Daniel Cassany

Afilar ellapicero

Cuia de redacci6n para profesionales

Traducci6n de 6scar Morales y Daniel Cassany

~

EDITORIAL ANAGRAMA

BARCELONA

TiTUlo de fa edicion catafana: Esmolar l'eina Empuries Barcelona, 2007

Disefio de fa coleccion: Julio Vivas llustraci6n: Archivo Iconogdfico, S. A. / CORBIS / COVER

Primera edicion: septiembre 2007

Daniel Cassany, 2007 EDITORIAL ANAGRAMA, S. A., 2007

Pedr6 de la Creu, 58 08034 Barcelona

ISBN: 978-84-339-6262-1 Dep6siro Legal: B. 35885-2007

Printed in Spain

Liberduplex, S. L. U., ctra. BV 2249, km 7,4 - Polfgono Torrentfondo 08791 Sant Llorenc;: d'Hortons

fNDICE

Presentaci6n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 11 Formacion. ~Como son los escriros de la profesion? Afilar ellapicero. Genesis. Agradecimientos.

1. SOBRE EL LECTOR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 19 Presentacion. Investigacion. Criterios generales. Lecrores especializados. Categorizar lecrores. Ejemplos.

2. TECNICAS DE ANAuSIS DEL LECTOR. . . . . . . . . . .. 29 Escribir a una audiencia. Segmentar. Escribir en una organizacion. Del auror hacia fuera. Escribir a un conocido. Ejemplo.

3. LAS VOCES DEL AUTOR ..................... . 41 Presentacion. (Yo, nosotros 0 se dice? Indicios de subjetividad. Atenuantes e intensificadores. Ejemplo.

4. LA ORGANIZACI6N DE LOS DATOS SI Presentacion. Introduccion. Cuerpo. Cierre. Piramides. El informe tecnico. EI articulo de investigacion. Anexos. Notas. Parrafos. Ejemplo. Sintesis.

5. TfTULOS Y PORTADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 67 13. CORRESPONDENClA ....................... 159 Presenraci6n. Tftulos. Funciones. Criterios de ela Presenraci6n. Decir no con elegancia. Estrategia. boraci6n. Ejemplos. Portada. Estilo.

6. fNDICES ... . ............................ 79 EpfLogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 167 Presentaci6n. Funciones. Utilizaci6n. Criterios de Bibliografia ................................. 169

elaboraci6n. Ejemplo.

7. RESOMENES ............ .. . ... . . . . . . .... . 87

Presenraci6n. Funciones. Escolar y profesional.

Informativos y descriptivos. Criterios de elabora

ci6n. ~C6mo se hacen? Ejemplo.

8. PROSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 97

Presentaci6n. Extensi6n. Causas de la dificultad.

Soluciones. Grupos nominales. Estilos nominal y

verbal, Complementaci6n. Afirmaciones y nega

Clones.

9. MAs PROSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 113

Presenraci6n. Activas y pasivas. Gerundios. Verbos debiles. Orden y posici6n. Incisos. Junrar pa

labras.

10. DISENOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 127 Presenraci6n. Us os y valores. Recursos visuales. ~C6mo se hacen? Diagrama. Consejos. Letra y dibujo.

11. TABLAS ................................. 137 Presentaci6n. Tipos. Lfneas. Criterios para hacer tablas. Ejemplo.

12. INSTRUCCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 147 Presentaci6n. Tipos. Criterios generales. En la piel del lector. Recomendaciones. Ejemplo.

PRESENTACIGN

Es imposible disociar ellenguaje de la ciencia 0 la ciencia del lenguaje, porque todas las ciencias necesitan tres cosas: la secuencia de hechos en que se basan, los conceptos abstractos para denominarlos y las palabras para expresar estos. [ ... J Hechos, conceptos y palabras muestran y reflejan una misma realidad.

ANTOINE LAVOISIER, 1789

Las reglas de elaboraci6n de los documentos especializados no se aprenden espontaneamente del modo como se aprende y se interioriza ellenguaje general. La confecci6n de determinados documentos supone un aprendizaje espedfico de las reglas que rigen sobre todo la forma textual, fraseol6gica, sint:ictica y lexica.

TERESA CABRt, 1992: 151

FORMACI6N

La educaci6n formal en lengua acaba en el instituto para la mayorfa. 5610 quien cursa algunos estudios universitarios de letras puede profundizar en las tecnicas de elaboraci6n de los documemos de su ambito. Es el caso de los maestros, los fil610gos, los periodistas, los traductores 0 los comunicadores audiovisuales. Para el resto, el casteLlano, el espanoL 0 la Lengua materna escolar cierran la educaci6n lingiiistica. (Dejo al margen los idiomas extranjeros, que se aprenden a 10 largo

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de la vida pero que suelen tratar poco los discursos profesionales.)

Tambien es una idea extendida que los empleados de la empresa y los profesionales liberales no necesitan mas formacion en lengua; que los medicos, los quimicos 0 los abogados -por citar solo tres ejemplos- no tienen que escribir. Los empleos que desempefian no 10 exigen. Una medica cura enfermos, un quimico analiza productos y una abogada interpreta leyes. Les basta 10 que aprendieron en el instituto -supuestamente.

Es falso. En la practica, la mayo ria de profesiones cali ficadas requiere algun tipo de transaccion oral 0 escrita, mas 0 menos espedfica 0 sofisticada. Hay que verbalizar mucha actividad laboral para comunicarla, para valorarla 0 para archivarla: se escribe un informe del enfermo curado, se presenta por escrito el resultado del analisis quimico 0 se fundamenta en un dictamen la interpretacion de una ley. En efecto, los medicos redactan informes y protocolos medicos; los quimicos, memorias y proyectos; y los abogados, denuncias, recursos y argumentaciones. Y tam bien tienen que escribir los geografos, los bibliotecarios, los graduados sociales, los directivos, los comerciales 0 los contables ... , por dar mas ejemplos.

Aun mas: si estos profesionales pretenden estar al dia en su campo, deberan participar en los foros de investigaci6n y deberan leer y escribir artkulos, ponencias y comunicaciones para congresos y revistas. La formacion permanente tam bien utiliza la escritura como herramienta de aprendizaje.

~C6MO SON LOS ESCRITOS DE LA PROFESI6N?

Son heterogeneos: tienen varios grados de especificidad, con terminologia y fraseologia propias. Cumplen varias funciones, segun el contexto: dan fe de hechos, proponen medi

das, descubren datos, argumentan a favor 0 en contra. Se estructuran con apartados y componentes particulares, en cada caso. Tambien tienen distintos niveles de formalidad. Pero todos comparten un alto grado de sofisticacion. Son complejos y elaborados. Hay que dominar todas sus particularidades para poder entenderlos y producirlos.

Los profesionales se enfrentan a ellos con precipitacion, porque el mundo laboral no acepta dilaciones y porque tienen poca 0 nula formacion. Los rudimentos que da el instituto no satisfacen cuestiones tan especificas como las anteriares. Asi, no es extrafio que a menudo la cali dad de estos escritos sea lamentable: ~quien entiende la letra pequefia del contrato de una hipoteca?, ~y el de un seguro?, ~quien no se ha extraviado al leer las instrucciones de uso de un ordenador?, ~quien comprende las leyes y las sentencias judiciales?,

~son sencillas las ordenanzas laborales que regulan nuestra profesion?

Muchos de estos escritos son especializados y tienen estas caracteristicas:

Son concisos y poco redundantes. Buscan la objerividad y la precision. Evitan las ambiguedades.

Son despersonalizados: evitan las referencias al autor y allector, esconden la emotividad.

Tienen un porcentaje eleva do de lexico tecnico, procedente de varias disciplinas. Los grupos nominales estan mucho mas desarrollados que los verbales.

Inc!uyen recursos visuales como tablas numericas, fotografias 0 graficos.

Por supuesto, cada disciplina tiene caractedsticas especiales. La boranica dispone de un repertorio de generos discursivos diferente de la ingenieda 0 de la jusricia. Cada disciplina ha desarrollado sus propios discursos a 10 largo de la

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historia y los ha adaptado a sus necesidades: los biologos utilizan protocolos de laboratorio, proyectos e informes de investigacion, artfculos cientificos, etc. ; los contables trabajan con balances, auditorfas y memorias.

Cada genero discursivo es particular dentro de su campo: cumple una funcion espedfica, tiene una estructura adaptada. a las necesidades, con unos apartados y un contenido determinados. Usa un registro prefijado, con fraseologfa y terminologfa espedficas. Cada genero es incluso difereme de los otros del mismo campo, aunque todos compartan algunos rasgos comunes. Algunas disciplillas disponen de formultrios y manuales que documeman y ejemplifican eI repertorio de generos mas importantes. En definitiva, cada discurso tiene una idencidad propia.

MILAR EL LAPICERO

Como dice eI subtftulo, esto es una Gufa de redacci6n para los que se ganan la vida escribiendo. El discurso es una herramienca para comunicar conocimientos, para desarrollar la actividad laboral, para fortalecer nuesua identidad profesional, para cumplir nuestros deberes y para ejercer eI poder. Economistas, juristas, ingenieros, biologos, medicos, ffsicos, investigadores, maestros, sociologos, abogados ... , itodos trabajamos con eI discurso! Incluso los estudiames universitarios y los bachilleres tambien escriben para labrarse un futuro. Para todos, eI discurso es una herramienca profesional y esta gufa ensefia a afilarla.

Afiltr el Itpicero se dirige a los que escriben: a los autores, pero tambien a los correctores, a los editores, a los supervisores, a los jefes que dan eI visto bueno, a los lectores que quieran tener criterio. En cualquier caso conviene conocer bien las herramiencas utilizadas. iQue flexible, versatil, poderoso y resolutivo es eI discurso!, cuando se utiliza con perspi

cacia. Pero jque torpe y simple puede lIegar a ser si se usa mal! iComo confunde, atolondra e irrita, en estos casos!

Esta gufa trata de los discursos complejos, sofi sticados y comprometidos que hacemos en eI trabajo ... , que son nuestra profesi6n. Estos escritos cuestan mucho dinero, si contamo el sueldo que cobran los auto res - ipor modesto que sea! Tambien ocupan mllchas horas, si concamos eI tiempo que Ie dedican los lectores. Tienen m lIcha trascendencia: cierran y abren empresas, promueven empleados 0 los despiden, curan personas, producen ganancias 0 perdidas, dan 0 quitan pres tigio, fijan nuesrros derechos y deberes, erc.

A lar ella icero uiere su lir la instruccion que nos ne 0 la educacion superior -como ecfa mas am a. Presenta los conocimjeoros.espedficps qll e meocjona la cita que encabeza este capitulo. Haciendo lin simil con ouo libro mlo, quiere ser una c;;ina de la escritura profesional (Cassany, 1993), una gUla que explique con sencillez - con delamal- como se preparan los discursos en eI trabajo.

Es imposible tratar todos los discursos. No acabarfamos nunca. Ni hace falta: los discursos cambian como los tiempos. Hoy hacemos blogs, chateamos y prescindimos del fax -que se invenco hace bien poco. Afiltr elltpicero se centra en los dis:' cursos mas especializados, poniendo enfasis en las cuesriones transversales: el analisis del lector, la estructuracion del concenido, la confeccion de ritulos, Indices y resllmenes, eI disefio de ilusuaciones, etc. Ta"mbien estudia dos tipos de texto importances para una organizacion: las instrllcciones )' las cart~

GENESIS

Esta gufa tiene historia personal. Durance una epoca me gane la vida ensefiando a escribir a auditores, secretarias, economistas, ciendficos, politicos, informaticos y ouos pro

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fesionales. Colabore con el Banco de Sabadell, el BBVA, La Caixa, Fundaci6 La Caixa, REPSOL YPF, Cuatrecasas, la Fundaci6n German Sanchez Ruiperez 0 la Editorial Santillana; y con instituciones como el Ayuntamiento de Barcelona, la Generalitat de Cataluna, la Escuela de Administraci6n Publica de Cataluna, el Instituto Vasco para la Administraci6n Publica, las Cortes Valencianas, el Sen ado Chileno 0 la Secretaria de la Funci6n Publica de Mexico, entre otros. Ensenaba a mejorar las auditorias, las memorias, los informes, las demandas, los artfculos 0 la correspond en cia.

