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1 ALCANCE AL INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ENERO 2013
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ALCANCE AL INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ENERO 2013
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REPÚBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Alcance al Instructivo de Administración de Fondos
Enero 2013
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Alcance al Instructivo de Administración de Fondos
Enero 2013
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Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor: Ing. Luis Alberto Fiallos Pazmiño
Analista de Estados Financieros
Ing. Diana Carolina Morales Alarcón
Analista de Innovación Conceptual y Normativa
Aprobado: Dra. Sonia Proaño
Directora Nacional de Estados Financieros
Eco. Magdalena Vicuña
Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
Fecha: 26/02/2013
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ÍNDICE
Contenido
BASE LEGAL ............................................................................... 5
A.- PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR AÑO ANTERIOR. ................................................ 6
B.- PROCEDIMIENTO PARA RENDICIÓN DE FONDOS AÑO ANTERIOR. .............................................................................. 12
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Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013
Dirigido a: Entidades que conforman el PGE y que no se dio cumplimiento total al Acuerdo
Ministerial 296 Directrices Cierre 2012 y Apertura 2013
BASE LEGAL
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los
artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que respectivamente
señalan:
“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada
entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del
componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de
observar la normativa contable… ”.
“Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad
privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales,
procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento
obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero.”
Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices, manuales e instructivos para que las entidades
ejecuten en la herramienta informática e-Sigef los registros contables de forma directa.
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A.- PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR AÑO
ANTERIOR.
Aquellas entidades que en el año anterior (2012), realizaron la liquidación de fondos sin seguir
el proceso establecido (rendición y liquidación de fondos), deberán seguir el siguiente
procedimiento:
1.- REVISIÓN DE SALDOS.
Las entidades deben revisar el saldo que se encuentre en la cuenta 124.82.50 Recuperación de
Fondos de Año Anterior. Una vez realizado el análisis respectivo deben determinar la
información que se presenta en el auxiliar 2, la cual deberá ser igual al número de cédula de los
responsables de los fondos (custodios) para proceder a la compensación con afectación al
presupuesto del año vigente.
2. RECLASIFICACIÓN 124.82.50 RECUPERACIÓN DE FONDOS DEL AÑO ANTERIOR
La entidad deberá reclasificar la cuenta 124.82.50 “Recuperación de Fondos del Año Anterior” a
la cuenta 113.82.50 “Recuperación de Fondos del Año Anterior”, para lo cual utilizará la clase
de registro CFRF “124.82.50 POR RECUPERACIÓN DE FONDOS DEL AÑO ANTERIOR”
ingresará por la siguiente ruta:
CONTABILIDAD - REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTADAS - AJUSTES Y
RECLASIFICACIONES -AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CORRIENTES INVERSIÓN.
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El sistema mostrará el código de la entidad a la cual el funcionario tiene acceso.
El funcionario debe crear el registro con las características ingresadas, como se muestra a
continuación:
• El tipo de transacción es 6 – RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR DE AÑOS
ANTERIORES – CORRIENTES.
• La clase de registro es CFRF 124.82.50 POR RECUPERACIÓN DE FONDOS DEL AÑO
ANTERIOR,
• En el campo RUC/CI; el funcionario debe ingresar la información que consta en el
campo del auxiliar 2, que se encuentra en el Asiento de Apertura
Una vez creado el registro, el funcionario debe SOLICITAR y APROBAR el registro, el sistema en
cada uno de los procesos emitirá el siguiente mensaje:
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El detalle del asiento generado es el siguiente:
3. CUR DE REGULARIZACIÓN
Se realizara el CUR de regularización para los valores ejecutados en el fondo del año
anterior, con afectación al presupueste del año vigente.
Una vez que se realizó la reclasificación de la cuenta contable, como siguiente paso la entidad
ejecutará un CUR de Regularización, la cuenta de compensación para este proceso será:
113.82.50 RFD “LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR”.
En este proceso el funcionario debe ingresar por la ruta: EJECUCIÓN DE GASTOS – REGISTRO
DE EJECUCIÓN – COMPROBANTES DE EJECUCIÓN DE GASTO, como se muestra en la siguiente
pantalla:
Nota: Para cada uno de estos procesos el funcionario seguirá los pasos que a continuación se
detallan.
3.1 RENDICIÓN DE FONDOS SIN DETALLE DE FACTURAS
Para realizar el proceso de rendición de fondos sin detalle de facturas el funcionario debe crear
la cabecera del CUR de Regularización con los siguientes datos:
• Clase de Registro = REG
• Clase de Modificación = NOR
• Clases de Gasto = OGA
• Tipo Documento Respaldo = 06. Comprobante Administrativo de Gastos
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• Clase de Documentos Respaldo = 30. Rendición de Fondos sin Detalle de Facturas
• Ruc Beneficiario = No Cédula del custodio del fondo (AUXILIAR 2)
• Banco = 99 – Cuentas Virtuales
• Cuenta Origen = 113.82.50 RFD – LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR
Como se muestra en la siguiente pantalla:
La entidad deberá realizar el CUR de Regularización con afectación al presupueste del año
vigente.
