto facturado o que se adeude por el adjudicatario, no sea suficiente para cubrir el monto

del total de multas, la Corporación podrá se hará hacer efectiva la boleta de garantía correspondiente, a entero beneficio de la Corporación.

En el evento de hacerse efectiva la boleta de garantía, el oferente adjudicado deberá reemplazarla, dentro de los 10 días corridos siguientes, por otra del mismo monto y condiciones que la original. La no constitución oportuna de la garantía de reemplazo, facultará a la Corporación a poner término anticipado al Contrato.



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ANEXO N° 1: CARACTERÍSTICAS BASICAS DEL SERVIDOR

A objeto de cumplir con los niveles de servicios requeridos en estas bases (disponibilidad, tiempo de respuesta y respaldos), el oferente deberá considerar las siguientes métricas sobre la infraestructura.

Arquitectura del Hardware (Aplicación y motor de datos): Marca (IBM – HP – DELL) Formato para Rack (1 U preferible). Procesador: Cantidad: 1 - Intel Tipo:Xeon Quad Core 64 Bits 2.4 GHz (Mínimo). Memoria RAM 16 GB DDR3 (mínimo) Bahías Unidades de Disco Al menos 4 HOT-SWAP SAS/SATA HDD Unidades de HDD Cantidad: 4 Tipo: 500 GB SAS (mínimo). Velocidad 10.000 RPM RAID Compatibilidad con 0, 1 al menos. (implementar con RAID 1) Unidades lógicas 2 (C - D) Unidad óptica DVD-ROM Interface de Red 2 Redundante, Gigabit Ethernet 1000BASE-T (1000/100/10) Fuente de Poder 2 Redundante Garantía 3 años on Site. Arquitectura del software (*): Sistema operativo Windows Server 2008 64 bit Motor de datos Oracle 10g – SQL Server Aplicación Full web. (*) La instalación del sistema operativo y motor de datos será responsabilidad del adjudicado, pudiendo delegar dicha actividad, NO la responsabilidad, a un tercero que ofrezca garantías certificadas.



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ANEXO N° 2

CARTA GANTT DE HITOS DEL PROYECTO



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IMPLANTACIÓN SOLUCIÓN SISTEMA - DIRECCION DE PERSONAS

1.Entrega de Planificación del Proyecto1.Documentación del Proyecto2.Implementación de Infraestructura3.Gestión del Cambio3.Migración3.Documentación3.Parametrización3.Definición de Roles y Perfiles4.Puesta en Marcha4.Capacitación4.Pruebas Integrales4.Marcha Blanca

2 1.Integración Salud

Febrero 2014 28 de febrero

Diciembre 2014 10 de enero

Octubre 2014 01 de octubre

FASES

1

Descripción del hitoEnero 2014 31 de enero

Febrero 2014 14 de febrero



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ANEXO N° 3

DESCRIPCION DE ETAPAS DE PROYECTO



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Cumplimiento de Hito Alcances y coberturas

Entrega de Planificación del Proyecto – Documentación del Proyecto – Implementación de Infraestructura

§ Constitución de las contrapartes técnicas § Servicio de conducción de la iniciativa (Jefe de Proyecto). Se espera

por parte del adjudicatario, la entrega de un servicio de conducción del proyecto, mediante un profesional con experiencia comprobada en esta actividad, de manera que pueda elaborar y dar cumplimiento a toda la documentación ligada al proyecto, sean minutas o carta Gantt respectivamente. Lo importante de esta documentación es brindar la debida formalidad para las reuniones de gerencia, Otorgando oportunamente los niveles de alerta.

§ Será la contraparte técnica de CORMUP, representado por su Director DeTIC quien deberá velar por el fiel cumplimiento de los compromisos explicitados en el acuerdo contractual.

Considera la entrega formal de todo el equipamiento computacional asociado a la solución, puesto en el lugar indicado por CORMUP, totalmente configurado y operativo. Para lo cual será necesario incluir la documentación técnica y contraseñas asociadas, tanto del hardware como software base asociado (sistema operativo y motor de datos). Esta etapa deberá considerar:

• Compra y habilitación del servidor conforme al requerimiento técnico. • Compra, instalación y configuración de software base (sistema

operativo y motor de datos). • Instalación de la aplicación • Traslado al Datacenter de CORMUP. • Entrega de documentación técnica • Informe de pruebas integrales (acordadas y aprobadas por las partes).

