Adysa Group Portal Empleado

Portal del empleado Resumen Ejecutivo

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Falta de accesibilidad, utilidad y fiabilidad de la información

Costes de papel y archivo

Deficiencias en la calidad de servicio a cliente

Procesos que requieren de muchas horas de gestión

•  Cuando las organizaciones empiezan a crecer empiezan a surgir problemas de comunicación y los costes de gestión y logística se disparan:

Problemática: el crecimiento exige automatización de procesos

5 Falta de visibilidad de la dirección

Problemática de gestión tradicional

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Ges

tión

Trad

icio

nal Problemática

•  Comunicación •  Dificultad en la comunicación con los empleados à nuevos productos,

comunicados, etc. •  Acceso a documentación obsoleta y mal organizada à consumo de tiempo

excesivo y errores por versiones obsoletas •  Gestión de procesos

•  Tiempo en la gestión de cada solicitud multiplicada por cada interlocutor •  Uso de papel à coste de papel + espacio de archivo •  Disponibilidad física de responsables para flujos de aceptación •  Errores humanos de contabilización y correspondencia con políticas internas •  Necesidad de gestión por parte de RRHH, Calidad u otros departamentos à

consumo tiempo

La Solución

•  Para mitigar esa problemática se puede crear un PORTAL DEL EMPLEADO que canalice la COMUNICACIÓN (canal empleado ßà empresa) y sirva de soporte a la AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

AHORRO DE COSTES

PREPARACIÓN PARA EL CRECIMIENTO

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

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Comunicación Social Automatización de Procesos Integración

• Creamos tu portal del empleado totalmente a medida, adaptado a tu imagen y códigos de comunicación

• Facilitamos la comunicación efectiva en la compañía

• Organizamos la documentación y permitimos la gestión del conocimiento efectivo

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•  Creamos e incentivamos los mecanismos para comunicarse con la organización y entre ellos mejorando en ambiente y la vinculación con la compañía:

Ideas sugerencias encuestas

concursos foros iniciativas

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•  Automatizamos todos los procesos de relación empresa !" empleado, mejorando la eficiencia y reduciendo costes:

•  Incorporamos procesos departamentales en ámbitos formación, selección, riesgos laborales, etc.

Vacaciones, servicios de compensación, vehículos

de empresa, reservas de salas, notas de gastos

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•  Integramos el portal con cualquier solución de gestión laboral ó ERP de la compañía (SAP, Meta4, PeopleSoft, etc):

Nóminas Certif. de retenciones

Mod. 145 Bajas

Beneficios Portal del empleado

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Port

al d

el e

mpl

eado

Beneficios •  Eliminación de papel, y archivo •  Eliminación de trabajo de gestión y control por RRHH •  Agilización del proceso de aceptación/denegación •  Mejora en la satisfacción del empleado •  Visibilidad a los Managers y Directores en tiempo real •  Capacidad competitiva, toda la empresa está informada de las últimas novedades. •  Unificación de todos los servicios, aplicaciones, documentación interna etc. disponibles

en la compañía en un único portal. •  Transmisión de imagen de empresa. •  Fomento de la colaboración entre empleados. •  Integración con las aplicaciones disponibles en la compañía. •  Simplificación de los procesos administrativos. •  Información unificada e integrada à >Aumenta la eficacia de los canales de

comunicación y la productividad de los empleados. •  Empleados involucrados y eficientes y la empresa aumenta su rendimiento. •  Segmentación de la información •  Trabajo a distancia que ofrece a todos los empleados la posibilidad de acceder a las

informaciones y aplicaciones de la empresa.

Cuadro funcional

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Comunicación

• Circulares • Notas de prensa • Revista corpora6vas online

• Polí6cas de compañía

• Plan6llas /procedimientos

• Who is who • Welcome Pack • Riesgos Laborales

Solicitudes y work flows

• Vacaciones • Help Desk Informá6co

• Vehículos de compañía

• Servicios de compensación • Planes de pensiones

• Stock Op)ons • Seguro médico • Tickets Restaurant

• Vehículos de compañía

• …

Social

• Eventos • Consultas temá6cas (foros: laboral, técnico, etc.)