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Una vez creado el CUR con la afectación respectiva, el funcionario procederá a APROBAR, como
se muestra en la siguiente pantalla:
4. RECAUDACIÓN CUENTA 113.82.50 “RECUPERACIÓN DE FONDOS DE AÑO
ANTERIOR”
En caso de existir sobrantes de dinero de fondos, estos deben ser depositados en la
Cuenta de Recaudación de la Entidad, registrándolos por la opción de Recaudación de Fondos
de Terceros con la clase de registro RFTV - RECAUDACIÓN 113.82.50 CUENTAS POR COBRAR
AÑOS ANTERIORES POR RECUPERACIÓN DE FONDOS.
Para este proceso el funcionario debe ingresar por la siguiente ruta:
CONTABILIDAD - REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS – RECAUDACIÓN Y
PAGO DE CxC Y FONDOS DE TERCEROS – RECAUDACIÓN
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El funcionario debe crear el registro con las características ingresadas, como se muestra a
continuación:
• El tipo de transacción es 63 – RECAUDACIÓN AÑOS ANTERIORES
• La clase de registro es RFTV RECAUDACIÓN 113.82.50 CUENTAS POR COBRAR AÑOS
ANTERIORES POR RECUPERAR
• En el campo RUC/CI, el funcionario debe ingresar la información que consta en el
campo del auxiliar 2, que se encuentra en la reclasificación
NOTA.- Como paso previo, la entidad deberá solicitar a la Subsecretaría del Tesoro de la
Nación mediante Oficio la habilitación del depósito, para el registro de los mismos en su cuenta
de recaudación.
Si la entidad no posee cuenta de recaudación, realizara el depósito en el Banco de Fomento, en
la cuenta perteneciente al Tesoro de La Nación, posteriormente se enviará un oficio
confirmando el depósito para que la tesorería proceda con la transferencia a la cuenta de
registro de la entidad en el Banco Central del Ecuador.
Posteriormente se actualizará el control de ingresos en la herramienta informática eSIGEF,
donde la entidad procederá con los registros contables mencionados.
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B.- PROCEDIMIENTO PARA RENDICIÓN DE FONDOS AÑO ANTERIOR.
Aquellas entidades que en el año anterior (2012), no realizaron la rendición de fondos sin seguir el proceso establecido (rendición y liquidación de fondos) y lo estipulado en el
Acuerdo Ministerial 296 Directrices Cierre 2012 y Apertura 2013, deberán seguir el siguiente
procedimiento:
1.- REVISIÓN DE SALDOS.
Las entidades deben revisar el saldo que se encuentre en las cuentas 112.13.XX “Fondos de
Reposición” y 112.15.XX “Fondos a Rendir Cuentas”. Una vez realizado el análisis respectivo
deben determinar la información que se presenta en el auxiliar 2, la cual deberá ser igual al
número de cédula de los responsables de los fondos (custodios) para proceder a la
compensación con afectación al presupuesto del año vigente, y el auxiliar 3, que corresponde al
número del fondo.
2.- RECLASIFICACIÓN DE SALDOS.
Para que la entidad pueda realizar la rendición de fondos de años anteriores, deberá reclasificar
los saldos de las cuentas 112.13.XX “Fondos de Reposición” y 112.15.XX “Fondos a Rendir
Cuentas”, a la cuenta 112.51 “Recaudación de Fondos No Rendidos”, utilizando al clase de
registro ACFP “AJUSTES PARA CERRAR FONDOS PENDIENTES DEL EJERCICIO 2012”,
a través de la siguiente ruta:
CONTABILIDAD - REGISTRO CONTABLE – REGISTRO CONTABLE UE, como se muestra en la
siguiente pantalla:
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En donde, el funcionario debe crear el registro para la reclasificación como se muestra en la
siguiente pantalla:
• Clase de registro = ACFP – AJUSTES PARA CERRAR FONDOS PENDIENTES DEL
EJERCICIO 2012
• RUC = Debe ser el número de cédula que se encuentra registrado en la cuenta contable
Una vez creada la cabecera del registro contable, el funcionario debe ingresar el detalle del
asiento verificando la información que se presenta en los saldos de las cuentas a ser
reclasificadas.
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Como se muestra en la pantalla anterior, en el momento de la reclasificación se transfiere el
saldo a la cuenta 112.51.00 con el auxiliar 3 en cero para que las entidades puedan realizar la
recaudación en el presente año.
NOTA: Es responsabilidad de la entidades mantener esta cuenta sin saldo ya que se debe
cerrar mediante recaudación o compensación.
