ALCALDÍA MAYOR Fecha: 30-SEP-09 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN...

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PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

ETAPA PARA DESARROLLAR EL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Página: 1 de 27

ALC ALDÍA MAYO RDE B OGOTÁ D .C .

Integración SocialSecretaría

1. Objetivo del procedimiento:

Establecer los lineamientos, metodología y actividades necesarias para definir el pensum general de los pilares de capacitación y desarrollo del modelo de aprendizaje y de esa forma desarrollar y fortalecer las competencias necesarias en talento humano de la entidad, en cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Secretaria Distrital de Integración Social.

2. Glosario:

2.1. TÉRMINOS a) Actividades de capacitación: Cursos, diplomados, seminarios, etc. que conforman el Plan Institucional de Capacitación para un período

específico.

b) Aprendizaje Organizacional: Definir de acuerdo a lineamientos del modelo

c) Áreas de Conocimiento: Se refiere al conjunto de saberes que deben poseer los servidores públicos y las servidoras públicas de un grupo en particular para realizar efectivamente las actividades (HACERES) a través de los cuales aportarán al cumplimiento del objetivo estratégico del área respectiva.

d) Áreas: Se refiere a las dependencias de la Secretaria Distrital de Integración Social, establecidas mediante el Decreto Distrital 607 de 2007.

e) Brecha de conocimiento Se define como el grado en que los participantes cierran la brecha cognitiva frente al perfil definido, como resultado del grado en que amplían o mejoran conocimientos, que les permitirán hacer algo que antes no hacían. Es medida de la eficacia de la capacitación.

f) Capacitación: Se traduce en la entrega de los conocimientos necesarios para un mejor desempeño en el cargo actual y como herramienta que favorece la adaptación a las necesidades cambiantes del entorno.

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g) CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Documento que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para atender gastos de funcionamiento o de inversión

h) Competencias comportamentales : Son aquellas habilidades relacionadas con los SERES Y QUERERES necesarios para el logro de los objetivos estratégicos.

i) Conceptualización Traducción de los objetivos de aprendizaje (requerimientos) en temas de capacitación que se materializan en acciones (cursos, diplomados, etc.)

j) Conferencia: Exposición en público de algún tema o materia por parte de un especialista calificado.

k) Congreso: Denominación utilizada para diversas conferencias académicas y otro tipo de reuniones con un fin de discusión, difusión o intercambio de conocimientos.

l) Conocimientos de gestión: Comprende todos aquellos conocimientos necesarios para optimizar la gestión de los servidores públicos y las servidoras públicas de la Secretaria Distrital de Integración Social. Se refiere a conocimientos que son transversales a toda la Secretaria Distrital de Integración Social o a un nivel determinado, sin importar su función específica

m) Conocimientos técnicos: Son aquellos SABERES específicos de cada área o sección en razón de su actividad, necesarios para el cumplimiento de los objetivos estratégicos y la razón de ser de la Secretaria Distrital de Integración Social.

n) Conversatorio: Reunión prevista que incita a compartir las visiones de un tema acordado con el objetivo de explorar campos de compresión e interacción distintos a los propios.

o) Curso: Término académico que denomina la duración de instrucción en una materia para que una persona pueda desempeñar un trabajo específico.

p) Diplomado: Programa que estructura unidades de enseñanza-aprendizaje, sobre determinado tema y que tiene suficiente extensión y formalidad para garantizar la adquisición y desarrollo de un conocimiento teórico y/o práctico válido.

q) Equipos de Aprendizaje: Equipos conformados por Talento Humano, Servidoras y Servidores públicos de las áreas para las cuales se diseñará una actividad de capacitación, para identificar los problemas que tienen en el tema y definir los objetivos que deberá alcanzar la

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actividad de capacitación específica.

r) Foro: Reunión donde distintas personas conversan en torno a un tema de interés común. Es, esencialmente, una técnica de comunicación oral, realizada en grupos, con base en un contenido de interés general que origine una "discusión".

s) Líderes : Secretaria(o), Subsecretaria(o), Directores(as), Subdirectores(as) y Jefes de Oficina.

t) Modelo de aprendizaje: El Modelo de Aprendizaje de La Secretaría Distrital de Integración Social, es un proceso sistemático, planificado y permanente, que involucra actividades de Inducción, Reinducción, Capacitación y Desarrollo, a fin de complementar la educación y capacitación inicial con la que ingresan los servidores públicos y las servidoras públicas a la entidad, mediante los cuales se adquieren destrezas, conocimientos, aptitudes, actitudes y habilidades, dentro del marco de las competencias genéricas y específicas para el desempeño de las funciones asignadas, en concordancia con las políticas esbozadas en el Plan de Desarrollo Distrital y el Plan Estratégico Institucional.