T am bien escribf la tesis doctoral sobre esta actividad, aprovechando la gran cantidad acumulada de escritos, ejercicios, evaluaciones y experiencias (Cassany, 1995). En otro lugar he explicado la metodologfa que segufa para ensenar a los profesionales expertos que no estan para monsergas y buscan soluciones inmediatas (Cassany, 2006).

Afilar el lapicero contiene las lecciones mas efectivas de esta experiencia. Resume con estilo llano las ensenanzas principales de la literatura tecnica I y las ejemplifica con escritos autenticos, comentados -y con los nombres convenientemente cambiados. Conffo en que mi discurso este bas

1. Renuncio a detallar en cada capitulo las referencias bibliograficas consultadas, porque seda reiterativo y prolijo. S610 mencionare las citas textuales. A continuaci6n presento una lista de los aurores que mas me han inspirado. Para la descripci6n del discurso especializado: Sager, Dungworrh y McDonald (1980), Kocourek (! 991), Cabre (1992), Lerat (1995) y Barrueco, Hernandez y Sierra (1993-19%). Entre los manuales de redacci6n ciendfico-tecnica 0 empresarial, me han interesado: Barrass (1978); Gould (ed.) (! 978); Harkins y Plung (eds.) (1982), que presentan una selecci6n de los mejores arrkulos de diversas disciplinaSi Brusaw, Alred y Oliu (1987); Turk y Kirkman (1989) -uno de los mejores-; Kirkman (! 992); Boiarsky (1993); Rubens (ed .) (1992) y Shelton (1994). Tambien son relevantes Strunk y ~te (1917), Flower (1985) y Eagleson (1990). Para la orrotipograHayta edlCl6~tenidO en cuenta Perfect (1994), Martfnez de Sousa (1992), Pujol y Sola (1995) el Diccionario de W edicion y de las aries grdficas (1990) . Sobre resumenes, Hawes Harkins (1%8) y Sekey (1973) dan ideas practicas. Para el anilisis dellectorfn hemos inspirado en parte en Warren (1993).

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tante afilado para que los lectores 10 puedan aprovechar para afilar los suyos. iQue asf sea!

ACRADECIMIENTOS

Ningun otro libro mfo ha madurado tanto en el disco duro. Los primeros documentos se remontan a finales de los ochenta. T odos los profesionales con quien he compartido aula han contribuido an6nimamente a escribir estas paginas. Sus originales, su reacci6n a mis correcciones, las reflexiones sobre las necesidades comunicativas de su empresa ... Todo me ha inspirado. Sin la aportaci6n de estos redactores profesionales de carne y hueso no habrfa ejemplos reales. Si no hubiese podido penetrar en las interioridades de sus organizaciones, habrfa menos senti do comun y matizaciones en estas paginas.

Otras personas me han ayudado mas conscientemente a componer este libro. Han mejorado estas lineas Cristina Aliagas, Victoria Alsina, Elisenda Bernal, Quico Ferran, Cristina GelpI, Carmen LOpez Ferrero, Carme Ripoll y Joan Sala. Oscar Morales no es s610 el traductor de la versi6n espanola de esta gufa, sino un buen colaborador en la investigaci6n sobre la comunicaci6n cientffica. A todos y todas, gracias.

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1. SaBRE EL LECTOR

Escribir es como sal tar un canal 0 un arroyo. Antes de hacerlo conviene fijarse bien en la otra odlla: la arena, las piedras, la altura, la pendiente ... Si no caleulas bien la distancia 0 el estado del terreno, fallas en el saito y acabas en el agua.

PRESENTAcrON

Todos los esrudios sobre comunicacion profesional descacan la imporrancia de anaLizar aL Lector, es decir, de cells: r en cuenta el destinatario. Saber que intereses tiene, que conocimientos previos, que punto de vista 0 incluso gue manias 110 UIsncas, ayuda a evuar malentendidos. Concretar que hara con nuestro escnto, cuan 0 0 eed., como 0 por que, nos puede ayudar a decidir como renemos que escriGiri , 'eamoslo:

1a La propuesta de formacion se basaba en algunas teorfas de Sigmund Freud, un psiquiarra austriaco de principios del siglo XX que se considera el fundador del psicoanalisis.

1b La mulrinacional propone un esrilo homogeneo y refuta las conocidas teorfas de Canagarajah.

Ambos fragmentos fracasan. EI primero nos insulra, porque presupone que ignoramos quien es Freud. En el mejor de los casos nos aburre, porque explica 10 que ya sabemos. En cambio, el segundo no 10 entendemos: presupone que

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dominamos la teOrla del linguista Suresh Canagarajah sobre como se proyecta la identidad de la lengua y la cultura propias cuando se escribe en un segundo idioma. Esta teo ria sugerente es reciente y tan poco conocida como su autor, originario de Sri Lanka. En ambos casos, pues, el auror calcula erroneamente el conocimiento previo del lector y provoca efectos negativos. En este capitulo estudiaremos los principales tipos de lector.

INVESTIGACION

La relacion entre aurar y lector es e.strecha y sutil. Algunos sostienen que, al fin y al cabo, el es.tilo del documento esd. determinado por el destinatario. EI autor torna decisio

~s retoricas sobre su escrito segun el lector al que irnagina dirigirse. Es el mismo documento el que busca al lector, el que 10 selecciona 0 10 construye.

La investigacion ha rnostrado que los redactores expenos tienen mas capacidad para representarse la situacion cornunicatlva. EI expeno se imagina mejor y con mas facilidad a su lector. Calcula que sabe y que no, que quiere encontrar en el escrito, como 10 leed.. Luego uriliza esta informacion para decidir que ineluye 0 no en el escrito, como 10 ordena y con que estilo 10 presenta.

jPero no es tan fkil! Muchos escritos tienen audiencias multi ples. heterogeneas 0 desconocidas. A veces lectores distintos buscan cosas diferentes en un mismo texto. A veces un documento pretende cumplir funciones variadas. A menudo es imposible establecer un perfil comun de los lectores. Ine1uso cuando nos dirigimos a un lector individual, conocido y proximo, puede ser complicado discernir sus intereses, conocimientos y puntoS de vista.

Analizar al lector es una tarea reflexiva, prospectlva, 10

~lt1va. La hacemos antes de escribir y mientras escribimos. Suele ser individual e interior, pero tam bien podemos conversar con nuestros coautores, si no estamos trabajando solos. De hecho, es mucho mejor asf.

CRlTERlOS GENERALES

Fijemonos prirnero en 10 que podemos analizar del lector. Las preguncas de la izquierda permiten encontrar respuestas para seguir los criterios que se formulan a la derecha:

Ellector y el documento

Caractedsticas del lector

I. Prop6sito d~ fa comunicacion: ipor que lee?, ique datos busca? , ique debe hacer?, ic6mo los usara?, ique Ie interesa?, ique leera primero?

2. Conocimientos: ique informaci6n previa tiene?, ique teodas, conceptos y autores conoce? , ique terminologia domina?, ique enfoque tiene del tema?

3. Habilidmie! de procrJamitl1to: ilee en orros idiomas?, ientiende formulaciones 16gicas, matematicas, qufmicas?, ilee mapas y grificos?, i lee esquemas, cuadros, tablas?

4. Condiciones de la !ectura: icuanto tiempo tiene para leer?, id6nde leera?, iestara c6modo?, ique edad tiene?, ique manias tiene?

Criterios para el documento

Incluye los datos que interesan, o rdenalos de mas a menos relevantes y redactalos de manera que puedan usarse provechosamente en ellugar y el momenro adecuados.

Explica todo 10 que sea desconocido t.-evita la obvledad de 10 ya s~. Cenrrare en el enfoque~ 0

~ifica los que sean diler~es. Prefiere los idiomas originales y las formulaciones especfficas, si son conocidas, pero traducelos si no 105011 . Comenta los graficos, los mapas y las tablas dificiles. Modera la complejidad de los apoyos visuales. Elige el disefio mas id6neo: .k\;ra, formato, presentaci6n. Ayuda al lector a leer, con sumanos, conectores, subindices, tablas, noras a pie de pagina 0 finales . No excedas la extensi6n alll2iada.

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As!, las instrucciones para utilizar un inhalador bucal deberfan valorar que se dirigen a un colectivo amplio y heterogeneo de asmaticos, que s610 pretenden administrarse el medicamento. No quieren conocer la estructura del aparato inhalador 0 el proceso con que se elabora la sustancia inhalada. Ignoran terminos como budesonida, propeLente 0 corticoide, no dominan las formulaciones quimicas y prefieren los dibujos figurarjvos a los esquematicos. Pueden ser ancianos con problemas de vista 0 temblores en las manos, de manera que conviene una letra grande y pape! grueso.

En cambio, la memoria de una prospeccion geografica para consrruir carrereras describe la orograffa para modificarla. Debe ser extremadamente precisa; se dirige a especialistas calificados que trabajan en equipo, que dominan la terminologia de la disciplina, que tienen desrrezas refinadas para interprerar mapas de nivel y que analizaran mericulosamente el documento, COil todo el tiempo que haga falta.

Esta claro que tener en cuema estas variables permite tomar decisiones mas acertadas para confeccionar ambos escritos. Pero no siempre tenemos toda la informaci6n necesaria para responder esas preguntas.

LECTORES ESPECLALIZADOS

En el siglo XX se identificaron los principales prototipos de lector especializado, que representan todas las situaciones posibles. Racker (1959) distingue cinco niveles de lectores en la ingenierfa, situados en una escala progresiva de menor a mayor calificacion: el operario no recnico, el tecnico, el recnico avanzado, e! ingeniero y el cientifico. Pero la clasificaci6n mas conocida es la de Pearsall (1969), que establece cinco caregorias, combinando dos criterios basicos: el conocimiento del rema y la profesi6n:

Pro.fim o. Lee desde fuera del campo especializado, no conoce ni la rerminologfa 0 los conceptos ni los fundamentos te6ricos. T ampoco domina las habilidades especificas de procesamiento. Solo quiere hacerse una idea del escrito 0 entender algunos datos. Ejemplo: una estudiante de arte que lee un articulo semidivulgativo sobre los problemas bioeticos que suscita la inseminacion artificial 0 la clonaci6n de embriones.

Ejecutivo. Es semejame al profano, pero busca mas detalles. Debe tomar decisiones y, por eso, Ie interesan las justificaciones y la visi6n prospectiva de los hecho". BU$ca argumentos a favor y en contra, valora las consecuencias y los proyectos. Tiene poco tiempo y necesita en tender bien los datos. Ejemplo: el director de una empresa farmaceutica que debe decidir si fabrica y comercializa un producto a partir de los informes quimicos, medicos, comerciales y juridicos.

Experto. Conoce bien el campo porque es un ciendfico, un ingeniero 0 un doctor universitario. Lee con esrimulo y espiritu cdtico, contrastando los datos del texto con los que ya sabe; se fija en todo. Exige el uso de la terminologia, las teodas y los recursos propios del campo (esradistica, f6rmulas qufmicas, diagramas). Ejemplo: una especialista en trasplantes de corazon que lee el ultimo articulo publicado por un reputado colega sobre una conrrovertida tecnica nueva.