3. RECAUDACIÓN DE FONDOS CUENTA 112.51.00
En los casos en los cuales, el responsable del fondo no ejecutó dicho fondos en su
totalidad, debe hacer depósito de los valores sobrantes en este año deberá seguir el siguiente
proceso.
3.1 RECLASIFICACIÓN DE SALDOS
El funcionario debe realizar el proceso de reclasificación detallado en el numeral 2.
3.2 REGISTRO DE RECAUDACIÓN DE FONDOS
El funcionario debe realizar el registro de la recaudación de fondos por la siguiente ruta:
CONTABILIDAD - REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTADAS – RECAUDACIÓN Y
PAGO DE CxC Y FONDOS DE TERCEROS – RECAUDACIÓN.
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Una vez seleccionada la entidad el funcionario crea el registro como se muestra la siguiente
pantalla:
• Tipo de Transacción = 203 Recaudación de Saldos de Fondos Institucionales – Autogestión
• Clase de Registro = RFR1 – Recaudación de Fondos no Rendidos el año Anterior
• Identificó. – RUC/CI = Número de cédula del responsable del fondo
• Auxiliar 3 = Será cero.
4.- CUR DE REGULARIZACIÓN
En los casos en que, el funcionario justifique el gasto de los fondos y que su afectación se
la realice en el presupuesto vigente, el responsable de la rendición de fondos deberá realizar el
proceso de reclasificación descrito en el numeral 2, y posteriormente realizará el CUR de
Regularización.
NOTA: La cuenta de compensación para este proceso será: 112.51 RFD “RECAUDACION DE
FONDOS NO RENDIDOS AA”.
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En este proceso el funcionario debe ingresar por la ruta: EJECUCIÓN DE GASTOS – REGISTRO
DE EJECUCIÓN – COMPROBANTES DE EJECUCIÓN DE GASTO, como se muestra en la siguiente
pantalla:
El sistema mostrará en donde se debe crear el CUR de Regularización.
Una vez que ha ingresado a esta pantalla, el funcionario debe crear el registro, para el proceso
de rendición de fondos, podrá realizar el proceso de rendición de dos formas:
• Sin facturas
• Con Facturas
Para cada uno de estos procesos el funcionario seguirá los pasos descritos a continuación.
3.1 RENDICIÓN DE FONDOS SIN DETALLE DE FACTURAS
Para realizar el proceso de rendición de fondos sin detalle de facturas el funcionario debe crear
la cabecera del CUR de Regularización con los siguientes datos:
• Clase de Registro = REG
• Clase de Modificación = NOR
• Clases de Gasto = OGA
• Tipo Documento Respaldo = 06. Comprobante Administrativo de Gastos
• Clase de Documentos Respaldo = 30. Rendición de Fondos sin Detalle de Facturas
• Ruc Beneficiario = No Cédula del custodio del fondo (AUXILIAR 2)
• Banco = 99 – Cuentas Virtuales
• Cuenta Origen = 112.51 RFD “RECAUDACION DE FONDOS NO RENDIDOS AA”
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La entidad deberá realizar el CUR de Regularización con afectación al presupueste del año
vigente.
Una vez creado el registro, el funcionario debe SOLICITAR y APROBAR el registro, el sistema en
cada uno de los procesos emitirá el siguiente mensaje:
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3.2 RENDICIÓN DE FONDOS CON DETALLE DE FACTURAS
Para realizar el proceso de rendición de fondos con detalle de facturas el funcionario deberá
realizar en el paso 2 la reclasificación del Auxiliar 2 a RUC de la entidad. Al crear la cabecera del
CUR de Regularización registrar la siguiente información:
• Clase de Registro = REG
• Clase de Modificación = NOR
• Clases de Gasto = OGA
• Tipo Documento Respaldo = 06. Comprobante Administrativo de Gastos
• Clase de Documentos Respaldo = 31. Rendición de Fondos con Detalle de Facturas
• Ruc Beneficiario = RUC de la Entidad (AUXILIAR 2)
• Se habilita el campo correspondiente a REGULARIZAR PAGO IVA
• Banco = 99 – Cuentas Virtuales
• Cuenta Origen = 112.51 RFD “RECAUDACION DE FONDOS NO RENDIDOS AA”
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Una vez creado el registro, el funcionario debe DETALLAR e INGRESAR EL TIPO DE
COMPROBANTE, CON RUC del proveedor:
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Se procederá a bajar de nivel para ingresar los detalles del documento:
Como paso siguiente la entidad realizará el registro de la RETENCIONES Y DESCUENTOS:
Nota: El proceso antes descrito lo realizara con cada una de las facturas.
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Una vez creado el registro, el funcionario debe SOLICITAR y APROBAR el registro, el sistema en
cada uno de los procesos emitirá el siguiente mensaje:
