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En este artículo, eminentemen-te práctico, se exponen, con tododetalle, algunos trucos y curiosida-des que pueden ser de utilidad paralos usuarios de Gmail. Los ejemplosse refirieren al uso de Gmail en elnavegador Google Chrome; es po-sible que en otros navegadores losresultados puedan diferir.

¡AY!, HE ENVIADO UNCORREO, Y NO QUERÍAHACERLO

En más de una ocasión nos ha-bremos encontrado en la situaciónde desear cancelar el envío de uncorreo, bien sea porque aún no lohabíamos terminado, porque he-mos cambiado de opinión acercadel contenido y/o de los destinata-rios... y no hemos podido cance-larlo, ya que Gmail efectúa el en-vío de forma inmediata una vez lepedimos que lo efectúe. Sin embar-go, afortunadamente, Gmail ofreceuna función que permite cancelarun envío.

Para que esa función sea ope-rativa, debemos activarla y, ade-

más, podemos establecer el tiem-po que Gmail nos deja para cance-lar envío, es decir, el tiempo quetranscurre desde que damos la or-den de enviar hasta que se efectúael envío. La función se llama Des-hacer el envío. Para aplicarla anuestro Gmail, el procedimiento esmuy simple:

• Acceder al menú de configura-ción: a través del icono «engra-naje» que se encuentra en laparte superior derecha de la ven-tana Gmail (figura 1).

• En el menú de configuración,hacer clic a la etiqueta Labs (fi-gura 2). La sección Labs ofrecediversas funciones/herramientasexperimentales que podemosutilizar según nuestros intereseso necesidades. Entre ellas seencuentra la función Deshacerel envío (figura 2): habilitarla y,al final de la lista de funciones,hacer clic al botón Guardarcambios.

• A partir de ahora, cuando envie-mos un e-mail, el mensaje que

nos informa que el correo ha sidoenviado (figura 3) nos ofrecerála opción de Deshacer el envío(figura 4).

• Si podemos deshacer el envíoes porque todavía no se ha rea-lizado y, por tanto, Gmail retie-ne cierto tiempo la salida de esee-mail. Por defecto, el tiempo deretención del correo saliente esde 20 segundos. No obstante,el usuario puede modificar esetiempo; puede elegir entre losvalores: 5, 10, 20 y 30 s. Paraello, debe acceder a la configu-ración de Gmail (figura 1) y, enlas opciones que encontrará en

ALGUNAS CURIOSIDADES ÚTILES DE Gmail

Miquel Gisbert Briansó

Figura 5. Tiempo de espera para cancelar el envío.

Figura 3. Correo enviado.

Figura 4. Correo enviado; función Des-hacer.

Figura 2. Labs Deshacer el envío.

Figura 1. Acceso a la configuración.

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la etiqueta General, en la sec-ción Deshacer el envío, podráestablecer el valor deseado (fi-gura 5). Para que el cambio seaefectivo, debemos hacer clic enel botón Guardar cambios, quese encuentra al final de la sec-ción General.

ARCHIVAR. ETIQUETAS

Cuando visualizamos un e-mail,en la zona superior del mismo,Gmail muestra unos botones obien opciones en forma de texto (fi-gura 6).

Que se trate de botones o textose puede establecer desde la Con-figuración | General | Etiquetas debotones (iconos o texto).

Entre las funciones ofrecidas,Etiquetas permite al usuario asig-nar una, o más, a cada e-mail. Lasetiquetas son de utilidad para la cla-sificación y búsqueda de los e-mails.No hay que confundir las etiquetascon las carpetas de los gestores decorreo electrónico: un correo solopuede estar en una carpeta, mien-tras que si etiquetamos un e-mailcon varias etiquetas lo podremoslocalizar en todas ellas. Desde elmomento que lo etiquetamos, yapasa a encontrarse en la etiquetacorrespondiente (a la cual se pue-de acceder rápidamente en la co-lumna izquierda de Gmail). Losusuarios de Gmail deben olvidarsedel concepto de carpeta: un e-mailno se encuentra en ninguna carpe-ta, sencillamente tiene una o másetiquetas; por ejemplo, los recibidostienen la etiqueta Recibidos. Porotro lado, en Configuración | Eti-quetas podemos seleccionar las

etiquetas que deseemos ver en lacolumna de la izquierda de Gmail.

