Ampliación de la telepresencia más allá de la sala de reuniones

1 Cisco Systems, Inc.

Ampliación de la telepresencia más allá de la sala de reuniones

Informe técnico de Cisco

El mundo empresarial está cambiando. Los trabajadores de hoy en día son más globales que nunca. No sólo se extienden los equipos por el mundo, sino que también las personas trabajan desde una mayor variedad de lugares: estaciones de trabajo, oficinas domésticas, cafeterías, etc.

El mundo empresarial también se mueve más rápido en la actualidad. Programar la reunión de un gran grupo a menudo resulta un proceso demasiado lento para los proyectos y sectores de ritmo acelerado. Hoy en día, las reuniones tienen lugar de forma espontánea cuando y donde son necesarias.

Realización de la transiciónTradicionalmente, las organizaciones comienzan sus programas de telepresencia en las salas de reuniones. Esta instalación limitada es una forma fácil de intentar poner en práctica la telepresencia. El uso de un sistema en sala requiere preparativos y administración. En ocasiones, el acceso está reservado para altos directivos. Sin embargo, a medida que la adopción de la telepresencia aumenta, estas organizaciones se enfrentan a una situación en la que a menudo las salas de reuniones de telepresencia cada vez se alquilan con mayor frecuencia y los usuarios no desean esperar a programar una reunión. Es en estos casos cuando utilizan la telepresencia personal.

Cada vez es mayor el número de empresas que deciden combinar sistemas en sala y de escritorio desde el principio. Siempre y cuando los productos que usted elija estén basados en estándares, todo el mundo, desde usuarios de escritorio a grupos basados en sala, podrán formar parte de la misma conversación.

Al ampliar el programa de telepresencia a nivel de escritorio, podrá “personalizar” tanto su experiencia como la de los usuarios finales. Los empleados permanecen conectados, y disfrutan de la eficacia de la comunicación visual, independiente-mente de su ubicación. Los empleados base pueden tener acceso desde sus escritorios a la misma tecnología de telepresencia que la que han reservado los directores para las reuniones de grupo.

Nacida como resultado de una fusión financiera, Mega International Commercial Bank Co. se enfrentó al reto de unificar dos culturas empresariales diferentes. Con la implementación y adopción satisfactorias de la telepresencia, Mega Bank pudo unificar las dos organizaciones para formar un banco culturalmente fuerte y competitivo. El personal pudo intercambiar y debatir problemas, tomar decisiones empresariales de calidad y comunicarse visualmente con sus socios de todo el mundo en tiempo real.

2 Cisco Systems, Inc.

Ampliación de la telepresencia más allá de la sala de reuniones

Informe técnico de Cisco

Ventajas de una comunicación transparente Con la tecnología de telepresencia en el escritorio, la colaboración visual pasa a ser una parte transparente del flujo de trabajo diario y beneficia a la organización de varias maneras.

Cultura empresarial unificada Una cultura empresarial unificada puede resultar difícil de mantener cuando los empleados están repartidos por todo el mundo. Gracias a la telepresencia, los empleados comienzan a ver por primera vez a sus socios remotos. Las personas se convierten en algo más que una voz por teléfono o una firma de correo electrónico. Esta interacción cara a cara ayuda a los empleados a evitar errores de comunicación y a sentirse más involucrados en la toma de decisiones. En el caso de los directores, puede resultar difícil determinar si los objetivos de la empresa son comprendidos y asimilados por empleados que trabajan cara a cara con los clientes en ubicaciones lejanas. Con la tecnología de la telepresencia todos los empleados pueden ver y comprobar los mismos mensajes de la organización y mantenerse al tanto de todo. Servicio a los clientes Liberar a la tecnología de la telepresencia de los límites de la sala de reuniones puede suponer también situarla sobre el terreno. Imagine expertos in situ que utilizan termi-nales portátiles para comunicarse en tiempo real acerca de un problema de manteni-miento de un cliente. O imagine sistemas de telepresencia configurados en oficinas de bancos para servir a los clientes a medida que entran en la sucursal. Puede establecer una conexión más sólida con los clientes si lleva la telepresencia allí donde la necesitan.Programas de teletrabajo visuales La preocupación por el equilibrio entre la vida laboral y personal y la sostenibilidad medioambiental están fomentando el aumento de los programas de teletrabajo en todo el mundo. Las organizaciones con iniciativas de teletrabajo ahorran dinero gracias a unos menores gastos de alquiler de oficinas y una mayor eficiencia de la energía. Asimismo, las organizaciones afirman que los empleados que usan el teletrabajo son más proclives a permanecer en la empresa y hacen uso de un menor número de días de baja laboral.No obstante, sigue existiendo una duda por parte de un gran número de directores, y de empleados, para implementar programas de telecomunicación a gran escala. Los empresarios se preocupan por el hecho de que trabajar “fuera” signifique “perder de vista” al empleado y se preguntan si éste está trabajando realmente. Por otro lado, los trabajadores temen que las promociones y otros reconocimientos vayan a los empleados más visibles que van a la oficina. Equipar a los trabajadores domésticos con telepresencia de escritorio puede aumentar la sostenibilidad de estos programas de teletrabajo y ayudar a las organizaciones a darse cuenta mejor de las ventajas potenciales de estas iniciativas. Continuidad empresarial La tecnología de colaboración mediante telepresencia de escritorio puede desempeñar un papel importante en el plan de continuidad empresarial de cualquier organización. Con la telepresencia personal, dará la posibilidad a sus empleados de trabajar desde cualquier lugar y trabajar juntos incluso desde ubicaciones diferentes. Esta flexibilidad les permite adaptarse mejor a situaciones de crisis o desastre ya sean naturales o causadas por la intervención humana. En una situación inesperada, la empresa puede continuar funcionando de forma habitual porque sus empleados dis-ponen de las mismas herramientas en su escritorio que en la oficina.