Tknico. Tiene un nivel variable de conocimientos previos sobre la disciplina, con frecuencia superior al del ejecutivo e inferior al del experto. Tiene interes por la resoluci6n pracrica y 10 aturden las abstracciones. Debe aplicar, desarrollar, trasladar a la realidad la informaci6n del documento. Ejemplo: un analista informatico que lee el informe sobre las necesidades de los contables y auditores de una empresa para elaborar un programa nuevo.

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Operario. Combina el nivel de conocimientos del profano con la necesidad de aplicaci6n pricrica del recnico. S610 prerende enrender 10 que afecra a su rrabajo. Ejemplo: un empleado de una fabrica de coches, que trabaja en una cadena de montaje y que lee las instrucciones para realizar una rarea.

Esra clasificaci6n puede ayudarnos a imaginar eI lector. Podremos dererminar c6mo debe ser el escrito, sobre todo cuando se trara de un lector colecrivo, diverso 0 desconocido. Aunque estos protoripos no son excluyentes: muchos documentos se dirigen igual a lectores diferentes y ubicados en posiciones intermedias entre las figuras anteriores.

CATEGORIZAR LECTORES

Desde orra perspectiva, hay lectores durante todo eI proceso de confecci6n del documento y a 10 largo de su cicio comunicativo. Muchos documentos se escriben a cuatro manos 0 mas, I1evan el visto bueno de un superior 0 fueron revisados 0 corregidos por orros. A veces los primeros lectores son los coautores, los secrerarios, los jefes 0 los correctores.

Una vez terminado yenviado, un escrito inicia un recorrido dilatado en que va encontrando varios lectores que 10 leen con diferentes prop6sitos. Por ejemplo, una instancia para la Administraci6n la ve primero la persona encargada del registro, la hojea despues quien distribuye el correo entre los departamentos, quiza la revisa a continuaci6n un secretario de la persona a quien se dirige y, al final, la lee con atencion quien la debe responder -que quiza tampoco sea aquel a quien se dirige oficialmente. En definitiva, la recepcion de un escrito no es un proceso simple, unidireccional 0 acotado.

Este esquema muestra los principales lectores a 10 largo

L: lector B: borrador 0: documenlo

del proceso comunicativo. Las circunferencias identifican cada figura, marcada con la L- inicial de lector:

Lectores en eI proceso comunicativo Emisi6n Recepci6n

En eI ambito de la emision 0 de la produccion del discurso:

Ellector coautorengloba las diversas formas de cola boracion que hay en la aurorfa: corresponsabilidad completa del escrito, autorfa de un fragmento, asesorfa extern a, etc. Pueden ser desde dos medicas que coescriben un manual de la discipIina hasta un articulo de investigacion que firman conjuntamente el autor de una tesis de doctorado y su director (que esconde formas asimetricas de colaboracion). En todos los casos, el auror puede preferir un estilo 0 una estructura determinada para complacer a los coautores, al margen del lector.

EI lector supervisor tiene estatus superior a los coautores (mas calificacion, cargo superior, funcion decisoria, mas poder 0 prestigio). Interviene en la fase final de la produccion, asume la responsabilidad y determina su idoneidad. Corresponde al jefe organizativo que

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da eI visto bueno, al editor que elige los originales que publicani, al revisor an6nimo que valora la calidad de los ardculos para un boledn, etc. Aunque no sea el destinatario autentico del documento, es sin duda un lector decisivo para muchos autores.

En el ambito de la recepcion:

EI lector filtro corresponde al puesto de trabajo (registro, secretaria, gabinete de prensa 0 comunicaci6n, bibliotecario) que da cuenta de la documentacion recibida, la selecciona y la distribuye 0 la bloquea. Desde la optica del auror, es un tramite 0 un obstaculo importante, porque regula eI camino que conduce hacia ellecror principal.

EI lector principal y el secundario corresponden a los destinatarios reales que busca el documento: los lectores de una revista, los clientes potenciales de publicidad, los accionistas de una empresa que revisan el estado de cuemas, etc. La distinci6n entre varios grupos (principal, secundario) permite segmentar y priorizar audiencias heterogeneas.

EI lector indirecto no tiene acceso personal al documento, pero accede a la informaci6n a craves de los lecrores directos, que sf ace eden al texto. En las empresas y las instiruciones, es frecuente que un tecnico prepare un escriro porque su jefe (L-principal) defiende un proyecro 0 presenta unos datos en una reuni6n ante unos interlocutores (L-indirecros) que no leerin nunca el informe, pero que sf conocera.n eI contenido.

EI lector periflrico accede al escrito por azar, rumor, curiosidad, etc. No es ningun destinatario oficial. As!, a veces encontramos unos originales olvidados en la fotocopiadora, un amigo nos habla casualmente de un

informe de su departamento, consultamos en el archivo de la empresa documenros antiguos, etc. S610 a veces se convierte en un lector relevante para el autor.

EJEMPLOS

Veamos un par de ejemplos. Ellector principal de una memoria de resultados es el accionista de la empresa, pero eI tecnico que la redacta sabe que quien debe aprobarla antes -iY quien Ie puede subir el sueldo!- es el jefe de contabilidad. Asf, es mas provechoso escribir para el jefe, un simple supervisor, que para el accionista, el destinatario real. Aunque las manias 0 las exigencias que el jefe imponga sobre la memoria sean perjudiciales para el accionista, eI autor had siempre caso al jefe.

Asimismo, el auror de un articulo ciendfico sabe que solo 10 publicari en un boledn prestigioso si el consejo editorial aprueba el contenido y el estHo, aunque eso suponga hacer las correcciones que ellos establezcan -y que el auror puede considerar perjudiciales para su escriro. ~Que es mejor: publicar eI artfculo mutilado en el lugar deseado 0 guardarlo en un cajon 0 publicarlo complero en otro lugar? Pues no hay color: ilo primero!

En definitiva, eI lector no es unico, homogeneo ni simple. Tampoco es estatico 0 prefijado. Varios leerores y muy diversos se acercan a un escrito para haeer 10 que les convengao La pregunta es: ~cuales nos interesan mas?, ~cual es el principal?, ~tenemos filtros?, ~hay supervisores 0 periferieos? Cuanto mas conscientes seamos de nuestros lecrores, mejor podremos eseribir.

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2. TECNICAS DE ANAiISIS DEL LECTOR

No seamos tan simples de imaginarnos a un lector jovial, desinformado, aislado, entre-gado de coraz6n al aurar y al escrito ... iPara nada! Es un tipo avispado, interesado, icon ideas propias! Pertenece a grupos sociales determinados y trabaja en organizaciones perfectamente planificadas. Si dedica tiempo a leernos es porque quiere aprovecharse. jNos juzgara a fondo y sin piedad!

En esre capitulo presenraremos algunas recnicas para analizar al lecror en siruaciones especializadas: cuando escribimos a varios lecrores, cuando escribimos denrro de una empresa 0 cuando rraramos con un conocido.

EsCRIBIR A UNA AUDIENClA

A menudo debemos escribir para un colecrivo numeroso, mas 0 menos desconocido y probablemenre hererogeneo -que denominaremos audiencia. Por ejemplo, ardculos para ser leidos en bolerines, revisras y libros; ponencias y comunicaciones para ser dichas y escuchadas en congresos; normarivas e insrrucciones de uso para ser consulradas; memorias y circulares para socios y accionisras; webs informarivas, erc.

Una recnica uril para esros casos es el anti/isis sociodemogrtifico. Consisre en recoger daros sobre el perfil de los Jecrores. Los daros mas relevanres son:

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Personales: edad , sexo, nacio nalidad, estado civil, lugar de nacimiento y residencia, lengua y eultura materna, experiencias interculrurales, cOl1ocimientos d e otros idiomas, inrereses, e tc.

Proftsionales: empleo , cargo, afios d e experiencia, fu ncion, empleos previos, horario laboral, condiciones de trabajo, actitudes respecto aJ trabajo, etc.

Acadhnicas: tirulacion academ ica, centro educativo donde estudio, ano en que se licencio, formacion profesional continua (eonocimientos, habilidades), habi lidades informaticas, etc.

Socioecon6micas: renta per capita, patrimonio, estatus social y economico, ideologia polftica, etc.

Can estos datos podemos afinar el tipo de escrito que hay que hacer. As!, una editorial que pretende lanzar una nueva colecci6n de fascfculos, se asegura de que el producto sea acenado haciendo encuestas previas a los compradores potenciales, sobre los puntos anteriores y sabre la valoracion que hacen del nuevo producto. Esra claro que un autor solo no puede emprender acciones de este tipo, pero sf que puede recoger mas modestamente los datos que Ie apona la expe.. .

nenCla prevIa. Por ejemplo, si conocemos a lin lector real de la publica

cion d o nde escribiremos, 10 podemos tomar como referente e imaginarnos que escribimos para el -y para muchos mas como el. Podemos analizar los numeros anteriores 0 los drulos previos de la revista 0 la editorial en la que vamos a p ublicar y tornad os como mod elo. Si tenemos que escribir una ponencia para un encuemro, merece la pena recordar las ediciones previas del mismo acontecimiento pa ra hacernos una idea de 10 q ue conviene. En todo caso, es esencial saber recuperar y ap rovechar la experiencia previa en situaciones sem eJ3ntes.

SEGMENTAR

Si ellector es colectivo y heterogeneo, es dificil reducirlo a un perfil unico. Entonces podemos utilizar tecnicas de m ercadotecnia , como la d e segmentar el publico. Consiste en fragmental' la masa amorfa de lectores en grupos 0 sectores mas reducidos y homogeneos -como si fueran tipos diferentes d e clienres d e un producto. Luego podemos elaborar m ensajes particulares, mas precisos y eficaces, para cada grupo. Veamoslo:

Segmentaci6n de lectores Lector

Individual ............. 3.' lector

/\

1.0 Identificar un L-heterogeneo 2.0 Segmentar 3.0 Establecer prioridades

Esta tecnica tam bien permite valorar eI inreres que tiene cada grupo identificado. Permite elegir un segmento como lector principal (0 publico diana), y orros como secundarios a menos relevantes. EI autor puede distinguir grupos diversos de lectores (A-D) y va/orar su prioridad (1.0: D; 2.: B, y 3.: A). Esta eleccion determina luego eJ contenido y eI estilo del escrito.

Por ejemplo, la revista interna de un gimnasio se dirige a cenrenares 0 miles de personas y tiene grupos variados de lectores: los vecinos del edificio del gimnasio, los jovenes que hacen cursos de artes marciales, los integrantes de los equi

31 30

pos de deportes de competici6n (baloncesro, FUtbol sala), los nifios y las nifias de la escuela que hacen la educaci6n fisica en las instalaciones del gimnasio 0 los ancianos que hacen manrenimienro. En este conrexro, el redacror de un reporraje sobre enfermedades de rransmisi6n sexual puede decidir dirigirse en primer lugar a los adolescenres (lector primero 0 principal), despues a los adulros solreros (lector segundo) y, en ultimo termino, aroda la comunidad (lector tercero)'

Asf, el auror puede poner enfasis en los habiros recomendados para la juvenrud (practicas seguras y de riesgo, medidas prevenrivas) y en las conrroversias (pfldora del dfa despues, aborro), segun el punro de vista de los adolescenres que acaban de incorporarse a la actividad sexual. En cambio, la clasificaci6n general de enfermedades 0 su incidencia enrre la poblaci6n pueden tener menos inreres para este colectivo. Sin duda, analizando el lecror y razonando de esta manera, el escriro puede tener mas eficacia para el publico elegido que 5i quisiera dirigirse a rodo el mundo.

