PROYECTO PARA LA DIGITALIZACIN DE LOS ARCHIVOS FSICOS DE ALTERNATIVA EDPYMEPor:Ing. Luis M.

PROPUESTA DE TRABAJO Y COTIZACIN DE SERVICIOS PROFESIONALESOctubre 2015

1.- Objetivo del proyecto

SITUACIN ACTUAL

Documentacin archivada en un Almacn de 5x6 m2 aprox. 10.000.00 carpetas de crdito aprox. 30 documentos por carpeta de crdito aprox. Distinto tamao de documentos. Distinto tipo de documentos. Diversas formas de enganche.

OBJETIVO DE SOLUCIN Organizar los archivos y desarrollar tareas de digitalizacin de documentos del actual archivo de Alternativa Edpyme.

Beneficios Tangibles.

Estado actual del archivo fsico. Banco de imgenes (documentos digitalizados). Base de datos vinculando tema con imagen.

Beneficios Intangibles

Recursos Humanos

Ahorro en tiempo de bsqueda. Evitar trastornos legales o de auditoras.

Documentacin Evitar deterioro. Evitar posibles siniestros Ordenacin del espacio fsico

2. Alcance del trabajo

El trabajo que se llevar a cabo con la entidad financiera ALTERANTIVA EDPYME. Comprender:1. La organizacin de todo el archivo fsico existente que implica : Establecer criterios uniformes en el desarrollo de un conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad orgnica de la entidad financiera. Facilitar la rpida recuperacin de la informacin. Mantener organizada documentacin de manera integral y orgnica como producto de las actividades empresariales.1. La digitalizacin de todo el archivo fsico existente (abarcando un perodo que va desde (por definir) hasta la fecha (por definir) de acuerdo a lo informado en oportunidad de la primera visita que se efectuara) y ubicado en la Almacn que se nos mostrar oportunamente, sito fuera de las instalaciones de la empresa. 2. La seguridad y administracin fsica/digital de la documentacin a partir de: La base de datos que se estar generando. El banco de imgenes producto de la digitalizacin.

3. Fases previstas

4. Metodologa del trabajo

5. Supuestos adoptados

La presente propuesta de solucin ha sido elaborada considerando contar con la cantidad informada por Alternativa Edpyme.

El detalle de la Informacin es la siguiente:

De acuerdo a lo informado, el archivo a digitalizar y guardar fsicamente comprende el perodo que abarca los ltimos aos.

La cantidad de carpetas de crdito aproximadas que contiene el archivo fsico actual es de 10.000.00. La cantidad de formularios aproximados que contiene cada carpeta es de 30 documentos.

Los tipos de formularios que fueron detectados en el relevamiento por muestreo han sido los siguientes: Contratos, hojas resumen, cronograma preliminar, definitivo, cartilla de informacin, rdenes de Pago, Informes a Clientes, Comprobantes de Retencin, Facturas de Venta, Liquidaciones y Cartas Porte, Consulta de Proveedores, Sueldos, Permisos de Embarque, Impuestos, ttulos valores, etc.

Un 80% de toda esta documentacin tiene ganchos, clips, abrochados, con stickers y diferentes elementos que habr que remover al momento de la digitalizacin, en este caso manual.

El resto de la documentacin pasar por un proceso de digitalizacin automtica. Variedad en tipo de formularios y variedad en formatos (distinto tamao hasta oficio/legal, algunos Blanco y Negro, otros Color).

El archivo no est organizado de acuerdo a un cuadro de clasificacin. 6. Entregables

Como resultado del trabajo efectuado, Alternativa Edpyme, obtendr como producto al final de las Fases:

7. Cronograma tentativo

Cronograma TentativoActividadesmeses

123456789101112

Fase 1

Fase 2

Fase 3 y 4

Fase 5

Duracin estimada: 03 meses.

8. Honorarios y formas de pago

HONORARIOS

Por Servicio de Organizacin y Digitalizacin:

S/. 0.35 cntimos.

Formas de Pago para el servicio de Digitalizacin:

Mutuo Acuerdo.

Los costos estipulados no incluyen el IGV, y ser neto de cualquier otro gravamen, deduccin o impuesto.

9. Recomendaciones-Otras prestacionales opcionales

En relacin a la Digitalizacin de Documentos:

Adquirir de Software de Gestin de Archivos (SISDOC).