u) Objetivo de aprendizaje: Aprendizaje final que los servidores públicos y las servidoras públicas de un área en particular deben lograr en un período específico, a través de la participación de en las diferentes actividades de capacitación definidas para el mismo período

v) Panel: Consiste en la reunión de varias personas especialistas o bien informadas acerca de determinado asunto y que van a exponer sus ideas delante de un auditorio, de manera informal, patrocinando punto de vista divergentes, pero sin actitud polémica. El panel consta de un coordinador, los componentes del panel y el auditorio.

w) Pensum Se refiere al conjunto de conocimientos técnicos y de gestión y a las competencias comportamentales que deben poseer los servidores públicos y las servidoras públicas de un área específica para aportar efectivamente al logro de los objetivos estratégicos de la misma.

x) Plan Institucional de Capacitación (PIC) Comprende las acciones de capacitación definidas para un período determinado.

y) Problema: Evidencia de una situación que afecta negativamente el desempeño de un área en particular y que se considera es resultado de falta de conocimiento, habilidad o actitud del equipo y por lo tanto puede solucionarse a través de la capacitación

z) Seminario: Reunión didáctica en torno a un especialista en donde los estudiantes participan activamente en las propuestas del maestro.

2.2. ALGUNAS METODOLOGÍAS DE ENSEÑANZA

a) Debate: Técnica de comunicación oral donde se expone un tema y una problemática. Hay integrantes, un moderador, un secretario y un público que participa. No se aportan soluciones solo se exponen argumentos. La condición de un debate se da en el distinto punto de vista

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que guardan dos o más posiciones antagónicas en torno a un tema o problema.

b) Juego de roles: Uso de la actuación en la actividad académica para enseñarle a los participantes formas alternativas de reaccionar ante una situación determinada.

c) Learning by Doing (Aprender Haciendo) Metodología de formación basada en el aprendizaje haciendo y realizando el proceso que deben aprender. La experiencia como huella interiorizada en el razonamiento posterior de dicha experiencia.

d) Lluvia de ideas: La lluvia de ideas o brainstorming, también denominada tormenta de ideas, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.

e) Método de caso: Trabajos de investigación elaborados previamente por un profesor. En ellos se analiza una situación real producida en el pasado en una empresa y se propone a los estudiantes la elaboración en equipo de una propuesta para resolverla. Después, será presentada en clase y debatida junto al resto de compañeros y al docente. Las escuelas comercializan después muchos de estos casos, que pueden ser adquiridos y utilizados por otros centros.

f) Outdoor / Experiencial: Metodología de formación basada en el desarrollo de actividades lúdicas que sirven para practicar habilidades. Las explicaciones sobre lo aprendido en la experiencia sirven de autorreflexión y facilitan la interiorización del aprendizaje. Especialmente útil para el desarrollo de competencias en liderazgo y trabajo en equipo.

g) Simulación: Metodología que permite capacitar y entrenar a los participantes en un entorno muy similar al real. En él los alumnos pueden analizar opciones, ejecutar procedimientos, tomar decisiones, y equivocarse las veces necesarias para aprender de los errores. Se pueden realizar con herramientas interactivas o simplemente el aula representando algo, fingiendo o imitando lo que es o no es.

h) Taller: Metodología de trabajo en la que se integran la teoría y la práctica. Se caracteriza por la investigación, el descubrimiento científico y el trabajo en equipo que, en su aspecto externo, se distingue por el acopio de (forma sistematizada) de material especializado acorde con el tema tratado teniendo como fin la elaboración de un producto tangible.

2.3. MODALIDADES DE CAPACITACIÓN

a) A Distancia: Modalidad formativa caracterizada por la separación espacio/temporal entre tutor y alumnos.

b) Presencial: Las acciones formativas se desarrollan en un lugar determinado y cuenta con la presencia de profesor y alumnos.

c) Virtual: Aprendizaje asistido por tecnologías de la información o de comunicación. Puede ser:

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i. E-learning: Aprendizaje asistido por las tecnologías de la información y comunicación. Facilita la creación, adopción y distribución de contenidos, la adaptación del ritmo de aprendizaje, la disponibilidad de las herramientas de aprendizaje independientemente de límites horarios o geográficos y el intercambio de opiniones y aportes a través de la plataforma.

ii. E-learning 3D: Formación en la que los alumnos están inmersos en un entorno 3D simulado.

iii. M-learning: Es el e-learning trasladado a los dispositivos móviles que utilizamos a diario: teléfonos móviles, PDAs.

iv. U-learning (universal e-learning): Supone la adaptación de cualquier contenido en cualquier soporte -ordenador, móvil, PDA, TDT.

v. Rapid E-learning: E-learning que, mediante herramientas de autoría sencillas, puede ser desarrollado en un espacio corto de tiempo, de bajo costo, con el objetivo de capacitar a un gran número de personas.

vi. Workflow learning: Aprendizaje a través de píldoras cortas y/o consultas a expertos en horas laborales y desde el lugar de trabajo.

d) Blended Learning (b-learning) Formación mixta que consiste en un proceso docente que combina la formación virtual con la formación presencial.