• Tablón de anuncios

• Encuestas •  Ideas

Logís6ca / Facili6es

• Notas de gastos • Notas de gastos de viajes

• Reservas de Salas

• Reservas de material (cañones, portá6les, disposi6vos, etc.)

• Biblioteca/Hemeroteca on-‐line (reservas recursos)

Selección

• Solicitud de becarios / empleados

•  Job Pos6ngs (Puestos vacantes)

• Programa de referencias a puestos vacantes

• Proceso de selección

Formación y desempeño

• Definición de puestos y skills

• Plan de carrera • Plan de formación de empleados

• Catálogo de formación

• Sistemas de Formación on-‐line (elearning)

• Evaluación de desempeño

Directorio (organización funcional y jerárquica) | Sistema de nevagación (Portal)

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Proc

eso

trad

icio

nal Solicitud empleado

•  Rellena papel de solicitud •  Firma de Jefe à localizar físicamente •  Envío a RRHH à archivo manual y

mecanización a sistema de control (excel)

Problemática •  Uso de papel à coste de papel + espacio

de archivo •  Disponibilidad física del jefe para

aceptación •  Necesidad de una persona para el control

de las vacaciones •  Errores humanos de contabilización, y

correspondencia, con políticas internas Pr

oces

o A

utom

atiz

ado

(Por

tal

del e

mpl

eado

) Solicitud empleado •  Solicitud desde el Portal del empleado •  El sistema controla los días disfrutados y

los disponibles, contando con fiestas y políticas de compañía

•  Llega la notificación al Jefe por email/sms para la aceptación à no requiere presencia física

•  El sistema contabiliza automáticamente los días para ese empleado à RR.HH. no necesita intervenir

Beneficios •  Eliminación de papel, y archivo •  Eliminación de trabajo de gestión y control

por RRHH •  Agilización del proceso de aceptación/

denegación •  Mejora en la satisfacción del empleado •  Visibilidad a los Jefes, y Directores, de

cómo está la situación de su personal

Ejemplo proceso automatizado / Solicitud de vacaciones

Fases de proyecto

Consultoría y Definición de proyecto

Estudio consultoría previo

Estructuración lógica del directorio (usuarios, perfiles y privilegios)

Definición de sistema de navegación y Acceso a recursos y aplicaciones actuales

Definición de secciones de Contenidos: noticias, comunicados, políticas, acceso a revista, etc.

Definición de procesos a automatizar

Plan de comunicación interna web: Definición de iniciativas de comunicación posibles a utilizar

Diseño y Usabilidad

Estudio previo usabilidad

Diseño Base

Creación de piloto navegable

Estudio con Focus Group para test de usuarios, previo a la integración con la plataforma de gestión (opcional)

Implementación funcional

Integración tecnológica del alcance definido

Puesta en marcha

Implantación plan de comunicación y gestión del cambio

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Tecnología para el éxito Visión modelo tecnológico

Selección de la tecnología más adecuada

•  A la hora de seleccionar la tecnología adecuada debemos tener en cuenta los siguientes criterios:

•  Necesidad de flexibilidad en la funcionalidad •  Coste de mantenimiento: equipo humano, licencias, actualizaciones, mantenimiento de

backups, adecuación a LOPD/LSSI •  Coste de infraestructuras: servidores, conectividad, sistemas de respaldo, escalabilidad de

accesos •  Migraciones de productos e inversiones en nuevas licencias y servicios profesionales •  Facilidad de integración de los distintos sistemas de información •  Capacidades de producto y coste de complementos (si existen). •  Coste de desarrollos de funcionalidades no estandarizadas en el producto •  Coste de adopción de nuevas funcionalidades/productos asociados

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Tecnología en modelo Cloud

•  La tecnología utilizada es transparente para el cliente, abstrayendo toda esa complejidad. Todo se incluye en el servicio y solo se paga por el uso realizado mensualmente.