La telepresencia ha ayudado a New England Credit Union a consolidar las relaciones con sus clientes. Al implementar una amplia red de telepresencia, NECU ha permitido que sus clientes se beneficien de los servicios de forma remota, como la gestión de patrimonios, aprobaciones de préstamos y experiencia en seguros.

Informe técnico de Cisco

En una situación de crisis, la telepresencia también sirve como herramienta potente de recopilación de información, lo que permite el reconocimiento preciso directa-mente desde el terreno. Reduce las posibilidades de interpretaciones erróneas y permite la confirmación inmediata de la información, lo que crea una respuesta coordinada y conjunta ante la crisis. Además, independientemente de la ubicación, los expertos se pueden unir al equipo de respuesta ante la crisis y ayudar en el proceso de toma de decisiones.

Atracción de nuevos contratosLos empleados más jóvenes suelen estar ya habituados a utilizar la tecnología de colaboración de vídeo en el colegio o en casa. Cuando se unen a la plantilla, espe-ran estar conectados constantemente y colaborar visualmente independientemente de su ubicación. Al equipar a los empleados base con telepresencia, les está envi-ando un mensaje contundente: sus contribuciones son altamente valoradas.

¿Qué tipo de solución “personalizada” es adecuada para su organización?Al ampliar el campo de acción fuera de la sala de reuniones, los terminales de telepresencia basados en dispositivos, la telepresencia personal, la telepresencia basada en PC y los teléfonos VoIP de vídeo pueden todos formar parte de su red.

Al ofrecer una variedad de opciones a su organización, los usuarios podrán “personalizar” su experiencia de colaboración de vídeo. Es posible que los ejecu-tivos deseen disponer de un sistema de telepresencia personal. Para aquellos que se encuentran con frecuencia en la carretera o en la oficina de casa puede ser inte-resante el uso de una solución basada en PC como Movi. Además, si los usuarios desean combinar su teléfono de escritorio con un sistema de vídeo, un teléfono VoIP de vídeo puede ser la opción adecuada para ellos.

Mientras estas soluciones estén basadas en estándares, se podrán vincular a un sistema de administración único. Esto significa que es posible llevar a cabo diag-nósticos en los terminales, solucionar problemas, descargar actualizaciones de software y realizar el seguimiento del uso, todo ello desde la misma ubicación. El resultado es una forma escalable de ofrecer ventajas de colaboración de vídeo a un mayor número de personas.

Su organización cuenta con varias personalidades, estilos de comunicación y nece-sidades empresariales. No todos los requisitos se satisfacen del mismo modo. Al extender la telepresencia más allá de la sala de reuniones e incluirla en el escritorio (habitación de hotel, oficina doméstica o campo) es posible ofrecer una variedad de opciones que aumente la productividad de todos.

Como empresa interna-cional de búsqueda de ejecutivos especializada en el abastecimiento de solu-ciones de contratación de personal con experiencia y de alto nivel, Tardis Group necesitaba una solución que apoyara su expansión internacional, limitara los desplazamientos entre las oficinas y ayudara a los empleados a ser más productivos. La telepre-sencia ha permitido a Tardis permanecer co-nectado con su red mun-dial de oficinas y ha per-mitido a los empleados interaccionar cara a cara con clientes y candidatos de los cinco continentes. La empresa también ha utilizado la tecnología para compartir, de un modo económico, prácticas recomendadas repetibles y técnicas probadas para ofrecer formación y desarrollo continuados a sus empleados.

Ampliación de la telepresencia más allá de la sala de reuniones

Cisco tiene más de 200 oficinas en todo el mundo. Las direcciones, números de teléfono y fax se encuentran en la Web de Cisco en www.cisco.com/go/offices.

Cisco y el logotipo de Cisco son marcas comerciales de Cisco Systems, Inc. o de sus filiales en los Estados Unidos y en otros países. En www.cisco.com/go/trademarks puede encontrar una lista de las marcas comerciales de Cisco. Todas las marcas comerciales de otros fabricantes mencionadas en este documento pertenecen a sus

respectivos propietarios. El uso de la palabra partner no implica la existencia de una asociación entre Cisco y cualquier otra empresa. (1005R)

Sede central en América Cisco Systems, Inc. San José, CA

Sede central en Asia-Pacífico Cisco Systems (EE.UU.) Pte. Ltd. Singapur

Sede central en Europa Cisco Systems International BV Amsterdam, Países Bajos