ADMINISTRACION DE LA

FUNCION INFORMATICA

SERVICIOS

Sugerencias de Solución

Plan de acción

Conjunto de actividades propuestas con la finalidad de alcanzar objetivos o resultados previstos.

Un plan sólo propone actividades por desarrollar, lo cual implica que existe flexibilidad en todo momento para reorientar e incluso cambiar totalmente el rumbo propuesto si así lo dictan las circunstancias.

Primer objetivo: Descentralizar

el área de informática

• Descentralizar el área de informática no significa

que va a desaparecer esta área de la

organización.

• Las actividades vigentes del área de informática

tendrán que seguir desarrollándose y

evolucionando como hasta ahora, pero en el

lugar donde éstas resulten de mayor provecho

para la empresa.

• Entonces no será vista como un área riesgosa y

peligrosa que vive aislada, fuera del control de la

organización, sino como un mecanismo

indispensable, firmemente administrado, que da

servicio a toda la organización

Paso 1. Formación de un comité de

política informática

• Este comité debe estar estructurado por los

directivos de las áreas que actualmente usan la

información, producto del proceso electrónico

de datos (usuarios) y por los directivos de los

distintos departamentos del área de informática.

Paso 2 Análisis de la situación actual del

área informática

• El comité procederá a realizar un estudio detallado de la

situación particular del área de informática, mediante la

evaluación sincera y realista de lo que la empresa

requiere de dicha área y lo que esta dando

verdaderamente.

• Una manera práctica de conocer lo anterior es evaluar

los resultados que emite el área de informática y ver si

cubren los requerimientos de información de los

distintos departamentos usuarios.

Paso 3 análisis de las ventajas que traerá la

descentralización del área de informática

• Ya en este paso se deberá tener una idea clara de

la situación del área de informática. De este

modo resultara factible conocer con mayor

rapidez los beneficios que se espera obtener al

descentralizar dicha área, partiendo de la

suposición de que ella ampliara el campo de

aprovechamiento de los sistemas de información

dentro de la organización.

Paso 4 visualización de la organización total de la

empresa por medio del enfoque de unidades

usuarias.

• Una unidad usuaria se define como una entidad,

dentro de la organización, que cubre una

función completa y que actúa con autonomía

operativa para lograr sus propios objetivos.

Paso 5 Esquematización de la función informática a través de las

distintas unidades usuarias.

• Al visualizar a la organización con la estructura

de unidades usuarias, se facilita la determinación

de los verdaderos requerimientos de

información para la efectiva operatividad de

cada unidad usuaria, y en consecuencia se

podrán determinar también los requerimientos

de cómputo (humanos y materiales)

convenientes para cubrir completamente dichas

necesidades de información.

Paso 6 Exposición ante los directivos de la empresa de los argumentos ventajosos

que implican la descentralización de área informática con el fin de obtener su

aprobación.

• El comité de política informática ya cuenta en

este momento con todos los argumentos

necesarios para lograr que los niveles superiores

de la empresa tomen la decisión a favor de la

descentralización del área en cuestión.

Paso 7 Inicio de la administración de la función

informática

• Se sugiere que este proceso sea paulatino,

primero con una unidad usuaria, luego con otra,

y así sucesivamente.

Segundo objetivo: Formar un

mecanismo para la

administración global del

entorno informático de la

empresa.

Es evidente que esta área se fue estructurando por etapas de una manera por demás improvisada, y que, con los años, de un modesto departamento insignificante se convirtió en una de las áreas más grandes y de mayor jerarquía dentro de las organizaciones. Los cambios de estructura de dicha área fueron tan frecuentes, que poco a poco dentro de una organización (la de la empresa) nació otra organización (la del área de informática).Es importante que los directivos reconozcan la importancia de esta tecnología y de la dependencia casi obligada que de ella tiene toda empresa sin importar su tamaño.

Pasos para formar un

mecanismo de administración

Paso 1 contar con la estructura

descentralizada del área de informática.

En este momento el comité de política informática ha diseñado, presentado y conseguido la autorización para lo que será el área de informática descentralizada. Por tanto ya se tiene bien clara la ubicación de cada unidad usuaria dentro del esquema organizacional de la empresa, así como el alcance y el apoyo técnico-informático que tendrá cada una de ellas.