ESCRlBIR EN UNA ORGANIZACION

A menudo escribimos en una empresa 0 una insriruci6n -en una organizacion- y no imporra tanro el tipo de lecror como el lugar que ocupa en el organigrama. AI fin y al cabo, los aurores y los lecrores no somos individuos aislados: rrabajamos en departamenros, estrucrurados jerarquicamenre, y ejecutamos funciones preestablecidas. Los escriros tampoco son soneros improvisados 0 esculruras aisladas, sino piezas del engranaje de un sistema de comunicaci6n. Un proyecro , una memoria, unas normas 0 un aviso son documenros que se producen en un punro de la organizaci6n, que se diseminan a [[aVeS de unos canales preestablecidos y que Began a los destinatarios en o[[os lugares del organigrama.

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Tener en cuenra el enrorno organizativo que ocupa el auror y el lecror (cargo, funci6n, jerarqufa, departamenro, etc.), as! como los canales par los que circula el documenro permite elaborar un escriro lllaS adecuado. Veamoslo:

:'.000tS' \'"

Las Iineas cu rvas, discol1tinuas y finas, representan las relaciones info rmales que crecen entre los individuos por razon de sus afinidades personales, que no congenian necesariamente con la jerarquia. Por ejemplo, a y b no se interrelacionan por ningun canal formal porque pertenecen a departamentos diferentes, pero pueden tener contactos informales por motivos extralaborales (son parientes, vecinos, amigos), que aprovechan para hablar de trabajo, aunque sea oficiosamente. Por estos canales se suelen difundir los rumores, que tan importantes pueden lIegar a ser en una organizacion.

Siguiendo a Warren (1993), eI antilisis organizativo permite conocer eI recorrido que hara lin documento en el 0 [ganigrama, identificar los lectores que rendri en cada plan jerarqLLico y, ademas, calClLlar las posibles fLlgas de informacion pOI' vias informales. Por ejemplo, supongamos que x quiere hacer un proyecto que afecta a z y que requiere su aprobacion; como tienen posiciones alejadas en el organigrarna, eI mensaje de x deberia seguir eI canal formal habitual a traves de sus superiores dye. As!, x debe convencer a d (lector primero) del proyecto, para que convenza a e (lector segundo), que al mismo tiempo debe convencer a z (destinatario final). Si tenemos en cuenta las relaciones informales, podemos preyer que c (compafiero de area de x, que quedari afectado por el proyecto) tendra conocimiento de esta propuesta, porque mantiene contactos informales con d. Por eso, quizas es relevante que x busque una manera de enviar la informacion a e, saltandose d, para que c no se entere ...

DEL AUTOR HAClA FUERA

En efecto, Mathes y Stevenson (1991: 33) sugieren que muchos mensajes suelen saltarse los canales fijados en eI interior de una organizacion y llegar directamente al destinata

rio. Por eso, proponen analizar el lector de otra manera, con un diagrama egocentrico, que sitLle a1 autor en el centra y que relacione cada tipo de lector:

Diagrama egocentrico para analizar lectores

Hay CLlatra categorias de lectores, segun eI grado de proximidad con el aLltor, marcados con los sucesivos drculos concentricos. EI grupo propio esta formado por los colegas del mismo departamento 0 area, con los cuales eI autor colabora de manera estrecha y continua, en conversaciones y documentos escritos; estos lectores pueden actuar casi como coautores.

Conforman los grupos proximos lectores de otras departamentos con quienes el autor mantiene contactos peri6dicos por motivos laborales, de manera que son lectores afines. EI tercer clrculo (en fa organizacion) 10 forma eI resto de lectores internos, que no tienen contactos con eI aLltor y que, pOI' 10 tanto, tienen menos conocimientos cornpartidos. Finalmente, el grupo ajeno a fa organizacion incluye los lecro

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res que no comparten la cultura organizativa y que, por ello, tienen aun menos terreno comparrido con el autor.

En resumen, la mayor 0 menor proximidad entre lector y autor en el gdfico indica un grade mas 0 menos elevado de conocimiento compartido entre los interlocutores y o&ece datos relevanres para elaborar el escrito. Cuanto mas claro tengamos el lugar que ocupa el autor y cada lector en la enroscada red comunicativa de una organizacion, mas eficaces podremos ser.

ESCRIBIR A UN CONOCIDO

Cuando escribimos a un conocido, es mas util el analisis psicoMgico que las tecnicas anteriores. Consiste en imaginarnos como reaccionad. el lecror a nuestro escrito y en anticipar y corregir los problemas que plledan sllrgir. Estas son las preguntas que podemos hacernos:

Guia ,Eara analizar a lectores conocidos 1. Conocimientos ,Que conocimientos previos riene?, ,cuales Ie falcan? ,Que recuerdos tiene del cerna?, ,que experiencias, contactOs, emocio nes 0

leceums previas? ,Conoee la rcrminologfa , los au tores 0 los fundamentos del campo? ,Que quiere saber? ,Que necesidades e intereses l.iene? ,Que deberia saber

o haeer despues de leer el eserito? ,Que quieres comunicarle? ,Cualcs son los puntos princi pales de cu men

saje?

2. Habilidades iComprende oeras lenguas?

,Comprende formulaciones especfficas (I6gica, quimica, maeemarica, mapas geologicos, pirimides de edad)?

,C6mo leera tu rextO?, (cuanoo?, ,d6nde? ,Que eipo de lecrura had (visrazo, leccura atenra, seleceiva)?

,Que har:i con eI eextO?, ,como 10 urilizad?, ,para que 10 neeesira?

3. Actitudes ,A que culrura perrenecc e.1 lector (europea, musulmana, norceamcricana,

larina, hindu, erc.)? ,Cual es su ideologia polir.ica, econ6mica, etica 0 ecologica? ,Que aerirudcs posirivas y ncgarivas riene con respecto al eema? ,Que man ias tiene sobrc la escrirura?, ,cualcs puedes 3rcnder? ,Que imagen u opinion tienc de ri, de tu rcx to, del ccma? /~ue cxpecrativas eiene?, ,que espera?, ,que no espera? ,Como reaccionara al escritO?, , que sensaciones u opiniones Ie sliscirad? ,Que puntos Ie gllscaran?, ,ClIaJes no? ,Que opiniones, aClitudes 0 manIas rienes ru?, ,que puedes hacer para 5al

var las diferencias? (Que plIedcs hacer para rebajar la resiseeneia 0 eI rechaw, si preves que 10

habra?

Por ejemplo, podemos haber escrito a nuestro jefe para pedirle un aumento de sueldo, 0 a un funcionario publico para solicitarle su colaboracion en una celebracion. El analisis psicologico puede decirnos cuales son los mejores argumentos 0 las palabras mas acertadas, 0 cwll es el mejor momemo para hacer llegar nuestro escrito.

E]EMPLO

En una organizacion es frecuente que un tecnico (informatico, analista de empresas, quimico, contable, auditor) evalue un hecho (proyecto, auditoria, dictamen, balance) para un superior (director, gerente, asesor) que debe tomar una decision al respecto. La evaluacion se concreta en un documento que suele tener las dificultades propias derivadas del perfil asimetrico del autor y de los lectores:

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EI ((~cnico especialista y eI superior generalista Auror Desrinarario

Perfil profesional. Tecnico y especia Direcrivo, jefe, de formaci6n generalism, con formaci6n calificada. Re lisra y sin conocimienros especificos. dacrar informes es uno de sus rraba Leer documenros no forma parte de jos relevanres. sus rareas mas relevanres. Tareas y prop6sito. Tiene acceso di 5610 accede aJ documenro del esperecro aroda la informaci6n, que ana ciaJisra, cuando quiere hacerse una liza a fondo para emirir un juicio. idea global y ramar decisiones. Caracteristicas. Tiene riempo para in Tiene poco tiempo y leer eI informe rerprerar y redacrar el i nforme, que es s610 una tarea secundaria en el dia recoge rodo su rrabajo. a dia.

EI autor es un buen especialista que se gana la vida haciendo evaluaciones y redactando los informes correspondientes. Tiende a hacer escritos prolijos, pormenorizados y tecnicos, con la intencion de demostrar los conocimientos que tiene 0 eI trabajo minucioso que ha hecho. Pero eI superior suele encontrar diffciles estos textos, porque ni tiene la formacion necesaria para entenderlos, ni est;). interesado en conocer los detalles ni tampoco dispone del tiempo suficiente para leerlos completos.

La diseordancia entre esros interloeutores genera frustracion. EI autor eree que el lector no aprecia su empleo y que menosprecia el esfuerzo que Ie ha dedicado. Elleeror se siente incomodo con un documento excesivo que Ie complica eI trabajo mas que faeilirarselo.

Las tecnicas de anilisis del lector permitirfan que el autor se percatase de que su lector tiene un perfil generalisea y de que espera un escrito sinretico, redactado con un lel1guaje plano, sin terminologia, para tomar una decision rapida y segura. As! el lector quedaria satisfecho y estarfa mas dispuesto a reconocer el buen trabajo del especialisea.

Pero la situacion es mas complicada. AI margen de esee lector, eI documento debe contener toda la informacion 50

bre un cerna y debe archivarse, con eI fin de que pueda consultarse en eI futuro. Entonees, ~como puede ser un informe sintetico y completo al mismo tiempo?, ~o llano y pormenorizado?, ~eomo se puede e1aborar un discurso que satisfaga tanto las necesidades de un jefe oeupado, que quiere ir al grano, como los requerimientos implacables del archivo de una organizaci6n, que exige la doeumentacion completa? En eI capitulo cuatro hay algunas respuestas.

.'~

38 39

3. LAS VOCES DEL AUTOR

EI profesional guerrfa utilizar eI lenguaje como usa un fot6grafo la camara fotogrifica; es 'eclr: Sin salir en la foro. Pero ieu I I [ -

PRESENTAcrON

Ll UlUI ;)1~ll1pre geja [astra. En los discursos profesionales, tam . en. Es falsa la idea de que la tecnica a los negocios son independienres de los autores, que los escritos cienrificos reflejan la realidad can objetividad y frialdad absoluta. Si hay discurso, hay alliQI:. porque los discursos no se hacen so~ fos autores somas de carne y hueso: vivimos en un lugar y un

os..a..uoa..c '

~yo, NOSOTROS 0 SE DICE?

El escrito especializado tiende a esconder a los inrerlocutores y a usar sabre rodo la rercera persona. Par un !ado, amite a menu30 aI lector. Excepto en las lIlsrrucciones:-es

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raro encomrar un consulten 0 un Fijate -jeste manual tambien es lIna excep~!

Por ono lado, el autor a menudo se esconde detd.s de formas impersonales como se suele entender, se dice 0 se opina. Cuando es imprescindible referirse al au tor, empleamos circunloquios como el autor cree, segUll el autor, para evitar un creo que 0 un en mi opinion que parecen demasiado subjetivos. Tambien es frecuente el denominado plural de modestia, el nosotros que solo abarca a un autor individual -como el que empleo aquf a veces:

Con presencia expl!cica del auror Con implfcitos

1a. Hemo! detectado que el mes pasado lb. 0 Ell agosto de 2005 un espia inun espia informatico entr6 en nuestro formatico entr6 en el sistema. sistema [escri ro en agosto de 2005]. 2a. Hemos detectado un movimiento 2b. Se ha detectado un movimiento sospechoso en la cuenta corriente. sospechoso en la cuenta corriente. Los tecnicos han denunciado hechos Los tecnicos han denunciado hechos semejantes en informes previos. No semejanres en informes previos. Se sotros hemos procedido a revisar todos han revisado todos los protocolos. los protocolos.