Es importante indicar que no deberá quedar ninguna actividad pendiente al momento de efectuar la recepción formal del hito, toda vez que será este instrumento mediante el cual se solicitará la gestión de pago a la dirección de Finanzas.


Gestión del Cambio – Migración – Documentación – Parametrización – Definición de Roles y Perfiles

Comprende el desarrollo de una serie de actividades que se contextualizan en la etapa de implantación del sistema funcional, hasta la obtención de la recepción formal y final de los usuarios clave, como consecuencia de las pruebas integrales de funcionamiento de cada módulo a implementar. Se espera que durante la realización del segundo hito del proyecto, se hayan materializado las siguientes actividades, cada una de ellas deberán tener el debido informe.

§ Consultorías de nivelación de procesos, su propósito es asegurar que

los servicios a informatizar sean implementados e integrados con todo su ciclo de vida, a objeto de lograr su trazabilidad y su debida consistencia.



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§ Parametrización y personalización del sistema. § Servicio de migración de registros históricos, Se espera que la

información histórica sea debidamente formateada con el propósito de integrarla en la nueva plataforma sistémica. Por consiguiente, la información remuneracional, licencias médicas y de honorarios estarán sujeta a ser migradas. También formaran parte de la recepción de las pruebas integrales correspondiente a la presente etapa.

§ Gereneración de reglas de cálculos § Reforzar los conocimientos adquiridos en las parametrizaciones § Aclarar dudas surgidas en la práctica en esta etapa § Documentar todos los cambios, actualizaciones, definiciones generadas

en el proceso de implementación § Elaborar propuestas de mejoras al sistema, la cual debe estar

documentada § Validar el funcionamiento § Validar las integraciones § Pruebas Parciales § Pruebas Globales

Documentación Técnica sobre la migraciónEs preciso señalar que las pruebas se efectuarán en presencia y por el usuario funcional de la aplicación, acompañado por ambos jefe de proyectos.


Puesta en Marcha –Capacitación – Pruebas Integrales – Marcha Blanca – Explotación del Sistema

Este hito pretende asegurar la continuidad operativa del servicio contratado, teniendo presente su estabilidad de funcionamiento. Para lo cual se ha contemplado un periodo equivalente a 3 meses de observación, a partir inmediatamente de la recepción de las Pruebas Integrales. Por consiguiente y en un escenario ideal de funcionamiento, el jefe de proyecto de CORMUP más los funcionales directamente involucrados, firmarán la correspondiente recepción y se gestionará la solicitud de pago a la dirección de Finanzas. Cualquier inconveniente técnico que pudiera presentarse, deberá ser resuelto a la brevedad. No podrá cursarse la solicitud de pago si existe algún inconveniente que no haya sido debidamente resuelto por parte del adjudicado. En esta etapa se ejecutarán: § Capacitación a usuarios (funcionales), Cada capacitación a realizar se

deberá llevar un registro de asistencia de los funcionarios que participaran en las mismas. Este instrumento será medio probatorio que dicha actividad tuvo el correspondiente cumplimiento.

§ Documentación orientada a la capacitación. § Paralelo GlobalGest y Nuevo sistema (etapa de marcha blanca).

Corresponde a un periodo de al menos tres meses durante los cuales el antiguo sistema y el nuevo se ejecutarán en paralelo, lo que permitirá validar las salidas de información. El adjudicatario deberá acompañar a los usuarios de la CORMUP en el uso de la herramienta durante este período con el fin de:

§ Reforzar los conocimientos adquiridos (proceso continuo desde la etapa anterior)

§ Aclarar dudas surgidas en la práctica (proceso continuo desde la etapa anterior)

