n'aMunicipal de Envigado

lNT£G8IOAO -ReSPETQ ■ OBIiTIVIDAO

Envigado, 14 de marzo de 2019

DoctoraMARIANA VARELA GIRALDO Directora Administrativa Contraloria Municipal de Envigado

Asunto: Notificacion auditoria de Control Interne

Respetada Dra. Mariana,

Le comunico que en el desarrollo de las funciones propias de mi cargo y en pro del cumplimiento de lo establecido en la Ley 87 de 1993 articulo 12 "Funciones de los Auditores Infernos", ha sido programada una auditoria de Control Interne al proceso de Gestion Administrativa especialmente al procedimiento de contratacidn que Listed lidera, con el fin de revisar la gestion que adelantaron durante el segundo semestre de 2018, de acuerdo con los parametros establecidos en ta norma que la regula.

Para el cumplimiento de los objetivos del trabajo y los terminos de referenda determinados en el Programa Anual de Auditorias de 2019, comedidamente le solicito impartir las instrucciones pertinentes a quien corresponda, para tener disponible toda la documentacion que se haya generado como soporte del proceso a evaluar y asi poder ejecutar de una manera satisfactoria esta revision.

Es importante tener en cuenta que esta auditoria iniciar^ a partir del dia 20 de marzo de los corrientes.

Agradezco su atencion.

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Ati eh.rl''-II

Asesora pe'Cuiiv^ul li|teT i A'i*" /\ixi

•Cov?Direcci6n. Calle 38 A Sur #43-36 P8X. 3394050contraloria@conCraloriaenvlgado.gov.co Envigado - Colombia www.contraloriaenvigado.gov.co

w•,;r . . • •BUREAU VERITAS Ceniliution ^

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riaMunicipal de Envigado

Inteqdidad ■ Respeto ' Osietivioad

Envigado, 15 de marzo de 2019

DoctoraGLORIA MARIA LOPEZ OCHOAAsesora de Control Interne Contraloria Municipal de Envigado

En relacion con el proceso de auditorla, que se adelantar^i por parte de la Oficina de Control Interne, con el proposito de expresar un concepto en cuanto a la auditoria de prueba de control, con el proposito de revisar la contratacibn y que esta cumplan con los lineamientos de ley, confirmamos a nuestro leal saber y entender a la fecha de esta carta de compromiso, las sigulentes manifestaciones;

1. Se hara entrega oficialmente de toda la informacibn relacionada con los contratos que ban adelantado la Contraloria Municipal de Envigado y dembs aspectos relacionados, atendiendo los requerimientos hechos por el Auditor de la oficina de control interne, y la misma, es informacibn valida, Integral y completa para los propbsitos del proceso auditor en curso.

2. Ratificamos que:

a) Respondemos por toda la informacibn suministrada para que la auditoria ejerza su funcibn y pueda verificar todas las acciones que se ban adelantado en cada una de las etapas de los contratos.

b) Ponemos a su disposicibn toda la informacibn requerida al auditor y sus respectivos soportes.

Cordialmente,MARIANA'VA^L^r^i^O

Directora Administrativa Contraloria Municipal de Envigado

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Dlrecci6n. CaKe 38 A Sur #43-36 PBX.3394050contraloria@contraloriaenvigado.gov.co Envigado - Colombia www.contraloriaenvigado.gov.co

BUREAU VERITAS CerliRcation

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n'aMunicipal de Envigado

I NT EC Rl DAO • RESPETO •ObiETIVIOAO

Envigado, 12 de abril de 2019

DoctoraMARY LUZ ARROYAVE LONDOfjO Contralor Municipal (E)Envigado.

Asunto: Informe de Auditoria - Procedimiento de Contratacidn.

Respetado Doctor Mary Luz:

En el ejercicio auditor realizado por la Oficina Asesora de Control Interno, a/ procedimiento de contratacidn por parte del Ente de Control, por ser una actividad independiente y objetiva, permite concebir observaciones orientadas a generar valor y mejorar las operaciones de la Entidad, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos establecidos a travds de la evaluacion de la eficacia de los mismos. A continuacion se detalla, el seguimiento realizado para dar cumplimiento a los objetivos establecidos en el Ley 87 de 1993.

En este informe final se consigna los resultados de dicha revisidn, para la cual el area administrativa de la Entidad. proporcionb una base razonable de informacibn que fundamenta la opinion y los conceptos expresados en bste.