3a. Elltrevisf4mos allf aI director, quien 3b. Auditor/a infonndtica mtrevisto afirm6 ... al director 0 ...

3c. Sc clltrevisto e.l direc tor en Madrid, quien afirm6 ... 3d. En fa entrelJista 0, el director afirm6 ...

4a. Creemos quI' eI movimiento ... 4b. Ha habido un movimienro .. . 4c. Se dice que el movimiento .. . 4c. 0 El movimienro ...

5a. Esta actividad nos ha supuesto un 5b. Esra actividad ha supuesto pam la lucro ccsante de 12.345 euros. Empresa un lucro cesame de 12.345

euros.

A la izquierda, el autor aparece explicitameme en pronombres (nosotros, nos), posesivos (n uestro), verbos (hemos de

teetado, entrevistamos, creemos), y mas indirectameme en las referencias temporales (el mes pasado) y espaciaJes (alii). Ala derecha, se borran estos rastros con fo rmas impersonales ('Si7Ja detectado, se entrevisto, se dice, ha habido)_0 la tercera persona (auditoria informatica ha detectado; para La empresa). Ouo recurso es describir los hechos directamente, como si no hubiese ningun autor, como en las frases que tienen el sfmbolo 0.

Se suele creer Que la...llpcjones de la derecha son mas objetivas y ciendficas. Muchos autores, correcrores eanores to

illSI er~n asf y erradica~a..p.res~nc i a del autor en la p.rosa.

a eooca vicroriana que no hay motivo para proscribir tan escrupulosameme los pronombres personales. Kirkman (1992: 70) rebate la idea extendida de que los boletines de investigacion no aceptan usar yo, nosotros 0 nuestra, con un test simple: de 81 publicaciones ciendficas de todos los campos del saber que estudi6, 74 habfan publicado escritos con estos pronombres.

Ignoramos si el espanol ha calcado el estilo ingles -que domina los foros cientfficos internacionales- 0 si tenemos una tradicion propia de impersonalidad. No importa: ~1-der al au tor sigue provocando roblemas. En primer lugar, para ocu tar 0 a menu 0 preferimos soluciones artificiosas [como se ha detectado un movimiento 0 se entrevisto al director ien Madrid. En segundo lugar, la impersonalidad puede crear ambigiledades: en el ejemplo 2b no sabemos si se han revisal do y se ha detectado tienen el mismo sujeto escondido (el nosotros original) 0 no; y a veces eso puede ser fundamental.

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INDICIOS DE SUBJETIVIDAD

Podemos ofr la voz del autor en ottos lugares, de manera mas sutil. V dmoslo:

6a Es un tratamiento largo. 6b Es un buen tratamiento. 6c Es un tratamiento intravenoso.

(Que frase es mas objetiva? Sin duda, la 6c. EI tratamiento intravenoso se opone al t6pico, al oral 0 al rectal que describen categorfas empfricas. En cambio, un tratamiento largo depende de una referencia implfcita: (cuanto dura un

. ~. ~ . ~. d' - ~ y .tratamlento., (una semana., (un mes., (me 10 ano. qUlza no haya ningun acuerdo c1ato: 10 que es largo para un especialista puede ser normal para otto. Por 10 tanto, 6a deja escapar eI punto de vista del autor y es subjetivo. Todavia 10 es mas decir es un buen tratamiento; presupone un juicio de valor exp/(ci to, que la comunidad puede discurIr.

En definitiva, la voz del autor 'su..pu nto.de~vista, Ia slIbjetividad) emerge en la ptosa de varias maneras. Los linguistas 10 lIamamos la modalizaci6n aeICliS~ es decir, los indicios linguisticos que muestran la actitud del autor con respecto a 10 que dice. Esta lista ofrece algunos ejemplos (a partir de Kerbrat-Orecchioni, 1980):

Nombres. Algunos susranrivos escondcn juicios de valor: Palabras informales con con notacioncs despectivas: climtela, chacharn, etc. Palabras con sufijos apreciativos: -illo/illn (oficinilln), -ere/eta (diTectorete)

-ote/ota (bacteriofa), -ucholucha (Iicmcinducho), -azol/Wl (clientaZl)), erc. Metaforas que aponan connoraciones populares: laboratl)rio como ca.fttera,

documenfo como tost6n, despacho como castillo 0 palacio, etc.

Adjetivos. Disringuim os varios tipos segun su carga subjetiva : Objuivos. Describen propiedades emplricas: solterolcasado, mllSculino/ftme

nino, itaLiano/frtlllces, t6picoloral. Valorativos. Dependen del pUnto de vista del autor: grandclpeq/lefio, calien

u /frfo , abundante/escaso. Subjetivos. Implican juicios de valor: bltenolmalo 0 bonito!feo. Con sufi jos apreciarivos: --esco/esca (carna/J(tksco), -i.l (cflIpinteril), -Onlona

(critic6n), ere.

Verbos. Algunos vcrbas subjetivos. de senrimiento 0 los denominados dicmdi mllcsrran 1a actirud del au tor: Subjeti-vos. Conrienen juicios de valor: chillnr por grifar, perpetrar 0 cometer

por hacer... Verbos de sentimiento, con valor expresivo: gwtaT, apreciar, odiar, estimar,

rksestimar.\ . Verbos di~endi, can e1 valor de decir: afirmar, critical", sostma, preguntar, insinuar...

Adverbios. Distingu imos varios tipos de adverbios segun Sli carga subjetiva: Sllbjn ivos. Muesrran la actirud del autor: obviammte, quizd, sin duda, cier

tamm te, seguramente, Inmmtablemente, afortlmadamente.. . Objeu IJos. Dan datos objetivos: siempre/nunca, delantdrktrds u ho.ylma

nana...

Va/orativos. Dependen de. referencias mas 0 menos subjetivas: cercallejos; rdpidamenteldespttcio 0 de VfZ en C/I/lndo...

(Y conviene evitar estas expresiones? iSf y no! Es imposible esconder todos los rastros de subjetividad. Es mas inteligente tomar conciencia de ello e intentar gestionarlo: ser explfcito cuando nos convenga dar una opinion, 0 evitar los referentes implfcitos 0 imprecisos (apliquen fa loci6n de manera abundante) y las connotaciones coloquiales (fa cabafiita estaba situada a 30 metros de fa carretera) cuando pretendamos describir hechos de la manera mas empirica posible.

44 45

L'V

lntensificadores A tenuantes

9'V

:('VOOl 'JdA -!IO dP J!lJEd E) SOldwdfd S~W SOWEdA 'Uf'?JVf2tJU:J'iVS:JP SOW -EU!WOUdP dnb OlU;}!W!pdJOJd-(.WPV'i!JSdf2U! 1") dlUd~E ~ Op -lIE.lJ0q A (soptJJlns:J.I) oldfqo Ie OPUEZ!lE]lId ""sopvJlnw sOl dP Vf2!J!sod :JJUJUlV.IVp uf'!JV.lO'fVf2 tJ'f 0 SOf2!J!sod s:J.l01Vf2 SO.lVP UVJ -.Iodv sopvJlns:J.1 sOl SOWEP!q!JJSd 'oldwdfd OWS!W Id OpUEW -01. 'E!JU;)!pnE el 1I0J PEP!.1EP!IOS ns ,( ;uqwnp!l.1::lJ ns '~D!P ;mb 01 ::lJqos J01m IdP U9!JJ!AUO:> EI UESdJdx',3" 'Sl:.)!lpJ sdlq -!sod dP E[JEPU![q 0 PEP!PUruOJ ns JElUdWdJJU! '1I9!JEWJgE EUn JdJ"dIElJO] Ud1!wJdd SdJOplDg!SUdlU! sOl '0!JEJ1UOJ TV

'(dJUVJSVqJ O!q.ldApe Id A (SOUI.tJJ.lpod) [EUO!J!puoJ 0 Wd!l P '(.IdPOd) ICpoW OqJdA un lIOJ U9!JEJO el EZ!lEW dnb 'sop -vJlnsJ.I sOJSJ :JJu:JUlVf2!J!sod :JJUVJsvq .IV.l01Vf2 sOUlvJ.lpod un sow -!JdjdJd 'sopvJlnsJ.I sOJS:J :JJu:JUlvf2!J!sod SOUI.tJ.l01Vf2 dlUdPUruUOJ un J!q!JJSd dP ZdA Ud 'oldwdfd JOd 'U9!JEWJgE Eun JEUgE 0 JEfeqdJ Ud1!wJdd SOJdw!Jd sOl '(S?[~U! lid 'S,id]sooq .'Sd'IOPtJZ!J~ -vJUd 0 SO'Z.I:JnjJ.I 0) S:J.loPVJif!SUJJU,1 SOl A (S?[~lI! lid 'Sd'iPJCj .'S:J.t -0pt7Z!JVUl 0 SopnJs:J 'S:J,wPV'i!J!Ul 0) s:JJuvnudlV SOl :Sdl!JnS SEJ!J -91dJ SE!~d1EJ1Sd SOWEZ!I!Jn 'Ud!JdJdE sou dnb AlIdpeJlId dS ou dnb 'osmJs!p P Udld;DE S::lJOlJdl sOl ::lnb J::lX)JOAE] eJed

jos!wOJdwOJ rna! 's01::lyedUloJ SOl dP UE::lS ::lnbum ""SE!A::lJd S::lllO!JE~!~

-SdAlI~ ~I JEJ!l!JJ 0 S::llli::lAnIJlIOJ lIOS ou dnb sope1lns;:u sOlin JE1::lJdJ"dllil '~lliE~01JE J::lJdJEd UlS ''''lIOIJE~llSdAUI enS::lnu . . I.. . dP E!Jlrel.1odw! EIJEJe1S::lp SOUl::lqdP opnll::lW E OJ::ld 'SE~::l[O:> SOl uOJ o~omp [d JE1U::lWO] EJEd srlJoJ A dp[!wnlf OliOl lin JEldopE u::lpns U9!JE~!lS::lAlI! ::lp sOlnJpJe sOl 'ZOA EI JElnpow eJed so peJ!lsgos SyW so J !7Tpm C:)gpUd!:) ESOJd tq

:nI< CTV')I::! IS .IN! 3" S3".INVnN3".IV

EjEMPLO

Analicemos la reformulacion de un fragmenro de informe de auditoria inrerna, en una entidad financiera. EI original 10 escribio un aprendiz en un curso de redaccion. Aunque no manriene la estructura de una auditoria aurenrica, sf tiene el conrenido y eI estilo habituales. Esrudia un posible trato de favor no justificado: eI director de una oficina de un banco ofrece un trato especial a un cliente sin motivo (volumen de negocio pequeno, cliente no relevante, etc.).

La reformulacion menciona los hechos de manera empfrica, sin sesgo ni imprecisiones. Compara:

Original Reformulacion

(.. . J En los cuarro dias que per Hechos manecimos en la oficina, esre c1ienre Atencion personalizada se presenro rres veces, siendo rodas 1. Duranre los 4 dias que Audirorfa elias tratado personalmente por el d i es(Uvo en la oficina, el c1ienre hizo recror. De las tres visitas, dos fueron 3 visitas y fue atendido por el disimplemente para retirar su dinero de recror. En 2 visitas retiro dinero su cuenta corrienre, evicindose con de la cuenra y evir6 las colas de las esra arencion personal, las largas colas venranillas de caja, con la arenen las venranillas de caja que exisren ci6n del direcror. No hay datos en esra oficina. La orra visira fue para sobre el ptop6siro de la 3." visita. rratar remas personaJes, sin nada que 2. EI direcror controla personaJmenver con la acrividad de la sucursal. re las cuenras del c1ienre: reaJiza las

EI direcror lIeva personaJmenre operaciones necesarias para ateneI conuol de las cuenras de este c1ien- der los pagos y disrribuye eI rema

re, reaJizando las operaciones necesa nenre de la manera mas renrable. Eso rias para arender los pagos que se Ie exige atenci6n casi diaria. presenran y manrener eI remanenre disrribuido de la forma mas renrable. Retribuci6n de los depositos Esra operaroria Ie exige una arenci6n 1. Dispone de tarjetas Visa Oro y casi diaria. ( ...J Electr6n sin cargo.