3. Condiciones Generales

Este procedimiento tiene establecidas cuatro condiciones para lograr los objetivos propuestos para el modelo de aprendizaje de la SDIS. A continuación se relacionan estas condiciones:

3.1. El modelo de aprendizaje de la entidad será factible siempre y cuando se cuente con los recursos humanos, financieros y tecnológicos necesarios para su gestión.

3.2. El modelo de aprendizaje de la entidad será viable y cumplirá sus objetivos siempre y cuando se cumpla con los cuatro factores críticos de éxito que se relacionan a continuación:

3.2.1. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE APRENDIZAJE DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y LAS SERVIDORAS PÚBLICAS

DESDE SU INGRESO A LA ENTIDAD: La definición de necesidades de capacitación y desarrollo se hará a partir del pensum general definido para cada dependencia y/o proceso, priorizando los saberes técnicos y de gestión y las competencias comportamentales que el jefe inmediato y el grupo consideran deben fortalecer para reducir la brecha de conocimiento existente y optimizar su gestión. Para realizar esto, se deberá aplicar la metodología establecida por el modelo de aprendizaje de la entidad

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3.2.2. ESTRUCTURACIÓN DE CONTENIDOS TEMÁTICOS Y METODOLÓGICOS DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN Y

DESARROLLO. Además del cumplimiento de los estándares de calidad definidos, los cuales están orientados a garantizar el suministro de espacios propicios para el aprendizaje, el Modelo de Aprendizaje de la Secretaria Distrital de Integración Social deberá aplicar la metodología definida para determinar los contenidos de los diferentes Módulos que componen el PIC (Plan Institucional de Capacitación) y sugerir las metodologías que tanto los capacitadores internos como los proveedores externos deberán incluir en las actividades de capacitación y desarrollo contratados por la entidad. Para el diseño curricular de las actividades de capacitación, deberá definirse tanto el perfil de salida de cada acción de capacitación, como el perfil de entrada, para la posterior medición de cierre de brechas. Para cada acción de capacitación se definirá el mecanismo para la identificación de la brecha y el diseño de contenidos orientados a cerrar dicha brecha de conocimiento. En materia de desarrollo de competencias comportamentales, los programas de desarrollo deberán alinearse con los aspectos que en esta materia ha definido la Entidad, ajustándose a su cultura. No podrán aceptarse contenidos prediseñados ofrecidos por los proveedores externos, dado que los diferentes eventos de capacitación tendrán como objetivo principal el cierre de brechas y el incremento del conocimiento.

3.2.3. RIGOR EN LA MEDICIÓN Y EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Todas las actividades de capacitación y desarrollo, sin excepción, deberán evaluarse utilizando únicamente las herramientas diseñadas a la medida de la Entidad y las mediciones determinadas según sea su objetivo. Sin excepción, la información deberá procesarse para alimentar los indicadores definidos, tanto en calidad, pertinencia y aplicabilidad, como los de cierre de brecha de conocimiento.

3.2.4. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA. La información producida por el Modelo

Aprendizaje de la entidad, debidamente procesada, deberá analizarse continuamente para implementar acciones tendientes al mejoramiento continuo del proceso.

3.3. La convocatoria a actividades de capacitación y desarrollo no debe hacerse abierta. Se direccionará a los jefes que evidenciaron las

necesidades en sus equipos de trabajo, para que ellos determinen quienes asistirán a la actividad específica.

3.4. Debe ser claro para los servidores públicos y las servidoras públicas que las pruebas de conocimientos pre y post capacitación se hacen para medir la brecha de conocimiento frente a los objetivos del curso, la efectividad de la capacitación y el cierre de la brecha. NO SE PASAN, NI SE PIERDEN y en ningún caso serán una medida de evaluación de la servidora y servidor público. En consecuencia, no producirán medidas sancionatorias.

Son referencia jurídica de este procedimiento las siguientes normas:

a) Política Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias - Función Pública

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b) Decreto-Ley 1567 de 1998

c) Ley 909 de 2004

d) Decreto 1227 de 2005

e) Decreto 2539 de 2005

f) Ley 489 de 1988 Artículos 30 y 31 “Estatuto de la Administración Pública”

g) Disposiciones emanadas por el Gobierno Nacional en cada vigencia.

h) Decreto nacional 4110 de 2004. Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004

i) Decreto nacional 1599 de 2005. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005

j) Decreto 4665 de noviembre 29 de 2007 “Actualización Plan nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos”

4. Ubicación del procedimiento en el proceso y relación con otros procedimientos y procesos:

Capacitación Información sobre

necesidades de conocimiento

Información de impacto de capacitación Evaluación del

Desempeño

Información de grado de cierre de brecha

Proceso de Gestión del Conocimiento

Talento humano capacitado

Todos los procesos

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5. Diagrama de flujo de las actividades del procedimiento:

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6. Aclaración de las actividades: El procedimiento de Capacitación y Desarrollo genera una serie de información complementaria de los documentos y registros indicados para las actividades del flujograma anterior. Dicha información se estructura en cinco etapas, las cuales se explican a continuación con el fin de aclarar, de manera general, las actividades del procedimiento:

6.1. ETAPA 1: ESTRUCTURACIÓN DEL PENSUM GENERAL DEL PILAR DE CAPACITACIÓN

6.1.1. PROPÓSITO Establecer los lineamientos, metodología y actividades necesarias para definir el pensum general del pilar de capacitación del modelo de aprendizaje de la Secretaria Distrital de Integración Social.