Adicional al Informe, se anexa encuesta de satisfaccibn - Formato MC-F-004, para su diligenciamiento y respuesta, la cual es muy importante para la Oficina de Control Interno, pues permite mejorar el proceso auditor.

Dado lo anterior, se debe establecer por parte del brea administrativa, un plan de mejoramlento, el cual debe ser entregado en diez (10) dias habiles contados a partir del recibo de la presente. Es de anotar, que el seguimiento y verificacibn de cumplimiento ha dicho plan corresponde a la Ofician Asesora de control interno de la Entidad/-'

Atenta

GLORlAja^Asesora~de-boi

FEZCiCFIImern) /

Copia: Mariana Varela Giraldo Directora Administrativa

Direccldn. Calle 38 A Sur #43-36 PBX. 3394050contra lorlagicontratonaenvigado.gov.co Envigado - Colombia vvww.contraloriaenvigado.gov.co

BUREAU VERITAS CeniDcalion

/riaVMunicipal de Envigado

iNTEGRIOAD'RESreTO 'OEtETIVIOAD*.y.-

PROCESO ADMINISTRATIVO - PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION

VIGENCIA MARZO 2019

GLORIA MARlA L6PEZ OCHOAEQUIPO AUDITOR

MARIANA VARELA GIRALDODIRECTORA ADMINISTRATIVA

CONTRALORlA MUNICIPAL DE ENVIGADO2019

riaMunicipal de Envigado

iNTEGRIDAD • RESRETO ■ OBIETI VI DAO

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCI6N

41. OBJETIVO GENERAL---------------------------------------------------1.1. Objetivos Especificos-----------------------------------------------

2. ALCANCE-------------------------------------------------------------------3. SOPORTE NORMATiVO------------------------------------------------

3.1. Base normativa de caracter general----------------------------4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA----------------------------------

4.1. Comportamiento de la ejecucion de la contratacion de laContraloria Municipal durante la vigencia 2018.-----------

4.2. Aspectos que se tuvieron en cuenta para realizar el ejercicio auditor —114.3. Resultados de la evaluacidn de los contratos elaborados durante

el segundo semestre de 2018.5. FORTALEZAS-------------------------6. RECOMENDACIONES.-------------

44

-445

5

13■20■20

riaMunicipal de Envigado

Integridad • Respeto • ObjetividadN.: ;

INTRODUCCION

La Oficina Asesora de Control Interno de la Contralorla Municipal de Envigado, en ejercicio de su funcion constitucional y legal y con el proposito de dar cumplimiento al Plan de Auditoria propuesto para la \^9encia 2019, practico auditorla de prueba de control al proceso de Gestion Administrativa especialmente al procedimiento de Contratacion, con el fin de revisar la gestibn que han adelantado de acuerdo con los parametros establecidos en la norma que la regula.

Para la realizacion de este ejercicio auditor, se contb con la colaboracion del Area de Administrativa, quien es la encargada de velar por el adecuado manejo de dicho procedimiento. Con lo anterior, se pretende realizar una evaluacion que permits un ejercicio del control mbs eficiente y que la Entidad alcance los objetivos y cumpla con los resultados para los cuales ha sido creada, asegurando razonablemente la realizacibn de los fines esenciates del Estado, a traves de una administracion que cumpla con las expectativas de los ciudadanos y partes interesadas.

Finalmente, con la presente auditorla, se busca examinar la gestibn de la Entidad frente al alcance de la auditorla y conceptuar sobre la misma.

Conti*naMunicipal de Envigado. IWTECniPAP • ResytTO • OajeTivip^o

>•1. OBJETIVO GENERAL: Verificarque el procedimiento contractual, cumple con los establecido en el sistema de gestion integral - SGI y la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza juridica de la Contralorla Municipal de Envigado.

1.1. Objetivos Especificos

■ Revisar el comportamiento de la ejecucion del PAA aprobado por ComIte de Contratacion.

■ Examiner el cumplimiento de cada una de las etapas contractuales.■ Evaluar y conceptuar acerca de la eficiencia, eficacia y efectividad del

procedimiento de contratacion de acuerdo a las normas legales vigentes durante el periodo sefialado.

■ Revisar que la supervision de los contratos de realice de manera eficaz y efectiva.

2. ALCANCE: Evaluar los contratos realizados de jullo a diciembre de 2018, por parte de la Contralorla Municipal de Envigado.

3. SOPORTE NORMATIVO

3.1. Base normativa de caracter general

■ Constitucion Polltica de Colombia 1991.

■ Ley 489 de 1998 de diciembre 29 de 1998 “ Por la cual se dictan normas sobre la organizacion y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generates para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerates 15 y 16 del articulo 189 de la Constitucion Polltica y se dictan otras disposiciones”.

■ Ley 80 de octubre 28 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacion de la Administraclon Pubiica”.

■ Decreto 1150 de julio 16 de 2007 “Por medio del cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generates sobre la contratacion con recursos publicos.

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riaMunicipal de Envigado

iNfEGRIDAD ■ RiSPETO • OSJETIVICAO

-7

■ Decreto 1082 del 26 de mayo de2015 Tor medio del cual se expide el Decreto Onico Reglamentario del Sector Administrative de Planeacidn Nacional".

■ Ley 1474 de julio 12 de 2011 Tor la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencldn, Investigaclon y sancidn de actos de corrupcidn y ia efectividad del control de la gestion pCiblica”.

■ Decreto Ley 019 de enero 10 de 2012. Tor medio de la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y tramites innecesarios existentes en la contratacidn publica".

4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

De conformidad con el rol de evaluacidn v seauimiento. la Asesora de Control Interne, presenta informe de auditoria realizado al procedimiento de contratacion del segundo semestre de la vigencia 2018 del Ente de control, donde se aplicaron las normas de auditoria segOn lineamientos dados por la DAFP, producto del analisis de la informacidn et cual tuvo como objetivo verificar el cumplimiento de los fundamentos legates en materia contractual, constituyendo as! al fortalecimiento del Sistema de Control Intemo.

El ejercicio auditor se dio conforme a la solicitud y planificacidn presentada por la Oficina de Control Interno, los llderes del procedimiento de la Entidad suministraron toda la informacidn y las carpetas con el fin de revisar que estas cumplieran las etapas de la contratacidn de acuerdo a la modalidad de la contratacldn.

4.1. Comportamiento de la ejecucion de la contratacion de la Contraloria Municipal de Envigado durante la vigencia 2018.

Enel Sistema de Gestidn Transparente, SIA Observa yen el Secop I se evidencio que la Contraloria Municipal de Envigado durante el afio 2018 realize veintinueve (29) contratos de los cuales dos (2) se declai^ron desiertos debido a que no cumplia con los requisitos de la citada invitacion publica. Como se expresd en el alcance del presente informe, se realizara seguimiento al segundo semestre, donde el Ente de control realizo veintiun (21) contratos que representan el 72.41% de lo contratado, siendo estos objeto de inspeccion en sus etapas precontractual, contractual y poscontractual, a continuacion se detalla dicho seguimiento;

5

Contr^ria-7!^ Municipal de Envigado

Intecrida» • Resveto • 09)etividao

■ El valor total de !a contratacion del afto 2018 fije de $241,441,937, donde el 75.67% se realize bajo la modalidad de contracion directa que suma $182. 688.367 y el 24,33% fue bajo la modalidad de minima cuantia que equivaie a un valor de $58,753,570 como se observe en la sigulente grafica.

COMPORTAMIENTO CONTRATACION SEGUN MODALIDAD DESELECCION -2018

^Hodalidad de Tvlinima Cuantia

24%A •Sf,

- v]

Contratacion mDirecta wr

*76%

Fuente: Dreccibn Admin isfrativa - Contraloria de Envigado

■ Adicionalmente, en el ejercicio auditor tambien se examind el comportamiento de la tipologla de los contratos de acuerdo al valor total de la contratacion, encontrando que;

VALOR CONTRATACION PORCENTAJECATEGORIA

25.70%$62,059,800Consultorla y otros

$120.628.567 49.96%Prestacidn de Servicios

$58.753.570 24.33%SuministroFuente:Drecci6nAdministrativa-Contraloria de Envigado

6

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Municipal de Envigado

iNTecRiDAO • Rrspeto • Objetivioac

COMPORTAMIENTO - C0NTRATAC16N POR TIPOLOGIAViGECIA-2018

60.00%50.00%40.00%30.00%20.00%10.00%

0.00% $58,753,570$120,628,567 Prestacidn de

Serviclos 40.96%

$62,059,800

SuministroConsultoria y otros24.33%■Seriesi 25.70%

Fuente: Direcct6n Administrstiva -Contralorla de Envigado

■ E[ Ente de control debe segCin lo establecidoen el articulo 2.2.1.1.1.4.1. de !a Ley 1082 de 2015, en el articulo 4 del Decreto 1510 de 2013 y articulo 74 de la 1474 de 2011, elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, el cual contiene la lista de bienes y servicios que pretende adquirir durante el ano. A su vez, el articulo 2.2.1.1.14.3. de la Ley 1082 de 2015 indica que este debe ser publicado en la p^gina web y en el SECOP al igual que sus actualizaciones, la llder del proceso lo presento para aprobacibn al Comitb de Direccibn y en el acta N°1 dla 24 de enero de 2018, se evidencia su aprobacibn.

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I SECOF> I

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•aUOAfMh MFuente: Oreccidn Administrativa-Con^aloria de Envigado

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iNTWftlOAO'ReSPETO • O0JETIVIOA&

La norma en su articulo 2,2.1.1.1.4.4. de la Ley 1082 de 2015 y en el Decreto " 1510 de 2013, articulo 7 hace referenda sobre la actualizacion del plan, e indica que por lo menos una vez durante la vigencia debe reaiizarse, en el seguimiento, se observe que la Contraloria Municipal de Envigado en su Plan Anual de Adquisiciones estimo para la vigencia 2018 realizar contratos por valor de $153,216,050, en el transcurso de la vigencia realize un ajuste al plan el dia ocho (8) de agosto del corriente ano, quedando en un valor de $191,604,114 y en el seguimiento realizado a los contratos, se observa que realmente el valor de la contratacion del perlodo en mencion fue de $241,441,937 notandose un incremento del 26.01% de mas de lo planeado. En la siguiente grafica, se evidencia lo inicialmente lo planeado y lo realmente ejecutado por la contratacion del Ente de control.

COMPORTAMIENTO - PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES VIGENCIA 2018

250,000,000

200,000,000

150,000,000

100,000,000

50,000,000

0EJECUTADO -2018

241.441,934PROYECTADO -2018

191,604,114■ Seriesi

Fuente:Dreccl6nAdministrativa~Contraloria de&ivigado

■ En cumplimiento del principio de publicidad consagrado en el Articulo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 del 2015, que trata sobre la publicacion en el SECOP de los documentos y tramites administrativos con ocasion de los veintinueve (29) contratos suscritos desde enero hasta diciembre de 2018; publicaciones que se realizaronen los terminos legates, es decir, dentro de los tres (3) dias sigulentes a la expedicionde los actos generados con ocasidn de los mismos, lo cual queda evidenciado en el siguiente pantallazo.

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Municipal de Envigado

Intcgridad • Respeto^Osjstivioaci

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ejecunn del PGA 2011 liaaizaun de aodlio's en ein dfennlei nciO^Sadesl21 CPM09-201! Caleeiade EnvigaddUUIIICIPALDE

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ANTICQUIA- Cdnt3taidlKii1diddaMalastiideilek(7)dqu|idadeOeialil2BC)MTi>id(1|da CONTMORIa AaeagAabcaipanbaOs.ddniecantiepa'^cadaSOdiAi.CdnuiavtcIndliDeisadiir. Aniaqela: UUNlciPAi.DE MuyanAieliiilemidelltsearaaniadS’rdmUespaialdil^delaContloRaUiinqid Envigado QIVIGACC de Envigado

CeetdadiinMidna22 CIIC40e'2018 CettndeCiiM’a

Siamnii de doi i2) etemenlee de ctineulo PC Icdo eneno cevi Ocenda de VMm 10 y 09a ANTICOUIA- Standard dcKOIkenaasdel 5sienaC(dtaivdVi5i«iiTi lOpan eSjatsaani delYitdomSy CONTRAIOrIa XP ds (2) Exanei Pmai un (l)Miciiitcm de Kil»a uia |l) Camata Igdal [rcdseinal ir (I) AnOoiiu: UUUCI'Al DE Uadds degtans 50 ffleOn (Dsiatieiaenetra laser para cilculat la iOstanda)|Sei> 18) sepotn Envigadd ENVIGADO pan ccvKiiiadn pcH^RiasBipara la Contialii'a Ujicpal de Em^e. segun «i»ci6;aDonH

Fechada Celeferadidn

515798098.00 delPimr Contnto 07454018

ConhtaciiiiUi«na CaleEradoCiiant’a

a CMC 0074018

lU Voi V1«T>

10

Municipal de Envigado

INTECRIDAD ■ R(SPETO-OSJETIVICA0

Facht*Celtmcliii

ContM1Ui^lFccnaOeCsMncbfl

sasH.ntooMipniiaConVitD

FtcUdt CaWnctbi

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27 CPSWGOi; CeWiada EmigaM

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ContmadnDKcU(layIIU*

ANGOQUA-COFTRALORIAWUNICfAl.DEEFMGADO

PresUcsdiOaaaivcicaFralawnaeapaa ipc^arlaiTKRabgaaftbMQrsiicaNip CcmWKiln an t» prcaaca aenmtrWNca i mdcMiei N N CaaliaMaMtncVilde ErragaOc.

AntogWa:a cPG«)-ait Caldmo EiHiga*

AMT)

FuenteiSBX^P l-Colorrbia compraeficiente

4.2. Aspectos que se tuvieron en cuenta para realizar el ejercicio auditor:

La auditoria se realizo con base en el procedimiento establecido en el Sistema de Gestion Integral - SGI y el Manual Interne de Contratacion y las normas que lo regula, donde se tuvo en cuenta cada una de las etapas del proceso contractual, donde severifico lo siguientes aspectos:

Etaoa Precontractual

o Que los procedimientos contractuales adoptados por la Entidad, esten de acuerdo a los lineamientos establecidos por las disposiclones legates.

o Que los oferentes tengan los requisitos habilltantes para contratar.

0 Que las disponibilidades, registros presupuestales y contables esten acordes con el Presupuesto de la Entidad y dem^s disposiclones en esta materia y su expedicion se haya realizado de manera oportuna de acuerdo a lo senalado por la ley.

11

n'aMunicipal de Envigado

IWTCCHIDAD-RtSPtTO •O»)tTIVt0Aft

o Que los estudios previos y de conveniencia se encuentren debidamente'* estmcturados y fundamentados.

o Que se haya dado publicidad a todos ios actos originados en el proceso que asi lo requiera.

o Que las condiciones solicitadas para la selecci6n de los contratistas sean adecuadas y proporcionales a la naturaleza del contrato y su valor.

o Que los proponentes que participaron en el proceso no hayan incurrido en las causales de inhabilidades o incompatibilidades previstas en ley.

Etaoa Contractual se constatb;

o Que las partes involucradas en el proceso contractual actuaron con la debida gestibn, permitiendo el cabal cumplimiento de las cldusulas pactadas y las disposiciones legales que la reglamentan.

o Que los pagos efectuados obede^an a lo pactado y aseguren que el objeto contractual y el plazo cumplieron los fines o propbsitos que dieron origen a su contratacion.

o El nCimero del contrato, objeto, fecha de iniciacibn y terminacibn, constitucibn y aprobacibn de la garantia Onica contractual, la existencia del registro presupuestal, requisites necesarios para iniciar su ejecucibn.

o Que las cantidades y calidad de los bienes y servicios previstos se ajustan a las pactadas.

o SI los valores de los comprobantes de pago obedecen a los valores estipulados en el contrato.

o Si se dio cumplimiento a) contrato o, porel contrario, hubo alguna circunstancia que afectara su ejecucibn.

o Si se ban presentado modificaciones, adiciones o prbrrogas en el desairollo del proceso contractual;

12

naMunicipal de EnvigadoIhicgkioad ■ Rts^Eio • Obietividad

o Si se han realizado adiciones y est^n soportadas por la disponibilidad ^ presupuestal respectiva yse ha dado ampliacidn a la cobertura de la garantia unica de cumplimiento.

o Si existen informes de ejecucion, infoimes de supervisibn y demas documentos que comprueben el cumplimiento del objeto contractual.

o Si se realizaron los pagos correspondientes a seguridad social.

Etaoa Poscontractual se verifico:

Si el contratista ejecuto el objeto del contrato conforme a los teiminos pactados cumpliendo con las obligaciones derivadas del mismo.

Si la liquidacidn del contrato se realizd dentro de los terminos establecidos por la ley (si se tiene establecido).

Mediante el analisis de actas de superwsibn, informes y certificaciones, se constato la oportunidad en la ejecucibn y terminacibn del contrato.

Con base en la garantia unica, se establecibsi en la liquidacibn del contrato se le exigib al contratista la extensibn o ampliacibn de los riesgos, segun el caso, los cuales avalan las obligaciones que surgen con posterioridad a la liquidacibn y extincibn del contrato.

Para todas las etapas del contrato se revisb la oportunidad en la publicacibn en el SECOP de los documentos contractuales de acuerdo a la modalidad de contratacibn

o

o

o

o

o

4.3.Resultados de la evaluacion de los contratos elaborados durante el segundo semesbe de 2018.

■ Modalidad de contratacibn directa freaulada en el numeral4'’del articulo 2° de la Ley 1150 de 2007), durante el segundo semestre de 2018, realizaron veintiun (21) contratos de los cuales catorce (14) bajo esta modalidad que represents el 66,66%, donde se revisb claramente las causales que pueden proceder a realizar este tipo de contrato e igualmente se inspeccionb el

13

n'aMunicipal de Enwgado

INTEGXIDAO ■ RiSPtTO -ObiETIVIDAO

cumplimiento de cada uno de los requisites que lo componen, como resultado la revision se observe lo siguiente:

*5.

Contrato N°09-2018JlEGHA^DE^

TERMINACI6NSffiVAUORn,SCONTRATISTA«

I INICIO ■$7,500,00021/12/201818/07/2018"Prestacion de servicios

de apoyo a la gestion de un estudiante de Oltimo semestre de Contadurla Publica, que apoye el Area Misional con la elaboraclon del Informe Fiscal y Financlero y en la ejecucidn del PGA 2018 (Realizar una auditorfa < diferentes modalldades)".

Andr§s PatiHo Gonzalez

009-2018:

lasen

Observacion 1: - Efapa Precontratual: Fatta lafirmade la profesional univeritaria, en el an^lisis del sector para la contratacidn directa - formato - GA-F-038 yen los estudios previos-formato GA-F-026.

Contrato N‘’010-2018E.SC

30/07/2018ilr^m

$16,000,000Raquet Martinez Morales

30/11/2018“Contrato de prestacidn servicios

profesionales de unaingeniera de Sistemas que apoye y soporte las Tecnologias de laInfonnacion en laContraloria Municipal de Envigado''

010-2018:de

Observacidn 2: En ^1 informa de actividades que soporta el otrosi, falta la firma ^ del contratista.

Contrato N'-Q11-2018FECHA: DEJ& J : VAL0I^^4

m INICIO30/07/2018

CONTRATO^ 4 CONTRATISTA FECHA DE

30/11/2018 $6.000.000de Cristian011-2018: “PrestacIPn

14

riaMunicipal de Envigado

lNTE(il>lDA&-RCSPETO'OajETIVIDAO

Monsal\e UnbeSer\^ciosProfesionales para apoyar el desarrollo de las comunicaciones intemas y extemas, manejo de prensa e imagen corporativa de

ContralorialadeMunicipal

Envigado"

El contrato cumple conforme a la modalidad y cada una de sus etapas precontractual - contractual - poscontractual,

Contrato N°013-2Q18 ICONTFV C l-tuWA- c

27/11/2018

CQNTRATI^fiB1$8,141,000

wmmminstitucidn

Uni\ersltaria de Envigado lUE

27/08/2018"Capacltar a los ftjncionarios de los sujetos de control de

Contraloria Municipal de Envigado en el semlnario de Garantias y Seguros en la Contratacldn Estatal y Pdiizas de Seguros de la Entidad", conforrnldad con la propuesta por el contratista, la cual hace parte Integral del presente consenio",

013-2018:

la

de

El contrato cumple conforme a la modalidad y cada una de sus etapas precontractual - contractual - poscontractual.

Contrato N°014-2018

I^IKICIO.^H£A.

$1,600,00024/12/2018Polit^cnico Colombiano Jaime Isaza

Cadavid

24/08/2018Capacitar a una funcionaria de la Contraloria Municipal de Envigado en el “Diplomado

014-2018;

de

15

riaMunicipal de Envigado

iNTeoiQAD- RispETO • Objetivioad

Pliblicas,Tributaria

Finanzas Gestibn Municipal y Politicas Publicas Territoriales”, con una intensidad de

'•f

120 borasacadbmicas.

Observacion 3: El procedimiento de contratacion c6digo GA-P 004, version 010 que se encuentra en el SGI de la Contraloria, no incluye el formate de Legalizacion del Contratista - eddigo GArF-042.

Contrato N"016-2018IE EGt

$11,800,00024/09/2018 24/10/2018"Capacitar a I os^ncionarios de la Contraloria Municipal de Envigado en el tema de redaccibn configuracibn hallazgos, en modalidad taller”

F&CConsultores

SAS

016-2018:

yde

El contrato cumple conforme a la modalidad y cada una de sus etapas precontractual - contractual - poscontractual.

Contrato N'’017-2018%dyALp^

UniversidadEafit

30/11/2018 $23,100,000“Capacitar a los funcionarios de la Contraloria Municipal de Envigado en el Curso "Expresibn de Comunicacibn Oral y Escrita”, relacionados con las funciones propias de los cargos de los serudores del Ente de Control.

22/10/2018017-2018:

temas

16

riaMunicipal de Envigado

INTEGRIDAO 'RCSreTO 'Objetivioao

Observaci6n 4: - En el informe de supervision del dia 10 de noviembre de 2018, ^ no se evidencia claramente las fechas que den fe de que se cumplio con las cuarenta horas por los dos modules que fueron contratados con la Universidad Eafit.

Contrato N‘’018-2018VALOR

j-n--S'^iNicio 'FECHA DE v

>ttERMlNACi6NM ■X'.

$5,287,89512/10/2018El contratista se compromete para con

Contralorla

09/10/2018018-2018: Caja de Compensacidn

Familiar de Antloquia

“COMFAMA”

laMunicipal de Envigado "A coordinar las actlMdades Bienestar

deLaboral

asocladas a la llnea de recreacion, para los funclonarlos de la Entidad y su gnjpo femiliar, en el Parque Recrealivo Rionegro, el dIa 12 de octubrede 2018"

El contrato cumple conforme a la modalidad y cada una de sus etapas precontractual - contractual - poscontractuat.

Contrato N*020-2018*—FECffff

IERM1NAC16Nj,^srmsKTECFDTDE^

01/11/2018

m uc■■.a'.

22/12/2018 $7,000,000“Contratar el servicio de un profesional con postgrado en Gerencla en Salud Ocupacional, con el fin de documentar,implementar, apoyar, mantener y fortalecer el SIstema de Gestibn y Seguridad en el Trabajo SG-SST en el marco del Decreto 1072 de 2015 y la Resolucibn 1111 de 2017".

Diana Elizabeth Gonzalez Quiceno

020-2018;

17

n'aMunicipal de Envigacto

INTEOIDAB • RES»ET0-0B)ETIVI0AD

Observacion 5: - Etaoa contractual - Poscontractual:) No se evidencia en el' expediente, el registro de respuesta de la evaluacion del contratista de la induccion que el Ente de control llevo a cabo al momento del ingreso.

VALORFECHA DE INICIO „

FECHA DE TERMINACION

CONTRATISTApTOMTRATpi

023-2018: 01/11/2018"Contralar los servicios JonathanRodriguez

Garciade un t^cnico auxillar que apoye la gestidn documental electrdnica de la Contralorla Municipal de Envigado"________

y

El contrato cumple conforme a la modalidad y cada una de sus etapas precontractual - contractual - poscontractual.

‘— ^::VALOR,-»iI18TAir I '

$7,599,172"Prestacidn de servicios de arrendamiento del software de Mejoramiso de acuerdo a los estdndares (Software as Service) para la Contralorla Municipal de Envigado”

Improsoft • Mejoramiso

15/12/2018 15/12/2019025-2018:

SAAS

Observacion 6: Entre las partes contratista y contratante, elaboraron documento de acuerdo de utilizacibn de Software en renta, no esta firmado por las partes que se comprometieron para darle cumplimiento.

■ Modalidad de Contratacion Minima Cuantia; (Las reglas aplicables a la modalidad de seleccion de minima cuantia son las consagradas en el numeral 5 del articulo 2 de la Ley 1150 de 2007, que fue modificado por el articulo 94 de la Ley 1474 de 2011), durante el segundo semestre de 2018, realizaron veintiun (21) contratos de los cuales siete (7) bajo esta modalidad que representa el 33,33%, donde se revise claramente las causales que pueden proceder a realize este tipo de contrato e igualmente se inspeccionb el cumplimiento de cada uno de los requisites que lo componen, como resultado de la revision se observe lo siguiente:

18

riaMunicipal de EnvigadoInTEGRIOAO • RES^eTO'OUETlVIDAP

Contrato N°021-2018•re©FW®BE* ^WEGHA^DE^

INICIO terminaci6n_28/12/2018

VALOR

Soluciones jntegrales de oficina S.A.S.