Disfrura ademas de una rarjera 2. Se cobra la comisi6n minima en Visa Oro y orra Visa Electron com las operaciones de compraventa pletamente gratis, y en las esporadicas de vaJores, que son escasas. operaciones de compraventa de valo 3. Se condona la comisi6n de canres, eI cobro de comisi6n es mini mo. celaci6n anricipada de deposiros

En las cancelaciones de deposi a plazo fijo (para reinverrirlos en tos a plazo fijo qu~ ha reaJizado con producros mas renrables), auneI objetivo de reinv.errirlos en otros que esra sucursal sea una de las producros con mejbres renrabilida que condona menos comisiones. des, se Ie ha condonado la comisi6n 4. Por N avidad eI c1ienre recibe eI de cancelaci6n anticipada. regalo mas cosroso de la oficina.

Esra sucursal es una de las oficinas (I61 pa14brasJ de la red que menos comisiones condona, por 10 que es lIamativo la operaroria seguida con este c1ienre. ( ... J

Como anecdota, en las fechas navideiias, eI mejor regalo que realiza la oficina a sus c1ientes es para este. (219 pa14brasJ

Sin duda, los apartados con titulo interno y hechos numerados de la reformulacion ayudan a ordenar los datos. Entre otras aspectos, la version de la derecha elimina las repeticiones, las expresiones connotadas (es llamativo, como anicdota, disftuta), los adjetivos imprecisos (operaciones esporddicas, mejor regalo) 0 los adverbios modalizadores (simplemente, completamente). T ambien prefiere la 3. a persona (Auditoria estuvo) ala 1.a (permanecimos) y las cifras (4-3-2) a las letras (cuatro, tres, dos). En resumen, la reformulacion es mas objetiva, precisa, ordenada y breve.

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4. LA ORGANIZACION DE LOS DATOS

Cada genera riene una estructura. Acertar eI lugar mas adecuado para cada data es un problema de logica 0 coherencia del contenido, pera tambien de adaptaci6n al prop6sito y at lectar. Mas aun: organizar quiere decir disenar las paginas, decidir los apartados y cortar los parrafos.

PRESENTACI6N

Podemos distinguir tres partes 0 componentes en un documento, prescindiendo de las particularidades de cada genero textual: la presemaci6n, el nucleo X el cienf. Esta estructura trimembre ejerce diversas funciones )' sigue la maxima de la oratoria clasica: di de que vas a hablar, habla y di de que has hablado.

Otros componentes que contribuyen a organizar los datos son los apartados )' subapartados, el anexo, las notas y los parrafos. Incluso La hoja 0 pagina -como unidad visuaL- incide tambien en la confeccion de un documento. De todo hablaremos un poco.

INTRODUCC16N

La introduccion (tambien denominada avance, presentacion, materiales preliminares) tiene las funciones de seleccionar al lector), de prepararlo para la lectura del resto del texto, anticipando, organizando y resumiendo el contenido. Puede ser uri! tambien para orientar lecturas parciales 0 se

51

lecrivas del documenro 0 para indexarlo en fondos doCllmentales. La introducci6n puede incluir varios elementos texruales: la portada, la identificaci6n del documento (titulo, autoria, procedencia, editorial etc.), el apm'ato titulm' (titulo y subdtulo, dtulos internos), el indice general, el resumen, la distribuci6n (Iisra de lecrores destinatarios), el prologo, los agradecimientos, etc.

Hay que tener en cuenta que, antes de empezar a leer, ya tenemos unas primeras impresiones de un escrito. Un documento empleza a generar una respuesta ran pronto como reposa encima de la mesa de los lecrores. De hecho, se puede decir que los informes y los articulos empiezan a despertar actitudes positivas 0 negativas incluso antes. Las reacciones de los lectores esran influidas por la facilidad con que pueden identificar eI documento que les interesa 0 con que pueden recuperarlo de las bibliotecas y de las bases de datos (Turk y Kirkman, 1989: 44).

Cuando el documento yace encima de la mesa, el indice y eI resumen nos dan una primera idea d.pida del texto. Responden preguntas como: ~ me interesa?, dtrata de mi campo?, ddebo Leer/or, ddebo leerlo completo? 0 dcudnto tiempo me llevard? Si no estamos obligados a leer el escrito, estas respuestas pueden determinar que 10 abandonemos 0 no. Si no 10 abandonamos, eI resumen nos anticipa los datos bisicos del cuerpo del texto, de manera que podemos activar los conocimientos previos, formular hip6tesis y leer mas interactivamente. EI indice tambien permite hacer una lectura selectiva de aquellas partes que mas nos inreresen.

En definitiva, la introducci6n provoca las primeras impresiones allector, delimita su alcance (tema, contenido), da eI esqueleto 0 la esrructura completa del documento (indice) y sintetiza y anticipa las ideas mas relevantes en un resumen. En los capfrulos siguientes, analizaremos algunos de estos componentes.

CUERPO

EI cuerpo es la parte central del documenro y tiene eI objerivo de desarrollar todos los datos. T ambien se denomina nucLeo, exposici6n 0 desarroLLo. Es el componente mas variable por 10 que respecta a extensi6n, numero y tipo de apartados o a la inclusi6n de elementos complementarios, como tabLas, dibujos 0 grdficos. No tiene restricciones en relaci6n con la estrucrura, el enfoque 0 el nivel de especificidad, a diferencia de la introducci6n y del cierre, que tienden a ser breves, sinteticos 0 esquematicos.

Suele tener un estilo discursivo que fomenta la reflexi6n y evita las formulaciones esquematicas y la sintesis. Algunos de los componentes textuales que suele incluir son los objetivos del trabajo, la metodoLogla empleada, los antecedentes, los hechos 0 resultados, su valoraci6n, etc.

Tanta versatilidad impide identificar otros rasgos comunes del cuerpo de los documentos. Pero algunos generos con rradici6n disponen de estrucruras muy formalizadas. En el ambito administrativo, el informe tecnico-juridico consta de antecedentes 0 reLacion de hechos y fundamentos de derecho. EI informe de auditoria intema tiene habitualmente objetivos, metodoLogia, hechos, concLusiones y recomendaciones. Asimismo, el articulo de investigaci6n tiene la famosa estructura de IMRD 0 introduccion, metodologla, resultados y discusi6n.

Orros tipos de informes no tienen tradici6n ni regulaciones y se componen de apartados y tirulos particulares para cada contexto. De hecho, cada auror se inventa a conveniencia los apartados del cuerpo, de acuerdo con sus necesidades. En una instiruci6n 0 empresa, la rradici6n puede haber fijado algunas estructuras; por ejemplo, eI libro de estilo de La Caixa (1991) presenta cuatro tipos de informes tecnicos (de proyecto, de gesti6n, de oficina y de analisis de riesgo).

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EI cuerpo es a menudo el primcr componente que se elabora de un documcnto. Tanto la introducci6n como eI cierre son reformulaciones (sintesis, introducciones, propuestas de futuro). EI indice, eI resumen, la bibliografla 0 las condusiones depcnden directamenre del cuerpo y se elaboran despues o al mismo tiell1po.

CiERRE

EI dare (onduye el documento con el prop6sito de preparar al lecror para las actividades posteriores a la lectura. T ambien se denomina resumen, conclusion 0 recapitulaci6n. Incluye, entre otros elementos, las recomendaciones, las C011c/usiones, el epiLogo, la resolucion, la bibLiografta, los anexos, eI apendice 0 los indices especificos (tematicos, anaHticos, onoIll1asticos).

Si la presentaci6n anticipa los daros mas relevances e introduce allecror en el texto , el cierre proyecta la informaci6n hacia el futuro. Prepara las tareas posteriores: revisar la bibliografla, poner en practica las recomendaciones, formular nuevas hip6tesis, preparar nuevas investigaciones. Los anexos, los indices analiticos y la bibliograffa SOD herramientas para ampliar 10 expuesro, ya sea haciendo una relectura selecriva del mismo documento (guiada por un indice anaHtico), leyendo los documenros complementarios incluidos en los anexos, 0 buscando nuevos textos a partir de las referen cias citadas. Al igual que la introducci6n, eI cierre tambien se caracteriza por tener un grade de estandarizaci6n elevado y por utilizar formulaciones esquematicas (listas, numeraciones, afirmaciones breves).

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PJRAMIDES

Varios manuales de comunicaci6n profesional recurren a la conocida formula periodfsrica de la piramide para organizar los daros en un in forme: poner la informaci6n basica al inicio, en la punta de la piramide (titulo, resumen, resultados generales), y dejar los datos completos y los detalles para el final, en la base, como muestra este esquema (Turk y Kirkman, 1989):

Pid.mides de lectores y contenidos ~

...\ ...\. \

\.........

Cuerpo Conclusiones

Recomendaciones \

""0' (dolo, oomp'''''1

.................................. ........... ..........1

M",h"I"ct"" ;1 !

Pocos :....:/

\.... lectores :./ " ..

" .

\.. ./

\\..\~/ La piramide de la izquierda representa la ordenaci6n de

los datos y la de la derecha, el numero de lectores que leen cada componente del documento. Coincidiendo con la punta de la piramide, el titulo y el resumen presentan los datos esenciales que pueden entender muchos lectores. En la base, los anexos y demas componentes del cierre aportan daros pormenorizados y compleros que s610 interesan a unos pocos lectores. A medida que el documenco da datos, cada vez mas pormenorizados y complejos, se pierden los lecrores que s610 querfan hacerse una idea general; solamente se conservan los que esdn realmente imeresados y buscan datos mas precisos.

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Esta estructura piramidal permite atender a lecrores que buscan en un mismo documento prop6sitos tan diversos como los de hacerse una idea global, buscar datos espedficos o barrer exhaustivamente el escrito. Por ejemplo, el lector ajetreado que s610 quiere formarse una opini6n general puede leer con rapidez el resumen y algun componente del cierre, mientras que el lector analftico que busca datos concretos puede rastrear con atenci6n el nucleo y los anexos con los indices analfticos.

Siguiendo este planteamiento, algunos autores proponen estructuras piramidales mas pormenorizadas para generos particulares.

EL INFORME TECNICO

B'licq (1990) propone el metodo SIDCRA, haciendo un acr6sti~0 con los aparrados que conformarian la estrucrura del informe tecnico -en una adaptacion sui generis al espafiol: sumario (0 resumen), introduccion , desarrollo, conclusiones, tecomendaciones y anexos. Siguiendo el esquema, los apartados avanzan desde el sumario, con una simesis de los puntos mas relevantes, hasta los detalles exhaustivos incluidos en los anexos.

La introduccion plantea el contexto en que se situa el informe: el rema, los problemas 0 las necesidades que 10 motivan, los hechos previos y los objetivos que pretende lograr. Para el desarrollo, que debe incluir la cantidad mas grande de datos, Blicq propone otra tecnica periodistica: las famosas 6 preguntas (quien, que, wdndo, como, donde, por que) que los periodistas utilizan para componer el primer parrafo de una noticia. Para este autor, el desarrollo debe responder tambien estas cuestiones, que constituyen los aspectos mas importantes que componen un tema.