La función Mover a solo retira ele-mail de la zona en la cual se en-cuentra ahora. Lo seguiremos en-contrando en todas las etiquetasque le hayamos asignado.

El nombre de la función Archi-var no es muy afortunado, puespuede inducir a error, especialmen-te a los usuarios acostumbrados atrabajar con carpetas, ya que nadase archiva. Si archivamos un e-mail,Gmail le quita la etiqueta Recibidospero lo podremos encontrar en laetiqueta Todos. Todos los e-mailssiempre se tienen a disposición delusuario en la carpeta Todos, excep-to los etiquetados como Spam oPapelera.

• En Gmail no hay «carpetas».

• Si se archiva un e-mail, Gmailelimina la etiqueta Recibidos,pero el correo está en Todos.

UNA VEZ RECIBIDO UNE-MAIL...

Cuando abrimos un e-mail, en laesquina superior derecha del mis-mo, Gmail nos ofrece diversas fun-ciones al hacer clic en la punta deflecha dirigida hacia abajo (figura 7).

En general, el nombre de la fun-ción es suficientemente explícito,pero comentaremos:

• Añadir el remitente a la lista decontactos: Si respondemos a une-mail recibido, automáticamen-te el destinatario pasa a formarparte de la lista de contactos.Pero si no respondemos, no. Portanto, esta función permite aña-dir a la lista de contactos unremitente al cual, en ese momen-to, todavía no hemos escritoningún e-mail. Si Gmail no mues-

Figura 6. Iconos o texto en la lectura de un e-mail.

Figura 8.

Figura 7. Opciones (e-mail abierto).

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tra esta función es porque eseremitente ya forma parte denuestra lista de contactos.

• Denunciar suplantación deidentidad: Al solicitar esta de-nuncia, Gmail muestra una ven-tana de información (figura 8) ypermite al usuario efectuar ladenuncia o bien cancelarla.

• Mostrar original: Muestra ele-mail en código HTML, en unaventana nueva.

• ¿El texto del mensaje es ilegi-ble?: Si Gmail no puede detec-tar con precisión la codificaciónde un mensaje es posible que nose muestre correctamente; porejemplo, las letras acentuadasaparecen como caracteres extra-ños. Esta función ofrece al usua-rio procedimientos para mejorarla visualización (pueden depen-der del navegador utilizado).

INDICADOR DE NIVELPERSONAL: ¿ES SOLOPARA MÍ?

Gmail ofrece la posibilidad deindicar al usuario si un e-mail reci-bido fue enviado solamente a su di-rección o bien forma parte de unacadena de e-mails. El indicador semostrará a la izquierda del remiten-te: si se trata de un correo dirigidoexclusivamente al usuario se mues-tra una flecha doble; en los otroscasos, el indicador es una única fle-cha (figura 9).

La activación de la función deindicador de nivel se realiza desdeConfiguración | General | Indica-dores personales: ofrece dos po-sibilidades (Sin indicadores oMostrar indicadores). Como siem-

pre, para guardar los cambios en laconfiguración, debe hacerse clicsobre el botón correspondiente (quese encuentra al final de la ventana).

RESPUESTASPREDEFINIDAS

Esta función puede ser útil parala gestión de un buzón institucional.Se accede a través de Configura-ción | Labs | Respuestas están-dar | Habilitar, y, como siempre,guardando los cambios.

Para crear una respuesta predi-señada:

• Iniciar la redacción de un e-mail.En la zona inferior al Asunto,Gmail nos ofrecerá la opciónRespuestas estándar, que, a suvez, nos permite iniciar una Nue-va respuesta prediseñada (figu-ra 10). En la nueva interfaz deredacción, las respuestas están-dar están disponibles desde lapunta de flecha de la esquina in-ferior derecha (figura 11).

• Al hacer clic a Nueva respues-ta prediseñada, deberemosasignarle un nombre.

• Escribimos la respuesta y, al ter-minar, hacemos clic al botónGuardar (que se encuentra a laderecha del botón Enviar). Larespuesta prediseñada quedaguardada en Gmail.

• Para utilizar una respuesta pre-diseñada: desde el correo alcual queremos responder, al ac-ceder a la función de responder,Gmail nos ofrecerá la funciónRespuesta estándar, la cual

nos ofrecerá las repuestas pre-diseñadas disponibles; en elejemplo de la figura 12, sola-mente hay una, la respuestaOferta comercial.

Figura 10.Acceso a Res-puestas estándar.

Figura 11.

