Alfabetización Digital excel.pdf

3PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL MÓDULO

49

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios¿Qué Podrá

Aprender En Este Módulo?A lo largo de este Módulo Ud. podrá:

• Reconocer globalmente, las

características de un programa de Planilla

de cálculo.

• Conocer la página principal (menú -

presentación) de la planilla, ingresar

datos y aplicar las funciones básicas de

la planilla.

• Construir un ejemplo de un flujo de caja

que contemple el uso de herramientas

de cálculo y herramientas formales de

la planilla.

MÓDULO 3PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL

3 PLANILLA DE CÁLCULO EXCELMÓDULO

¿POR QUÉ Y PARA QUÉ APRENDER?...

50

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Una planilla de cálculo es una herramienta especializada en el procesamiento y

ordenamiento de datos alfa-numéricos (letras y números). Su cualidad principal es que

permite automatizar la mayoría de las operaciones aritméticas relacionadas con el

manejo contable y financiero de una empresa: presupuestos , flujos de caja.

A. Abrir excel paso a paso• Sitúe el puntero sobre el “Botón de Inicio”. Sin moverlo de esa posición y con el botón izquierdo del mouse, haga un clíc. Se desplegará el “Menú Inicio”.

• Arrastre el puntero del mouse, cuidando no salirse de los márgenes gráficos del menú, hasta situarlo sobre la opción “Programas”. Se desplegará un sub-menú.

• Dentro del sub-menú, desplace el puntero hasta situarlo sobre la opción “Excel” o “Microsoft Excel”. Podrá estar seguro que ha situado correctamente el puntero del mouse porque cambiará de color el área asociada a la opción.

• Con el botón izquierdo del mouse, haga un clíc. Luego de unos segundos se abrirá Excel.

Sub-Menú Inicio

Menú Inicio

Botón Inicio


51

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Elementos de una hoja de trabajo excel

Letra ColumnaBarra de fórmulas

Barra de título

Barra de Menú

Barra de Botones de acción

Número de Fila

Celda seleccionada

Filas Columnas

Hoja de cálculo activa

Cómo ingresar datos en una hoja de trabajo de Excel

1° Posicionarse en la celda en que desea ingresar información y teclear.

2° Para cambiarse de celda puede hacerlo con el mouse o con los navegadores.

3° Si necesita corregir información previamente ingresada en una celda deberá hacer doble clic sobre ella o presionar la tecla F2. Tenga presente que mientras realice esta operación no podrá cambiarse de celda usando los navegadores hasta que haya finalizado la operación presionado la tecla enter o haciendo doble clic en otra celda.

Mientras se encuentre ingresando información por primera vez en una celda, las teclas de navegación no le servirán para desplazar el cursor, pues al presionarlas le estará indicando a Excel que desea cambiar de celda.


52

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

“Navegadores” o “Teclas de navegación”. Estas teclas sirven para mover el cursor según la dirección que indica cada flecha

Cómo Elaborar Un Flujo De Caja Usando Excel

¿Qué es un Flujo de Caja?Es un herramienta que posibilita anticipar

los saldos en dinero de una empresa a

partir de los ingresos y egresos proyecta-

dos para un período determinado.

Antes de empezar, puede resultar conve-

niente que nos pongamos de acuerdo en

el significado de algunos términos que

usaremos para construir el Flujo de Caja.


53

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Costos de Producción:Los costos de producción comprenden todos aquellos costos que están directa e

indirectamente relacionados con el volumen de producción. Por ejemplo, los costos de

producir mil zapatos no serán los mismo que si Ud. produce quinientos.

Costos Fijos:Son todos aquellos costos que no se encuentran relacionados directamente con los

volúmenes de producción, como por ejemplo, el arriendo, los sueldos administrativos,

teléfono, etc. Estos serán iguales independientemente del volumen de producción, a

menos que se decida ampliar el tamaño de planta de su empresa.

Costos variables:Son aquellos que varían de acuerdo a los volúmenes de producción. Por ejemplo, los

costos involucrados en la compra de insumos o materiales aumentarán si Ud. decide

producir más unidades de zapatos.

Ingresos:Es todo el dinero que ingresa a la empresa producto de su actividad productiva o de

servicios, o producto de la venta de activos.

Egresos: Es todo aquel dinero que sale de la empresa y que son necesarios para llevar a cabo

su actividad productiva.

Siguiendo el ejemplo de Flujo de Caja de la anterior página, abra una hoja de trabajo Excel e ingrese los datos que le sirvan para elaborar un flujo de caja en su empresa. En el fondo le pedimos que invente cifras para realizar el ejercicio y que las ordene de acuerdo al esquema anterior. Para realizar esto, en la página

siguiente le hacemos algunas recomendaciones.


54

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Lo primero que debe tener presente antes de elaborar un Flujo de Caja es su diseño,

es decir, qué y cómo se organizarán las distintas categorías en donde se ingresarán

los datos.

Para ello, considere que en un flujo de caja, toda la información ingresada debe estar

asociada a un período: semanas, meses, semestres, etc. Por lo tanto, lo primero que

se debe definir es el período o rango temporal que interese anticipar o evaluar.

Lo segundo que debiera tener presente, son aquellas cosas que influyen en el volumen

de ingresos y egresos de su empresa. Estos gastos, por ejemplo, pueden ser compra

de materiales, sueldos, pagos de cuentas, ventas de productos, pago de impuestos,

etc.

Luego agrupe estos datos dentro de las distintas categorías posibles: egresos, ingresos,

costos fijos, costos variables, etc.

Tenga presente esto para elaborar su Flujo de Caja


55

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Para sumar las cifras de una columnaVamos a suponer que Ud. ha ingresado algunas cifras en cinco celdas distintas de la

columna “B” y que desea sumarlas. Para hacer esto, debe seguir los siguientes pasos:

1º Haga un clíc en la celda en donde desea que aparezca el resultado de la suma. Para el ejercicio haremos que el total de la suma aparezca en la celda 7A de la columna “A”

2º Presione el Botón “Autosuma” ubicado en la barra de botones de Acción de Excel.

3º Al hacer clíc sobre el botón “Autosuma”, en la celda 7A ha apa-recido el texto “=SUMA()”. Esto quiere decir que Excel está listo para realizar la suma, pero aún necesita que le indique cuáles son las celdas que contienen los datos que debe sumar.

Para indicarle a Excel qué celdas debe considerar para la operación, sitúe el puntero sobre la celda 2B y man-teniendo presionado el botón iz-quierdo del mouse arrastre el punte-ro hasta la celda 6B.

Suelte el botón izquierdo y presione la tecla “enter”.

Fíjese, la suma ha sido realizada y su resultado ha aparecido en la celda 7A.

Para realizar cualquier suma Ud. podrá

realizar la misma operación.


56

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Para formatear y editar el contenido de una celda

Estilo y tamaño de Fuente

En el ejemplo anterior, sumó las cifras

de una columna y el resultado apareció

en una celda en particular. Como es el

resultado de una operación aritmética,

es probable que Ud. desee destacar la

celda que contiene el resultado.

Para hacer esto, siga los siguientes

pasos:

1º Seleccione, haciendo un clíc sobre la celda en donde se encuentran los caracteres que desea formatear. Para el ejercicio vamos a suponer que se trata de la celda 7A del ejemplo de la página anterior.

2º despliegue el menú “Formato” y seleccione la opción “Celdas”. Va a aparecer un menú de diálogo de nombre “Formato de celdas”. Haga clíc sobre la pestaña “Fuente”.

Como verá, en esta pestaña se en-cuentran todos los comandos que le permitirán elegir el tamaño, el tipo y el estilo (negrillas, cursiva, etc.) de fuente. Para seleccionar cada una de ellas, haga clíc en la que más le aco-mode y luego presione el botón “Aceptar”

Lo mismo es válido si desea formatear los bordes de una

celda, columna o fila. Pero esta vez deberá seleccionar la

pestaña “Bordes”


57

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Para restar las cifras de dos celdasPara restar la cifra contenida en la celda

B7 a la cifra de la celda D7, siga los

siguientes pasos:

1º Haga un clíc en la celda en donde desea que aparezca el resultado de la resta. Para el ejercicio haremos que el resultado de la resta aparezca en la celda C10.

2º Ingrese en la celda el signo = (igual).

3º Haga un clíc sobre la celda B7 e ingrese el signo –(menos). Ahora haga un clíc sobre la celda D7 y presione la tecla “Enter”.Listo ha terminado, vea como el resultado de la resta ha aparecido en la celda C10.

El resto de las funciones y herramientas de Excel las irá conociendo durante el desarrollo de las clases. Para ello nos serviremos de los ejemplos que se encuentran dentro de la carpeta “Ejemplos Excel” en su disquete.


58

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Para dividir cifras contenidas en una columnaVamos a suponer que Ud. necesita conocer el promedio de gasto mensual en electricidad

en su taller durante el primer semestre del año. Para ello deberá dividir la suma total

de gastos de enero a junio por la cantidad de meses involucrados, es decir, seis. Veamos

cómo se hace esto con Excel.

1º Lo primero será ingresar las cifras de gasto correspondiente a cada mes del primer semestre. Para este ejemplo hemos dispuesto las cifras en una columna (columna “B”), reservando dos celdas en la misma columna para el gasto total (B9) y el promedio mensual (B10), tal como se muestra en la imagen 1.

2º Un camino para conocer el promedio mensual sería primero sumar el total de gastos del semestre. Para ello debe seleccionar la celda reservada para ese propósito (B9) e ingresar la siguiente fórmula (imagen 2):=SUMA(B3:B8)

Una vez ingresada la fórmula presione la tecla”Enter”, con lo aparecerá en la celda B9, el resultado de la suma (imagen 3).Para continuar, pase a la siguiente página.

Imagen 1

Imagen 2

Imagen 3


59

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

3º Una vez obtenido el gasto total, seleccione la celda reservada para el promedio mensual (B10) e ingrese la siguiente fórmula: =(B9)/6 (imagen 1).

Hemos ingresado estos datos porque al total de los gastos del semestre (contenidos en la celda B9), debemos dividirlo por el total de meses del semestre, es decir, de enero a junio, o sea seis meses. De ahí que la cifra de la celda B9 la dividamos por seis.

Observe que en la fórmula, la celda que contiene el total de gastos se encuentra entre paréntesis. Esto se hace para indicarle a Excel que esa es la cifra que se dividirá. La forma que se usa para indicar la división es ingresar a continuación el símbolo “slash”, o sea, una línea diagonal (inmediatamente arriba de la tecla “8” de su teclado numérico) y luego el número por el que se dividirá, en este caso el número seis (imagen 2).

1 2

Detalle del Teclado en donde aparece la tecla de división o símbolo “slash”


60

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

4º Una forma aún más simple de obtener el promedio, sería ingresar directamente la siguiente fórmula y presionar la tecla “Enter”: =SUMA(B3:B8)/6 (imagen 1).

En este caso, no se suma de manera independiente el total de gastos, sino que se le indica a Excel que sume los datos contenidos en las celdas B3; B4; B5; B6; B7 y B8 y que inmediatamente divida esa cifra por seis. Es importante que observe que la celdas B3 a B8 se encuentran entre paréntesis, pues si no lo estuvieran Excel no entendería que primero debe sumar y luego dividir (imagen 2).

1 2


61

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Para multiplicar cifras contenidas en celdas distintasVamos a suponer que Ud. se encuentra elaborando un presupuesto para un banquete,

y que uno de los menú ofrecidos tiene un valor de $8.500 por persona. Para darle una

visión más completa a su cliente, ha decidido entregarle el valor del servicio por el total

de personas consideradas para el evento, las que suman ochenta. Para ello, debe

multiplicar el valor del menú por persona por la cantidad de invitados, es decir, 8.500

por 80. Veamos como se hace con Excel.

1º Para el ejemplo, hemos ingresado en la columna “A” los ítems en que se agruparán los datos: Nombre del menú (Menú 1), valor por persona y costo total para ochenta personas. En la columna “B”, frente a la categoría “Valor por persona” se ha ingresado en la celda B3 el precio por persona del Menú ofrecido, y en la celda B2 el signo peso, como una forma de indicar que estamos hablando de cifras en dinero (imagen 1).

2º Lo que queda por hacer es seleccionar la celda en donde deberá parecer el valor correspondiente al total del servicio para ochenta personas, es decir, la celda B4. Hecho esto, debemos ingresar la fórmula que nos permitirá multiplicar el valor por persona por la cantidad de asistentes al evento:

=(B3)*80

Observe que la celda B3 se encuentra entre paréntesis pues ella contiene el valor por persona del menú y que la forma de indicarle a Excel que debe multiplicar esa cifra por ochenta, es ingresando el signo *(asterisco). Una vez hecho esto, solo debe presionar la tecla “Enter” (imagen 2).

1

2


62

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

II. Describa los pasos necesarios para restar dos cifras que se encuentran en columnas distintas.

Realice de manera individual las siguientes actividades que le proponemos. Una vez que las concluya, su profesor resolverá junto con todo el curso las mismas actividades que Ud. desarrolló individualmente. Esa será su oportunidad de contrastar sus respuestas y corregir lo que sea necesario.

AUTOEVALUACIÓN

I. Complete con el nombre que corresponda los recuadros que identifican los elementos de una hoja de cálculo Excel

Letra ColumnaBarra de Menú

Celda seleccionada

Hoja de cálculo activa

III. Describa los pasos necesarios para sumar dos cifras que se encuentran en columnas distintas.


63

CURS

O DE

ALF

ABET

IZAC

IÓN

DIGI

TAL

Para

Pequ

eños

y M

icro E

mpr

esar

ios

Manual del Alumno

Alfabetización Digital excel.pdf

Documents

Transcript of Alfabetización Digital excel.pdf