Metodo SIDCRA

/\

I, S~mario ( 1 .,_--_.. - -----\ Introducci6n

Desarrollo

/ f":nn,...lllcinnoc/1 ,-,VI r,",IU~IVI r,,"",~ \

I \

/ Recomendaciones \

/ 1 Anexos 1 \

!_ _ ._---_._.._._----------\

Blicq afirma que las conclusiones y las recomendaciones tienen mucha importancia en el informe y deja abierta la posibilidad de que ocupen posiciones mas avanzadas en la estructura. No es extrafio que el sumario incluya 10 mas esencial de las conclusiones 0 las recomendaciones. Mas adelame hablare de los anexos.

EL ARTfcULO DE INVESTIGACION

Swales (1990) propone estos trapezoides para explicar la estructura del articulo cientifico de invescigacion. En este genero, la introduccion delimita el campo de esrudio y por eso empieza con una base amplia que se va cerrando, para dar paso al desarrollo de un experimento concreto. Por el contrario, los

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resultados arrancan con los da tos obrenidos en la investigacion reaJizada (base esrrecha) para proyectarse nuevamente hacia eI campo en que se instauran, ensanchando la base.

Articulo de investigacion

Introducci6n

Desarrollo

/ \ ~I I .----

Resultados

EI autor tambien explica que la introduccion suele seguir Ia siguiente estrategia. Primero, establece un tel'l';tol';O de estudio 0 busqueda, es decir, delimita la disciplina y eI ambito estricro en que se reaJiza eI rrabajo, mencionando los estudios y los amores previos mas relevantes. Enseguida, identifica un agujel'O 0 vado en el territorio 0 a1gun aspecto que no ha merecido Ia arencion de la comunidad ciemifica. Para acabar, presenta la busqueda reaJizada como la ocupacion de este agujero pendiente.

AN EXOS

EI anexo (0 apendice) merece consideracion especial por la funcion de descarga informariva que ejerce. Es habitual

que haya conflicto entre lectores y fUl1ciones, como ya hemos visto. Por una parte, un jefe ocupado quiere leer el escrito en pocos minutos para hacerse una idea global y tomar decisiones -hablarfamos aqui de funcion info rmativa. Por oua, eI mismo escriro debe recoger toda la documentaci6n (estadistica, auditorfas, anaIisis, comprobantes, certificaciones) para archivarla y para que pueda ser consulrada en eI futuro -funcion documentaL

En estos casos eI anexo permire agrupar los datos en dos o mas niveles de especificacion, que se adecuen a estas funciones. EI cuerpo puede satisfacer las prisas )' la necesidad de sintesis del jefe, yel anexo permite almacenar todo 10 que sea demasiado pormenorizado 0 espedfico, como si fuera un autentico cajon de sastre. Incluso podemos distinguir dos 0 mas anexos, con varios grados de deraUe, dirigidos a diferenres funciones documentales 0 lectores porenciales. Noremos las diferencias entre eI cuerpo )' eI anexo de un escrito:

Selecci6n de dacos Cuerpo del escrito

Pone enfasis en e1lector. Incluye los datos basicos y responde a un contexro concrero (tiem po y espacio). I ncluye s610 los daros relevantes: prop6siros, resultados globales, recomendaciones, argumentos imporrantes.

Organiza los datos segun el interes del lector. Extension limitada. Lengua comun, numetos redondos, comentarios generales.

Anexos

Pone enfasis en la informaci6n. Recoge todos los daros y los archiva para siempre.

Incluye rodos los daros: merodologia, resultados completos, estadistica. Prescinde de las necesidades temporaJes y de los lectores circunstaJ1ciaJes.

Sigue criterios archivfsticos. Sin Jfmites. Registro especializado, numeros exactos, comentarios pormenorizados .

Mu)' bien. Pero

ule,!, por 10 que prefieren cargar toda la informacion en el cuerpo. Es un error. Asi se confunden las dos funciones

nc.lOnadas. T ambien se hincha el documento y se aleja de las necesidades del lector principal.

NOTAS

Otra herramienta para organizar el Las notas en el contenido son las notas esas aclaraciones margen son las mas

, ~ I pl'6ximas al texto re-que van aparte y con letra mas pequena. ferido y las mas faciles Pueden ir al margen,* a pie de pagina' 0 al e leer. Pero exigen final del capitulo" 0 del documento -iY tu n ~iseno especial de . d . I c a pagma mlsmo pue es expenmentar os erectos .

que provoca cada posicion!

La nota se relaciona con el punto del texto aI que se re

fiere con una llamada, que puede ser un asterisco , un numero 0 una letra supedndices -como en el parrafo anterior. Lo mas corriente son las cifras, sobre todo si hay varias notas y debemos mencionarlas en otras partes del documento, pero el asterisco es util para lIamar una nota en las tablas y los graficos 0 cuando la prosa incluye cifras.

Suelen ir en notas las referencias bibliograficas, los datos tecnicos 0 complementarios 0 los detalles e informaciones secundarias que solo interesan a los lectores mas minuciosos. Una nota bien organizada permite que ellector ajetreado se salte los datos que no Ie interesan 0 que el curioso encuentre 10 que busca. Conviene evitar las notas demasiado largas, la acumulacion de noras en una pagina 0 10 que hacemos los

I . Las notas a pie de p:igina son m uy visiblcs y bastallte pr:lcticas. porquc pueden Icerse sin tener que cambiar de pagina. T amhicn son las mas corricntes en los articulos de investigaci6n y en lIl ucha dOCUmellt3Ci6n rccn ica. Pero a pesar de cso conviene no abusar po rque incremelltan la complejidad del escrito . Por cso he dejado 5610 dos de las que habia en este libro.

autores, a veces, cuando vamos con prisas y tenemos que afi adir datos a un escrito: los metemos en noras y asi no es preciso retocar nada mas ... iDe ninguna manera! Hay que usar las notas de modo estrategico y no como un parche.

PARRAFos

EI parrafo es la unidad inferior aI apartado y aI subaparrado. No suele lIevar epigrafe 0 titulo interno y tiene unidad ignificativa y grafica. Respecto al senti do, es monotematico

y trara de un aspecto particular del contenido. Respecto a la forma, empieza con una entrada 0 sangrado en la primera linea y acaba con un punto y aparte final y con una linea blanca 0 una interlinea superior con el parrafo siguiente. Algunos escritos numeran los parrafos, pero no es habitual.

Los manuales de estilo que se refieren mas extensamente aI parrafo son los periodisricos, que conviene leer con cautela, porque no se refieren a la prosa profesional (vease pagina siguiente).

Duque Garda (2000: 197) menciona tres manuales de redaccion cientlfica para el ingles que tam bien recomiendan brevedad, aunque la miden con criterios diferentes: que cada parrafo lLeve una idea principal y 4 0 5 secundarias; que se componga de unas 3 oraciones, 0 que tenga entre 100 Y 300 palabras de extension.

En mi experiencia en empresas e instituciones, el parrafo tiene mas valor grafico que semantico. Abundan los parrafos muy breves para aligerar la exposicion. Se cree que las paginas cargadas con mucha letra y parrafos largos son mas pes adas que las que tienen muchos parrafos breves. Quiza esta tendencia favorezca la presentacion de la pagina, pero a mi parecer tiene efectos negativos en la estructura del contenido. El abuso de los parrafos breves, a menudo de una sola frase, convierte el escrito en una lista inconexa de ideas. I

60 61

9

'OJ;;>W!ld 1;;> l!l;;>jdJd sow;;>pod oIl;;> 10d 'O!PnJS;;> l;;>P 0pEllns;;>l 1;;> ;;>lU;;>WEl!JJIdx;;> Elnw.l0j ;;>nb -lod OA!l;;>(qns ~wl;;>J;;>lEd ;;>p;;>nd U7!qWE.L 'l!pUnjuOJ ;;>p;;>nd ;;>nb sOld;;>JuoJ lOd U9!JEU;;>PlO Eun A 'sEl;;>ldwoJ S;;>SElj uOJ 'S;;>lU;;>nJ;;>ljU! ;;> SOSU;;>lX;;> sOlnJP 'OJ!nblp;;>( I;;>A!U 0loS un ;;>U;;>!l opun'ibs 1;;> 'O!qWEJ U'3 'OPE1Ed;;>s lOd EJ1EW EpEJ 0PUElEll

'EJ!~91 S~W ElnDnJlS;;> Eun A s;;>lEUO!Ju;;>AuoJ sOlnJP 'soJmb -l~l;;>( s;;>l;;>A!U sop uOJ 'U9!S!J;;>ld s~w UOJ 0P!U;;>lUOJ 1;;> EU;;>P -10 ;;>nblod 10(;;>W ;;>J;;>lEd ;;>J!PUJ l;;>W!ld I;;> 'E!JU;;>!lEdE U'3

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'!lldJq u9);)nbecl 't'Z -erecl :eJdwo:> ;)P U9DepU;)Wo:>;)~ .~ !));)Jqerecl TZ 'Ill;)Jqerecl U;)J;)!:j;)Jd sOlJensn sOl 'r OlJeljoDIW 'I'Z

'sOI;)POW sod!nb;) S;)J) sal ;)P SIS!IlmV Z S;)J) sOl ;)P S;)we(;)w;)s S;)uo!:>e)s;)Jcl .t sope;)ld 'I));)Jqelecl el U;):>;)JOAtg S;))SO:> sOl 'Z

-W;) u9!:>ewJoju, ;) 0PO)1W T 1 'uIlEJedwo:> e,~olop o!pnm I;)P O);)(qo eW;)lqoJcl ' 1' 1

-O);)W ,( u9!:>ewJoju! ;)P s;))u;)n:I '1 u9D:>npoJluI . r o'Z

< ~1l sep!~;)I;) Ilm:)? ';)WJOjU! ns e.led S;):>!puJ sop SOlS;) ;)J)U ;) epnp OJ;)cl '!));)Jqelecl S;) U9!:>do JO(;)W el ;)nb ;)P u91snpuo:> el e ope~;)1l elj ,( sOlJensn sOl ;)P S;)uo!u!do sel ,( se!:>u;)J;)pJd sel OP!~O:>;)J elj U?Iqure.L '(pep -!:>ede:> 'peplJn~;)s 'osn ;)P pep!I!:>tg) s;)uo!:>e)s;)Jd sel ,( OlU;)!w\U;))Uew ,( u9 D -Is!nbpe ;)P S;))SO:> sOl opelpms;) elj 0:>!U:>1) 13 'eJdwo:> eun Jepu;)wo:>;)J eJed (u9);)nbecl ,( Ilmqelecl 'OlJeljOD!~) ope-:>J;)W I;) ;):>;)JjO ;)nb S;)uoI:>do s;)led,:> -ulJd S;)J) sel ;)P S;))U;)\u;)AUO:>U! sOl ,( se(e)U;)A sel ;)!pms;) ;)nb 0:>!U:>1) un e op

-e~Je-:>u;) elj ;)1 ;)lU;)J;)~ I;) ,( o:>!)rWJOjUI ;)nbJed I;) eA;)nU;)J e!:>!D!:I eS;)Jdw;) q (L~-% :9861 'nes!I;)G ;)P opeldepe) S;)WJOjU! saG

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Pero des de la optica del gerente que debe tomar la decision final , el segundo es mejor. Se adecua mas al proposito de la tarea: estudia las ventajas y los inconvenientes de las tres marcas y recomienda una. Si el lector esta atareado, tiene poco tiempo y escaso interes en los detalles, agradecera que los dtulos del fndice ya Ie informen del resultado 0 que se eviten cuestiones de procedimiento como el problema objeto de estudio 0 el metodo.