Figura 12. Una respuesta estándar (Oferta comercial).

Figura 9. Indicador de nivel personal.

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ACCESO SEGURO

A Gmail nos podemos conectarpor la vía estándar (http://www.gmail.com) o bien a través de unacceso más seguro, con encripta-ción, a través de https://www.gmail.com. Además, desde elmenú de Configuración | Generalpodemos forzar que la conexiónsea siempre a través de https1 (fi-gura 13).

CONTROLAR EL ACCESO ALA CUENTA

Podemos acceder a Gmail des-de diversos ordenadores y desdediversos dispositivos (teléfono mó-vil, tablet...). Asimismo, es posibleque una misma cuenta sea utiliza-da por diversos usuarios. Cabetambién la posibilidad que desee-mos controlar los accesos a lacuenta y/o cerrarla desde un dis-positivo cuando está abierta en otrou otros.

En la esquina inferior derecha dela ventana de Gmail se encuentrala función Información detallada(figura 14).

La información detallada nospermite controlar los últimos acce-sos a nuestra cuenta y, lo que re-sulta muy interesante, Cerrar todaslas demás conexiones; por ejem-plo, desde casa podemos cerrar unasesión que dejamos abierta en otroordenador que se encuentra encualquier otro lugar.

COMBINACIONES DETECLAS

Bajo este nombre o el de «teclasde atajo», podemos realizar ciertasoperaciones con la simple pulsaciónde una o más teclas (simultánea-mente), con el consiguiente ahorrode tiempo, pues no hay que alejarlas manos del teclado para utilizarel ratón.

Animo al lector a pulsar, enGmail, la tecla interrogante «?» (esdecir: Mayús+?); verá una ventanacon fondo negro como el de la figu-ra 15, que corresponde a las com-binaciones de teclas, las cualesestán desactivadas, pero que pode-mos activar haciendo clic al enlaceHabilitar.

Lógicamente, depende de cadausuario la utilidad que pueda repre-sentarle la activación de estas com-binaciones de teclas. Sin embargo,conviene tener en cuenta que cier-tas teclas y combinaciones de teclasrealizan determinadas funciones in-dependientemente de que se acti-ven o no. Estas combinaciones queestán operativas siempre en Gmailse detallan en la ventana de ayudaque se abre al hacer clic en la fun-ción Abrir en una ventana nueva,que se encuentra en la esquina su-perior derecha de la ventana decombinación de teclas.

Por ejemplo, están activadas lassiguientes:

• Tab + Intro: Cuando se redactaun e-mail, al aplicar Tab+Intro,Gmail lo envía. En Chrome, estaacción también la realiza la com-binación Control + Intro.

• Control + b: activa/desactiva elatributo negrita.

• Control + u: activa/desactiva elatributo subrayado.

• Control + i: activa/desactiva elatributo cursiva.

• Control + k: permite insertar unenlace.

La activación/desactivación de lacombinación de teclas también sepuede efectuar desde el menú Con-figuración | General | Combinacio-nes de teclas.

1 HTTPS: siglas en inglés de «Protocoloseguro para la transferencia de hipertex-to», un protocolo seguro que garantizauna comunicación autenticada y cifrada.

Figura 13.Conexión siem-pre con https.

Figura 15. Ventana que se abre con la tecla «?».

Figura 14. Información detallada de los accesos a Gmail.

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ESTRELLAS Y SÍMBOLOS DECOLOR

Gmail permite el marcaje de loscorreos, lo cual puede facilitar el tra-bajo. El usuario puede optar porutilizar hasta 12 estrellas/símbolosque, además, tienen colores distin-tos (figura 16), lo que, a su vez,permite señalar prioridades: azul,naranja, rojo, rosa, verde, amarillo...

El usuario puede asociar a es-tos marcadores visuales el signi-ficado que considere oportuno(duda, precaución, realizado, pen-diente...). Por ejemplo, si variosusuarios acceden y trabajan con lacuenta, estos indicadores puedenser una herramienta para facilitarla gestión.

Se activan desde el menú Con-figuración | General | Estrellas (fi-

gura 17), en el que podemos elegirlas que deseamos utilizar. Se apli-can haciendo clic, sucesivamente,sobre el símbolo estrella que apa-rece a la derecha del cuadro de se-lección de cada e-mail.