6.1.2. ALCANCE

Esta etapa deberá ser conocida y aplicada por todas las personas encargadas de capacitación y aprendizaje organizacional por el Asesor(a) de Talento Humano de la Entidad y por aquellas personas que intervienen en el proceso y va dirigido a los servidores públicos y las servidoras públicas de la Entidad.

6.1.3. ACCIONES

La estructuración del Pensum se realiza por una sola vez y se hacen revisiones cada dos años o cuando cambie la Estrategia Institucional o un cargo en particular. Asesor(a) de Talento Humano Cada dos años, o cuando se amerite, el Asesor(a) de Talento Humano, coordina reuniones de diagnóstico con los Lideres para validar los contenidos del pensum general que se ha establecido para su dependencia respectiva y que se encuentra contenido en el formato MAA-C-F02 IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CONOCIMIENTOS Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES. Líderes Los jefes mencionados antes, validaran, con el apoyo del Asesor(a) de Talento Humano, el pensum de su dependencia e incluirán las modificaciones que consideren pertinentes.

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La validación o modificación se realizará así: A partir de los objetivos estratégicos de la Entidad, la Secretaria o las Áreas de Apoyo, según sea el caso, se identifican los objetivos estratégicos de las Direcciones y Subdirecciones. Acto seguido, se identifica lo que los grupos deben HACER para aportar efectivamente al cumplimiento de los objetivos estratégicos de su dependencia. Estos haceres se asimilarán a unidades de competencia. Los conocimientos técnicos y de gestión relativos a cada HACER o unidad de competencia se establecerán definiendo qué tiene que saber el servidora y servidor público para poder hacer su trabajo. Las actitudes o competencias comportamentales se establecerán definiendo cómo tiene que actuar o cómo tiene que ser el servidora y servidor público. Asesor(a) de Talento Humano Incluye los cambio sugeridos en el formato MAA-C-F02 - IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CONOCIMIENTOS Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES, si los hay y lo envía al jefe para su aprobación y firma. Asesor(a) de Talento Humano Una vez aprobados los contenidos del formato MAA-C-F02 - IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CONOCIMIENTOS Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES, se transcriben al formato pensum general de la respectiva dependencia de la Secretaria Distrital de Integración Social. Para las áreas de apoyo, el formato MAA-C-F02 - IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CONOCIMIENTOS Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES debidamente aprobado se constituye en el pensum general de las mismas; por tanto, no se utilizará para ellas en formato MAA-C-F03 “PENSUM GENERAL” Dado que las Áreas de Apoyo trabajan transversalmente para toda la Secretaria Distrital de Integración Social, la primara columna del formato MAA-C-F02 - IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CONOCIMIENTOS Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES se llenará con NA (No Aplica) y se trabajará a partir del Objetivo Estratégico de la Dependencia.

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6.2. ETAPA II: CONCEPTUALIZACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PARA UN PERÍODO ESPECÍFICO

6.2.1. PROPÓSITO

En esta etapa se describen las actividades que se realizarán para conceptualizar y estructurar el Plan Institucional de Capacitación de la Secretaria Distrital de Integración Social para un período específico.

6.2.2. ALCANCE

Deberá ser conocida y aplicada por todas las personas encargadas de capacitación y aprendizaje organizacional del asignadas por el Asesor(a) de Talento Humano de la Entidad y por aquellas personas que intervienen en el proceso y va dirigido a los servidores públicos y las servidoras públicas de la Entidad.

6.2.3. ACCIONES Frente a los objetivos propuestos para los pilares de capacitación y desarrollo del modelo de aprendizaje de la entidad, la definición de las temáticas respectivas se realizará a partir de dos fuentes de información:

El pensum general de la dependencia respectiva Resultados del plan de capacitación del período anterior

Asesor(a) de Talento Humano Coordina reuniones de identificación de necesidades de capacitación con, la Secretaria General, Directores, los Subdirectores y Jefes de Oficina, para identificar problemas u oportunidades de mejoramiento que se considera pueden abordarse o solucionarse desde la capacitación para, a partir de estos, definir el objetivo de aprendizaje de sus equipos de trabajo y los temas que conformaran su plan de capacitación y desarrollo para el período inmediatamente siguiente. Líderes Con la ayuda del Asesor(a) de Talento Humano, a partir del pensum general de su dependencia, priorizan los SABERES técnicos y de gestión y los SERES o COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES que desean fortalecer y definen el objetivo de aprendizaje de la dependencia para el período específico. El objetivo de aprendizaje de cada dependencia y los aspectos priorizados quedan consignados en el formato MAA-C-F04

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OBJETIVO DE APRENDIZAJE

NOTA. Los jefes podrán realizar reuniones previas con sus equipos de trabajo, invitarlos a participar en la reunión con el Asesor(a) de Talento Humano o fundamentar su decisión en los planes de mejoramiento de las evaluaciones del desempeño.

Asesor(a) de Talento Humano Traduce los SABERES TÉCNICOS Y DE GESTIÓN Y LOS SERES O COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES priorizados en temas de capacitación, agrupándolos por competencias y unidades de competencia así:

Donde la unidad de competencia será la competencia general a desarrollar o fortalecer y cada elemento de competencia será la unidad de conocimiento que forma parte de la misma. Por ejemplo: Unidad de competencia: CAPACIDAD PARA TRABAJAR EN EQUIPO Elementos de competencia: Comunicación, liderazgo, trabajo por resultados, etc. Las competencias comportamentales de carácter transversal, identificadas a partir del procesamiento de la información obtenida durante la priorización, conformarán los contenidos del pilar de DESARROLLO y estarán dirigidos a los servidores públicos y las servidoras públicas de la Entidad, agrupándolos, según convenga, en niveles, por dependencias o equipos de trabajo. El Plan de capacitación para cada dependencia quedará consignado en el formato MAA-C-F05“PLAN DE CAPACITACIÓN

UNIDAD DE COMPETENCIA

Elemento de Competencia 1



Conocimientos +

Habilidades +

Actitudes =

CONTENIDO MÓDULO DE CAPACITACIÓN

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DEPENDENCIAS”

Asesor(a) de Talento Humano Envía los formatos MAA-C-F04 OBJETIVO DE APRENDIZAJE y MAA-C-F05 PLAN DE CAPACITACIÓN DEPENDENCIAS, debidamente diligenciados para la aprobación y firma de los respectivos líderes. Líderes Aprueban el objetivo de aprendizaje y el plan de capacitación de su equipo de trabajo o sugieren ajustes. Asesor(a) de Talento Humano Realiza ajustes solicitados, si es el caso, hasta obtener la respectiva aprobación Asesor(a) de Talento Humano Agrupa los planes de capacitación aprobados para obtener el PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN en el formato MAA-C-F06 del mismo nombre.

6.3. ETAPA III: DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y CONTENIDOS GENERALES DE LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO:

EQUIPOS DE APRENDIZAJE

6.3.1. PROPÓSITO En esta etapa se describen las actividades que se realizarán para definir el enfoque y los contenidos generales de las diferentes actividades de capacitación, que componen el Plan Institucional de Capacitación y Desarrollo de la Secretaria Distrital de Integración Social para un período específico.

6.3.2. ALCANCE

Deberá ser conocida y aplicada por todas las personas encargadas de capacitación y aprendizaje organizacional por el Asesor(a) de Talento Humano de la Entidad y por aquellas personas que intervienen en el proceso y va dirigido a los servidores públicos y las servidoras públicas de la Entidad.

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6.3.3. ACCIONES

Asesor(a) de Talento Humano Solicita a los líderes que asignen a los servidores públicos y las servidoras públicas que participarán en los equipos de aprendizaje. Líderes Asigna a servidores y servidoras de sus dependencias, que considere pertinente y que deban tomar la capacitación que se va a diseñar, para que formen parte del equipo de aprendizaje.

Asesor(a) de Talento Humano Programa y lidera las reuniones de los equipos de aprendizaje para definir objetivos, alcance y contenidos generales de las actividades de capacitación, de acuerdo con la siguiente metodología: Identifica el problema o situación relacionada con el tema de la capacitación Frente al problema, define las unidades de conocimiento necesarias, las cuales constituirán el marco general de

contenidos de la capacitación. Define los objetivos que el curso deberá cumplir para aportar a la solución del problema.

El trabajo realizado por los equipos de aprendizaje quedará consignado en el formato MAA-C-F07“FICHA TÉCNICA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN” el cual será insumo para solicitar propuestas y seleccionar proveedores.

6.4. ETAPA IV: EVALUACIÓN DE RESULTADOS

6.4.1. PROPÓSITO

Establecer los lineamientos, metodología y actividades necesarias para llevar a cabo la evaluación de las actividades de inducción, capacitación, desarrollo y formación realizados por la Secretaria Distrital de Integración Social.

6.4.2. ALCANCE

Deberá ser conocida y aplicada por todas las personas encargadas de capacitación y aprendizaje organizacional por el Asesor(a) de Talento Humano de la Entidad y por aquellas personas que intervienen en el proceso y va dirigido a los servidores públicos y las servidoras públicas de la Entidad

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6.4.3. EVALUACIÓN DE PERCEPCIÓN DE CALIDAD DE LA CAPACITACIÓN

La evaluación de percepción de calidad es medida de satisfacción del cliente interno y se deberá aplicar al finalizar cada evento utilizando el formato MAA-C-F01 EVALUACIÓN CAPACITACIÓN. Esta evaluación se aplicará a todas las actividades de capacitación y desarrollo que realice la Entidad y deberá ser diligenciada por los servidores públicos y las servidoras públicas que se encuentren presentes en el momento de finalización del evento. No podrán diligenciar la evaluación los servidores públicos y las servidoras públicas que no se encuentren presentes en el momento de finalización del evento o aquellos cuyo número de ausencias supera el 50% del evento. Esta evaluación deberá aplicarse a todas las actividades de capacitación y desarrollo. No se aplicará los entrenamientos realizados durante la fase de inducción, a los programas de capacitación abierta, a los programas de educación formal, ni a los programas de bienestar y salud ocupacional.

6.4.4. CIERRE DE BRECHA DE CONOCIMIENTO RESULTANTE DE LOS PROCESOS DE CAPACITACIÓN

La medición del cierre de la brecha de conocimiento es medida de la eficacia del programa de capacitación y establece el grado en que se disminuye la brecha de conocimiento como resultado de la participación de los servidores públicos y las servidoras públicas en eventos de capacitación.

Deberá aplicarse en dos momentos diferentes: I. Antes de iniciar la capacitación, para medir los conocimientos de la persona frente a los objetivos establecidos, e

identificar, frente al perfil deseado, la brecha de cada participante en el tema específico. II. Al finalizar la capacitación para identificar los conocimientos de la persona frente a los objetivos definidos. Con esta información se calculará el cierre de brecha de acuerdo con la fórmula establecida en la ficha técnica del indicador.

Esta herramienta se diseñará por evento, una vez definidos su alcance, objetivos y contenido. El objetivo del curso deberá representar el perfil de conocimiento deseado. Las dos herramientas deberán evaluar los mismos conocimientos antes y después de la capacitación, pero las preguntas y su orden serán diferentes. Es importante tener en cuenta que ninguna de las evaluaciones busca determinar si el participante pasa o pierde el curso. Su objetivo es proporcionar información para el cálculo del incremento de conocimiento como resultado de la capacitación y del cierre de brecha con relación al

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perfil establecido.

No podrán diligenciar la evaluación los servidores públicos y las servidoras públicas que no se encuentren presentes en el momento de aplicación de la prueba ni aquellos cuyo número de ausencias supera el 15% en cada uno de los módulos o unidades de conocimiento del evento. Esta medición se aplicará a las actividades de capacitación técnica y de gestión únicamente.

6.5. APLICACIÓN Y CÁLCULO DEL INDICADORES

Los indicadores constituyen parte fundamental para el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento continúo pues son la herramienta que permite dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos y las metas propuestas, aportando información importante para la toma de decisiones.

Para garantizar el seguimiento y la medición de los pilares de capacitación y desarrollo del modelo de aprendizaje de la Secretaria Distrital de Integración Social, se han definido los siguientes indicadores de impacto:

6.5.1. EVALUACIÓN CALIDAD DE CAPACITACIÓN

Para la medición de la percepción de calidad de la capacitación se debe utilizar exclusivamente el “FORMATO DE EVALUACIÓN CAPACITACIÓN MAA-C-F01” que se encuentra anexo a este manual. Se tiene definidas 6 variables cada una de las cuales tiene asignado un peso en porcentaje según su importancia dentro de la evaluación como se muestra en el cuadro siguiente:

ASPECTO SIGLA PESO

Calidad de Contenidos CC 25%

Pertinencia y Aplicabilidad PA 25%

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Calidad de la Logística CL 10%

Calidad del Grupo CG 5%

Calidad Administrativa CA 10%

Calidad Facilitadores CF 25%

La escala de medición para cada uno de los aspectos que conforman las variables anteriores es la siguiente:

ESCALA DESCRIPCIÓN VALOR E EXCELENTE Se superaron mis expectativas 100% B BUENO Se cumplieron mis expectativas 75% R REGULAR Se cumplieron parcialmente mis expectativas 50% M MALO No se cumplieron mis expectativas 25%

Una vez finalizado cada evento de capacitación, los asistentes deberán diligenciar el formato MAA-C-F01 utilizando la escala indicada. Con estas evaluaciones se procederá al cálculo de la Percepción de Calidad siguiendo los siguientes pasos:

Paso 1: Cálculo Percepción de calidad de cada aspecto evaluado Como se aprecia en el formato MAA-C-F01 anexo, cada variable está compuesta por varios aspectos que al ser evaluadas por cada participante, definen su percepción al respecto. La fórmula para calcular la percepción de calidad de cada aspecto es la siguiente:

Donde:

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Paso 2: Cálculo Percepción de calidad de cada Variable

Una vez calculada la calidad de de los aspectos que conforman cada una de las variables, se procede a calcular la Percepción de Calidad de cada una de ellas.

Los aspectos definidos para cada variable y su fórmula para el cálculo de la Percepción de Calidad son los siguientes:

a) Calidad de Contenidos (CC)

ASPECTOS EVALUADOS FORMULA

El cumplimiento de los contenidos propuestos

El aporte de nuevos conceptos y/o técnicas presentados

La profundidad en los contenidos

La relación de los contenidos con el objetivo propuesto

El orden en la presentación de los contenidos

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b) Pertinencia y Aplicabilidad (PA)


El contenido del curso en relación con mi trabajo actual

La aplicabilidad inmediata del conocimiento adquirido

El fortalecimiento de mis competencias para el desempeño de mi gestión

c) Calidad de la logística (CL)


La comodidad del salón

La iluminación y el ambiente del salón

El material suministrado

La calidad de los equipos audiovisuales

La calidad de los alimentos y bebidas suministrados

La ubicación del lugar (Accesibilidad, seguridad, servicio, parqueo, etc.)

d) Calidad del grupo


La participación del grupo

La puntualidad del grupo

La actitud del grupo

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e) Calidad Administrativa


La oportunidad en la convocatoria y comunicación de la información relativa al evento

La facilidad de contacto con los organizadores del evento, para tratar asuntos relacionados con esta capacitación

La solución de problemas o contingencias, presentadas durante esta capacitación

El respaldo de su jefe para asistir a esta capacitación

f) Calidad de los facilitadores. Es posible que en una capacitación se cuente con más de un facilitador. Se debe calcular la calidad de cada uno de ellos y posteriormente el promedio.


El conocimiento y el dominio del Tema

La metodología empleada

El manejo del grupo

La solución de inquietudes

El manejo del tiempo

La puntualidad

La promoción de la participación

El promedio de la calificación de los facilitadores se calcula con la siguiente fórmula:

Donde n = número de facilitadores

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Paso 3: Cálculo Percepción de Calidad para una actividad de capacitación

Para determinar la PERCEPCIÓN DE CALIDAD de una actividad (PCactividad) y teniendo en cuenta la ponderación dada a cada variable, se utiliza la siguiente fórmula:

Paso 4: Cálculo INDICADOR PERCEPCIÓN DE CALIDAD

Finalmente, para el cálculo del INDICADOR PERCEPCIÓN DE CALIDAD DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO (PCC) se aplicara la siguiente fórmula:

En donde

= Percepción de calidad de cada actividad de capacitación

= Cantidad de evaluaciones de cada actividad de capacitación

=Total evaluaciones del programa de capacitación y desarrollo del periodo evaluado

= Número de eventos

6.5.2. CIERRE DE BRECHA DE CONOCIMIENTO RESULTANTE DE LOS PROCESOS DE CAPACITACIÓN

Tal como se indicó, para el cálculo del Cierre de Brecha de conocimiento, se deberá diseñar la herramienta de medición para cada actividad en particular, una vez definidos su alcance, objetivos y contenido. El objetivo del curso deberá representar el perfil de conocimiento deseado (Conocimiento Óptimo). Las dos herramientas (pre-test y post-test) deberán evaluar los mismos conocimientos antes y después de la capacitación, pero las preguntas y su orden serán diferentes.

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Fecha: 30-SEP-09






La herramienta (test) deberá aplicarse en dos momentos diferentes:

a) Antes de iniciar la capacitación, para medir los conocimientos de la persona frente a los objetivos establecidos e identificar, frente al perfil deseado, la brecha de cada participante en el tema específico.

b) Al finalizar la capacitación para identificar los conocimientos de la persona frente a los objetivos definidos.

En el siguiente diagrama se explica la forma como se determina la reducción de Brecha de conocimiento

Para el cálculo del indicador de Cierre de Brecha de Conocimiento para una actividad de capacitación, un grupo de actividades o un período específico, se debe cumplir con el requisito de haber realizado el pre-test y el post-test para cada actividad de capacitación objeto del análisis. Se deben construir una base de datos en la que se registre como mínimo la siguiente información por cada participante:

a. Datos de la Actividad (Código, Nombre, fecha, etc)

b. Datos del Servidor o Servidora (Cédula, Nombre, Cargo, etc)

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c. # de preguntas del Pre-Test

d. # de respuestas correctas del Pre-Test

e. # de preguntas del Post-Test

f. # de respuestas correctas del Post-Test

Con esta base de datos se deben seguir los pasos siguientes:

Paso 1. Selección de Registros

Según el cálculo de cierre de brecha que se requiera, se debe filtrar la base de datos de tal manera que solamente se dejen los registros correspondientes a las capacitaciones objeto del análisis.

Paso 2. Cálculo Conocimiento Previo de cada participante. Cpre

Como se indicó, en cada actividad de capacitación técnica se debe aplicar un pre-test antes de iniciar, para medir los conocimientos de cada persona frente a los objetivos establecidos. Los resultados de este pre-test, representan el conocimiento previo (Cpre) de cada uno de los asistentes y se debe expresarse en porcentaje utilizando la fórmula siguiente:

Paso 3. Cálculo Conocimiento Posterior de cada participante. Cpost

De igual manera que el paso anterior, en cada actividad de capacitación técnica se debe aplicar un post-test al finalizar, para medir los conocimientos de cada persona frente a los objetivos establecidos, después de recibida la capacitación. Los resultados de este post-test, representan el conocimiento posterior (Cpost) de cada uno de los asistentes y se debe expresarse en porcentaje utilizando la fórmula siguiente:

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Paso 4. Cálculo Conocimiento Previo Promedio.

El Promedio de conocimiento previo, se debe calcular aplicando la siguiente fórmula:

Paso 5. Cálculo Conocimiento Posterior Promedio.


Paso 6. Cálculo INDICADOR REDUCCIÓN DE BRECHA.


7. Posibles no conformidades

No PRODUCTO/SERVICIO

CRITERIO DE ACEPTACIÓN RESPONSABLE POSIBLE NO

CONFORMIDAD TRATAMIENTO DE LA NO

CONFORMIDAD RESPONSABLE DEL

TRATAMIENTO VERIFICACIÓN DEL

TRATAMIENTO REGISTRO Y /O DOCUMENTO

Existencia: Debe existir el plan de capacitación por dependencia o proceso

Profesional designado de Talento Humano - líder

No es exista el plan de capacitación por dependencia o proceso

Diligenciar el formato del plan de capacitación por dependencia o proceso.

Líder Revisar el plan de capacitación por dependencia o proceso

Plan de capacitación por dependencia o proceso

3


Validación: El plan de capacitación de la dependencia o el proceso debe estar validado por el jefe de la misma.

Profesional designado de Talento Humano - Dependencia

El plan de capacitación no este aprobado por el líder El plan de capacitación no este diligenciado en el formato designado para tal fin.

Validar y aprobar el plan de capacitación por el líder Líder

Revisar que el plan de capacitación de la dependencia o proceso este debidamente aprobado.


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Justificación el presupuesto presentado este justificado con un plan institucional de capacitación.

Directivos responsables de los rubros de funcionamiento/Proyectos de inversión

Presupuesto no sustentado en el plan de capacitación

Revisar y completar la justificación del presupuesto de capacitación.

Profesional designado por el Asesor(a) de Talento Humano

Revisar la justificación del presupuesto

13

Resolución de Plan Institucional de Capacitación

Validación: El plan de capacitación y desarrollo institucional este adoptado por resolución.

Asesoría de Talento Humano – Secretaria (o) de Integración Social.

El plan de capacitación y desarrollo institucional no este adoptado por resolución.

Tramitar la resolución para adoptar el plan de capacitación y desarrollo institucional

Profesional designado por el Asesor(a) de Talento Humano.

Existencia de la resolución para adoptar el plan de capacitación y desarrollo institucional

Resolución de Plan Institucional de Capacitación

Completitud: La ficha de la actividad de capacitación y /o desarrollo debe estar completamente diligenciada

Profesional designado de Talento Humano – Líder

La ficha este incompleta o que no exista

Completar la ficha o diligenciarla


La ficha técnica este diligenciada completamente

Ficha técnica de la actividad de capacitación y/o desarrollo

14


Validación: la ficha técnica de capacitación y /o desarrollo este aprobada por Talento Humano y el líder.


La ficha no este aprobada Tramitar la aprobación de la ficha


La ficha técnica este debidamente aprobada


Completitud: Debe tener todas las evaluaciones anexas y éstas deben estar contenidas en el formato establecido para ello.

Profesional designado de Talento Humano

El informe de evaluación no contenga las evaluaciones.

Anexar las evaluaciones al informe


El informe de evaluación tenga la totalidad de las evaluaciones

Informe de Evaluación de Impacto de capacitación

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Informe de Evaluación de Impacto de capacitación Claridad: El informe

tenga claramente identificado los resultados de cada uno de los aspectos evaluados


El informe de evaluación no tenga claridad sobre los resultados de los aspectos evaluados.

Revisar y modificar el informe de evaluación


El informe de evaluación explique claramente los aspectos evaluados

Informe de Evaluación de Impacto de capacitación

ELABORO REVISO APROBÓ NOMBRE Pilar Hernandez Addvalue -

Deyanira Perdomo Cuéllar

Ana Zambrano Javier Medina Luz Estella Casas de Kuan

CARGO Profesional Talento Humano

Consultores Dirección de Gestión Corporativa

Asesora de Talento Humano

Subdirector Administrativo y Financiero

Directora de Gestión Corporativa

ALCALDÍA MAYOR Fecha: 30-SEP-09 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN...

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