Ademas, los apartados del 2 al 5 del segundo fndice comparan en una misma seccion los costes, las prestaciones y las preferencias de los usua~os de cada marca. Eso facilita la interpretacion de los datos. En el primer fndice, en cambio, el lector debe ir adelante y atras para contrastar las marcas, ya que cad a marca ocupa un apartado diferente. Por ejemplo, para saber cual es la maquina menos costosa, hay que consultar tres puntos (apartados 2.1,2.2 y 2.3).

En resumen, con palabras de Delisau (1986: 56): La forma mas efectiva de organizar la redaccion de un informe empresarial viene dada por la naturaleza del tema, por las circunstancias y, en especial, por el receptor. La mejor organizacion es la que favorece ellogro de los propositos de quien 10 redacta.

SfNTESIS

Acabo con una pequefia gufa de preguntas para mejorar la organizacion de un documento:

1. (Los M fos cstan orgnniZlfdos (IJ nparflldQ! Y fub"pnrr.ui.J; ' Eso facil ita leer selectivamenre eI documento. Un indlcc COIl todos los dtulos inrernos permite hacerse una idea global del escrito .

2. l EL orden dl' los aparttuios itS Mgico? ISl' IlMpta a las neccsidlldcs del lector? Si eI orden esta en concordancia con las necesidades y los conocimienros del lector. es mas f.icil seguir el documento.

3. (CaM apartaM tiene un tltl/lo in/emo? Eso permite idenrificar el cema de cada secci6n .

4. ( 5 0 11 manejables los apartaMs? (cuantos pdrrafos tiene caM lIIlO? Los apar[ados excensos son mas diflciles. Son mas c1aros los b reves, de lInos pocos p,lrrafos. con titulo inrerno. Divide cada apan ado largo en dos 0 mas. Haz subaparrados de rango menor dent ro de un apanado largo.

5. ( Que mediM t i C/ leU los pdrrafos? D a preferencia a los parrafos con os y comedidos. pcro deja los largos que esten just ificados.

G. (Ha), oal'iospdrrafos dc lina soIA fra.

.~

5. TfTULOS Y PORTADAS

El titulo es el primer componente y el mas importante. Del mismo modo que miramos rapidamente los titulares del diario -para ver si hay algo de interes-, los cientincos leen el fndice de una revista. Leyendo el dtulo, deciden si pasan al resumen 0 a la introducci6n de un artfculo, 0 si 10 abandonan .

ROBERT BARRASS, 1978: 132

PRESENTAcr6N

EI dtulo y la portada nos preseman un documemo como si fuera la tarjeta personal de un recien llegado, 0 el traje y el maquillaje de un personaje publico. Puesto que es inmensa la cantidad de documentos disponibles pero limitado el tiempo para consultarlos, el titulo y la portada nos ayudan a elegir los que nos interesan.

Muchos escritos profesionales Bevan titulo: los informes, las memorias, los expedientes, los artfculos, las propuestas 0 las aetas. Aquf el titulo es como la etiquera de lLna caja 0 de una carpeta 0 el nombre de una persona. Nos referimos a estos documenros por su nombre, que es el dtulo. Los archivamos y recuperamos segun el dtulo. jLos buscamos en internet por el titulo! Los motores de busca utilizan el titulo para navegar, entre orros criterios.

La portada nos da una cara 0 una imagen particular de eada documenro, cuando trabajamos con varios eseritos al mismo tiempo. No solo es una funda blanca para guardar el texto; puede ser una herramienra comunicativa eficaz para informar y convencer. Este capitulo analiza esros elementos pequefios y aparenrememe secundarios.

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TfTULOS

oraue nos hace e:anar 1 nos equlvocarnos, perdemos los lectores

abrlan Dorudo tnteresarse por nuestro_ escrito_y que 10 han abandonado porque el titulo les confundi6; las bibliorecas archiyanin el docpme oro en una secci6n equiYQ~ada. Todavfa mas: podemos irritar a los lectores que han decidido leer eI documento '}\que no encuentran 10 que esperan.

Pese a 1a importancia de los tfrulos, muchos redactores les prestan poca atenci6n. En las empresas abundan tirulos con expresiones vadas u opaqs como injorme, l nJorme de gestion, EI ejercicio 2003 0 Auditoria Servicios Centrales. Seguramente corresponden a documentos periodicos y frecuentes, que los lectores conocen bien. Pero tam poco es extrafio que los deban consultar otros lectores inexpertos, para los que estos tftulos inexpresivos resultan confusos.

EI Diccionario de la Real Academia de la Lengua define titulo como palabra 0 Frase con que se da a conocer eI nombre 0 asunto de una obra 0 de cada una de las partes 0 divisiones de un escrito; y subtitulo como titulo secundario que se pone a veces bajo eI titulo principal. Asi, hay que distinguir eI titulo absoluto de una obra (Iibro, documento, informe), que pasa a ser su denominaci6n, del titulo in tern 0 (tambien lIamado intermedio) de cada uno de los capitulos, secciones 0 apartados de que consta, 0 de los tftulos de las tablas, los gnificos 0 los mapas que se incluyan.

FUNCIONES

Turk y Kirkman (1989) atribuyen dos funciones basicas al titulo absoluto:

1. Enunciar con precision el contenido del documento. Cuando consultamos bibliograflas, bases de datos 0 indices de revistas, eI titulo es eI primer y -a menudo- eI unico dato informativo sobre el documento (aparte del auror, la editorial, etc.). A partir del titulo decidimos si leemos el texto entero 0 no. Y si ya tenemos acceso a todo eI documento, un titulo claro e informativo facilita su lectura y orienta la interpretacion.

2. Diferenciar los documentos entre si. Cuando trabajarnos con varios documentos encima de la mesa, abiertos en paginas interiores, saltando de uno al otro, el titulo los distingue con facilidad, ya que suele reproducirse en el margen superior de la pagina, a modo de identificador.

Los titulos in tern os de capitulo, seccion 0 apartado tambien ejercen estas funciones dentro de su ambito, adem as de aparecer en el indice del documento. Pero los autores y los lectores les damos otras utilidades:

Titulos internos Cuando escribimos:

Ayudan a organizar el pensamiento. Clasifican los daros en categorias y desenmascaran repeticiones, des6rdenes yvados.

Exigen sfntesis. Discriminan los datos relevances de los secundarios; enfatizan los puncos esenciales.

Consoli.d4n fa coherencia del texto. Aseguran la progresi6n tematica; estructuran el concenido en apartados.

Organizan las pdginas. Muestran grificamente la estructura interna del texto; diferencian cada pagina del resto.

Cuando leemos:

Ayudan a comprender el significatW. Guian la comprensi6n del documento; anticipan los contenidos y activan los conocimientos previos.

Informan de los datos esenciales. Indican con pocas palabras los temas tratados.

Permiten seleccionar los datos. Informan aJ lector selecrivo de los apanados que pueden interesarle; ahorran tiempo.

Atraen el interes del lector. Reactivan la lectura; diferencian paginas; incroducen variaci6n en la lectura.

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En resumen, los drulos internos pasan a ser una estrategia poderosa para estructurar eI documento, cuando 10 producimos, 0 para interpretarlo, cuando 10 leemos. Organizan el escrito en unidades conceptuales manejables y construyen piginas mas atract~as y variadas.

CRiTERIOS DE ELABORACION

Las consideraciones que hacen los manuales sobre la redaccion de tirulares continuan siendo vilidas, aunque internet y las ediciones electronicas han relativizado algunos puntos. Distinguimos la selecci6n lexica, la redaccion y la presentaci6n del tirulo:

Seleccion lexica 1. ( EI dtulo debe iocluir las palabras clave del asunto: las

palabras tematicas, los descriptores documentales, los terminos propios de ese campo del saber. Los sistemas informaticos de navegaci6n a traves de grandes canridades de datos usan palabras clave para describir, archival' y I'ecuperar documentos. Estas palabras suelen buscarse en los drulos y en el indice.

En el siguiente ejemplo, eI original de la izquierda incluye investigaci6n 0 conveniencia, que dificilmente son las palabras clave que elegiria un hipotetico lector para recuperar este documento. En cambio, evaluacion e implantaci6n son mas especificos y tienen mas posibilidades de ser usados como terminos de busqueda:

Original Reform ulaci6n

Una investigaci6n sobre la con Evaluaci6n de la im plantaci6n veniencia de usar eI programa de Lotusnotes Lotusnotes

2. Son preferibles los terminos espedficos a los mas genericos, en princlplO:

Original Reformulaci6n

Ayuda para un procesador de tex- Ayuda para Letter 17.3

tos

Efectos secundarios de drogas in- Efectos secundarios de la ciclosmunosupresoras porina

AnaJisis de huesos humanos Amilisis de femures y tibias

Ventas en los mercados interna- Exploraci6n y prospectiva de vencionales cas internacionales

Las opciones de la derecha inform an mas, denominan categorias mas restringidas y evitan ambiguedades. En el ejemplo final, el original solo menciona el tema (ventas) mientras que la reformulacion especifica el objetivo 0 la accion realizada (exploraci6n y prospectiva).

Pero el exceso de especificidad puede provocar incomprension, si el lector ignora los terminos usados. Asf, drogas inmunosupresoras es mas transparente y eficaz que ciclosporina para los legos. Puesto que la comprension global es prioritaria a la precisi6n, el titulo debe adecuarse primero al grado de conocimientos del lector. La divulgacion prefiere drulos mas ~~~ " rrientes, pero los articulos especializados recurren ~ terminologfa mas tecnica.

Pasa igual con las siglas, las abreviaturas y los simbolos espedficos de cada disciplina. Si no estamos seguros de que los lectores los conozcan, hay que desplegarlos en eI tIrulo 0 usaI' denominaciones equivalentes no abreviadas.

3. Hay que evitar las paJabras casi vadas u obvias como: \ Infonne sobre, Anti/isis a nivel de, Algunos problemas )

70 71

asociados a, Un estudio de los foctores que aftctan, Aspectos sobre, Asunto reJerido a, M emm'ia sobre. Asimismo, el periodo (anual, mensual, general, ordinario), las fechas (enero-marzo, 2005, 1.n- semestre) y el tipo de' \exto (auditoria, proyecto, estudio) pueden especificarse con un subdtulo.

Redaccion 1. No hay recomendaciones concluyentes sobre la lon

gitud. Mari Mutt (2006) encontr6 que los dtulos de ardculos de biologfa en varias revistas tenian una extensi6n media de 14 palabras. Parece que leemos mas rapido lin tu ulo b;:eye, 10 reco;!amos FA@'jer "Y'""'fo=podemos reprodllcir integramerue como idenriftcado~ -a-Lma rgen de cacla pagina. En cambio, un dtulo largo no cabe en una sola ifnea, hay que conarlo y tambien puede crear dificultades para ser reproducido en los indices de las revistas.

2. La presencia abusiva de preposiciones (de, por, sobre, con) es un indicio de complementaci6n nominal progresiva y de complejidad. A menudo podemos elimiDar algunos nombres:

Original Reformulacion

lnforme de evaluacion de la ac Evaluaci6n de la elecrrificacion tuaci6n de extensi6n de la elec en Ja riera de Merles trificaci6n en la riera de Merles

De los tres sustantivos eliminados (informe, actuaci6n y extension) s610 el ultimo aporta un matiz semantico que podrfa ser relevante en algun contexto: no es igual una electrificacion que una extension de fa electrificaci6n. Pero posiblemente evaluaci6n de fa electrificacion baste para titular bien el documento