El soporte técnico se refiere únicamente al personal informático que quedará asignado a cada unidad usuaria.

No pretender determinar el equipo de cómputo con el cual quedara sustentada la participación de cada unidad dentro del entorno de modernización, este será uno de los primeros trabajos que realizara dicho personal informático asignado, y deberá hacerse rigurosamente en función de los requerimientos estrictos de quienes ahora dictaran lo que necesitan, cómo lo necesitan y la estrategia de cómo se hará, en adelante todo será desarrollado bajo responsabilidad y dirección de los gerentes que comandan las distintas unidades usuarias.

Paso 2 constituir el área administradora

de la función informática de la empresa.

Ningún área que no se encuentre lo suficientemente administrada como para su correcta operación, podrá funcionar según fue concebida dentro de la organización.

Aunque durante mucho tiempo se creyó que la revolución industrial tuvo su éxito con el invento de las maquinas que eran capaces de producir enormes cantidades de artículos en serie, con muy poco o nulo esfuerzo humano al paso del tiempo se descubrió que tal éxito fue no solo usar dichas maquinas, sino que sin los métodos administrativos y de control, semejante producción de artículos se hubiera convertido en un caos: control de la producción, cantidades requeridas de materias primas, rutas, tiempos de envío y entrega de artículos, estándares de calidad, manuales de operación de la maquinaria, programación de servicio de mantenimiento del equipo, control de inventario, etc.

Los mecanismos administrativos que en un principio se establecieron, fueron rebasados por las expectativas iniciales de crecimiento, por lo que fue necesario ajustarlos frecuentemente, con el tiempo resulto urgente la formación de profesionales en administración de empresas, capaces de tomar control sobre ellos y hacerlos eficientes y útiles.

En el ámbito informático aconteció algo parecido a los sucesos de la época de la Rev. industrial: se diseñaron equipos electrónicos capaces de producir información a velocidad vertiginosa y en cantidades colosales, pero a diferencia de las estrategias administrativas implantadas para controlar la producción en masa que surgía de las maquinas de aquel tiempo, en la época informática no se hizo lo mismo, y prueba de ello es que aun hoy día no existe ninguna carrera profesional especifica para administrar de manera global el contexto informático de las empresas.

Junto con la descentralización del área informática resulta indispensable la estructuración del área administradora de la función informática.

Este mecanismo administrador es el elemento fundamental que hará posible la modernización informática.

Paso 3 adoptar un modelo de aprendizaje por

seguimiento como función.

Al paso de los años se ha comprobado que en el área de informática se trabaja con un enorme descuido, lo que obviamente se manifiesta en la cantidad incontrolable de problemas que se viven a diario. Aun así, casi por norma dichos problemas se atacan con una visión de urgencia que hace que no se analicen las verdaderas razones que los originaron y, por lo mismo, jamás se hace énfasis en dejar establecida una estrategia de control que evite la nueva aparición de los mismos problemas.

Se hace un seguimiento para la solución de los problemas solamente por excepción, es decir mientras duran las consecuencias de los problemas, pero una vez pasada la presión, todo aquello queda en el olvido.

modelo de aprendizaje por

seguimiento como función.

Tercer objetivo: Crear una

cultura informática en el nivel

de empresa.

La revolución informática esta transformando radicalmente la manera de trabajar de la gente.

Si bien se han hecho intentos de capacitar al personal gerencial y administrativo en el uso de las computadoras personales, puede afirmarse que no se ha sabido orientar dicho esfuerzo, y el resultado es que a quienes así se ha capacitado, normalmente llegan a hacer de la computadora un uso poco provechoso.

La capacitación deberá ser formal y planeada de acuerdo con las actividades de cada área, dirigiéndola firmemente hacia la resolución de los problemas cotidianos que enfrenta cada una.

Para planear la capacitación, debe considerar

no sólo el uso de paquetes de software bajo

control de computadoras personales, sino que

habrá conjugar los siguientes aspectos:

administración, información, toma de

decisiones, equipo de cómputo y paquetería de

software.