BÚSQUEDAS EN NUESTROCORREO GMAIL

Como es de esperar, siendoGmail el correo de Google, ofreceun potente buscador que es deayuda para trabajar con el correoelectrónico. Se accede a él desdela parte superior de la ventana (fi-gura 18), pero hay que destacar lasOpciones de búsqueda 2 que ofre-ce: hay que hacer clic a la puntade flecha que se encuentra a la de-recha de la caja de búsqueda (fi-gura 19).

BORRAR UN NÚMEROELEVADO DE CORREOS

Cuando realizamos una búsque-da, Gmail nos muestra los e-mailscorrespondientes. Si el número eselevado, no los muestra todos en laventana. Podemos seleccionarlostodos con la opción Todo del cua-dro de selección de la esquina su-perior izquierda (figura 20). Alaplicar Todo se observa el mensa-je: Se seleccionan las 20 conver-saciones que hay en esta página.Seleccionar todas las conversa-ciones que coincidan con estabúsqueda. Si se hace clic en el link(Seleccionar todas las conversa-

2 Gmail permite el uso de operadores debúsqueda: https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=es.

Figura 16. Estrellas y símbolos.

Figura 17. Estrellas y símbolos (Configuración | General).

Figura 18. Acceso a las opciones de búsqueda.

Figura 19.Opciones debúsqueda.

Figura 20.

18 NPQ 465 • quart trimestre 2013

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ciones...) y se intenta eliminar to-dos los correos, Gmail nos muestraun mensaje de aviso: Esta acciónafectará a todas las conversacio-nes de esta búsqueda. ¿Seguroque quieres continuar?

Es interesante tener en cuentaque en las búsquedas Gmail inclu-ye, también, los correos borrados.Si algún correo que se encuentra enla Papelera cumple con los paráme-tros de búsqueda, Gmail nos lo in-dica, eso sí, discretamente, en lazona inferior de los resultados debúsqueda (figura 21).

CONOCER LA ACTIVIDAD DELA CUENTA

Los informes de actividad de lacuenta ofrecen información sobre loque ocurre en la cuenta, cada mes(por ejemplo, el número de e-mailsenviados, recibidos...), y se agru-pan y resumen los datos de lacuenta de Google. Para suscribirsea los informes solo hay que acce-

der a la cuenta (sección Actividadde la cuenta) o bien, directamen-te, a la web (figura 22): https://www.google.com/settings/activity/signup?hl=es.

NOTIFICACIÓN DE LALLEGADA DE UN E-MAIL

A través del menú de configura-ción (figura 1), disponemos de lafunción Notificaciones de escrito-rio (figura 23). Si activamos las no-tificaciones, cuando llegue un e-maila Gmail, en la esquina inferior dere-cha del monitor aparecerá un avisoemergente al respecto.

En Windows, podemos configu-rar nuestro ordenador de forma quecuando se reciba un e-mail sueneel sonido que deseemos. Para acti-var esta opción, el camino a seguires: Botón Inicio (de Windows),Configuración, Panel de control,Dispositivos de sonido y audio (o,en Windows 7, Hardware y soni-do, Sonido, Cambiar sonidos del

sistema), pestaña Sonidos, venta-na Sucesos de programa, opciónNotificación de correo nuevo. Alelegir esta opción, mediante el bo-tón Examinar, podemos elegir elsonido entre los que tengamos ar-chivados en el ordenador.

BIBLIOGRAFÍACONSULTADA

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• José, J. (2006). Manual deGmail. http://www.emagister.com/curso-manual-gmail.

• Martín Iglesias, J. P. (2011). Ser-vicios Google como herramientaeducativa. Ediciones Anaya Mul-timedia, Madrid.

• Pena, B. (2009). 13 claves paraexprimir al máximo Gmail. http://thinkwasabi.com/2009/05/cla-ves-exprimir-gmail.

• Rodríguez Ortega, J. y Chamo-rro Marín, R. (2011). GoogleApps. Cómo aprovechar almáximo las aplicaciones deGoogle. Creaciones Copyright,Madrid.

• Torrijos Selma, A. Curso avan-zado sobre Gmail. https://sites.google.com/site/asociacionnue-vastecnologias/cursos-sobre-aplicaciones-de-google/correo.

• XTEC. Ús del nou correu elec-trònic. https://sites.google.com/a/xtec.cat/difusio/formacio-gmail. ☯

Figura 21. Gmail también busca en la Papelera.

Figura 22. Solicitar informes mensuales.

Figura 23. Habilitar la notificación de llegada de correo.