"Suministro $3,876,18529/11/2018021-2018: einstalacidn de las persianas de la Contraloria Municipal EnMgado”

de

El contrato cumple conforme a la modalidad y cada una de sus etapas precontractual - contractual - poscontractual,

Contrato N‘^022-2018

30/11/2018 $ 1.806.300Yeisson David Bellido RomaAa

22/11/2018022-2018: "Adquisicidn de un (1} video proyector mini y tres (3) mesas graduables 5 alturas para monitor para la Contraloria Municipal Envigado, segiin especificaciones de fichas anexas"

de

t^cnicas

En la Etaoa precontractual: El proceso de contratacidn se dio conforme a la norma, sin embargo, mediante acta lo declaran decierto el proceso de minima cuantia N°022/2018, debido a que no cumplio con los requisites de la citada invitacion publica, siendoel unico oferente.

Contrato N'’026-2018son;mm SterminaciOj^'iNtero®!pn

$888,00013/12/2018 17/12/2018"Suministro eiementos de seguridad y salud en el trabajo y para la dotacidn de botiquines de la

de Sandra Elena Baldovino mesa

026-2018:

19

•< i

Xon*'*‘***<515 ria* X*-,'

'vSi.'/’:

J ■! Municipal de EnvigadoIWTtCmOAO ■ ReSPETO • OgjetlVIDAD

Contralorla Municipal de Envigado”

En la Etaoa orecontractual: El proceso de contratacidn se dio confoime a la norma, sin embargo, mediante acta lo declaran degierto debido a que el proceso de minima cuantia N°026-2018, no cumplio con los requisites de la citada invitacion publica, siendo el Cinico oferente

Contrato N"028-2018FECHA DE

INlCIO j; FECHA DETERMINACi6M<.

:CONTRATISTA■•-■i

$10,064,28028/12/2018Sumlnistro y Elementos

Empresarlales SAS

18/12/2018"Suminlstro insumos de oficina, impresora, aseo y cafeteria para la Contralorla Envigado”

de028-2018;

de

El contrato cumple conforme a la modalidad y cada una de sus etapas precontractual - contractual - poscontractual.

5. FORTALEZAS:

■ Se destaca la disponibilidad por parte de los funcionarios que hacen parte del procedimlento de contratacion.

■ En la revision de los contratos se evidencia que se dio estricto cumplimiento a todas las etapas contractuales de acuerdo a su modalidad, como son pre­contractual, contractual y pos contractual conforme a lo estipulado en la norma que la regula.

■ El Ente de control tiene claramente definido los indicadores de gestion y los riesgos del procedimlento, los cuales son monitoreados y contralados por la llder del proceso.

6. RECOMENDACIONES

■ Es importanta.--que en las pollticas de operacion del procedimiento de contratacion o mediante otros mecanismos, determinen claramente el orden de la carpeta que soporta los documentos de la iegalizacion del mismo, teniendo en cuenta las etapas contractuales y su modalidad.

20

n'aMunicipal de Envigado

INTEGAIDAO • ReSASTO • ObiETIVIDAO

■ Es necesario que los responsables de realizar la supervisidn a los contratos que efectua el Ente de control, tengan en cuenta anexar de manera correcta los documentos que soportan el pago de los contratos conforme a lo establecido en el procedimiento de contracion.

■ En algunos contratos (N^OH-OIG-Oiy-OIS) se observa que tanto en el documentor del contrato como en el acta de inicio, la fecha esta a mano alzada bien sea a lapiz o lapicero donde se pueden generar suspicacias o malas interpretaciones, ai averiguar manifiestan que estos son enviados por correo para que sean firmados por los representantes legates y sean devueltos al ante de control para que el tramite continue de manera adecuada. Seria bueno que la lider del proceso, busque un mecanismoT para que no se realice de esta manera, esto con el fin conservar el prinicipio de la buena fe en dicho proceso.

■ Incluir en el Sistema de Gestlon Integral -SGI, el formato Codigo GA-F-042 documentos de legalizacion del contratista, este se viene dlligenciando y en el procedimiento no encuentra vinculado.

APROBACION DEL INFORWIE DE AUDITORIA

FIRMANOMBRE COMPLETO RESPONSABILIDAD

Contralor Municipal (E)Mary Luz Arroyave LondonoMariana Varela Giraldo Directora Administrativa •I tGloria Maria Lopez Ochoa Asesora de Control

Interno

21