Esta es la dirección que nos lleva a la creación

de una cultura informática en el nivel de

empresa.

Es imprescindible que desde los niveles de menor jerarquía hasta los directivos, a las personas se les enseñe a pensar en términos de sistemas, con el fin de que se comprenda con toda claridad lo siguiente: toda actividad operativa, administrativa y de control que se realice en cualquier parte de la empresa, no se encuentra aislada, sino que forma parte de un mecanismo completo mucho más amplio que el solo entorno de oficina o departamento; o sea, que cada sistema dentro de la empresa entrelaza las actividades de varios departamentos en conjunto satisfacen un proceso completo vital en el cuerpo de la información.

Pasos para crear una

cultura informática

Paso 1 realizar un análisis de requerimientos de

información dentro de cada unidad usuaria.

Se debe tener en cuenta que esto no será fácil ni rápido, ya que implica implantar una formación cultural informática que nunca ha existido ni existe actualmente. Es vital comprender para este propósito que esto obliga a fomentar un cambio de mentalidad en todo el personal de la organización, sin importar su nivel jerárquico, con el objetivo de lograr en ellos un cambio radical hacia perfiles nuevos en sus hábitos de trabajo, empezando por cambiar la imagen misma de la manera de hacer las cosas y del concepto en que tienen las herramientas que han usado, y buscando una filosofía moderna en el entorno de los sistemas de información y los nuevos equipos que tienen a su disposición, para volverse mas productivos partiendo de la aportación de su ingenio y de su creatividad y no del trabajo rutinario y agotador de costumbre.

El análisis de requerimientos de información

en cada unidad usuaria se hará conjuntamente

con los propios gerentes de cada área,

permitirá a estos detectar por si mismos la

imperiosa necesidad que tienen sus respectivas

áreas en relación con el proceso de datos, y

captaran perfectamente lo dependiente que son

sus labores de la información producto de

dicho proceso.

Esta es la clave; al quedar ellos inmersos

dentro del contexto informático de la empresa,

no podrán menos que comprender que la

formación cultural informática no es solo un

producto de trabajo mas, es una estrategia

moderna de trabajo tan necesaria y poderosa

que no se puede prescindir de ella sin poner en

riesgo el control de la empresa entera.

Paso 2 efectuar una campaña de

creación de cultura informática.

Cuando se habla de crear conciencia en las

personas, por lo general se relaciona con la

manipulación de la gente, y efectivamente hay

mucho de cierto en ello.

Para efectos de consolidar permanentemente

una cultura informática dentro de toda la

empresa, es necesario considerar los siguientes

requisitos:

Diseñar métodos de capacitación de

informática en función de las distintas

responsabilidades de la organización con

reconocimiento de diplomado, lo cual redituará

en muchos beneficios para la empresa y sus

integrantes.

Implantar un mecanismo de seguimiento para

garantizar y evaluar la aplicación practica del

conocimiento de informática adquirido.

Unidades Usuarias Área de procesamiento

electrónico de datos

Excelencia

informática

Área de capacitación

Unidades usuarias

Objetivo

Fijar los objetivos informáticos de la empresa

Funciones

Estructurar los mecanismos administrativos en

términos de sistemas de información.

Evaluar la eficiencia de los resultados del

procesamiento electrónico de datos

Área de capacitación

Objetivo

Crear una cultura informática propia de la empresa

Funciones

Integrar a los tres sectores mediante un plan maestro global

de capacitación sobre sistemas de información.

Coordinar la capacitación en función del plan maestro

Evaluar el avance hacia los objetivos del plan maestro

mediante una estrategia de seguimiento como función.

Área de procesamiento electrónico de

datos

Objetivo

Satisfacer los requerimientos de información de las unidades usuarias mediante equipo electrónico de procesamiento de datos.

Funciones

Dotar a la empresa con el equipo de cómputo adecuado para satisfacer los requerimientos de información a corto, mediano, y largo plazos.

Mantener un nivel eficiente de destreza en el uso y aprovechamiento de los recursos de computo

Proporcionar un nivel de servicio computacional congruente con la dinámica operativa de la empresa.