§ Documentar posibles defectos y su corrección



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§ Elaborar propuestas de mejoras al sistema § Validar el funcionamiento integral, y sus conexiones con los subsistemas

de CORMUP § Validar las integraciones § Recepción técnica funcional 7 contraparte CORMUP § Generación de todos los documentos del proceso, correcciones,

modificaciones, aprobaciones, etc (PROVEEDOR). § Generación de manuales de operación (proveedor)

Servicio de soporte y mesa de ayuda. Una vez finalizada la anterior etapa, comenzará el periodo durante el cual la CORMUP explotará el sistema y el adjudicatario brindará los servicios de mesa de ayuda y de soporte de acuerdo a lo especificado en estas bases. En particular deberá velar por: § La correcta operación del sistema § El cumplimiento de los niveles de servicio acordados. § La seguridad, respaldos, y otros aspectos relacionados con la

operación del sistema. Este proceso estará disponible por dos meses.


Integración Salud

Creación de un módulo independiente y funcional con las especificaciones propias del Estatuto de atención primaria de Salud, con las siguientes particularidades: § Carrera Funcionaria. § Algoritmos de pago. § Automatización proceso de pago. § Registro de capacitaciones.

Nota de consideración: Las etapas contenidas en este anexo y reflejadas en Carta Gantt ANEXO N°2, son móviles, ya que dependerán necesariamente del cumplimiento íntegro de la etapa que la precede, este antecedente deberá ser considerado por el adjudicado (proveedor), a efectos que considere que el incumplimiento de éstas independiente si ellas se muevan fruto de los anteriormente expuesto, serán sujetas de multas, tal cual se consideran en el punto 5 multas, pagina 15.



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ANEXO 4.

Contenido de Consultoría

A objeto de materializar el segundo y tercer hito indicado en Carta Gantt, el adjudicado deberá contemplar en su propuesta actividades que agreguen valor al desarrollo del proyecto, tales como:

§ Consultoría de Procesos. § Gestión del Cambio. § Implementación § .

Consultoría de Procesos, este servicio tiene por propósito asegurar que los procesos informatizados sean consistentes, que posean su ciclo de vida completo, a objeto de lograr trazabilidad en los registros computacionales. La Gestión del Cambio deberá desarrollar y motivar una implantación participativa de los usuarios involucrados en el proceso. Es necesario que el adjudicado sea flexible en el proceso de Gestión del Cambio e Implantación, ajustándose a las condiciones de trabajo de los equipos de la CORMUP. Considera la realización de un análisis de la Implantación, que incluye los diferentes aspectos de ésta:

§ Análisis de Procesos (Modelamiento y ajuste de los procesos propuestos). § Gestión y Análisis de Riesgos (Impacto, Probabilidad de ocurrencia y estrategias de mitigación). § Planes de contingencia. § Diseño de la parametrización del Sistema § Diseño de las integraciones con otras aplicaciones § Definición de roles y perfiles de usuarios § Metodología de implementación y procedimiento de aprobación de cada etapa.

Durante la etapa de planificación se podrán realizar modificaciones a la oferta inicial del proceso de Implantación. No obstante lo anterior, el adjudicatario deberá adjuntar en su propuesta técnica un cronograma sugerido de implantación por módulos o funcionalidades, lo más ajustado posible.



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Firmas de Aprobación del Documento: ------------------------------------------ ------------------------------ ------------------------------------ ----------------------------------------- Nombre Fecha Cargo Firma ------------------------------------------ ------------------------------ ------------------------------------ ----------------------------------------- Nombre Fecha Cargo Firma ------------------------------------------ ------------------------------ ------------------------------------ ----------------------------------------- Nombre Fecha Cargo Firma ------------------------------------------ ------------------------------ ------------------------------------ ----------------------------------------- Nombre Fecha Cargo Firma ------------------------------------------ ------------------------------ ------------------------------------ ----------------------------------------- Nombre Fecha Cargo Firma ------------------------------------------ ------------------------------ ------------------------------------ ----------------------------------------- Nombre Fecha Cargo Firma ------------------------------------------ ------------------------------ ------------------------------------ ----------------------------------------- Nombre Fecha Cargo Firma ------------------------------------------ ------------------------------ ------------------------------------ ----------------------------------------- Nombre Fecha Cargo Firma



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