•  No tengo que coordinar equipos de informática (interna o externa) •  No tengo que pensar en el dimensionamiento de infraestructuras independientemente del

nivel de accesos y uso de servicios •  No tengo que invertir en desarrollos que luego no vuelvo a utilizar, porque cuento con un

producto consolidado •  Tengo un equipo de soporte para atenderme ante cualquier necesidad •  Tengo la flexibilidad para poder evolucionar las funcionalidades que necesito en tiempos

cortos

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Beneficios del Cloud Computing

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Arquitectura Multiusuario

Fácil personalización

Acceso Universal

Cloud Computing vs OnPremise

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Licencias

Implantación

Infraestructura

Mantenimiento

Equipo humano

Escalabilidad de infraestructura

Upgrades producto

Migraciones

LOPD

Clo

ud

OnP

rem

ise

(trad

icio

nal) Valores

habituales para Toma de

decisión

Valores que se olvidan y

suponen mucho coste

Seguridad y Cloud Computing

Geanet realiza anualmente fuertes inversiones para garantizar la Alta disponibilidad y la Securización de su plataforma de cara a dar un exigente SLA y ofrecer la mayor tranquilidad a nuestros clientes de que sus datos están en el mejor sitio.

Así, el modelo Cloud nos permite disponer de un nivel securización de nuestros servidores que sería le costosísimo abordar económicamente a un cliente de manera individual.

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La solución

•  Gestión de directorio: Organización (centros, departamentos, puestos, Tipos de contratos, etc.) y dependencias jerárquicas, Who is Who

•  Soluciones de comunicación: circulares, comunicados, notas de prensa. Control de lectura efectiva y estadísticas de acceso. Creación de contenidos de obligada lectura.

•  Gestión de Tareas pendientes (leer comunicados, entrar a un curso, aprobar unas vacaciones, etc.

•  Publicación de contenidos: filosofía, políticas, plantillas, gestión documental. Publicación selectiva de contenidos à cada uno ve lo que le puede interesar

•  Riesgos laborales: publicación de formación e información por puestos

•  Solicitudes: Vacaciones, servicios de compensación, coches, etc.

•  Formación: planes de formación, elearning, definición de puestos y plan de carrera, evaluación del desempeño

•  Selección: Solic. Becarios y empleados, job postings, procesos de selección

•  Facilities: Reserva de salas, material, notas de gastos, viajes

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Enfoque al Retorno de la Inversión (ROI) •  Análisis previo

Return on Investment (ROI)

•  El Retorno de la Inversión (ROI) es una medida clave a tomar en cuenta en cualquier proyecto de inversión

•  en la fase de decisión •  a la hora de fijar objetivos •  en el seguimiento y análisis de los resultados

¿Por qué calcular el ROI?

•  Resume de forma cuantitativa los costes y beneficios de la inversión •  Define el período de tiempo previsto para la recuperación de la inversión

Cálculo del ROI / tangibles (ejemplo)

Cálculo del ROI / intangibles

Mejora de la Captación y Retención de talento

Mejora de ambiente laboral

Más tiempo disponible para dar mejor servicio à Satisfacción del cliente / excelencia

Retención del Know How en la compañía à Gestión del conocimiento

Algunos casos de éxito

Portal del Empledo Room Mate

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•  Consultoría de comunicación •  Estructuración •  Definición de perfiles de acceso •  Definición de interfaz

•  Definición e implantación de procesos de negocio

•  Comunicación interna •  Gestión de Vacaciones •  Descarga de nóminas

(comunic. SAP) •  Colaboración •  Formación

Portal del Empleado Inversis

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•  Consultoría de comunicación •  Estructuración •  Definición de perfiles de

acceso •  Definición de interfaz


•  Automatización Procesos RRHH

•  eLearning

Intranet BSCH

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•  Definición de procesos •  Definición y automatización •  Dirección de equipo externo para

implantación con Lotus Domino

Intranet TPI

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•  Definición e implantación de procesos:

•  Comunicación interna •  Notas de gastos •  Comercial •  Colaboración

Intranet Sun Microsystems

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•  Aplicativos Comercial y MKT

•  Seguimiento de la calidad •  Formación y evaluación del

desempeño •  Etc,

Intranet / Portal del Empleado MOA

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•  Implantación ERP con modulo financiero, comercial (CRM,y Operaciones)

•  Gestión de acciones de Markqting e eMail Marketing

Principales Clientes

Principales clientes

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Contacto

§  Para más información, por favor contactar con: Juan Conde Morala 627 550 763 [email protected] Adysa Group C/ Alcalá, 119 – 3º dcha Madrid - 28009

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